B T Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management 1-2012 Januar Durch Outsourcing profitieren Konzentration auf das Kerngeschäft
Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltungen Outsourcing Dienstleistungen rund um Dokumentenprozesse Vom Outsourcing profitieren Die Produktivität steigern, Kosten senken und gleichzeitig den Fokus auf das Kerngeschäft legen das geht nur mit Outsourcing. Dazu bietet Ricoh umfassende Dienstleistungen wie Managed Document Services (MDS), Business Process Outsourcing (BPO), Document Process Outsourcing (DPO) und I-Invoicing. Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen können so entlastet und unterstützt werden, wenn es um Prozesse rund um die Rechnungsstellung, die Hausdruckerei oder auch das gesamte Dokumenten-Management geht. nungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen und die gesamte Tagespost betreuen. Ebenso kümmert sich Ricoh innerhalb seines Outsourcing-Geschäftsbereichs Dialog um komplette Kommunikationskampagnen sowie die Umsetzung von datenbasierten Lösungen für alle Kommunikationskanäle und Prozessanforderungen. Außerdem betreibt oder übernimmt Ricoh z. B. die Haus - druckerei oder integrierte Poststelle von Unternehmen. Ricoh-Mitarbeiter sorgen dann bei Bedarf direkt vor Ort mit einem Rundum-Service für einen reibungslosen Ablauf. Studien zeigen, dass das Thema Outsourcing bei Unternehmen immer mehr im Trend liegt. Ricohs Lösungen für das Auslagern von Prozessen sind modular aufgebaut und können daher passgenau auf die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden, so Holger Maas, National Director Outsourcing bei Ricoh Deutschland. Die Outsourcing Services Business Group von Ricoh bietet Unternehmen und Organisationen aus allen Branchen und Bereichen ein breites Portfolio an Outsourcing-Lösungen. Im Rahmen seines Outsourcing-Angebotes docu kann Ricoh für Unternehmen die Aufbereitung und den medienneutralen Versand von Dokumenten wie z. B. Rech- Prozesse effizient gestalten Um für Unternehmen die Kommu - nikation mit ihrer Zielgruppe und die damit verbundenen Prozesse effizienter zu gestalten, unterstützt Ricoh sie mit den Schlüsselkompetenzen Document Process Outsourcing (DPO), Business Process Outsourcing (BPO), I-Invoicing sowie Precision Marketing. Mit dem Ricoh Document Center am Standort Brackenheim gehört Ricoh zu Deutschlands führenden Anbietern für Document Process Outsourcing und steht für medienneutrale Prozess- und 36 BIT 1 2012
Kommunikationslösungen. Dazu gehören z. B. Aufbereitung, Erstellung und Versand von Tagespost, Rechnungen, Mahnungen und Gehalts - abrechnungen sowie die Umsetzung kompletter Kommunikationskam - pag nen. Im Mittelpunkt stehen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und die zuverlässige und schnelle Abwicklung von Aufträgen. Ricoh unterstützt Unternehmen innerhalb ihrer gesamten Kundenkommunikation von der technischen Konzeption über das Daten-Management bis hin zu Produktion, Finishing, Versand und Response-Bearbeitung. Möglich sind auch klassische und kundenindividuelle Werbe-Mailings, kostengünstige Selfmailer oder Print- Specials. Outsourcing von Gehaltsabrechnungen Vor allem das Auslagern des Drucks und Versands von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an einen quali - fizierten und spezialisierten Datenund Druckdienstleister bedeutet für Unternehmen neben dem deutlichen Einsparpotenzial auch eine Erhöhung des Datenschutzes durch eine revisionssichere Datenübernahme und -verarbeitung. Die Outsourcing Services Business Group von Ricoh bietet Unternehmen und Organisationen aus allen Branchen und Bereichen ein breites Portfolio an Outsourcing-Lösungen. Entscheidend für das Management von Daten ist das Know-how des Dienstleisters. Prozesse werden durch Ricoh zum Ricoh Document Center ausgelagert, vollständig automatisiert bearbeitet und portooptimiert versendet. Außerdem sorgt die kameragestützte Kuvertierung für einen reibungslosen Ablauf mit höchster Sicherheit und Transparenz. Über eine webbasierte Portallösung können die Kunden den Durchlauf ihrer Dokumente jederzeit verfolgen. Mit Werbung kombinierte Rechnungen werden vom Kostenfaktor zum Umsatzbringer für Unternehmen, denn die meisten Kunden lesen ihre Rechnung mit der platzierten Werbung mindestens einmal. Viele Kunden schauen sogar zweimal auf solche Transaktionsdokumente. Outsourcing-Kompetenz beweist Ricoh auch im