Siedlergemeinschaft BASF-Notwende e.v. Office 365-Benutzerhandbuch Version 1.0 vom 06.04.2015 1
Inhalt 1 Erste Schritte in Office 365... 3 2 Erste Schritte in Microsoft Outlook Web Mail... 7 2.1 Sprache und Regionaleinstellungen ändern... 7 2.2 Neue Mail schreiben... 7 2.3 Mail-Signatur anpassen... 8 2.4 Benutzerprofil ändern und Bild hochladen... 9 3 Erste Schritte in Microsoft SharePoint (Websites)... 12 3.1 Sprache und Regionaleinstellungen ändern... 12 3.2 Navigation durch Ordner in der Team-Site... 15 3.3 Hochladen von Dateien mit SharePoint... 18 3.4 Verschicken von Links auf Ordner und Dateien... 20 2
1 Erste Schritte in Office 365 Wichtig: Office 365 funktioniert am besten mit dem Browser Internet Explorer in der Version 10 oder 11 auf einem Windows PC. Ebenfalls gut funktioniert Mozilla Firefox Version 30 und höher auf einem Windows PC. Wenn man andere Browser (z.b. Google Chrome, Opera) oder andere Endgeräte (z.b. ipad, iphone, Android- Tablet oder SmartPhone) verwendet, kann es sein, dass manche Funktionen deaktiviert sind oder nicht funktionieren. Wenn möglich, dann erstmal im Internet Explorer probieren, ob es funktioniert. 1. Browser (wenn verfügbar Internet Explorer ) starten 2. Folgende Adresse in das Adressfeld eingeben: https://login.microsoftonline.com Hier Benutzername und Kennwort eingeben. Mit der markierten Einstellung muss man sich beim nächsten Mal nicht mehr anmelden. Klick mit der linken Maustaste auf "Anmelden" im Fenster "Unter Office 365 anmelden - Internet Explorer" Hier das Kennwort eingeben, das automatisch verschickt wurde. 3
Hier das neue Kennwort zweimal eingeben. Es muss ein sicheres Kennwort sein, bestehend aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Symbolen. Dieses Kennwort gut merken." Nach der ersten Anmeldung kommt man auf die Startseite von Office 365. Hier kann man verschiedene Apps auswählen. Aktuell brauchen wir nur zwei Apps: 1. Mail (Persönliche Postfächer mit Vereinsadresse vorname.nachname@sg-notwende.de) 2. Websites (Unser interner Arbeitsbereich basierend auf Microsoft SharePoint) Im Bereich Websites befinden sich unsere Dateien und der gemeinsame Arbeitsbereich. 4
Im Bereich 'Mail' kann man Mails als 'vorname.nachname@sg-notwende.de' verschicken. Damit kann man z.b. private Mails von Vereinsmails trennen. Eingehende Mails werden automatisch an die private Mailadresse weitergeleitet, so dass man über die Mails informiert wird. Innerhalb Office 365 kann man mit der Schaltfläche oben links zwischen den einzelnen Apps wechseln. Es kann passieren, dass im Laufe der Zeit weitere Apps dazukommen, die wir irgendwann später nutzen. 5
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2 Erste Schritte in Microsoft Outlook Web Mail Die Outlook Web App (OWA) ist eine Light-Variante des Outlook Mail Programms, die die wichtigsten Mail-Funktionen enthält, man benötigt jedoch zum Zugriff kein auf dem PC installiertes Outlook, ein Browser genügt (damit auch über ipad, Tablets und Smartphones nutzbar). Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten zum Zugriff auf das Postfach: 1. Wer über ein installiertes Outlook auf sein Postfach zugreifen möchte, dem wird hier geholfen: [Link] 2. Wer über iphone, ipad, ipod Touch zugreifen möchte, dem wird hier geholfen: [Link] 3. Wer über ein Android Tablet oder Smartphone zugreifen möchte, dem wird hier geholfen: [Link] 2.1 Sprache und Regionaleinstellungen ändern Beim ersten Starten von OWA wird nach Sprache und Zeitzone gefragt. Bitte als Sprache Deutsch (Deutschland) und Zeitzone (UTC +01:00) Amsterdam, Berlin einstellen, damit Termine richtig angezeigt werden und auf Speichern klicken: 2.2 Neue Mail schreiben Mit dem Befehl '+ Neu' kann man eine neue Mail schreiben. Eingehende Mails werden automatisch an die private Mailadresse weitergeleitet, damit man nichts verpasst. 7
