INFORMATIONEN ZUR ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN So kommen Sie schneller zu Ihrem Geld tirol Unser Land
UNSERE BILDUNG unsere Zukunft Inhaltsverzeichnis Einleitung.......................................... 3 Unser Beispiel....................................... 4 1. Der Dienstauftrag............................. 5 Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt....................... 5 Das Fortbewegungsmittel................................ 6 2. Die Rechnungslegung........................... 7 Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt....................... 7 Das Fortbewegungsmittel................................ 7 Beginn und Ende der Dienstreise........................... 8 Die Tagesgebühr...................................... 9 Nächtigungen...................................... 10 3. Allgemeine Hinweise.......................... 11 2 Unsere Landesrätin, Dr. Beate Palfrader ist das zuständige Mitglied der Tiroler Landesregierung für den Bereich Bildung. Die Abteilung Bildung beschäftigt sich, neben den Themen Kinderbetreuung, Musik- sowie Fachhochschulen, vor allem mit Aufgaben des Dienst- und Besoldungsrechtes für LandeslehrerInnen sowie der Schulorganisation im Land Tirol. Für ca. 7.300 aktive und ca. 2.000 pensionierte LandeslehrerInnen, das sind Volks-, Haupt-, SonderschullehrerInnen, LehrerInnen an Polytechnischen Schulen und Berufsschulen sowie LehrerInnen an land- und forstwirtschaftlichen Berufs- und Fachschulen, ist die Abteilung Bildung der Dienstgeber. Damit sind wir einer der größten Dienstgeber in Tirol. Als erstes Bundesland Österreichs ermöglichen wir Ihnen, die Reisekostenabrechnung auf elektronischem Wege abzuwickeln. In den ersten 18 Monaten des " Elektronischen Dienstreisemanagements" (kurz EDM) haben wir knapp 25.000 Reisekostenabrechnungen genehmigt und fast 1,8 Mio. Euro abgerechnet. Landesrätin Dr. Beate Palfrader Unsere Aufgaben Mit dieser Informationsbroschüre unterstützt Sie die Abteilung Bildung bei Ihrer Reisekostenabrechnung. Wir arbeiten ständig an der Verbesserung des Programms und sind bestrebt, mit Hilfe Ihrer Anregungen das EDM benutzerfreundlicher zu gestalten. Durch EDM ist eine jederzeitige Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Sie gewährleistet. Auf den folgenden n wird anhand eines Beispiels der vollständige Verlauf einer Dienstreise, vom Antrag bis zur Abrechnung, erläutert. Sollten Sie darüber hinaus noch weitere Fragen haben, finden Sie am Ende der Informationsbroschüre Ihre AnsprechpartnerInnen der Abteilung Bildung, die Ihnen gerne mit Rat und Tat zur stehen. 3
INFORMATIONEN ZUR ABRECHNUNG VON DIENSTREISEN So kommen Sie schneller zu Ihrem Geld 1. Der Dienstauftrag Voraussetzung für Ihre Dienstreise ist das Stellen eines Antrags. Dieser sollte rechtzeitig vor der Veranstaltung gestellt werden, damit die Abteilung Bildung Ihren Antrag bearbeiten und entscheiden kann, ob ein Dienstauftrag erteilt wird. Die einzelnen Veranstaltungen sind im EDM aufgelistet. Für halbtägige Veranstaltungen erteilt die Abteilung Bildung in der Regel keine Dienstreiseaufträge. Im vorliegenden Fall stellt Fr. Holz den Antrag am 05.11.2009. Durch Anklicken des Buttons Speichern und Senden wird der Antrag vom System automatisch an die Schulleitung weitergeleitet. Die Schulleitung befürwortet den Antrag (oder lehnt ihn ab). Mit der Befürwortung des Dienstreiseantrags wird