Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 Präsidium für Technik, Lgistik und Verwaltung Willy-Brandt-Allee 20 65197 Wiesbaden Offenes Verfahren VG-0008-2017-0002 - Leistungsbeschreibung - Lieferung eines Gaschrmatgraphie-Massenspektrmeter- Systems und zweier Gaschrmatgraphie-Systeme inkl. Installatin, Einweisung und Schulung für das Bedienpersnal Land Hessen 1/15
Inhaltsverzeichnis Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1. Kmmerzieller Teil... 4 1.1 Auftraggeber / Ansprechpartner zu den Vergabeunterlagen... 4 1.2 Fragen zum Vergabeverfahren / Ergänzung der Anfrderungen... 5 1.3 Ausschlusskriterien... 5 1.4 Zwingende Verwendung der Vrdrucke/ Ergänzende Angaben des Bieters/ Angebtsfrm... 5 1.5 Änderungen/Ergänzungen der Vergabeunterlagen... 6 1.6 Ergänzungen, Zurückziehen des Angebts... 6 1.7 Sprache... 6 1.8 Kennzeichnung des Angebtes... 6 1.9 Technische Nrmen... 6 1.10 Gewerbliche Schutzrechte... 6 1.11 Preise... 7 1.12 Angebtsfrist... 7 1.13 Bindefrist... 7 1.14 Eignung des Bieters... 7 1.15 Prüfung und Wertung der Angebte... 8 1.16 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebts... 8 1.17 Vertragsschluss, Beurkundung / Vertragsänderung... 8 1.18 Datenschutz... 9 1.19 Gewährleistungsausschluss... 9 1.20 Ausschluss vn Entschädigungsansprüchen... 9 1.21 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers... 10 1.22 Auslandsfertigung... 10 1.23 Rücktritt vm Vertrag... 10 1.24 Lieferrt... 11 1.25 Liefertermine / Anlieferung... 11 1.26 Rechnungsstellung... 11 1.27 Anschriften/ Kntaktdaten... 12 2. Technischer Teil... 13 2.1 Ausschreibungsgegenstand... 13 2.1.1 Beschreibung des Gaschrmatgraphie-Massenspektrmeter-Systems (1 Stück)... 13 2.1.2 Beschreibung der Gaschrmatgraphie-Systeme (2 Stück)... 14 2.1.3 Applikatinseinrichtung,- beratung und Geräteschulung für die unter 2.1.1 und 2.1.2... 15 beschriebenen Gerätesysteme:... 15 2.1.4 Service für die unter 2.1.1 und 2.1.2 beschriebenen Gerätesysteme... 15 Land Hessen 2/15
Verzeichnis der Anlagen Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 Anlage 1 Sammelmappe Eigenerklärungen Anlage 2 Antragsfrmular und Infrmatinsblatt erechnungsverfahren Anlage 3 Kurzinfrmatin zur elektrnischen Angebtsabgabe Anlage 4 Checkliste Land Hessen 3/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1. Kmmerzieller Teil Vrbemerkung Der Auftraggeber beabsichtigt, die in den Vergabeunterlagen detailliert beschriebenen Leistungen nach Maßgabe flgender Bedingungen zu vergeben. Bitte lesen Sie die Unterlagen srgfältig durch, um Fehler bei der Erstellung und Abgabe des Angebtes zu vermeiden. Fehler können zum Ausschluss Ihres Angebtes führen! Achten Sie bitte besnders auf Anfrderungen und Fristen. Sweit Persnen und Funktinsbezeichnungen aus Gründen der Lesbarkeit nur in der männlichen Frm in diesem Dkument wie auch in den Anlagen verwendet werden, gelten diese gleichermaßen auch für Frauen. Hinweise zum Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) Für die Vergabe und Ausführung Öffentlicher Aufträge ab einem Auftragswert vn 10.000 Eur nett (hne Umsatzsteuer) gelten die Bestimmungen des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes in der Fassung vm 19. Dezember 2014 (GVBl. S. 354). 1 Auf flgende Bestimmungen des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes wird besnders hingewiesen, da sie für Bewerber/Bieter und Auftragnehmer für die Teilnahme am Wettbewerb und für die Auftragsausführung vn besnderer Bedeutung sind: 4 Tariftreuepflicht/ Verpflichtungserklärung (siehe Vergabeunterlagen) 13 Nachweis der Eignung, Präqualifikatin 16 Urkalkulatin, Zwei-Umschlagsverfahren 18 Vertragsstrafe, Sperre Die beigefügte Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (s. Vergabeunterlagen) ist zu unterschreiben und mit dem Angebt abzugeben. 1.1 Auftraggeber / Ansprechpartner zu den Vergabeunterlagen Auftraggeber ist das Land Hessen, vertreten durch das Präsidium für Technik, Lgistik und Verwaltung, Willy-Brandt-Allee 20, 65197 Wiesbaden. Ansprechpartner zu den Vergabeunterlagen ist: Herr Stößel Präsidium für Technik, Lgistik und Verwaltung SG 121 Vergabemanagement Willy-Brandt-Allee 20 65197 Wiesbaden Telefax: 0611/8801-1239 E-Mail: vergabe.ptlv@plizei.hessen.de 1 Gesetzestext unter: www.absthessen.de/pdf/hvtg.pdf Land Hessen 4/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1.2 Fragen zum Vergabeverfahren / Ergänzung der Anfrderungen Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich per Telefax der E-Mail bei dem benannten Ansprechpartner einzureichen. Der Bieter erhält jeweils keine Eingangsbestätigung auf seine Fragen. Mündlich der telefnisch gestellte Fragen werden nicht beantwrtet. Die Vergabestelle behält sich vr, nur slche Fragen zu beantwrten, mit denen die Bieter sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erbitten. Werden zusätzliche sachdienliche Auskünfte der wichtige Aufklärungen erteilt, werden diese zusammen mit den Fragen allen Bietern bis spätestens 14.03.2017 als zusätzliche Auskunft zu den Vergabeunterlagen übermittelt. Die Identität der Fragesteller wird nicht preisgegeben. Die Bieter sind mit dieser Frm der Verfahrenskmmunikatin und -gestaltung ausdrücklich einverstanden, wenn sie dagegen nicht binnen 48 Stunden nach Erhalt der Vergabeunterlagen schriftlich Einwendungen erheben. Enthalten die dem Bieter übergebenen Unterlagen Unklarheiten, die sich nicht insbesndere nicht durch Fragen und Auskünfte aufklären lassen, s hat der Bieter diese Unklarheiten als vn ihm zu tragende Risiken zu übernehmen und in sein Angebt einzukalkulieren. Die Bieter sind verpflichtet, bei Fragen der Unklarheiten zu dem Vergabeverfahren der den Vergabeunterlagen Fragen gemäß dem ben beschriebenen Verfahren zu stellen. 1.3 Ausschlusskriterien Anfrderungen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Angebtes aus dem weiteren Bewertungsverfahren führen, sind in Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrizen als Ausschlusskriterien (A) gekennzeichnet. 