Einrichten eines OneNote Notizbuchs Microsoft OneNote ist seit Office 2010 Bestandteil des normalen Microsoft-Office- Paketes. Es handelt sich bei der Software um eine Art digitalen Notizblock. Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten. Eine Hilfe dazu kann ein Mindmap sein. In den OneNote-Notizbüchern können Informationen über 3 Ebenen strukturiert werden: 1. Notizbücher 2. Abschnitte 3. Seiten 2 1 3
1. Notizbuch anlegen: Legen Sie ein Notizbuch pro Bereich an. Das ist sozusagen die Oberkategorie. Hierzu müssen Sie sich zuerst überlegen wo das Notizbuch gespeichert werden soll. Sie können zwischen 3 Varianten wählen: 1. Sie können das Notizbuch auf Microsoft OneDrive ablegen. Damit wird die Software in der Microsoft-Cloud gespeichert und ist weltweit über das Internet abrufbar (mit Passwort). Sie können über die OneNote-Desktop-Software, den Browser und über verschiedene kostenlose Smartphone-Apps auf das Notizbuch zugreifen. 2. Sie können das Notizbuch auch auf einem Netzwerkserver oder SharePoint- Server ablegen und dann gemeinsam mit Ihren Kollegen zugreifen (z. B. als Abteilungsdokumentation). Fragen Sie hier am besten Ihren Administrator um Rat. 3. Schließlich können Sie ein neues Notizbuch auch lokal auf Ihrem Rechner ablegen. Das genügt, falls Sie nur selbst damit arbeiten wollen. Beispiel für Notizbücher: 1 Notizbuch für s Unternehmen (Zugriffsrechte: alle) 1 Notizbuch für die eigene Abteilung (Zugriffsrechte: Abteilungsmitarbeiter) 1 Notizbuch für sich selbst als Mitarbeiter (Zugriffsrecht: nur Sie) 1 Notizbuch für Persönliches oder Privates (Zugriffsrecht: nur Sie) 1 Notizbuch für die Familie (Zugriffsrechte: alle Familienmitglieder) 1 Notizbuch für s Ehrenamt (Zugriffsrechte z.b. alle Vorstandskollegen) Sicherlich fallen Ihnen jetzt noch mehrere Ideen ein.
2. Abschnitte anlegen: Jetzt geht es darum, die einzelnen Notizbücher sinnvoll zu strukturieren. Es empfiehlt sich, eine einheitliche Struktur für die Notizbücher zu finden, so fällt es Ihnen bald leichter, die Dinge abzulegen. Wenn Sie z.b.: Ihr persönliches Notizbuch als Mitarbeiter aufteilen, könnte folgende Struktur hilfreich sein: - Wichtige Infos (Zugangsdaten, Preislisten, Telefonlisten...) - Checklisten (Jahreswechsel, Auftragsbearbeitung, Urlaubsvertretungs-Infos...) - Persönliche Projekte (also Ihre Aufgabenbereiche, z.b. Ziele, Helpdesk, Recherchen ) - Ideenspeicher (für mögliche neue Projekte...) - Personalgespräche - Buchzusammenfassungen - Seminar-Mitschriften (von Fortbildungen, die Sie besuchen) 3. Seiten anlegen: Nachdem Sie nun Ihre Abschnitte klar haben, lautet der nächste Schritt die Seiten mit Leben zu füllen. Speichern Sie alles was Sie sonst auf Papier gesammelt haben in Ihren Seiten im jeweiligen Abschnitt ab. Hier brauchen Sie jetzt nicht mehr besonders zu sortieren, durch die Suchfunktion in OneNote können Sie Text, Bild und Ton durchsuchen lassen und finden so schnell Ihre gewünschten Informationen. Hinweis: Besonders, wenn Sie OneNote gemeinsam im Team nutzen, also mit mehreren Personen, ist es wichtig, dass auch die Struktur innerhalb des Notizbuches gemeinsam besprochen wird. Legen Sie am besten die Spielregeln für das Notizbuch in einer gemeinsamen Sitzung fest: - Welche Struktur legen wir an? - Welche Informationen sollen abgelegt werden? - Pflegen alle Änderungen ein oder nur 1 Person usw. Übrigens, diese Spielregeln können Sie dann gleich in OneNote notieren (z.b. im Ordner Wichtige Infos )
4. Beispiel: Wir haben Ihnen hier ein Beispiel vorbereitet. Bei diesem Beispiel haben wir das Notizbuch mit dem Namen Unternehmen erstellt.
Hier an diesem Beispiel: 1. Unternehmen ist das Notizbuch (Sie können mit mehreren Notizbüchern gleichzeitig arbeiten) 2. Als Abschnitte haben wir Wichtige Infos, Checklisten, Ablaufbeschreibungen, usw. gewählt 3. Auf der Ebene der Seiten werden dann die einzelnen Inhalte gespeichert wie z. B. Zuständigkeiten oder Kostenstellenplan. Hier können Sie Text, Tabellen, Freihandzeichnungen, Dokumente, E-Mails und sogar Videos einfügen 2 1 3 Mit OneNote können Sie Ihr Abteilungshandbuch abbilden, Ihr ganz persönliches Wissensarchiv anlegen oder die Besprechungsprotokolle speichern die direkt mit Ihrem Outlook-Terminkalender verknüpft sind. Experimentieren Sie einfach einmal mit OneNote. Sie werden erstaunt sein, wie vielseitig dieses digitale Notizbuch ist.