Information Jahresgespräche (Personalentwicklungsgespräche oder Zielvereinbarungsgespräche) MAV Mitarbeitervertretung des Ev.-luth. Kirchenkreises Bramsche
2 Jahresgespräche Was sind Jahresgespräche? Jahresgespräche sind Dienstgespräche und vertrauliche Vier-Augengespräche zwischen einem Mitarbeiter und der zuständigen Leitungsperson. Ziel der Jahresgespräche ist es die Arbeitssituation gemeinsam zu betrachten und einvernehmliche Vereinbarungen für die weitere Arbeit zu treffen Wertschätzung zu vermitteln und zu helfen, die Gaben von Mitarbeitern zu entdecken, zu fördern und zu entwickeln zielorientiertes Arbeiten zu erleichtern, die dienstliche Kommunikation verbessern und die Strukturen und Ziele der Arbeit durchsichtiger machen. Jahresgespräche wurden von 1999 bis 2003 in mehreren Kirchenkreisen und landeskirchlichen Einrichtungen erprobt. Im Sommer 2004 hat die Landessynode beschlossen, dass Jahresgespräche bis zum 1. Januar 2009 in allen Kirchenkreisen und landeskirchlichen Einrichtungen eingeführt werden sollen. Was sind die Inhalte des Jahresgespräches? Jahresgespräche bestehen aus mehreren Abschnitten: Rückblick auf die Zeit seit dem letzten Jahresgespräch und die Verwirklichung der bei diesem Jahresgespräch getroffenen Vereinbarung Austausch über die gegenwärtigen Arbeitsbedingungen und das gegenwärtige Arbeitsumfeld wechselseitige Rückmeldung, wie die Arbeit des jeweiligen Gesprächspartners wahrgenommen wird (also auch Feedback auf das Leitungsverhalten des oder der Leitungsperson) Erarbeitung und Vereinbarung von Arbeitszielen Vereinbarung von Maßnahmen der Personalentwicklung (z.b: Selbststudium, Teilnahme an einer Fort- oder Weiterbildung, einem Mentoring- Projekt oder einer Supervision).
MAV Bramsche 3 Wie oft werden Jahresgespräche geführt? Jahresgespräche werden in der Regel einmal im Jahr geführt. Welche Mitarbeiter nehmen an den Gesprächen teil? Für Pastoren und hauptberuflich Mitarbeitende ist das Jahresgespräch verpflichtend. Sie haben zugleich ein Anrecht darauf, dass Jahresgespräche mit ihnen geführt werden. Für geringfügig Beschäftigte und ehrenamtliche sind sie grundsätzlich freiwillig. Wer führt mit wem das Jahresgespräch? Jahresgespräche sind jeweils durch die unmittelbare Leitungsperson zu führen, das bedeutet durch diejenige Leitungsperson, die dem Mitarbeiter unmittelbar Anordnungen für die dienstliche Tätigkeit erteilen kann. Im Einzelnen Im Kirchenkreis führt der Superintendent oder die ordinierte Stellvertreterin die Gespräche mit den Pastoren des Kirchenkreises, mit dem Amtsleiter des Kirchenkreisamtes und den Dienststellenleitern in der Diakonie, sowie mit den direkt beim Kirchenkreis angestellten Mitarbeitern, sofern sie keinen anderen Vorgesetzten haben. Der Amtsleiter des Kirchenkreisamtes führt die Jahresgespräche mit allen Mitarbeitenden im Kirchenkreisamt, der Dienststellenleiter der Einrichtungen führt die Gespräche mit den Mitarbeitenden. Mit den beim Kirchenkreis angestellten Stadtdiakonen führt der Vorsitzende des Koordinierungsausschusses oder deren Stellvertretung die Gespräche. In der Kirchengemeinde führt der Pastor oder der Vorsitzende des KV die Jahresgespräche mit den angestellten Mitarbeitern der Kirchengemeinde und mit der Leitung der Kindertagesstätte. Die Leitung der KITA führt sie mit ihren Mitarbeitenden.
