EINFÜHRUNG IN ENDNOTE (LITERATURVERWALTUNG) Dr. Christina Peter, Institut für Tierzucht und Haustiergenetik, JLU Giessen Literaturverwaltung mit
D R. C H R I S T I N A P E T E R Literaturverwaltung mit EndNote
Inhaltsverzeichnis Eine Endnote-Datenbank erstellen 1 Referenzen 1 Manuelle Eingabe 1 Automatische Übernahme der Referenzen aus der Pubmed 1 Generelle Einstellung von Endnote (Preferences) 3 Verwendung von Endnote beim Schreiben eines Worddokuments (CWYW) 3 Output styles 5 Template: 6 Bibliography: 7 Troubleshooting 9
Eine Endnote-Datenbank erstellen In EndNote können beliebig viele Datenbanken erstellt werden. Es empfiehlt sich aber, für ein Projekt nur eine Datenbank zu verwenden, da es sonst Schwierigkeiten bei der Nutzung mit Word geben kann. File New Name der Datenbank unter Dateiname eingeben (z. B. Verhalten, TSE.) Referenzen (Literaturstellen) Referenzen können entweder aus der Pubmed übernommen oder aber manuell eingegeben werden. Die Übernahme aus der Pubmed hat den Vorteil, dass direkt auch Abstracts und der Link zur Pubmed, über den das Volldokument herunter geladen werden kann, eingefügt werden. Bücher und Proceedings können beispielsweise aber nur manuell eingefügt werden. Manuelle Eingabe Hierbei sollte man sich zunächst überlegen, welche Informationen für welche Referenzart von Bedeutung sind. In einer Dissertation sollte beispielsweise bei einem Buchkapitel auch immer die Seitenzahl und das Buch angegeben werden, aus dem das Kapitel entnommen wurde. Gibt man also beispielsweise ein Buchkapitel ein, sollte man dieses auch als Book chapter kennzeichen (später mehr dazu) und darüber hinaus Informationen zu dem Autor des Kapitel, Autor des Buches, Verlag, Jahr, Editor, Seitenzahlen!!! der Kapitel eintragen. Vorgehensweise: References New reference: Reference type: Üblicherweise ist automatisch unter Reference type Journal article eingestellt, was ich sehr praktisch finde. Diese Einstellung kann man aber auch in den Preferences verändern (Edit Preferences Reference types Default). Buchkapitel als Book section, Bücher als Book und Tagungen als Conference Proceedings etc. eingeben. Einfach mal schauen, ich habe zum Beispiel auch Internetprogramme als Electronic source angegeben. Das sollte jeder individuell entscheiden, aber konsequent einhalten. Nach Auswahl des Reference types können dann alle Angaben zum Artikel gemacht werden. Hier kann man auch unter Keywords ein paar Stichworte angeben, mit deren Hilfe man später dann den Artikel wieder findet. Automatische Übernahme der Referenzen aus der Pubmed Tools Connect Connect aus der Liste Pubmed/Web of Science (lohnt sich immer auch mal nachzuschauen, da einige 1
Paper in der Pubmed nicht gelistet sind, z. B. Journal of Animal Breeding and Genetics) auswählen Connect klicken 1. Es öffnet sich eine Suchmaske, in die man die verschiedensten Suchkriterien eingeben kann (von Autor über Journal bis hin zu Keywords) und dann auf Search klicken. Wahlweise können Suchfelder hinzugefügt, kombiniert und ausgeschlossen werden. 2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Anzahl der gefundenen Artikel gelistet wird. Will man alles References anschauen, dann auf OK drücken. 3. Es geht wiederum ein Fenster auf, in dem alle Referenzen mit Autor (sollte der gesuchte Name nicht dabei stehen, dann ist er vielleicht Zweit- oder Drittautor) aufgelistet sind. Ein Klick auf die oberen Reiter (Author, Year etc.) sortiert nach Alphabet oder Jahr. 4. Gewünschte Referenzen markieren (mehrere markieren: STRG-Taste, alle von-bis markieren: Umschalt-Taste drücken). 