1.4 Zwingende Verwendung der Vrdrucke/ Ergänzende Angaben des Bieters/ Angebtsfrm Für das Angebt sind die vrgesehenen Vrdrucke zu verwenden (A). Keinesfalls dürfen im Leistungsverzeichnis zusätzliche Eintragungen abweichend vn den gefrderten Preisen der Preisbestandteilen gemacht werden (A). Erläuterungen und ergänzende Angaben können unter Bezug auf die jeweilige Gliederungsziffer in einer gesnderten Anlage vrgenmmen werden. Das Angebt ist entweder digital der in Papierfrm einzureichen. Infrmatinen zur digitalen Angebtsabgabe sind der beigefügten Kurzanleitung zu entnehmen (siehe Anlage 3). Ausführliche Infrmatinen zur digitalen Angebtsabgabe swie zu Systemvraussetzungen sind auf der Startseite der Vergabeplattfrm (www.vergabe.hessen.de) unter Wie kann ich ein Angebt abgeben -> Anleitungen und Systemvraussetzungen -> Digitale Angebtsabgabe zu finden. Das Angebt, die Erklärungen und die in diesem Leistungsverzeichnis gefrderten Nachweise sind zu unterschreiben (A). Land Hessen 5/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1.5 Änderungen/Ergänzungen der Vergabeunterlagen Änderungen der Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und bewirken den Ausschluss des Angebts (A). 1.6 Ergänzungen, Zurückziehen des Angebts Bis zum Ablauf der Angebtsfrist kann das Angebt schriftlich der fernschriftlich zurückgezgen werden. Danach ist der Bieter bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebt gebunden. Nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des Angebts sind in der gleichen Weise wie das abgegebene Angebt zu behandeln. 1.7 Sprache Sämtliche Angebtsbestandteile sind grundsätzlich in deutscher Sprache einzureichen. Drt, w es sich nicht vermeiden lässt, ist auch die Verwendung vn fremdsprachigen Fachbegriffen/ Textpassagen/ Dkumenten erlaubt. Die Verfahrens- und Vertragssprache ist Deutsch. 1.8 Kennzeichnung des Angebtes Das Angebt ist in einem verschlssenen Umschlag der Paket einzureichen und mit dem beigefügten Kennzettel als Angebt zu kennzeichnen swie mit dem Firmennamen und der Anschrift des Bieters zu bezeichnen. 1.9 Technische Nrmen Für alle in diesen Vergabeunterlagen und den Technischen Lieferbedingungen(TL)/Richtlinien genannten natinalen der EU-Nrmen wird bezüglich der Anfrderungen auch die gleichwertige Art zugelassen. Die Gleichwertigkeit hat der Bieter in seinem Angebt mit geeigneten Mitteln nachzuweisen. Als geeignetes Mittel kann eine technische Beschreibung des Herstellers der ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten. Sfern in den technischen Lieferbedingungen der den technischen Richtlinien Nrmen genannt sind, die zwischenzeitlich durch neuere Fassungen ersetzt wurden, s gilt jeweils die aktuellste Fassung der genannten Nrm. 1.10 Gewerbliche Schutzrechte Der Bieter hat unverzüglich nach Erhalt der Vergabeunterlagen, spätestens jedch mit der Angebtsabgabe anzugeben, b für den Gegenstand des Angebtes gewerbliche Schutzrechte bestehen der vn dem Bieter der vn anderen beantragt sind. Der Bieter hat stets anzugeben, wenn er erwägt, Angaben aus seinem Angebt für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten. Der Vrdruck Erklärung über gewerbliche Schutzrechte ist dem Angebt unterschrieben beizufügen. Die wahrheitswidrige Nicht- bzw. Falschangabe der das Verschweigen vn bestehenden der beabsichtigten/ beantragten Schutzrechten kann zum Ausschluss des Angebts aus dem Vergabeverfahren führen. Land Hessen 6/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1.11 Preise Alle Preise sind Endpreise in EURO (A). Die Preise sind in das beigefügte Leistungsverzeichnis einzutragen. Das Leistungsverzeichnis ist vllständig auszufüllen und zu unterschreiben (A). 1.12 Angebtsfrist Das Angebt muss vr Ablauf der Angebtsfrist, 21.03.2017, 11.00 Uhr, beim Präsidium für Technik, Lgistik und Verwaltung eingegangen sein (A). Maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle, nicht das Datum des Pststempels der Angaben/Belege vn Kurierdiensten. Angebte, die nicht frm- der fristgerecht eingehen, werden ausgeschlssen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten ( 57 Abs. 1 Nr.1 Vergabeverrdnung (VgV)). Der Bieter trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Rechtzeitigkeit, Ordnungsgemäßheit und Vllständigkeit seines Angebts. Die Vergabestelle behält sich vr, die Angebtsfrist zu verlängern, wenn der Verfahrensverlauf dies sachlich erfrdert. 1.13 Bindefrist Mit Abgabe des Angebts binden sich die Bieter an das vn Ihnen eingereichte verbindliche Angebt und sind hieran bis zum Ablauf der Bindefrist am 31.05.2017 unwiderruflich und unbedingt gebunden. Die Vergabestelle behält sich vr, im Einvernehmen mit den in Frage kmmenden Bietern, die Bindefrist zu verlängern, wenn der Verfahrensverlauf dies sachlich erfrdert. 1.14 Eignung des Bieters Der Zuschlag wird nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den gesetzlichen Vrschriften ausgeschlssen wrden sind Zur Prüfung der Eignung des Bewerbers sind mit Abgabe des Angebtes nachflgend benannte Unterlagen vrzulegen: Referenzliste über vergleichbare Lieferungen bevrzugt an andere öffentliche Bedarfsträger mit Angaben zu den Ansprechpartnern inkl. Telefnnummer (beigefügter Vrdruck) Der Auftraggeber behält sich vr, eine Begutachtung der Referenzen/Referenzbjekte hne Benachrichtigung des Bieters durchzuführen. Erklärung des Bieters gemäß des Gemeinsamen Runderlasses zum Ausschluss vn Bewerbern und Bietern Eigenerklärung zu Vergabesperren (beigefügter Vrdruck). Eigenerklärung gemäß 124 GWB. (beigefügter Vrdruck) Erklärung zu Gütesicherungsmaßnahmen/Qualitätssicherungssystemen. Darin ist anzugeben, welche Gütesicherungsmaßnahmen während der Prduktin, welche Maßnahmen zur Gütesicherung bei der Endprüfung, welches Qualitätsüberwachungssystem angewandt Land Hessen 7/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 wird/werden. Vrhandene Qualitätsmanagement-Zertifikate, z.b. gemäß DIN EN ISO 9001, sind vrzulegen; dies gilt auch für Vrlieferanten swie Subunternehmer (beigefügter Vrdruck). Darstellung des Firmenprfils mit Angaben zu Firmenhistrie, Mitarbeiteranzahl, Fertigungsstätten, technischer Ausrüstung swie Anzahl und Qualifikatin der mit dem Lieferauftrag verantwrtlich betrauten Mitarbeiter (beigefügter Vrdruck). Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und über seinen Umsatz bei der Herstellung bzw. Lieferung vn Waren, die Gegenstand der Ausschreibung sind, jeweils bezgen auf die letzten drei Geschäftsjahre (beigefügter Vrdruck). Anstatt der angegebenen Unterlagen kann der Bewerber auch eine Einheitliche Eurpäische Eigenerklärung (EEE) vrlegen. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung vn jedem beteiligten Unternehmen vrzulegen. 