Kapitel 4 Microsoft Entourage Seite 211
Microsoft Office:mac 2008 Microsoft Entourage der Alleskönner und Kommunikationsspezialist Mit Microsoft Entourage haben Sie Ihr Leben organisatorisch im Griff. Microsoft Entourage kümmert sich in erster Linie um Ihre E-Mails. Dabei können Sie beliebig viele E-Mail-Konten anlegen, um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu verwalten. E-Mails werden im Regelfall an Personen oder Firmen verfasst. Microsoft Entourage verfügt zusätzlich über ein Adressbuch, in dem Sie häufig genutzte Kontaktdaten hinterlegen können. Wichtig beim täglichen Arbeiten sind sicherlich auch Termine oder Ideen, Notizen und To-dos auch dafür ist Microsoft Entourage zuständig. Und zu guter Letzt verfügt Entourage auch über das sogenannte Projekt- Center, in dem man wie der Name schon sagt verschiedene Projekte verwalten kann. Projekte können aus verschiedenen Office-Dateien oder aus E-Mails und weiteren Dingen bestehen, wie wir später noch sehen werden. Microsoft Entourage ist ein sehr, sehr mächtiges Produkt, und wir wollen nun Schritt für Schritt die wichtigsten Funktionen von Microsoft Entourage kennenlernen. Microsoft Entourage das erste Mal starten Wenn Sie Microsoft Entourage auf Ihrem Rechner das allererste Mal starten, dann wird in Ihrem Homeverzeichnis unter Dokumente der Ordner Microsoft-Benutzerdaten angelegt. Darin legt Entourage alle zu verwaltenden Daten ab. Beim ersten Start wird der Entourage-Setup-Assistent auf Sie zukommen und Sie fragen, ob Sie bereits mit einem anderen E-Mail- Programm gearbeitet haben, um dessen Daten in Microsoft Entourage zu importieren. Sie können dabei natürlich ohne den Import weiterfahren und die E-Mail-Konten innerhalb von Microsoft Entourage definieren. Wenn Sie frühere Versionen von Entourage installiert haben, dann können hier die Daten am problemfreiesten übernommen werden. Dabei werden die Adressbücher, die E-Mails, Regeln, Filter, Junk-Mail-Einstellungen, also alles, was Sie in vorherigen Versionen definiert haben, problemfrei importiert. Seite 212
Importieren von Daten Ich habe selbst den Import von Microsoft Entourage X und Microsoft Entourage 2004 ausprobiert in keinem der Fälle ist beim Import irgendeine Information verloren gegangen. Sie erinnern sich vielleicht noch an die Information am Anfang des Buchs: Wenn Sie bereits mit Microsoft Entourage gearbeitet haben, wird Ihnen vermutlich der Import gleich während der Installationsroutine angeboten. Wählen Sie hier den Import aus einer anderen Anwendung, wenn Sie früher nicht mit Microsoft Entourage gearbeitet haben. Erster Start von Entourage Importoptionen Sie sehen, dass Microsoft Entourage entweder aus dem Programm Apple Mail Informationen bekommen kann oder aus Eudora. Sie können aber auch jede beliebige andere Anwendung anklicken. Seite 213
Microsoft Office:mac 2008 Schauen wir uns zunächst mal den Import von Apple Mail an: Import aus Apple Mail Wie Sie sehen, können aus dem Programm Apple Mail E-Mail-Nachrichten, Konten, Regeln und Signaturen übernommen werden. Wo aber um alles in der Welt sind die Adressbucheinträge? Richtig, wenn Sie mit Apple Mail arbeiten, dann werden die Adressbuchinformationen nicht innerhalb von Mail abgelegt, sondern im Programm Adressbuch. Der Import der Adressinformationen kann also erst nach Abschluss des E-Mail-Postfachs vonstattengehen. Adressimport Dazu wechseln Sie im Programm Microsoft Entourage auf den Adressbuch-Bereich, entweder über den Button oder Sie verwenden Befehl + 2, um ins Adressbuch zu gelangen (der E-Mail-Bereich hat das Tastenkürzel Befehl + 1). Öffnen Sie gleichzeitig das Programm Adressbuch, markieren Sie dort die Adressen, die in Microsoft Entourage übernommen werden sollen, und ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop in die Adressbuch- Kategorie von Entourage so einfach funktioniert diese Geschichte. Aber wieder zurück zum E-Mail-Import: Meine Erfahrung ist, dass der Import der E-Mails aus dem Programm Apple Mail völlig problemfrei vonstattengeht und tadellos funktioniert. Deutlich schwieriger ist es, wenn Seite 214
