INTERN. Microsoft. Office 365. Handout O365 Workshop Neue Lehrpersonen vom 18. August O365 Verantwortliche Version 1.

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1 INTERN Microsoft Office 365 Handout O365 Workshop Neue Lehrpersonen vom 18. August 2017 O365 Verantwortliche Version 1.2

2 - 1 - Inhalt 1. Office 365 Education (O365) Login Office Benutzung von OneDrive for Business Ordner freigeben für einzelne Personen Ordner freigeben für ganze Klassen Eigene Gruppen erstellen Rechte der einzelnen Gruppenmitglieder Ordnerstruktur Selber erstellte Ordner und Dateien Für mich freigegebene Ordner und Dateien Ordner und Dateien von Gruppen Synchronisation mit privaten Geräten Speicherort im Datei-Explorer Globales Adressbuch (Edulu) Office Web-Apps (Excel Online, Word Online, etc.) Mail Mailumleitung Hilfe Blog 365 & BYOD Office Web-Apps (Excel Online, Word Online, etc.) Smartphone Apps für O Zusatzinformationen Was steckt hinter Office 365? Personal-Site (OneDrive for Business) Group-Sites (Gruppen) Team-Sites (Teamwebsites) Abbildungsverzeichnis... 22

3 Office 365 Education (O365) Office 365 Education ist eine Schulplattform-Lösung von Microsoft, welche den Lehrpersonen und ihren Lernenden eine Zusammenarbeit unter anderem in der Cloud ermöglicht. Für die Nutzung von O365 wird grundsätzlich eine Internetverbindung und ein Webbrowser (z.b. Internet Explorer, Google Chrome, Safari, usw.) benötigt. Für den Unterricht sind drei Module aus dem Gesamtpaket Office 365 (Abbildung 1) besonders interessant: 1. Die Dateiablage OneDrive for Business 2. Der -Account für: Lehrperson: Lernende/r: 3. Die Möglichkeit, die Office-Suite 2013 (bzw für Mac) gratis auf maximal 5 privaten Geräten installieren zu können (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, etc.). Abbildung 1: Office Login Office 365 Im Webbrowser (z.b. Internet Explorer, Google Chrome, Safari, etc.) die Startseite für Office 365 aufrufen, indem man den Link (Login O365/OneDrive) auf der Website des BBZW unter BYOD Bring Your Own Device (Abbildung 2) anklickt.

4 - 3 - Abbildung 2: Link Login O365/OneDrive Oder man speichert und öffnet den folgenden Link: Im oberen freien Feld (Abbildung 3) den eigenen Benutzernamen nach folgendem Schema eintragen. Lehrperson: vorname.nachname@sluz.ch Lernende/r: vorname_nachname@sluz.ch Abbildung 3: Login mit ENTER abschliessen (im Kennwort-Feld unten muss nichts eingegeben werden), nun startet eine Umleitung.

5 - 4 - Nach einigen Sekunden wird die Eingabemaske mit dem Logo des Kantons Luzern angezeigt (Abbildung 4). Im unteren leeren Feld das Kennwort eingeben (identisch mit dem Passwort für den Schul-PC). Abbildung 4: Weiterleitung auf Kantonale Seite Nun ist man eingeloggt und befindet sich im eigenen Account von Office 365. Via Klick auf das Quadrat-Icon oben links gelangt man zur Produkteübersicht von Office 365 (Abbildung 5). Abbildung 5: Office 365 Apps

6 Benutzung von OneDrive for Business Allen Benutzern steht auf OneDrive for Business 1 TB-Speicherplatz zur Verfügung. Man kann den Cloud-Speicher strukturieren, indem man Ordner anlegt. Dies geschieht in OneDrive for Business per Befehl Neu und Neuer Ordner. In diesen Ordner können Dateien hochgeladen werden. Abbildung 6: Neues Dokument/Ordner Abbildung 7: Neuer Ordner Abbildung 8: Neuer Ordner benennen und erstellem Nun sind die Ordner in der Cloud angelegt. Es ist ebenfalls möglich, Ordner und Dateien mit dem privaten PC zu synchronisieren (siehe Kapitel 5).

