Eine Schulung der ISP GbR Informations- und Schulungsservice für Personalbüros

Transkript

1 Eine Schulung der Informations- und Schulungsservice für Personalbüros

2 Impressum: Rechtsänderungen im Lohnbüro 2012/2013 Herausgeber: Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Martin Friedhoff und Marc Wehrstedt Kontakt: Verantwortlich für den Inhalt: Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Martin Friedhoff und Marc Wehrstedt Korrektorat: Alexandra Wehrstedt Die Texte sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte liegen bei der. Die Texte sind sorgfältig und nach bestem Wissen und Gewissen aufbereitet. Rechtsfolgen lassen sich hiervon allerdings nicht ableiten. Redaktionsschluss: November 2012 (2. Auflage) 2

3 Inhaltsverzeichnis Elster-Lohn-II-Verfahren - Gestreckte Einführungsphase - Musterschreiben und Anträge - FAQs - BMF Einführungsschreiben - Leitfaden für Personalbüro - Freibeträge Änderungen im DEÜV-Meldeverfahren - Qualifizierter Meldedialog - Problemfeld Unfallversicherung - AAG Erstattungsanträge Reform der Minijobs und der Gleitzone - Anhebung der Grenzwerte - Übergangsregelungen Weitere Änderungen zum Jahreswechsel - Kein elektronischer Lohnnachweis Neue Datenannahmestelle - Transplantationsgesetz - Rechengrößen 2013 Weitere Informationen Bestellformular ISP News 170 Lohn ABC Weitere Schulungsangebote finden Sie unter Unsere nächsten Schulungsveranstaltungen finden im Januar/Februar 2013 statt. Die Termine werden voraussichtlich Ende November 2012 zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine Schulung bei Ihnen im Betrieb wünschen oder eine Online-Schulung, so kontaktieren Sie uns bitte unter schulung@dataline.de. 3

4 Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte (ELSTER Lohn II) Änderungen in maschinellen Meldeverfahren der SV Qualifizierter i Meldedialog di l Problemfeld Unfallversicherung (Mitgliedsnummernprüfung) Änderungen im Erstattungsverfahren (AAG) Änderungen für Geringfügige und Beschäftigte in der Gleitzone Sonstige Änderungen Lohnnachweisverfahren bleibt bis 2016 bestehen Neue BKK-Datenannahmestelle zum 1. Juli 2013 Entgeltfortzahlung nach dem Transplantationsgesetz Sozialausgleich 2013 Neuerungen durch das Steueränderungsgesetz Rechenwerte 2013 Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros ELStAM Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale Steuerklasse Faktorverfahren bei Steuerklasse IV Kirchensteuermerkmal ggf. Kirchensteuermerkmal des Ehegatten Zahl der Kinderfreibeträge und evt. persönliche Frei- und Hinzurechnungsbeträge Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 4

5 Start der elektronischen Steuerkarte Offizieller Starttermin: 1. November 2012 mit Wirkung ab Lohnsteuerabzugsmerkmale werden ab 2013 mit einer getreckten Einführung elektronisch zur Verfügung gestellt (ELStAM). Gestreckte Einführung heißt, dass in 2013 mindestens ein Abrechnungszeitraum mit ELStAM abgerechnet werden muss, also spätestens mit dem Abrechnungsmonat Dezember Umstellung auf das neue Verfahren im Einführungszeitraum möglichst für alle AN einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte zum selben Zeitpunkt. AN oder AN-Gruppen können jedoch auch einzeln zu unterschiedlichen Zeitpunkten übernommen werden. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Start der elektronischen Steuerkarte Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigungen (2011, 2012, 2013) gelten bis zur tatsächlichen Umstellung als Grundlage für den Steuerabzug (ggf. auch Mitteilungsschreiben oder sonstige Papierbescheinigungen des Finanzamtes). Sämtliche Papierdokumente sind weiterhin auch nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren im Lohnbüro aufzubewahren und bei Ende der Beschäftigung dem AN auszuhändigen. Aufbewahrungspflicht der Lohnsteuerkarte und der Ersatzbescheinigungen bis Ablauf des Jahres Wenn Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung verloren sind, stellt Finanzamt für 2013 eine neue Ersatzbescheinigung aus. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 5

