E-Government Grundlagen Medienbaustein 5. Die Elektronische Zustellung

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1 E-Government Grundlagen Medienbaustein 5 Die Elektronische Zustellung Version 2.0 Oktober 2011 In Zusammenarbeit von Bundeskanzleramt, E-Government Recht, Organisation und Internationales Stadt Wien: Geschäftsbereich Personal und Revision, Gruppe Verwaltungsakademie und Personalentwicklung Geschäftsbereich Organisation und Sicherheit, Gruppe Informations- und Kommunikationstechnologie Donau-Universität Krems, Zentrum für E-Government Creative Commons-Lizenz elearning for egovernment der Stadt Wien und der Donau-Universität Krems steht unter einer Creative Commons Namensnennung 3.0 Österreich Lizenz: Seite 1 von 13

2 Medienbaustein 5 Die Elektronische Zustellung Nr. Szene / Thema Audio-Text Mediale/interaktive Gestaltung Einführung 1. Was ist die Elektronische Zustellung? Die elektronische Zustellung ist ein wesentlicher Bestandteil einer modernen, serviceorientierten Verwaltung. Auf Seiten der BürgerInnen spart sie Zeit und erhöht den Komfort. Das Abholen von behördlichen Sendungen von den Postämtern kann gänzlich entfallen. In der Verwaltung sorgt die elektronische Zustellung für deutliche Kosteneinsparungen. Seite 2 von 13

3 2. Ziel: Durchgängiger elektronischer Amtsweg Durch die Methoden des E-Governments sollen medienbruchfreie Verarbeitungen erreicht werden. Der Antrag der BürgerInnen wird online in einem der Portale (z.b. erfasst. Die Verfahrensdokumentation und die Bearbeitung des Anbringens finden anschließend im ELAK statt. Die Zustellung der Erledigung erfolgt ebenfalls elektronisch. E-Government-Ziel: durchgängige Prozesse 3. Die Behörde als Versenderin Beim Versand sind folgende Entscheidungen zu treffen: Erfolgt der Versand hoheitlich oder privat? Wird nachweislich (also zu eigenen Handen / per RSa) oder nichtnachweislich versendet? Wird auf Papier oder elektronisch zugestellt? Die Behörde als Versenderin Versandentscheidungen: 1. hoheitlich oder privat 2. nachweislich (ev. auch eigenhändig) oder nicht-nachweislich 3. Papier oder Elektronik 4. Ausfertigungen nach AVG Behördliche Ausfertigungen nach AVG Seite 3 von 13

4 müssen ab mit einer Amtssignatur versehen sein. Mehr über die Amtssignatur erfahren Sie im Kapitel 2 Elektronische Signaturen 5. Zustellung in der Hoheitsverwaltung und der Privatwirtschaftsverwaltung Bei einer nachweislichen Zustellung in der Hoheitsverwaltung tritt durch die Zustellfiktion auch ohne Abholung nach Ablauf der Frist die Wirkung der Zustellung ein. Dazu muss das Zustellstück in der Papierwelt via RSa oder RSb versendet werden und in der elektronischen Variante via zugelassenen elektronischen Zustelldienst. Für Zustellung von Zustellstücken in der Privatwirtschaftsverwaltung kann nicht auf das Zustellgesetz zurückgegriffen werden sondern in diesen Fällen tritt nach 862a ABGB die Rechtswirkung erst durch die tatsächliche Zustellung an den Empfänger ein. Belegt wird dies durch den Rückschein. Die elektronische Zustellung via elektronischen Zustelldienst kann in diesen Fällen natürlich verwendet werden. Hoheitlich oder privat Hoheitsverwaltung: Zustellwirkung tritt bei nachweislicher Zustellung auch ohne Abholung durch den Empfänger ein! Sog. Zustellfiktion (Zustellgesetz) Privatwirtschaftsverwaltung: Wirkung nur, wenn dem Empfänger tatsächlich zugekommen ( 862a ABGB) Nachweis für den Versender durch Rückschein erbringbar Seite 4 von 13