7 Ordner freigeben für einzelne Personen Alle Dokumente und Ordner, die Sie in OneDrive for Business speichern, sind zunächst privat, bis Sie sie freigeben. Wenn Sie Dokumente und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen bzw. eine Kopie herunterladen dürfen (Abbildung 11). Abbildung 9: Ordner freigeben Abbildung 10: Ordner freigeben Abbildung 11: Ordner freigeben

8 - 7 - In Abhängigkeit vom Namen müssen Sie eventuell nur ein paar Buchstaben eingeben, bevor die gewünschte Person angezeigt wird. Wählen Sie die Person aus, um sie hinzuzufügen. Abbildung 12: Person für Freigabe hinzufügen 2.2. Ordner freigeben für ganze Klassen Im Suchfeld folgende Bezeichnung eingeben ~... Abbildung 13: Ordner freigeben für ganze Klassen Für Klassen aus Emmen: Für Klassen aus Sursee: Für Klassen aus Willisau: ~BBZW-Emmen-Klasse E ~BBZW-Sursee-Klasse S ~BBZW-Klasse W

9 - 8 - Abbildung 14: Klasse auswählen 3. Eigene Gruppen erstellen Eine Gruppe ist ein freigegebener Arbeitsbereich für , Unterhaltungen, Dateien und Ereignisse, in dem Mitglieder der Gruppe bequem zusammenarbeiten und Aufgaben schnell erledigen können. Abbildung 15: Eigene Gruppe erstellen Abbildung 16: Eigene Gruppe erstellen

10 - 9 - Gruppen-Einstellungen Mitglieder hinzufügen Abbildung 17: Gruppen Einstellungen Abbildung 18: Mitglieder hinzufügen Abbildung 19: Erstellte Gruppe 3.1. Rechte der einzelnen Gruppenmitglieder Prinzipiell haben alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gleiche Rechte. Jeder kann jedes Dokument lesen, verändern oder sogar löschen. Allerdings hat nur der Ersteller einer Gruppe das Recht, weitere Benutzer hinzuzufügen oder die Arbeitsgruppe wieder zu löschen. 4. Ordnerstruktur 4.1. Selber erstellte Ordner und Dateien Ordner und Dateien, welche selber erstellt wurden, sind unter dem Register Dokumente zu finden (Abbildung 20):

11 Abbildung 20: Selber erstellte Ordner und Dateien 4.2. Für mich freigegebene Ordner und Dateien Ordner und Dateien, welche von anderen Benutzern für mich freigegeben wurden, sind unter dem Register Für mich freigegeben zu finden (Abbildung 21): Abbildung 21: Für mich freigegebene Ordner und Dateien 4.3. Ordner und Dateien von Gruppen Ordner und Dateien von Gruppen sind im Bereich Gruppen zu finden (Abbildung 22). Abbildung 22: Ordner und Dateien von Gruppen

12 Synchronisation mit privaten Geräten Ordner und Dateien aus OneDrive for Business- oder SharePoint-Websitebibliotheken können direkt mit einem privaten Computer synchronisiert werden. Anschliessend kann man über den Datei-Explorer anstelle eines Webbrowsers darauf zu greifen. Alle Aktualisierungen werden mit OneDrive for Business oder den Websitebibliotheken synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Zur Verwendung dieses Features muss die OneDrive for Business-Synchronisierungs-App installiert sein, die mit Office 2013 bereitgestellt wird. Wenn Sie nicht über Office 2013 verfügen, können Sie die OneDrive for Business-Synchronisierungs-App herunterladen. Achtung: Nutzt man die Synchronisierung wird eine Kopie der Daten auf der lokale Festplatte (Abbildung 25) erstellt. Bei Geräten mit kleinen Festplatten (Tablet, usw.) könnte das zu Problemen führen. Abbildung 23: Synchronisation mit privaten Geräten Abbildung 24: Jetzt synchronisieren

13 Abbildung 25: Pfad der Synchronisation 5.1. Speicherort im Datei-Explorer Abbildung 26: Speicherort im Datei-Explorer Abbildung 27: Speicherstruktur 6. Globales Adressbuch (Edulu) Die bereits erwähnten -Gruppen (z.b. ~BBZW-Emmen-Klasse E-AUE12a) findet man auch im Edulu-Adressbuch. Somit hat man als Lehrperson die Möglichkeit, Klassen oder auch einzelnen Lernenden vom Edulu-Mail ein zu schicken. Klassen ~BBZW-Emmen-Klasse E ~BBZW-Sursee-Klasse S ~BBZW-Klasse W Lernende/r BBZW-Emmen BBZW-Sursee Abbildung 28: Globales Adressbuch (Edulu) BBZW-Klasse W Achtung: Die in SEPHIR hinterlegten -Adressen entsprechen nicht diesen -Adressen (...sluz.ch)