1.15 Prüfung und Wertung der Angebte Die Prüfung und Wertung der Angebte erflgt nach 56ff. VgV. Stellt sich bei der Angebtsprüfung/-wertung heraus, dass eine als Ausschlusskriterium (A- Kriterium) festgelegte Anfrderung/Leistungsmerkmal nicht erfüllt ist, wird das Angebt zwingend ausgeschlssen. Angebte, die auch nur eine als Ausschlusskriterium gefrderte Anfrderung/ Leistungsmerkmal nicht vllständig erfüllen, kmmen für einen Zuschlag nicht in Betracht. Eine Gewichtung der Bewertung findet bei Ausschlusskriterien nicht statt. Ausschlusskriterien sind mit "Ja" bzw. "Nein" zu beantwrten; bedingte Antwrten ( Ja, aber ) sind nicht zulässig. Auf Angebte, bei denen auch nach entsprechender Aufklärung/Überprüfung bei dem Bieter durch die Vergabestelle der Preis ungewöhnlich niedrig bzw. hch im Verhältnis zur angebtenen Leistung ist der deren Preise in einem ffenbaren Missverhältnis zu der Leistung stehen, wird der Zuschlag nicht erteilt ( 60 Abs. 3 VgV). 1.16 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebts Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebt nach Maßgabe der angegebenen Zuschlagskriterien: 1. Preis (100 %) 1.17 Vertragsschluss, Beurkundung / Vertragsänderung Der Vertrag kmmt mit Eingang des Zuschlagsschreibens beim Auftragnehmer zustande, eine besndere Beurkundung ist nicht vrgesehen. Der Vertrag umfasst die Gesamtheit der Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bezüglich des Vertragsgegenstandes. Keine der vertragsschließenden Parteien ist durch Erklärungen der Schriftstücke - die vr dem Vertragsschluss datieren - gebunden, sfern nicht der vrliegende Vertrag hierauf ausdrücklich Bezug nimmt. Land Hessen 8/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 Der Auftraggeber kann die Änderung der vm Auftragnehmer nach den Bestimmungen diese Vertrages zu erbringenden Leistung verlangen. Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner Leistungsfähigkeit verpflichtet, auf ein entsprechendes Verlangen des Auftraggebers ein Angebt für die Vertragsänderung abzugeben. Der Auftragnehmer wird jede Änderung bestmöglich krdinieren und alle vrhersehbaren Flgen berücksichtigen. Sweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart wird, legt der Auftragnehmer das Angebt für eine Vertragsänderung innerhalb vn 4 Wchen nach der schriftlichen Anfrderung des Auftraggebers vr, über das der Auftraggeber innerhalb vn 4 Wchen entscheidet. Der Auftraggeber behält sich das Recht vr, das Angebt des Auftragnehmers anzunehmen der abzulehnen. Im Übrigen gelten 2 VOL/B und 132 GWB. Alle Änderungen des Vertrages bedürfen der Schriftfrm. 1.18 Datenschutz Der Auftragnehmer hat das Hessische Datenschutzgesetz vm 11. Nvember 1986 (GVBl. I S. 309) in der Fassung vm 7. Januar 1999 (GVBl. I S. 98) (HDSG) und snstige Vrschriften des Auftraggebers zum Datenschutz und zur Geheimhaltung zu kennen und zu beachten. Er verpflichtet sich, über alle ihm während der im Zusammenhang mit der Erbringung seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werdenden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse swie snstige geschäftlichen bzw. betrieblichen Tatsachen, sfern sie nicht ffenkundig sind, während und nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren. Eine entsprechende Erklärung ist im Auftragsfall abzugeben. 1.19 Gewährleistungsausschluss Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Vergabeunterlagen trtz größter Srgfalt eventuell unbeabsichtigte, unzutreffende und/der unvllständige Angaben enthalten können. Der Auftraggeber übernimmt hierfür sweit rechtlich zulässig keine Garantie der Gewährleistung für aus den übergebenen Unterlagen erkennbare Fehler. Die Bewerber der Bieter haben die Infrmatinen der Vergabestelle entsprechend zu überprüfen und ggf. eine Krrektur zu beantragen. Die Bewerber der Bieter haben etwaige Risiken aus unrichtigen der unvllständigen Angaben in ihre Angebtskalkulatin einzubeziehen. Der Bieter bestätigt mit der Abgabe seines Angebts, sich ausreichend über die tatsächlichen Vraussetzungen seines Angebts infrmiert zu haben. 1.20 Ausschluss vn Entschädigungsansprüchen Wenn keine Vergabe erflgt, sind Schadensersatz-, Entschädigungs- und Erstattungsansprüche der Bieter ausgeschlssen. Dies gilt insbesndere für den Fall, dass aus haushälterischen Gründen (z.b. wenn die eingestellten Haushaltsmittel nicht der nicht mehr rechtzeitig abgerufen werden können der das vrgesehene Budget für diese Beschaffung überschritten wird etc.) der aus veränderten - zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht bekannten und auch nch nicht absehbaren - Beschaffungsbedürfnissen der Auftraggeber das Vergabeverfahren nicht durch Zuschlag beendet werden kann (Haushalts- und Bedarfsvrbehalt). Es entsteht daher bei den Bietern kein Vertrauensschutz auf Durchführung dieses Beschaffungsvrhabens. Ein Kntrahierungszwang für die Land Hessen 9/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 Auftraggeber besteht nicht. Die Vergabestelle behält sich vr, das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. auf die Vergabe zu verzichten. 1.21 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers Der Bieter hat in seinem Angebt alle erfrderlichen Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers nach Art und Umfang der Mitwirkungshandlungen und spätestem Erledigungstermin anzugeben. 1.22 Auslandsfertigung Auslandsfertigung ist zugelassen. Es muss sichergestellt sein, dass ein maßgeblicher, nachgewiesener Einfluss auf Termineinhaltung und die qualitative Ausführung der zu liefernden Ware besteht, drt die Einhaltung der in den technischen Vrgaben gefrderten Kriterien gewährleistet ist. Die beigefügte Erklärung bzgl. Auslandsfertigung ist mit dem Angebt ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. Bei (Teil-)Auslandsfertigung/-prduktin ist in dieser Erklärung die Prduktinsstätte anzugeben (beigefügter Vrdruck). Erhält der Bieter den Zuschlag, verpflichtet er sich, bei der Auftragsdurchführung nur slche Prdukte an den Auftraggeber zu liefern, die hne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO- Knventin Nr. 182 über die schlimmsten Frmen der Kinderarbeit hergestellt sind bzw. nur slche Prdukte zu liefern, deren Hersteller der Verkäufer aktive zielführende Maßnahmen zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit eingeleitet haben. Dies bestätigt der Bieter, der seine Prdukte im Ausland fertigen lässt, bereits bei Angebtsabgabe durch Einreichung der Erklärung bezüglich Auslandsfertigung/-prduktin. 1.23 Rücktritt vm Vertrag Der Auftraggeber kann insbesndere dann vm Vertrag zurücktreten der den Vertrag mit sfrtiger Wirkung kündigen, wenn der Auftragnehmer mit anderen Bietern zum Nachteil des Auftraggebers eine gegen die guten Sitten verstßende Abrede zur Erzielung eines unangemessen hhen Preises getrffen hat, der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getrffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung i.s.d. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen darstellt, der Auftragnehmer (swie ein mit der Vrbereitung, dem Abschluss der der Durchführung des Vertrages Beauftragter) Persnen (einschl. Angehörige der andere ihnen nahestehenden Persnen), die auf Seiten des Auftraggebers mit der Vrbereitung, dem Abschluss Land Hessen 10/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 der der Durchführung des Vertrages befasst sind, mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zu der Verwaltung des Auftraggebers Vrteile anbietet, verspricht der gewährt, der Auftragnehmer im Vergabeverfahren eine wissentlich falsche Erklärung über seine Eignung und Zuverlässigkeit abgibt, über das Vermögen des Auftragnehmers das Knkursverfahren eröffnet wird, Frderungen des Auftragnehmers gegen den Auftraggeber gepfändet werden, es sei denn, dass der Auftragnehmer unverzüglich ausreichende Sicherheit anbietet. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen. 1.24 Lieferrt Die Lieferung erflgt fracht- und verpackungsfrei, frei Haus und frei Verwendungsstelle an: Hessisches Landeskriminalamt Kriminaltechnisches Institut Hölderlinstr. 1-5 65187 Wiesbaden Geb.A3, 2. Bzw. 3. OG Der genaue Lieferrt wird zwischen Lieferant und Auftraggeber (Nutzer) abgestimmt. Ein Lastenaufzug ist vrhanden. 1.25 Liefertermine / Anlieferung Die Termine zur Anlieferung, Installatin swie Einweisung und Gerätebeschulung der Systeme sind mit der Auftrag gebenden Dienststelle (Hessisches Landeskriminalamt) zu vereinbaren. Die Versandksten (einschließlich der Ksten für Verpackung, Transprt, ggf. für Versicherung und der Anlieferung an die Empfangsstelle) trägt grundsätzlich der Auftragnehmer, es sei denn, es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart (siehe BVB Hessen Ziffer 6). 1.26 Rechnungsstellung Es besteht die Möglichkeit, die Zahlung anhand des erechnungsverfahrens durchzuführen (siehe Vrdruck, Anlage 2). Die Warenrechnungen für die (Teil-)Lieferungen sind in dppelter Ausführung mit einer Durchschrift des Lieferscheines zu versenden an: Hessisches Landeskriminalamt Zentrale Dienste -HSG 24- Hölderlinstr. 1-5 65187 Wiesbaden Jeder Auslieferung ist ein Lieferschein mit flgenden Angaben beizufügen: der Artikelnummer genaue Artikelbezeichnung Liefermenge Auftragsnummer des Bestellers (HLKA) Land Hessen 11/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 1.27 Anschriften/ Kntaktdaten Anschriften/ Kntaktdaten des Auftraggebers (HLKA) Hessisches Landeskriminalamt Zentrale Dienste -HSG 24- Hölderlinstr. 1-5 65187 Wiesbaden Tel.: 0611/83 0 Land Hessen 12/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 2. Technischer Teil 2.1 Ausschreibungsgegenstand Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung eines Gaschrmatgraphie- Massenspektrmeter-Systems und zweier Gaschrmatgraphie-Systeme des Herstellers Agilent Technlgies, Hewlett-Packard-Straße 8 in 76337 Waldbrnn inkl. Installatin, Einweisung und Schulung für das Bedienpersnal. 2.1.1 Beschreibung des Gaschrmatgraphie-Massenspektrmeter-Systems (1 Stück): Gerätetyp: Direkte Gaschrmatgraphie-MS-Kpplungstechnik aus massenspektrmetrischer Detektin mit vrangehender gaschrmatgraphischer Trennung in Verbindung mit Multifunktinsprbengeber. Systemknfiguratin / Beschreibung der technischen Mindestanfrderungen: Multifunktinsprbengeber: Prbengeber zur autmatischen Abarbeitung vn Prbenserien. Injektin vn flüssigen Prben /(Tray für mindestens 80 Prben, 2 ml Standard-Vial). Injektin vn Dampfraumprben mittels HS-Technik (Tray für mindestens 25 Prben, 10 der 20 ml HS-Vials). Anreicherung und Injektin Dampfraumprben mittels SPME-Technik. Integrierter Temperierblck für mindestens 6 HS-Gefäße mit Agitatr (Temperaturbereich 30- mindestens 200 C). Ausheiz- und Knditinierstatin für SPME bzw. HS-Nadel (Temperaturbereich 50 350 C). Optinal erweiterbar auf Thermdesrptinstechnik. Gaschrmatgraph (GC): Agilent 7890B Gaschrmatgraph für den Betrieb mit Kapillarsäulen zur Trennung kmplexer Stffgemische. Ofentemperatur Ambient +5 mindestens 350 C. MM-Injektr (Multi-Methden-Injektr inkl. Kaltaufgabe) der vergleichbar zur Überführung der Prben in die GC-Säule. Beheiztes Interface zum Massenspektrmeter. Massenspektmeter (MS): Dieses Systemteil sll sftwareunterstützt die sichere Identifizierung vn Substanzen ermöglichen: Agilent 5977B Massenselektiver Detektr (MSD). Single-Quadrupl mit Massenstabilität < 0,1 u / 48 h, Optin zur Aufrüstung zum Triple Quadrupl erfrderlich. Massenbereich 1,6 1050u. El-Extraktr-Inenquelle. Vakuum-System (grße Turb Mlekularpumpe). Land Hessen 13/15
Datensystem: Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 Steuerung und Auswertung sll über Agilent OpenLab CDS 2 Client/Server erflgen (Ein Server basierend auf 2 Intel Xen E5-2620 v4 und Windws Server wird fertig installiert und knfiguriert gestellt) Hardwarebeschreibung: Ein Agilent Instrument Cntrller AIC (basierend auf Intel Xen E5-1620, 16 GB, 1TB, 1 serial, 1 USB der vergleichbar, mit 2 LAN-Interfaces für eine vm Hausnetz unabhängige Anbindung des Messgeräts); ein evtl. benötigter Hub wird gestellt Ein Client auf aktuellem Stand der Infrmatinstechnlgie mit Flachbildschirm (mind. 23 Widescreen) und Farb-Laserdrucker Sftwarebeschreibung Openlab CDS 2 Server mit den nötigen Agilent Lizenzen unter Verwendung vn PstgreSQL Server Openlab CDS 2 für Steuerung und Auswertung eines GC/MS-Systems unter Nutzung eines AIC s mit den nötigen Agilent Geräte Kntrll-Lizenzen. Anzahl Client-Lizenzen nicht limitiert 2.1.2 Beschreibung der Gaschrmatgraphie-Systeme (2 Stück) Gerätetyp: 2 Gaschrmatgraphie-Messplätze mit Flammeninisatins-Detektin in Verbindung mit Flüssigprbengeber und Daten-System. Systemknfiguratin / Beschreibung der technischen Mindestanfrderungen: Flüssigkeitsprbengeber: Prbengeber zur autmatischen Abarbeitung vn Prbenserien. Injektin vn flüssigen Prben (Tray für mindestens 80 Prben, 2 ml Standard-Vial). Gaschrmatgraph (GC): Agilent 7890B Gaschrmatgraph für den Betrieb mit Kapillarsäulen zur Trennung kmplexer Stffgemische. Druckprgrammierbarer Split/Splitless-Injektr zur Überführung vn Prben in die GC- Säule. Integrierter Wasserstffwächter für den Betrieb mit Wasserstff als Trägergas. Datensystem: Hardwarebeschreibung Ein Agilent Instrument Cntrller AIC (basierend auf Intel Xen E5-1620, 16 GB, 1TB, 1 serial, 1 USB der vergleichbar, mit 2 LAN-Interfaces für eine vm Hausnetz unabhängige Anbindung des Messgeräts); ein evtl benötigter Hub wird gestellt Ein Client auf aktuellem Stand der Infrmatinstechnlgie mit Flachbildschirm (mind. 23 Widescreen) und s/w-laserdrucker Sftwarebeschreibung Openlab CDS 2 für Steuerung und Auswertung eines GC/MS-Systems unter Nutzung eines AIC s mit den nötigen Agilent Geräte Kntrll-Lizenzen. Anzahl Client-Lizenzen nicht limitiert Land Hessen 14/15