bestätigt, dass der beabsichtigten Teilnahme der betreffenden Lehrperson an der Veranstaltung keine schulischen Gründe entgegenstehen. Danach erreicht der Antrag die Abteilung Bildung und wird hier wiederum genehmigt (bzw. abgelehnt). Die Genehmigung des Antrages ist zugleich die Erteilung des Dienstauftrages. Dieser ist entscheidende Voraussetzung für die Rückvergütung der entstandenen Reisekosten. Im Reiseantrag ist zu Beginn die gewünschte Veranstaltung auszuwählen. Die Veranstaltungsdaten werden direkt aus PH-Online ins EDM übernommen. Alle Veranstaltungen, die nicht von den Pädagogischen Hochschulen angeboten werden, können nach Meldung per E-Mail an veranstaltungen.planen@tirol.gv.at von der Abteilung Bildung ins System eingepfl egt werden. Unser Beispiel Unsere Lehrerin Fr. Holz, mit der Stammschule in Zams, möchte eine Veranstaltung vom 20.11.2009 22.11.2009 in Traunkirchen besuchen. Die Veranstaltung beginnt am 20.11.2009 um 14:00 Uhr und endet am 22.11.2009 um 12:00 Uhr. Die Fahrzeit mit dem Auto beträgt ca. 3 ½ Stunden. Fr. Holz verwendet ihren privaten PKW, beantragt aber keine PKW- Genehmigung, sondern lediglich die Rückvergütung auf der Basis des Tarifs öffentlicher Verkehrsmittel. Die Verpflegung im Hotel beinhaltet ein Frühstück. Der Preis für eine Übernachtung beträgt 50,--. Weiters bezahlt Sie pro Frühstück 10,--. Der Reiseausgangs- und Endpunkt wird durch die Stammschule und den Veranstaltungsort vom System bereits automatisch vorgegeben. Im Bedarfsfall besteht die Möglichkeit, mit dem dafür vorgesehenen Button (rotes Fernglas Symbol) einen anderen Ort auszuwählen. Danach ist das Fortbewegungsmittel und eine (allfällige) Übernachtungsart auszuwählen. Durch die Wahl des Fortbewegungsmittels und die zu erwartende Fahrzeit werden der Beginn und das Ende der Dienstreise bestimmt. Es ist besonders darauf zu achten, dass Beginn und Ende der Dienstreise korrekt angegeben werden. Eine Dienstreise kann immer nur bei der Stammschule beginnen und muss auch dort enden, unabhängig vom tatsächlichen Ausgangspunkt bzw. Endpunkt der Reise (Ausnahme: Veranstaltungsort fällt mit dem Wohnort oder dem Dienstort zusammen bzw. ist davon weniger als 2 km entfernt). Somit beginnt die Reise immer mit dem Zeitpunkt des Verlassens der Stammschule. Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt 4 5
2. Die Rechnungslegung Das Fortbewegungsmittel Es ist das Fortbewegungsmittel, mit dem die Dienstreise voraussichtlich angetreten wird, auszuwählen. In der Regel ist die Verwendung des günstigsten öffentlichen Massenbeförderungsmittels vorgesehen, und es wird auch nur dieser Tarif vergütet. Grundsätzlich steht es der Lehrperson aber frei zu entscheiden, welches Verkehrsmittel tatsächlich benützt wird. Nach Beendigung ihrer Dienstreise können Sie die durch die Reise entstandenen Mehrkosten über das EDM abrechnen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt stimmt im Idealfall mit dem im Dienstreiseantrag überein. Haben sich jedoch Änderungen ergeben, ist die Abrechnung entsprechend anzupassen. Der Reiseausgangs- und Reiseendpunkt Ausnahme: "PKW-Genehmigung" Es besteht die Möglichkeit, beim Dienstreiseantrag unter Fortbewegungsmittel Privates KFZ ohne Fahrgemeinschaft auszuwählen. Dies ist dann gleichzeitig der Antrag auf eine PKW-Genehmigung. Diese wird aber lediglich dann erteilt, wenn die Benützung des privaten PKWs im Interesse des Dienstgebers liegt. Dies