Arbeitsanweisungen 1 Prüfung und Erfassung eines Kunden Für die langfristige Kundenbindung sollen möglichst alle Kunden in der Kundenverwaltung gespeichert werden. Termine im Kalender können nur gespeichert werden, wenn der Kunde gespeichert ist. Bevor ein neuer Kunde in der Kundenverwaltung gespeichert wird, muss über die Suchfunktion geprüft werden, ob der Kunde nicht schon im System vorhanden ist. Eine doppelte bzw. mehrfache Erfassung eines Kunden ist unbedingt zu vermeiden. Jeder Kunde darf nur einmal in der Kundenverwaltung gespeichert werden.
1.1 Richtige Schreibweise des Namen und Anschrift Die Kundendaten sind möglichst vollständig zu erfassen. Es ist auf die richtige Anrede und die korrekte Schreibweise des Vornamen, Nachnamen und der Anschrift zu achten. Wenn auch Geburtstags-Karten oder Briefe bzw. Newsletter per Post versendet werden sollen, muss die komplette Anschrift richtig und vollständig sein. Die Kundendaten können auch in mehreren Schritten eingetragen werden, z. B. bei einem Anruf zur Terminvereinbarung wird die Anrede, Vor- und Nachname gespeichert (und möglichst eine Telefonnummer). Beim Termin im Salon können die Daten vervollständigt werden. Persönliche Bemerkungen und Beleidigungen dürfen nicht in den Kontaktdaten gespeichert werden! Wenn Terminbestätigungen oder Terminerinnerungen per E-Mail / SMS an den Kunden versendet werden sollen, ist die E-Mail-Adresse bzw. die Mobilnummer richtig zu erfassen. Bei mehreren möglichen Schreibweisen muss der Kunde nach der korrekten Schreibweise gefragt werden. Das Merkblatt für die korrekte Erfassung von E-Mail-Adressen ist zu beachten.
1.2 Hinweis auf Verwendung der Kontaktdaten Der Kunde muss darauf hingewiesen werden, dass er der Verwendung der Kontaktdaten für E-Mails und SMS-Nachrichten jederzeit widersprechen kann. Der Widerspruch kann persönlich, telefonisch, schriftlich oder per E-Mail erfolgen. Für die Aufnahme der Kundendaten steht im Salonportal ein Neukundenformular zum Ausdrucken zur Verfügung. Das Formular kann dem Kunden beim Erstbesuch zum Ausfüllen vorgelegt werden. Auf dem Formular ist ein Hinweis bzgl. der Verwendung der Kontaktdaten notiert: Ihre Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich für die Kundenbetreuung verwendet. Die Verwendung Ihrer Daten für eigene werbliche Zwecke für ähnliche Waren und Dienstleistungen ist nicht ausgeschlossen. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass für den Widerspruch andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Wenn kein entsprechendes Formular für die Datenerfassung verwendet wird, muss der Kunde mündlich darauf hingewiesen werden, dass er der Verwendung der Kontaktdaten für E-Mail und SMS-Versand widersprechen kann.
1.3 Widerspruch durch den Kunden Wenn der Kunde der Verwendung seiner Kontaktdaten für den E-Mail- und SMS-Versand widerspricht, muss das Kennzeichen Blacklist in den Kundenstammdaten gesetzt und somit in den Kundendaten gespeichert werden. Der Versand von E-Mails oder SMS an den Kunden ist im Programm dann nicht mehr möglich.
2 Pflege der Kontaktdaten eines Kunden Bei jedem Termin bzw. Besuch des Kunden sind die Kundendaten zu prüfen und ggf. zu vervollständigen. Das Ziel ist die vollständige, aktuelle und korrekte Speicherung der Kundendaten. Während der Eingabe eines Termins im Salonportal werden im rechten Bereich die Kontaktdaten und das Geburtsdatum angezeigt. Fehlende Angaben können z. B. bei einer telefonischen Terminvereinbarung vom Kunden erfragt werden. 3 Verwendung der Kontaktdaten Die Kontaktdaten können für den Versand von E-Mails und SMS-Nachrichten an einen Kunden verwendet werden, wenn der Kunde selbst die E-Mail-Adresse mittgeteilt hat, der Verwendung nicht widersprochen hat und darauf hingewiesen wurde, dass er jederzeit widersprechen kann. Im Salonportal stehen folgende Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit den Kunden zur Verfügung: - Versand einer Terminbestätigung per E-Mail / SMS - Versand einer Terminerinnerung per E-Mail / SMS - Versand eines Kassenbelegs per E-Mail - Versand von Geburtstagswünschen per E-Mail / SMS - Versand von individuellen Nachrichten per E-Mail und SMS
3.1 Versand einer Terminbestätigung und / oder Terminerinnerung Beim Eintragen eines Kundentermins im Kalender kann der Versand einer Terminbestätigung per E-Mail und/oder SMS und der automatische Versand einer Terminerinnerung per E-Mail und/oder SMS aktiviert werden. Der Versand der Terminerinnerung erfolgt zeitgesteuert entsprechend der gewünschten Auswahl, z. B. am Vortag, oder 1 Stunde vor dem Termin, etc.
3.2 Versand des Kassenbelegs per E-Mail Nach Durchführung des Kassiervorgangs kann der Versand des Kassenbelegs durch den Link Rechnung per E-Mail versenden angestoßen werden. Wenn noch keine E-Mail-Adresse in den Kundendaten gespeichert ist, kann hier eine Adresse ergänzt werden. Diese wird nach dem Versand automatisch in den Kundendaten gespeichert. Der Kunde muss über die Verwendung der E-Mail-Adresse informiert werden und dass er jederzeit der Zusendung von E-Mails und SMS widersprechen kann. Bei der Erfassung der E-Mail-Adresse ist das Merkblatt für die korrekte Erfassung von E- Mail-Adressen zu beachten.
3.3 Versand einer Geburtstags- E-Mail oder SMS Im Salonportal, im Bereich Termine Geburtstage können Geburtstagsgrüße per E-Mail oder SMS an den Kunden gesendet werden. Voraussetzung ist, dass ein Geburtsdatum in den Kunden- Stammdaten hinterlegt ist. Die Anrede wird entsprechend der eingestellten Text-Vorlage für Geburtstags-Mails bzw. SMS personalisiert und versendet. Nach dem Anklicken der E-Mail- Adresse in der Geburtstagsliste öffnet sich ein Fenster mit dem eingestellten Geburtstagstext und dem zugehörigen Betreff der E- Mail. Der Text kann geändert oder ergänzt werden.
Nach dem Anklicken der Mobilnummer in der Geburtstagsliste öffnet sich ein Fenster mit dem eingestellten Geburtstagstext für die SMS- Nachricht. Der Text kann geändert oder ergänzt werden. Über ein Auswahlfeld kann zwischen mehreren Textvorlagen ausgewählt werden. Das Datum und die Uhrzeit des Versands kann eingestellt werden. 3.4 Versand von individuellen Nachrichten per E-Mail und SMS Im Salonportal können über die Kundenkartei individuelle Nachrichten an Kunden per E-Mail und SMS versendet werden. Durch das Anklicken der entsprechenden Symbole öffnet sich ein Eingabefenster, wo aus bereits vorhandenen Textvorlagen ausgewählt werden. Die Texte können vor dem Versand geändert werden.