Prozessoptimierungen Eine quantitative und qualitative Untersuchung für BOC Unternehmensberatung GmbH 1
Qualitativ Quantitativ Untersuchungsdesign (1) Aufgabenstellung Das Ziel der Studie war das Prozessmanagement in österreichischen Unternehmen zu analysieren: In welchen Bereichen wurde bereits Prozessmanagement umgesetzt und wo gibt es Optimierungspotential? Methode 200 telefonische Interviews österreichweit 5 Tiefeninterviews à 45-60 Minuten in Niederösterreich und Wien Zielgruppe quantitativ Führungskräfte aus der ersten oder zweiten Managementebene (Geschäftsführung, Leitung von Personal, Buchhaltung, Organisation oder Controlling) in Unternehmen ab 50 MitarbeiterInnen Jeweils 50 Interviews in folgenden Branchen: Industrie/Produktion Handel Finanzwirtschaft Transport/Verkehr Pro Branche wurde jeweils ein Viertel der Interviews in folgenden Regionen durchgeführt: Wien Westen: Vorarlberg, Tirol, Salzburg Süden: Kärnten, Steiermark, Osttirol, südliches Burgenland Norden: Oberösterreich, Niederösterreich, nördliches Burgenland 2
Qualitativ Quantitativ Untersuchungsdesign (2) Zielgruppe qualitativ Führungskräfte, die kompetent sind über das Prozessmanagement in ihrem Unternehmen Auskunft zu geben. In allen Unternehmen wird Prozessmanagement durchgeführt. Die 5 Interviews werden verteilt über folgende Branchen durchgeführt: Industrie/Produktion Handel Finanzwirtschaft Transport/Verkehr Untersuchungszeitraum Quantitativ: 18.6 bis 26.7.2012 Qualitativ: 21.8 bis 23.8.2012 3
Status Quo Prozessmanagement Optimierungspotential Stärken und Schwächen Prozessmanagement 4
Statistik Basis In Prozent Total 200 100 MITARBEITERANZAHL 50-249 152 76 250 und mehr 48 24 BRANCHE Industrie/Produktion 50 25 Finanzwirtschaft 50 25 Handel 50 25 Transport & Verkehr 50 25 UNTERNEHMENSSTANDORT Wien 50 25 Norden 50 25 Süden 50 25 Westen 50 25 POSITION IM UNTERNEHMEN Geschäftsführer 31 15 Leitung Personal 51 25 Leitung Buchhaltung 36 18 Leitung Organisation 41 20 Leitung Controlling 41 20 5
Österreichische Unternehmen dokumentieren ihre Arbeitsabläufe und prozesse. 1. Sind in Ihrem Unternehmen die Arbeitsabläufe bzw. -prozesse dokumentiert? 100 97 80 60 40 20 0 3 ja nein keine Angabe/weiß nicht 1 %-Werte n=200 6
Die Arbeitsabläufe und Prozesse sind in 58% der Unternehmen allen Mitarbeitern zugänglich, in 40% ist der Zugang jedoch limitiert. 1a. Sind die Arbeitsabläufe bzw. Prozesse allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zugänglich? Industrie/Produktion=50 Finanzwirtschaft=70 Handel=65 Transport/Verkehr=45 60 58 40 40 20 3 0 ja, allen ja, aber nur einigen nein %-Werte Basis: Die Arbeitsabläufe/-prozesse werden dokumentiert lt. Frage 1 n=193 7
Über Arbeitsabläufe und Prozesse werden Mitarbeiter vorwiegend über das Intranet informiert, gefolgt über Texte und Handbücher. 1b. In welcher Form sind die Arbeitsabläufe bzw. prozesse den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zugänglich? 0 10 20 30 40 50 60 70 über das Intranet 60 in Texten 36 in einem Handbuch 34 nur über den Vorgesetzten 23 in Charts, Graphiken, Ablaufdiagrammen 19 anderes 1 keine Angabe/weiß nicht 1 %-Werte Basis: Arbeitsabläufe bzw. Prozesse sind den Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich lt. Fr. 1a n=188 8
Zentrale Prozesssteuerung zeigt zwar Erfolge, jedoch nicht in allen Bereichen. 3. Zeigt das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen Erfolge? 60 Industrie/Produktion=68 Finanzwirtschaft=52 Handel=42 Transport/Verkehr=39 51 44 40 20 3 2 0 ja, in allen Bereichen ja, aber nur in einigen Bereichen nein keine Angabe/weiß nicht %-Werte Basis: Haben eine zentrale Steuerung der Abläufe/Prozessmanagement lt. Frage 2 n=141 9
Status Quo Prozessmanagement Optimierungspotential Stärken und Schwächen Prozessmanagement 10
Optimierungsmöglichkeiten sind hinsichtlich Arbeitsablauf- und Prozesswelt vorhanden. 4. Kommen wir nun zu einem anderen Thema: Sehen Sie Optimierungsmöglichkeiten in der Arbeitsablaufund Prozesswelt Ihres Unternehmens? 60 Industrie/Produktion=50 Finanzwirtschaft=32 Handel=28 Transport/Verkehr=26 52 40 34 20 15 0 ja, sehr gute Optimierungsmöglichkeiten ja, mittelmäßige Optimierungsmöglichkeiten nein %-Werte n=200 11
Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten sehen österreichische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern in erster Linie im Bereich Personal, Kundenmanagement und Verkauf. 4a. In welchen Bereichen sehen Sie Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen? 0 10 20 30 40 50 60 Personal/Mitarbeiterführung/Mitarbeiterorganisation 59 Kundenmanagement 56 Verkauf 56 IT 47 Logistik 43 Produktion/Kerngeschäft 42 Entwicklung 39 Buchhaltung, Controlling 36 anderes 3 keine Angabe/weiß nicht 8 Basis: Sehen Optimierungsmöglichkeiten in der %-Werte Arbeitsablauf- und Prozesswelt Ihres Unternehmens lt. Fr. 4 n=171 12
Einig sind sich österreichische Unternehmen dahingehend, dass Prozessoptimierungen einen positiven Effekt auf die Qualität nach außen haben. 4c. Kann aus Ihrer Sicht die Qualität nach außen durch die Optimierung der Prozesse gesteigert werden? 90 87 80 70 60 50 40 30 20 10 0 13 ja nein keine Angabe/weiß nicht 1 Basis: Sehen Optimierungsmöglichkeiten in der %-Werte Arbeitsablauf- und Prozesswelt Ihres Unternehmens lt. Fr. 4 n=171 13
Status Quo Prozessmanagement Optimierungspotential Stärken und Schwächen Prozessmanagement 14
Vorteile von zentral gesteuertem Prozessmanagement sind in erster Linie die Schnelligkeit, Fehlervermeidung, Potentialausschöpfung sowie Transparenz. 6. Wo ergeben sich in Ihrem Unternehmen bereits konkrete Vorteile durch das laufende Prozessmanagement? 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Schnelligkeit von Abläufen 73 Fehlervermeidung Ausschöpfung der vorhandenen Potentiale im Unternehmen Dokumentation aller Arbeitsschritte - Transparenz Qualität der Arbeitsleistungen und Ergebnisse Kosteneinsparungen Flexibilität/Schnelligkeit von Entscheidungen weniger Zettelwirtschaft 66 63 62 60 60 58 55 bei strategischen Entscheidungen 50 Mitarbeiterzufriedenheit und Verweildauer im Unternehmen Vermeidung von ungeplanten Arbeitsspitzen und Überstundenanhäufungen 43 45 Vermeidung von Kriminalität 30 keine Angabe/weiß nicht 6 %-Werte Basis: Haben eine zentrale Steuerung der Abläufe/Prozessmanagement lt. Frage 2 n=141 15
Dokumentierte Arbeitsprozesse entlasten hinsichtlich Organisation, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit sowie Fehlervermeidung und Zeitverlust. 7. Wo fühlen Sie sich in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich durch dokumentierte Arbeitsprozesse entlastet? 0 10 20 30 40 50 60 70 Organisation 65 übergreifende Zusammenarbeit zwischen Abteilungen 59 Fehlervermeidung weniger Zeitverluste 56 56 klare Definition meiner Zuständigkeiten Kenntnis über alle Arbeitsschritte in meinem Zuständigkeitsbereich Unterstützung in meiner Vorgesetzten-Funktion Dokumentation aller Arbeitsschritte Projektplanung Mitarbeiterführung bei von mir zu treffenden Entscheidungen 53 53 52 50 48 47 45 Ressourcenplanung 42 andere 1 keine Angabe/weiß nicht 9 %-Werte Basis: Die Arbeitsabläufe/-prozesse werden dokumentiert lt. Frage 1 n=193 16
Nachteilig am zentral gesteuerten Prozessmanagement sind der Dokumentationsaufwand, die mangelnde Umsetzung sowie die wenig zufrieden stellende Kommunikation der Ziele. 8. Wo zeigt das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen Schwächen bzw. wo läuft etwas falsch? 0 10 20 30 40 50 zu viel Dokumentation 40 Prozesse werden nicht gelebt 31 Kommunikation der Ziele funktioniert nicht zufrieden stellend 27 mangelnde Motivation bei den Mitarbeitern fehlerhafte Dokumentation Mitarbeiter sind überfordert ablehnende Haltung gegenüber Prozessmanagement im Unternehmen 24 23 23 22 zu wenig Outcome keine klare Organisation 13 14 Top-Management steht nicht dahinter 4 andere 6 keine Angabe/weiß nicht/nichts genannt 22 %-Werte Basis: Haben eine zentrale Steuerung der Abläufe/Prozessmanagement lt. Frage 2 n=141 17
Gesamtfazit Prozessmanagement wird in österreichischen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern in den Branchen Industrie/Produktion, Finanzwirtschaft, Handel und Transport/Verkehr bereits umgesetzt, ist jedoch noch nicht abgeschlossen. Arbeitsabläufe und Prozesse werden in österreichischen Unternehmen dokumentiert, Zugang jedoch limitiert Prozessmanagement bietet viele Vorteile und persönliche Entlastung: insbesondere Schnelligkeit, Fehlervermeidung, Potentialausschöpfung, Transparenz Mehrheitlich zentrale Steuerung des Prozessmanagements, das (in einigen Bereichen) Erfolge zeigt Optimierungs- und Einsparungsmöglichkeiten in der Arbeits- und Prozesswelt in österreichischen Unternehmen vorhanden, vor allem im Bereich Personal, Kundenmanagement, Verkauf Investitionen in die IT des Unternehmens sind eine Chance für Optimierungen Prozessoptimierungen steigern die Qualität nach außen 18