Dokumentation ELStAM-Meldeverfahren

Änderungsübersicht Version Datum Beschreibung der Änderung V1.00 01.07.2014 Erstellung der Dokumentation V.101 04.07.2014 2.1.1 Bild und Text waren überlagert Inhalt 1 Allgemeines... 4 1.1 Gesetzliche Grundlagen... 4 1.2 Allgemeiner Ablauf... 4 1.3 Darstellung der Meldungen... 5 1.3.1 Meldedateien im XML-Format... 5 1.3.2 Darstellung der Meldungen als Datensatz mit Datenbausteinen... 6 1.3.3 Transferticket... 7 2 Beschreibung der Meldeanlässe... 8 2.1 Meldeanlass Anmeldung (Meldegrund 01)... 8 2.1.1 Darstellung... 8 2.1.2 Anmeldung bei Eintritt... 8 2.1.3 Besonderheiten bei der Anmeldung... 12 2.1.4 Antwort auf eine Anmeldung... 18 2.1.5 Auswirkung auf Status ELStAM... 21 2.2 Meldeanlass Ummeldung (Meldegrund 02)... 21 2.2.1 Darstellung... 21 2.2.2 Antwort auf eine Ummeldung... 22 2.2.3 Auswirkung auf Status ELStAM... 23 2.3 Meldeanlass Abmeldung (Meldegrund 03)... 24 2.3.1 Darstellung... 24 2.3.2 Abmeldung bei Austritt... 24 2.3.3 Besonderheiten bei der Abmeldung... 24 2.3.4 Antwort auf eine Abmeldung... 25 2.3.5 Auswirkung auf Status ELStAM... 27 2.4 Meldeanlass Ab- und Anmeldung auf Grund von Änderung im Beschäftigungsverhältnis... 27 2.4.1 Überblick... 27 Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 1 von 74

2.4.2 Änderung der AG-Steuernummer... 27 2.4.3 Änderung der Steuer-ID... 28 2.4.4 Änderung Haupt-/Nebenarbeitgeber... 28 2.4.5 Änderung Gewünschter Freibetrag im Nebenarbeitsverhältnis... 30 2.4.6 Wechsel von einer geringfügigen zu einer versicherungspflichtigen Beschäftigung... 31 2.4.7 Wechsel von einer versicherungspflichtigen zu einer geringfügigen Beschäftigung... 33 2.4.8 Versetzung in eine andere Firma... 33 2.4.9 Versetzung in eine andere Firma mit Austritt... 33 2.5 Meldeanlass An-/Abmeldung wegen Sonstigen Bezugs nach Austritt... 33 3 Verarbeitung der Rückmeldungen... 34 3.1 R Grund 01 (Anmeldebestätigung), Grund 02 (Ummeldebestätigung), Grund 04 (Monatsliste)... 34 3.1.1 Allgemein... 34 3.1.2 Besonderheit ausgetretene Mitarbeiter... 35 3.1.3 Besonderheit Rückrechnung auf das Vorjahr... 35 3.2 R Grund 03 (Abmeldebestätigung)... 35 4 Monatslisten Grund 04... 35 4.1 Allgemein... 35 4.2 Bereitstellung... 35 4.3 Überprüfen... 37 4.4 Verarbeitung der Monatslisten... 37 5 Verarbeitung der Fehlermeldungen... 37 6 Totalabweisungen... 37 6.1 Art der Meldung T = Totalabweisung... 37 6.1.1 Allgemein... 37 6.1.2 ACCURAT HCM... 38 6.1.3 ACCURAT Office... 38 6.2 Blockade aufheben... 39 6.2.1 Allgemein... 39 6.2.2 ACCURAT HCM... 39 6.2.3 ACCURAT Office... 40 6.3 Zurücksetzen... 40 Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 2 von 74

6.4 Beschreibung der Totalabweisungen... 40 6.4.1 Totalabweisung durch Programmfehler... 40 6.4.2 Totalabweisung aufgrund der AG-Steuernummer... 41 6.4.3 Totalabweisung bei Gesamtabgabe der Akten bundeslandübergreifend... 41 6.4.4 Totalabweisungen mit anderen Verfahrenscodes... 41 7 Anfrage bei Elster... 42 8 Beschreibung der relevanten Bilder... 44 8.1 Personalstamm... 44 8.1.1 Persönliche Daten... 44 8.1.2 Lohn- und Kirchensteuer... 46 8.1.3 Steuerung ELStAM... 50 8.1.4 Status ELStAM... 54 8.1.5 Abrechnungssteuerung... 56 8.2 Firmenstamm... 57 8.2.1 Lohnsteuerbescheinigung... 57 8.2.2 Finanzamt... 58 8.2.3 ELStAM, Systemwechsel... 61 8.3 Auswahl Firmen für RZ-User... 63 8.3.1 ACCURAT HCM... 63 8.3.2 ACCURAT Office... 63 9 Beschreibung Meldeverfahren... 65 9.1.1 Aufruf Meldeverfahren... 65 9.1.2 Suchen... 66 9.1.3 Sortieren... 67 9.1.4 Anzeigen der Meldungen... 68 9.1.5 Fehlermeldungen... 71 9.1.6 Erstellen von Meldungen und Verarbeiten von Rückmeldungen im ELStAM- Meldeverfahren... 72 Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 3 von 74

1 Allgemeines 1.1 Gesetzliche Grundlagen Gemäß 38 Absatz 1 Satz 1 EStG ist jeder inländische Arbeitgeber verpflichtet, bei einer Lohnzahlung Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Die Höhe der Lohnsteuer ermittelt der Arbeitgeber anhand der jeweiligen individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale (LStAM) eines jeden Arbeitnehmers. Zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen zählen (vgl. 39 Absatz 4 EStG): Steuerklasse ( 38b Absatz 1 EStG) und Faktor ( 39f EStG), Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV ( 38b Absatz 2 EStG), Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag ( 39a EStG), Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung ( 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG) für die Dauer von zwölf Monaten, wenn der Arbeitnehmer dies beantragt, Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, wenn der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber dies beantragt. Hinzu kommt die Mitteilung über die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zu einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft (Kirchensteuerabzugsmerkmal), da der Arbeitgeber auch verpflichtet ist, die Kirchensteuer einzubehalten ( 51a Absatz 2 und 2a EStG). Mit dem Verfahren ELStAM nimmt der AG den Lohnsteuerabzug nicht mehr aufgrund der Merkmale auf der Lohnsteuerkarte vor, sondern anhand von Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugs-Merkmalen (ELStAM) vor, die ihm von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Zum Start des ELStAM-Verfahrens ist die Bereitstellung der Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege- Pflichtversicherung und die Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, zwar bereits im Gesetz verankert aber noch nicht umgesetzt. Die ELStAM umfassen also Steuerklasse Zahl der Kinderfreibeträge Frei- und Hinzurechnungsbeträge Faktor Kirchensteuerabzugsmerkmal für den Arbeitnehmer und ggf. seinen Ehegatten. In der aktuellen Stufe des Verfahrens können die ELStAM für in Deutschland meldepflichtige Arbeitnehmer abgerufen werden. Die nicht meldepflichtigen Arbeitnehmer erhalten wie bisher eine Bescheinigung vom Betriebsstätten-Finanzamt (in den meisten Fällen eine Bescheinigung für den Lohnabzug bei beschränkter Steuerpflicht). 1.2 Allgemeiner Ablauf Der Arbeitnehmer - eindeutig identifiziert durch Steuer-ID und Geburtsdatum wird für einen Arbeitgeber - identifiziert durch die AG-Steuernummer - zunächst an der ELStAM-Datenbank angemeldet. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 4 von 74

In der Anmeldebestätigung werden die Steuermerkmale mitgeteilt. Änderungen in den Lohnsteuermerkmalen (z. B. durch Heirat, Nachwuchs, Religionszugehörigkeit) werden in der sogenannten Monatsliste zu Beginn des Folgemonats von der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt. Bei Änderung im Arbeitsverhältnis (z. B. Wechsel von Haupt- auf Nebenarbeitgeber, Änderung der AG- Steuernummer) muss der Arbeitnehmer ab- und erneut angemeldet werden. Zu guter Letzt wird der Mitarbeiter bei Austritt von der ELStAM-Datenbank abgemeldet. Mit der Abmeldebestätigung wird der Vorgang abgeschlossen. 1.3 Darstellung der Meldungen 1.3.1 Meldedateien im XML-Format Der Datenaustausch zwischen Arbeitgeber und der ELStAM-Datenbank findet im XML-Format in Nutzdatenblöcken zu Nutzdatentickets über definierte Requests statt. Jede Dateisendung erhält ein Transferticket als eindeutige Kennung. Der Datenaustausch zwischen der ELStAM-Datenbank und dem Arbeitgeber findet im XML-Format über Änderungslisten zu den Nutzdatentickets statt. Jede Dateisendung erhält ein eindeutiges Transferticket. Beispiel Anmeldung: Beispiel Anmeldebestätigungsliste: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 5 von 74

Die Art der Änderungsliste wird über das Attribut art="anmeldebestaetigungsliste" qualifiziert und bezieht sich auf das Nutzdatenticket aus dem AnmeldenRequest: 1.3.2 Darstellung der Meldungen als Datensatz mit Datenbausteinen Wir stellen die Requests des Arbeitgebers und die Änderungslisten der ELStAM-Datenbank als Datensatz mit Datenbausteinen und Meldegründen dar. Meldegründe: Grund Bedeutung 01 Anmeldung 02 Ummeldung 03 Abmeldung 04 Monatsliste Art der Meldung: Art M R F H T Bezeichnung Meldung Rückmeldung Fehlermeldung Hinweis Totalabweisung Datensatz und Bausteine: Kurzbezeichnung STAM ELAN ELAB ELUM ELST ELHW DBFE Bezeichnung Datensatz Steuerabzugsmerkmale Baustein Anmeldung Baustein Abmeldung Baustein Ummeldung Baustein elektronische Steuerabzugsmerkmale Baustein Hinweise Baustein Fehler Die Meldungen sind jeweils Personenbezogen und gelten für eine AN-Steuer-ID (auch als IDNr bezeichnet). Zusätzlich gibt es Hinweise auf der Ebene der Arbeitgeber-Steuernummer Ebene: Ebene Bezeichnung Tabelle I AN-Steuer-ID Personenbezogen (TA070) S AG-Steuernummer Firmenübergreifend (TA074) Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 6 von 74

Kombination Grund / Baustein: Art Grund Ebene STAM ELAN ELUM ELAB ELST ELHW DBFE M 01 I J J N N N N N M 02 I J N J N N N N M 03 I J N N J N N N R 01-04 I J N N N J K N F 01-04 I J N N N N N J F 01-04 S J N N N N N J H 01-04 S J N N N N J N T 01-03 S N N N N N N K J = Datenbaustein ist vorhanden N = Datenbaustein ist nicht vorhanden K = Datenbaustein kann vorhanden sein 1.3.3 Transferticket Mit Einsatz des Release R14.02 vom 26.05.2014 stellen wir Ihnen die Transferticketnummer unter den zusätzlichen Informationen mit dem Datensatz zur Verfügung. Auf dieses Transferticket können Sie sich dann bei Rückfragen beim Finanzamt oder bei einer Anfrage bei Elster beziehen. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 7 von 74

2 Beschreibung der Meldeanlässe 2.1 Meldeanlass Anmeldung (Meldegrund 01) 2.1.1 Darstellung Anmeldungen an der ELStAM-Datenbank stellen wir mit dem Meldegrund 01 = Anmeldung und dem Baustein ELAN dar. 2.1.2 Anmeldung bei Eintritt Stellt ein Arbeitgeber einen neuen Arbeitnehmer ein, ist er verpflichtet, die ELStAM seines Arbeitnehmers abzurufen und in das Lohnkonto zu übernehmen ( 39e Absatz 4 Satz 2 EStG), damit er die individuelle monatliche Lohnsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen kann. Dies kann frühestens mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Hiermit wird sichergestellt, dass keine Daten abgerufen werden, obwohl das Arbeitsverhältnis doch nicht begonnen wird. Für vorschüssig zahlende Arbeitgeber bedeutet dies, dass ggf. für die erste Lohnzahlung, die bereits abgerechnet wird, bevor das Arbeitsverhältnis tatsächlich begonnen hat, die bekannten Lohnsteuerabzugsmerkmale zu Grunde gelegt werden müssen. Jeder Arbeitnehmer kann für einen Zeitraum nur einmal durch ein und denselben Arbeitgeber angemeldet werden, was dazu führt, dass ein Arbeitgeber jeweils nur einmal die ELStAM erhält. Anmeldungen durch andere Arbeitgeber (weitere Arbeitsverhältnisse) sind allerdings möglich. Um einen Mitarbeiter an der ELStAM-Datenbank anzumelden, benötigt man lediglich das Geburtsdatum, die Steuer-ID und das Eintrittsdatum. Zusätzlich müssen Sie im Bild Steuerung ELStAM festlegen, ob Sie als Hauptoder als Nebenarbeitgeber fungieren. Einige weitere Felder werden durch Plausibilitätsprüfungen verlangt, spielen aber für die ELStAM-Anmeldung keine Rolle. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 8 von 74

Im Bild Persönliche Daten erfassen Sie mindestens das Geburtsdatum und Eintrittsdatum. ACCURAT HCM: ACCURAT Office: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 9 von 74

Im Bild Lohn- und Kirchensteuer wird die Steuer-ID eingegeben. ACCURAT HCM: ACCURAT Office: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 10 von 74

Im Bild Steuerung ELStAM wird eingegeben, ob Sie der Haupt- oder der Nebenarbeitgeber sind. Bei einer Neuanlage ist Hauptarbeitgeber vorbelegt. Beachten Sie bitte, dass durch die Anmeldung als Hauptarbeitgeber gegebenenfalls die Beschäftigung bei einem weiteren Arbeitgeber als Nebenarbeitsverhältnis mit Steuerklasse 6 eingestuft wird. Klären Sie für einen Mehrfachbeschäftigten unbedingt im Vorfeld ab, ob Sie als Haupt- oder als Nebenarbeitgeber wirken sollen. ACCURAT HCM: ACCURAT Office: Frühestens am Eintrittstag kann die Anmeldung erstellt werden. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 11 von 74