erfolgt nur in Einzelfällen, z.b. dann, wenn kein geeignetes Massenbeförderungsmittel zur Verfügung steht oder wenn sperriges Material transportiert werden muss. Ausnahmen sind weiters für Fahrgemeinschaften vorgesehen, wenn mehrere Personen dieselbe Veranstaltung besuchen. Die Wahl des Fortbewegungsmittels hat unmittelbar Einfluss auf die Berechnung der Dauer der Dienstreise und somit auch auf die Höhe der Tagesgebühr. Auch hier stimmt im Idealfall das verwendete Fortbewegungsmittel mit dem beantragten überein. Im Beispiel ist unsere Lehrerin Fr. Holz mit dem eigenen PKW von Zams nach Traunkirchen gefahren. Um Kostenersatz zu beantragen, muss sie selbst die Kosten für das günstigste öffentliche Massenbeförderungsmittel eruieren und im EDM eingeben. Denn bei der Nutzung des privaten PKWs ohne PKW-Genehmigung werden nur die Kosten des günstigsten öffentlichen Massenbeförderungsmittels ersetzt. (Beispiel: Fahrpreis des ÖBB Zugtickets - Businessticketfahrpreis: ca. 24% Ermäßigung auf den normalen Ticketpreis.) Es ist bei einer Dienstreise der gesamte Preis für die Hin- und Rückfahrt einzutragen. Das Fortbewegungsmittel Es besteht aber natürlich die Möglichkeit, in der Abrechnung das Fortbewegungsmittel zu ändern. Dies ergibt sich aus dem Grundsatz, dass der/die RechnungslegerIn für die Richtigkeit seiner/ihrer Angaben in der Reiserechnung verantwortlich ist (vgl. 37 Reisegebührenvorschrift kurz RGV). Die Angaben der RechnungslegerInnen müssen also den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Tipps: Um den Busfahrpreis einfach ermitteln zu können, nutzen Sie den Service der VVT unter www.vvt.at. Bei Bahnfahrten steht die Kilometeranzahl am Bahnticket oder ist unter http://fahrplan.oebb.at abrufbar. Fr. Holz aus unserem Beispiel ist, anders als geplant, doch mit dem Zug gefahren statt mit ihrem PKW. Diese Tatsache ist unter "Fortbewegungsmittel" zu ändern und in weiterer Folge muss nur die Kilometeranzahl der einfachen Bahnstrecke angegeben werden. Das Programm errechnet den zu erstattenden Betrag anschließend selbstständig. Hinweis: Der Fahrpreis wird nach den jeweils geltenden Tarifen vergütet. Von bestehenden allgemeinen Tarifermäßigungen ist Gebrauch zu machen (Gruppenticket, Businessticket). 6 7
Beginn und Ende der Dienstreise Der Beginn und das Ende einer Dienstreise sind in der Abrechnung eben- falls nachträglich veränderbar. Dies ist vor allem dann notwenig, wenn sich zum gestellten Dienstreiseantrag Änderungen ergeben haben (wie z.b. ein anderes Transportmittel). Die Dauer der Dienstreise wird vom Zeitpunkt des Verlassens bis zum Zeitpunkt des Wiedereintreffens in der Dienststelle berechnet. Beispiel: "Fahrt mit dem PKW" In unserem Beispiel beginnt die Veranstaltung am 20.11.2009 um 14:00 Uhr. Da Fr. Holz für die Fahrt ca. 3 ½ Stunden (unter Berücksichtigung der Suchergebnisse aus "Google maps Österreich") benötigt, beginnt für sie die Dienstreise um 10:30 Uhr und endet am 22.11.2009 um 15:30 Uhr. Aus diesen Angaben für die Fahrzeiten errechnet sich unter Berücksichtigung der Länge der Veranstaltung die Dauer der Dienstreise. In unserem Fall sind das 53 Stunden. Beispiel: "Fahrt mit dem Zug" Fährt Frau Holz nun doch nicht mit Ihrem eigenen PKW, sondern mit dem Zug, ergeben sich daraus folgende Änderungen: Der Zug nach Traunkirchen fährt um 08:00 Uhr ab. Daraus ergibt sich der Beginn der Dienstreise um 07:15 Uhr (3/4 Stunde vor Abfahrt