2.3 Mail-Signatur anpassen Mit der Schaltfläche 'Zahnrad' kann man Einstellungen ändern. Wir machen das jetzt gleich mal und erstellen eine Email-Signatur." Klick mit der linken Maustaste auf "Optionen 8
Klick mit der linken Maustaste auf E-Mail-Optionen und anschließend E-Mail-Signatur Die Signatur bitte wie unten dargestellt einpflegen. Wenn gewünscht, unter die Anschrift noch Telefonnummern angeben. Die Schriftart sollte Verdana im Schriftgrad 10 sein. 2.4 Benutzerprofil ändern und Bild hochladen Nun kann man noch ein Bild von sich hochladen. Klick mit der linken Maustaste auf das Benutzer-Symbol ganz rechts. 9
Klick mit der linken Maustaste auf "Ändern" Klick mit der linken Maustaste auf das Ordnersymbol, um eine Bilddatei auszuwählen 10
Datei zum Hochladen auswählen Klick mit der linken Maustaste auf "SPEICHERN" 11
3 Erste Schritte in Microsoft SharePoint (Websites) In der App Websites befinden sich unsere Dokumentablagen, Listen, Aufgaben und unser gemeinsamer Kalender. Unsere öffentliche Homepage ist auf Basis der gleichen Technologie Microsoft SharePoint erstellt. Nach dem Wechsel zu Websites landet man zunächst auf der persönlichen Site (MySite): 3.1 Sprache und Regionaleinstellungen ändern SharePoint ist beim ersten Start leider noch standardmäßig auf Englisch und muss erst auf Deutsch umgestellt werden. Das geht so: Wieder Klick auf das Zahnrad rechts oben und Auswahl des Menüeintrags Site Settings : Als erstes stellen wir in 'Language Settings' die Sprache ein, damit wir die weiteren Einstellungen unter 'Regional settings (Landes-/Regionaleinstellungen)' danach auf Deutsch machen können. 12
German im Bereich Alternate language(s) markieren und ganz unten auf OK klicken. Die Sprache wechselt danach direkt auf Deutsch Klick mit der linken Maustaste auf Landes-/Regionaleinstellungen 13
Die Einstellungen müssen genauso wie unten angegeben dargestellt sein. Es ist sehr wichtig, dass auch Deutsch (Deutschland) und keine anderes Gebietsschema ausgewählt oder dieser Schritt vergessen wird. Diese Einstellung bewirkt z.b., dass das deutsche Datumsformat Tag.Monat.Jahr statt dem englischen Monat/Tag/Jahr verwendet wird und der Punkt statt Komma als Dezimalzeichen. Nach dem Speichern ist die persönliche Site auf Deutsch. In der Team-Site befinden sich unsere Dokumente, Aufgabenlisten, usw. Mit den beiden anderen Schaltflächen kommt man auf unsere Homepage oder Facebook-Seite: 14
Den unteren Bereich mit den Ansichten Websites, denen ich folge und Zum Folgen vorgeschlagene Websites brauchen wir erstmal nicht. 3.2 Navigation durch Ordner in der Team-Site Dies ist die Startseite des internen Arbeitsbereichs: Mit der Navigationsleiste links (Schnellstartleiste) kann man die einzelnen Listen, Seiten und Bibliotheken der Site besuchen. Daneben werden wiederum die Inhalte der Listen, Seiten und Bibliotheken dargestellt. Durch die Ordner einer Bibliothek wie hier 2015 navigiert man wie folgt: Klick mit der linken Maustaste auf 2015 in der Schnellstartleiste, danach Klick auf "Vorstandschaft" im Inhaltsbereich für die Bibliothek "2015": 15