2.1.3 Besonderheiten bei der Anmeldung 2.1.3.1 Fehlende Steuer-ID Ohne Steuer-ID des Arbeitnehmers ist keine Anmeldung an der ELStAM-Datenbank möglich, da sie einen Arbeitnehmer eindeutig identifiziert. Kann für einen Arbeitnehmer keine Steuer-ID vergeben werden, erhält er auf Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vom Finanzamt, die die Funktion der ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt und alle wesentlichen Daten enthält ( 39e Absatz 8 EStG). Die Bescheinigung gilt bis zum Ablauf eines Jahres. Das Gültigkeitsende ist, ebenso wie die etin, die der Arbeitgeber auch bei der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu verwenden hat, vermerkt. Der Arbeitgeber hat die Bescheinigung zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Aufgrund der vorliegenden Bescheinigung ist der Arbeitgeber für die Gültigkeitsdauer der Bescheinigung vom Abruf der Daten aus der ELStAM-Datenbank befreit ( 39e Absatz 8 EStG). Ohne Steuer-ID können wir keine Anmeldung erzeugen. Sie sollten jedoch zusätzlich im Bild Steuerung ELStAM die Meldungs-Sperre keine ELStAM-Meldung anhaken und ab Eintrittsdatum speichern. Wird im Laufe des Gültigkeitszeitraums der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eine Steuer-ID für den Arbeitnehmer vergeben, ist der Arbeitgeber berechtigt, die ELStAM des Arbeitnehmers abzurufen. Die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ist weder an das Finanzamt noch an den Arbeitnehmer herauszugeben. In diesem Fall geben Sie die Steuer-ID im Bild Lohn- und Kirchensteuer ein und entfernen Sie das Häkchen bei Keine ELStAM-Meldung im Bild Steuerung ELStAM. Die Anmeldung wird dann zum ersten Tag ohne ELStAM- Sperre und mit Steuer-ID erstellt. Sie bestimmen also über das Gültig-ab-Datum, zu welchem Datum die Anmeldung erstellt werden soll und damit auch, für welche Zeiträume die Steuermerkmale von der ELStAM-Datenbank für Sie bereitgestellt werden. Beispiel: Eintritt zum 15.08.2014 ohne Steuer-ID. Eine Bescheinigung für das Jahr 2014 liegt vor. Zum 15.12.2014 wird die Steuer-ID bekannt gegeben. Variante A: Zum Eintritt erfassen Sie die Steuermerkmale laut Bescheinigung und setzen die Sperre Keine ELStAM- Meldung ab Eintrittsmonat. Am 15.12.2014 erfassen Sie die Steuer-ID rückwirkend ab dem Eintrittsmonat 08.2014 oder ab dem Monat 12.2014. Die Meldesperre heben Sie ab dem 15.12.2014 auf. Die Anmeldung wird zum ersten Tag mit Steuer-ID und Teilnahme am Meldeverfahren, d. h. zum 15.12.2014 erstellt und die Steuermerkmale werden ab 15.12.2014 elektronisch bereitgestellt. Variante B: Zum Eintritt erfassen Sie die Steuermerkmale laut Bescheinigung und setzen die Meldungssperre ab Eintrittsdatum. Am 15.12.2014 erfassen Sie die Steuer-ID ab laufendem Abrechnungsmonat 12.2014 und heben die Meldungssperre ab 01.01.2015 auf. Die Anmeldung wird zum 01.01.2015 erstellt und Sie erhalten die Steuermerkmale ab 01.01.2015. 2.1.3.2 Unbekanntes Geburtsdatum Das Geburtsdatum wird im ELStAM-Verfahren grundsätzlich benötigt um festzustellen, ob die Steuer-ID korrekt ist. Da die Steuer-ID des Arbeitnehmers das einzige Ordnungskriterium ist und diese 11-stellige Nummer keine Rückschlüsse auf den Arbeitnehmer ermöglicht, wird über das korrespondierende Geburtsdatum sichergestellt, dass die Steuer-ID für diesen Arbeitnehmer zutrifft. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 12 von 74

Ist das melderechtliche Datum der Geburt unklar, sollten Sie den Arbeitnehmer bitten, ein offizielles Dokument der Meldebehörde vorzulegen (Personalausweis, Reisepass, Meldebescheinigung etc.), da dort das melderechtliche Geburtsdatum angegeben ist. Erfassen Sie das melderechtliche Geburtsdatum im Bild Persönliche Daten. 2.1.3.3 Nebenarbeitgeber Wenn der Mitarbeiter bereits ein Hauptbeschäftigungsverhältnis hat und bei Ihnen eine Nebentätigkeit aufnimmt, müssen Sie das gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM auf Nebenarbeitgeber ändern. Hat der Mitarbeiter in seinem Hauptarbeitsverhältnis für diese Nebentätigkeit einen Hinzurechnungsbetrag beantragt, kann bis zu dieser Höhe ein Freibetrag für das Nebenarbeitsverhältnis abgerufen werden. 2.1.3.4 Wiedereintritt Bei einem Wiedereintritt prüfen Sie bitte unbedingt das gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM. Es wurde durch die Abmeldebestätigung des vorherigen Arbeitsverhältnisses auf Nebenarbeitgeber gesetzt und muss im Normalfall wieder auf Hauptarbeitgeber geändert werden. 2.1.3.5 Rückwirkender Eintritt Bei einem rückwirkenden Eintritt müssen alle relevanten Felder rückwirkend ab Eintrittsdatum erfasst werden. Die Anmeldung kann sofort erstellt werden. 2.1.3.6 Verlegen des Eintrittsdatums auf einen früheren Zeitpunkt Der Mitarbeiter hat die Beschäftigung früher aufgenommen als geplant. Die Anmeldung auf das ursprüngliche Eintrittsdatum ist bereits erfolgt. Da eine Stornierung der Anmeldung und eine Anmeldung auf einen früheren Zeitraum vor einer bereits erfolgten Anmeldung nicht möglich sind, bleibt es bei der Anmeldung auf das ursprüngliche Eintrittsdatum. Die Steuermerkmale können Sie im Zeitraum zwischen dem neuem und dem ursprünglichen Eintrittsdatum ggf. manuell erfassen, wenn in diesem Zeitraum kein weiteres Arbeitsverhältnis bestand. Beispiel: Geplanter Eintritt: 01.04.2014. Am 10.04.2014 wird bekannt, dass der Mitarbeiter bereits zum 15.03.2014 die Beschäftigung aufgenommen hat. Die Anmeldung zum 01.04.2014 ist bereits erfolgt, die Steuermerkmale wurden in der Anmeldebestätigung ab 01.04.2014 von der ELStAM-Datenbank zurückgemeldet. Korrigieren Sie den Eintritt auf den 15.03.2014 und erfassen Sie ggf. die Steuermerkmale für Monat 03.2014 manuell. 2.1.3.7 Verlegen des Eintrittsdatums auf einen späteren Zeitpunkt Der Mitarbeiter hat die Beschäftigung später aufgenommen als geplant. Die Anmeldung auf das ursprüngliche Eintrittsdatum ist bereits erfolgt. Es erfolgt eine Abmeldung auf das ursprüngliche Eintrittsdatum und eine Anmeldung auf das neue Eintrittsdatum. Beispiel: Geplanter Eintritt 01.04.2014. Am 10.04.2014 wird bekannt, dass der Mitarbeiter erst zum 15.04.2014 die Beschäftigung aufnehmen wird. Die Anmeldung zum 01.04.2014 ist bereits erfolgt, die Steuermerkmale wurden in der Anmeldebestätigung ab 01.04.2013 von der ELStAM-Datenbank zurückgemeldet. Korrigieren Sie den Eintritt auf den 15.04.2014. Dadurch wird eine Abmeldung zum 01.04.2014 erstellt. Wenn diese bestätigt ist, wird die Anmeldung zum 15.04.2014 erzeugt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 13 von 74

2.1.3.8 Mitarbeiter ist nicht angetreten Haben Sie für einen Mitarbeiter ein Eintrittsdatum erfasst und dieser die Beschäftigung nicht aufgenommen, müssen vier Fälle unterschieden werden: 1) Sie erfahren rechtzeitig, dass der Mitarbeiter nicht antreten wird. Es wurde noch keine ELStAM- Anmeldung erstellt, der Mitarbeiter wurde noch nicht abgerechnet. Sie können die Personalnummer löschen. 2) Sie erfahren verspätet, dass der Mitarbeiter nicht angetreten ist, nachdem die ELStAM-Anmeldung erstellt wurde. Er wurde aber noch nicht abgerechnet. Ändern Sie das Ein- und Austrittsdatum auf den nicht rückrechenbaren Zeitraum (Unsere Rückrechnungstiefe ist jeweils das laufende Jahr und das Vorjahr.). Dadurch wird eine Abmeldung erstellt. Da Meldeverkehr stattgefunden hat, können Sie die Personalnummer nicht löschen bevor der Meldeverkehr abgeschlossen ist, also auch eine bestätigte Abmeldung vorliegt. 3) Sie erfahren zu spät, dass der Mitarbeiter nicht angetreten ist. Die ELStAM-Anmeldung wurde erstellt und die Abrechnung durchgeführt. Erfassen Sie Ein- und Austrittsdatum auf den nicht rückrechenbaren Zeitraum (Unsere Rückrechnungstiefe ist das jeweils laufende Jahr und das Vorjahr.). Dadurch wird eine Abmeldung erstellt. Mit der nächsten Abrechnung werden auch die SV-Meldungen storniert. Die Personalnummer darf nicht mehr gelöscht werden, weil sie abgerechnet und ein Lohnkonto erzeugt wurde. 4) Sie erfahren zu spät, dass der Mitarbeiter nicht angetreten ist. Die ELStAM-Anmeldung wurde noch nicht erstellt, die Abrechnung aber durchgeführt. Erfassen Sie Ein- und Austrittsdatum auf den nicht rückrechenbaren Zeitraum (Unsere Rückrechnungstiefe ist das jeweils laufende Jahr und das Vorjahr.). Setzen Sie zusätzlich die Meldungssperre ab Eintritt bis unbegrenzt. Damit wird keine Anmeldung erstellt. Mit der nächsten Abrechnung werden auch die SV- Meldungen storniert. Die Personalnummer darf nicht mehr gelöscht werden, weil sie abgerechnet und ein Lohnkonto erzeugt wurde. 2.1.3.9 Geringfügig Beschäftigte Bei der Lohnabrechnung von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern können Sie als Arbeitgeber entscheiden, ob die Lohnsteuer anhand der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder pauschal berechnet wird. Nimmt der Arbeitgeber die Möglichkeit in Anspruch, die Besteuerung individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorzunehmen, ist auch bei geringfügig Beschäftigten eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank erforderlich (Typischerweise erfolgt hier die Anmeldung als Hauptarbeitgeber, sodass bei der Versteuerung aufgrund des geringen Arbeitslohns tatsächlich keine Lohnsteuer anfällt.). Die Zahlung von steuerfreien Lohnbestandteilen, wie Direktversicherungsbeiträgen oder Zuwendungen an Pensionsfonds und Pensionskassen ( 3 Nr. 63 EStG) ist nur möglich, wenn es sich hierbei um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis kann auch bei geringfügigen Beschäftigungen vorliegen. Um den Nachweis des ersten Arbeitsverhältnisses zu erhalten, sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die ELStAM- Datenbank anmelden und sich dabei als Hauptarbeitgeber benennen. Die Anmeldung bedeutet nicht, dass er gezwungen ist, die Lohnsteuer nach den individuellen Merkmalen zu berechnen. Er kann trotzdem die Pauschalversteuerung durchführen. Die Anmeldung ersetzt nur die bisherige Übergabe der Lohnsteuerkarte und damit den Nachweis des ersten Arbeitsverhältnisses. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um einen Nebenarbeitgeber bzw. ein weiteres Arbeitsverhältnis, kann die Steuerbefreiung des 3 Nr. 63 EStG nicht in Anspruch genommen werden. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 14 von 74

Arbeitnehmer mit Sonderbesteuerung G, K oder M im Bild Lohn- und Kirchensteuer und Nebenarbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM werden demnach bei uns automatisch vom Meldeverfahren ausgeschlossen, im Hauptarbeitsverhältnis werden sie angemeldet. Sonderbesteuerung: M (Minijobber): Pauschsteuer 2 % nach 40a Absatz 2 EStG für geringfügig entlohnte Beschäftigung in Verbindung mit der Personengruppe 109. G (Geringfügig Beschäftigter): Pauschsteuer 20 % nach 40a Absatz 2a EStG. K (Kurzfristig Beschäftigter): Pauschsteuer 25 % nach 40a Absatz 1 EStG. 2.1.3.10 Personen ohne Besteuerung Personen mit Sonderbesteuerung N (keine Besteuerung) sind vom Meldeverfahren automatisch ausgeschlossen. 2.1.3.11 Grenzgänger Belgische und schweizerische Grenzgänger sind vom Meldeverfahren automatisch ausgeschlossen. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 15 von 74

2.1.3.12 Beschränkt Steuerpflichtige Personen mit beschränkter Steuerpflicht sind vom Meldeverfahren automatisch ausgeschlossen. 2.1.3.13 Fehlersperre in Steuerung ELStAM Unter Umständen schlägt eine Anmeldung an der ELStAM-Datenbank fehl und wir erhalten in der Anmeldebestätigung nicht die Steuermerkmale sondern einen Verfahrenshinweis mitgeteilt. Je nach Code setzen wir im Bild Steuerung ELStAM eine Fehlersperre, um einen erneuten Anmeldungsversuch zu verhindern. Wenn Sie das Problem mit Ihrem Mitarbeiter besprochen haben und er es gegebenenfalls mit seinem Finanzamt geklärt hat, können Sie eine erneute Anmeldung auslösen, indem Sie die Fehlersperre beseitigen. Dabei bestimmen Sie über die Kennzeichen Fehlersperre und Keine ELStAM-Meldung sowie das Gültig-ab - Datum, zu welchem Datum die Anmeldung erstellt werden soll und damit auch, für welche Zeiträume die Steuermerkmale von der ELStAM-Datenbank für Sie bereitgestellt werden. Beispiel: Eintritt zum 01.04.2014. Die Anmeldung zum 01.04.2014 schlägt fehl mit der Fehlermeldung 552020200 Keine Anmeldeberechtigung. Der Mitarbeiter geht am 29.04.2014 zu seinem zuständigen Finanzamt und klärt die Ursache der Sperre. Wenn Sie die Fehlersperre ab dem 01.04.2014 entfernen, erstellen wir erneut eine Anmeldung zum Eintrittsdatum 01.04.2014. Wahrscheinlich wird diese Anmeldung jedoch mit der Fehlermeldung 552020205 refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht abgewiesen, da der Finanzbeamte die Sperre erst ab dem 29.04.2014 aufgehoben hat. Setzen Sie im Zeitraum 01.04.2014 28.04.2014 die Sperre Keine ELStAM-Meldung (Die Fehlersperre können Sie zusätzlich in diesem Zeitraum stehen lassen.); entfernen Sie die Fehlersperre und die Meldungssperre ab dem 29.04.2014 bis unbegrenzt. Dann erstellen wir eine Anmeldung zum 29.04.2014 und die Steuermerkmale werden ab dem 29.04.2014 zurückgemeldet. Sie werden ab dem Abrechnungsmonat 04.2014 in den Personalstamm übernommen. 2.1.3.14 Meldesperre in Steuerung ELStAM Unter Umständen müssen Sie einzelne Mitarbeiter im Bild Steuerung ELStAM vom Meldeverfahren ausschließen (zum Beispiel Personen in eingetragenen gleichgeschlechtlichen Partnerschaften, Zeiten vor Beginn der Meldepflicht). Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 16 von 74