Bereich Logistik. Die Logistikprozesse in Unternehmen lassen sich durch modulare Formularlösungen deutlich effizienter gestalten, indem Logistikdokumente und Prozessketten zunächst analysiert und im nächsten Schritt optimiert werden: Über den klassischen Standardvordruck hinaus können individuelle Vordrucke mit Adressund Retourenetiketten, Kundenkarten, integrierten RFID-Transpondern oder Überweisungsträgern erstellt werden. Ricoh steht dem Kunden dabei mit Design- und Druckberatung zur Seite. Rechnungsstellung auslagern Eine Outsourcing-Möglichkeit für die elektronische Rechnungsstellung ist Intelligent Invoicing (I-Invoicing). Diese Lösung ermöglicht Unternehmen, alle Prozesse der Rechnungs - erstellung an Ricoh auszugliedern. Vom Rechnungseingang bis zum Rechnungsausgang übernimmt Ricoh den gesamten Workflow. Die Unternehmen können so über bisher gebundene Ressourcen sofort verfügen. Unternehmen erhalten einen umfassenden Service, ohne Kontroll-, Qualitäts- und Leistungseinschränkungen hinnehmen zu müssen: Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungsbearbeitung können sie ihre Prozesse effizienter gestalten, sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und dabei Einsparungen von 50 bis 70 Prozent realisieren. Auch mit der elektronischen Rechnungsstellung können Kunden und Lieferanten weiterhin Rechnungen auf dem gewohnten Weg empfangen und erhalten per E-Mail, Web-Portal, elektronischem Datenaustausch, Fax, PDF oder sogar auf Papier. I-Invoicing von Ricoh geht dabei über ein reines E-Invoicing hinaus: Durch Erfassung der aktuellen Prozesse des Unternehmens, die Entwicklung eines Übergangsplans und der Einführung einer Service- Lieferungsplattform übernimmt Ricoh die vollständige Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses. Holger Maas, National Director Outsourcing bei Ricoh Deutschland: Ricoh sorgt mit seinen Outsourcing-Dienstleistungen dafür, dass bei Unternehmen das eigene Kerngeschäft wieder in den Mittelpunkt rückt. Durch Ricoh werden Dokumentenprozesse hochwertig abgewickelt, Geschäftsprozesse sind transparent und Kostenquellen klar identifizierbar. BIT 1 2012 37
Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung des Papierverbrauchs und damit die Minimierung der Umweltauswirkungen. Da sowohl gedruckte als auch elektronische Rechnungen übermittelt werden, nutzt Ricoh alle seine Stärken sowohl bei Druckals auch bei IT-Dienstleistungen. Zeit und Geld sparen bei Hausdruckereien Langfristige Kostensenkung bei gleichzeitig erhöhter Kostentransparenz das ist die Aufgabe, die viele Unternehmen bewältigen müssen, wenn es um die eigene Hausdruckerei geht. Vom Betrieb bis zur Übernahme der Hausdruckerei ist in Ricohs Outsourcing-Angebot alles für den jeweiligen Bedarf vorhanden. Als Service-Anbieter kann Ricoh Prozesse, Ressourcen und Technologie managen. In einem ersten Schritt analysieren dazu Spezialisten in der Regel das Optimierungspotenzial und nehmen dabei die Systemlandschaft, Prozesse, das Leistungsport - folio und Zuständigkeiten genau unter die Lupe. Bei einer vollständigen Übernahme einer Hausdruckerei stehen Mitarbeiter von Ricoh ständig als Ansprechpartner und Dienstleister vor Ort zur Verfügung. Dabei räumt Ricoh hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards oberste Priorität ein. Digitale Druckdienstleistungen und Dokumenten-Management inklusive Kopier-Service, Digitaldruck in Schwarzweiß und Farbe bis DIN A3+ können ebenso zum Portfolio einer Ricoh-Hausdruckerei gehören wie personalisierter Druck, Print on Demand, Scannen, Archivieren, Großformatdruck (Plan- und Plot- Service) und Weiterverarbeitungsdienstleistungen. Lösungen für den Hochschulbereich Branchenspezifische Outsourcing- Kompetenz bieten die Experten der Ricohs Lösungen für das Auslagern von Prozessen sind modular aufgebaut und können daher passgenau auf die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden. Abteilung University Document Services (UDS) speziell für Hochschulen. Für Universitäten, Fachhochschulen, Universitätskliniken und Bibliotheken kann Ricoh bei Bedarf alle Dienstleistungen und Services rund um das organisationsweite Druck- und Dokumenten-Management übernehmen. Auch wenn es um spezifische Anforderungen wie Aufsicht-Scanner für Bücher, Copy- Card-Systeme mit und ohne Börsenfunktion sowie Chipkartenlösungen geht Ricoh hat über UDS die passende Outsourcing-Lösung. Auch für Veranstaltungen