6 Start der elektronischen Steuerkarte Vereinfachungsregelung für Auszubildende in 2013 kann der AG bis zur Umstellung auf die ELStAM weiterhin anwenden. Vereinfachungsregelung für Auszubildende besagt: AG kann ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung Steuerklasse I unterstellen. Azubi muss dazu Geburtsdatum, Steuer-ID, Religionszugehörigkeit mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Wurde Vereinfachungsregelung auch schon in 2011 und/oder 2012 angewendet, reicht eine schriftliche Bestätigung des Auszubildenden, dass es sich auch 2013 um sein erstes Dienstverhältnis handelt. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Start der elektronischen Steuerkarte Beschäftigte sollten über den Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung der ELStAM informiert werden (Musterschreiben) Ab erstmaligen Abruf sind die ELStAM-Daten grundsätzlich für den nächst folgenden Abrechnungszeitraum anzuwenden. Eine erneute Anwendung der Steuermerkmale aus den Papierbescheinigungen ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich. Weichen die ELStAM-Daten von denen der Papierbescheinigungen ab, besteht keine Korrekturpflicht für die AG. Der AG muss mit Steuerklasse VI abrechnen, wenn AN schuldhaft keine Steuer-ID für den Abruf vorlegt oder der Abruf gesperrt wurde. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 6

7 Start der elektronischen Steuerkarte Einmaliger Verzicht auf sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM durch den AG möglich, z.b. wegen fehlerhafter ELStAM. Für 6 Monate können dann weiter die Merkmale der Papierbescheinigungen für den Steuerabzug verwendet werden. Auch dann, wenn die 6 Monate über das Ende des Einführungszeitraums ( ) hinaus gehen. Verzögerte Anwendung nur mit Zustimmung des AN. Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen ELStAM (Vordruck). Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Start der elektronischen Steuerkarte Finanzamt erstellt besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, wenn ELStAM unzutreffende Angaben beinhalten. AG-Abruf der ELStAM wird dann für den dort angegeben Zeitraum gesperrt (Vollsperrung). AG darf die Steuermerkmale dieser Besonderen Bescheinigung verwenden, wenn ihm die Steuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung g vorliegt. Spätestens nach Ablauf des 6-Monats-Zeitraums hat der AG die erstmals abgerufenen ELStAM anzuwenden, wenn keine geänderten ELStAM mitgeteilt oder über die Besondere Bescheinigung vorgelegt werden. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 7

8 Datenschutz Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM benennen oder ausschließen (Positivliste/ Teilsperrung/ Vollsperrung). Bekommt ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung für die Lohnsteuerberechnung keine Daten seines Arbeitnehmers bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern. Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Änderungen für den Beschäftigten Freibeträge müssen für 2013 neu beantragt werden, damit Sie im ELStAM-Verfahren bereitgestellt werden können (Musterinfo). Für die Übernahme der Freibeträge aus 2012 nach 2013 kann ein vereinfachter Antrag auf Lohnsteuerermäßigung gestellt werden (siehe Anlage). Aktuell gespeicherte eigene ELStAM können künftig vom registrierten AN jederzeit auf dem ElsterOnline-Portal eingesehen werden. Änderungen sind gegenüber dem FA zu beantragen (Formular). Änderungen stehen dem AG mit der jeweils nächsten Änderungsliste dann für die Abrechnung zur Verfügung. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 8

9 Abruf nur mit Steuer-ID-Nummer des AN Steuer-ID amtlichen Unterlagen entnehmen (Steuerkarte 2010 oder Ersatz-/Papierbescheinigungen). AG kann diese nicht online für AN abrufen. Liegt Steuer-ID nicht vor und wird sie vom AN schuldhaft nicht mitgeteilt, muss nach Steuerklasse VI gerechnet werden. Trifft AN kein Verschulden, dann kann AG für drei Monate die voraussichtlichen familiengerechten Steuermerkmale anwenden. Wurde einem AN bislang keine Steuer-ID mitgeteilt (z.b. AN lebt im Ausland), dann können keine ELStAM abgerufen werden. AG erhält Ersatzbescheinigung und übermittelt die LStB mit der etin. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Registrierung durch den Arbeitgeber im ELSTER Online-Portal Vorhandenes Authentifizierungs-Zertifikat kann für Verfahren verwendet werden. Empfohlen wird ein Organisationszertifikat. Gültigkeit überprüfen und ggf. verlängern. Zur Sicherstellung, dass nur befugte Arbeitgeber solche Abrufe tätigen. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 9

