SharePoint 2010 Dr. Benjamin S. Bergfort 1. Ausgabe, Juni 2014 für Site Owner SHPSO2010
4 SharePoint 2010 für Site Owner 4 Subsites, Listen und Bibliotheken In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Subsites erstellen wie Sie Subsites konfigurieren welche Bibliotheken Ihnen zur Verfügung stehen welche Listen Ihnen zur Verfügung stehen Voraussetzungen ein sicherer Umgang mit dem Internet Explorer 4.1 SharePoint Website und Subsite Website auf höchster Ebene Wenn Sie sich am SharePoint Server über die URL des Servers im Internet Explorer anmelden, öffnet sich die Stammwebsite, dies ist die höchste Ebene der Websitesammlung. Werden an der Website auf höchster Ebene Einstellungen vorgenommen, gelten diese, wenn nicht anders konfiguriert, für die gesamte Websitesammlung. Die Website auf höchster Ebene (Stammwebsite) wird auch als root Website bezeichnet. Subsite Subsites, auch Unterwebseiten genannt, sind Websites die unterhalb der obersten Ebene angeordnet sind. Es können dafür eigene Berechtigungen definiert werden, die unabhängig zur Website der höchsten Ebene gelten. Einer Subsite (Unterwebsite) können wiederum Unterwebseiten zugeordnet sein. Die Unterwebseiten können meist über einen Link von der obersten Webseite aus geöffnet werden oder direkt durch Angabe des Seitennamens im Internet Explorer, z. B. http://sharepoint_server/meine_unterwebseite. In folgender Grafik ist die Hierarchie einer Websitesammlung dargestellt. 14 HERDT-Verlag
Subsites, Listen und Bibliotheken 4 Subsites können Unterwebseiten oder einfach nur Webseiten (Websites) genannt werden, da alle Subsites immer Unterwebseiten der höchsten Ebene sind. Listen und Bibliotheken können unterhalb der obersten Website oder unterhalb der Subsite erstellt werden. 4.2 Subsite erstellen Um eine neue Unterwebsite zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das Register Websiteaktionen. Wählen Sie den Link Neue Website aus. Im folgenden Dialogfenster werden Ihnen die Vorlagen für Websites angezeigt. Die Websites im Überblick Teamwebsite Leere Website Dokumentarbeitsbereich Standard- Auf dieser Website kann ein Team Informationen ordnen, erstellen und freigeben. Eine Dokumentbibliothek, eine Liste zur Verwaltung von Ankündigungen, ein Kalender, eine Liste für Aufgaben und Diskussionen werden automatisch erstellt. Dies ist eine leere Website und kann nach den Anforderungen anpasst werden. Diese Website bietet die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Hier werden automatisch eine Dokumentbibliothek, eine Aufgabenliste und eine Hyperlinkliste erstellt. Mithilfe dieser Website können Sie Besprechungen planen, organisieren und Ergebnisse aufzeichnen. Es werden verschiedene Listen zum Verwalten der Tagesordnung, der Besprechungsteilnehmer und der Dokumente bereitgestellt. HERDT-Verlag 15
4 SharePoint 2010 für Site Owner Leerer Entscheidung- Sozialer Mehrseitiger Blog Gruppenarbeitssite Dokumentcenter Datenarchiv Personalisierungswebsite Unternehmenssuchcenter Basissuchcenter Dies ist eine leere Besprechungswebsite und kann nach den Anforderungen angepasst werden. Hierbei handelt es sich um eine Besprechungswebsite, auf der Sie den Status nachverfolgen oder Entscheidungen treffen können. Es werden verschiedene Listen zum Erstellen von Aufgaben, Speichern von Dokumenten und Aufzeichnen von Entscheidungen bereitgestellt. Hierbei steht die soziale Zusammenkunft im Vordergrund. Es werden Listen zum Nachverfolgen von Teilnehmern, Bereitstellen von Wegbeschreibungen und Speichern von Bildern für das Ereignis bereitgestellt. Bei dieser Website handelt es sich um eine Standard-Besprechungswebsite, die mit zwei leeren Seiten, die nach Ihren Anforderungen angepasst werden können, ergänzt wird. Mithilfe eines Blogs können Sie Ideen, Beobachtungen und Kompetenzen bereitstellen. Die Besucher der Website haben die Möglichkeit, Kommentare abzugeben. Hierbei handelt es sich um eine Website, in der Gruppen Informationen erstellen, organisieren und gemeinsam verwenden können. Es werden unter anderem ein Gruppenkalender, eine Liste für Rundschreiben, eine Liste für Gesprächsnotizen und eine Dokumentbibliothek erstellt. Diese Website dient zur zentralen Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen. Hierbei handelt es sich um eine Vorlage, um eine Datensatzverwaltung zu erstellen. Sie haben die Möglichkeit, mit einer Routingtabelle die eingehenden Dateien an bestimmten Speicherorten automatisch abzulegen. In der Routingtabelle werden die TCP-IP-Wege gespeichert, um den Paketstrom zu lenken. Sie können verwalten, ob Datensätze gelöscht oder geändert werden können, nachdem diese dem Repository, dem verwalteten Verzeichnis zur Speicherung von Daten, hinzugefügt