Beschaffung mit Auszug aus dem Schulungshandbuch: Erste Schritte im UniKat-System Stand: 31. Oktober 2014
Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte im UniKat-System... 2 1.1 Aufruf des Systems... 2 1.2 Personalisierung... 3 1.2.1 Drucker hinterlegen... 4 1.2.2 Mailversand aktivieren / deaktivieren... 5 1.2.3 Lieferadressen pflegen... 6 1.3 Team-Einkauf... 8 1.3.1 Einrichtung von Team-Mitgliedern... 8 1.3.2 Verwendung des Team-Einkaufs...10 1
1 Erste Schritte im UniKat-System 1.1 Aufruf des Systems Der Zugriff auf das Beschaffungssystem UniKat erfolgt aus dem SAP-Portal. Zum Aufruf des Portals geben Sie im Webbrowser folgende URL ein: https://elsa.fu-berlin.de Geben Sie anschließend die Zugangsdaten Ihres FU-Accounts ein, die Ihnen von der ZEDAT bereitgestellt wurden, und klicken Sie auf Anmelden. Es öffnet sich nun die Startseite des SAP-Portals. Abhängig von Ihrer Benutzerrolle und Ihren Berechtigungen im System kann sich der Bildaufbau unterscheiden. Das UniKat-System rufen Sie durch Klicken auf die Kachel Beschaffung und anschließende Auswahl der Bereiche Startseite oder UniKat auf. 2
Funktionsbereich Beschaffung Menüpunkte innerhalb von UniKat Untermenü 1.2 Personalisierung In den persönlichen Einstellungen werden benutzerspezifische Daten wie z.b. Adressen oder Team-Mitglieder hinterlegt. Um Ihre persönlichen Benutzereinstellungen zu prüfen oder zu ändern, klicken Sie im Bereich Startseite im linken Seitenmenü auf Personalisierung und anschließend auf den Link SAP-SRM- Benutzereinstellungen. 3
In einem neuen Fenster öffnet sich eine Maske mit Ihren Benutzerdaten. Zum Ändern der Daten klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Folgende Daten müssen durch den Benutzer selbst geändert werden: Eigenen Drucker hinterlegen Mailversand aktivieren / deaktivieren Eigene Lieferadressen anlegen Stellvertreter für den Team-Einkauf 1.2.1 Drucker hinterlegen Sofern eine Bestellung nicht per E-Mail oder Fax an den Lieferanten versendet werden soll, sondern auf einem Drucker ausgegeben werden soll, wird der im Benutzerstamm des angemeldeten Benutzers hinterlegte Drucker verwendet. Um einen Drucker für Ihren Benutzer zu hinterlegen, rufen Sie wie oben beschrieben den Bearbeitungsmodus zur Änderung Ihrer Benutzerdaten auf und wählen Sie im Auswahlmenü Attribut den Wert Default-Drucker aus. Rufen Sie die Suchhilfe im Feld Wert auf und wählen Sie Ihren Drucker aus der Ergebnisliste aus. 4
Sollte Ihnen die Bezeichnung Ihres Druckers nicht bekannt sein oder sollte Ihr Drucker nicht in der Trefferliste angezeigt werden, wenden Sie sich bitte an den IT- Beauftragten Ihres Bereichs. Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Sichern 1.2.2 Mailversand aktivieren / deaktivieren Liegen für einen Benutzer Aufgaben vor (sog. Workitems), wird er per E-Mail benachrichtigt. Sie erhalten z.b. dann eine E-Mail, wenn Ihnen ein Einkaufswagen zur Genehmigung vorliegt oder wenn einer Ihrer Einkaufswagen abgelehnt wurde. Unabhängig von der E-Mail haben Sie aber auch direkt im Unikat-System Zugriff auf Ihre Aufgaben. Für Genehmiger, die sehr viele Aufgaben erhalten und sich ohnehin jeden Tag am Unikat-System anmelden, kann es sinnvoll sein, den Mailversand zu deaktivieren. Sollten Sie dies wünschen, rufen Sie wie oben beschrieben den Bearbeitungsmodus zur Änderung Ihrer Benutzerdaten auf und wählen Sie im Auswahlmenü Attribut den Wert Flag: Workitem weiterleiten aus. Setzen Sie anschließend das Optionsfeld für Workitem weiterleiten auf Nein. 5
Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Sichern Der Mailversand kann jederzeit an dieser Stelle wieder aktiviert werden. 1.2.3 Lieferadressen pflegen Damit Sie die Lieferadresse nicht in jedem Einkaufswagen erneut eingeben müssen, haben Sie die Möglichkeit Ihre persönlichen Lieferadressen in Ihren Benutzerdaten zu hinterlegen. Rufen Sie dazu den Reiter Meine Adresse auf und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie auf Anlegen und füllen Sie die Adressfelder aus. Mussfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. 6
Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Sichern Zum Löschen einer Adresse markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf Löschen. 7
1.3 Team-Einkauf Mit der Funktionalität Team-Einkauf ermöglichen Sie anderen Mitarbeitern den Zugriff auf Ihre Einkaufswagen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Mitarbeiter zuvor als Mitglied Ihres Teams ( Stellvertreter für den Team-Einkauf ) im System eingerichtet haben. Ihre Team-Mitglieder haben die Möglichkeit Ihre Team-Einkaufswagen zu sehen Ihre Team-Einkaufswagen zu übernehmen, weiter zu bearbeiten und zu bestellen Ihre Team-Einkaufswagen zu löschen Wareneingänge zu Ihren Team-Einkaufswagen zu buchen 1.3.1 Einrichtung von Team-Mitgliedern Um Ihre Team-Mitglieder zu definieren, rufen Sie Ihre persönlichen Einstellungen auf (siehe Kapitel 1.2) und wählen Sie anschließend den Reiter Benutzerkonto. Sollten Sie sich noch nicht im Bearbeitungsmodus befinden, klicken Sie auf Bearbeiten. 8
Einrichtung von Team-Mitgliedern Anzeige, wer Sie als Team- Mitglied eingerichtet hat Zum Einrichten eines neuen Stellvertreters für den Team-Einkauf klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Geben Sie in das Feld Name der Vertretung den Benutzernamen des Team-Mitglieds ein. Sollte Ihnen der Benutzername nicht bekannt sein, steht Ihnen über das Symbol eine Suchhilfe zur Verfügung. Geben Sie Vor- und / oder Nachnamen ein und klicken Sie auf Suchen. Übernehmen Sie den Eintrag aus der Trefferliste durch Klick auf die Zeile. Ergänzen Sie, für welchen Zeitraum die Vertretung gelten soll. 9
Weitere Team-Mitglieder können über Zeile hinzufügen ergänzt werden. Um ein Team-Mitglied wieder zu löschen, markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf den Button Entfernen. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen mit dem Button Sichern. 1.3.2 Verwendung des Team-Einkaufs Die Verwendung des Team-Einkaufs ist insbesondere für folgende Anwendungsfälle sinnvoll: Einkaufswagen gemeinsam im Team befüllen: Mehrere Mitarbeiter möchten Artikel aus demselben Katalog bzw. bei demselben Lieferanten bestellen. Legen Sie dazu einen Team-Einkaufswagen mit den von Ihnen benötigten Artikeln an und sichern Sie ihn. Ihr Team-Mitglied kann den Einkaufswagen dann übernehmen, seine Artikel hinzufügen und den Einkaufswagen bestellen. Team-Einkaufswagen vervollständigen lassen: Sollten Ihnen bestimmte Daten (z.b. Kontierungsdaten, Lieferant, Preis) nicht bekannt sein, können Sie einen unvollständigen Einkaufswagen als Team-Einkaufswagen markieren und sichern. Ein Team-Mitglied kann den Einkaufswagen dann übernehmen, die fehlenden Daten vervollständigen und bestellen. Der Zugriff auf die Team-Einkaufswagen erfolgt über den Einkaufsbereich. Ihre Team-Mitglieder können nur dann auf Einkaufswagen zugreifen, wenn diese als Team-Einkaufswagen gekennzeichnet wurden. Dazu muss bei der Einkaufswagenerstellung das Häkchen Meinen Einkaufsstellvertretern Zugriff gewähren gesetzt sein. Sie können die Team-Einkaufswagen eines anderen Mitarbeiters nur dann sehen und übernehmen, wenn dieser Sie als seinen Stellvertreter eingerichtet hat. Wer Sie als Stellvertreter eingerichtet hat, sehen Sie unterhalb der Liste Ihrer Vertreter im Bereich Personen, die ich als Stellvertreter vertrete. Beispiel: Mitarbeiter A hat seinen Kollegen B als Team-Mitglied eingerichtet. Nun kann B alle Team-Einkaufswagen von A sehen. A sieht allerdings nicht die Team-Einkaufswagen von B. Das ist erst dann der Fall, wenn B auch A als Team-Mitglied eingerichtet hat. 10