10 Praktische Umsetzung Arbeitnehmer liefert seinem Arbeitgeber folgende Informationen: Geburtsdatum Steuer-ID-Nummer Angabe, ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis Hauptbeschäftigung kann zum Starttermin unterstellt werden, wenn der AN bis zum Einstieg in das Verfahren mit Steuerklasse I bis V abgerechnet wurde. Arbeitgeber ruft mit diesen Daten zu Beginn des Verfahrens die ELStAM für alle Beschäftigten, für die die Lohnsteuer nicht pauschal versteuert wird, bei der Finanzverwaltung ab. Kein Abruf für Minijobber und Kurzfristige, wenn pauschal versteuert. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Die Anmeldung als abrufender Betrieb für die elektronischen ELStAM übernimmt Lohnabzug. Voraussetzung: Authentifizierung ist in Olümp hinterlegt. Der Abruf der ELStAM erfolgt direkt aus den Stammdaten. Bei der Erstanmeldung werden alle Steuermerkmale angefordert. Diese werden grundsätzlich erst einen Tag nach der Anmeldung bereitgestellt. Veränderungen der ELStAM im laufenden Verfahren werden durch monatliche Änderungslisten von der Finanzverwaltung mitgeteilt. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 10

11 Praktische Umsetzung Die Änderungslisten werden am letzten Werktag jeden Monats generiert und stehen bis spätestens zum 5. Arbeitstag des Folgemonats zum künftigen Abruf bereit. Das gilt auch dann, wenn sich keine Änderungen ergeben haben. Die monatlichen Änderungslisten müssen von den Arbeitgebern zwingend abgerufen werden. Lohnabzug wird soweit möglich die Änderungslisten automatisiert einlesen und verarbeiten (Internet vorausgesetzt). Monatliche Änderungslisten werden für jeden AG bis zum des Folgejahres vorgehalten. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Neuanmeldung Frühestens ab dem Tag des Beginns der Beschäftigung wird der AN zum ELStAM-Abruf angemeldet. Eine Anmeldung für die Zukunft ist somit nicht möglich. Anmeldung spätestens 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung. Gemeldet wird auch ein Referenzdatum (= Datum, ab dem ELStAM geliefert werden sollen). Gilt auch für AN im Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse VI). AN sollte über den erstmaligen Abruf informiert werden (siehe Muster-Infoschreiben) Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 11

12 Praktische Umsetzung Neuanmeldung Eine Neuanmeldung für das gesamte Personal kann in folgenden Fällen erfolgen: Erstabruf der ELStAM-Daten zum Verfahrensstart. Wechsel des Datenübermittlers (Dienstleister oder Steuerberater) Verlust der Steuerdaten auf Antrag beim Finanzamt In all diesen Fällen werden die kompletten ELStAM geliefert. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Beispiel: Anmeldung vor dem Beginn der Beschäftigung Anmeldung ELStAM: Beginn: i Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Fehler Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich Beispiel: Anmeldung spätestens 6 Wochen nach Beginn Beginn: Anmeldung ELStAM: Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 12

13 Beispiel: Anmeldung später als 6 Wochen nach Beginn Beginn: i Anmeldung ELStAM: Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Änderungslisten AG sind verpflichtend, Änderungslisten für jeden Monat abzuholen. Diese Listen werden ggf. automatisiert von Lohnabzug abgerufen. Auf manuelle Anforderung ist der Abruf jederzeit möglich. Änderungen werden grundsätzlich mit der nächsten Abrechnung berücksichtigt. Änderungen sind auch rückwirkend möglich (evt. Aufrollung). Die ELStAM beinhalten deshalb ein Gültigkeitsdatum für die jeweiligen Änderungen. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 13