Sie bis dato andere E-Mail-Programme verwendet haben. Wie vorhin in der Liste gesehen, ist der Import von Eudora-E-Mails auch sehr einfach zu vollziehen. Haben Sie aber bisher beispielsweise das Produkt Thunderbird verwendet, so würde ich folgenden Umweg empfehlen. Importoptionen von Apple Mail Sie sehen: Das Programm Mail aus dem Hause Apple kann problemlos Thunderbird-E-Mails importieren oder auch sogenannte Mbox-Dateien. Das heißt: Sie laden also zunächst, wenn Sie bisher andere Applikationen verwendet haben, sämtliche E-Mails in die Applikation Mail. Von dort aus ist die Übertragung zu Microsoft Entourage ein Kinderspiel. Zugegeben, es ist ein Umweg, aber dieser Umweg ist problemfrei zu beschreiten. Deshalb würde ich Ihnen diesen ans Herz legen. Es bleiben damit alle E-Mails inklusive aller Anhänge etc. erhalten. Entourage als Standard- E-Mail-Programm Ist der Import abgeschlossen, so wird Sie Microsoft Entourage noch fragen, ob Sie von nun an Microsoft Entourage als Standard-E-Mail-Programm verwenden möchten. Was bedeutet das? Nun, stellen Sie sich vor, im Internet stoßen Sie auf eine E-Mail-Adresse. Sie klicken diese an und es muss ein Mail-Programm gestartet werden. Haben Sie nun definiert, dass Microsoft Entourage der Standard ist, dann wird eben Microsoft Entourage gestartet und von dort aus werden die E-Mails versendet. Sie können jederzeit im Menüpunkt Datei / Importieren den Import wiederholen. Dabei bietet Microsoft Entourage Ihnen auch die Möglichkeit an, nicht nur E-Mail-Informationen zu importieren, sondern z. B. auch Feiertage, Kontakte etc. aus anderen Programmen. Seite 215
Microsoft Office:mac 2008 Datei / Importieren Neues E-Mail-Konto Haben Sie keinerlei Informationen, die Sie aus bestehenden E-Mail-Programmen importieren können, dann sollten Sie sich im Menüpunkt Extras und dort unter Konten ein neues E-Mail-Postfach spezifizieren. Neues E-Mail-Konto Wählen Sie in dem Fenster im Pull-down-Menü bei Neu den Eintrag E-Mail aus. Sogleich startet der Assistent zur Kontoeinrichtung, der Ihnen zuerst die Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse abverlangt: Assistent Kontoeinrichtung Schritt 1 Seite 216
Haben Sie die Version Office 2008 für den Mac, also nicht die Home und Student Edition, dann wird Ihnen auch die Möglichkeit angeboten, Konten auf dem Exchange-Server mit Microsoft Entourage zu verwenden. Oder andersrum formuliert: Die Home und Student Version ist nicht in der Lage, auf Microsoft Exchange-E-Mails zugreifen zu können. Die Special Media Edition, die Deluxe-Fassung von Microsoft Office 2008 inklusive der Software Microsoft Expression Media, kann auch auf Microsoft Exchange-Server zugreifen. Aber zurück zur Kontoeinrichtung. Rechts unten in der Ecke klicken Sie auf den blauen Pfeil, um in das zweite Fenster zu gelangen. Assistent Kontoeinrichtung Schritt 2 Klicken Sie nun erneut auf den Pfeil nach rechts, um in den dritten Dialog zu gelangen. Assistent Kontoeinrichtung Schritt 3 Sie sehen: Microsoft Entourage ist ziemlich clever, denn es hat aus den eingegebenen Informationen, in diesem Fall einer GMX-Mail-Adresse, sofort den Posteingangs- und Postausgangsserver ermittelt. Fantastisch! Sie werden erleben, dass Microsoft Entourage gängige E-Mail-Provider standardmäßig in seinem Portfolio trägt. Wird Ihr Provider nicht erkannt, dann müssen Sie natürlich manuell sowohl den Posteingangs- als auch den Postausgangsserver definieren. Die Informationen hierzu gibt Ihnen Ihr E-Mail-Provider im Regelfall auf seiner Internetseite. Ich kann mir nun noch überlegen, ob ich das Kennwort zum Abrufen der E-Mails hier eintrage, so dass ich in Zukunft ohne Eingabe des Kennworts E-Mails versenden und empfangen kann. Dieses Kennwort speichert das Apple- Seite 217