5. Oben rechts unter Copy all references to die gewünschte Datenbank auswählen. Es werden alle markierten Referenzen in die Datenbank übernommen. WICHTIG: Von entscheidender Bedeutung ist, die Dateien nach der Übernahme aus der Pubmed zu überprüfen. Grund: Oft wird z. B. die Seitenzahl als 876-78 übernommen. Es ist aber wichtig, die gesamte Seitenzahl gespeichert zu haben, also 876-878, da es sonst zu Problemen kommt, wenn man die gesamte Seitenzahl im Literaturverzeichnis aufführen möchte. Vorgehen: Doppelklick auf Referenz und die Seitenzahl ändern. Vereinheitlichung der Journalnamen Dieser Schritt ist deshalb von Bedeutung, da man mal die Abkürzungen der Journals benötigt und mal die gesamten Namen. Tools Define Term list Unter Reiter Lists Journals anklicken Reiter Terms anklicken. Auf New term klicken: Unter Full Journal den vollen Namen des Journals eingeben, unter Abbreviation 1 z. B. J. hered. und unter Abbreviation 2 J hered (ohne Punkt) Ok. In der Liste steht nun der volle Name des Journals. Diesen Schritt für alle verwendeten Journals durchführen (muss nur einmal gemacht werden). Hat man nun eine Referenz aus der Pubmed in die eigene Datenbank übernommen, dann kann man in der Datenbank-Liste doppelt klicken und es öffnet sich alle Info zu dem Artikel. Unter Journal steht dann oft eine Abkürzung das ist nicht gut! Abkürzung löschen und mit dem Cursor in dem 2
Journal-Feld bleiben. Dann STRG+1 drücken. Es öffnet sich eine Liste mit den bereits eingegebenen Journals. Das gewünschte Journal aus der Liste auswählen und auf Insert Term klicken. Es wurde nun der volle Name des Journals übernommen. Dennoch ist auch die Information über die richtige Abkürzung gespeichert. Das ist auch gut so!!! DAS HEISST: In allen aus irgendeiner Datenbank übernommenen Referenzen immer die Seitenzahl und den Journalnamen checken. Das erleichtert die Arbeit hinterher ungemein. Generelle Einstellung von Endnote (Preferences) Edit Preferences: Generell sind die Einstellungen hier bereits so, wie es richtig ist, allerdings würde ich ein paar Änderungen vornehmen: Display fields: Hier wird eingestellt, wie die Referenzen in der Liste dargestellt werden. Beispielsweise Record Number (wird automatisch für jede Referenz einmalig vergeben), Author, Year, Title. Das kann jeder nach seinem Geschmack gestalten. Term lists: Hier würde ich alle Häkchen entfernen. Grund: Sobald eine Referenz über die Pubmed übernommen wird, wird auch der Journal Name automatisch übernommen, auch wenn er abgekürzt ist. Das hat zur Folge, dass in der Liste der Journals (STRG+1) nicht nur die vollen Namen stehen, sondern auch Abkürzungen. Am Ende gibt s hierdurch nur Ärger, da man mal die Abkürzung benutzt und mal den vollen Namen. Deshalb meiner Meinung nach alle abschalten. Verwendung von Endnote beim Schreiben eines Worddokuments (CWYW) Sobald Endnote installiert ist, müsste in Word eine Symbolleiste für Endnote erscheinen. Diese besteht aus mehreren Symbolen: Lupe: Dieses Icon kann dazu genutzt werden, in den Datenbanken die richtige Referenz auszusuchen und in das Dokument einzufügen. Wichtig: Erst in Endnote die richtige Datenbank öffnen, das macht s einfacher (In Endnote: File Open Datenbank anklicken) Wenn sich dann das Fenster geöffnet hat, unter Find den Autor oder ein Stichwort eingeben. Sollten mehrere Referenzen auf das Suchwort zutreffen, dann die richtige Referenz raussuchen (unten stehen auch noch weitere Angaben wie z. B. Abstracts etc.) und Insert klicken. Im Dokument erscheint jetzt entweder eine Schwalbenklammer mit etwas seltsam aussehendem Inhalt 3