Klick mit der linken Maustaste auf "GV Sitzungen" in "2015\Vorstandschaft": Klick mit der linken Maustaste auf "2015-03-17" in "2015\Vorstandschaft\GV Sitzungen": Wenn man im Ordnerbaum wieder nach oben navigieren möchte, klickt man mit der linken Maustaste auf Anzeige des Pfades, wie hier GV Sitzungen : 16
Durch Klick mit der linken Maustaste auf "Vorstandschaft" kommt man dann nochmals eine Ordnerebene zurück, usw.: 17
3.3 Hochladen von Dateien mit SharePoint Die beschriebene Vorgehensweise eignet sich für einige wenige Dateien. Wenn man mehr hochzuladen oder sogar zu verschieben hat, gibt es noch den Befehl Mit Explorer öffnen (nur mit Internet Explorer), der hier beschrieben ist: [Link] und hier zu finden ist (rot markiert): Klick mit der linken Maustaste auf Hochladen im Zielordner. 18
Dateien auswählen. 19
Die Datei wurde hochgeladen und ist im Inhaltsbereich sichtbar: 3.4 Verschicken von Links auf Ordner und Dateien Der wichtigste Grund, mit einer gemeinsamen Dateiablage zu arbeiten ist, dass man nicht mehr Unmengen von Kopien hin und her schicken muss, die hinterher wieder aktualisiert oder zusammengeführt werden müssen. Wenn man gemeinsam an Dateien arbeitet, schickt man sich vielmehr Links auf Dateien und Ordner. Zusätzlich kann man noch Links 20
auf Listen wie z.b. die Aufgabenliste oder Links auf Bibliotheken wie z.b. die Dokumentbibliotheken 2013, 2014 und 2015 verschicken. Zunächst wird eine neue Mail über die Schaltfläche neu erstellt und verfasst: Damit man zum Kopieren und Einfügen der Links komfortabel zwischen Mail (Outlook) und Websites (SharePoint) hin und her wechseln kann, kann man nun eine zweite Registerkarte für die Anzeige der Team-Site öffnen: Klick mit der rechten Maustaste auf Office 365 in der schwarzen Leiste und Auswahl des Befehls In neuer Registerkarte öffnen : 21
Danach hat man eine zweite Registerkarte mit der Office 365-Startseite. Zu dieser durch Klick auf die Registerkarte wechseln. 22
Nun zu Websites wechseln, danach zur Team-Site und dann den Ordner auswählen, der als Verknüpfung kopiert werden soll. Ordner auswählen und mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche klicken. 23
Es erscheint ein kleines Fenster mit erweiterten Befehlen: Den angezeigten Link markieren und entweder über rechte Maustaste\Kopieren oder STRG+C in der Zwischenablage speichern. 24
In die Registerkarte mit Outlook wechseln: 25
Im Mailtext den Cursor an die richtige Stelle setzen und den Link durch rechte Maustaste\Einfügen oder STRG+V einfügen: 26
Die folgende Meldung muss man mit Zugriff zulassen bestätigen: Danach ist der Link in der Mail: 27
Links auf Dokumente werden ebenso erstellt. Hier das Kopieren in SharePoint: Und hier das Einfügen in Outlook: 28
Links auf Listen oder Bibliotheken funktionieren prinzipiell ähnlich, nur ist die Bedienung des Kopierens etwas anders. Link in Zwischenablage kopieren für eine Liste wie z.b. die Aufgabenliste funktioniert über den Befehl Verknüpfung kopieren : Link in Zwischenablage kopieren für eine Bibliothek wie z.b. 2013, 2014, 2015 funktioniert ebenfalls über den Befehl Verknüpfung kopieren : 29
Wenn das letzte Mal die Erlaubnis zum Zugriff auf die Zwischenablage erteilt wurde, ist die Mail komplett und kann verschickt werden: 30