Microsoft Office:mac 2008 Betriebssystem standardmäßig in seinem Schlüsselbund und es steht damit Entourage ohne weitere Nachfragen immer zur Verfügung. Kennwort im Schlüsselbund Mit dem Pfeil nach rechts gelangen Sie in das vierte Fenster, in dem Sie direkt die definierten Einstellungen überprüfen können. Jetzt ist es notwendig, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen, damit Microsoft Entourage bei Ihrem Mail-Provider anfragen kann, um die spezifizierten Daten zu überprüfen. Mail-Daten überprüfen Fehlerhafte Daten Vielleicht haben Sie an irgendeiner Stelle doch etwas falsch hinterlegt. Mithilfe des blauen Pfeils nach links gelangen Sie zurück in die vorherigen Bereiche. Kritisch sind im Regelfall die beiden Begriffe Konto-ID und Kennwort. Seite 218
Fehlerhafte Daten korrigieren Denn bei einigen Providern gibt man bei Konto-ID alles vor dem @-Zeichen ein, bei anderen Providern hingegen muss man seine vollständige E-Mail-Adresse angeben. Das müssen Sie dann je nach Provider korrigieren. Und natürlich hat man auch ab und zu einen Tippfehler im Kennwort, welches ja nicht angezeigt wird. Bessern Sie die notwendigen Informationen aus, um die Einstellungen dann erneut überprüfen zu lassen. Ich rate Ihnen an dieser Stelle, diese Prüfung immer vornehmen zu lassen, denn wird sie als erfolgreich anerkannt, sind alle Einstellungen korrekt und Sie können nach Herzenslust mit dem Verfassen und Senden von E-Mails beginnen. Alle Einstellungen sind korrekt Mit dem blauen Pfeil nach rechts gelangen Sie schließlich zum letzten Dialog, mit dem Sie Ihrem Konto einen Namen geben können. Seite 219
Microsoft Office:mac 2008 Assistent Kontoeinrichtung Schritt 4 An dieser Stelle macht es durchaus Sinn, dass Sie beide Häkchen belassen, um damit sogleich effizient loslegen zu können. Bestätigen Sie mit Fertig stellen alle Einstellungen. Nun haben Sie ein erstes Konto innerhalb von Microsoft Entourage für Ihren E-Mail-Abgleich erstellt. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Kontoeinstellungen noch einmal begutachten oder verändern, dann klicken Sie einfach doppelt auf den jeweiligen Eintrag im Konten-Dialog, den Sie im Menü unter Extras / Konten finden, um die Einstellungen noch mal zu überprüfen. Konteneinstellungen prüfen Sehr interessant in diesem Zusammenhang ist übrigens der Reiter Optionen, denn dort haben Sie vier sehr, sehr wichtige Einstellmöglichkeiten: Seite 220
Mail-Konto-Optionen 1. Signatur: Immer wenn Sie von diesem E-Mail-Konto aus eine Nachricht verfassen, haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur automatisch anzuhängen. Wie das funktioniert, werden wir uns später noch ansehen. Hier können die Signaturen zugeordnet werden. 2. Teilweiser Empfang von Nachrichten über XY kb: Vielleicht kennen Sie das auch: Jemand schickt Ihnen ab und an 30 bis 40 MegaByte große E-Mails. Und solange dieser E-Mail-Download läuft, können keine weiteren E-Mails empfangen werden. Ich habe mir hier zur Angewohnheit gemacht, einen Grenzwert von etwa 50 KiloByte einzustellen. Das heißt: Alle E-Mails, die kleiner sind, werden sofort heruntergeladen. Größere E-Mails werden nur angezeigt und erst ganz heruntergeladen, wenn ich dies beim Öffnen der E-Mails auswähle. Nur teilweise geladene E-Mail Sie erkennen später diese E-Mail daran, dass vor dem Absender ein angeknabbertes Briefsymbol erscheint. Und wenn Sie diese E-Mail ansehen, ist dort der Text zu lesen: Dies ist Teil einer Nachricht. Über den Button Gesamte Nachricht übertragen können Sie die komplette E-Mail herunterladen. Seite 221