oder Autor und Jahr. Sollen mehrere Autoren eingefügt werden, dann einfach nach dem ersten Autor die oben genannten Schritte wiederholen, die Zitate werden dann automatisch zusammengestellt. 1.-2.-3.: Ein sehr wichtiges Icon! Es öffnet sich ein Fenster mit dem Reiter Format Bibliography. Hier wird festgelegt, auf welche Weise zitiert wird. Einmal steht hier das Dokument, dann der Output Style, d. h. die Art der Formatierung und die so genannten Citation delimiters (das sind die Schwalbenklammern, die ein Zitat anzeigen). Unter dem Reiter Layout kann man die Schriftart und größe, aber auch den Zeilenabstand im Literaturverzeichnis einstellen. Einfach mal ein wenig ausprobieren. Instant formating Hier wird eingestellt, ob eine Referenz formatiert werden soll, sobald sie eingefügt wird oder erst auf Anweisung des Schreibers. Mein Tipp: Bei sehr großen Dokumenten würde ich Instant formating disablen, da der Computer sonst sehr lange braucht, um jedes Mal, wenn eine Referenz eingefügt wird, diese zu formatieren. Bei kürzeren Dokumenten kann die Funktion eingeschaltet bleiben, da man hier sofort ein Literaturverzeichnis erstellt. Unformat citation Diese Funktion ist erst dann von Interesse, wenn man mal mehrere Dokumente zusammenfügen möchte, das Literaturverzeichnis am Ende aber natürlich nicht alle Referenzen doppelt listen soll, also z. B. wenn man die Einzelteile einer Diss zusammenfügt (Literatur, Material und Methoden etc.). Bevor man also die Dokumente kopiert, geht man auf Unformat citations, jetzt müssten die Schwalbenklammern wieder auftauchen und das Literaturverzeichnis verschwinden. Dann alles kopieren und zusammenfügen und dann wieder unter 1-2-3 Format citations und schon müssten alle Literaturstellen einmalig aufgeführt werden. WICHTIG: NICHT verwechseln mit Remove Field codes. Jede Referenz, die eingefügt wird, wird bei Word als so genannter Field code eingefügt. Diesen kann man beispielsweise mal anschauen (nur damit man sich was darunter vorstellen kann) indem man mal ein Zitat markiert und mit der rechten Maustaste Feldfunktion aus/ein drückt. Nun sieht man die Information, die hinter Endnote steckt. Rückgängig machen durch gleiche Prozedur. Feldfunktionen erkennt man auch durch die graue Hinterlegung. Die Funktion Remove field codes ist dann von Interesse, wenn man beispielsweise ein Paper an ein Journal schickt und in dieser Version aber nicht mehr die Endnoteverknüpfungen sein sollen, sondern nur noch der Text (man kann in dieser Version also nichts mehr verändern!!!). Dann 4
speichert man das Dokument mit Feldfunktionen ab, geht dann auf Remove field codes und speichert die Version dann gesondert ab. In dieser Version werden die Zitate dann nicht mehr grau hinterlegt, man kann aber auch keine Veränderungen mehr vornehmen. Das wären die wichtigsten CWYW (Cite while you write)-funktionen von Endnote und Word. Output styles Mit der Funktion Output styles ist es möglich, jede erdenkliche Formatierung sowohl der Zitate im Dokument als auch des Literaturverzeichnisses vorzunehmen. Das kann zum einen eine individuelle Formatierung für eine Dissertation sein, aber auch eine Formatierung für ein Journal. Der Vorteil von Endnote ist, dass hier schon eine ganze Reihe von Journal-Outputstyles hinterlegt sind, so dass man nur noch schreiben muss und alles bereits so formatiert wird, wie es vom Journal verlangt wird. Zum anderen kann man auch nachträglich noch Formatierungen ändern, die dann im Dokument automatisch in allen Referenzen geändert werden. Wenn ich mir zum Beispiel überlege, dass ich alle Autoren im Literaturverzeichnis gerne mit Kapitälchen hätte, dann kann ich das im Output-Style ändern und es überträgt sich automatisch auf alle Zitate. Falls man ein bestimmtes Journal sucht, kann man im Internet z. B. einfach mal bei Google Endnote output style journal of heredity. Oft haben sich schon ein paar pfiffige Leute hingesetzt und einen Output Style für das Journal erstellt, das man sich runterladen