Setzen Sie die ELStAM-Sperre ab Eintrittsdatum bzw. ab ELStAM-Startdatum. Dabei bestimmen Sie über das Gültig-ab- und Gültig-bis-Datum, in welchen Zeitraum die Anmeldung unterbunden wird. Zu dem Gültig-ab-Datum ohne ELSTAM-Sperre (und ohne Fehlersperre) wird die Anmeldung erstellt und ab dann werden die Steuermerkmale von der ELStAM-Datenbank für Sie bereitgestellt. Beispiel: Eintritt zum 01.10.2013, Mitarbeiter lebt in gleichgeschlechtlicher Partnerschaft und legt eine besondere Bescheinigung auf Grund abweichender Meldedaten mit Gültigkeit bis zum 13.12.2014 vor. Sie erfassen den Mitarbeiter und setzen ab 01.10.2014 bis 13.12.0000 in die Sperre keine ELStAM- Meldung. Am 05.12.2014 teilt man Ihnen mit, dass auch für Personen in gleichgeschlechtlichen Partnerschaften jetzt ELStAM-Daten bereitgestellt werden können. Jetzt können Sie entscheiden, ob Sie die Sperre ab Eintritt 01.10.2014 entfernen. Sie erstellen dadurch eine Anmeldung zum 01.10.2014 und erhalten die Steuerabzugsmerkmale ab 01.10.2014 die Sperre ab dem Tag der Mitteilung (05.12.2014) entfernen. Sie erstellen dadurch eine Anmeldung zum 05.12.2014 und erhalten die Steuerabzugsmerkmale ab 05.12.2014 die Sperre ab Ende der Gültigkeit der besonderen Bescheinigung zum 01.01.2015 entfernen. Sie erstellen dadurch eine Anmeldung zum 01.01.2015 und erhalten die Steuerabzugsmerkmale ab 01.01.2015 2.1.3.15 Mehrere Personalnummern mit gleicher Steuer-ID bei gleicher AG-Steuernummer Jeder Arbeitnehmer kann für einen Zeitraum nur einmal durch denselben Arbeitgeber angemeldet werden. Jeder Arbeitgeber erhält nur einmal die ELStAM des Arbeitnehmers. Anmeldungen durch andere Arbeitgeber (weitere Arbeitsverhältnisse) sind allerdings möglich. Beispiele, warum Sie einen Arbeitnehmer parallel unter verschiedenen Personalnummern abrechnen, könnten sein: Der AN erhält Entgelt aus einer Beschäftigung und bezieht gleichzeitig einen Versorgungsbezug. In diesem Fall ist eine Abrechnung unter einer PNR prinzipiell möglich. Sie zahlen einem ehemaligen AN verschiedene Versorgungsbezüge. Für das Zahlstellenmeldeverfahren ist es erforderlich, die Versorgungsbezüge über zwei Personalnummern mit zwei Aktenzeichen Verursacher an die Krankenkasse zu melden. Ein AN ist in Elternzeit und übt daneben eine Beschäftigung aus. Bei einer mehr als geringfügigen Beschäftigung während der Elternzeit können Sie die Elternzeit beenden, die Beschäftigung abrechnen und SV-rechtlich melden. Bei Aufnahme einer geringfügigen Beschäftigung während Elternzeit sollten Sie Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 17 von 74

tatsächlich mit zwei Personalnummern arbeiten, da die DEÜV-Meldungen an verschiedene Krankenkasse (die KK und die Minijobzentrale) gehen. In allen Fällen gilt: Melden Sie die vorrangige Beschäftigung als Hauptarbeitgeber an. Bei der zweiten Personalnummer setzen Sie die Meldesperre Keine ELStAM-Meldung. Rechnen Sie die zweite Personalnummer mit Steuerklasse 6 ab. 2.1.3.16 Vorschüssige Lohnzahlung Im Verfahren ELStAM ist ein Abruf der ELStAM eines Arbeitnehmers frühestens ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses möglich. Ein früherer Abruf ist datenschutzrechtlich unzulässig. Beispiel: Eintritt am 01.07.2014, Abrechnung Monat 07.2014 bereits am 20.06.2013. Die Anmeldung kann frühestens am 01.07.2014 erstellt werden. Die Anmeldebestätigung mit der Rückmeldung der Steuermerkmale erfolgt einige Tage später. Da Ihnen die Steuermerkmale zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung noch nicht vorliegen, können zunächst die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Lohnsteuerabzug der vorschüssigen Zahlung zugrunde gelegt werden. Nach der Zurverfügungstellung der ELStAM sind diese anzuwenden und es muss ggf. eine Rückrechnung erfolgen. Durch die Anmeldung zum Eintrittsdatum und die maschinelle Verarbeitung der Rückmeldung der Steuermerkmale wird eine Rückrechnung bei Bedarf automatisch ausgelöst. 2.1.4 Antwort auf eine Anmeldung Auf jede Dateisendung erhalten wir eine Antwortdatei. Im Normalfall erhält man von der ELStAM-Datenbank auf eine Anmeldung für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Anmeldebestätigung mit den Steuermerkmalen und dem Verfahrenshinweis 552020000 Keine besonderen Hinweise. Schlägt eine Anmeldung fehl, erhält man keine Steuermerkmale sondern einen Verfahrenshinweis, der aussagt, welches Problem die Anmeldung verhindert. Zusätzlich wird auf Arbeitgeberebene ein Hinweis ausgegeben, dass die Datei insgesamt völlig ohne besondere Hinweise verarbeitet wurde, oder dass einzelne Mitarbeiter nicht oder mit besonderen Hinweisen verarbeitet werden konnten. Code Art Text Ebene 552010000 H Keine besonderen Hinweise zu den in der Liste enthaltenen Arbeitnehmern AG 552010002 H Besondere Hinweise zu mindestens einem Arbeitnehmer AG Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 18 von 74

2.1.4.1 Anmeldebestätigungen Anmeldebestätigungen stellen wir dar. mit der Meldungsart R = Rückmeldung, dem Meldegrund 01 = Anmeldung, dem Baustein ELST = Steuerabzugsmerkmale und dem Baustein ELHW = Verfahrenshinweis Wenn für einen Mitarbeiter gleichzeitig mehrere unterschiedliche Steuerabzugsmerkmale mit verschiedenen Gültigkeitszeiträumen gemeldet werden, trägt nur der erste Datensatz den Hinweisbaustein. Beispiel: Die Verfahrenshinweise für fehlerfrei bestätigte Anmeldungen sind: Code Art Text Ebene 552020000 R Keine besonderen Hinweise AN 552020103 R Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] 552020211 R Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag 552020214 R Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = $datum] AN AN AN Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 19 von 74

In diesen Fällen wurde der Mitarbeiter für Ihre AG-Steuernummer erfolgreich an der ELStAM-Datenbank angemeldet. Die Rückmeldungen mit den Steuermerkmalen werden maschinell verarbeitet. (Verarbeitung von Rückmeldungen.) 2.1.4.2 Fehlermeldungen Konnte der Mitarbeiter nicht an der ELStAM-Datenbank angemeldet werden, werden keine Steuermerkmale zurückgemeldet. Wir bereiten dies als Fehlermeldung folgendermaßen auf: mit der Meldungsart F = Fehlermeldung, dem Status dem Meldegrund 01 = Anmeldung, O = Offen, wenn Sie aktiv werden müssen, oder und dem Baustein DBFE = Fehlermeldung. E = Erledigt, wenn wir den Fehler maschinell beheben können, Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 20 von 74

Die Verfahrenshinweise für nicht erfolgte Anmeldungen sind: Code Art Text Ebene 552020200 F Keine Anmeldeberechtigung AN 552020201 F Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich AN 552020202 F Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert AN werden. 552020203 F Erneute Anmeldung nicht möglich Arbeitnehmer ist bereits angemeldet. AN 552020204 F refdatumag liegt vor Verfahrensstart. AN 552020205 F refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht. AN 552020206 F refdatumag liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab 01.03. des Jahres). AN 552020207 F refdatumag liegt vor Vorjahresbeginn (bei Eingangsdatum vor 01.03. des AN Jahres). 552020208 F refdatumag liegt vor Beschäftigungsbeginn. AN 552020209 F Für ein refdatumag nach dem Eingangsdatum der Anmeldung in der Clearingstelle AN ist nur der Tag des Verfahrensstarts erlaubt. 552020210 F Für Hauptarbeitsverhältnis kann kein Freibetrag angefordert werden. AN 552020212 F Angabe des 29.02. außerhalb eines Schaltjahres (beschaeftigungsbeginn, abmeldedatum oder refdatumag) 552020213 F Das refdatumag der Anmeldung muss nach dem Ende der Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen. [Beschäftigungsende = $datum] 552020215 F Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor. 552020900 F Verarbeitungsabbruch bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt. AN AN AN AN 2.1.4.3 Totalabweisung Bei einer Totalabweisung wird die komplette Meldedatei nicht verarbeitet. Zurzeit ist es noch erforderlich, dass unser Support eingreift. 2.1.5 Auswirkung auf Status ELStAM Damit wir erkennen können, ob ein Mitarbeiter bereits an der ELStAM-Datenbank angemeldet wurde, bilden wir im Bild Status ELStAM den Status jedes Mitarbeiters ab. Mit der Anmeldung wird ein Status angelegt. Dabei entspricht das Gültig ab-datum dem Anmeldedatum (refdatumag) aus der Anmeldung. Es wird gespeichert, an welchem Datum und mit welchem Meldesatz die Anmeldung erstellt wurde. Erst mit der Anmeldebestätigung wird der Mitarbeiter endgültig als angemeldet geführt und kann dann bei Bedarf automatisch abgemeldet werden. 2.2 Meldeanlass Ummeldung (Meldegrund 02) Bei einem Wechsel des Datenübermittlers können die bereits vom ehemaligen Datenübermittler angemeldeten Personen mit einer Ummeldung auf uns als neuem Datenübermittler übertragen werden. 2.2.1 Darstellung Ummeldungen stellen wir mit dem Meldegrund 02 = Ummeldung und dem Baustein ELUM dar. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 21 von 74

2.2.2 Antwort auf eine Ummeldung Auf jede Dateisendung erhalten wir eine Antwortdatei. Im Normalfall erhält man von der ELStAM-Datenbank auf eine Ummeldung für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Ummeldebestätigung mit den Steuermerkmalen und dem Verfahrenshinweis 552020000 Keine besonderen Hinweise. Schlägt eine Ummeldung fehl, erhält man keine Steuermerkmale, sondern einen Verfahrenshinweis, der aussagt, welches Problem die Ummeldung verhindert. Zusätzlich wird auf Arbeitgeberebene ein Hinweis ausgegeben, ob die Datei insgesamt völlig ohne besondere Hinweise verarbeitet wurde, oder ob einzelne Mitarbeiter nicht oder mit besonderen Hinweisen verarbeitet werden konnten. Code Art Text Ebene 552010000 H Keine besonderen Hinweise zu den in der Liste enthaltenen Arbeitnehmern AG 552010002 H Besondere Hinweise zu mindestens einem Arbeitnehmer AG 2.2.2.1 Ummeldebestätigung Ummelde Bestätigungen stellen wir mit der Meldungsart R = Rückmeldung, dem Meldegrund 02 = Ummeldung, dem Baustein ELST = Steuerabzugsmerkmale und dem Baustein ELHW = Verfahrenshinweis dar. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 22 von 74

Die Verfahrenshinweise für fehlerfrei bestätigte Ummeldungen sind: Code Art Text Ebene 552020000 R Keine besonderen Hinweise AN In diesen Fällen wurde der Mitarbeiter für Ihre AG-Steuernummer erfolgreich von Ihrem ehemaligen Datenübermittler auf uns als Datenübermittler übertragen. Die Rückmeldungen mit den Steuermerkmalen werden maschinell verarbeitet (Verarbeitung von Rückmeldungen). 2.2.2.2 Fehlermeldungen Konnte der Mitarbeiter nicht umgemeldet werden, werden natürlich keine Steuermerkmale zurückgemeldet. Wir bereiten das als Fehlermeldung auf. mit der Meldungsart F = Fehlermeldung, dem Status dem Meldegrund 02 = Ummeldung, und dem Baustein DBFE = Fehlermeldung O = Offen, wenn Sie aktiv werden müssen, oder Die Verfahrenshinweise für nicht erfolgte Ummeldungen sind: E = Erledigt, wenn wir den Fehler maschinell beheben können, Code Art Text Ebene 552020202 F Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert AN werden. 552020300 F Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IDNr und Geburtsdatum) ist nicht AN möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht. 552020400 F Keine Ummelde Berechtigung AN 552020402 F refdatumag liegt nicht nach dem gespeicherten refdatumag des umzumeldenden Arbeitsverhältnisses. [refdatumag = $Datum] 552020900 F Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt. AN AN 2.2.2.3 Totalabweisung Bei einer Totalabweisung wird die komplette Meldedatei nicht verarbeitet. Zurzeit ist es noch erforderlich, dass unser Support eingreift. 2.2.3 Auswirkung auf Status ELStAM Damit wir erkennen können, ob ein Mitarbeiter bereits an der ELStAM-Datenbank angemeldet wurde, bilden wir im Bild Status ELStAM den Status jedes Mitarbeiters ab. Mit der Ummeldung wird analog zur Anmeldung ein Status angelegt. Dabei entspricht das Gültig ab-datum dem Ummeldedatum (refdatumag) aus der Ummeldung. Es wird gespeichert, an welchem Datum und mit welchem Meldesatz die Ummeldung erstellt wurde. Erst mit der Ummeldebestätigung wird der Mitarbeiter endgültig als angemeldet geführt und kann dann bei Bedarf automatisch abgemeldet werden. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 23 von 74