14 Office Web-Apps (Excel Online, Word Online, etc.) Die Microsoft Office Web-Apps sind eigenständige Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote, die ausschliesslich in einem Webbrowser laufen unabhängig vom verwendeten Rechner und Betriebssystem. Sie sind gegenüber der Desktop-Version (Office 2013) funktionell stark eingeschränkt, erfordern aber ausser einem kostenlosen Microsoft-Account keinerlei Lizenzen oder Abgabegebühren und auch kein lokal installiertes Officepaket. Abbildung 29: Office Web-Apps 8. Mail Alle Lernenden und alle Lehrpersonen haben ein konto auf Office 365. Die Adressen lauten: Lehrpersonen: vorname.nachname@sluz.ch Lernende/r: vorname_nachname@sluz.ch Die Lehrpersonen haben nun zwei adressen mit einem gemeinsamen Passwort. Abbildung 30: Zugang zum sluz-mail Abbildung 31: Posteingang

15 Das sluz-mail bietet gegenüber dem edulu-mail den Vorteil, dass mit den eigenen Gruppen (z.b. Klassen, Teams usw.) via Gruppenunterhaltung sehr einfach kommuniziert werden kann. Abbildung 32: Gruppenunterhaltung Wichtig: Alle Systemmeldungen von Office 365, wie beispielsweise Benachrichtigungen über freigegebene Dokumente, werden an die sluz-adresse geschickt. Und da Lehrpersonen im Adressbuch auf Office 365 mit ihrer...@sluz.ch Adresse aufgeführt sind, werden die Lernenden künftig auch diese Mailadresse verwenden. Es ist daher wichtig, dass Lehrpersonen auch den sluz-posteingang auf Office 365 regelmässig abfragen oder die Mail vom sluz-mail auf das edulu-mail umleiten.

16 Mailumleitung Damit man nicht zwei Mailkontos separat bewirtschaften muss, kann man die sluz-mails an die edulu-mailadresse weiterleiten (Abbildung 32). Durch die Umleitung geht die klare Trennung zwischen dem administrativen Mailverkehr (edulu) und dem unterrichtsbezogenen Mailverkehr (sluz) verloren. Da muss man die Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen. Abbildung 33: Mailumleitung

17 Hilfe Blog 365 & BYOD Auf dieser Website finden Sie Informationen, Hilfestellungen und Schulungsunterlagen rund um Office 365 und BYOD. Wenn Sie auf ein Hilfethema klicken, erhalten Sie eine Liste von Blog-Einträgen. Klicken Sie dann auf den Titel eines Eintrags um diesen ganz anzuzeigen. Abbildung 34: Zugang zum Hilfe Blog Abbildung 35: Zugang zum Hilfe Blog Wenn Sie neu sind auf Office 365, empfehlen wir Ihnen mit "Erste Schritte" und "Grundwissen" anzufangen. Abbildung 36: Hilfe Blog 0365

18 Office Web-Apps (Excel Online, Word Online, etc.) Die Microsoft Office Web-Apps sind eigenständige Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote, die ausschliesslich in einem Webbrowser laufen unabhängig vom verwendeten Rechner und Betriebssystem. Sie sind gegenüber der Desktop-Version (Office 2013) funktionell eingeschränkt, erfordern aber ausser einem kostenlosen Microsoft-Account keinerlei Lizenzen oder Abgabegebühren und auch kein lokal installiertes Officepaket. Abbildung 37: Office Web-Apps