des Zuges, ausgehend davon, dass sich die Dienststelle nicht mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt befindet, vgl. 16 Abs. 2 lit. a RGV). Wie aus dem Beispiel ersichtlich, ist eine Anpassung an die tatsächlichen Reiseumstände erforderlich. Somit sind folgende Vorgehensweisen nicht vorgesehen: Es ist nicht erlaubt, den Beginn und das Ende der Dienstreise anhand der Fahrzeiten eines Massenbeförderungsmittels anzugeben (zu berechnen), obwohl dieses nicht benützt wurde. Wird mit dem PKW gefahren, ist die tatsächliche Fahrzeit ausschlaggebend. Es ist nicht zulässig, eine Bahnfahrt unter Benützung der (privaten) Vorteilscard zu buchen, in weiterer Folge aber die Kosten einer normalen Einzelfahrt abzurechnen bzw. anzugeben. Es darf nicht eine Einzelfahrt gebucht bzw. abgerechnet werden, obwohl tatsächlich ein Gruppenticket gekauft worden ist und dadurch ein günstigerer Tarif in Anspruch genommen werden konnte. Bei der Benützung eines Reisebusses (Aufteilung der Gesamtkosten des Transportes auf SchülerInnen und BegleitlehrerInnen) ist es nicht gestattet, etwaige fiktive Kosten für eine Bahnfahrt zu verrechnen bzw. anzugeben. Diese Punkte ergeben sich schon aus dem Zweck der RGV. Dieser liegt darin, der Lehrperson entstandene Kosten zu ersetzen und nicht darin, zusätzliche Einnahmen zu verschaffen. Hinweise zu Beginn und Ende der Dienstreise Am Rückreisetag erreicht der Zug Zams um 20:30 Uhr. Daraus ergibt sich das Ende der Dienstreise um 21:00 Uhr (1/2 Stunde nach der tatsächlichen Ankunftszeit des Massenbeförderungsmittels gemäß 16 Abs. 2 lit. b RGV). Aus der Änderung des Transportmittels ergibt sich zwangsläufig eine längere Dienstreisedauer (61 Stunden und 45 Minuten) als bei der Verwendung des PKWs. Daraus resultiert wiederum eine dementsprechende Erhöhung der Tagesgebühr. Die Tagesgebühr dient der Bestreitung des Mehraufwandes für Verpflegung und zur Deckung sonstiger Reiseauslagen, für die die RGV keine besondere Vergütung vorsieht. Die Tagesgebühr wird in Tages-Drittel angegeben. Die volle Tagesgebühr steht für je 24 Stunden der Dienstreise zu, für bestimmte Bruchteile eines Tages wird die Tagesgebühr anteilsmäßig wie in der folgenden Tabelle dargstellt ausbezahlt: Die Tagesgebühr 0 5 Stunden keine Tagesgebühr 5 8 Stunden: 1/3 der Tagesgebühr 8 12 Stunden: 2/3 der Tagesgebühr ab 12 Stunden: volle Tagesgebühr Nach 24 Stunden beginnt die Berechnung erneut. 8 9
Korrektur bei unentgeltlicher Verpfl egung Die Nächtigungen inkludierte Frühstücke In unserem Beispiel bekommt Fr. Holz die Tagesgebühr bei der Fahrt mit dem eigenen PKW für 53 Stunden, also für 6/3 Tage (48 Stunden). Der restliche Bruchteil von 5 h bleibt unberücksichtigt. Bei der Fahrt mit dem Zug gebührt die Tagesgebühr für 61 Stunden 45 Minuten, somit für 9/3 Tage. Für den Bruchteil von 13 Stunden 45 Minuten erhält Fr. Holz die volle Tagesgebühr. Für Verpflegung, die bei einer Fortbildungsveranstaltung unentgeltlich durch eine Gebietskörperschaft oder den Veranstalter beigestellt wird, wird die Tagesgebühr entsprechend von der Abteilung Buchhaltung korrigiert: für das Frühstück um 15 % für das Mittagessen um 40 % für das Abendessen um 40%. Deshalb sind die unentgeltlich beigestellten Mahlzeiten unbedingt bei der Abrechnung anzugeben. Unsere Lehrerin Fr. Holz hat Anspruch auf Ersatz der Kosten, die durch die notwendige Nächtigung an einem Veranstaltungsort entstehen. Es ist zu