5 6. Rechtswirkungen der Zustellvarianten Die Zustellvarianten ziehen verschiedene Rechtswirkungen nach dem Zustellgesetz nach sich. Unterschieden wird zwischen nachweislichen Zustellungen (RSa und RSb) und nichtnachweislichen Zustellungen (wie bei einem Brief im Rahmen der Hoheitsverwaltung). Elektronische Zustelldienste müssen beide Varianten abwickeln können. Elektronisch zustellen (ZustG-Nov. 2007) Nachweisliche Zustellungen ( RSa - und RSb-Brief ): 1) elektronischer Zustelldienst (nur mit Bürgerkarte bzw. automatisiert ausgelöster Signatur aufgrund besonderer Vereinbarung) 2) unmittelbare elektronische Ausfolgung (sofern Zugang mit Bürgerkarte) Einfache Zustellungen: 1) elektronischer Zustelldienst (Zugang wie oben) 2) unmittelbare elektronische Ausfolgung (wenn Zugang ohne Bürgerkarte) 3) elektronisches Kommunikationssystem der Behörde nur nach negativer Abfrage des Zustellkopfes zulässig 4) elektronische Zustelladresse (sofern Adresse im Verfahren angegeben wurde) z.b. 7. Nachweisliche elektronische Zustellungen nach ZustG-Novelle 2007 Die Behörde kann auf verschiedene Arten elektronisch zustellen: Nachweisliche elektronische Zustellungen können über einen zugelassenen elektronischen Zustelldienst ausgeführt werden. Die Behörde übermittelt dazu die Zustellstücke an den Zustelldienst. Arten der elektronischen Zustellung Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst - vom Bundeskanzler mit Bescheid zugelassen, sofern insbesondere Voraussetzungen der Zustelldiensteverordnung erfüllt sind - beaufsichtigt durch Bundeskanzler ( 31 ZustG) - aktuelle Liste der Dienste: - Anmeldung der Benutzerin bzw. des Benutzer nur mit Bürgerkarte - auch nachweisliche Zustellung (RSa, RSb) immer möglich Seite 5 von 13

6 8. Einfache elektronische Zustellungen nach ZustG- Novelle 2007 Elektronische Zustelladresse Die einfache elektronische Zustellung ist in mehreren Varianten machbar. Die schon heute übliche Variante ist an die Adresse; nach Zustellgesetz elektronische Zustelladresse. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die Empfängerin bzw. der Empfänger der Behörde ihre bzw. seine E- Mailadresse für die Zustellung in einem anhängigen Verfahren bekanntgeben hat. ( 2 Z 5 ZustG). Arten der elektronischen Zustellung Zustellung an eine elektronische Zustelladresse - normales oder Fax - muss von der Empfängerin bzw. vom Empfänger der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen Verfahren bekanntgeben werden ( 2 Z 5 ZustG) - Zweifel über Einlangen Tatsache und Zeitpunkt durch Behörde festzustellen ( 37 Abs. 1 ZustG) - keine nachweisliche Zustellung möglich 9. Einfache elektronische Zustellungen nach ZustG- Novelle 2007 Elektronisches Kommunikationssystem der Behörde oder Zustelldienst Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von elektronischen Plattformen der Behörde, auf welchen das Zustellstück hinterlegt wird. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die Empfängerin bzw. der Empfänger bei keinem elektronischen Zustelldienst registriert ist. Die Behörde könnte auch den elektronischen Zustelldienst zur einfachen Zustellung verwenden. Arten der elektronischen Zustellung Elektronisches Kommunikationssystem der Behörde - behördeneigene Zustellapplikation (vgl. 37 ZustG) - z.b. Databox in FinanzOnline - Zustellfiktion: Dritter Werktag nach erstmaliger Bereithaltung! - primär muss jedoch Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst versucht werden ( 37 Abs. 2 ZustG) - keine nachweisliche Zustellung möglich Seite 6 von 13