2.3 Meldeanlass Abmeldung (Meldegrund 03) 2.3.1 Darstellung Abmeldungen stellen wir mit dem Meldegrund 03 = Abmeldung und dem Baustein ELAB dar. 2.3.2 Abmeldung bei Austritt Der Arbeitgeber ist im elektronischen Verfahren verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Beschäftigungsende in der ELStAM-Datenbank abzumelden, indem er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich mitteilt ( 39e Absatz 4 Satz 5 EStG). Der Arbeitgeber erhält hierüber eine Abmeldebestätigung. Erfassen Sie das Austrittsdatum und die weiteren Felder, die durch Plausibilitätsprüfungen verlangt werden, im Bild Persönliche Daten. Frühestens am Austrittstag kann eine Abmeldung erstellt werden. 2.3.3 Besonderheiten bei der Abmeldung 2.3.3.1 Verlegen des Austrittsdatums auf einen früheren Zeitpunkt Der Mitarbeiter hat die Beschäftigung früher beendet als geplant. Die Abmeldung auf das ursprüngliche Austrittsdatum ist bereits erfolgt. Da eine Stornierung der Abmeldung und eine Abmeldung auf einen früheren Zeitraum vor einer bereits erfolgten Abmeldung nicht möglich sind, bleibt es bei der Abmeldung auf das ursprüngliche Austrittsdatum. Beispiel: Geplanter Austritt 31.03.2014. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 24 von 74

Am 10.04.2014 wird bekannt, dass der Mitarbeiter bereits zum 15.02.2014 die Beschäftigung beendet hat. Die Abmeldung zum 31.03.2014 ist bereits erfolgt, die Steuermerkmale wurden durch die Abmeldebestätigung ab 01.04.2014 gelöscht. Korrigieren Sie den Austritt auf den 15.02.2014 und löschen Sie die Steuermerkmale für 03.2014 manuell. 2.3.3.2 Verlegen des Austrittsdatums auf einen späteren Zeitpunkt Der Mitarbeiter hat die Beschäftigung später beendet als geplant. Die Abmeldung auf das ursprüngliche Austrittsdatum ist bereits erfolgt. Erfassen Sie das neue Austrittsdatum und überprüfen Sie im Bild Steuerung ELStAM das gewünschte Beschäftigungsverhältnis: Üblicherweise müssen Sie es auf Hauptarbeitgeber ändern. Es erfolgt eine Anmeldung auf den Folgetag des ursprünglichen Austrittsdatums und nach erfolgreicher Anmeldebestätigung eine Abmeldung auf das neue Austrittsdatum. Beispiel: Geplanter Austritt 31.03.2014. Am 10.04.2014 wird bekannt, dass der Mitarbeiter erst zum 15.04.2014 die Beschäftigung beendet. Die Abmeldung zum 31.03.2014 ist bereits erfolgt, die Steuermerkmale wurden durch die Abmeldebestätigung ab 01.04.2013 gelöscht. Korrigieren Sie den Austritt auf den 15.04.2014 und ändern Sie im Bild Steuerung ELStAM das gewünschte Arbeitsverhältnis auf Hauptarbeitgeber. Dadurch wird eine Abmeldung zum 01.04.2014 erstellt. Wenn diese bestätigt ist, wird die Anmeldung zum 15.04.2014 erzeugt. 2.3.4 Antwort auf eine Abmeldung Auf jede Dateisendung erhalten wir eine Antwortdatei. Im Normalfall erhält man von der ELStAM-Datenbank auf eine Abmeldung für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Abmeldebestätigung mit dem Verfahrenshinweis 552020001 Abmeldung erfolgreich. Schlägt eine Abmeldung fehl, erhält man einen anderen Verfahrenshinweis, der aussagt, welches Problem die Abmeldung verhindert. Zusätzlich wird auf Arbeitgeberebene ein Hinweis ausgegeben, dass die Datei insgesamt völlig ohne besondere Hinweise verarbeitet wurde, oder dass einzelne Mitarbeiter nicht oder mit besonderen Hinweisen verarbeitet werden konnten. Code Art Text Ebene 552010000 H Keine besonderen Hinweise zu den in der Liste enthaltenen Arbeitnehmern AG 552010002 H Besondere Hinweise zu mindestens einem Arbeitnehmer AG Die Bedeutung und Konsequenzen der einzelnen Verfahrenshinweise werden nach und nach gesondert beschrieben. 2.3.4.1 Abmeldebestätigungen Abmeldebestätigungen stellen wir dar. mit der Meldungsart R = Rückmeldung, dem Meldegrund 03 = Abmeldung, und dem Baustein ELHW = Verfahrenshinweis Die Verfahrenshinweise für fehlerfrei bestätigte Abmeldungen sind: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 25 von 74

Code Art Text Ebene 552020001 R Abmeldung erfolgreich AN 552020306 R Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert [Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] AN In diesen Fällen wurde der Mitarbeiter für Ihre AG-Steuernummer erfolgreich von der ELStAM-Datenbank abgemeldet. 2.3.4.2 Fehlermeldungen Konnte der Mitarbeiter nicht abgemeldet werden, erhalten wir einen Verfahrenscode, den wir als Fehlermeldung aufbereiten: mit der Meldungsart F = Fehlermeldung, dem Status O = Offen, wenn Sie aktiv werden müssen E = Erledigt, wenn der Fehler maschinell behoben wird dem Meldegrund 03 = Abmeldung, und dem Baustein DBFE = Fehlermeldung. Code Art Text Ebene 552020202 F Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert AN werden. 552020212 F Angabe des 29.02. außerhalb eines Schaltjahres (beschaeftigungsbeginn, AN abmeldedatum oder refdatumag) 552020300 F Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IDNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, AN weil kein Arbeitsverhältnis besteht. 552020303 F refdatumag aus der Abmeldung stimmt nicht mit refdatumag aus der An- AN /Ummeldung überein. [refdatumag = $datum] 552020304 F Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum kleiner als refdatumag aus der AN An-/Ummeldung [refdatumag = $datum] 552020305 F Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum in der Zukunft AN Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 26 von 74

552020307 F Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refdatumag des Arbeitsverhältnisses möglich.[refdatumag = $datum] 552020900 F Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt. AN AN 2.3.4.3 Totalabweisung Bei einer Totalabweisung wird die komplette Meldedatei nicht verarbeitet. Zurzeit ist es noch erforderlich, dass unser Support eingreift. 2.3.5 Auswirkung auf Status ELStAM Damit wir erkennen können, ob ein Mitarbeiter bereits an der ELStAM-Datenbank an- bzw. abgemeldet wurde, bilden wir im Bild Status ELStAM den Status jedes Mitarbeiters ab. Mit der Anmeldung wurde ein Status angelegt. Dabei entspricht das Gültig ab-datum dem Anmeldedatum (refdatumag) aus der Anmeldung. Beim Erstellen der Abmeldung wird gespeichert, mit welchem Meldesatz die Abmeldung erstellt wurde. Erst mit der Abmeldebestätigung wird der Mitarbeiter endgültig als abgemeldet geführt, der Status ELStAM wird zum Abmeldedatum beendet. 2.4 Meldeanlass Ab- und Anmeldung auf Grund von Änderung im Beschäftigungsverhältnis Ergeben sich Änderungen im Beschäftigungsverhältnis, muss der Arbeitnehmer zunächst abgemeldet werden. Erst nach erfolgreich bestätigter Abmeldung kann eine erneute Anmeldung zum Folgetag der Abmeldung mit den neuen Parametern erfolgen. 2.4.1 Überblick Eine Änderung im Beschäftigungsverhältnis wird erkannt anhand unterschiedlicher Werte in den hier genannten Tabellen / Bildern. Der mit X gekennzeichnete Wert wird in der Anmeldung verwendet. Firmenstamm Steuerung ELStAM Lohnsteuer Grunddaten Status ELStAM Steuernummer X x Steuer-ID X x HAG/NAG X x Freibetrag X x Eintritt X x Austritt X x 2.4.2 Änderung der AG-Steuernummer Aufgrund organisatorischer oder fachlicher Entscheidungen des zuständigen Betriebsstätten-Finanzamts kann sich die Arbeitgebersteuernummer ändern. Der Wechselvorgang wird in der Finanzverwaltung als Aktenabgabe oder einfach als Abgabe bezeichnet. Im Meldeverfahren werden seitens der ELStAM-Datenbank folgende Konstellationen unterschieden: Gesamtabgabe der Akten innerhalb eines Bundeslandes: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 27 von 74

Mindestens ein Mitarbeiter muss umgemeldet werden. Teilaktenabgabe innerhalb eines Bundeslandes: Alle Mitarbeiter müssen ab- und angemeldet werden. Gesamtabgabe der Akten bundeslandübergreifend: Alle Mitarbeiter müssen ab- und angemeldet werden. Problematisch ist, dass die neue Steuernummer vom Finanzamt gerne untermonatig (zum Beispiel ab dem 14.06.2014) vergeben wird. Wir können sie aber nur monatsgerecht im Firmenstamm hinterlegen. Klären Sie den Zeitpunkt der Umstellung mit Ihrem Finanzamt ab (z.b. Monat 06.2014 oder 07.2014) und geben Sie dann im Bild Finanzamt die neue Steuernummer mit diesem Gültig ab-monat ein. Der Unterschied zwischen der aktuellen Steuernummer im Firmenstamm und der bei der Anmeldung der einzelnen Mitarbeiter im Status ELStAM gespeicherten Steuernummer wird als Meldeanlass erkannt. Da wir zwischen Gesamt- und Teilabgabe der Akten nicht maschinell unterscheiden können, melden wir bei Wechsel der AG-Steuernummer immer alle Mitarbeiter zum letzten Gültigkeitstag der alten Steuernummer ab und zum ersten Gültigkeitstag der neuen Steuernummer an. Bitte beachten Sie, dass bei einer bundeslandübergreifenden Gesamtabgabe alle angemeldeten Personen abgemeldet werden müssen, auch wenn einzelne Angestellte über einen anderen Softwareanbieter bzw. Datenübermittler angemeldet worden sind, bevor die Anmeldung unter der neuen Steuernummer erfolgen kann. Sind noch einzelne Mitarbeiter unter der alten Steuernummer angemeldet, erhält man eine Totalabweisung mit Verfahrenscode 552010102. Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab. 2.4.3 Änderung der Steuer-ID Bei der Vergabe der Steueridentifikationsnummer sind dem Bundeszentralamt für Steuern wohl Fehler unterlaufen und es wurden für verschiedene Personen dieselbe Steuer-ID oder für eine Person mehrere Steuer-ID vergeben. Durch Kopieren und unvollständiges Abändern von Personalnummern kann es dazu kommen, dass für einen Mitarbeiter eine Anmeldung unter einer falschen Steuer-ID erfolgt. In diesen Fällen muss zuerst eine Abmeldung für die falsche Steuer-ID erfolgen, dann kann zum Folgetag mit der neuen, richtigen Steuer-ID angemeldet werden. Erfassen Sie die neue, richtige Steuer-ID ab Eintrittsdatum, wenn die falsche Steuer-ID durch einen Kopierfehler verwendet wurde, bzw. ab dem Datum, das vom Finanzamt genannt wurde. Durch den Unterschied zwischen der aktuellen Steuer-ID im Personalstamm und der bei der Anmeldung im Status ELStAM gespeicherten Steuer-ID wird der Meldeanlass erkannt. 2.4.4 Änderung Haupt-/Nebenarbeitgeber Der Meldeanlass wird daran erkannt, dass sich das gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM und das Kennzeichen Haupt-/Nebenarbeitgeber im Bild Lohn- und Kirchensteuer unterscheiden. In die Meldung fließt das gewünschte Arbeitsverhältnis aus dem Bild Steuerung ELStAM ein. Das Feld gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM kann tagesgenau erfasst werden und löst zum Tag der Änderung eine Ab- und Anmeldung aus: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 28 von 74

Zustand: Bild Gültig ab Gültig bis Inhalt Lohn- und Kirchsteuer 01.2014 12.9999 Hauptarbeitgeber Steuerung ELStAM 01.01.2014 31.12.999 Hauptarbeitgeber Beide Felder sind gleich, kein Handlungsbedarf Änderung im Bild Steuerung ELStAM an einem beliebigen Tagesdatum: Bild Gültig ab Gültig bis Inhalt Lohn- und Kirchsteuer 01.2014 12.9999 Hauptarbeitgeber Steuerung ELStAM 01.01.2014 14.04.2014 Hauptarbeitgeber 15.04.2014 31.12.2999 Nebenarbeitgeber Am 15.04.2014 (oder später) wird erkannt, dass sich die beiden Felder unterscheiden. Es wird automatisch eine Abmeldung zum 14.04.2014 erzeugt. Wenn diese bestätigt ist, wird die Anmeldung zum 15.04.2014 als Nebenarbeitgeber versendet. Beispiel: Änderung auf Wunsch des Arbeitnehmers Ihr Arbeitnehmer teilt Ihnen mit, dass er ab 15.04.2014 eine weitere Beschäftigung aufgenommen hat und das Arbeitsverhältnis nun als Nebenbeschäftigung weitergeführt werden soll. Erfassen Sie im Bild Steuerung ELStAM gewünschtes Arbeitsverhältnis mit Nebenarbeitgeber ab 15.04.2014. Wir melden zum 14.04.2014 automatisch ab und nach erfolgreicher Abmeldebestätigung zum 15.04.2014 als Nebenarbeitgeber an. Beispiel: Änderung durch Rückmeldung in der Monatsliste Die ELStAM-Datenbank hat für einen Mitarbeiter in der Monatsliste 04.2014 am 05.05.2014 eine Rückmeldung mit Steuerklasse 6 ab 15.04.2014 und Verfahrenscode 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = 15.04.2014] geschickt. Dies bedeutet, dass ein anderer Arbeitgeber diesen Arbeitnehmer (bzw. diese Steuer-ID) als Hauptarbeitgeber angemeldet hat. Sie werden dadurch automatisch in der ELStAM-Datenbank ab dem gemeldeten Datum zum Nebenarbeitgeber. Zuerst hatten wir daraufhin zu diesem Datum ab- und als Nebenarbeitgeber angemeldet. Da der Wechsel in der ELStAM-Datenbank bereits vollzogen ist, unterlassen wir das nun und stellen nur unsere Kennzeichen Haupt-/Nebenarbeitgeber im Bild Lohn- und Kirchensteuer am Monat 04.2014 und das gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM auf Nebenarbeitgeber ab 15.04.2014 um. Den Status ELStAM passen wir entsprechend an, schließen den Zeitraum als Hauptarbeitgeber zum 14.05.2014 mit dem Hinweis Beendet ohne Abmeldung und bilden automatisch einen neuen Zeitraum ab dem übermittelten refdatumag 15.05.2014. Beispiel: Anderer Arbeitgeber hat fälschlicherweise als Hauptarbeitgeber angemeldet Durch die Anmeldung eines anderen Arbeitgebers als Hauptarbeitgeber hat die ELStAM-Datenbank für einen Mitarbeiter in der Monatsliste 04.2014 am 05.05.2014 eine Rückmeldung mit Steuerklasse 6 ab 15.04.2014 und Verfahrenscode 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsver- Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 29 von 74