Leistungsbeschreibung zum Offenen Verfahren VG-0008-2017-0002 2.1.3 Applikatinseinrichtung,- beratung und Geräteschulung für die unter 2.1.1 und 2.1.2 beschriebenen Gerätesysteme: Aufstellen und Installatin der Systeme und Installatin der Agilent Server-Sftware, swie der 2 AICs und 2 Clients Side Präparatin Service zur Feststellung und Prüfung der benötigten Infrastruktur. Abnahme der Systeme. Einführung des Bedienpersnals. 1x Userschulung vn max. 8 Benutzern vr Ort (Mindestens 2-tägig; ggf. zu einem späteren Zeitpunkt). 1x Adminschulung vn max. 4 Benutzern vr Ort 2.1.4 Service für die unter 2.1.1 und 2.1.2 beschriebenen Gerätesysteme: Für die Lauffähigkeit der Systeme und als Service-Erstkntakt ist ein verantwrtlicher Generalunternehmer zu benennen. Geben Sie im Leistungsverzeichnis der auf gesnderter Anlage die vllständigen Kntaktdaten an. Alle persnengebundenen Ebenen im Bereich Service und technischer/applikativer Unterstützung müssen deutschsprachig sein. Die telefnische Erreichbarkeit für technische/applikative Anfragen muss an Arbeitstagen (Mntag Freitag) in der Zeit vn 8.00 bis 15.00 Uhr MEZ gewährleistet sein. Geben Sie im Leistungsverzeichnis der auf gesnderter Anlage die vllständigen Kntaktdaten an. 1 Jahr Sftware Wartungsvertrag mit kstenfreiem Telefnsupprt, max. 4 Stunden Reaktinszeit und kstenfreien Updates und Upgrades (Möglichkeit der jährlichen Verlängerung) XXXXXXXXXXXXXX Land Hessen 15/15
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung Antragsfrmular für die Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung (für Rechnungen, die sich auf eine 4500xxxxxx-Bestellnummer beziehen) Name und Adresse des Lieferanten / Dienstleisters: Bezeichnung des Unternehmens: Straße und Hausnummer der Pstfach: Pstleitzahl und Ort: E-Mail-Adresse(n) des Lieferanten / Dienstleisters, vn der / denen die E-Mail mit der erechnung als PDF-Anlage an das HCC versendet wird 1 : E-Mail-Adresse: ggf. weitere E-Mail-Adresse: Ansprechpartner beim Lieferanten für den Versand der erechnungen: Name, Vrname: Telefnnummer: E-Mail-Adresse: Bitte senden Sie das ausgefüllte Frmular als PDF-Anlage per E-Mail an: Kreditrenbuchhaltung@HCC.Hessen.de der alternativ per Pst an: HCC, Kreditrenbuchhaltung, Pstfach 32 69, 65022 Wiesbaden. Mit dem Einreichen des Antrags beim HCC wird bestätigt, dass Sie die Knditinen für die Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung aus dem nachflgenden Infrmatinsblatt zur Kenntnis genmmen haben und die Übermittlung der PDF-Rechnung per E-Mail den drt genannten Vraussetzungen entsprechen werden. Datenschutzhinweis: Die Daten der Lieferanten / Dienstleister werden für die Abwicklung des elektrnischen Rechnungsverfahrens der Hessischen Landesverwaltung gespeichert. Mit der Beantragung der Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren erklären Sie sich damit einverstanden. Datum: 1 Mindestens eine E-Mail-Adresse ist anzugeben, maximal zwei E-Mail-Adressen können angegeben werden.
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung Infrmatinsblatt über die Regelungen für den elektrnischen Rechnungs- und Gutschriftenversand 2 an die Hessische Landesverwaltung Auf Basis des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 3 können die Lieferanten und Dienstleister des Landes Hessen alternativ zu Papierrechnungen auch elektrnische Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail an die Hessische Landesverwaltung senden, wenn die flgenden Vraussetzungen erfüllt sind: Die erechnungen beziehen sich auf eine Bestellung mit einer 4500xxxxxx Bestellnummer, die dem Bestellfrmular der beauftragenden hessischen Dienststelle entnmmen werden kann. Die Zustimmung zum Antrag des Lieferanten zur Übersendung elektrnischer Rechnungen wurde knkret und ausschließlich vn der Kreditrenbuchhaltung des HCC 4 erteilt 5. Der Versand der erechnung per E-Mail erflgt vn einer vrher vm Lieferanten / Dienstleister anzugebenden Absender-E-Mail-Adresse an ein speziell eingerichtetes Pstfach beim HCC, das bei der Zustimmung durch das HCC mitgeteilt wird. Eine E-Mail des Lieferanten / Dienstleisters enthält immer nur eine Rechnung als PDF-Anlage 6. Alle ggf. die erechnung ergänzenden Unterlagen werden der E-Mail als zusätzliche PDF-Anlagen beigefügt. Die erechnung enthält alle erfrderlichen Angaben gemäß 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Vm erechnungsverfahren mit dem Land Hessen sind Rechnungen für Bauleistungen an das Hessische Immbilienmanagement ausgenmmen. PDF-Rechnungen und snstige Anlagen per E-Mail werden nicht verarbeitet, wenn: der Lieferant / Dienstleister vm HCC keine Zustimmung zur Teilnahme am erechnungsverfahren erhalten hat, der Lieferant / Dienstleister zur Versendung seiner erechnungen nicht die Absender-E-Mail-Adresse nutzt, die er im Antrag an das HCC angegeben hat, die erechnungen und / der weitere ergänzende rechnungsrelevante Daten nicht als PDF-Anhang beigefügt sind, die erechnungen sich nicht auf die Bestellnummer 4500xxxxxx des Landes Hessen beziehen, die E-Mail mehrere PDF-Rechnungen enthält und / der die E-Mail snstige Krrespndenz, wie Infrmatinen zu Stammdatenänderungen, Werbung etc., enthält. Die Zustimmung des HCC gegenüber dem Lieferanten / Dienstleister kann vm Land Hessen jederzeit widerrufen werden. Weitere Infrmatinen (inkl. Antragsfrmular) erhalten Sie durch Kntaktaufnahme mit dem HCC. HCC; Stand: Juni 2015 2 3 4 5 6 Im Flgenden wird der Begriff erechnungen verwendet. Die Ausführungen gelten analg auch für Gutschriften. Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vm 04. Nvember 2011) Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (Pstfach 32 69, 65022 Wiesbaden) Datenschutzhinweis: Die Daten der Lieferanten / Dienstleister werden für die Abwicklung des Verfahrens gespeichert. PDF-Anlagen sllten möglichst im für die Langzeitarchivierung entwickelten PDF/A-Frmat erstellt sein. Alternativ können auch snstige PDF-Frmate eingereicht werden.
