Anleitung E-Mail Konfiguration sowie Übersicht Mailprogramm roundcube Inhaltsverzeichnis Einführung... 2-3 Servereinstellungen für die Einrichtung auf dem E-Mail Client... 4 E-Mail Adresse / Postfach einrichten... 5 Einrichtung Postfach Weiterleitung... 6 Einrichtung Alias... 7 E-Mail Adresse / Alias / Weiterleitung löschen... 8 Übersicht verwaltete E-Mail Adressen / Postfächer auflisten... 7 Passwort ändern... 8 Sonstiges... 10 Webmail / roundcube Anmeldung... 10 E-Mails lesen... 11 E-Mails versenden... 12-13 E-Mails löschen... 14-15 Version: 2014-05-27 2014 by Newdot-Shop
Erläuterung Funktionen für E-Mail Die Pakete des Newdot-Shop bieten Ihnen für den Bereich E-Mail 3 unterschiedliche Funktionen, die Sie mit Ihrer erworbenen Domain.ruhr nutzen können: E-Mail Postfach: Sie richten mit der Domain.ruhr ein individuelles E-Mail Postfach ein, über das Sie Ihre Mails versenden und Mails von anderen erhalten können. Hierzu nutzen Sie die Funktionen des Mailprogramms roundcube. Die Einrichtung des E-Mail Postfachs im Newdot-Shop und der Umgang des Mailprogramms roundcube wird in dieser Beschreibung erläutert. E-Mail Weiterleitung: Mit der Funktion E-Mail Weiterleitung des Newdot-Shop können Sie Ihre E-Mails auf eine E-Mail Adresse Ihrer Domain.ruhr schicken lassen und von dort wird diese sofort auf eine andere E-Mail Adresse weitergeleitet. Beispiel: Sie haben im Newdot-Shop die E-Mail Adresse test.ruhr eingerichtet und verfügen über eine weitere E-Mail Adresse bei einem anderen Anbieter z. B. test.de. Sie lassen Ihre Nachrichten an die Adresse test.ruhr schicken und der Newdot-Shop leitet die Nachrichten automatisch an die Adresse test.de weiter. Mit der E-Mail Weiterleitung können Sie keine eigenen Mails verschicken. Alias: Mit der Funktion Alias können Sie ein Alias Postfach im Newdot-Shop für ein bereits bestehendes Postfach im Newdot-Shop einrichten. Das Alias Postfach ist also unmittelbar an das bestehende Postfach angegliedert. Die an die Alias E-Mail Adresse geschickten Nachrichten werden sofort an die Haupt-Mail-Adresse geleitet. Mit der Alias Adresse können Sie ebenso Mails schreiben. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 2
Benutzername und Passwort In der Newdot-Shop E-Mail Umgebung wird Ihr Benutzername immer Ihre E-Mail-Adresse sein. Das Passwort vergeben Sie im Zuge der Neuanlage der E-Mail Adresse selbst. Bitte beachten Sie hier die beschriebenen Regeln für die Passwortvergabe. E-Mail Versand Sie können E-Mails bis zu einer maximalen Größe von 20 MB an bis zu 50 Empfängern gleichzeitig verschicken. Die Authentifizierung erfolgt mittels Kennwort und den gleichen Zugangsdaten wie beim Empfang. Passwortverschlüsselung Der Newdot-Shop legt Wert auf die Sicherheit Ihrer Zugangsdaten und erlaubt nur verschlüsselte Logins. Bitte beachten Sie, dass damit zwar Ihre Passwörter vor Lauschern geschützt werden, Nachrichten aber nur auf der Strecke bis zu unserem Mailserver sicher sind. Je nach Übertragungsweg zum Empfänger kann eine Verschlüsselung des Nachrichteninhalts nicht garantiert werden. Wenn Sie dies benötigen, empfehlen wir Ihnen den Einsatz von Pretty Good Privacy (PGP). Manche Virenscanner wie Avira blockieren das Empfangen und Versenden über gesicherte Verbindungen, wenn sie auf den Standard-Ports konfiguriert sind. Die Blockierung wird damit begründet, dass die E-Mails nicht auf Viren und unerwünschte Programme untersucht werden können. Meldungen dieser Art sind etwas unglücklich formuliert und gehen in die falsche Richtung. Es kann nicht sinnvoll sein, die Verschlüsselung zu deaktivieren. Möglicherweise empfiehlt der Virenscanner in der nächsten Version, auch auf HTTPS-Verbindungssicherheit zu verzichten! Da die E-Mails immer noch gescannt werden können, wenn Sie auf der Festplatte liegen, deaktivieren Sie bitte die Überwachung der E-Mails während des Empfangs bzw. Versandes. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 3