7 10. Das Prinzip der elektronischen Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Aus dem ELAK oder einer Fachanwendung soll eine Erledigung versendet werden. Dazu ist es notwendig festzustellen, ob die Empfängerin bzw. der Empfänger bei einem Zustelldienst angemeldet ist (= Abfrage des Zustellkopfs). Wenn dies zutrifft, wird an ihr bzw. sein Postfach zugestellt. Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst A) Behördensicht 2 3 Zustellkopf Zustelldienst A Zustelldienst B Zustelldienst C 1. Voraussetzung: Anmeldung der Empfängerin bzw. des Empfängers bei einem Zustelldienst 2. Abfrage der Behörde beim sogenannten Zustellkopf / Rückantwort des Zustellkopfes 3. Übermittlung des zuzustellenden Dokuments an den entsprechenden Zustelldienst Die duale Zustellung: Behördensicht: Duale Zustellung bedeutet, dass in jedem einzelnen Fall vor der Zustellung von Ausfertigungen standardmäßig geprüft wird, ob eine elektronische Zustellung möglich ist oder nicht. Nur wenn eine solche elektronische Zustellung nicht möglich ist, wird wie bisher in Papierform zugestellt. Das System der dualen Zustellung bietet somit den Vorteil einer einheitlichen Schnittstelle für die elektronische Zustellung und die Papierzustellung. E-Zustellung: Behördensicht mit dualer Zustellung Applikation der Behörde Druckstraße / Papierversendung ? Zustellkopf Zustellserver 1 Zustellserver 2 Zustellserver 3 1? Seite 7 von 13

8 12. Duale Zustellung im Magistrat der Stadt Wien Im Magistrat der Stadt Wien funktioniert die duale Zustellung im Wesentlichen über den ELAK. Die Dienststelle, von der die Ausfertigung stammt, übermittelt aus dem ELAK alle notwendigen Angaben über die Art der Zustellung (RSa, RSb, ohne Zustellnachweis) sowie die Daten des/der EmpfängerIn an die HPC DUALE ZUSTELLSYSTEME GesmbH (im Folgenden kurz: hpc). Die hpc (mit der seitens des Magistrats der Stadt Wien ein Datenschutzvertrag abgeschlossen wurde) wickelt derzeit als Dienstleister für den Magistrat der Stadt Wien die duale Zustellung amtssignierter Ausfertigungen ab, d.h. sie übernimmt - die Prüfung, ob eine elektronische Zustellung an die betreffenden EmpfängerInnnen möglich ist, durch Abfrage des Zustellkopfes - die Übermittlung des Dokuments an den jeweiligen elektronischen Zustelldienst oder, sollte eine elektronische Zustellung nicht möglich sein, das Ausdrucken des Dokuments und die konventionelle Versendung desselben in Papierform (per RSa oder RSb). Die Dienststelle, von der die Ausfertigung stammt, erhält nach Abschluss des Zustellvorganges einen Rückschein, der dem Akt anzuschließen ist. Duale Zustellung Seite 8 von 13

9 13. Wie läuft eine duale Zustellung bei elektronischer Aktenführung über den ELAK ab? - Das Verfassen des elektronischen Schriftstückes erfolgt wie bisher. - Die Unterschrift des/der Genehmigungsberechtigten erfolgt im ELAK.. - Von der Behörde wurde der Bescheid bereits protokollmäßig mit der Versandart RSa (DUAL) erfasst. - Zur Erhöhung der Datenqualität wurden durch die im ELAK integrierte ZMR-Prüfung die Adressdaten gegen das Zentrale Melderegister geprüft und aktualisiert. - Um den Bescheid mit der Amtssignatur zu signieren und zuzustellen, ist die Funktion Reinschrift erzeugen und abfertigen auszuführen. - Für die BearbeiterInnen ist damit der Zustellvorgang abgeschlossen, egal ob die EmpfängerInnen elektronisch erreichbar sind oder ob der Bescheid auf einer zentralen Druckstraße gedruckt, kuvertiert und versendet wird. - Die hpc send station prüft durch die Abfrage des Zustellkopfes, ob die EmpfängerInnen bei einem Zustelldienst angemeldet sind und stellt dann elektronisch oder in Papierform zu. Kurzvideo Seite 9 von 13