hältnis. [refdatumag = 15.04.2014] geschickt. Der andere Arbeitgeber hat diesen Mitarbeiter versehentlich als Haupt- statt als Nebenarbeitgeber angemeldet. Sie können sich das Hauptarbeitsverhältnis und damit die individuellen Steuermerkmale nur dadurch zurückholen, indem Sie das von der ELStAM-Datenbank durch die Anmeldung des anderen Arbeitgebers generierte Nebenarbeitsverhältnis abmelden und zum Folgetag der übermittelten refdatumag den Mitarbeiter erneut als Hauptarbeitgeber anmelden. Ändern Sie das gewünschte Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM ab dem Folgetag - hier de 16.04.2014 - auf Hauptarbeitgeber. Durch den Unterschied zum Feld Haupt-/Nebenarbeitgeber im Bild Lohn-und Kirchensteuer werden die Abmeldung zum 15.04.2014 und die Anmeldung als Hauptarbeitgeber zum 16.04.2014 ausgelöst. Beachten Sie, dass durch die Anmeldung des anderen Arbeitgebers das Datum 15.04.2014 belegt ist. Sie können sich nur zum Folgetag das Hauptarbeitsverhältnis zurückholen, ansonsten erhalten Sie den Verfahrenscode 552020215 Zu dem refdatumag der Anmeldung liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor. Beispiel: Sie haben fälschlicherweise als Haupt- statt als Nebenarbeitgeber angemeldet Ein Mitarbeiter tritt zum 15.04.2014 ein. Sie melden versehentlich als Haupt- statt als Nebenarbeitgeber an. Mit Ihrer Anmeldung als Hauptarbeitgeber nehmen Sie dem ursprünglichen Hauptarbeitgeber gewissermaßen die Lohnsteuerkarte weg. Sie erhalten die individuellen Steuermerkmale ab 15.04.2014. Der andere Arbeitgeber erhält im Mai in der Monatsliste 04.2014 den Verfahrenshinweis 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = 15.04.2014]. Da keine Stornofunktion im ELStAM-Meldeverfahren vorgesehen ist, können Sie den Fehler nur korrigieren, indem Sie ab 16.04.2014 das gewünschte Arbeitsverhältnis auf Nebenarbeitgeber setzen. Wir melden zum 15.04.2014 ab und zum 16.04.2014 als Nebenarbeitgeber an. Der ehemalige Hauptarbeitgeber muss seinerseits selbst zum 16.04.2014 erneut als Hauptarbeitgeber anmelden. Die ELStAM-Datenbank führt sonst zwei Nebenarbeitsverhältnisse. Ihre Abmeldung ist dabei nicht zwingend erforderlich. Sobald der eigentliche Hauptarbeitgeber sich die Hauptbeschäftigung zum 16.04.2014 wieder zurückholt, erhalten Sie den Verfahrenshinweis 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = 16.04.2014]. Holt sich der andere Arbeitgeber das Hauptarbeitsverhältnis allerdings erst nach der Kulanzfrist von 6 Wochen zurück, ist es besser, wenn Sie abgemeldet haben, da sonst die Zeit bis zum Eingang der Meldung mit Ihnen als Hauptarbeitgeber belegt bleibt. 2.4.5 Änderung Gewünschter Freibetrag im Nebenarbeitsverhältnis Wenn der Mitarbeiter in seinem Hauptarbeitsverhältnis für die Nebentätigkeit bei Ihnen einen Hinzurechnungsbetrag beantragt hat, kann bis zu dieser Höhe ein Freibetrag für das Nebenarbeitsverhältnis abgerufen werden. Bei einer Gehaltserhöhung macht es Sinn, den Freibetrag zu erhöhen. Nachdem der Mitarbeiter den Hinzurechnungsbetrag für das Hauptarbeitsverhältnis beim Finanzamt erhöht hat, können Sie einen für das Nebenarbeitsverhältnis höheren Freibetrag anfordern. Der Meldeanlass wird daran erkannt, dass sich der gewünschte Freibetrag jährlich im Bild Steuerung ELStAM und der Freibetrag jährlich im Bild Lohn- und Kirchensteuer unterscheiden. In die Meldung fließt der gewünschte Freibetrag aus dem Bild Steuerung ELStAM ein. Das Feld kann tagesgenau erfasst werden und löst zum Tag der Änderung eine Ab- und Anmeldung aus: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 30 von 74

Zustand: Bild Gültig ab Gültig bis Freibetrag jährlich Lohn- und Kirchsteuer 01.2014 12.9999 10.000 Steuerung ELStAM 01.01.2014 31.12.999 10.000 Beide Felder sind gleich, kein Handlungsbedarf Änderung im Bild Steuerung ELStAM an einem beliebigen Tagesdatum: Bild Gültig ab Gültig bis Freibetrag jährlich Lohn- und Kirchsteuer 01.2014 12.9999 10.000 Steuerung ELStAM 01.01.2014 14.04.2014 10.000 15.04.2014 31.12.2999 10.100 Am 15.04.2014 (oder später) wird erkannt, dass sich die beiden Felder unterscheiden. Es wird automatisch eine Abmeldung zum 14.04.2014 erzeugt. Wenn diese bestätigt ist, wird die Anmeldung zum 15.04.2014 als Nebenarbeitgeber mit dem neuen gewünschten Freibetrag von 10.100 versendet. Mit der Rückmeldung wird der monatliche und jährliche Freibetrag im Bild Lohn- und Kirchensteuer für die Abrechnung aktualisiert. 2.4.6 Wechsel von einer geringfügigen zu einer versicherungspflichtigen Beschäftigung Im Bild Sozialversicherung können Sie die Änderung der Personengruppe, der Beitragsgruppe und der Krankenkasse tagesgenau abspeichern. Das Kennzeichen Sonderbesteuerung im Bild Lohn- und Kirchensteuer können Sie jedoch nur monatsweise abspeichern. Beispiel: Wechsel von Personengruppe 109 auf 101 zum 15.04.2014 Sie können die Änderung von Minijob auf Sozialversicherungspflichtig tagesgenau ab 15.04.2014 eingeben: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 31 von 74

Beim Speichern erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn im Bild Lohn- und Kirchensteuer für die Ermittlung der Pauschsteuer die Sonderbesteuerung M eingetragen ist. Im Bild Lohn- und Kirchensteuer können Sie die Änderungen nur monatsgerecht erfassen. In diesem Fall muss 0 = keine Sonderbesteuerung ab 04.2014 gespeichert werden. In dem Monat mit Wechsel kann damit keine Pauschsteuer ermittelt werden. In diesem Fall würden wir ohne weitere Eingaben den Mitarbeiter zum 01.04.2014 als Nebenarbeitgeber anmelden, da in Steuerung ELStAM das Kennzeichen Nebenarbeitgeber zur geringfügigen Beschäftigung weiter gilt, Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 32 von 74

das Kennzeichen Sonderbesteuerung = M, das die Anmeldung automatisch verhindert, ab 01.04.2014 nicht mehr gilt. Soll die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung im Hauptarbeitsverhältnis angemeldet werden, erfassen Sie im Bild Steuerung ELStAM zusätzlich Hauptarbeitgeber ab 15.04.2014. Dann melden wir zwar auch zum 01.04.2014 als Nebenarbeitgeber an, melden zum 14.04.2014 ab und zum 15.04.2014 nun als Hauptarbeitgeber an. Damit erhalten Sie die Steuermerkmale ab 15.04.2014 zurückgemeldet und die Steuerermittlung wird auch in diesem Wechselmonat anhand der individuellen Steuerklasse ermittelt. 2.4.7 Wechsel von einer versicherungspflichtigen zu einer geringfügigen Beschäftigung Auch hier gilt: Das Feld Sonderbesteuerung kann nur monatsweise gespeichert werden. Wenn innerhalb eines Monats die Personengruppe ungleich 109 vorhanden ist, kann in diesem Monat keine Pauschsteuer abgeführt werden. Beim Wechsel von Personengruppe 101 auf 109 zum 15.04.2014 erfassen Sie die Sonderbesteuerung erst ab Monat 05.2014. Das Kennzeichen gewünschtes Arbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM erfassen Sie ab 15.04.2014 mit Nebenarbeitgeber. Wir melden zum 14.04.2014 das Hauptarbeitsverhältnis ab, zum 15.04.2014 das Nebenarbeitsverhältnis an und zum 30.04.2014 wieder ab, weil ab 01.05.2014 durch Nebenarbeitgeber und Sonderbesteuerung M die Meldepflicht für ELStAM wegfällt. 2.4.8 Versetzung in eine andere Firma Die Beschreibung wird in Kürze ergänzt. 2.4.9 Versetzung in eine andere Firma mit Austritt Die Beschreibung wird in Kürze ergänzt. 2.5 Meldeanlass An-/Abmeldung wegen Sonstigen Bezugs nach Austritt Diese Funktionalität ist noch nicht implementiert. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 33 von 74

3 Verarbeitung der Rückmeldungen 3.1 R Grund 01 (Anmeldebestätigung), Grund 02 (Ummeldebestätigung), Grund 04 (Monatsliste) 3.1.1 Allgemein Mit der An- bzw. Ummeldebestätigung oder der Monatsliste werden die Steuermerkmale im Baustein ELST mit einem Gültig ab-datum gemeldet. Sie werden automatisch ab dem Gültig ab-datum bis unbegrenzt in den Personalstamm übernommen. Liegen mehrere Rückmeldungen für eine Person vor, werden sie aufsteigend nach Erstelldatum und Gültig ab- Datum abgearbeitet. Bei Rückmeldung der individuellen Steuerklasse (1 5) werden das gewünschte (Steuerung ELStAM) und das abgerechnete Arbeitsverhältnis (Lohn- und Kirchensteuer) auf Hauptarbeitgeber gesetzt. Bei Rückmeldung der Steuerklasse 6 werden beide Felder auf Nebenarbeitgeber gesetzt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 34 von 74

3.1.2 Besonderheit ausgetretene Mitarbeiter Ist ein Mitarbeiter bereits ausgetreten und die Lohnsteuerbescheinigung wurde gemäß der Steuerung im Firmenstamm Bild Lohnsteuerbescheinigung noch nicht erstellt, werden die Steuermerkmale bis zum Austrittsmonat in den Personalstamm übernommen. Der Mitarbeiter wird entsperrt und zurückgerechnet. Für Zahlungen nach Austritt gilt damit weiterhin die Steuerklasse 6. Ist die LStB bereits erstellt, wird die ELStAM-Rückmeldung ohne Änderung des Personalstamms als erledigt verarbeitet. 3.1.3 Besonderheit Rückrechnung auf das Vorjahr Ist die LStB für das Vorjahr gemäß Firmenstamm Bild Lohnsteuerbescheinigung bereits erstellt, werden ELStAM- Rückmeldungen für das Vorjahr nur ab dem 01.01. des laufenden Jahres in den Personalstamm übernommen. 3.2 R Grund 03 (Abmeldebestätigung) Wurde die Abmeldung aufgrund von Austritt erstellt, werden mit der Abmeldebestätigung die Steuermerkmale im Bild Lohn-und Kirchensteuer ab dem Folgemonat des Austritts angepasst: Die Steuerklasse wird auf 6 gesetzt. Die Frei-/Hinzurechnungsbeträge und die Anzahl Kinderfreibeträge werden auf 0 gesetzt. Das abgerechnete Beschäftigungsverhältnis im Bild Lohn- und Kirchensteuer wird auf Nebenarbeitgeber gesetzt. Das gewünschte Beschäftigungsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM wird nicht (mehr) geändert. Wurde die Abmeldung aufgrund von Änderungen im Beschäftigungsverhältnis erstellt, werden die Steuermerkmale im Bild Lohn-und Kirchensteuer nicht geändert. Nachfolgend wird ja eine Anmeldung mit den aktuellen Parametern des Beschäftigungsverhältnisses erstellt und es wird eine Anmeldebestätigung mit den aktuellen Steuermerkmalen erwartet. Erst nach einer erfolgreichen Abmeldung kann für die Person (Steuer-ID) eine erneute Anmeldung erfolgen. 4 Monatslisten Grund 04 4.1 Allgemein Die ELStAM werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung des Arbeitnehmers in der Regel zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zum Abruf bereitgestellt und anschließend nur bei Bedarf aktualisiert. Ändert sich zwischen der Anmeldung und der Abmeldung ein Lohnsteuerabzugsmerkmal, erhält der Arbeitgeber über eine Änderungsliste eine entsprechende Information. Ändern sich die Merkmale allerdings nicht, werden unter Umständen auch für mehrere Jahre keine aktualisierten ELStAM mitgeteilt. Daraus folgt, dass die ELStAM anzuwenden sind, bis das Beschäftigungsverhältnis endet oder durch die Finanzverwaltung aktualisierte Merkmale bereitgestellt werden (vgl. 39e Absatz 5 S. 1 Nr. 1 und 2 EStG). 4.2 Bereitstellung Die Änderungen werden von der ELStAM-Datenbank zu Beginn eines Monats für den Vormonat in der sogenannten Monatsliste bereitgestellt und in unserem System mit Meldegrund 04 dargestellt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 35 von 74

Über Störungen bei der Bereitstellung der Monatslisten werden Sie ggf. unter https://www.elster.de/verfugbarkeit_nw.php informiert. Ob eine Monatsliste eingegangen ist, können Sie in den firmenübergreifenden Meldungen prüfen. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 36 von 74