Servereinstellungen für die Einrichtung auf einem Mail Client, um über diesen Mails zu empfangen und zu versenden Falls Ihr Konto ein POP3-Konto ist, wählen Sie Port 110, ersatzweise Port 995. Alle Outlook Versionen erlauben bei POP3 nur die Einstellung SSL über Port 995. Falls Ihr Konto ein IMAP-Konto ist, wählen Sie Port 143. Die notwendigen Einstellungen für die Einrichtung auf dem E-Mail Client für den Newdot-Shop im Überblick: Konto Servername Port Sicherheit Authentifizierung IMAP domainname.tld*1 143 Keine Passwort POP3 domainname.tld*1 110 (ersatzweise 995) Keine (ersatzweise SSL) Passwort SMTP domainname.tld*1 25 Keine Passwort *1 = Der einzugebende Servername ist identisch mit der erworbenen Domain. Bsp.: Domainname: testdomain.ruhr Servername: testdomain.ruhr Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 4
E-Mail Adresse / Postfach einrichten Wählen Sie im Auswahlmenü Ihre Bestellungen und E-Mail-Verwaltung, danach gelangen Sie auf die Seite für die Anlage der E-Mail Adresse. Um ein neues Postfach anzulegen, klicken Sie auf Anlegen und geben auf der nächsten Seite den gewünschten Namen vor dem @ ein, wählen die Domain aus und als Typ: Postfach. Vergeben Sie ein beliebiges Passwort, bestätigen dies und danach ist die Einrichtung abgeschlossen. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 5
Einrichtung Postfach Weiterleitung Sie können eine Umleitung Ihres Postfaches an auf jede beliebige E-Mail-Adresse einschalten. Dazu leiten Sie ein beliebiges neu anzulegendes Postfach, auf ein z. B. bestehendes Postfach oder eine externe E-Mail-Adresse weiter. Um die Weiterleitung wieder zu entfernen, wählen Sie in der Übersicht Ihrer E-Mail Verwaltung die zu löschende Weiterleitung aus und klicken auf das Kreuz, dann ist die Weiterleitung gelöscht. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 6
Einrichtung Alias Sie können eine Alias E-Mail Adresse erst dann anlegen, wenn Sie vorher ein Postfach im Newdot-Shop angelegt haben. Nach erfolgter Postfachanlage gehen Sie in der E-Mail Verwaltung auf Anlegen. Danach wählen Sie einen beliebigen Alias-Namen vor dem @, wählen das Postfach aus, wählen als Typ Alias und drücken dann auf Übernehmen. In der Übersicht der E-Mail Verwaltung ist dann der Alias eingerichtet. Eine Alias ist eine Email Adresse die auf das Postfach einer anderen Email Adresse verweist. Im Gegensatz zu einer Weiterleitung, kann von dieser E- Mail Adresse aus auch eine E-Mail versandt werden, was bei einer klassischen Weiterleitung nicht möglich ist. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 7
E-Mail Adresse / Alias / Weiterleitung löschen Wählen Sie in der Übersicht der E-Mail Verwaltung die zu löschende E-Mail Adresse oder den Alias oder die Weiterleitung und löschen diese mit einem Klick auf das Kreuz. Übersicht verwaltete E-Mails / Postfächer auflisten Um eine Übersicht über den aktuellen Status Ihrer E-Mail Verwaltung abzurufen, wählen Sie aus dem Auswahlmenü Ihre Bestellungen und danach E-Mail-Verwaltung. Hier sehen Sie nun die aktuellen Einstellungen für Ihre E-Mails: Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 8
Passwort ändern Nach erfolgter Anlage des E-Mail Kontos (hier Typ Postfach), können Sie das Passwort beliebig oft ändern. Bitte beachten Sie hier die Regeln, die das Passwort erfüllen muss. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 9
Sonstiges Um das Programm Webmail des Newdot-Shop aufzurufen können Sie entweder die Adresse https://webmail01.newdot-shop.de/webmail im Browser aufrufen oder die URL direkt über den Link im jeweils ausgewählten E-Mail Postfach: Webmail / Mailprogramm roundcube Unter https://webmail01.newdot-shop.de/webmail bietet der Newdot-Shop Ihnen einen webbasierten Zugang zu Ihren Postfächern. Sie können hiermit im Browser u. a. E-Mails lesen, beantworten und weiterleiten sowie neue E- Mails versenden. Geben Sie Benutzername = E-Mail-Adresse und Passwort Ihres E-Mail Kontos = identisch mit dem selbst vergebenen Passwort für die E-Mail Adresse und drücken Sie auf Login. Nach dem Login steht Ihnen das Mail-Programm roundcube zur Verfügung. Der Aufbau und die Handhabung ist ähnlich anderer E-Mail Programme wie Outlook oder Live Mail usw. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 10