19 Smartphone Apps für O365 Diverse Smartphone Apps wurden für O365 entwickelt. Sie erleichtern die Anwendung von O365 und bieten viele zusätzliche Möglichkeiten für den Unterricht. Mit der Outlook-App für ios und Android haben die Lehrpersonen und die Lernenden bequemen Zugriff auf Ihr sluz-mailkonto und bekommen neuen Mailnachrichten direkt auf ihr Smartphone. Die Mails können auch weiterhin auf O365 bearbeitet werden. Mithilfe von Outlook Groups haben Sie einen bequemen Zugriff auf all Ihre Gruppen. Sie können an den aktuellsten Diskussionen teilnehmen, Fotos und Notizen teilen und zusammen an Dateien arbeiten. Ebenfalls können Sie Gruppen erstellen und bearbeiten. Neue Gruppennachrichten bekommen Sie direkt auf ihr Smartphone, wenn gewünscht, kann die Push Funktion aktiviert oder deaktiviert werden. OneNote ist ein digitales Notizbuch für Ihre Aufgabenlisten, Unterrichts- und Besprechungsnotizen, oder einfach alles, was Sie ordnen und nicht vergessen möchten. Notizen erfassen oder ein Foto schiessen und in OneNote speichern. Ihre Notizen werden zwischen allen Ihren Geräten synchronisiert, daher können Sie immer darauf zugreifen, wohin Sie auch gehen. Mit Office Lens Bilder in PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien konvertieren. Office Lens optimiert Bilder von Wandtafeln und Dokumenten und macht sie besser lesbar. Mit Office Lens haben Sie praktisch immer einen Scanner dabei und Sie können die Bilder in OneNote oder auf OneDrive speichern. Mit Microsoft OneDrive haben Sie unterwegs Zugriff auf Ihrer Dokumente, Fotos und anderer Dateien auf OneDrive. Diese können Sie in Office-Apps wie Word, Excel, PowerPoint oder OneNote öffnen, bearbeiten und speichern. Verwenden Sie die mobilen Office-Apps, um produktiv zu bleiben und zusammenzuarbeiten, egal wo Sie gerade sind.

20 Zusatzinformationen Was steckt hinter Office 365? Hinter Office 365 steckt ein hoch komplexer Webdienst von Microsoft genannt SharePoint. Dieser ursprünglich für lokale Unternehmensserver entwickelte Webdienst hat folgende Funktionsbereiche: 1. Kollaboratives Bereitstellen von Dateien und 2. Das Eröffnen geeigneter Kommunikationskanäle wie , Chat, Videochat, Newsfeeds über das Internet. Das funktioniert für Endgeräte wie Desktop-Computer, Notebook, Tablet, Smartphone. Abbildung 38: Office 365 Overview SharePoint selbst ist dabei sehr modular und komponentenreich aufgebaut, um möglichst viele Arbeitsmodelle abbilden zu können. Das grundlegende Element jeder SharePoint Anwendung und damit auch von Office 365 ist eine Webseite (Website oder Site). Die folgenden Möglichkeiten der Dokumentenablage bietet die SharePoint-Anwendung Office Personal-Site (OneDrive for Business) Abbildung 39: OneDrive for Business

21 Die Personal Site besteht im Wesentlichen aus einem einzigen Share-Point-Element, den sogenannten Webparts, die eine Dokumentbibliothek darstellen. Hier können eigene Dokumente abgelegt und lokal mit Hilfe der Microsoft Office Suite oder im Browser mit Hilfe der WebApps Excel, Word, PowerPoint und OneNote bearbeitet werden. Prinzipiell sind alle hier abgespeicherten Dateien privat, ausser den Dokumenten, die im Ordner für jeden freigegeben abgespeichert werden. Private Dokumente und Ordner können aber für andere Personen innerhalb und ausserhalb der Domäne zum Lesen oder Bearbeiten freigegeben werden. Jede OneDrive for Business-Site enthält einen Ordner für jeden freigegeben. Dokumente, die in diesem Ordner gespeichert werden, sind sofort für alle Benutzer einer Domäne freigeben. Dokumentenbibliotheken auf der Personal-Site können mit dem lokalen Computer synchronisiert werden Group-Sites (Gruppen) Abbildung 40: Group-Sites (Gruppen) Von jedem Benutzer können ein oder mehrere Arbeitsgruppen (Gruppen) eingerichtet werden. Nachdem man eine Arbeitsgruppe angelegt hat oder eine Arbeitsgruppe freigegeben worden ist, erscheint auf der Personal-Site ein Link in der Navigation am linken Fensterrand zu der jeweiligen Gruppen-Site. Ähnlich der Personal-Site, besteht auch eine Gruppen-Site im Wesentlichen aus einer Dokumentbibliothek. Hier können Dokumente abgelegt und lokal (mit Hilfe der Microsoft Office Suite) oder im Browser (mit Hilfe der WebApps Excel, Word, PowerPoint und OneNote) bearbeitet werden. Prinzipiell haben alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gleiche Rechte: Jeder kann jedes Dokument lesen, verändern oder sogar löschen. Allerdings hat nur der Ersteller einer Gruppen- Site das Recht weitere Benutzer hinzuzufügen oder die Arbeitsgruppe wieder zu löschen. Im Unterschied zur privaten Dokumentbibliothek können Dokumente in der Arbeitsgruppen- Dokumentbibliothek keinen Personen ausserhalb der Arbeitsgruppe freigegeben werden!

