Elektronische Prozesse im Einkauf Taktik vor Strategie Weil Lieferanten heute tief in die Wertschöpfungskette eingreifen, hat der moderne Einkauf ein großes strategisches Potential. Viele Unternehmen haben das aber noch nicht gehoben. Das zeigt eine aktuelle Studie zum IT-Einsatz im Einkauf des Bonner Einkaufsspezialisten amc Group gemeinsam mit dem Nürnberger Institut für Beschaffungsstrategie (Prof. Dr. Gerhard Heß). Bonn, 18. März 2013 - Wie professionell arbeitet der Einkauf? Bei welchen Aufgaben und Abläufen lässt er sich von IT unterstützen? Diese Fragen klärt eine aktuelle Studie des Bonner Einkaufsspezialisten amc Group gemeinsam mit dem Institut für Beschaffungsstrategie und der Georg-Simon-Ohm Hochschule in Nürnberg. Die Studie untersucht, inwiefern Unternehmen für ihre zentralen Einkaufsprozesse auf moderne IT-Systeme zurückgreifen. Analysiert wurden sowohl die taktischen als auch die strategischen Einkaufsprozesse und ihre Unterstützung durch elösungen. An der Befragung teilgenommen haben 75 Firmen verschiedener Branchen mit einem durchschnittlichen Beschaffungsvolumen von 43% Prozent ihres Unternehmensumsatzes. Das Ergebnis der Untersuchung: Die Taktik, sprich Bedarfe spezifizieren, Ausschreibungen durchführen, verhandeln, Stammdaten und Verträge verwalten, ist im Einkauf auf breiterer Basis angekommen und besser verankert. Strategische Aufgaben wie Beschaffungsmärkte beleuchten, Risiken analysieren, Markt- und Sourcing-Strategien festlegen, Lieferanten qualifizieren sowie ein professionelles Performancemanagement implementieren, bieten zum Teil noch erhebliche Potentiale. Strategischen Aufgaben nähert sich der Einkauf schrittweise Allerdings haben die Unternehmen viel vor. So planen 37% bzw. 36% etwa die Einführung von Systemen zur Beschaffungsmarktanalyse oder zur Entwicklung ihrer Markt- und Sourcingstrategien. Und 36% schauen sich nach einem System für die Risikobewertung von Lieferanten um. Die richtige Einkaufsstrategie ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor für ein Unternehmen, und das hat der Einkauf erkannt, erklärt amc Geschäftsführer Joachim v. Lüninck. Dem Thema nähern sich die Einkäufer schrittweise. Studienleiter Prof. Dr. Gerhard Heß stellt fest: Die Unternehmen orientieren sich Bottom-up von der operativen über die taktische Ebene in Richtung Strategie. In der Praxis bedeutet das: Sind die weltweiten Lieferungen sichergestellt, Preise, Qualitäten und Konditionen verhandelt, schauen sich Einkäufer auch nach Lösungen um, die sie bei der Bewertung ihrer Lieferanten, bei der Analyse von Beschaffungsmärkten und der optimalen Sourcing-Strategie unterstützen. Kurzfristige Kosteneffekte vor langfristigen Bewertungen Für diese strategischen Aufgaben nutzen schon heute 43% der befragten Unternehmen eine spezielle IT-Lösung zum Beispiel ein komplexes Lieferantenmanagement-System. Intensiver ist 1
der IT-Einsatz für die taktischen Beschaffungsprozesse. Hier verfügt mehr als die Hälfte der befragten Firmen (55%) über spezielle IT-Systeme (Abb. 1). Beispiele hierfür sind Lösungen für die Abwicklung von Ausschreibungen und Auktionen oder die Vertrags- und Lieferantenstammdatenverwaltung. Danach gefragt schätzen Einkäufer auch die Wichtigkeit ihrer taktischen Aufgaben tendenziell höher ein als die ihrer strategischen (Abb. 2). Die Prioritäten vieler Geschäftsleitungen tragen zu diesem Ungleichgewicht bei. Studienleiter Prof. Dr. Heß: Wenn vor allem kurzfristige Kostensenkungen gewürdigt werden, vernachlässigt der Einkauf natürlich strategische Fragen. So liegen große Potentiale für die Unternehmen schon allein darin, wenn sie die installierten IT-Systeme nutzen würden. Durchschnittlich nur 65% bzw. nur 66% der möglichen Anwender nutzen laut der Studie in den taktischen bzw. strategischen Einkaufsprozessen die installierten Systeme. Von Procurement-Software versprechen Unternehmen sich