www.sekretaerinnen-service.de Dossier: Präsentation So gestalten Sie eine perfekte Präsentation für Ihren Chef PowerPoint ist heutzutage aus dem Alltag der meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wann immer es darum geht, einer Gruppe von Zuhörern etwas zu vermitteln, kommt diese praktische Präsentation zum Einsatz: bei der Produktvorstellung vor Kunden, in Mitarbeiterschulungen oder als optische Unterstützung bei öffentlichen Vorträgen. Oftmals liegt die Vorbereitung der PowerPoint-Präsentation in Ihren Händen. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Damit sich die Zuhörer Ihres Chefs ganz auf den Inhalt des Vortrags konzentrieren können, sollten Sie bei der Foliengestaltung folgendes bedenken: Stellen Sie die einzelnen Gestaltungselemente (z. B. Ihr Firmenlogo) immer an die gleiche Stelle, um die Orientierung zu erleichtern. Dies ist einfach zu generieren über den Folienmaster. Formatieren Sie die jeweiligen Textblöcke möglichst identisch. Sie wirken so professioneller, da die Zuhörer beispielsweise über die Schriftgröße auch gleich die Bedeutung des Inhalts erkennen können. Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 18.00 Uhr Bestellung per email: kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/23110350 Im Übrigen gilt bei PowerPoint-Präsentationen wie bei so vielem Anderen: Weniger ist mehr. 1
Diese Punkte sollten Sie vorab klären Mit einer guten Vorbereitung erleichtern Sie sich und Ihrem Chef die weitere Arbeit erheblich. Bevor Sie mit der Zusammenstellung der Präsentation beginnen, fragen Sie ihn genau: Um welche Art Vortrag handelt es sich (Verkaufspräsentation, Mitarbeiterschulung, öffentlicher Vortrag, durchlaufende Präsentation für einen Messeauftritt, Motivationsveranstaltung usw.)? An wen richtet sich sein Vortrag (z. B. Kunden, Mitarbeiter, Führungskräfte, Interessenten, Passanten)? Was weiß er über das Publikum weiß (Vorwissen, Niveau der Veranstaltung, Größe der Zuhörerschaft)? Welches konkrete Ziel verfolgt der Vortrag (Verkaufsabschluss, Information, Imagegewinn)? Wie viel Zeit steht ihm für die Präsentation zur Verfügung? Finden vorher oder nachher noch weitere Vorträge statt? Wenn ja, welchen Inhalt haben diese? In welcher Reihenfolge folgen die Argumente aufeinander? PRAXIS-TIPP: Für viele Vortragsarten stellt PowerPoint so genannte Inhaltsvorlagen zur Verfügung. Darin ist eine Grobgliederung zu verschiedenen Themen bereits enthalten, anhand derer Sie schnell die wichtigsten Fragen klären können. Diese praktische Funktion können Sie über Datei/Neu den Aufgabenbereich und dann Vom AutoInhalt-Assistenten aufrufen. So erstellen Sie die Gliederung Auf der Basis Ihrer Vorüberlegungen können Sie nun bereits in PowerPoint eine Gliederung erstellen. So geht s: In der Regel erscheint nach dem Öffnen von PowerPoint die Normalansicht mit dem großen Arbeitsbereich in der Mitte, den Notizen am unteren Rand und den Karteireitern Gliederung und Folien links. Wenn nicht, gehen Sie bitte 2
über Ansicht/Normal:: Wechseln Sie auf Gliederung ( Abb. 1) und schreiben Sie in das Feld darunter die einzelnen Punkte Ihres Vortrags. Diese werden als Überschriften in die Folien eingefügt. Mit der Enter-Taste legen Sie eine neue Folie an. Standardmäßig erstellt PowerPoint am Beginn einer Präsentation eine Titelfolie und anschließend Textfolien, die aus einer Überschrift und einem großen Textfeld bestehen. Sie können die Folienart später noch jederzeit ändern und beispielsweise eine Textfolie in eine Diagrammfolie umwandeln. So können Sie schnell eine große Anzahl Folien erstellen. Wenn Sie bereits wissen, dass Sie an einer bestimmten Stelle z. B. ein Diagramm zeigen möchten, können Sie gleich die richtige Folienart anlegen. Klicken Sie dafür... entweder auf den Button Neue Folie ( Abb. 2) und drücken Sie Strg + M oder gehen Sie über Einfügen auf Neue Folie. In beiden Fällen erscheint eine neue Folie in Ihrer Gliederung und am rechten Bildschirmrand öffnet sich der Aufgabenbereich mit der Auswahl Folienlayout ( Abb. 3). Wählen Sie aus der Vielzahl der Vorschläge den passenden Entwurf aus und weisen Sie ihn durch einen Doppelklick zu. Sie können auch auf den kleinen Pfeil neben der Miniaturansicht klicken und damit das Layout zuweisen ( Abb. 4). PRAXIS-TIPP: Ihre Gliederung liegt in Word bereits vor? Dann können Sie sie ganz einfach übernehmen: Markieren Sie dazu in Word alle Überschriften, zu denen eine eigene Folie erstellt werden soll und weisen Sie ihnen das Format Überschrift 1 zu ( Abb. 5). Für Zwischenüberschriften legen Sie je nach Gewichtung Überschrift 2, 3 usw. fest. Diese erscheinen dann als Inhalte auf den Folien. Wählen Sie dann Datei/Senden an/microsoft PowerPoint ( Abb. 6). Sofort wird eine neue Präsentation erstellt. 3
Achtung: Text, der nicht als Überschrift formatiert ist, wird nicht nach PowerPoint übernommen. (Abb. 1:) Im Feld "Gliederung" in der Normalansicht können Sie sehr schnell eine große Anzahl Folien anlegen. (Abb. 2:) Über die Schaltfläche "Neue Folie" fügen Sie eine neue Folie ein und öffnen die Auswahl "Folienlayout" im Arbeitsbereich. 4
(Abb. 3:) In den "Folienlayouts" stehen Ihnen zahlreiche verschiedene grundlegende Layoutvorschläge zur Verfügung. (Abb. 4:) Mit einem Klick auf den Pfeil neben dem "Folienlayout" weisen Sie es der Folie zu. 5
(Abb. 5:) Wenn Sie Teile aus Word für Ihre Gliederung in PowerPoint verwenden möchten, markieren Sie diese und weisen Sie ihnen Überschriftenformate zu. (Abb. 6:) Senden Sie anschließend das Dokument von Word aus an PowerPoint. Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de 6