Am unteren Ende der linken Spalte wird die aktuelle Postfachbelegung angezeigt: Ihr Postfach ist in diesem Beispiel zu 3% belegt. Dabei werden alle vorhandenen Postfachordner berücksichtigt. Über das Zahnrad Symbol können Sie in der Ordnerverwaltung weitere Ordner anlegen. Bitte beachten Sie, dass neu angelegte Ordner nur per Webmail oder in Ihrem E-Mail Client per IMAP sichtbar sind. Über POP3 können Sie nur E- Mails aus Ihrem Posteingang abholen. E-Mails lesen Zum Lesen einer E-Mail wählen Sie auf der linken Seite den gewünschten Ordner aus. Nach dem Login ist der Ordner Posteingang ausgewählt. Auf der rechten Seite werden im Ordnerinhaltsfenster die Angaben Betreff, Absender, Datum und Größe der im Ordner befindlichen E-Mails angezeigt. Wenn Sie im Ordnerinhaltsfenster die gewünschte E-Mail anklicken, erscheint im Fenster darunter der Inhalt der E-Mail: Im Ordnerinhaltsfenster können Sie die Sortierung der aufgelisteten E-Mail durch Anklicken auf Betreff, Absender, Datum und Größe ändern. Klicken Sie ein zweites Mal auf eine der Angaben, kehren Sie die Reihenfolge der Sortierung um. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 11
E-Mails versenden Um auf die aktuell ausgewählte E-Mail an den Absender zu antworten, klicken Sie auf das Symbol für Antwort verfassen : Sie können eine E-Mail auch an eine andere Adresse weiterleiten. Klicken Sie auf das Symbol für Nachricht weiterleiten : Um eine neue Nachricht zu verfassen, klicken Sie auf das Symbol für Neue Nachricht schreiben : Tragen Sie Empfänger und Betreff in die entsprechenden Felder ein und geben unten Ihren Text ein: Es lassen sich mehrere durch Komma getrennte Empfänger eintragen. Das Hinzufügen von Adressen für Cc oder Bcc ist durch anklicken der jeweiligen Optionen möglich. Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 12
Einen Anhang können Sie durch Anklicken des Symbols für Datei anfügen aussuchen: Nach dem Durchsuchen können Sie die ausgewählte Datei, die eine maximale Größe von 5 MB haben darf, durch Klicken auf Hochladen anfügen: Nach dem Hochladen erscheint die Datei auf der rechten Seite unter Anhänge : Zum Absenden der Nachricht klicken Sie abschließend unten auf Nachricht jetzt senden : Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 13
E-Mails löschen Das Löschen von E-Mails erfolgt in 2 Schritten. Im ersten Schritt markieren Sie die E-Mails, die gelöscht werden sollen. Den zweiten Schritt führt der Server durch, sobald Sie Ihre Sitzung beendet haben. Zum Markieren gibt es 2 Varianten. Variante 1: Wählen Sie die gewünschte E-Mail im Ordnerinhaltsfenster an und klicken auf das Symbol für Löschen : Anschließend erkennen Sie die zum Löschen markierte E-Mail daran, dass der Eintrag im Ordnerinhaltsfenster grau dargestellt und mit einem kleinen Lösch-Symbol versehen ist: Die zum Löschen markierte E-Mail bleibt zunächst im aktuellen Ordner stehen. Variante 2: Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und ziehen Sie sie mit der Maus in den Ordner Gelöscht mit dem Papierkorb-Symbol auf der linken Seite: Diese Variante hat den Vorteil, dass zum Löschen markierte E-Mails aus dem ursprünglichen Ordner herausbewegt werden und der Inhalt des Ordners übersichtlich bleibt. Probieren Sie ggf. beide Varianten aus und wählen die für Sie angenehmere Lösung. Wie bereits angedeutet, ist das Markieren nur der erste Schritt zum Löschen. Den zweiten führt Newdot-Shop Webmail automatisch für Sie durch. Damit das funktioniert, stellen Sie dazu bitte einmalig die notwendige Einstellung um. Dazu klicken Sie rechts oben auf Einstellungen : Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 14
Auf der linken Seite wählen Sie Server-Einstellungen : Aktivieren Sie danach die Option Papierkorb beim Abmelden leeren und klicken auf Speichern : Sobald Sie nun Ihre Webmail-Sitzung beenden, löscht der Server automatisch die zum Löschen markierten E-Mails. Das kann je nach Umfang mehrere Minuten dauern. Die Sitzung beenden Sie durch Anklicken des Symbols Abmelden : Version: 2014-05-14 E-Mail Konfiguration Seite: 15