viel Vom IT-Einsatz im Einkauf versprechen sich die Unternehmen viel. An erster Stelle erhoffen sie sich eine erhöhte ihrer Beschaffungsabläufe, dicht gefolgt von niedrigeren Prozesskosten (zum Beispiel durch automatisierte Ausschreibungsprozesse). Auch erhoffen sich die Einkaufsmanager eine erhöhte Datenqualität, reduzierte sowie ein verbessertes Risikomanagement (zusammenfassende Übersicht in Tabelle 1). Joachim v. Lüninck bestätigt Unternehmen, die von der Wichtigkeit und Wirkung professioneller elösungen im Einkauf überzeugt sind: Die Auswahl des richtigen Systems ist ein entscheidender Faktor und die richtige Einführungsstrategie. Weiterhin sollten die Unternehmen die Steigerung der Nutzung der ausgewählten elösungen professionell managen, denn nur so kann der erwartete Nutzen auch wirklich realisiert werden. Über die Autoren der Studie Über Prof. Dr. Gerhard Heß, Georg-Simon-Ohm Hochschule Nürnberg und Institut für Beschaffungsstrategie Prof. Dr. Gerhard Heß lehrt an der Georg-Simon-Ohm Hochschule Nürnberg Einkauf und Supply Management. Er ist Programmleiter im berufsbegleitenden Masterstudiengang Einkauf und Logistik, der für erfahrene Praktiker auf Hochschulniveau konzipiert ist (www.master-einkauf.de). Das Institut für Beschaffungsstrategie unterstützt Firmen bei der Formulierung von Einkaufsstrategien und der nachhaltigen Entwicklung des strategischen Einkaufs auf Basis der praxiserprobten 15M-Architektur der Supply-Strategie sowie des 15M-Reifegradmodells (www.beschaffungsstrategie.de). 2
Über die amc Group, Bonn Die amc Group ist ein Einkaufs- und SCM-Spezialist mit den Geschäftsfeldern academy, manpower und consulting. Bei uns erhalten Sie aus einer Hand: Beratung, Personal und Weiterbildung für den Unternehmensbereich Einkauf und Supply Chain Management Die amc Group führt branchenübergreifend Projekte zu Einkaufsstrategie, Steigerung der Effizienz von Prozessen und Organisation, sowie Erhöhung der Leistungsfähigkeit und des Wertbeitrages durch. Uns zeichnet eine starke Expertise und umfassende Projekterfahrung mit den verschiedensten IT-/E-Lösungen im Einkauf aus - von der Auswahl geeigneter Lösungen, über die damit verbundene Anpassung von Prozessen und Organisationen bis hin zur Steigerung und Professionalisierung der Nutzung dieser Systeme durch die Organisation des Kunden. Zusätzlich vermittelt die amc Group erfahrene Einkäufer als Interim-Manager und bietet in der Procurement Academy (www.procurement-academy.de) Einkaufs-Know-how in einer neuartigen Kombination von E-Learning und Präsenzseminaren an. Presse-Kontakt Michaela M. Tittmann amc Group Ulrich-von-Hassell-Straße 64 53123 Bonn fon +49.228. 76381 32 e-mail presse@amc-group.de www.amc-group.de Die folgenden Grafiken können Sie downloaden unter: http://amc-group.de/presse_downloads.html 3
Abb. 1 Hierbei lassen sich Einkäufer von IT-Systemen unterstützen Abb. 2 So beurteilen Einkäufer ihre Aufgaben im Unternehmen 4
Tabelle 1 Das versprechen sich Einkäufer von elösungen im Einkauf Bedarfe IT-gestützt analysieren und planen Beschaffungsmärkte analysieren Markt- und Sourcingstrategien bestimmen Risiko von Lieferanten analysieren Lieferanten bewerten und qualifizieren Performancemanagement Bedarfe spezifizieren elektronische Ausschreibung durchführen Planungssicherheit Datenqualität Versorgungssicherheit Prozesskosten Risikomanagement bereichsübergreifend arbeiten Datenqualität Risikomanagement Prozesskosten Durchlaufzeiten Quelle Abbildung 1+2 und Tabelle 1: eprozesse im Einkauf. IT-Unterstützung taktischer und strategischer Einkaufsprozesse. Eine Studie der amc Group, Bonn (www.amc-group.de), in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Gerhard Heß, Institut für Beschaffungsstrategie und GSO-Hochschule Nürnberg (www.beschaffungsstrategie.de). Bonn, 2013. Die Grafiken können Sie downloaden unter: http://amc-group.de/presse_downloads.html 5