IT: SCHLUMBERGER. Office 365 Web Access eine Einführung

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis Zugriff auf die Weboberfläche Navigation in Office Schnellübersicht Das App-Startfeld Apps dem Startfeld hinzufügen und entfernen Outlook 365 Web Access MAIL Ordner Übersicht Neue s verfassen Nach Personen und s suchen Ordner ansehen und verwalten Liste Sortierungen anpassen s verwalten Details Eine lesen Eine schreiben

3 Mit Microsoft Office 365 haben Sie jederzeit die Möglichkeit, mit dem Browser auf Ihre s und/oder Ihre Dokumente zuzugreifen. 1. Zugriff auf die Weboberfläche Rufen Sie hierfür in Ihrem Browser (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome) folgende Webseite auf: Nun können Sie sich mit Ihrer -Adresse und Ihrem persönlichen Kennwort anmelden. Tragen Sie hierfür auf der rechen Bildschirmseite Ihre -Adresse in dem Feld: ein und unter "Kennwort" Ihr -Passwort. Abschließend klicken Sie auf "Anmelden". 2. Navigation in Office 365 3

4 2.1. Schnellübersicht In der oberen rechten Ecke haben Sie eine Schnellübersicht Ganz rechts, wird Ihr Profilbild angezeigt, wenn Sie ein Bild hinterlegt haben. Mit einem Klick auf Ihr Bild können Sie Ihre persönlichen Einstellungen anpassen oder sich von Office 365 wieder abmelden. Zum Abmelden aus Office 365 klicken Sie auf "Abmelden". In der Symbolgruppe ganz links, sehen Sie auf einen Blick, wenn Sie neue s erhalten haben. Unter dem Brief Symbol wird die Anzahl der neuen s angezeigt in diesem Fall ist eine neue vorhanden. Mit einem Klick auf den Brief erhalten Sie eine knappe Zusammenfassung der . 4

5 In diesem Fall hat Michael Schlumberger eine an uns geschickt. Mit einem Klick auf den Text, öffnet sich die in einem separaten Fenster. Dieses Fenster ist vor allem zur schnell Ansicht gedacht. Ein vollwertiges Outlook steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Klicken Sie hierfür auf "Zu Outlook wechseln" Das App-Startfeld Es stehen Ihnen neben der Schnellübersicht mehrere Apps zur Verfügung. In der oberen linken Ecke, befindet sich das Hauptmenü, genannt App-Startfeld. Mit einem Klick auf die neun Quadrate: öffnen Sie das "App-Startfeld". 5

6 Es öffnet sich ein Kontextfeld, mit Ihren Apps. Hier finden Sie alle Apps, die Sie verwenden können. Mit einem Klick auf die jeweilige Kachel, wechseln Sie in die entsprechende App. Wollen Sie z.b. Ihre s lesen, klicken Sie auf "Mail". Das App-Startfeld kann mehr oder weniger Apps enthalten. Dies hängt zum einen von dem gebuchten Paket ab, zum anderen können nicht benötigte Apps ausgeblendet werden (siehe Apps dem Startfeld hinzufügen und entfernen). 6

7 Eine Übersicht der Apps und deren Nutzen erhalten Sie in der unteren Tabelle Bezeichnung Mail Kalender Personen Aufgaben OneDrive* Word Online* Excel Online* Powerpoint Online* OneNote Online* Funktion Hier finden Sie Ihre s. Enthält Ihren Office Kalender und weitere freigegebene Kalender. Enthält Ihre Kontakte und Adressen. Enthält Ihre Outlook Aufgabenliste. Enthält Ihre synchronisierten Dokumente. Bietet die Möglichkeit Word Dokumente zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen. Bietet die Möglichkeit Exel Tabellen zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen. Bietet die Möglichkeit Präsentationen anzusehen, zu bearbeiten und zu erstellen. Bietet die Möglichkeit Notizen zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen. * Diese Funktionen sind möglicherweise nicht in Ihrem Paket enthalten, können aber dazu gebucht werden Apps dem Startfeld hinzufügen und entfernen. Falls Sie weitere Apps gebucht haben, diese aber nicht in der Übersicht finden, kann es sein, dass diese vom App-Startfeld gelöscht wurden. Um weitere Apps dem App-Startfeld hinzuzufügen, klicken Sie innerhalb des App-Startfelds auf "Meine Apps". 7