14 Praktische Umsetzung Abmeldungen Bei Ende der Beschäftigung ist eine Abmeldung vom ELStAM-Abruf unverzüglich zu erstellen. Eine Abmeldung kann nicht vor dem Tag des Beschäftigungsendes erfolgen. Eine Abmeldung ist auch dann erforderlich, wenn der Abruf bislang gesperrt war. Bei einer Abmeldung wird das Referenzdatum der letzten Anmeldung gemeldet (programmseitig). Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Beispiel: Abmeldung vor dem Beschäftigungsende Beginn: i Abmeldung ELStAM: Ende: Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Fehler Abmeldung nicht möglich, da Abmeldedatum in der Zukunft Beispiel: Abmeldung nach dem Beschäftigungsende Beginn: Ende: Abmeldung ELStAM: am Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 14

15 Praktische Umsetzung Korrektur einer Anmeldung Wurde tatsächliche keine Beschäftigung aufgenommen, muss mit dem Tag der Anmeldung eine Abmeldung erstellt werden. Eine Stornierung ist aktuell noch nicht vorgesehen. Beschäftigter muss also mit einem Tag im Personalstamm bleiben. Problematik SV-Meldung. Angenommener Beginn: Abmeldung: am Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Korrektur einer Anmeldung Tatsächlichen Beginn der Beschäftigung liegt vor oder nach dem Anmeldetermin, dann müssen zwei Meldungen erstellt werden: Abmeldung mit dem falschen Beschäftigungsbeginn und Neuanmeldung mit dem korrekten Beschäftigungsbeginn Falscher Beginn: Tatsächlicher Beginn: Abmeldung: am Anmeldung : am TagderAbmeldungam am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 15

16 Praktische Umsetzung Korrektur einer Abmeldung Ist ein Beschäftigter fälschlicherweise vom ELStAM-Abruf abgemeldet, dann ist eine erneute Anmeldung zum ursprünglichen Beschäftigungsbeginn mit neuem Referenzdatum zu erstellen. Beginn: Ende: Anmeldung Abmeldung Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Korrektur einer Abmeldung Liegt das tatsächliche Beschäftigungsende nach dem Abmeldedatum für den ELStAM-Abruf, dann ist eine erneute Anmeldung zum Beginn der Beschäftigung und anschließend die korrekte Abmeldung zu erstellen. Beginn: Ende: Abmeldung Tats. Ende: Anmeldung Abmeldung Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM gültig ab Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 16

17 Praktische Umsetzung Korrektur einer Abmeldung Liegt das tatsächliche Beschäftigungsende vor dem Abmeldedatum für den ELStAM-Abruf, dann ist keine Korrektur erforderlich, da der AG mit den vorhandenen ELStAM den Steuerabzug vornehmen kann. Beispiel: Beschäftigter wurde zum abgemeldet. Anschließend stellt der AG fest, dass das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich bereits zum beendet wurde. Lösung: Keine Korrektur erforderlich Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Praktische Umsetzung Sonstiger Bezug nach Abmeldung Wurde ein AN abgemeldet und erhält dieser später noch einen Sonstigen Bezug, dann muss er für die Abrechnung mit Beginn des Monats der Zuordnung wieder angemeldet werden. Dies gilt nicht bei rückwirkenden Korrekturen nach einem Beschäftigungsende. Beginn: Ende: Abmeldung Zahlung Abfindung Anmeldung Abmeldung Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung b mit ELStAM gültig bis Tag der Anmeldung am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit ELStAM (idr StKl. VI) gültig ab Tag der Abmeldung am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM (idr StKl. VI) gültig bis Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 17