4.3 Überprüfen Um zu überprüfen, ob Sie Ihre Monatslisten bereits erhalten haben, suchen Sie in den firmenübergreifenden Meldungen (ACCURAT HCM oder ACCURAT Office) nach Meldegrund 04 = Monatsliste für den betreffenden Meldemonat. Beachten Sie bitte, dass von der ELStAM-Datenbank zuerst die Monatslisten mit Änderungen für eine AG- Steuernummer bereitgestellt werden, und dann erst die Monatslisten, die nur die Information enthalten, dass sich keine Änderung ergeben hat. Beachten Sie bitte, dass die ELStAM-Datenbank keine Unterscheidung nach Firma vornimmt. Sie erhalten nur eine Monatsliste für Ihre AG-Steuernummer, auch wenn Sie verschiedene Firmen unter derselben AG- Steuernummer abrechnen. Ob sich Änderungen für einzelne Arbeitnehmer ergeben haben, können Sie am Verfahrenscode in den firmenübergreifenden Hinweisen ableiten. 552010001 - Für die bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben. Die Monatsliste enthält keine Änderungen. 552010000 - Keine besonderen Hinweise zu den in der Liste enthaltenen Arbeitnehmern. Die Monatsliste enthält Änderungen für einzelne Steuer-IDs (bzw. Personalnummern). Alle einzelnen personenbezogenen Rückmeldungen enthalten den Verfahrenscode 552020000 - Keine besonderen Hinweise. 552010002 - Besondere Hinweise zu mindestens einem Arbeitnehmer Die Monatsliste enthält Änderungen für einzelne Steuer-IDs (bzw. Personalnummern). Mindestens bei einem Mitarbeiter ist in den personenbezogenen Meldungen ein Verfahrenscode <> 552020000 als Rückmeldung oder als Fehlermeldung enthalten. 4.4 Verarbeitung der Monatslisten Siehe unter Verarbeitung der Rückmeldungen. 5 Verarbeitung der Fehlermeldungen Die Verarbeitung der Verfahrenscodes wird nach und nach beschrieben. Sie ist in der jeweils aktuellen Version auf unserer Kundeninformations-Seite www.accurat-office.com veröffentlicht. Melden Sie sich mit dem Benutzer accurat und dem Kennwort office an. Unter dem Meldeverfahren ELStAM finden Sie die Erläuterungen zu den einzelnen Verfahrenshinweisen. 6 Totalabweisungen 6.1 Art der Meldung T = Totalabweisung 6.1.1 Allgemein Unter Umständen wird die komplette Meldedatei abgewiesen. Diese Fälle werden von uns erkannt und durch unseren Support weiterverfolgt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 37 von 74

Auf Arbeitgeber- oder Datei-Ebene werden von der ELStAM-Datenbank Fehlercodes an uns zurückgemeldet, die wir an Sie in die firmenübergreifende Ansicht im Meldeverfahren als neue Meldeart T = Totalabweisung weiterreichen. Sie bleiben zunächst im Status U = Unverarbeitet stehen und verhindern das weitere maschinelle Erstellen und Verarbeiten von ELStAM-Meldungen. Bitte prüfen Sie die Totalabweisungen. 6.1.2 ACCURAT HCM Suchen Sie in den betriebsnummernbezogenen Meldungen nach Status Unverarbeitet 6.1.3 ACCURAT Office Suchen Sie im Modus Firmenübergreifend nach Status Unverarbeitet. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 38 von 74

6.2 Blockade aufheben 6.2.1 Allgemein Datensätze in Status U = Unverarbeitet verhindern die weitere Verarbeitung und Erstellung von ELStAM- Meldungen komplett über die gesamte Datenbank. Wenn Sie sich sicher sind, dass die Fehlermeldung keine Auswirkung auf die weiteren Meldungen hat, können Sie die Blockade aufheben. Der Status wird dabei von U = Unverarbeitet auf O = Offen gesetzt, die weitere Verarbeitung, d. h. das Erstellen von neuen Meldungen oder das Verarbeiten von Rückmeldungen im ELStAM-Meldeverfahren wird nicht mehr blockiert und beim nächsten Aufruf automatisch fortgesetzt. Personen, für die eine Meldung in der abgewiesenen Datei vorhanden war, sind weiterhin vom Meldeverfahren ausgeschlossen. Im Status ELStAM wird die Meldung als erstellt geführt, aber da die An-, Ab- oder Ummeldebestätigung fehlt, werden keine weiteren Meldungen erstellt. Um die abgewiesene Meldung erneut erstellen zu können, muss der Status ELStAM bereinigt werden. Die Funktionalität Zurücksetzen werden wir mit einem der nächsten Service Packs ausliefern. Solange muss die Bereinigung durch unseren Support erfolgen. 6.2.2 ACCURAT HCM Mit Entsperren können Sie die Blockade aufheben, der Status wird von U = Unverarbeitet auf O = Offen umgesetzt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 39 von 74

6.2.3 ACCURAT Office Mit Blockade aufheben wird der Status von U = Unverarbeitet auf O = Offen umgesetzt. 6.3 Zurücksetzen Die Funktionalität Zurücksetzen werden wir einem der nächsten Service Packs ausliefern. Solange muss die Bereinigung durch unseren Support erfolgen. Beim Zurücksetzen werden alle Meldungen, die von der Totalabweisung betroffen waren, gelöscht. Der Status ELStAM wird für alle betroffenen Personen auf den Zustand vor dem Erstellen der abgewiesenen Meldung zurückgesetzt. Damit kann die Meldung automatisch neu erzeugt werden. Das Zurücksetzen darf erst durchgeführt werden, wenn die Ursache für die Totalabweisung geklärt und bereinigt ist. 6.4 Beschreibung der Totalabweisungen 6.4.1 Totalabweisung durch Programmfehler Code Art Text Ebene 551001001 T Validierungsfehler AG 552010100 T Doppelte IDNr in der An-/Ab-/Ummeldeliste. Liste wird insgesamt zurückgewiesen. Die Validierungsfehler können in vielfältigen Ausprägungen auftreten und z. B. durch ein falsches Datum oder eine zu kurze oder alphanumerische Steuernummer oder Steuer-ID hervorgerufen werden. Das ist meist auf eine fehlende Plausibilitätsprüfung bei der Erfassung oder auf ein manuelles Eingreifen zurückzuführen. Diese Fehler müssen immer durch uns bereinigt werden. AG Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 40 von 74

Eine Totalabweisung aufgrund doppelter IDNr (Steuer-ID) in einer Meldedatei sollte eigentlich nicht mehr vorkommen, da wir dies beim Erstellen der Meldungen berücksichtigen. Sollten wir dennoch in einer Meldedatei für eine Steuer-ID mehrere Meldungen erstellt haben, müssen wir dies überprüfen und die Konstellation entsprechend berücksichtigen. Diese Fehler müssen immer durch uns bereinigt werden. In diesen Fällen empfehlen wir, dass wir zunächst das Problem beurteilen, bevor wir die Blockade aufheben, damit nicht durch Programmfehler weitere Totalabweisungen erstellt werden. 6.4.2 Totalabweisung aufgrund der AG-Steuernummer Bei diesen Verfahrenscodes müssen Sie sich mit Ihrem Betriebsstätten-Finanzamt in Verbindung setzen und die Richtigkeit Ihrer AG-Steuernummer überprüfen lassen. Code Art Text Ebene 551005005 T Der Arbeitgeber zur Steuernummer [betroffene StNr] kann nicht bestätigt werden. AG 551005007 T Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet AG 551005008 T Die Steuernummer [betroffene StNr] ist nicht als Arbeitgeber gemeldet. AG Sie können die Blockade aufheben, wenn Sie den Meldeverkehr für weitere Firmen mit anderen AG- Steuernummern nicht behindern wollen. Dann kann es allerdings vorkommen, dass weitere Meldungen für die problematische AG-Steuernummer anfallen und ebenfalls mit einer Totalabweisung abgelehnt werden. Erst wenn die Probleme mit dem Finanzamt geklärt sind, darf der Status ELStAM für die betroffenen Mitarbeiter über Zurücksetzen bereinigt werden. 6.4.3 Totalabweisung bei Gesamtabgabe der Akten bundeslandübergreifend Code Art Text Ebene 552010102 T Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab. AG Bei Änderung der AG-Steuernummer mit Umzug der Akten in ein anderes Bundesland müssen erst alle unter der alten Steuernummer angemeldeten Personen abgemeldet werden, bevor auch nur eine Person unter der neuen Steuernummer angemeldet werden kann. Bei Änderung der AG-Steuernummer melden wir automatisch alle von uns angemeldeten Personen ab. Prüfen Sie, ob Sie noch ein weiteres Abrechnungssystem einsetzen, bei dem Sie die Änderung nicht erfasst haben. Melden Sie auch dort alle Mitarbeiter unter der alten AG-Steuernummer ab. Sie können sich auch an den Elster-Support wenden, um die Steuer-IDs zu erfragen, die noch unter der alten Nummer angemeldet sind. Sie können die Blockade aufheben, wenn Sie den Meldeverkehr für weitere Firmen mit anderen AG- Steuernummern nicht behindern wollen. Dann kann es allerdings vorkommen, dass weitere Meldungen für die problematische AG-Steuernummer anfallen und ebenfalls mit einer Totalabweisung abgelehnt werden. Erst wenn alle Mitarbeiter unter der alten Steuernummer abgemeldet sind, darf der Status ELStAM für die betroffenen Mitarbeiter über Zurücksetzen bereinigt werden. 6.4.4 Totalabweisungen mit anderen Verfahrenscodes Sollten Sie Totalabweisungen mit anderen Verfahrenscodes erhalten, wenden Sie sich bitte an uns. Wir klären dann mit dem ELStAM-Support, wie in diesen Fällen zu Verfahren ist. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 41 von 74

Beispiele für weitere Verfahrenscodes: Code Art Text Ebene 552010105 T Ab-/Ummeldung wird abgelehnt. Ein Wechsel zum elektronischen Verfahren ist nur mit einer Anmeldung möglich. 552010106 T Anmeldung nicht erfolgreich. Es bestehen noch Härtefall-Arbeitsverhältnisse, die nicht abgemeldet wurden. AG AG 7 Anfrage bei Elster Bei Unstimmigkeiten oder Fragen können Sie sich auch direkt den Support für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wenden. https://www.elster.de/elstam_kformular.php Füllen Sie das Formular mit Ihren Daten aus: Hier erfassen Sie die Transferticketnummer und das Sendedatum der Meldung: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 42 von 74

Die Informationen entnehmen Sie den zusätzlichen Informationen der Meldung: Hier erfassen Sie den Verfahrenscode und das Transferticket der Rückmeldung, Fehlermeldung oder Totalabweisung Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 43 von 74

Beschreiben Sie das Problem. Als verwendete Software geben Sie ACCURAT Multipers mit dem aktuellen Release (zur Zeit ACCURAT Multipers 14.02) ein. Um zu bestätigen, dass Sie keine Maschine sind, tippen Sie das Captcha ab und versenden Sie die Anfrage. Sie erhalten dann nach wenigen Tagen eine Antwort vom ELStAM-Support. 8 Beschreibung der relevanten Bilder 8.1 Personalstamm 8.1.1 Persönliche Daten 8.1.1.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 44 von 74

8.1.1.2 ACCURAT Office 8.1.1.3 Relevante Felder 8.1.1.3.1 Geburtsdatum (32.B.17 / F1021036) Das Geburtsdatum wird bei jeder Meldung des Arbeitgebers zur Identifizierung des Mitarbeiters benötigt. In der ELStAM-Datenbank wird geprüft, ob Steuer-ID und Geburtsdatum zusammenpassen. Passt das Geburtsdatum nicht zu der Steuer-ID, erhalten Sie die Fehlermeldung: Code Art Text Ebene 552020202 F Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. AN 8.1.1.3.2 Melderechtliches Geburtsdatum (33.1.17, 33.1.19, 33.1.21 / F1021118, F1021119, F1021120) Insbesondere bei Bürgern, die im Ausland geboren wurden, kann es vorkommen, dass das genaue Geburtsdatum nicht bekannt ist. Die Meldebehörden speichern in diesen Fällen sog. Teilbekannte Geburtsdaten. Tag nicht bekannt: 00.05.1965 Tag und Monat nicht bekannt: 00.00.1965 Tag, Monat und Jahr nicht bekannt: 00.00.0000 Entnehmen Sie das melderechtliche Geburtsdatum einem offiziellen Dokument der Meldebehörde (Personalausweis, Reisepass, Meldebescheinigung etc.). Ist das melderechtliche Geburtsdatum eingetragen, wird dieses anstelle des Geburtsdatums im Meldeverfahren verwendet. 8.1.1.3.3 Eintrittsdatum (32.B.25 / F1021048) Das Eintrittsdatum fließt in die Anmeldung als Beschäftigungsbeginn bzw. als refdatumag ein. Eine Anmeldung kann frühestens zum Eintrittsdatum erstellt werden. Das in einer Anmeldung verwendete Eintrittsdatum wird im Status ELStAM festgehalten. Dadurch kann eine Änderung des Eintrittsdatums erkannt werden. Das Verlegen des Eintrittsdatums auf einen späteren Zeitpunkt führt zu einer Ab- und Anmeldung. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 45 von 74

8.1.1.3.4 Austrittdatum (32.B.33 / F1021051) Das Austrittsdatum fließt in die Abmeldung als Beschäftigungsende ein. Eine Abmeldung kann frühestens zum Austrittsdatum erstellt werden. Das in einer Abmeldung verwendete Austrittsdatum wird im Status ELStAM festgehalten. Dadurch kann eine Änderung des Austrittsdatums erkannt werden. Das Verlegen des Austrittsdatums auf einen späteren Zeitpunkt führt zu einer erneuten Anmeldung. 8.1.2 Lohn- und Kirchensteuer 8.1.2.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 46 von 74

8.1.2.2 ACCURAT Office 8.1.2.3 Relevante Felder 8.1.2.3.1 Steuer-ID (33.2.65 / F1131049) Jede Person ist durch die Steuer-ID (IDNr) eindeutig identifiziert. Der Meldeverkehr im ELStAM-Meldeverfahren findet immer nur unter der Steuer-ID und dem Geburtsdatum des Mitarbeiters statt. Passen Steuer-ID und Geburtsdatum nicht zueinander, erhalten Sie die Fehlermeldung: Code Art Text Ebene 552020202 F Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. AN Beim Einlesen der Meldungen, Rückmeldungen und Fehlermeldungen in die Datenbank ermitteln wir über die Steuer-ID die passende Personalnummer. Die in einer Anmeldung verwendete Steuer-ID wird im Status ELStAM festgehalten. Eine Änderung der Steuer-ID wird erkannt und führt zu einer Ab- und Anmeldung. 8.1.2.3.2 Beschränkte Steuerpflicht liegt vor (45.1.37 / F1131032) Ja Nein Arbeitnehmer mit beschränkter Steuerpflicht sind automatisch vom Meldeverfahren ausgeschlossen. Ändert sich dieses Feld von Nein auf Ja, wird zum Letzten des Gültig bis-monats abgemeldet. Ändert sich dieses Feld von Ja auf Nein, wird zum Ersten des neuen Gültig ab Monats angemeldet. 8.1.2.3.3 Sonderbesteuerung Arbeitnehmer mit Sonderbesteuerung G, K oder M und Nebenarbeitsverhältnis im Bild Steuerung ELStAM sind automatisch vom Meldeverfahren ausgeschlossen, im Hauptarbeitsverhältnis werden sie angemeldet. M (Minijobber): Pauschsteuer 2 % nach 40a Absatz 2 EStG für geringfügig entlohnte Beschäftigung in Verbindung mit der Personengruppe 109. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 47 von 74