8 Sie befinden sich nun in der Übersicht, in der alle Ihre Apps aufgelistet werden. Wenn Sie eine App dem App-Startfeld hinzufügen wollen, fahren Sie mit der Maus über eine App. Dabei wird das Symbol leicht gräulich unterlegt und in der oberen rechten Ecke der Kachel erscheinen drei Punkte. Klicken Sie auf diese drei Punkte:" " Es öffnet sich ein Kontextfeld. Wenn Sie nun auf "An das App-Startfeld anheften" klicken, wird die betreffende App dem App-Startfeld hinzugefügt. Analog hierzu können Sie auch Apps, die Sie nicht benötigen, vom Startfeld entfernen. Fahren Sie hierzu mit der Maus auf die ungewünschte App und klicken auf die: " Startfeld löschen". " und wählen "Vom App- 8

9 Die App ist nun nicht mehr im App-Startfeld. 3. Outlook 365 Web Access MAIL Dies ist die Web Oberfläche von Outlook 365. Sie gliedert sich grob in drei Teilbereiche: Ordnerübersicht 9

10 -Liste -Details Diese werden nun einzeln genauer erklärt Ordner Übersicht hier können Sie Neue s verfassen Nach Personen und s suchen Ordner ansehen und verwalten 10

11 Neue s verfassen Wenn Sie eine neue schreiben wollen, klicken Sie auf "Neu" Es öffnet sich nun im Details Abschnitt ein neue (siehe hierzu den Abschnitt zu Details) Nach Personen und s suchen In dem Suchfeld können Sie nach Personen (und deren -Adressen) und s suchen. 11

12 Geben Sie einfach in dem Feld " s und Personen durchsuchen" Ihren Suchbegriff ein. Während der Eingabe werden mögliche Treffer bereits angezeigt. Die Suche gliedert sich in die -Suche und in die Personensuche. Passende Personen wie in diesem Fall werden unten angezeigt. Wenn Sie alle s von sehen wollen, klicken Sie auf "Von:" 12

13 Das erste "Von:" steht für die konkrete Eingabe. Es wird also auch nach s von z.b. gesucht, während das zweite "Von:" bereits den passenden Kontakt im Adressbuch gefunden hat und somit nur nach sucht. Die Schlüsselwortsuche durchsucht alle Teile der . Also wenn Sie z.b. einem Kollegen schreiben, "schreib das an wird diese auch gefunden. Mit ENTER können Sie Ihre Suche bestätigen. Nun werden unter der Suchmaske weitere Optionen eingeblendet. Hier können Sie Ihre Suche verfeinern. 13

14 Normalerweise sollten Sie "Gesamtes Postfach" und "Alle" Nachrichten anwählen, so finden Sie die gesuchte meistens. Wenn Sie in einem speziellen Ordner suchen wollen, können Sie auch spezifische Unterordner durchsuchen. Sie müssen sich dafür in dem entsprechenden Ordner, den Sie durchsuchen wollen, befinden. Navigieren Sie also vor der Suche in den gewünschten Ordner. Und tippen Sie dort Ihre Suchanfrage ein. Wählen Sie "Aktueller Ordner". In Klammern dahinter wird der Ordner benannt, der durchsucht wird. In diesem Fall wird der Ordner namens "bsp" durchsucht. Der letzte Punkt "Aktuelle Ordner und Unterordner" schließt die in dem aktuellen Ordner angelegten Unterordner mit ein. Die Suche hebt automatisch in der -Liste und in den -Details alle Treffer hervor. 14