Microsoft Office:mac 2008 Onlinezugriff eines Kontos 3. Kopien der Nachrichten auf dem Server belassen und Nachrichten vom Server löschen nach XY Tagen bzw. Nachrichten vom Server löschen, nachdem Sie vom Computer gelöscht wurden: Wenn Sie E-Mails empfangen, liegen diese ja erst einmal im Internet. Vielleicht können Sie auch im Webbrowser auf Ihre E-Mails zugreifen. Mit Entourage werden diese E-Mails nun aus dem Internet auf Ihren Computer heruntergeladen. Wenn Sie unterwegs Ihre E-Mails weiterhin über einen Browser einsehen möchten, bringen Sie unbedingt das Häkchen bei Kopien der Nachrichten auf dem Server belassen an. Natürlich sammeln sich somit eine Menge E-Mails im Internet an. Deshalb können Sie mit Nachrichten vom Server löschen nach XY Tagen einen Zeitraum angeben, nach dem die E-Mails auch vom Server im Internet gelöscht werden. Ich habe dort sehr häufig die Einstellung 30 Tage. Das heißt: Ich habe die E-Mails des letzten Monats ständig online vorrätig. Und Nachrichten vom Server löschen, nachdem Sie vom Computer gelöscht wurden bedeutet: Wenn ich eine E-Mail aus Entourage entferne, wird sie beim nächsten Abgleich auch im Internet gelöscht. 4. Online-Zugriff ermöglichen: Das ist genau die Idee, dass Sie die E-Mail nicht aus dem Internet herunterladen, sondern online einsehen wollen. Wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben, dann erhalten Sie im linken Bereich in der linken Spalte einen neuen Eintrag mit dem Namen Ihres Kontos. Rechts daneben werden Ihnen die E-Mails dargestellt, die aber nicht aus dem Internet heruntergeladen, sondern einfach so dargestellt werden, als ob Sie einen Browser benutzen würden. Voraussetzung hierfür ist selbstverständlich eine funktionierende Internetverbindung. Seite 222
Neben den Reitern Kontoeinstellungen und Optionen gibt es auch noch die Funktionalität E-Mail-Sicherheit. Damit haben Profis die Möglichkeit, Ihre E-Mails digital mit Signatur- und Verschlüsselungsinformationen zu versehen. Denn Sie wissen: Eine E-Mail ist eigentlich nur eine Textdatei, die über das Internet versendet wird. Und wenn Ihnen jemand etwas Böses will, hat er die Möglichkeit, die E-Mails abzufangen und die Informationen auszulesen. Deshalb ist es unter Umständen interessant, beim Versenden von E-Mails mit Signaturen und Verschlüsselung zu arbeiten. Dazu müssen Sie aber eine Signatur erstellen und ein Verschlüsselungszertifikat besitzen. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, fragen Sie am besten Ihren IT-Administrator nach diesen Dateien, damit Sie damit arbeiten können. Viele Konten Und so definieren und spezifizieren Sie nach und nach alle E-Mail- Konten, mit denen Sie arbeiten möchten. Jedes E-Mail-Konto kann individuell konfiguriert werden, was den Onlinezugriff und das Belassen auf dem Server, die Signatur etc. angeht. Dann können Sie das Kontenfenster wieder schließen und die E-Mails von Ihrem Server abrufen. Verwenden Sie hierfür den Menüpunkt Extras / Senden und empfangen oder den dazugehörigen Button in der Symbolleiste von Microsoft Entourage. Senden und empfangen Wenn Sie das Kennwort für die Konten hinterlegt haben, werden die E-Mail-Postfächer automatisch abgefragt. Andernfalls erscheint der Hinweis, dass Sie nun Ihr Kennwort eingeben müssen. Auch hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit, Ihr Kennwort in den Schlüsselbund zu übernehmen, damit die lästige Kennwortabfrage entfällt. Seite 223
Microsoft Office:mac 2008 Kennwort eintragen War alles erfolgreich, sollte also nun Microsoft Entourage die E-Mails von Ihrem Server abholen. Sie sehen, dass die nicht gelesenen E-Mails standardmäßig in den Posteingangsordner gelangen und dort mit rotem Text hinterlegt werden. Neue E-Mails erhalten Darüber hinaus kann es Ihnen passieren, dass jemand an die E-Mail eine Datei angehängt hat. Sie erkennen das an dem Symbol für die Büroklammer in Ihrer Posteingangsliste. Dateianhang an einer E-Mail Den Dateianhang sehen Sie dann, wenn Sie die E-Mail anklicken, damit sie rechts angezeigt wird. Nun können Sie den Anhang über einen Doppelklick öffnen oder über Speichern an einen Ablageort auf Ihrer Festplatte legen. Dateianhang im Detail Sie können den Anhang aber auch aus der E-Mail entfernen. So, damit ist Entourage eingerichtet und Sie können E-Mails empfangen. Wollen wir uns weitere Funktionen ansehen. Seite 224
