Gemeinsam von Lehrpersonen und Schulleitung nutzbarer Kalender Anleitung zur Konfiguration Vorarlberger Standardschulinstallation Autor: Thomas Schipflinger Besuchen Sie uns im Internet http://www.vobs.at/rb 2015 Schulmediencenter des Landes Vorarlberg IT-Regionalbetreuer des Landes Vorarlberg 6900 Bregenz, Römerstraße 15 Alle Rechte vorbehalten
Inhalt 1. Vorbemerkung... 3 2. Schritte, die der Admin zu erledigen hat... 3 2.1. Neues SNV-Mailkonto für den Kalender anlegen... 3 2.1.1. Anmelden des Mailadministrators... 3 2.1.2. Zugriffsrechte konfigurieren... 4 3. Schritte, die jede Lehrperson zu erledigen hat... 6 3.1. Abonnieren des Kalenders in Pronto... 6 3.1.1. Abonnieren des Kalenders in Pronto ohne erhaltenes Mail... 7 3.2. Integration des Kalenders in Outlook... 7 3.2.1. MAPI-Connector installieren... 7 3.2.2. Lehrer-E-Mail-Konto der betreffenden Schule in Outlook einrichten... 8 3.2.3. Kalender in Outlook hinzufügen... 10 2 / 11 Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3
1. Vorbemerkung Im Folgenden werden Konfigurationsschritte für einen gemeinsam nutzbaren, am SNV-Server abgelegten, Kalender beschrieben. Die Screenshots basieren teils auf einem Kalender der HS/NMS Lingenau. Der Kalender ist aber in dieser Form nicht im Einsatz sondern wurde eigens für die Erstellung der vorliegenden Anleitung und Screenshots eingerichtet bzw. adaptiert. Die hier angezeigten Kalendereinträge sind daher reine Dummy -Einträge. 2. Schritte, die der Admin zu erledigen hat 2.1. Neues SNV-Mailkonto für den Kalender anlegen 2.1.1. Anmelden des Mailadministrators unter http://www.vobs.at/it-support/mail-support/zugang-fuer-mailadmins/ Vorschlag: Terminplaner Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3 3 / 11
2.1.2. Zugriffsrechte konfigurieren In Pronto mit dem zuvor erstellten Kalenderkonto anmelden: 2 1 4 / 11 Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3
Im Bereich Zugriffskontrolle sind die SNV-Adressen von all den Lehrpersonen der Schule einzutragen, für die der Kalender eingerichtet wird und welche Zugriff auf den Kalender bekommen sollen. Öffentlich auf ON stellen, Rechte (Lesen, Schreiben, ) festlegen und auf Speichern klicken (!). Dies bewirkt, dass an die eingetragenen Adressen ein Mail verschickt wird. frieda.muster@hsli.snv.at 4 Wenn das Mail mit Pronto geöffnet wird, steht darin eine Aufforderung zum Anmelden und den Kalender zu abonnieren. Ohne dieses Abonnieren ist in Pronto kein Zugriff auf den Kalender möglich. 3 Beim Öffnen mit Outlook wird darüber informiert, dass Zugriffsrechte für den Kalender erteilt wurden. Eine weitere Aktion ist an dieser Stelle aber nicht nötig und nicht möglich. Das Verfügbarmachen in Outlook erfolgt über einen anderen Weg (siehe Punkt 3.2. dieser Anleitung). Wichtig: Es müssen hier wirklich die SNV-Adressen eingetragen sein, keine Um- oder Weiterleitungen. Es dürfen nicht SNV-Adressen von einer anderen Schule sein, an der die Lehrperson vielleicht ebenfalls tätig ist. Die eingetragenen Lehrerkonten müssen exakt das gleiche Schulkürzel im Kontonamen enthalten wie das, das im Kalenderkonto steht. Beispiel: Richtig: frieda.muster@hsli.snv.at Falsch: frieda.muster@nmsli.snv.at. Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3 5 / 11
3. Schritte, die jede Lehrperson zu erledigen hat Nachfolgend wird kurz beschrieben, wie auf den Kalender per Webmail (mit Pronto) oder mit Outlook zugegriffen werden kann. 3.1. Abonnieren des Kalenders in Pronto Um auf den Kalender mit Pronto zugreifen zu können, muss man sich in Pronto anmelden und den Kalender wie unter 2.1.2. schon erwähnt abonnieren. Das Abonnieren geschieht durch Öffnen des vom Kalenderkonto (z.b. terminplaner@hsli.snv.at) empfangenen Mails, darin Klick auf die Schaltfläche Anmelden 1 und anschließendem Klick auf Speichern. Nun müsste der abonnierte Kalender der NMS Lingenau als Ordner aufscheinen: 2 3 Eventuell ist er aber noch geschlossen und muss durch Klick auf das Ordner-Symbol geöffnet 4 5 Ergebnis: und aktiviert werden. 6 / 11 Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3
3.1.1. Abonnieren des Kalenders in Pronto ohne erhaltenes Mail Anmelden in Pronto mit dem SNV-Konto Bereich Kalender auswählen + anklicken Klicken auf Kalender abonnieren 2 3 1 4 5 E-Mailadresse des Kalenderkontos 3.2. Integration des Kalenders in Outlook Voraussetzungen Es muss der MAPI-Konnektor auf dem jeweiligen PC installiert sein. Es muss das jeweilige Lehrer-E-Mail-Konto der betreffenden Schule in Outlook eingerichtet worden sein, und zwar als MAPI -Konto. 3.2.1. MAPI-Connector installieren In Schulnetzwerken kann der MAPI-Connector mittels Softwareverteilungspaket installiert werden. Auf Einzelplatzrechnern geht es auch ganz rasch und problemlos. Zuvor muss der MAPI-Konnektor von hier heruntergeladen werden (kostenlos): http://www.vobs.at/it-support/mail-support/downloads/ Unter diesem Link gibt es auch eine Anleitung in welcher u.a. gezeigt wird, wie der MAPI-Connector zu installieren ist (S. 4 und 5). Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3 7 / 11
3.2.2. Lehrer-E-Mail-Konto der betreffenden Schule in Outlook einrichten Outlook starten Datei Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen 8 / 11 Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3
bzw. zuerst und dann Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3 9 / 11
3.2.3. Kalender in Outlook hinzufügen Ergebnis: 10 / 11 Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3
Nach dem Neustart von Outlook: Kalenderbereich anzeigen lassen (links unten am Outlook-Bildschirm) und bei Meine Kalender den neu hinzugekommenen Kalender aktivieren (Haken setzen!). Ergebnis: Tipp: Je nach Konfiguration von Outlook kann es notwendig sein, die Anzeige des Kalenders durch Klick auf zu aktualisieren. Gemeinsam nutzbarer Schulkalender Version 1.3 11 / 11