White Paper RFID gestützte Lieferkette: Nutzen für alle Prozessbeteiligten Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 1
Haworth Deutschland hat in einer strategischen Partnerschaft das Bad Homburger Consulting Unternehmen Die Projektfabrik GmbH beauftragt, eine durchgängige Transponder unterstützte Prozessoptimierung zu konzipieren, die erstmals auf der Orgatec 2006 der Öffentlichkeit vorgestellt wird. Das vorliegende fünfstufige Konzept berücksichtigt sowohl alle Optimierungspotentiale in der Logistikkette (Supply Chain) als auch den immer stärker von Haworth Kunden nachgefragten elektronischen Geschäfts- und Zahlungsverkehr nach höchsten Sicherheitsstandards. Das komplexe Szenario mit seiner Vielzahl an Datenquellen, verschiedenen Applikationen und Endgeräten mit ihren jeweils unterschiedlichen Schnittstellen hätte bei einer konventionellen IT-Lösung unzählige und kaum zu administrierende Punkt-zu-Punkt-Verbindungen nötig gemacht. Die Projektfabrik GmbH, ein virtuell organisiertes Unternehmernetzwerk mit 340 Spezialisten, hat sich durch erfolgreich abgeschlossene, anspruchsvolle Projekte international eine ausgezeichnete Reputation erarbeitet. Sie wird im nächsten Schritt das Konzept für Haworth in der Rolle des technischen Dienstleisters zwischen allen Prozessbeteiligten umsetzen. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 2
Stufe 1: In diesem Bereich hat die Optimierung des elektronischen Geschäftsverkehres seine Basis. Sowohl Lieferantenkataloge, als auch Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen werden mit allen nationalen und internationalen Lieferanten auf elektronischer Basis kommuniziert. Die einzelnen Bauteile als Vorprodukte der Möbelkollektion werden mit Transpondern versehen und bei der Anlieferung ins Werk vollelektronisch in das IT-System eingebucht. Der Nutzen: Keine Mehrfacherfassungen und damit Reduktion von möglichen Fehlerquellen. Keine Zeitverluste durch manuelles Einbuchen, Informationen sind in der Prozesskette jederzeit aktuell verfügbar. Produktionsoptimierung. Reduktion von Lagerbeständen. Elektronische Vollständigkeitsprüfungen von Warensendungen. Stufe 2: Die Produktion erfolgt auf Basis des Produktionsplanungs- und Produktionssteuerungssystems, welches mit den Vorprodukten unterschiedlicher Zulieferer vernetzt ist. Durch den Einsatz innovativer Technologien werden sowohl in der Beschickung der Regalsysteme als auch in der Entnahme Fehler verhindert. Es wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Kapazitäten an Personal und Teilen zum richtigen Zeitpunkt in richtiger Anzahl verfügbar sind. Die Nachschubanforderung wird mittels e- Kanban, einer Technologie die in den 50er Jahren von Toyota entwickelt und an heutige technische Möglichkeiten angepasst wurde, vollelektronisch ausgelöst. Qualitätskontrolle und Kommissionierung schließen den Produktionsprozess ab. Die Produkte sind dann mit einem Transponder ausgestattet. Der Nutzen: Reduktion von Lagerbeständen. Optimale Ausnutzung von Personal- und Maschinenkapazitäten. Termintreue. Optimale Kommissionierung. Durchgängige Prozesskette. Kontinuierliche Qualitätskontrolle. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 3
Stufe 3: Bei der Prozessoptimierung bedient sich der Kunde elektronischer Produktkataloge. In welchem Datenformat sie bereitgestellt werden sollen, entscheidet der Kunde. Er kann seinen spezifischen Produktkatalog direkt in sein ERP System (Warenwirtschaftssystem) laden und somit direkt aus diesem System auf Basis des Kataloges zu dem mit Ihm vereinbarten Preis elektronisch bestellen. Er korrespondiert dabei direkt mit dem ERP System des Lieferanten oder kann auf Wunsch auch über die Telebox oder den Webshop bestellen. Nach der Bestellung erhält der Kunde eine elektronische Auftragsbestätigung und nach der Produktion ein elektronisches Lieferavis. Die Lieferung schließt sich unverzüglich an. Der Kunde kann die Verwertung seiner Altmöbel beauftragen. Sie werden marktgerecht verwertet und können mit der Neubestellung verrechnen werden. Nutzen: Keine Mehrfacherfassungen. Keine Medienbrüche. Sichere, verschlüsselte und rechtsverbindliche Übertragung nach Signaturgesetz. Durchgängige Prozesskette. Kostenersparnis. Verwertung von Altbeständen. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 4