Neue E-Mails verfassen Wie aber kann man nun eigene E-Mails verfassen und an andere Teilnehmer versenden, mit diesen E-Mails auch Dateianhänge verschicken oder die E-Mails gestalten? Ganz einfach: Verwenden Sie zum Beispiel die Tastenkombination Befehl + N, um ein neues E-Mail-Fenster zu erhalten. Sie können dazu auch über den Menüpunkt Datei / Neu den Eintrag E-Mail-Nachricht aufrufen. Neue leere E-Mail Als Erstes ist in der Zeile An zu spezifizieren, wer die E-Mail bekommen soll. Sie können dort beliebig viele Adressaten einfügen. Darüber hinaus besteht aber auch die Möglichkeit, auf die Adressbuchinformationen zuzugreifen. Nehmen Sie hierfür einfach aus dem Adressbuch per Drag & Drop die Personen in ihren E-Mail-Verteiler auf. Adressaten für die neue E-Mail Seite 225
Microsoft Office:mac 2008 Sofern Sie über ein umfangreiches Adressbuch verfügen, werden Sie bereits beim Eintippen einer im Adressbuch existierenden E-Mail-Adresse erkennen, dass Entourage selbstständig den Namen erkennt und Ihnen darunter eine Liste mit Personen anzeigt, die auf Ihre Eingabe zutrifft. Namensvorschläge Neben den direkten Empfängern, den sogenannten An-Empfängern, gibt es auch die CC-Empfänger, die also ein Duplikat dieser E-Mail erhalten. Was ist der Unterschied zwischen den An-Empfängern und den CC-Empfängern? Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie sind in einer Firma und müssen einen Urlaubsantrag stellen. Dann gibt es eine Person, die darüber entscheidet, ob Sie den Antrag genehmigt bekommen. Diese Person tragen Sie bei An ein. Möglicherweise möchten Sie aber auch, dass die Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Abteilung Bescheid wissen, dass Sie sich in diesem Zeitraum Urlaub nehmen; die tragen Sie dann als CC-Empfänger ein. BCC hingegen sind sogenannte Blind Carbon Copies, also Empfänger, die als blinde bzw. unsichtbare Empfänger die E-Mail bekommen sollen. Was ist der Vorteil von blinden Empfängern? Stellen Sie sich vor, Sie sind im Urlaub und möchten Ihrem Bekannten eine Internetseite zeigen, wo Sie sich gerade befinden. Nun sollen Ihre Bekannten aber nicht mitbekommen, welche anderen Bekannten Sie auch noch haben Also nehmen Sie sämtliche Bekannten als BCC-Empfänger auf und als An-Empfänger schreiben Sie zum Beispiel Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Damit bekommen alle die E-Mail, aber keiner kann sehen, wer diese E-Mail sonst noch erhalten hat. Es ist nämlich oftmals sehr unschön und unfein, die anderen Empfänger in den Bereich An und CC zu ziehen, weil dann jeder mitbekommt, wer sonst noch dieselbe E-Mail bekommen hat. Dies könnte förmlich nach einer Serien-E-Mail riechen, und das ist doch sehr verpönt. Sind also die Adressinformationen korrekt eingetragen, dann können wir uns dem Betreff widmen. Im Betreff gibt man im Normalfall eine kurze Information über den Inhalt der E-Mail an, genauso wie in der Betreffzeile bei einem regulären Brief. Darunter verfasst man dann die vollständige Mitteilung. Seite 226
Fertige E-Mail Damit sind die wesentlichsten drei Informationen spezifiziert: der Empfänger, der Betreff und der E-Mail-Text. Nun können Sie eine Reihe weiterer Funktionen mit einer E-Mail ansteuern. Schauen Sie zum Beispiel oben in die Symbolleiste. Über den Menüpunkt Anfügen können Sie an die E-Mail eine Datei anhängen, zum Beispiel eine Excel- oder Word-Datei oder auch Bilddateien, und diese mit der E-Mail versenden. Bitte bedenken Sie, dass sehr viele E-Mail-Provider ein Limit beim Empfang von E-Mail-Anhängen haben. Dieses liegt manchmal bei 5, manchmal bei 10, manchmal bei 20 MegaByte. Bevor Sie also zu große E-Mail-Anhänge versenden, sollten Sie anfragen, wie groß das maximale Limit ist, das Ihr Provider als Dateianhang akzeptiert. Signatur Wir haben vorhin bei den E-Mail-Einstellungen schon über Signaturen gesprochen. Eine Signatur ist ein zusätzlicher Text, der immer an das Ende der E-Mail angehängt wird. Die Signatur können Sie im Menüpunkt Extras / Signatur erstellen. Extras / Signaturen Seite 227