kann und dann in den Ordner Endnote unter Styles kopiert. Im Folgenden beschreibe ich kurz, wie man einen Output Style (OS) erstellt und ändert. Die OS findet man unter: Edit Output styles. Hier hat man entweder die Option einen neuen OS zu erstellen (New style) oder einen bereits vorhandenen zu suchen und gegebenenfalls zu ändern. Mein Tipp: Einfach mal im Style Manager nachzuschauen, ob ein Journal nicht einen ähnlichen Style benutzt, wie den, den ich suche. Diesen kann man dann nach seinem Geschmack verändern. Für eine Diss würde ich den OS Author-Date empfehlen. Dieser zitiert im Text den Autor und das Jahr und das Literaturverzeichnis würde ich mir dann so gestalten wie ich es möchte. Wir wollen also den OS Author-Date verändern: Edit Output style Style manager. Bei Author-Date ein Häkchen setzen und dann edit anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem wir nun alles so verändern können, wie wir wollen. 5
About this style: Hier ist kurz beschrieben, was dieser OS beinhaltet. Anonymous work: Hier würde ich ein Häkchen bei Leave blank setzen. Page numbers: Hier wirkt sich nun aus, ob wir bei der Eingabe der Referenzen/Übernahme aus der Pubmed immer darauf geachtet haben, dass die Seitenzahl komplett aufgeführt wurde. Man hat hier die Wahl zwischen Don t change: alle Seitenzahlen werden so dargestellt, wie wir sie eingegeben haben (z. B. 456-478) Show only first: nur erste Zahl wird angezeigt Abbreviate: Abkürzungen anzeigen wie angegeben Im Prinzip ist hier immer ein Beispiel aufgezeigt, wie man es gerne hätte, also einfach mal ausprobieren. Journal names: Auch hier zahlt sich die Mühe aus, dass man darauf geachtet hat, dass die Journal names immer korrigiert wurden, da man nun die Wahl hat zwischen komplettem Namen (use full name) und den verschiedenen Abkürzungen. Citations Unter Citations werden nun die Formatierungen vorgenommen, wie die Referenzen im Text (z. B. Schnickschnack et al., 2005) aussehen sollen. Template: Hier wird immer Bezug auf die Datenbank genommen. Alles was in der Datenbank als Author eingegeben ist, erkennt Endnote hier als Autor. Wenn also bei Template (Author, Year) steht, dann wird wie folgt zitiert (Meier, 2005). Will man nun kein Komma haben, dann einfach das Komma löschen. Möchte man zusätzliche Information darin haben, dann über Insert field weitere Felder hinzufügen. Ambiguous citations: Hier kann man angeben, ob gleiche Zitate von einem Autor aus einem Jahr mit a und b gekennzeichnet werden sollen (Häkchen bei Add a letter). Author list: Diese Einstellungen legen fest, ab wann et al. benutzt werden soll und ob zwischen dem letzten und vorletzten Autor ein und oder and stehen soll. Meiner Meinung nach ist die beste Einstellung: Author separators: 1 to 2 between before last und (für deutsche Diss oder and für Englische. 6
Abbreviated author list: If 3 or more authors, list the first 1 authors and abbreviate et al. (Häkchen bei Italics wenn das et al. kursiv sein soll). Subsequent author list: wie oben. Dies bewirkt: 2 Autoren: (Meier und Beier, 2005); 3 Autoren: (Meier et al., 2005). ACHTUNG Will man im Text beispielsweise schreiben: Meier et al. (2005) beschreiben in ihrem Versuch.. also nicht Meier (Meier et al. 2005). dann geht man wie folgt vor: Zitat wie gewohnt über Insert einfügen. Eingefügtes Zitat im Text, sobald es grau hinterlegt ist, mit rechter Maustaste und Edit citation ändern. Hier dann im Fenster ein Häkchen bei Omit author und schon steht dort nur noch das Jahr, aber das Zitat ist trotzdem im Literaturverzeichnis. Sollte das Feld bei rechter Maustaste nicht erscheinen, dann direkt vor die Klammer des Zitats gehen, dann müsste es gehen. Author name: Hier wird festgelegt, wie der