beachten, dass für eine Nächtigung pro Nacht ein Höchstpreis vorgesehen ist. Dieser wird bereits beim Dienstreiseantrag angezeigt. Ein darüber hinausgehender Ersatz ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen. Hinweis zum Feld "inkludierte Frühstücke": 1. Ist auf der Hotelrechnung der Preis der konsumierten Frühstücke ausgewiesen, sind diese vom Gesamtpreis abzuziehen. Es ist bei den Übernachtungskosten der Preis pro Nacht exklusive der konsumierten Frühstücke einzutragen. Das Feld inkl. Frühstücke ist in diesem Fall nicht auszufüllen. Fr. Holz hat für die Übernachtungskosten im Feld Preis/Nacht 50,-- einzutragen, im Feld inkl. Frühstücke keine Eintragung zu machen. Sollten im Nächtigungspreis weitere Essen inkludiert sein, sind diese immer herauszurechnen. Die Rechnung muss in diesem Fall die einzelnen Mahlzeiten als separate Posten aufweisen. Pauschalfl ugreisen in denen bereits Nächtigung und Essen inkludiert sind, benötigen keine detaillierte Aufschlüsselung, wenn offensichtlich ist, dass das Angebot günstiger ist als die herkömmlichen Reisemethoden. 3. Allgemeine Hinweise Der Button Speichern und Berechnen bietet Ihnen einen Überblick über die zu erstattenden Reisekosten. Mit dem Button Speichern und Formulardruck kann das Formular Reisekostennachweis generiert werden. Dieser Nachweis ist immer dann auszudrucken, wenn für Teile der Dienstreiseabrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind. Anmerkung: Je detaillierter die Nachweise und Belege, desto schneller und unkomplizierter können die Reisekosten ersetzt werden. Die genannten Nachweise bzw. Belege sind gemeinsam mit dem Formular Reisekostennachweis für drei Jahre aufzubewahren. Die Belege müssen der Abteilung Buchhaltung nur auf entsprechende Anforderung übermittelt werden. Mit "Speichern und Senden" wird die Abrechnung an die Schulleitung weitergeleitet. Diese bestätigt mit der Weiterleitung der Dienstreiseabrechnung an die Abteilung Buchhaltung, dass die betreffende Lehrperson zur Veranstaltungszeit wegen der Teilnahme an der Veranstaltung vom Dienst abwesend war. Die Abteilung Buchhaltung überprüft die Abrechnung, fordert in Einzelfällen Belege an und sorgt für die Auszahlung der zustehenden Reisegebühren. Exkurs: Ausnahme Pauschalfl ugreisen 2. Ist auf der Hotelrechnung der Preis der konsumierten Frühstücke nicht ausgewiesen, ist der Gesamtpreis pro Nacht als Übernachtungskosten anzugeben und im Feld inkl. Frühstücke die Anzahl der konsumierten Frühstücke einzutragen. Fr. Holz müsste in diesem Fall im Feld Preis/Nacht 60,-- und im Feld inkl. Frühstücke die Anzahl der im Gesamtpreis enthaltenen Frühstücke, in unserem Fall 2, eintragen. Ihre wichtigsten AnsprechpartnerInnen im Bereich des Dienstreisewesens: Schultypen SachbearbeiterIn Telefon APS Josef Mössler 0512/508-2568 APS Sandra Mair 0512/508-2577 BPS, LLA, LHS Eva Maria Marthe 0512/508-2584 Ihre AnsprechpartnerInnen in der Abteilung Buchhaltung: AnsprechpartnerInnen APS Allgemein bildende Pfl ichtschulen BPS Berufsbildende Pfl ichtschulen LLA Landwirtschaftliche Lehranstalten LHS Landwirtschaftliche Haushaltungsschulen SachbearbeiterIn Telefon Christel Wieland 0512/508-2922 Renate Arnold 0512/508-2964 10 11
LANDHAUS 2 Abteilung Bildung Heiliggeiststraße 7-9 A-6020 Innsbruck Telefon: +43 (0)512 508 2552 Fax: +43 (0)512 508 2555 Mail: bildung@tirol.gv.at www.tirol.gv.at/abteilung-bildung Gestaltung: softcon.at