Microsoft Office:mac 2008 Über den Schalter Signatur in der Symbolleiste Ihres E-Mail-Fensters wählen Sie eine Signatur aus. Haben Sie in Ihrem E-Mail-Konto, das Sie bei Von auswählen können, eine Standardsignatur hinterlegt, wird selbstverständlich diese Standardsignatur verwendet. Priorität Priorität Wenn Sie Ihrer E-Mail besondere Wichtigkeit verleihen wollen, dann wählen Sie bei Priorität einen Eintrag aus. Das muss aber nicht bei allen Empfängern als Icon erscheinen. Sie sehen, wenn Sie Entourage verwenden und Ihnen jemand anderes eine E-Mail mit besonderer Priorität sendet, wird dies durch ein rotes Ausrufezeichen dargestellt. Das bedeutet, dass diese Meldung besonders wichtig ist und Sie diese Nachricht so schnell wie möglich lesen sollten. Ob Sie das dann tatsächlich tun, obliegt natürlich Ihrer Entscheidung, keine Frage. Kategorie Weiterhin sehen Sie in der Symbolleiste noch die Eigenschaften Kategorie und Aufgabe. Wollen wir zuerst zu Kategorie gehen. Seite 228 Kategorien zuweisen Sie können sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails mit einer Farbgebung hinterlegen, also mit Kategorien. Diese Kategorien helfen Ihnen, die Nachrichten durch ihre Farbgebung unterscheiden zu können. Dabei gibt es zudem die Möglichkeit, eine E-Mail mehreren Kategorien zuzuordnen. Die Ansammlung der Kategorien, die Sie standardmäßig bei Microsoft Entourage anfinden, ist eine Grundeinstellung, die Sie selbstverständlich Ihren eigenen Bedürfnissen anpassen können. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Bearbeiten / Kategorien und dort den Eintrag Kategorien bearbeiten. Sie können sowohl die Anzahl der Kategorien als auch die Farbgebung und die Titel der Kategorien anpassen.
Kategorien bearbeiten Neben der zusätzlich gewonnenen Übersicht durch die Verwendung von Kategorien sind diese auch sehr nützlich, weil Sie danach suchen können. Also zum Beispiel sagen: Ich möchte alle E-Mails der Kategorie Geschäftlich im Ordner Posteingang haben. Sie sehen, dass Sie mit der Vergabe von Kategorien sehr leistungsfähig bleiben, auch wenn Sie mit sehr vielen E-Mails umgehen. Aufgabe Und zu guter Letzt gibt es noch den Eintrag Aufgabe. Lassen Sie uns hierzu ein Beispiel formulieren: Sie versenden eine E-Mail und wollen sich in einigen Tagen an diese E-Mail erinnern und noch einmal nachhaken. Das ist der perfekte Zeitpunkt, um eine Aufgabe zu definieren. Sie legen zum Beispiel die Aufgabe für den morgigen Tag fest. Aufgabe erstellen Seite 229
Microsoft Office:mac 2008 Wenn Sie mit Befehl + 5 in den Bereich Aufgaben gehen und dort die Aufgabenliste sehen, dann werden Sie feststellen, dass der E-Mail-Betreff als Titel für die Aufgabe verwendet worden ist. Sie können dort auch an einem kleinen Briefsymbol vor dem Titel erkennen, dass sich diese Aufgabe auf eine E-Mail bezieht. Das heißt: Aufgaben können in Abhängigkeit von einer E-Mail entstanden sein. Klickt man doppelt auf die Aufgabe, gelangt man zu der zugrunde liegenden E-Mail. Aufgaben können aber auch Sie sehen es darüber mit dem Begriff Neu einfach als isolierte Aufgaben definiert werden. Jetzt kommt das Zusatzprogramm My Day ins Spiel. My Day ist ein Programm, in dem Sie Ihre Termine und auch Ihre Aufgaben komprimiert sehen. Und wenn Sie ganz ans Ende des Programms My Day schauen, können Sie dort auch neue Aufgaben erstellen. Es muss also nicht das Programm Microsoft Entourage gestartet