10 14. Das Entgelt Das Entgelt für Elektronische Zustellungen (das von der zustellenden Behörde zu bezahlen ist) ist wesentlich günstiger als die konventionelle Zustellung. Die Nutzung des ausgelagerten Drucks und der Kuvertierung kommt billiger als der Druck auf Abteilungsdruckern. Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Vorteile für Behörden (2): KOSTEN!! - Entgelt für behördlichen Zustellungen (zu bezahlen von den zustellenden Behörden) derzeit gesetzlich festgelegt: - Hälfte des Standardbriefportos + USt. = 0, ev. postalische Verständigung = 0,55 - max. 0,88 für RSa oder RSb - konventionell: 4,75 Euro (RSa) bzw. 2,65 Euro (RSb) und zusätzlich Manipulationsaufwand (ausdrucken, kuvertieren, etc.) - spätestens 9 Monate nachdem zumindest drei Zustelldienste zugelassen wurden (= August 2010), wird das Entgelt gemeinsam mit dem Zustellkopf ausgeschrieben - noch günstigerer Preis wird erwartet! - Entgelt für private Zusendungen (zu bezahlen vom Versender) unterliegt privatrechtliche Vereinbarung Seite 10 von 13

11 15. Die Behörde als Empfängerin Auch eine Behörde kann Zustellstücke oder Zusendungen empfangen. Die Dienststelle wird ins ErgänzungsRegister Sonstiger Betroffener (ERsB) eingetragen, ebenso die "elektronische Abholberechtigung" der MitarbeiterInnen, die BehördenvertreterInnen bei einem Zustelldienst sind. Die Behörde als Empfänger 16. Die BürgerInnen als EmpfängerInnen Wie man sich bei einem Zustelldienst anmelden kann und wie der Empfang im Elektronischen Postfach funktioniert erfahren Sie im Kapitel 6 Die BürgerInnensicht. Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst B) Bürgersicht 2) Verständigung wird geschickt 0) Registrierung des Bürgers 1) Zustellstück trifft ein 3) Login mit Bürgerkarte (bzw. automatisiert ausgelöste Signatur) Übernahmebestätigung wird signiert 4) Nachricht speichern oder weiterleiten Vorteile Seite 11 von 13

12 für BürgerInnen Für BürgerInnen wird es möglich, rund um die Uhr und von jedem gewünschten Ort Post entgegenzunehmen, insbesondere das Abholen von Schriftstücken vom Postamt oder das persönliche Vorsprechen zu bestimmten Amtstunden fallen weg für die öffentliche Verwaltung und Wirtschaft Für die öffentliche Verwaltung bedeutet die duale Zustellung und die elektronische Abwicklung von Behördenverfahren eine effizientere Erledigung der Verfahren. Firmen können neben den genannten Vorteilen Online-Dienste im elektronischen Geschäftsverkehr sicherer gestalten. Seite 12 von 13

13 Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst Vorteile für Behörden (1) - kann elektronisch mit Zustellnachweis (RSa oder RSb) zugestellt werden - kann elektronisch ohne Zustellnachweis (Brief) zugestellt werden - Zustellwirkung tritt auch ohne Abholung des Zustellstücks durch den Empfänger ein - Zeitpunkt der Zustellwirkung wird für Behörde immer dokumentiert (elektronischer Rückschein); etwa der Zeitpunkt der Abholung durch den Empfänger (mit seiner elektronischen Signatur) - Zustellnachweis wird vom Zustelldienst an versendende Behörde elektronisch rückübermittelt - Behörde kann diesen Rückschein automatisiert verarbeiten bzw. Akt zuordnen für die öffentliche Verwaltung Für die öffentliche Verwaltung bedeutet die duale Zustellung und die elektronische Abwicklung von Behördenverfahren eine Zeitund Kosteneinsparung (beispielsweise können die Kosten für Papierausdrucke eingespart werden). Die Duale Zustellung bringt Einsparungen in der Verwaltung, siehe Studie des Österreichischen Städtebundes (Link: altungsergebnisse/veranstaltungsergebnissedetails/artikel/informationsveranstaltungamtssignatur-und-elektronischezustellung.html?tx_ttnews[backpid]=9409&cha sh=655772c86fe00dfd46628e26defc5b8c ) Kostenersparnis* Elektronische Zustellung (Einsparung > 3,80 pro Sendung RsB) Portokosten: wesentlich niedriger als bei Papierzustellung Druckkosten, Kuvertierung, Versand: keine Papier über Druckstraße (Einsparung > 0,60 pro Sendung) Portokosten: unverändert zu derzeitigen Kosten Druckkosten: billiger als bei Einzelplatz- oder Abteilungsdrucker Kuvertierung: automatisiert, billiger als manuell Sendungskosten: geringe Gebühr seitens Dienstleister *Studie des Österreichischen Städtebundes Seite 13 von 13