15 So finden Sie schnell alle relevanten s Ordner ansehen und verwalten Um schnell Übersicht in Outlook zu erlangen, können Sie Ordner verwenden. z.b. können Sie separate Ordner pro Kunde oder für den Einkauf / Verkauf haben, o.ä. Sie können sich die Ordner anzeigen lassen, indem Sie auf " " klicken. 15

16 Hier wird Ihnen eine Auswahl an Ordnern anzeigt, die für Sie relevant sind. In diesem Beispiel ist dies der Ordner "bsp". Die Ansicht enthält alle "Favoriten"-Ordner, falls Sie alle Ordner - nicht nur die Favoriten - sehen wollen, klicken Sie auf "Mehr". Über die Dreiecke " " " " können Sie die Ordner auf, bzw. zu klappen. 16

17 Sie erhalten hier auf einen Blick viele Informationen. Der hellblau hinterlegte Ordner ist der Ordner, in dem Sie sich aktuell befinden (in diesem Beispiel: bsp). Neben dem Ordnernamen wird Ihnen die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt, die sich in diesem Ordner befinden. In unserem Beispiel ist eine ungelesene Nachricht im Ordner "bsp" und 52 ungelesene Nachrichten in "Gelöschte Elemente". Um einen Ordner den Favoriten hinzuzufügen, fahren Sie mit der Maus über den entsprechenden Ordner. Dieser wird dadurch grau hinterlegt und ein Stern erscheint. Mit einem Klick auf den Stern fügen Sie den Ordner den Favoriten hinzu. Analog hierzu mit einem weiteren Klick auf den Stern entfernen Sie den Ordner aus den Favoriten. 17

18 So können Sie Ihre s leicht ordnen, sodass nicht alle s in der -Liste auftauchen Liste Die -Liste zeigt Ihnen eine Übersicht über alle s in einem Ordner oder Postfach. In dem aktuellen Beispiel ist nur eine in dem Ordner enthalten. Wenn Sie s suchen, achten Sie darauf, in welchem Ordner Sie sich befinden (siehe Ordner ansehen und verwalten). Outlook zeigt Ihnen den aktuellen Ordner an: Innerhalb der Ordner gibt es eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten: Sortierungen anpassen Sie können die Sortierreihenfolgen innerhalb der -Liste Ihren Wünschen anpassen. Klicken Sie hierfür auf das markierte Feld. 18

19 Die Sortierreihenfolgen bieten diverse Optionen, eine sinnvolle Standardeinstellung lautet nach "Datum", "Neueste zuerst" und "Unterhaltungen" "Aus" 19

20 Zudem können Sie die aktuelle Liste noch filtern, indem Sie eine der Optionen wählen: 20

21 Bezeichnung Alle Ungelesen An mich Gekennzeichnet Funktion zeigt alle s an zeigt nur s an, die Sie noch nicht gelesen haben zeigt nur s an, die an Sie adressiert sind zeigt nur s an, die mit einem "Fähnchen" markiert sind s verwalten Mit einem Klick auf eine aus der Liste, wird Ihnen in den -Details (siehe weiter unten) die geöffnet, sodass Sie diese lesen können. Fahren Sie mit der Maus über eine ohne darauf zu klicken um mit der agieren zu können. Sie können auch mehrere s auswählen. Klicken Sie hierfür einfach auf das Quadrat links neben dem Namen des Senders. 21

22 Ihnen stehen nun eine Reihe von Aktionen zur Verfügung um die zu verarbeiten. Klicken Sie hierfür mit rechts auf die (s). Es öffnet sich ein Kontextfeld: 22

