ITXX EINE ENDLOSE GESCHICHTE? Frank Dressel Leiter IT 0
Referent / Arbeitgeber Frank Dressel IT-Leiter am Sächsischen Krankenhaus für Psychiatrie und Neurologie Rodewisch 406 Betten Fachbereiche Psychiatrie, Neurologie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Forensik, Sucht- Rehabilitation, Tageskliniken, Ambulanzen 550 Mitarbeiter Strategische Leitung für weitere 4 Krankenhäuser in Altscherbitz, Arnsdorf, Dösen und Großschweidnitz Gesamt: fast 2.000 Betten 2.800 Mitarbeiter 1
Einleitung Das Sächsische Krankenhaus für Psychiatrie und Neurologie hat sich frühzeitig mit der Umsetzung einer ITIL konformen CMDB beschäftigt und dabei die Einbindung der Medizingeräte und IT- Sicherheit von Anfang an integriert. Mit 3 Standorten, über 60 Gebäuden und weit über 2.000 Standorteinträgen, 2.300 Endgeräten, 600 Softwareprodukten und hohen Anforderungen an Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität wird die Überprüfung und Erfassung der Strukturen für eine 4 Personen IT zu einer Mammutaufgabe. Warum OTRS und wie war der Weg zu einem ITSM? Wie integriert man diese komplexen Anforderungen? Wie kann man eine optimierte Inventur durchführen? Wie und Warum geht die Endlose Geschichte weiter? 2
IST Stand vor OTRS 3
IST Stand vor OTRS Outlook als Ticket- und Aufgabensystem (Gemeinsame Ordner) Access DB als CMDB mit Webzugriff - gesamte Hardware als CIs getrennt (Server, PC/TC/Mobile Clients, Drucker, Monitore, Netzwerkgeräte, Peripherie), Software unvollständig viele Excel Tabellen für Dienstleitungsaufstellung nach Nutzern (ca. 250 Kostenstellen), Verträge, Geräteausleihe, Lizenzen, Verbrauchsmaterialien Belegverkehr an Buchhaltung für Um- und Abschreibung von Inventar Medizingeräte getrennt von IT in KIS Orbis (IATM) aber mit Schnittstellen zur Buchhaltung und klinischen Anwendern Netzwerkmanagement, Netzwerkpläne, CMDB und GSTool nicht verknüpft manuelle Übertragung ca. 80 KIX32 Scripte für div. Aufgaben 4
IST Stand vor OTRS 5
2007/2008 ITSM Suche Aufstellung der zwingend notwendigen Leistungen Ziele und Migrationswege Offene Anforderungen notwendige Schnittstellen Wünsch Dir Was Leistungsverzeichnis 6
die Suche nach 7
Ergebnisse der Suche nicht bezahlbar nicht anpassbar für Erweiterungen Aufwand der Datenpflege und Erfassung Schnittstellenoffenheit problematisch Medizingeräteintegration nicht entsprechend der Anforderungen umsetzbar OTRS: umfangreiche Entwicklungen notwendig 8
Neustart 2012 2012/01 Kontakt c.a.p.e. IT - Abstimmung Integrationsplan 2012/04 Vertrag mit Umsetzungsplan fertig 2012/04-08 Integration Fremdsysteme, automatische Importroutine für AD, Orbis Benutzer, Lieferanten, Medizingeräte - kein Import der Geräte aus der IT 2012/07 Schulung MA IT und Medizingerätetechnik 2012/09 Echtbetrieb Ticketsystem, FAQ und CMDB inkl. Verknüpfung 2012/10 Abnahme 2012/11-2013/11 Inventur Komplette IT Integration von Bildern 2013 erste Referenzbesuche in unserem Krankenhaus 2012-2014 Insgesamt 8 CRs 6 CRs wurden beauftragt Erweiterung Medizingeräte /Medizingerätebuch, Etikettendruck, automatische Erinnerungen bei Wartungen, Auftrags und Artikeldruck für Externe Wartungspartner, Aufwanderfassung inkl. Export der Buchungssätze zum Import in der Kosten- und Leistungsrechnung, Medizingerätetechnik Erfassung Schulungen MA, Upgrade Basis Windows -> Linux, Vertragsmanagement, Servicemanagement 9
Ziele mit jeder Neuen oder migrierten Funktion entfallen mindestens zwei Alte Step by Step kein Access, Excel und Outlook für ITSM möglichst keine/wenig manuelle Datenerfassung keine manuelle Datenübertragung an Subsysteme vollständige Erfassung aller Inhalte für zukünftige Anforderungen (Fotos, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Reparaturberichte ) Fachwissen/Problemlösungen soll allen IT Mitarbeitern zur Verfügung stehen Datenaustausch mit Medizingerätetechnik Lernen von der Dokumentationsweise der Medizingerätetechniker 10
Wie erreicht man diese Ziele? Gemeinsame Strukturen schaffen Mitarbeiter sollen mit gestalten ein Ticket für einen Sachverhalt Abteilungsübergreifend für Anwender nur ein System zur Anfrage und Lösung Datenempfänger einbeziehen 11
Wie erreicht man diese Ziele? Fehler die trotz Behebung nicht in OTRS und bei Bedarf als FAQ angelegt werden müssen 12
Erreichte Vorteile Überblick ohne manuelle Pflege in mehreren Systemen 13
Erreichte Vorteile Dritte einbeziehen Benutzer / Wirtschaft Verbrauchsmaterial 14
Erreichte Vorteile CMDB Auszug mit Bildern und Etikett 15
Erreichte Vorteile Inventurtool Visitenwagen mit USV, TC-Notebook und Etikettendrucker 16
zukünftige Ziele Export CMDB als Grundlage für BSI Grundschutz / ISO/IEC 27001 Vorarbeit der Erfassung in CMDB abgeschlossen vollständige Integration der notwendigen Verträge und Services in Arbeit Vervollständigung der Textbausteine und Templates Integration weiterer Bereiche (Technik) 17
Zusammenfassung ITXX EINE ENDLOSE GESCHICHTE? Die TOP 3 aus Sicht des Referenten Eine vollständige Umsetzung kann nur Step by Step erfolgen - man muss aber einmal Starten! Die Eigendynamik der Mitarbeiter und Partner nutzen und immer wieder revidieren! Der Weg zu einem ITXX wird durch die steten Veränderungen der IT und der daraus erforderlichen Maßnahmen nie zu Ende sein! Was sind Ihre Top s? 18