18 Praktische Umsetzung Arbeitgeberwechsel Der erste Arbeitgeber ist verpflichtet, das Beschäftigungsverhältnis unverzüglich für den ELStAM-Abruf abzumelden. Der neue Arbeitgeber meldet den AN als Haupt-AG an. Erfolgt die Anmeldung des neuen AG bevor der alte AG die Abmeldung übermittelt hat, dann erhält der neue AG die gültigen ELStAM und der alte die Steuerklasse VI. Beginn AG1: Ende AG1: Beginn AG2: Anmeldung AG Abmeldung AG Tag der Anmeldung AG2 am Anmeldung zum Referenz: Ergebnis: Anmeldebestätigung mit gültigen ELStAM gültig ab (AG1 erhält ab diesem Zeitpunkt nur noch die Steuerklasse VI) Tag der Abmeldung AG1 am Abmeldung zum Referenz: Ergebnis: Abmeldebestätigung mit ELStAM gültig bis Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Fehlermeldung: Keine Anmeldeberechtigung Mögliche Ursache: Die Steuernummer des Arbeitgebers ist nicht die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte (falsche Steuernummer). Das Finanzamt hat aus technischen Gründen den Arbeitgeberzugriff gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat. Der Arbeitnehmer hat die Abrufmöglichkeit der ELStAM gesperrt. Die Versteuerung erfolgt dann nach Steuerklasse VI. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 18

19 Fehlermeldung: Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden. Mögliche Ursache: Die Identifikationsnummer ist nicht korrekt. Das Geburtsdatum ist nicht korrekt. Die Identifikationsnummer passt nicht zum Geburtsdatum. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Fehlermeldung: Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich. Mögliche Ursache: Das mitgeteilte Datum des Beginns der Beschäftigung oder das Datum, ab dem ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum) liegt nach dem aktuellen Tagesdatum. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist erst nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zulässig. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 19

20 Fehlermeldung: Keine Abrufberechtigung Mögliche Ursache: Finanzverwaltung hat den Abruf aus technischen Gründen gesperrt. Der Arbeitnehmer hat den Abruf gesperrt. Die Versteuerung erfolgt dann nach Steuerklasse VI. Der Arbeitnehmer ist ins Ausland verzogen. Der Arbeitnehmer ist verstorben. Die Identifikationsnummer wurde gesperrt oder storniert. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros Fehlermeldung: Abmeldung des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht. Mögliche Ursache: Die Abmeldung des Arbeitnehmers scheiterte, weil die Daten des Arbeitgebers (Arbeitgebersteuernummer) nicht zu den Daten des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) passen. Soweit keine offenbaren Unstimmigkeiten zu erkennen sind (z.b. alte Arbeitgebersteuernummer oder Zahlendreher), ist ggf. durch den Arbeitnehmer beim BZSt seine korrekte IdNr. zu erfragen. Folie Informations- und Schulungsservice für Personalbüros 20

21 Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte ELSTER-Lohn-II-Verfahren Nachdem die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte mehrfach verschoben wurde, soll es zum soweit sein. Ab diesem Zeitpunkt können die Steuerdaten der Arbeitnehmer elektronisch von den Servern der Finanzverwaltung abgerufen werden. Um den zu erwartenden Schwierigkeiten bei der Einführung des Verfahrens zu begegnen, ist aber in einer Übergangsphase parallel noch ein Papierverfahren zulässig. Das sind die ELStAM-Daten Im elektronischen Verfahren ruft der Arbeitgeber die elektronischen Steuerabzugsmerkmale (ELStAM) der Arbeitnehmer von den Servern der Finanzverwaltung ab. Dies sind: Steuerklasse Faktor bei Faktorverfahren (nur bei Steuerklasse IV möglich) Kirchensteuermerkmal ggf. Kirchensteuermerkmal des Ehegatten Zahl der Kinderfreibeträge und evt. persönliche Frei- und Hinzurechnungsbeträge Die abgerufenen Daten entsprechen also den bisherigen Lohnsteuerkarten aus Papier. Es gelten daher im Grunde auch dieselben Regelungen für die elektronisch abgerufenen Daten wie beim "alten" Papierverfahren. Elektronischer Abruf ab 2013 möglich Ab ist der offizielle Starttermin, dann können die ELStAM von den Servern der Finanzverwaltung abgerufen werden - mit Stand Eine Verpflichtung für den Betrieb besteht allerdings noch nicht. Vielmehr wird es eine Übergangsphase geben. In der Übergangsphase ist sowohl der elektronische Abruf möglich, aber auch noch das Papierverfahren zulässig. Das Elster-Lohn-II-Verfahren wird "gestreckt" eingeführt, das bedeutet in 2013 muss mindestens ein Abrechnungszeitraum mit ELStAM abgerechnet werden, also spätestens mit dem Abrechnungsmonat Dezember Als Arbeitgeber kann also der Startpunkt im Laufe des Jahres 2013 frei gewählt werden. Hierbei kann die Einführung auch zunächst nur für einzelne Arbeitnehmer oder Abteilungen erfolgen. Aber natürlich kann auch die komplette Firma auf einmal umgestellt werden. Bis zur Umstellung durch den Betrieb gilt noch das Papierverfahren. Somit gelten die Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigungen (2011, 2012, 2013) bis zur tatsächlichen Umstellung als Grundlage für den Steuerabzug (ggf. auch Mitteilungsschreiben oder sonstige Papierbescheinigungen des Finanzamtes). Sämtliche Papierdokumente sind weiterhin auch nach dem Einstieg in das ELStAM- Verfahren im Lohnbüro aufzubewahren und bei Ende der Beschäftigung dem Arbeitnehmer auszuhändigen. 21