wurden. Diese Website stellt die Möglichkeit zur Verfügung, personalisierte Ansichten, Daten und Navigationseinstellungen von dieser Websitesammlung in Meine Website (vgl. Kapitel 12) zu übermitteln. Dies ist eine Website zum Suchen. Es werden standardmäßig zwei Suchfelder zur Verfügung gestellt, für die allgemeine Suche und für die Suche nach Informationen zu Personen. Es können eigene Register zur Suche hinzugefügt und angepasst werden. Dies ist ebenfalls eine Website zum Suchen, sie enthält Seiten für die Suchergebnisse und für das erweiterte Suchen. Wählen Sie Teamwebsite aus und geben Sie einen Namen an, im Beispiel Umstrukturierung. Geben Sie im nächsten Feld den Namen für die URL ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen. Für eine einfachere Zuordnung wurde im Beispiel die URL ebenfalls mit Umstrukturierung bezeichnet. 16 HERDT-Verlag
Subsites, Listen und Bibliotheken 4 Aktivieren Sie im Bereich Navigation die Option Ja bei Diese Website in der Schnellstartleiste der übergeordneten Website anzeigen. Die Website wird Ihnen in der linken Navigationsleiste unter der Überschrift Websites angezeigt sowie neben der Hauptwebsite im oberen Bereich. Über den Ordner im Menüband können Sie auch zwischen den Websites wechseln. HERDT-Verlag 17
4 SharePoint 2010 für Site Owner Website löschen Öffnen Sie die Website, die Sie löschen wollen. Öffnen Sie das Menü Websiteaktionen und wählen Sie Websiteeinstellungen. Klicken Sie im Bereich Websiteaktionen auf den Link Diese Website löschen Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie OK betätigen. Um auf die obere Website zurückzukehren, klicken Sie auf den Link Zurück zur Website. Durch das Löschen einer Website werden alle enthaltenen Daten ebenfalls gelöscht. Eine Website, die gelöscht wurde, kann nicht mehr hergestellt werden. Die gelöschte Website befindet sich nicht, wie Listen und Bibliotheken, im Papierkorb. Layout einer Website anpassen Um das Layout der Website zu verändern, wählen Sie die Website aus und klicken Sie auf das Bearbeitensymbol im Menüband. Es öffnen sich die Bearbeitungstools Register Text formatieren. 18 HERDT-Verlag
Subsites, Listen und Bibliotheken 4 Sie können im Bereich Schriftart eine beliebige Schriftart einstellen und den Text entsprechend Ihren Wünschen anpassen. Im Bereich Absatz haben Sie die Möglichkeit, die Textausrichtungen zu formatieren. Im Bereich Formatvorlagen stehen Ihnen verschiedene Formatvorlagen zur Verfügung. Im Bereich Layout können Sie die Aufteilung der Spalten Ihrer Website ändern. Im Bereich Markup können Sie Markupformatvorlagen verwenden, einen Bereich direkt in HTML bearbeiten und einen Text in einer ausgewählten Sprache anzeigen lassen. Über die Registerkarte Einfügen können Sie folgende Aktionen durchführen: Tabellen (Word-Tabellen), Bilder, Hyperlinks, Dateien und Webparts einfügen. HERDT-Verlag 19
4 SharePoint 2010 für Site Owner Um die Bildtools zu öffnen, klicken Sie auf das Bild in der Website. Sie können Bildformatvorlagen einfügen, die Anordnung des Bildes verändern, die Größe des Bildes ändern. 4.3 Einstellungen einer Website Um weitere Konfigurationen einer Website durchzuführen, wählen Sie die entsprechende Webseite aus. Öffnen Sie das Drop-down-Menü Websiteaktionen. Klicken Sie auf Websiteeinstellungen. Im Bereich Benutzer und Berechtigungen können die Berechtigungen für die Website eingestellt werden, vgl. Kapitel 6. Im Bereich Aussehen und Verhalten können Sie noch weitere Einstellungen durchführen: Titel, Beschreibung und Symbol ändern, die Schnellstartleiste anpassen, die Strukturansicht einschalten, die Leiste für die häufig verwendeten Hyperlinks anpassen und das Websitedesign ändern. 20 HERDT-Verlag
Subsites, Listen und Bibliotheken 4 4.6 Schnellübersicht Sie möchten eine Subsite erstellen Drop-down-Menü Websiteaktionen - Neue Website eine Subsite löschen Website öffnen - Drop-down-Menü Websiteaktionen - Websiteeinstellungen - Bereich Websiteaktionen Link Diese Website löschen das Layout einer Website anpassen die Schnellstartleiste anpassen Symbol Bearbeiten im Menüband Website öffnen - Drop-down-Menü Websiteaktionen - Websiteeinstellungen - Bereich Aussehen und Verhalten Link Schnellstart Websitefeatures verwalten Website öffnen - Drop-down-Menü Websiteaktionen - Websiteeinstellungen - Bereich Websiteaktionen Link Websitefeatures verwalten 4.7 Übung Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte mit Subsites arbeiten Erstellen Sie eine beliebige Subsite. Passen Sie das Layout der Website nach Ihren Vorstellungen an. Fügen Sie eine Beschreibung Ihrer Website hinzu. Blenden Sie die Strukturansicht ein. Sehen Sie sich die Web Analytics-Berichte der Websitesammlung an. HERDT-Verlag 31