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) Häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questins FAQ ) zum elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung Rechnungen und Gutschriften 1, die Bestellungen der Hessischen Landesverwaltung mit einer 4500xxxxxx -Bestellnummer betreffen, können nach Zustimmung 2 durch das Hessische Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) vm Lieferanten und Dienstleister elektrnisch an das HCC versandt werden, wenn sie als PDF-Anlage einer E-Mail beigefügt werden. Das Antragsfrmular zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung und das zugehörige Infrmatinsblatt sind beim HCC erhältlich. Nachflgend werden häufig gestellte Fragen zum Verfahren beantwrtet: 1. Elektrnisches Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung 1.1 Was wird unter elektrnischen Rechnungen (erechnungen) verstanden? Als erechnungen werden hier ausschließlich Rechnungen in allen PDF-Frmaten verstanden, die per E-Mail versendet werden. Die Übermittlung vn anderen Dateifrmaten, Datensätzen (zum Beispiel per EDI) der Verfahren mit qualifizierter Signatur sind im hier dargestellten Verfahren nicht vrgesehen. 1.2 Wie erflgt der Versand der erechnungen? Eine erechnung wird unverschlüsselt als PDF-Anhang zu einer E-Mail an eine speziell hierfür vrgesehene E-Mail-Adresse gesendet. Diese E-Mail-Adresse wird bei der Erteilung der Zustimmung zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung vm HCC mitgeteilt. 1 Im Flgenden wird der Begriff erechnungen verwendet. Die Ausführungen gelten analg auch für Gutschriften. 2 Die ntwendige vrherige Zustimmung durch das HCC erflgt zur Sicherstellung eines auf beiden Seiten abgestimmten Verfahrens nur in Textfrm. Seite 1 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) 1.3 Wran sind Bestellungen der Hessischen Landesverwaltung zu erkennen, für die eine Übermittlung einer elektrnischen Rechnung grundsätzlich zulässig ist? Bestellungen werden vn den hessischen Dienststellen der Landesbetrieben aufgegeben. Handelt es sich um eine für das elektrnische Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung grundsätzlich zulässige Bestellung, ist auf dem übermittelten Bestellfrmular eine zehnstellige Bestellnummer angegeben, die mit 4500 beginnt (4500xxxxxx). Ergänzend dazu wird auf dem Bestellfrmular auf die Möglichkeit zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessisches Landesverwaltung hingewiesen. Seite 2 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) 1.4 Was ist ein PDF bzw. PDF/A? Die gefrderten PDF-Anlagen (Rechnungen) können im PDF- bzw. PDF/A-Frmat übermittelt werden. PDF ist ein elektrnisches Dateifrmat entwickelt für die riginalgetreue Wiedergabe vn digitalen Dkumenten unabhängig vm ursprünglichen Anwendungsprgramm. Die Abkürzung PDF steht für Prtable Dcument Frmat ; deutsch: (trans)prtables Dkumentenfrmat. PDF/A ist ein elektrnisches Frmat entwickelt für die Langzeitarchivierung digitaler Dkumente. 1.5 Wie kann ein Dkument im PDF- der PDF/A-Frmat erstellt werden? Buchhaltungsprgramme können in der Regel PDF-Dateien erzeugen. Zudem bieten die gängigen Text- bzw. Tabellenkalkulatinsprgramme häufig unter den Menüpunkten Speichern, Drucken der Exprt das direkte Erstellen vn PDF-Dateien an. Gelegentlich kann nach Auswahl des Dateityps PDF unter Optinen das PDF/A- Frmat eingestellt werden. Auf dem Markt gibt es zudem eine grße Palette an Sftware zum Erstellen vn PDF-Dkumenten. 2. Teilnahme am Verfahren 2.1 Wie kann am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung teilgenmmen werden? Das HCC kann auf Nachfrage ein Antragsfrmular mit einem Infrmatinsblatt zur Verfügung stellen. Im Infrmatinsblatt sind die Vraussetzungen des Landes Hessen genannt, unter denen der Lieferant / Dienstleister am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung teilnehmen kann. Bei Interesse ist das Antragsfrmular auszufüllen. Das ausgefüllte Antragsfrmular ist als PDF-Anlage per E-Mail an Kreditrenbuchhaltung@hcc.hessen.de zu senden. Es kann alternativ per Pst an das HCC, Kreditrenbuchhaltung, Pstfach 32 69, 65022 Wiesbaden geschickt werden. Nach Eingang des ausgefüllten Frmulars setzt sich das HCC mit dem Lieferanten / Dienstleister in Verbindung und gibt weitere Infrmatinen, insbesndere die Empfänger-E-Mail-Adresse bekannt. Seite 3 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) Näheres zum Zustimmungsverfahren entnehmen Sie der Textziffer 2.4. 2.2 Können erechnungen vn einer beliebigen Anzahl vn Absender-E-Mail-Adressen eines Lieferanten / Dienstleister geschickt werden? Nein. Es können maximal zwei mögliche Absender-E-Mail-Adressen für das elektrnische Rechnungsverfahren vn einem Lieferanten / Dienstleister beim HCC angemeldet werden. Nur diese E-Mail-Adresse(n) ist (sind) zu verwenden. 2.3 Wfür werden die Absender-E-Mail-Adressen benötigt? Eine Absender-E-Mail-Adresse, die vn Lieferanten / Dienstleistern für den Versand elektrnischer Rechnungen genutzt wird und im entsprechenden Frmular dem HCC bekannt gegeben werden muss, wird gespeichert. Nur vn im HCC angemeldete E-Mail- Adressen gesendete E-Mails können verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass nicht durch Unbefugte er- / gestellte Rechnungen bearbeitet werden. Geht eine E-Mail ein, die nicht vn einer vereinbarten und gespeicherten E-Mail-Adresse versandt wurde, wird diese mit einem entsprechenden Hinweis zurückgesandt und die Rechnung nicht bearbeitet. 2.4 Wie wird die Zustimmung zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung mitgeteilt? Nach erflgter Prüfung des vm Lieferanten / Dienstleister ausgefüllten Frmulars durch die Kreditrenbuchhaltung des HCC erhält der Lieferant / Dienstleister weitere Infrmatinen. Diese werden per E-Mail übermittelt. In diesem Zusammenhang wird auch die E-Mail-Adresse mitgeteilt, an die die erechnungen zu senden sind. Kann die Zustimmung nicht erteilt werden, müssen die Rechnungen weiterhin in Papierfrm eingereicht werden. Seite 4 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) 3. Welche Vrgaben gelten für elektrnische Rechnungen? Nach Übermittlung der Empfangs-E-Mail-Adresse im Rahmen der Zustimmung des HCC zur Teilnahme des Lieferanten / Dienstleisters am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung kann eine Rechnung elektrnisch an das HCC übermittelt werden, wenn 1. sie sich auf eine schriftliche Bestellung mit 4500xxxxxx - Bestellnummer bezieht (jedch keine vm Hessischen Immbilienmanagement bestellte Bauleistung betrifft), 2. sie der E-Mail als PDF-Anlage beigefügt wird, 3. ergänzende, rechnungsrelevante Infrmatinen der E-Mail als weitere separate PDF-Anlage beifügt werden, 4. die E-Mail stets nur eine Rechnung betrifft, 5. die E-Mail neben den. a. PDF-Anhängen keine snstigen Dkumente der Infrmatinen enthält, 6. die E-Mail vn einer vrher vm Lieferanten angemeldeten