sein. My Day ist das perfekte Programm, um während des Tages immer den Überblick zu behalten, welche Termine einzuhalten und welche Aufgaben heute noch zu erledigen sind. Ein paar weitere Informationen zu dem Thema Aufgaben folgen später. E-Mails formatieren Das Wichtigste zum Schluss: E-Mails können gestaltet werden. In der Grundeinstellung hat Entourage die Eigenschaft, Nur-Text-E-Mails zu schreiben. Nur-Text-E-Mails bedeutet, dass Sie keinerlei Formatierungsfunktionen haben und auch keine Funktionen, um Hintergrundfarben, Bilder etc. einzufügen. Die ganze Sache ändert sich sehr schnell, wenn Sie auf eine formatierte E-Mail umschalten. Dazu verwenden Sie links unterhalb des Begriffs Anlage den Button, auf dem Sie zweimal AB sehen. Formatierung aktivieren Sogleich wird nun eine Zeile freigegeben, in der Sie die Schriftart und Schriftgröße, die Darstellungen Fett, Kursiv, Unterstreichen, die Farben und so weiter vorgeben können. Damit haben Sie alle Möglichkeiten, Ihre E-Mail Ihren eigenen gestalterischen Vorstellungen entsprechend zu erstellen. Ist die Formatierungsfunktion aktiviert, macht auch der Button Einfügen Sinn, wenn Sie beispielsweise in eine E-Mail ein Hintergrundbild einfügen möchten. Oder aber Sie fügen ein Bild an einer beliebigen Stelle in Ihre E-Mail ein und hängen Sounds oder Filmausschnitte in den E-Mail-Text ein. Seite 230
Hintergrundbild Mail mit Hintergrund Derart formatierte, man spricht auch von HTML-Mails können nicht bei jedem Empfänger in genau derselben Weise wieder dargestellt werden. Warum? Vielleicht unterstützt das E-Mail-Programm des Empfängers dies nicht oder aber der Anwender betrachtet die E-Mails über seinen Browser im Internet. Daher kann es vorkommen, dass Sie sich zwar viel Mühe mit Ihrer Formatierung gegeben haben, diese beim Empfänger in der Browserdarstellung jedoch nicht angezeigt wird. Bedenken Sie bitte auch, dass Sie am Mac vielleicht eine Schriftart besitzen, die es auf einem Windows- oder UNIX-Rechner überhaupt nicht gibt. So kann es durchaus sein, dass gestaltete HTML-E-Mails beim Empfänger gar furchterregend aussehen. Sie sehen also: Wenn Sie E-Mails verfassen, gibt es eine Reihe von Optionen, die Sie verwenden können: gestaltete oder nicht gestaltete E-Mails sowie das Anhängen von Dateien. Deshalb sollten Sie unbedingt einmal einen Blick in die Entourage-Einstellungen riskieren, und zwar in den Bereich Verfassen. Seite 231
Microsoft Office:mac 2008 Verfassen-Einstellungen Dort sind alle Grundeinstellungen hinterlegt, die das Schreiben und Erstellen neuer E-Mails anbelangen. Ich will an dieser Stelle einige Highlights herauspicken: Zuletzt verwendete Adressen: Wie vorhin gesehen, kann Entourage, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und dort einen Absendereintrag auswählen, nachsehen, ob diese Adresse neulich erst verwendet wurde. Das Programm schlägt Ihnen sogleich die vollständige E-Mail-Adresse vor, ohne dass Sie sie ausschreiben müssen. Über Liste löschen können Sie die Vorschlagsliste leeren und danach neu befüllen. E-Mail-Format nur Text: Wie vorhin gesehen, wird eine neue E-Mail standardmäßig als Nur-Text-E-Mail angelegt. Sie können aber hier auf HTML-E-Mail umschalten, um immer gestaltete E-Mails zu verfassen, wovon ich aber grundsätzlich abraten würde. Anlagen im ZIP-Format komprimieren: Das ist eine gute Idee. Möchten Sie zum Beispiel eine Reihe von Excel-, Word- und Power- Point-Dateien per E-Mail versenden, spart Ihnen die automatische Komprimierung als ZIP-Datei jede Menge Zeit und Kapazität. So kann durchaus eine 1 MegaByte große Word-Datei durch das Komprimieren im ZIP-Format auf ein Drittel oder ein Viertel, manchmal sogar ein Zehntel ihrer ursprünglichen Dateigröße geschrumpft werden. Diese Komprimierung ist absolut verlustfrei. Das heißt, der Empfänger kann ohne weitere Hilfsmittel die Datei mit einem