bietet Ricoh mit seinen Event Services umfangreiche Dienstleistungen, um so einen reibungslosen Ablauf der Dokumentenprozesse zu gewährleisten. Gleichzeitig trägt Ricoh dazu bei, diese nachhaltiger zu gestalten. Ricoh kann hier als Dienstleister beispielsweise die Organisation der gesamten Logistik und die Kommunikation mit anderen beteiligten Dienstleistern übernehmen. Um einen problemlosen Rollout der Output-Infrastruktur zu gewährleisten, stellen Ricoh-Techniker die Systeme bereit und bieten bei Bedarf einen 24-Stunden-Service. Von den Outsourcing- Standorten profitieren Bundesweit ist Ricoh mit zahlreichen Outsourcing-Standorten präsent. An 18 Standorten bietet Ricoh kompetenten Service für digitale Druckdienstleistungen und professionelles Dokumenten-Management. Ausgestattet mit modernsten Produktionsdrucksystemen verfügen die Standorte über eine Vielzahl von Möglichkeiten, um für Kunden beispielsweise eilige Dokumente oder Kleinauflagen von Broschüren schnell auf Papier zu bringen. Ob einfacher Druckauftrag oder hochwertige Broschüre Ricoh produziert hier Druckaufträge on Demand und in bester Qualität. Rundum-Service für die Hauspost Lagert ein Unternehmen die eigene Poststelle aus bzw. beauftragt einen Dienstleister, kann es sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Poststellendienste umfassen alle BIT 1 2012 38
Ricoh im Kurzprofil Die Ricoh Deutschland GmbH ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck, IT-Services und unternehmensweites Druck- und Dokumenten- Management. Das Portfolio umfasst Hardware- und Software-Lösungen, Produktionsdrucklösungen sowie Outsourcing-Dienstleistungen, professionelle Beratungs- und Service-Dienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung. Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Fortune Global 500-Unternehmens Ricoh. Ricoh ist mit über 109000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 23,4 Mrd. US-Dollar (Stand: März 2011) ein Global Player. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund 2600 Mitarbeiter. (www.ricoh.de) Ricoh-Hauptsitz in Hannover: Neben seiner Hauptverwaltung ist Ricoh bundesweit u. a. mit zehn Business- und Service-Centern und fünf Sales-Offices vertreten. Dienstleistungen, die den Ein- und Ausgang von Post betreffen. Ricoh digitalisiert die Hauspost und sorgt für die effiziente Verteilung der Eingangspost. Darüber hinaus leistet Ricoh einen Hol- und Bring-Service. Empfangen, verteilen, ablegen alles erfolgt aus einer Hand. Der Postausgang wird durch den professionellen Druck-Service mit hervorragenden Ausdrucken versorgt und anschließend mit Kuvertierungs - lösungen zum Versand bereitgemacht. Durch die Verteilung der Druckaufträge auf unterschiedliche Standorte und den Einsatz von Portooptimierung können Kosten für Briefsendungen minimiert werden. Zur richtigen Zeit am richtigen Ort Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort das ist in Unternehmen nur über digitale Prozesse möglich. Als Outsourcing-Dienstleister gewährleistet Ricoh seinen Kunden durch unterschiedliche Dienstleistungen nachhaltigen Erfolg. Durch sein Knowhow und seine Erfahrungen rund um Dokumentenprozesse ermöglicht Ricoh höhere Produktivität und geringere Kosten. Ricoh sorgt mit seinen Outsourcing-Dienstleistungen dafür, dass bei Unternehmen das eigene Kerngeschäft wieder in den Mittelpunkt rückt. Durch Ricoh werden Dokumentenprozesse hochwertig und effizient abgewickelt, Geschäftsprozesse sind jederzeit transparent und Kostenquellen klar identifizierbar. Die Kunden können unter dem Schirm der Managed Document Services (MDS) von Ricoh aber auch darüber hinaus alles bekommen, was sie für ihre komplette IT- und Telekommunikations-Infrastruktur benötigen. Ricoh bietet alles aus einer Hand, wenn es um IT-Security, Server, Storage, Voice over IP, Netzwerke und Telekommunikation geht. Die Services umfassen ebenso Change-, Configuration- und IMAC- Management, das gesamte Asset Management sowie das Service Reporting, so Maas abschließend. Mit dem Ricoh Document Center am Standort Brackenheim gehört Ricoh zu Deutschlands führenden Anbietern für Document Process Outsourcing. 39 BIT 1 2012
Wissen ist eine wichtige Ressource. Nutzen Sie es richtig! Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement. Ihr Unternehmen wird davon profitieren. Moving Ideas Forward. www.ricoh.de IT Services Office Solutions Production Printing Managed Document Services