Absender-E-Mail-Adresse versendet wird, 7. die E-Mail an die durch das HCC mitgeteilte E-Mail-Adresse geschickt wird, 8. die Rechnung nicht zusätzlich in Papierfrm an die Hessische Landesverwaltung geschickt wurde / wird und 9. alle erfrderlichen Angaben des 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erfüllt sind. 4. Snstige Fragen 4.1 Was ist das HCC? Das Hessische Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) bietet als Shared Service Center für Beschaffung, Finanz- und Rechnungswesen swie als zertifiziertes SAP Custmer Center f Expertise (CCE) für den Betrieb vn SAP für alle Dienststellen der Hessischen Landesverwaltung Verwaltungs- und Anwendungsdienstleistungen an. Das HCC ist u. a. zentral zuständig für die Bearbeitung vn Lieferantenrechnungen, die sich auf SAP-Bestellungen mit einer 4500xxxxxx -Bestellnummer beziehen. Seite 5 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) 4.2 Können elektrnische Rechnungen direkt an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der an zentrale Pstfächer der Dienststellen der Hessischen Landesverwaltung geschickt werden? Nein. Es wurde ein gesndertes zentrales E-Mail-Pstfach für erechnungen an die Hessische Landesverwaltung eingerichtet. Ausschließlich über dieses Pstfach, das durch das HCC den Lieferanten / Dienstleistern mitgeteilt wird, werden erechnungen angenmmen. 4.3 Kann die Zustimmung zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung nur vn der Kreditrenbuchhaltung des HCC erteilt werden? Ja. Die Zustimmung wird grundsätzlich nicht vn anderen Dienststellen erteilt. 4.4 Können elektrnische Rechnungen statt als PDF-Anlage zu einer E-Mail in anderer Frm übermittelt werden? Nein. Dkumente in anderen Frmaten können nicht verarbeitet werden. 4.5 Können PDF-Anlagen für mehrere elektrnische Rechnungen gemeinsam in einer E-Mail geschickt werden? Nein. Eine E-Mail darf nur eine einzige Rechnung enthalten, da snst ein reibungslser Przessablauf nicht möglich ist. 4.6 Können Rechnungen swhl elektrnisch als auch in Papierfrm an die Hessische Landesverwaltung gesendet werden? Eine in Papierfrm versandte Rechnung darf nicht zusätzlich elektrnisch versandt werden. Eine bereits elektrnisch eingereichte Rechnung ist nur dann nch einmal in Papierfrm einzureichen, wenn die Kreditrenbuchhaltung des HCC darum bittet, weil eine elektrnische Bearbeitung nicht möglich ist. 4.7 Können Rechnungen, die sich nicht auf eine 4500xxxxxx -Bestellnummer beziehen, elektrnisch eingereicht werden? Nein. Rechnungen, die sich auf andere Bestellnummern beziehen der keinen Bestellbezug haben, können derzeit elektrnisch nch nicht verarbeitet werden und müssen weiterhin in Papierfrm eingereicht werden. 4.8 Kann an die E-Mail-Adresse, die für den Empfang elektrnischer Rechnungen vm HCC eingerichtet wurde, auch snstige Krrespndenz gesendet werden? Nein. An diese E-Mail-Adresse dürfen nur erechnungen gesendet werden. Seite 6 vn 7
Hessisches Cmpetence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC) 4.9 Kann die Zustimmung zur Teilnahme am elektrnischen Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung wieder entzgen werden? Ja. Die Zustimmung kann widerrufen werden. 4.10 Sind Signaturen und Verschlüsselungen erfrderlich? Nein. Mit der Nvellierung des 14 UStG 3 ist diese Ntwendigkeit entfallen. Die erechnungen werden per E-Mail unverschlüsselt und hne Signatur übermittelt. 4.11 Auf welcher Rechtsgrundlage beruht das elektrnische Rechnungsverfahren der Hessischen Landesverwaltung? Rechtsgrundlage ist insbesndere 14 UStG Abs.1 4 : (1) Rechnung ist jedes Dkument, mit dem über eine Lieferung der snstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dkument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. ( ) Rechnungen sind auf Papier der vrbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektrnisch zu übermitteln. Eine elektrnische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektrnischen Frmat ausgestellt und empfangen wird. HCC: Stand Juni 2015 3 Neufassung der umsatzsteuerlichen Regelungen für die elektrnische Rechnungsstellung zum 01.07.2011 im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetztes 2011 (vgl. 14 Abs. 1 und 3 Umsatzsteuergesetz [UStG]; Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vm 04. Nvember 2011) 4 In der im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetztes 2011 geänderten Fassung (Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vm 04. Nvember 2011) Seite 7 vn 7
E-Vergabe Elektrnische Ausschreibungsbearbeitung Interessierten Firmen stehen auf der Vergabeplattfrm des Landes Hessen unter vergabe.hessen.de eine Reihe Ausschreibungen vn Dienststellen der hessischen Landesverwaltung zur Verfügung. Die Bekanntmachungen sind öffentlich einzusehen. Ptenzielle Bieter können die Ausschreibungsunterlagen hne Registrierung elektrnisch kstenfrei herunter laden. Elektrnische Angebtsabgabe Mit der Erweiterung der E-Vergabe um die digitale Angebtsabgabe werden die Vergabeprzesse des Landes Hessen nch kundenrientierter gestaltet. Die Vrteile der medienbruchfreien Bearbeitung können vllständig ausgeschöpft werden. Zudem tragen die zentralen Vergabestellen in Hessen der Richtlinie 2014/24/EU Rechnung, wnach Angebte und Teilnahmeanträge elektrnisch eingereicht und entgegengenmmen werden können die gesamte Bewerber- und Bieterkmmunikatin auf elektrnischem Weg durchgeführt werden kann Bieter können der jeweiligen Bekanntmachung entnehmen, b eine Ausschreibung auf der Vergabeplattfrm Land Hessen für die elektrnische Angebtsabgabe geeignet ist. Die elektrnische Kmmunikatin zwischen Bietern und Vergabestellen ist über ein Benutzerknt vn Bietern auf der Vergabeplattfrm auf einfachem und sicherem Wege möglich. Wir empfehlen die Abwicklung aller Bieterfragen über die bereitgestellte Sftware AI Bietercckpit. Der Przess der elektrnischen Vergabe wird durch die Möglichkeit der digitalen Angebtsabgabe vervllständigt. Mit einem Benutzerknt auf der Plattfrm können die bietenden Unternehmen die Angebtsunterlagen im AI Bietercckpit bearbeiten und als Angebt über die Vergabeplattfrm an die jeweilige Vergabestelle zurück senden. Nach wie vr können jedch Angebte auf herkömmliche Weise in Papierfrm abgegeben werden. Alle Schritte im Verlauf einer elektrnischen Vergabe, d.h. die Einsichtnahme in die Bekanntmachung, das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen, die Bearbeitung der Angebtsunterlagen und die Abgabe der Angebte erflgen ausschließlich über die Vergabeplattfrm des Landes Hessen unter vergabe.hessen.de Zur elektrnischen Teilnahme an Ausschreibungen, insbesndere an der digitalen Angebtsabgabe, muss eine Firma an der Vergabeplattfrm registriert sein. Wir weisen darauf hin, dass jede Firma nur ein Firmenknt besitzen sll, um Verwechslungen zu vermeiden und die elektrnische Erreichbarkeit bei allen Ausschreibungsteilnahmen sicher zu stellen.
