Implementierung der dualen Zustellung im Bundeskanzleramt bei Datenschutzbehörde und Bundesdenkmalamt Roland Ledinger Leiter Bereich IKT, Bundeskanzleramt Alexander Leiningen-Westerburg Head of Sales, Postserver Onlinezustelldienst GmbH www.npo-kongress.at
Was versteht man unter E-Zustellung? Die E-Zustellung ist der nachweisliche und rechtssichere Versand von Mitteilungen und angehängten Dokumenten über das Internet. Versender als auch Empfänger sind bei postserver.at oder einem anderen E-Zustellungsdienst identifiziert bzw. authentifiziert Identität beider Parteien ist garantiert Jeder Versand generiert ein Aviso beim Empfänger und eine rechtsgültige Zustellbestätigung beim Versender (beides per E-Mail). Sie ersetzt von der Versandqualität komplett den Postversand (Einschreiben, Rückschein, eigenhändige Zustellung)
Versandqualität E-Zustellung Eindeutig identifizierter Versender und Empfänger Daher kein SPAM und Phishing Elektronisch signierte Zustellbestätigung bzw. Unzustellbarkeitsnachricht Unveränderbarkeit während der Übertragung End-to-End Verschlüsselung Qualitativ gleichwertig zu RSa Brief E-Mail Keine eindeutig identifizierten Versender bzw. Empfänger Viren, Würmer, Trojaner, etc. Phishing SPAM Keine Empfangsbestätigung Von jedem Systemadministrator les- und veränderbar Rechtlich problematisch
Ziel: durchgängige Prozesse 1 2 3 zb. HELP.gv.at, Wien.gv.at etc. Portal zb. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fachanwendungen etc. Fachanwendung / Backoffice zb. www.zustellung.gv.at Duale Zustellung 4
Zustellgesetz Elektronisch zustellen 1. E-Mail nur wenn E-Mail-Adresse vom Empfänger der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen oder gleichzeitig anhängig gemachten Verfahren angegeben wird ( 2 Z 6 ZustG) nur nicht-nachweisliche Zustellung möglich 2. Kommunikationssystem der Behörde eigenes System nur für eigene Zustellungen jede Behörde muss eigenes Postfach zur Verfügung stellen nur nicht-nachweisliche Zustellung möglich 3. Elektronische Zustelldienste für jede Behörde als Versender zugänglich nur ein Postfach für Empfänger nicht-nachweisliche und nachweisliche Zustellung möglich 5
System der elektronischen Zustelldienste geht davon aus, dass es mehrere Zustelldienste gibt www.zustellung.gv.at 6
System der elektronischen Zustelldienste geht davon aus, dass es mehrere Zustelldienste gibt werden von der Wirtschaft von Unternehmen - betrieben, die vom BKA mit Bescheid zugelassen werden darf auch für private Zusendung genutzt werden Registrierung als potentieller Empfänger (freiwillig, kostenfrei) bei einem Zustelldienst ist jedoch ausreichend, um alle (behördlichen) Dokumente zu erhalten wie in der realen Welt hat man nur ein Briefkastl für alles 7
: Versendersicht 2? Applikation der Behörde 3 Zustellkopf Zustellserver 1 1? Zustellserver 2 Zustellserver 3 8
: Bürgersicht 0) Registrierung des Bürgers 2) E-Mail Verständigung wird geschickt 1) Zustellstück trifft ein 3) Login mit Handy-Signatur/Bürgerkarte (bzw. automatisiert ausgelöste Signatur) Übernahmebestätigung wird signiert 4) Nachricht speichern oder weiterleiten 9
Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Verständigungen durch den Zustelldienst 1 2 3 1. elektronische Verständigung (unverzüglich und an alle elektr. Verständigungsadressen) 2. elektronische Verständigung (wenn nicht innerhalb von 48 Std. abgeholt) 3. postalische Verständigung (wenn nicht innerhalb der nächsten 24 Std. abgeholt und der Empfänger eine Abgabstelle bekannt gegeben hat) 10
Zustellverständigung elektronisch 11
Zustellverständigung Papier 12
Rechtssicherheit für Behörden Über elektronischen Zustelldienst kann elektronisch mit Zustellnachweis (RSa oder RSb, eingeschrieben) zugestellt werden kann elektronisch ohne Zustellnachweis (Brief) zugestellt werden Zustellung tritt auch ohne Abholung des Zustellstücks durch den Empfänger ein (nur bei Anwendbarkeit ZustG) = Zustellfiktion 13