G (Geringfügig Beschäftigter): Pauschsteuer 20 % nach 40a Absatz 2a EStG. K (Kurzfristig Beschäftigter): Pauschsteuer 25 % nach 40a Absatz 1 EStG. Personen mit Sonderbesteuerung N sind automatisch vom Meldeverfahren ausgeschlossen. N (keine Besteuerung) 8.1.2.3.4 Steuerermittlung Sonderregelungen 0 Keine Sonderregelung 1 Belgischer Grenzgänger 2 Schweizer Grenzgänger Belgische und schweizerische Grenzgänger sind automatisch vom Meldeverfahren ausgeschlossen. Ändert sich dieses Feld von 0 auf 1 oder 2, wird zum Letzten des Gültig bis-monats abgemeldet. Ändert sich dieses Feld von 1 oder 2 auf 0, wird zum Ersten der neuen Gültig ab Monats angemeldet. 8.1.2.3.5 Lohnsteuermerkmale Die Lohnsteuermerkmale sind Bestandteil einer ELStAM-Rückmeldung und sollten damit nur in Ausnahmefällen manuell eingegeben werden: Bei vorschüssiger Lohnzahlung Durch die nachfolgende Anmeldung und Anmeldebestätigung wird die Steuerklasse ggf. maschinell korrigiert und eine Rückrechnung angestoßen. Bei Vorliegen einer besonderen Bescheinigung aufgrund abweichender Meldedaten Erfassen Sie die bescheinigten Steuermerkmale nur für das bescheinigte Jahr. Danach muss eine neue Bescheinigung vorgelegt werden oder eine Anmeldung erfolgen. Andernfalls ist mit Steuerklasse 6 abzurechnen. In der Abrechnung werden die Steuermerkmale verwendet, die zum Ende des Lohnzahlungszeitraums (Abrechnungsmonat) gelten. 8.1.2.3.5.1 Haupt-/Nebenarbeitgeber (45.2.39 / F1131058) Dieses Feld ist zwar nicht direkt Bestandteil einer Rückmeldung, wird aber automatisch durch die Rückmeldung der Steuermerkmale gepflegt. Wird von der ELStAM-Datenbank die Steuerklasse 6 gemeldet, setzen wir dieses Feld auf Nebenarbeitgeber (1), bei Rückmeldung einer individuellen Steuerklasse 1-6 setzen wir auf Hauptarbeitgeber (0). Unterscheidet sich dieses Feld vom gewünschten Arbeitsverhältnis in Steuerung ELStAM lösen wir eine Ab- und Anmeldung wegen Änderung Haupt-/Nebenarbeitgeber aus. 8.1.2.3.5.2 Lohnsteuerklasse aus ELStAM (45.2.37 / F1131056) Die Lohnsteuerklasse wird aus der An- oder Ummeldebestätigung bzw. aus der Monatsliste ab dem Monat aus dem gemeldeten Gültig ab-datum bis Unbegrenzt gespeichert. Liegen mehrere Rückmeldungen mit verschiedenen Steuermerkmalen für einen Monat vor, bleiben nach Abarbeitung aufsteigend nach Gültig ab-datum die zum Monatsletzten gültigen Rückmeldungen im Personalstamm stehen. Bei folgendem Verfahrenscode setzen wir die Steuerklasse erst ab dem Folgemonat aus der Rückmeldung auf 6, wenn im Personalstamm für diesen Monat ein Austrittsdatum hinterlegt ist: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 48 von 74

Art Grund Code Bezeichnung R 04 MM 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] Bei folgenden Fehlermeldungen setzen wir die Steuerklasse ab dem Anmeldedatum (RefDatumAG) maschinell auf 6: Art Grund Code Bezeichnung F 01 AN 552020200 Keine Anmeldeberechtigung F 01 AN 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. F 02 UM 552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IDNr des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. F 01 AN 552020205 refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht. F 02 UM 552020400 Keine Ummeldeberechtigung Bei folgenden Fehlermeldungen setzen wir die Steuerklasse ab dem Monat aus der Fehlermeldung ($datum = zum 01. eines Monats) bzw. zum Folgemonat aus der Fehlermeldung (wenn $datum untermonatig) maschinell auf 6: Art Grund Code Bezeichnung F 04 MM 552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab Datum [Datum = $datum] Bei einer Abmeldebestätigung aufgrund von Austritt setzen wir die Steuerklasse ab dem Folgemonat maschinell auf 6, damit nachfolgend gezahlte Sonstige Bezüge ordnungsgemäß mit Steuerklasse 6 abgerechnet werden: Art Grund Code Bezeichnung R 03 AB 552020001 Abmeldung erfolgreich R 03 AB 552020306 Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert [Beschäftigungsende alt = $datum] [Beschäftigungsende neu = $datum] F 03 AB 552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges Betriebsstätten- Finanzamt. 8.1.2.3.5.3 Optionale Faktorenbildung (45.2.24 / F1131050) Die Speicherung des Faktors wird analog zu Speicherung der Lohnsteuerklasse durchgeführt. 8.1.2.3.5.4 Anzahl Kinderfreibeträge (45.1.29 / F1131022) Die Speicherung der Anzahl Kinderfreibeträge wird analog zu Speicherung der Lohnsteuerklasse durchgeführt. 8.1.2.3.5.5 Frei-/Hinzurechnungsbetrag monatlich (45.1.74 / F1131026) Die Speicherung des Frei-/Hinzurechnungsbetrags wird analog zu Speicherung der Lohnsteuerklasse durchgeführt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 49 von 74

Ein rückgemeldeter Freibetrag wird positiv eingetragen, ein Hinzurechnungsbetrag negativ. Werden sowohl Freials auch Hinzurechnungsbetrag gemeldet, wird saldiert. 8.1.2.3.5.6 Frei-/Hinzurechnungsbetrag jährlich (45.1.40 / F1131027) Analog Frei-/Hinzurechnungsbetrag monatlich 8.1.2.3.5.7 Konfession Arbeitnehmer (45.1.73 / F1131052) Die Speicherung der Konfession wird analog zu Speicherung der Lohnsteuerklasse durchgeführt. 8.1.2.3.5.8 Konfession Ehegatte (45.1.75 / F1131053) Die Speicherung der Konfession wird analog zu Speicherung der Lohnsteuerklasse durchgeführt. 8.1.3 Steuerung ELStAM 8.1.3.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 50 von 74

8.1.3.2 ACCURAT Office 8.1.3.3 Relevante Felder 8.1.3.3.1 Gültig ab- und Gültig bis-datum Alle Felder können tagesgenau abgespeichert werden und lösen zu dem Gültig bis-datum eine Ab- und zu dem Gültig ab-datum eine Anmeldung aus. Beachten Sie bitte, dass im Allgemeinen als Gültig ab-datum der aktuelle Abrechnungsmonat vorbelegt wird. Ändern Sie die Datumsangaben bitte je nach Sachlage ab. 8.1.3.3.2 Gewünschtes Arbeitsverhältnis (F1135025) Mit diesem Feld bestimmen Sie, ob Sie das Arbeitsverhältnis als Haupt- oder als Nebenarbeitgeber anmelden und dadurch, ob Sie mit den individuellen Steuermerkmalen oder mit Steuerklasse 6 abrechnen. 8.1.3.3.2.1 Anmeldung als Hauptarbeitgeber Nach einer Anmeldung als Hauptarbeitgeber erhalten Sie die individuellen Steuermerkmale (Steuerklasse 1-5) von der ELStAM-Datenbank zurückgemeldet. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 51 von 74

Hatte der Mitarbeiter bereits ein Hauptarbeitsverhältnis, nehmen Sie dem bisherigen Hauptarbeitgeber gewissermaßen die Lohnsteuerkarte weg. Er erhält in der nächsten Monatsliste die Steuerklasse 6 mit dem Verfahrenscode 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] und Sie erhalten die Steuermerkmale bei fristgerechter Anmeldung zu dem von Ihnen gemeldeten refdatumag. Erfolgt die Anmeldung in ein bestehendes Hauptarbeitsverhältnis verspätet (nach der Kulanzfrist von 6 Wochen), erhalten Sie die Steuermerkmale erst ab dem Eingangsdatum der Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank mit dem Verfahrenshinweis: Art Grund Code Bezeichnung R 01 MM 552020214 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refdatumag der aktuellen Beschäftigung. [refdatumag = $datum] Erfolgt die Anmeldung in ein bereits abgemeldetes Hauptarbeitsverhältnis, liefert die ELStAM-Datenbank die Steuermerkmale erst ab dem Tag nach dem Beschäftigungsende des alten Hauptarbeitgebers zurück mit dem Verfahrenshinweis: Art Grund Code Bezeichnung R 01 AN 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refdatumag für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refdatumag = $datum] 8.1.3.3.2.2 Anmeldung als Nebenarbeitgeber: Nach einer Anmeldung als Nebenarbeitgeber erhalten Sie die Steuerklasse 6 von der ELStAM-Datenbank zurückgemeldet. 8.1.3.3.3 Gewünschter Freibetrag jährlich (F1135024) Eine Eingabe ist nur bei gewünschtem Nebenarbeitsverhältnis zulässig. Zur Berücksichtigung eines Freibetrages aufgrund eines Hinzurechnungsbetrages im elektronischen Verfahren muss der Arbeitnehmer den Gesamtbetrag des Freibetrages im Sinne des 39a Absatz 1 Satz 1 Nr. 7 EStG bei seinem Finanzamt beantragen und dem Arbeitgeber des weiteren Arbeitsverhältnisses mitteilen, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag nach 39a Absatz 1 Satz 1 Nr. 7 EStG von diesem abgerufen werden soll. Der Hauptarbeitgeber erhält nur den Betrag als Hinzurechnungsbetrag, der tatsächlich von einem oder mehreren Nebenarbeitgebern abgerufen wurde. Beispiel: Der Arbeitnehmer hat eine Hauptbeschäftigung und zwei Nebenbeschäftigungen. Damit bei den Nebenbeschäftigungen, die beide mit Steuerklasse VI abgerechnet werden, keine Lohnsteuer einbehalten wird, beantragt der Arbeitnehmer einen Freibetrag in Höhe von 800 nach 39a Absatz 1 Satz 1 Nr. 7 EStG und verteilt diesen auf die beiden Nebenarbeitsverhältnisse (300 bei Nebenarbeitgeber B und 500 bei Nebenarbeitgeber C). Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 52 von 74

Beschäftigung Entgelt Freibetrag Hinzurechnungsbetrag Hauptbeschäftigung bei HAG A 1.000,00 800,00 Nebenbeschäftigungen bei NAG B 300,00 300,00 Nebenbeschäftigungen bei NAG C 500,00 500,00 Die Nebenarbeitgeber B und C geben bei der Anmeldung des Arbeitnehmers den gewünschten Freibetrag an und rufen damit den Freibetrag ab. Der Hauptarbeitgeber bekommt dann den entsprechenden Hinzurechnungsbetrag über die Änderungsliste mitgeteilt. 8.1.3.3.4 Fehlersperre (F1135022) Das Feld Fehlersperre wird bei einer fehlgeschlagenen An-, Um- oder Abmeldung maschinell gesetzt und muss von Ihnen nach Klärung manuell aufgehoben werden. Sie entscheiden dabei mit dem Feld Keine ELStAM-Meldung und dem Gültig ab-datum, zu welchem Datum ein erneuter Meldeversuch unternommen werden soll. Beispiel: Fehlgeschlagene Anmeldung Eintritt zum 15.04.2014, der Arbeitnehmer ist kürzlich erst zugezogen, die Meldebehörde hat den Zuzug nach Deutschland erst am 20.04.214 gespeichert. Die Anmeldung zum 15.04.2014 wird mit dem Verfahrenscode 552020205 refdatumag liegt vor Beginn der Meldepflicht. abgelehnt. Wir setzen dadurch automatisch die Fehlersperre ab 15.04.2014 bis unbegrenzt. Nach Klärung des Problems wollen Sie zum 20.04.2014 anmelden. Durch das Entfernen der Fehlersperre wird ein erneuter Anmeldeversuch ausgelöst. Setzen Sie bitte im Zeitraum 15.04.2014 19.04.2014 das Häkchen Keine ELStAM -Meldung, damit für diesen Zeitraum keine Anmeldung erfolgt. 8.1.3.3.5 Keine ELStAM-Meldung (F1135021) Mit diesem Kennzeichen können Sie einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum zusätzlich zu unseren maschinellen Kriterien vom Meldeverfahren ausschließen. Den Zeitraum bestimmen Sie über das Gültig ab- und Gültig bis-datum. Bitte beachten Sie, dass wir einen angemeldeten Mitarbeiter abmelden, wenn Sie das Häkchen setzen. Beispiel: Ein Mitarbeiter ist seit 01.01.2014 angemeldet. Versehentlich setzen Sie keine ELStAM-Meldung ab 15.04.2014. Wir melden zum 14.04.2014 ab. Wenn Sie das Häkchen dann mit gültig ab 01.05.2014 entfernen, melden wir - wie gewünscht - erst zum 01.05.2014 wieder an. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 53 von 74

8.1.4 Status ELStAM 8.1.4.1 ACCURAT HCM Suchergebnis: Übersicht Status oder selbst parametrierte Suche, in allen Zeiträumen suchen Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 54 von 74

8.1.4.2 ACCURAT Office Sammelansicht: Anzeige aller Zeiträume Einzelansicht 8.1.4.3 Relevante Felder Im Status ELStAM halten wir den Meldestatus eines Mitarbeiters. Die Felder sind schreibgeschützt und für Sie nur für die Anzeige verfügbar. In dem Zeitraum zwischen dem Gültig ab- und Gültig bis-datum ist der Mitarbeiter an der ELStAM-Datenbank angemeldet. Wir halten fest, wann wir eine Meldung erstellt haben (Anmeldung gesendet am, Abmeldung gesendet am) und wann wir die An- oder Abmeldebestätigung erhalten haben (Anmeldung bestätigt am, Abmeldung bestätigt am). Über die Satz-ID haben wir eine Verknüpfung zum Meldesatz. Schlägt eine An- oder Abmeldung fehl, löschen wir das Gesendet am-datum. Solange die Fehlersperre in Steuerung ELStAM gesetzt ist, wird eine erneute Anmeldung verhindert Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 55 von 74

8.1.5 Abrechnungssteuerung 8.1.5.1 ACCURAT HCM 8.1.5.2 ACCURAT Office 8.1.5.3 Relevante Felder 8.1.5.3.1 Sperrkennzeichen (88..19 / F1011021) 0 Volle Abrechnung, keine Entsperrung Austritt 1 Entsperrung Austritt Ausgetretene Mitarbeiter, für die die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht erstellt ist, werden bei Bedarf automatisch entsperrt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 56 von 74