AI Bietercckpit Das AI Bietercckpit, eine Sftware zur vllelektrnischen Durchführung vn Ausschreibungen, steht allen interessierten und bietenden Firmen auf der Plattfrm vergabe.hessen.de zum kstenlsen Dwnlad zur Verfügung. Elektrnische Signatur Manche elektrnischen Angebte müssen mit einer qualifizierten der einer frtgeschrittenen elektrnischen Signatur rechtskräftig nach dem Signaturgesetz signiert werden. Mit dem AI Bietercckpit kann der Bieter die Vergabeunterlagen digital und hne Medienbrüche nline der ffline bearbeiten. Das AI Bietercckpit unterstützt bei der Zusammenstellung der Angebtsdaten, leitet w ntwendig durch den Przess der Verschlüsselung und des Signierens nach dem deutschen Signaturgesetz und überträgt das Angebt auf die Vergabeplattfrm des Landes Hessen. Das AI Bietercckpit ist XVergabe fähig, d.h. in der Lage, verschiedene weitere Vergabeplattfrmen anzubinden und zu bedienen. Eine elektrnische Signatur bestätigt die Authentizität und Unverfälschtheit der durch sie signierten Daten. Sie stellt sicher, dass die signierten Daten ausschließlich dem Unterzeichner zugerdnet sind der Unterzeichner eindeutig identifiziert werden kann die signierten Daten mit Mitteln erzeugt wurden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kntrlle halten kann Funktinen des AI Bietercckpits: Einsichtnahme in die Bekanntmachung und Vergabeunterlagen Autmatische Synchrnisatin mit angebundenen Vergabeplattfrmen Offline-Bearbeitung der Vergabeunterlagen Hinzufügen eigener Dkumente Bearbeitung vn Bauausschreibungs-Dateien Zusammenstellen der Angebtsunterlagen Erfassen vn Nebenangebten Verschlüsselung und Signatur des Angebts der Teilnahmeantrags Elektrnische Angebtsabgabe Zurückziehen elektrnisch abgegebener Angebte Abwicklung der gesamten Bieterkmmunikatin die signierten Daten s verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann Gebräuchlich sind zwei Arten vn Signaturen: das sgenannte "Sftzertifikat" in Frm einer Datei und eines zugehörigen PIN-Cdes die "Qualifizierte Signatur", für die eine Signaturkarte mit PIN und ein dazu passendes Lesegerät benötigt werden. Sftzertifikate swie Qualifizierte Signaturen können vn Zertifizierungsdienstanbietern bzw. deren Kperatinspartnern bezgen werden. In der Regel ist die frtgeschrittene Signatur einfacher zu beantragen und günstiger als die qualifizierte Signatur. Weitere Infrmatinen zu elektrnischen Signaturen und deren Anbietern erhalten Sie z.b. auf den Internetseiten der Bundesnetzagentur: www.bundesnetzagentur.de auf den Seiten zur E-Vergabe des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern: www.evergabenline.inf Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Mainzer Straße 29 65185 Wiesbaden Telefn: (06 11) 34 0-0 Internet: www.hzd.hessen.de Alle Rechte und technischen Änderungen vrbehalten.
Offenes Verfahren VG-0008-2017-0002 Land Hessen Anlage 4 Checkliste zum Vergabeverfahren VG-0008-2017-0002 1.) gefrderte Erklärungen beigefügt? Ziffer LB Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt 1 Angaben zu Gewerblichen Schutzrechten (beigefügter Vrdruck) 1.10 Referenzliste gemäß Vrgaben der Leistungsbeschreibung (sfern erfrderlich) 1.14 Erklärung gemäß Gemeinsamen Runderlass (beigefügter Vrdruck) 1.14 Eigenerklärung gemäß 124 GWB (beigefügter Vrdruck) 1.14 Erklärung zu Gütesicherung/Qualitätssicherung gemäß Vrgaben der Leistungsbeschreibung (beigefügter Vrdruck) Firmenprfil gemäß Vrgaben der Leistungsbeschreibung (beigefügter Vrdruck) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens und über seinen Umsatz bei der Herstellung bzw. Lieferung vn Waren, die Gegenstand der Ausschreibung sind, jeweils bezgen auf die letzten drei Geschäftsjahre (beigefügter Vrdruck) Anstatt der.g. Erklärungen der Ziffer 1.14 der LB kann auch eine Einheitliche Eurpäische Eigenerklärung (EEE) vrgelegt werden. 1.14 1.14 1.14 1.14 Bietergemeinschaft? Erklärungen gem. Ziffer 1.14 der LB vrlegen. 1.14 Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers (sfern erfrderlich) 1.21 Erklärung bzgl. Auslandsfertigung (beigefügter Vrdruck) 1.22 Antragsfrmular erechnungsverfahren (sfern erfrderlich) 1.26 2.) Snstige Vrgaben beachtet? Vrgesehene Vrdrucke verwendet? 1.4 Angebt und Anlagen unterschrieben 1.4 Alle Erklärungen und Nachweise unterschrieben 1.4 Erläuterungen und ergänzende Angaben in gesnderter Anlage und unterschrieben 1.4 Keine zusätzlichen Eintragungen im Leistungsverzeichnis vrgenmmen 1.4 Präsidium für Technik, Lgistik und Verwaltung 1/2