Zustellnachweis - Rückschein Zeitpunkt der Zustellwirkung wird immer dokumentiert (elektr. Rückschein) Zeitpunkte der Verständigungen bzw. Zeitpunkt der Abholung durch den Empfänger (mit seiner elektronischen Signatur) Zustellnachweis wird vom Zustelldienst an Versender elektronisch rückübermittelt Versender kann diesen Rückschein automatisiert verarbeiten bzw. Akt / Vorgangsnummer zuordnen. 14
Duale Zustellung verbindet konventionelle Zustellung mit elektronischer Zustellung Intention: elektronisch zustellen Wenn elektronische Zustellung nicht möglich: Überführung in konventionelle Zustellung (Druck, Kuvertierung, ) Technisches/organisatorisches Ziel: Integration EINER Schnittstelle 15
Wie unser Service funktioniert Rechnungen, Mahnungen, AGB-Versand, News & Updates Kontoauszüge, Briefe, Verträge, Mitteil. laut BWG Rechnungen, Mahnungen, Verträge, Behördliche Schreiben Strafverfügungen, RSA, RSB Post, Rechnungen Kunde A (Stromlieferant) Kunde B (Bank) Kunde C (Versicherung) Kunde D (Behörde) Gesamte Briefpost wird digital an Postserver.at übergeben System erkennt sofort ob ein Empfänger online erreichbar ist oder nicht wenn JA: E-Zustellung. Ist ein Empfänger nicht online erreichbar wird der Brief beim Druckpartner Ihrer Wahl gedruckt und klassisch zugestellt. Empfänger 1 Empfänger 7 Empfänger 2 Empfänger 6 Empfänger 3 Fremder Empfänger 4 Empfänger 5 Zustelldienst
Kosten nachweisliche / einfache Zustellungen Entgelt für behördlichen Zustellungen gem. ZustG (zu bezahlen von den zustellenden Behörden): Hälfte des gültigen Standardbriefportos (derzeit 0,65) + USt = 0,408 Euro + eventuell postalische Verständigung = 0,816 Euro = max. 1,224 Euro für RSa oder RSb Papierzustellung: ca. 5,00 Euro (RSa) bzw. ca. 3,00 Euro (RSb) + Papier- und Kuvertierungskosten! 17
Zustellstücke Bund und Kosten Kosten Papierbrief nicht nachweislich 0,832 Kosten pro Rsa - Papier 5,132 Kosten pro RSb - Papier 3,032 46 Mio. Zustellstücke 15% nachweisliche Zustellung: 6,9 Mio. Zustellstücke 85% nichtnachweisliche Zustellungen: 39,1 Mio. Zustellstücke 33% Rsa: 2,3 Mio. Zustellstücke = 11,8 Mio 67% RSb: 4,6 Mio. Zustellstücke = 13,94 Mio. = 32,53 Mio. Gesamt 58,27 Mio. 18
Umweltkosten
Vorteile für Behörden elektronische Zustellung mit Zustellnachweis (RSa oder RSb) oder auch ohne Zustellnachweis (einfacher Brief) Identität des Empfängers durch Bürgerkarte / Handy-Signatur gesichert (E-Mail: bloß Vermutung bzw. nicht klar wer abruft) unterschriebene Übernahmebestätigung (Rückschein) bei Abholung gesicherte Übermittlung an Empfängerpostfach (E-Mail: Sendeprotokoll eigne sich zur Erbringung des Zugangsbeweises nicht, obwohl es eine standardkonforme OK-Meldung enthalte, OGH 2Ob108/07g vom 29.11.2007). vollständig elektronischer Prozess inkl. automatisierter Verarbeitung des Rückscheins billiger als Standardbrief! 20
Vorteile für Bürger / Kunden Kostenlose Anmeldung und kostenlose Benutzung keine elektronische Postkastenflut einfache Bedienung (WAI-Standards rechtliche Vorgabe) Abwesenheit einstellbar Abholung von Dokumenten 24 Std/Tag, 7 Tage/Woche keine Wege mehr zur Post aufgrund Abwesenheit beim Zustellversuch elektronische Stellvertretung möglich (Postvollmacht für die elektronische Zustellung; https://vollmachten.stammzahlenregister.gv.at/) 21
Zusammenfassende Bemerkung Synergien mit der Wirtschaft - Zusendung von Dokumenten im Auftrag Privater ( 29 Abs. 3 ZustG) nachweisliche Zusendung möglich Kosten deutlich niedriger als über Einschreibbrief Privatwirtschaftliche Zustellung lt. WKO Informationsoffensive in der Verwaltung - Nutzen der elektronischen Zustellung aufzeigen - den Weg gemeinsam gehen Marketingunterstützung von Unternehmen 22
Wann stellen wir endlich elektronisch zu? Durchgängige (elektronische) Prozesse = Vermeidung von Medienbrüchen Reduktion von Zustellzeit & -weg Prüfbarkeit von elektronischen Dokumenten für Empfänger Empfangbarkeit 24 Stunden x 7 Wochentage Rechtssicherheit für Behörden durch Zustellfiktion Einsparungspotential im Bund schon bei 10% Umsetzungsrate bis zu 15 Mio.! 23
Danke! Diskussion / Fragen / Anregungen