Doppelklick wieder auspacken, bekommt wieder die vollständige Word-, Excel- beziehungsweise PowerPoint-Datei etc. Kommen wir noch einmal zurück zum Erstellen einer E-Mail. Links oben in der Ecke haben Sie ja den Senden-Button. Ist die E-Mail vollständig erstellt, klicken Sie auf Senden, um die E-Mail auf den Weg zu bringen. Vielleicht aber sind Sie sich bei der einen oder anderen Formulierung noch nicht ganz sicher und wollen die E-Mail vorerst noch nicht versenden. Sie möchten sie lieber zuerst in den Postausgangskorb legen, um sie später noch einmal durchzusehen, oder sie als Entwurf speichern, um sie noch einmal zu überarbeiten und erst dann abzusenden. Seite 232
Symbolleiste anpassen Vielleicht haben Sie die kleine Pille im rechten oberen Eck Ihres E-Mail-Fensters schon gesehen. Wenn Sie dort mit gedrückter Befehlstaste draufklicken, so wird Ihre Symbolleiste verschiedene Darstellungen annehmen. Deutlich interessanter wird es noch, wenn Sie mit gedrückter Befehls- und Alt-Taste darauf klicken. Sogleich klappt eine Schublade heraus, die Ihnen vielfältige weitere Optionen anbietet. Sehr interessant sind die Funktionen Später senden und Speichern. Ziehen Sie diese beiden Funktionen in die Symbolleiste des E-Mail-Fensters. Von nun an haben alle neuen E-Mail-Fenster immer diese neuen Icons. Symbolleiste anpassen Zusatzicons in der Symbolleiste Über den Button Später senden bringen Sie die E-Mail erst einmal in den Postausgangsordner. Dort können Sie alle E-Mails sammeln, die Sie vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten. Der Postausgangsordner ist damit eine ziemlich praktische Geschichte. Stellen Sie sich vor, Sie sind unterwegs, zum Beispiel im Zug, und haben keine Internetverbindung. Sie schreiben E-Mail um E-Mail und über Später senden legen Sie all diese in den Postausgangsordner. Kommen Sie zu Hause, im Büro oder an einem Hot Spot an und haben eine Internetverbindung hergestellt, dann können Sie über die Funktion Senden und Empfangen die so vorbereiteten E-Mails versenden. Über den Button Speichern legen Sie Ihre E-Mail in den Entwurfsordner. Entwürfe werden nicht abgearbeitet, wenn Senden und Empfangen ausgeführt wird. Deshalb ist der Entwurfsordner ein sehr guter Ablageort, um E-Mails, die noch nicht fertig bearbeitet sind, abzulegen, um sie später zu vervollständigen. Seite 233
Microsoft Office:mac 2008 Übrigens: Direkt oder über den Postausgang gesendete E-Mails werden standardmäßig in den Ordner Gesendete Objekte gelegt. Das ist eine sehr gute Grundeinstellung. Denn wenn Sie eine Antwort von jemandem erhalten und derjenige Ihre E-Mail nicht zitiert hat, können Sie in Gesendete Objekte nachsehen, was Sie damals geschrieben haben, um nun die Antwort des Empfängers beurteilen zu können. Haben Sie auf eine erhaltene E-Mail geantwortet, dann sollten Sie sich unbedingt in den Entourage-Einstellungen im Bereich Antworten bzw. Weiterleiten umsehen. Denn dort finden Sie hierzu einige wichtige Einstellungen. E-Mail beantworten Sie sehen an dieser Stelle drei Einstellungen, die ich Ihnen empfehlen würde: nämlich Gesamte Nachricht in Antwort aufnehmen. Das bedeutet: In dem Augenblick, wo Sie mit Antworten eine Antwort auf eine E-Mail verfassen, wird die vorher erhaltene Nachricht in die Antwort mit aufgenommen, so dass der Empfänger nachverfolgen kann, wie Sie auf seine Vorschläge reagiert haben. Deswegen macht es an zweiter Stelle auch Sinn, den Antworttext an den Anfang der Nachricht zu setzen und folgende Attributzeile zu verwenden. Das bedeutet, dass Ihre Antwort mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse versehen wird, so dass Ihr Gegenüber erkennt, was Sie wann dazu geschrieben haben. Und schließlich drittens: Einfügemarke vor dem zitierten Text platzieren heißt, dass Sie Ihre Antwort oberhalb der empfangenen Nachricht Ihres Gesprächspartners platzieren. Seite 234