22 Team-Sites (Teamwebsites) Abbildung 41: Teamwebsites Team-Sites können nur von Office 365-Administratoren angelegt werden. Für mich freigegebene Team-Sites lassen sich über den Eintrag WebSites im Office 365-Banner am oberen Fensterrand einsehen. Anders als Group- oder Personal-Sites sind neue Team-Sites von Beginn an leer und können völlig frei nach dem Baukastenprinzip mit sogenannten webparts (Website-Modulen) gefüllt werden. Neben den schon bekannten Dokumentbibliotheken gibt es Bausteine wie Wikibibliotheken allgemeine benutzerdefinierte Listen Listen mit speziellen Funktionen, darunter: o o Ankündigungslisten Aufgabenlisten Kalender Diskussionsforen u.s.w. Neben vorgefertigten Webparts von Microsoft können auch Module von Drittanbietern eingebunden werden. Für bestimmte Aufgaben gibt es von Microsoft schon Website-Vorlagen, wie z.b. eine Vorlage für Blog-Websites. Anders als Group- oder Personal-Sites sind Team-Sites auch nicht auf eine einzige Seite beschränkt, sondern können beliebig viele Unterseiten enthalten. Darüber kann der Office-365-Administrator für eine Teamwebsite auch unterschiedliche Rechte vergeben. Dateien in Team-Site-Dokumentenbibliotheken können ebenfalls wie die private Dokumentenbibliothek mit dem lokalen Computer synchronisiert werden.

23 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Office Abbildung 2: Link Login O365/OneDrive... 3 Abbildung 3: Login... 3 Abbildung 4: Weiterleitung auf Kantonale Seite... 4 Abbildung 5: Office 365 Apps... 4 Abbildung 6: Neues Dokument/Ordner... 5 Abbildung 7: Neuer Ordner... 5 Abbildung 8: Neuer Ordner benennen und erstellem... 5 Abbildung 9: Ordner freigeben... 6 Abbildung 10: Ordner freigeben... 6 Abbildung 11: Ordner freigeben... 6 Abbildung 12: Person für Freigabe hinzufügen... 7 Abbildung 13: Ordner freigeben für ganze Klassen... 7 Abbildung 14: Klasse auswählen... 8 Abbildung 15: Eigene Gruppe erstellen... 8 Abbildung 16: Eigene Gruppe erstellen... 8 Abbildung 17: Gruppen Einstellungen... 9 Abbildung 18: Mitglieder hinzufügen... 9 Abbildung 19: Erstellte Gruppe... 9 Abbildung 20: Selber erstellte Ordner und Dateien...10 Abbildung 21: Für mich freigegebene Ordner und Dateien...10 Abbildung 22: Ordner und Dateien von Gruppen...10 Abbildung 23: Synchronisation mit privaten Geräten...11 Abbildung 24: Jetzt synchronisieren...11 Abbildung 25: Pfad der Synchronisation...12 Abbildung 26: Speicherort im Datei-Explorer...12 Abbildung 27: Speicherstruktur...12 Abbildung 28: Globales Adressbuch (Edulu)...12 Abbildung 29: Office Web-Apps...13 Abbildung 29: Zugang zum sluz-mail...13 Abbildung 30: Posteingang...13 Abbildung 31: Gruppenunterhaltung...14 Abbildung 32: Mailumleitung...15 Abbildung 33: Zugang zum Hilfe Blog...16 Abbildung 34: Zugang zum Hilfe Blog...16 Abbildung 35: Hilfe Blog Abbildung 36: Office Web-Apps...17 Abbildung 30: Office 365 Overview...19 Abbildung 31: OneDrive for Business...19 Abbildung 32: Group-Sites (Gruppen)...20 Abbildung 33: Teamwebsites...21