8.2 Firmenstamm 8.2.1 Lohnsteuerbescheinigung 8.2.1.1 ACCURAT HCM 8.2.1.2 ACCURAT Office Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 57 von 74

8.2.1.3 Relevante Felder 8.2.1.3.1 LSt-Bescheinigung auch bei Austritt (05.7.23 / F0133027) Ja Nein Die Lohnsteuerbescheinigung wird zum Zeitpunkt des Austritts erstellt. Die Lohnsteuerbescheinigung für austretende Mitarbeiter wird gemeinsam mit allen Mitarbeitern zum ausgewählten Ausgabezeitpunkt erstellt. Das ELStAM-Meldeverfahren führt keine Änderungen am Personalstamm mehr durch, wenn die LStB nach einem Austritt bereits erstellt wurde. 8.2.1.3.2 Ausgabezeitpunkt LSt-Bescheinigung (05.7.10 / F0133029): 0 Die Lohnsteuerbescheinigung wird mit der Abrechnung Dezember erstellt. 1 Die Lohnsteuerbescheinigung wird mit der Abrechnung Januar erstellt. 2 Die Lohnsteuerbescheinigung wird mit der Abrechnung Februar erstellt. 3 Die Lohnsteuerbescheinigung wird mit der Abrechnung März erstellt. Das ELStAM-Meldeverfahren führt keine Änderungen am Personalstamm für das Vorjahr mehr durch, wenn die LStB bei Jahreswechsel bereits erstellt wurde. 8.2.2 Finanzamt 8.2.2.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 58 von 74

8.2.2.2 ACCURAT Office 8.2.2.3 Relevante Felder 8.2.2.3.1 Steuernummer des Betriebs (06.2.19 / F0131022) Hier wird die auf den amtlichen Schreiben gedruckte Steuernummer im Format des jeweiligen Bundeslandes erfasst. Das Bundesland ergibt sich aus den ersten beiden Stellen der Finanzamtsnummer. Aus der Finanzamtsnummer und der länderspezifischen Steuernummer ergibt sich die Steuernummer im Format Bund, die dann im Meldeverfahren verwendet wird. Die in einer Anmeldung verwendete Steuernummer wird im Status ELStAM im Format Bund und Land festgehalten. Dadurch wird eine Änderung der Steuernummer erkannt und führt zu einer Ab- und Anmeldung für alle Mitarbeiter dieser Firma. Die Steuernummer (Bund) setzt sich zusammen aus: vierstellige Bundesfinanzamtsnummer F 0 (per Definition) Bezirksnummer B NRW 4 Stellen / Rest 3 Stellen Unterscheidungsnummer U NRW 3 Stellen / Rest 4 Stellen einstellige Prüfziffer P Stelle 1 und 2 der Finanzamtsnummer Bundesland Steuernummer (Land) Steuernummer (Bund) 10 Saarland FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 11 Berlin FF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 59 von 74

21 Schleswig-Holstein FF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 22 Hamburg FF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 23 Niedersachsen FF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 24 Bremen FF BBB UUUUP FFFF0BBBUUUUP 26 Hessen 0FF BBB UUUUP FFFF0BBBUUUUP 27 Rheinland-Pfalz FF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 28 Baden-Württemberg FFBBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 30 Brandenburg FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 31 Sachsen-Anhalt FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 32 Sachsen FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 40 Mecklenburg-Vorpommern FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 41 Thüringen FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 51, 52, 53 NRW FFF/BBBB/UUUP FFFF0BBBBUUUP 91, 92 Bayern FFF/BBB/UUUUP FFFF0BBBUUUUP 8.2.2.3.2 Finanzamtsnummer (06.2.15 / F0131021) Aus den ersten beiden Stellen der Finanzamtsnummer ergibt sich das Bundesland. Aus der Finanzamtsnummer und der länderspezifischen Steuernummer ergibt sich die Steuernummer im Format Bund, die dann im Meldeverfahren verwendet wird. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 60 von 74

8.2.3 ELStAM, Systemwechsel 8.2.3.1 ACCURAT HCM 8.2.3.2 ACCURAT Office 8.2.3.3 Relevante Felder 8.2.3.3.1 ELStAM-Teilnahme (F0102064) Das Kennzeichen wirkt sich nur bei Einstieg in das ELStAM-Meldeverfahren aus. 0 Keine Teilnahme. Dies ist nur zulässig für Firmen, die (noch) nicht abgerechnet werden. 1 Teilnahme mit Ummeldung. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 61 von 74

Bei einem Wechsel des Datenübermittlers können die bereits vom ehemaligen Datenübermittler angemeldeten Personen mit einer Ummeldung auf uns als neuen Datenübermittler übertragen werden. Für alle Personen mit einem Eintrittsdatum vor dem Aktivierungsmonat wird eine Ummeldung (Grund 02) erstellt und das Recht, die nachfolgenden Monatslisten von der ELStAM-Datenbank abzurufen, geht auf uns als Datenübermittler über. Ist die Ummeldung für einzelne Personen nicht erfolgreich, weil sie noch nicht angemeldet waren (Verfahrenscode 552020300 - Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IDNr und Geburtsdatum) nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht), erstellen wir automatisch eine Anmeldung. Für Personen, die im Aktivierungsmonat eintreten, wird zunächst eine Anmeldung (Grund 01) erstellt. Ist diese nicht erfolgreich (552020203 - Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet), versuchen wir eine Ummeldung. Für Personen, die nach dem Aktivierungsmonat eintreten, wird nur eine Anmeldung erstellt und kein Ummeldeversuch unternommen. 2 Teilnahme mit Erstanmeldung. Hat der ehemalige Datenübermittler das Meldeverfahren mit einer Abmeldung für alle Mitarbeiter beendet, können mit der Auswahl dieses Kennzeichens alle noch nicht ausgetretenen Mitarbeiter durch uns als Datenübermittler erneut durch eine Anmeldung (Grund 01) an der ELStAM-Datenbank angemeldet werden. Ist für einzelne Personen die Anmeldung im Startmonat nicht erfolgreich (552020203 - Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet), versuchen wir eine Ummeldung. 8.2.3.3.2 Aktivierung ELStAM-Verfahren am (F0102063) Einstiegsmonat in das Meldeverfahren im Format MM.JJJJ. Der Start mit Ummeldung darf nicht rückwirkend erfolgen und ist nur für den aktuellen Monat möglich. Der Start mit Erstanmeldung ist auch rückwirkend passend zum Folgemonat des Abmeldemonats des ehemaligen Datenübermittlers erlaubt. Die An- oder Ummeldungen werden immer zum 01.des eingegebenen Monats erstellt. 8.2.3.4 Ende ELStAM (F0102065) Analog zum Einstieg in das Meldeverfahren können Sie hier den Ausstieg aus dem Meldeverfahren zum letzten Abrechnungsmonat wählen. 0 Im Folgesystem wird umgemeldet. Wir stellen zum Ultimo des letzten Abrechnungsmonats die Meldeaktivitäten ein. Im neuen System muss zum Folgemonat umgemeldet werden. 1 Alle Mitarbeiter abmelden. Wir melden alle in dieser Firma angemeldeten Personen zum Ultimo des letzten Abrechnungsmonats ab. Im neuen System muss zum Folgemonat angemeldet werden. 8.2.3.5 Letzte Abrechnung mit ACCURAT Multipers (06.1.10 / F0102048) Hier wird der letzte Abrechnungsmonat mit unserem Abrechnungssystem hinterlegt. Neben der Auswirkung auf das ELStAM-Meldeverfahren, werden mit der letzten Abrechnung auch weitere Austrittsfunktionalitäten durchgeführt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 62 von 74

8.3 Auswahl Firmen für RZ-User 8.3.1 ACCURAT HCM Im Workflow ist hinterlegt, mit welchem RZ-User das Senden und Empfangen von Meldungen durchgeführt werden soll. Nur für die dem RZ-User zugeordneten Firmen werden Meldungen erstellt und an den Host übertragen. Die Rückmeldungen werden jeweils für alle Firmen abgerufen, da am Host in der zum Abruf bereitgestellten Datei (LRJTTTHH) keine Unterscheidung nach Firmen getroffen werden kann. 8.3.2 ACCURAT Office Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 63 von 74

In der RZ-Benutzer-Verwaltung ist hinterlegt, auf welche Firmen Ihr RZ-User Zugriff hat. Nur für die dem RZ-User zugeordneten Firmen werden Meldungen erstellt und an den Host übertragen. Die Rückmeldungen werden jeweils für alle Firmen abgerufen, da am Host in der zum Abruf bereitgestellten Datei (LRJTTTHH) keine Unterscheidung nach Firmen getroffen werden kann. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 64 von 74

9 Beschreibung Meldeverfahren 9.1.1 Aufruf Meldeverfahren 9.1.1.1 ACCURAT HCM 9.1.1.2 ACCURAT Office In ACCURAT Office gibt es zwei Einstiegsmöglichkeiten, um sich Meldungen, Rückmeldungen und Fehlermeldungen anzeigen zu lassen. Hier erstellen Sie auch Ihre abrechnungsunabhängigen Meldungen für die Sozialversicherung (Entgeltersatzleistung, Sofortmeldung, Vorabbescheinigung). 9.1.1.2.1 Anzeigen der Meldungen in der Hauptauswahl Data Entry Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 65 von 74

9.1.1.2.2 Anzeigen der Meldedaten in Nachbearbeitung im Remote Service 9.1.2 Suchen Suchen Sie entweder in den betriebsnummernbezogenen (ACCURAT HCM) / firmenübergreifenden (ACCURAT Office) Meldungen oder in den personenbezogenen Meldungen. 9.1.2.1 Z. B. Erhalt bzw. Vollständigkeit der Monatsliste Um z. B. zu überprüfen, ob Sie für Ihre Steuernummern die Monatslisten erhalten haben, suchen Sie den entsprechenden Meldemonat mit Meldegrund 04 = Monatsliste. Die komplette Historie über die Monatslisten zu einer AG-Steuernummer erhalten Sie, wenn Sie die Steuernummer und Grund 04 auswählen. 9.1.2.1.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 66 von 74

9.1.2.1.2 ACCURAT Office 9.1.3 Sortieren 9.1.3.1 ACCURAT HCM Eine einfache Sortierung der Suchergebnisse erreichen Sie, in dem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken (auf- / absteigend). 9.1.3.2 ACCURAT Office Eine einfache Sortierung der Suchergebnisse erreichen Sie, in dem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken (auf- / absteigend). Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 67 von 74

Mit der erweiterten Sortierung können Sie mehrere Sortierebenen einstellen. 9.1.4 Anzeigen der Meldungen Die Meldungen mit Datensatz und Datenbausteinen werden angezeigt. Im Reiter zusätzliche Informationen finden Sie das für Anfragen bei der Elster-Hotline benötige Transferticket. Mit dem Button Übersicht rufen Sie für die ausgewählte Personalnummer/SteuerID eine Übersicht über alle für ELStAM relevanten Daten auf Meldedaten Grunddaten (Name, Eintritt, Austritt) Status ELStAM Lohn-/Kirchensteuer Steuerung ELStAM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 68 von 74

9.1.4.1 ACCURAT HCM Eine Meldung öffnen Sie am besten über In neuem Fenster öffnen Anzeige der Meldung / Aufruf der Übersicht: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 69 von 74

Anzeige der Übersicht: 9.1.4.2 ACCURAT Office Eine Meldung zeigen Sie an per Doppelklick oder über das Symbol. Anzeige der Meldung / Aufruf der Übersicht: Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 70 von 74

Anzeige der Übersicht: 9.1.5 Fehlermeldungen Eine Offene Fehlermeldung können Sie jederzeit auf erledigt setzten. Der erneute Meldeversuch wird über die Fehlersperre im Steuerung ELStAM verhindert. 9.1.5.1 ACCURAT HCM Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 71 von 74

9.1.5.2 ACCURAT Office 9.1.6 Erstellen von Meldungen und Verarbeiten von Rückmeldungen im ELStAM-Meldeverfahren Beim Erstellen von Meldungen wird geprüft, ob auf Grund der verschiedenen Meldeanlässe Personen vorhanden sind, die gemäß Firmen- und Personalstamm angemeldet sein müssten, aber im Status ELStAM als nicht angemeldet geführt werden. die gemäß Firmen- und Personalstamm abgemeldet sein müssten, aber im Status ELStAM als angemeldet (mit bestätigter Anmeldung) geführt werden. Alle Eintritte, Austritte und andere Änderungen, die Sie erfasst haben, werden dabei berücksichtigt. Eine Meldungen wird zunächst mit Status F = Freigegeben erstellt. Danach werden die ELStAM-Meldungen zusammen mit den eventuell von Ihnen abrechnungsunabhängig erstellten SV-Meldungen (Entgeltbescheinigung, Sofortmeldung, Vorabbescheinigung) an den Host übertragen. Der Status wird dabei auf V = Versendet umgestellt. Das Sendeprogramm am Host trennt die ELStAM-Meldungen nach Meldegrund für die definierten Requests in einzelne Dateien im XML-Format auf. Die Dateien werden an die ELStAM-Datenbank übertragen. Konnten die Dateien erfolgreich übertragen werden, erhalten wir eine Annahmebestätigung, die unsere Meldungsdatei um das Transferticket ergänzt. Diese Datei fließt am nächsten Morgen um ca. 06:00 Uhr in unser Rückmeldeprogramm ein, das das XML- Format wiederum in Datensatz und Datenbaustein umwandelt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 72 von 74

Beim Verarbeiten von Rückmeldungen werden die eigenen, am Vortag erstellten Meldungen im Status V = Versendet um die Versandinformationen wie Sendedatum und Transferticket ergänzt und auf Status E = Erledigt umgestellt. Die Rückmeldungen werden eingelesen und wie beschrieben verarbeitet. Auf Fehlermeldungen wird wie beschrieben reagiert. Totalabweisungen führen zu einem Stopp der weiteren Verarbeitung. 9.1.6.1 ACCURAT HCM Das Erstellen und Verarbeiten von Meldungen wird über Workflows gesteuert. Der Workflow MeldedatenErzeugenundSenden startet täglich um ca. 21:00 Uhr und erstellt die fälligen Meldungen. Der Workflow MeldedatenVerarbeiten liest die Rückmeldedatei um ca. 07:00 Uhr ein. 9.1.6.2 ACCURAT Office Das Erstellen der Meldungen und Empfangen von Rückmeldungen starten Sie im Remote Service über Meldedaten senden/empfangen. Zunächst werden die vom Host bereitgestellten Rückmeldungen eingelesen und verarbeitet, danach werden anstehende Meldungen erstellt. Version: V1.01 vom 04.07.2014 Seite 73 von 74

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