23 Bezeichnung Antworten Allen antworten Weiterleiten Funktion Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat und allen Personen im An und CC Feld Leitet die an eine Person Ihrer Wahl weiter Als ungelesen markieren Die gilt als noch nicht glesen Kennzeichnen Verschieben Ignorieren Kategorisieren Regel erstellen... Als Junk- markieren setzt ein "Fähnchen" an die Bietet Ihnen die Möglichkeit die an einen beliebigen Ort zu verschieben Alle s im Zusammenhang mit dieser Konversation werden gelöscht. Zukünftige s die im selben Kontext stehen werden ebenfalls ohne nachfragen gelöscht. ACHTUNG: Diese Funktion in der Regel NICHT nutzen. Geben Sie der eine Farbe Öffnet einen Kontext um individuelle Regeln zu erstellen (dies ist eine eigenständige Anleitung) Markiert die im Exchange als SPAM. Wenn Sie einen externen Spamfilter verwenden, ist diese Option für Sie uninteressant 23

24 Bezeichnung Richtlinie zuweisen Funktion Legt fest, wie lang die aufgehoben werden soll Wenn Sie nur eine bearbeiten wollen, können Sie auch auf diese rechts klicken und eine der oben stehenden Optionen ausführen. Sie bekommen aber zusätzlich zwei Symbole rechts eingeblendet, hier können Sie schnell mit der speziellen E Mail agieren: Der Mülleimer löscht die und das Fähnchen kennzeichnet die (siehe weiter oben) Details Im Bereich der -Details können Sie eine lesen, oder schreiben. 24

25 Eine lesen In der obersten Zeile steht der Betreff der 25

26 Direkt darunter sind Buttons zum Schreiben einer enthalten. Sie können hier direkt auf eine antworten oder diese weiterleiten. Unter den drei Punkten verbergen sich weitere Optionen. Einen Überblick über alle Funktionen finden sie hier: Bezeichnung Allen antworten Weiterleiten Löschen Kategorisieren Funktion Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat und allen Personen im An und CC Feld Leitet die an eine Person Ihrer Wahl weiter Löscht die Geben Sie der eine Farbe Als Junk- markieren Markiert die im Exchange als SPAM. Wenn Sie einen externen Spamfilter verwenden, ist diese Option für Sie uninteressant in separatem Fenster öffnen Drucken Regel erstellen... Öffnet eine neues Browserfenster, so können Sie mehrere s gleichzeitig betrachten Ruft das Druckmenü auf um die zu drucken. (Popup muss akzeptiert werden) Öffnet einen Kontext um individuelle Regeln zu erstellen (dies ist eine eigenständige Anleitung) 26

27 Bezeichnung Richtlinie zuweisen Nachrichtendetails anzeigen Funktion Legt fest, wie lang die aufgehoben werden soll Zeigt den Header der Nachricht an Direkt unter den Optionen erhalten Sie die wichtigsten Informationen über den Absender. In diesem konkreten Beispiel hat uns "Support" eine am "Montag den " um "13:37" geschrieben. Die wurde in den Ordner bsp abgelegt. Darunter ist der Empfänger vermerkt. In diesem Fall ging die E- Mail ausschließlich an "Max Schwesig" weitere Personen stehen nicht im "An" und auch nicht im "CC". 27

28 Der Rest des Fensters enthält den Inhalt der ( -Body). 28

29 Dieser enthält lediglich den Text "Dies ist eine Beispiel- ." und die Signatur von IT-Schlumberger Eine schreiben Wen Sie auf eine antworten, weiterleiten oder eine neue erstellen, kommen Sie immer in das folgende Fenster: 29

30 In diesem konkreten Beispiel wurde auf "Antworten" geklickt, daher sind Felder wie "An:" "Betreff:" und der text schon vorbelegt. Möchten Sie an weitere Personen diese schicken, fangen Sie einfach im "An:" Feld an zu tippen. Outlook schlägt Ihnen automatisch die passenden Personen vor. Dasselbe gilt auch für "Cc:" 30

31 Sie können Text wie gewohnt formatieren. Alle Formatierungsfunktionen haben wir Ihnen abgebildet: Sie können Anhänge über "Einfügen" anhängen. Haben Sie die fertiggestellt, können Sie diese mit "SENDEN" verschicken. Ein extra speichern ist nicht nötig. Office365 speichert die automatisch, möchten Sie den Entwurf löschen, klicken Sie auf "VERWERFEN". 31

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