4 Jahresgespräche Qualifizierung Jahresgespräche dürfen nur von den Vorgesetzten geführt werden, die sich in einer innerhalb der Landeskirche anerkannten Fortbildung hierfür qualifiziert haben ( 7 RechtsVO-JG). Zeitplan Ab 2008: Jahresgespräche mit allen Pastoren, dem Amtsleiter des KKA, den Dienststellenleitern sowie den direkt beim KK angestellten Mitarbeitenden. Jahresgespräche mit ehrenamtlichen und geringfügig Beschäftigten können auf freiwilliger Basis ab dem Jahr 2009 geführt werden. Der Kirchenvorstand sollte entscheiden, welchen Ehrenamtlichen Jahresgespräche angeboten werden. Was ist bei der Vorbereitung des Gesprächs zu beachten? Jahresgespräche werden in einem kurzen Vorgespräch (auch telefonisch) vereinbart. Termin und Ort des Gesprächs werden einvernehmlich festgelegt. Für den Ort gibt es drei Möglichkeiten. Der Arbeitsplatz des Mitarbeitenden, das Arbeitszimmer der Leitungsperson oder ein neutraler Ort. Die Vertraulichkeit muss gewahrt bleiben. Ein vom Steuerungsausschuss zur Verfügung gestellter Gesprächsleitfaden hilft bei der Vorbereitung des Gespräches. Die Fragen sind für die Mitarbeitenden und die Leitungsperson dieselben. Wichtig ist, dass der Mitarbeitende den Gesprächsleitfaden zwei Wochen vor dem Gespräch erhält. Beide Gesprächspartner sollten sich gründlich auf das Gespräch vorbereiten, insbesondere vor dem ersten Jahresgespräch. Denn je gründlicher ein Jahresgespräch vorbereitet wird, desto größer der Gewinn für beide Gesprächspartner. Welche Bedeutung hat der Leitfaden während des Gesprächs? Der Gesprächsleitfaden soll helfen, den Gesprächsverlauf zu strukturieren und beide Gesprächspartner davor schützen, vom Gesprächsthema
MAV Bramsche 5 abzuschweifen. Dadurch wird das Gespräch für beide Gesprächspartner verlässlich und überschaubar. Die Bildung von Schwerpunkten des Gesprächs soll durch den Gesprächsleitfaden nicht gehindert werden. Niemand erwartet dass alle Fragen in dem Gespräch mit der gleichen Intensität behandelt werden. Wie lange dauert das Jahresgespräch? Die Dauer des Gesprächs wird im Einzelfall enterschiedlich sein. Länger als 120 Minuten sollte das Gespräch in der Regel nicht dauern. Wie sind Zielvereinbarungen zu formulieren? Zielvereinbarungen müssen konkret formuliert sein, dass das Erreichen oder Verfehlen eines Zieles mit einem klaren Ja oder Nein beantwortet werden kann. Zielvereinbarungen müssen also SMART (= Spezifisch Machbar Attraktiv Realistisch Terminiert) sein. Zielvereinbarungen können von keiner der Gesprächsteilnehmer vorgegeben, sondern müssen ausgehandelt werden. Sie orientieren sich allerdings an den Zielen der Kirchengemeinde, des Kirchenkreises oder der Einrichtung, in der der Mitarbeiter tätig ist. Sind die Zielvereinbarungen einmal getroffen, sind sie verbindliche Vorgaben für die weitere Arbeit. Was passiert in außergewöhnlichen Situationen? Jahresgespräche sind keine Seelsorge-Gespräche. Trotzdem können sich während eines Jahresgesprächs persönliche Probleme des Mitarbeiters so in den Vordergrund drängen, dass die Fortsetzung des Jahresgesprächs nicht mehr möglich ist. In solchen Fällen muss es ausdrücklich abgebrochen werden und ein neuer Termin vereinbart werden. Anschließend ist es möglich, das Gespräch als seelsorgliches Gespräch fortzusetzen. Ähnlich ist zu verfahren, wenn ein Jahresgespräch scheitert, weil ein Konflikt zwischen dem Mitarbeiter und der Leitungsperson das Gespräch überlagert. Auch in solchen Fällen ist ein Folgegespräch zu vereinbaren, an dem ausnahmsweise eine dritte Person teilnehmen kann. Dies kann