Stufe 4: Der Übergabepunkt an den Logistiker ist eine mit einem Transpondergate ausgestattete Rampe. Der LKW ist ebenfalls mit einem solchen Gate ausgestattet. Wenn sich die Ware für den Kunden auf dem LKW befindet, können diese via Internet den Weg der Ware verfolgen. Der Wareneingang kann dadurch besser geplant werden. Der Entladevorgang wird über das Gate im LKW direkt in die Fahrerkabine, bzw. auf ein mobiles Gerät übertragen. Der Kunde leistet für die Lieferung auf dem mobilen Gerät seine Unterschrift und bestätigt die Ordnungsgemäße Lieferung. Der Fahrer druckt dann vor Ort einen Lieferschein aus. Per Internet wird der ordnungsgemäße Empfang an die Zentrale übermittelt. Dort wird dann der elektronische Rechnungsversand veranlasst. Direkt und ohne Umwege in das EDV System des Kunden. Dieser veranlasst nach Rechnungsprüfung eine elektronische Zahlung und damit ist dieser Prozess abgeschlossen. Nutzen: Hohe Planungssicherheit. Keine Falschlieferungen oder unvollständigen Lieferungen. Fehlerreduktion durch elektronische Prozesse. Zeitersparnis. Durchgängige Prozesskette. Cash-Flow Verbesserung. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 5
Stufe 5 Elektronische Inventarisierung: Für den Kunden ergeben sich jedoch weitere Ansatzpunkte zur Effizienzsteigerung. Dies kann bereits mit dem Wareneingang erfolgen. Wenn sich die Kunden dazu entschließen, ihre Anlieferungspunkte ebenfalls mit einem Transpondergate oder einem mobilen Erfassungsgerät auszustatten, kann sichergestellt werden, dass die bestellten Möbel direkt in die Anlagenbuchhaltung und/oder in das Facility Management System eingebucht werden können. Oder die Kunden extrahieren aus dem Lieferschein oder der Rechnung die einzelnen Möbelidentifikationen und versehen sie mit einer internen Inventarnummer. Warum ist dies sinnvoll? Problemstellung Durch sich verändernde Arbeitswelten ergibt sich die Notwendigkeit flexibler Raumnutzung. Dies bedeutet erhöhten Aufwand im Bereich der Inventarisierung und Bestandsüberwachung. Basel II stellt zusätzliche Anforderungen hinsichtlich der Vermögenswerte eines Unternehmens (z.b. Inventar). Bisher ließen sich diese Aufgaben nur durch hohen finanziellen und personellen Arbeitsaufwand erledigen. Die Lösung Die Lösung besteht aus einem Passiv-Transponderchip (RFID Technologie), der alle für die o.g Aufgaben wesentlichen Merkmale beinhaltet. Dieser Chip wird bereits bei der Produktion an unsichtbarer Stelle in einem Hohlraum des Möbels angebracht. Eine Nachrüstung von Möbeln im Bestand ist ebenfalls problemlos möglich. Der Chip ist ausgestattet mit den wichtigsten Basisinformationen eines Möbelstückes (kfm. Daten, Basisdaten für Inventarisierung, Basisdaten für Reinigung, Basisdaten für Umzugsmanagement, Basisdaten für weitere FM spezifische Aufgaben, etc.). Bei der Auslieferung wird nun das Mobiliar durch eine Schleuse in den jeweiligen Raum gebracht. In jedem Türstock befindet sich ein Lesegerät und aktiviert den Transponder nur in dem Moment, in dem die Schleuse durchschritten wird. Dadurch wird vermieden, dass sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz elektromagnetischer Strahlung ausgesetzt sehen. Hier werden dann zusätzlich die vorgehaltenen Daten für den Raum zu den Basisdaten des Möbelstückes hinzugefügt (z.b. Kostenstelle, Raumnummer, Name, etc.). Ergänzend dazu ist es möglich, mit einem mobilen Erfassungsgerät (PDA) und entsprechendem Zusatzmodul das Inventar auszulesen. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 6
Wie kommen die Daten nun in die jeweiligen Systeme? Es wird eine Plattform eingesetzt, welche die Daten in das jeweilige System konvertiert. Die Lösung ist mit nahezu allen Plattformen und Datenbanken kompatibel. Sie kommuniziert dann mit allen relevanten IT-Systemen (ERP, FM, etc.,) im Unternehmen. Die Daten liegen dann im richtigen Format in den vom Kunden verwendeten Systemen. Bei Veränderungen im Bestand fallen nur geringe Transaktionskosten an. Nutzen: Komplette elektronische Prozesskette, drastische Reduktion der Fehlerquellen. Mehrfacherfassungen entfallen. Wird ein Möbel von einem Raum in einen anderen gebracht, wird automatisch oder nach Bestätigung im System umgebucht. Das entscheidet der Kunde. In ein FM System oder in ein ERP System, oder in beides. So lässt sich damit jederzeit feststellen, wo das Inventar zu finden ist. Die für Ausschreibungen (Reinigung, Umzug) relevanten Planungsdaten sind permanent per Knopfdruck verfügbar. Inventuren sind auf Knopfdruck erledigt, eine permanente Inventur ist sichergestellt, da jede Bewegung des Möbels im Gebäude registriert wird. Automatische Inventarnummernvergabe nach Firmenspezifischen Vorgaben. Kompatibel mit allen Systemen aus den Bereichen FM, Katalogmanagement und ERP. Deutliche Kostenersparnis durch erheblich reduzierten Personaleinsatz. Die Projektfabrik GmbH,11.10.2006 7
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