Name des Autors erscheinen soll. Meine Einstellungen hierzu sind: First author: Smith, Jane Second author: Doe, John Capitalization: As is (für Kapitälchen hier small caps angeben). Initials: Last name only Numbering: ist nur von Interesse, wenn statt des Autors Nummern angegeben werden sollen. Sort order: Hier habe ich Author, Year, Title angegeben. Es wird festgelegt, wie die Autoren sortiert werden, also alphabetisch nach Autor, Jahr und dann nach Titel. WICHTIG: Alle Einstellungen, die hier vorgenommen werden beziehen sich nur auf die Zitate im Text und haben keinen Einfluss auf das Literaturverzeichnis, das erfolgt unter Bibliography. Bibliography: Jetzt wird s ein wenig kompliziert. Aber ich werde versuchen, alles Wichtige aufzulisten. Template: Hier erfolgen alle Einstellungen für jede einzelne Referenzart. Deshalb ist es wichtig, Bücher unter Books, Bücherkapitel und Book chapter, Tagungen unter Proceedings etc. aufzulisten. Am Ende dieses Dokuments habe ich einmal die Einstellungen des Templates für meine Diss zusammengestellt (ohne Garantie für Richtigkeit;-). 7
Hier wird wie bei den Zitaten festgelegt, welche Information der Referenz aufgeführt werden soll. Eine sehr schöne Zusatzfunktion ist hierbei, dass man Endnote sogar sagen kann, dass es bei einem Editor die Abkürzung Ed. und bei mehreren Editoren Eds. nehmen soll (s. meine Vorlage unter Book section). Man gibt hier zunächst Ed. ein. Danach geht man oben rechts auf Insert Field und dann auf Singular/Plural. Endnote fügt dann ein ^ ein, was ihm zeigt, dass er, falls mehrere Editoren gelistet sind, Eds. schreiben soll. Sehr schönes Feature. Sollte man hier ganz besondere Extrawünsche haben, muss man sich sehr gut mit der Sache beschäftigen. Welche Finessen hier noch möglich sind, sind im Handbuch (als pdf-format im Ordner, wo auch Endnote installiert ist) aufgeführt. Author list: Meine Angaben sind hier: Number of authors 1 bis 100, and before last and List all authors (in der Regel sollen im Literaturverzeichnis alle Autoren gelistet werden. For subsequent works: Print as defined above Author name: Auch hier hat man wieder die Möglichkeit, sich auszusuchen, in welcher Reihenfolge die Namen erscheinen, möchte man hier z. B. die Autoren in Kapitälchen haben, dann unter Capitalization Small caps ankreuzen. Editor list: s. Author list Editor name: s. oben Sort order: Diese Einstellungen ermöglichen einem, festzulegen, nach welchen Gesichtspunkten das Literaturverzeichnis sortiert werden soll. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Title capitalization: Soll der Titel groß geschrieben werden, dann hier ankreuzen. So und schon ist unser Output style fertig. Fenster schließen und auf Anfrage speichern. Normalerweise zeigt Endnote nun unter der Datenbank an, wie die einzelnen Referenzen im Literaturverzeichnis gelistet werden. Dies ist eine gute Möglichkeit einmal verschiedene Referenztypen (Bücher, Paper ) zu checken, ob sie in der gewollten Art und Weise angezeigt werden. Soll nun ein bereits geschriebenes Dokument, in das mit Endnote Zitate eingefügt werden, mit dem neu erstellten Outputformat formatiert werden, 8
dann geht man in Word auf 1-2-3 und stellt unter Output style den gewünschten neuen Style ein, OK und schon müsste alles in der gewünschten Weise formatiert werden. Troubleshooting Nützliche Tipps findet man im Internet unter: http://www.adeptscience.co.uk/kb/category/bibliography/endnote/product =(EndNote)/1,1,10 http://www.lib.uts.edu.au/information/endnote/faq.html#instant Im pdf-file im Ordner von Endnote ist ein Handbuch mit einem Kapitel zum Thema Troubleshooting. Dort sind die gängigsten Probleme aufgelistet. Ansonsten einfach bei mir anrufen oder mailen. 9
10