6 Jahresgespräche entweder eine Vertrauensperson des Mitarbeiters (z.b. ein Mitglied der Mitarbeitervertretung, eine Vertrauensperson aus dem Pfarrkonvent oder ein Mitglied des Pastorenausschusses) oder eine beiden Gesprächspartnern übergeordnete Leitungsperson sein. Beide Teilnehmenden müssen sich auf eine Person verständigen. Ein zweites Gespräch sollte möglichst innerhalb eines Monats nach Abbruch des ersten Gesprächs stattfinden. Wer erfährt über den Inhalt des Jahresgesprächs? Das Jahresgespräch ist vertraulich. Informationen dürfen an dritte Personen nur weitergegeben werden, wenn die Gesprächspartner es vereinbaren. Ausnahmen gelten lediglich dann, wenn die Leitungsperson das Gespräch als Mitglied eines Leitungsorgans (z.b. KV) geführt hat. Dann darf die Leitungsperson den anderen Mitgliedern des Leitungsorgans über die getroffenen Vereinbarungen berichten. Ähnliches gilt, wenn ein Superintendent die von ihm zu führenden Jahresgespräche teilweise auf den Stellvertreter übertragen hat. Dann darf sich der Superintendent mit dem Stellvertreter über die getroffenen Vereinbarungen austauschen. Was wird schriftlich festgehalten? Nur die Zielvereinbarungen und die Vereinbarungen über Entwicklungsmaßnahmen werden schriftlich festgehalten und von beiden Gesprächspartnern unterschrieben. Beide Partner erhalten je ein Exemplar der schriftlichen Vereinbarung. Ein Protokoll über den Gesprächsverlauf wird nicht gefertigt. Anmerkungen auf den Gesprächsleitfaden und andere Notizen sind im Rahmen der Vorbereitung hilfreich und können während des Gesprächs genutzt werden. Sie sind nach Beendigung des Gesprächs jedoch zu vernichten. Die schriftlichen Vereinbarungen werden nicht Bestandteil der regulären Personalakte. Sie sind vielmehr in eine gesonderte Akte aufzunehmen, die bei der Leitungsperson verbleibt. Andere Personen dürfen diese Akte nur mit Einwilligung des Mitarbeiters einsehen. Nach dem nachfolgen-
MAV Bramsche 7 den Gespräch sind die Vereinbarungen aus der Akte zu entfernen und zu vernichten. Dasselbe gilt dann, wenn der Mitarbeiter die Stelle wechselt. Wechselt in der Zeit bis zum Nachfolgenden Jahresgespräch die Leitungsperson, sind die Unterlagen allerdings an den Nachfolger weiterzugeben, denn das Jahresgespräch hat zwar persönlichen Charakter, ist aber kein persönliches, sondern ein dienstliches Gespräch. Der Steuerungsausschuss Der Steuerungsausschuss besteht aus zwei Delegierten der MAV und elf vom KKT gewählten Vertretern und tagt unter dem selbstgewählten Vorsitz. Der Ausschuss wird die von der Landeskirche vorgegebenen Gesprächsleitfäden überarbeiten und für den KK zur Verfügung stellen. Der Inhalt dieser Leitfäden ist im Grundsatz von der Landeskirche vorgegeben. Der Steuerungsausschuss begleitet die Einführung der Jahresgespräche und kann bei Unstimmigkeiten und Unsicherheiten mit der bitte um Klärung angerufen werden. Der Ausschuss ist unter der Anschrift der Mitarbeitervertretung im Kirchenkreis Bramsche oder über die Superintendentur zu erreichen. Diese Konzeption tritt ab 01.01.2008 in Kraft. Quelle Konzeption für die Jahresgespräche im Kirchenkreis Bramsche
MAV Bramsche Fon (05461) 930733 (05461) 47 74 Mail mav.bramsche@evlka.de Web www.kirchenkreis-bramsche.de Link: Mitarbeitervertretung MAV Mitarbeitervertretung des Ev.-luth. Kirchenkreises Bramsche