22 Es besteht eine Aufbewahrungspflicht für die Lohnsteuerkarte 2010 und der Ersatzbescheinigungen bis Ablauf des Jahres Wenn die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung verloren gegangen ist, stellt das Finanzamt für 2013 eine neue Ersatzbescheinigung aus. Bis zum elektronischen Abruf: Papierverfahren anwenden Der Betrieb kann selbst wählen, wann er den elektronischen Abruf startet der Start muss aber im Jahr 2013 erfolgen. Solange der Betrieb die Lohnsteuerdaten nicht elektronisch abruft, gilt das alte Papierverfahren. Es muss natürlich beim Betrieb weiterhin ein Nachweis der Steuerabzugsmerkmale vorliegen, damit auch die korrekten Steuerabzugsmerkmale in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Für Auszubildende kann auch weiterhin - solange der elektronische Abruf noch nicht erfolgt ist - die bekannte Vereinfachungsregelung angewendet werden. Dabei kann der Arbeitgeber ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung Steuerklasse I unterstellen, wenn der Azubi Steuer-Identifikationsnummer Geburtsdatum, Steuer-ID, Religionszugehörigkeit mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Sofern die Vereinfachungsregelung in den beiden Vorjahren schon angewendet wurde, so reicht eine Unterschrift des Azubis, dass sich die Verhältnisse nicht geändert haben. Wichtig: Alternativ kann natürlich vom Auszubildenden auch die Vorlage einer Ersatzbescheinigung verlangt werden, dann haben Sie ein offizielles Dokument in Ihren Unterlagen. 22

23 Erstmaliger Abruf der ELStAM Um am Verfahren als Betrieb teilnehmen zu können, sind einige Voraussetzungen in Lohnabzug zu erfüllen. Dies sind: Online-Modul Internetverbindung des Lohnrechners Gültiges Elster-Zertifikat (Organisations-Zertifikat) Vollständige Arbeitnehmerdaten für den Abruf Steuer-Identifikationsnummer Geburtsdatum Angabe Haupt- oder Nebenarbeitgeber Wichtiger Hinweis: Lassen Sie sich die Steuer-Identifikationsnummer von Ihren Arbeitnehmern vorlegen, falls diese nicht auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung angegeben ist. Die Steuernummer kann neu angefordert werden unter: D_Node.html;jsessionid=358D61910BDCC5CDA169F9B30264FE63 23

24 Das Geburtsdatum sollte Ihnen von allen Arbeitnehmern bekannt sein. Die Angaben zum Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis liegen Ihnen nicht zwingend vor. Sie können aber davon ausgehen, dass bei Ihnen die Hauptbeschäftigung ist, wenn der Arbeitnehmer bis zum Einstieg in das Verfahren mit Steuerklasse I bis V abgerechnet wurde. Für Arbeitnehmer, die pauschal versteuert werden, zum Beispiel Minijobber und Kurzfristige, erfolgt kein Abruf der ELStAM-Daten. Denn diese haben Sie bislang nicht nach Steuerkarte abgerechnet. Start des elektronischen Verfahrens Wenn Sie als Betrieb die Voraussetzungen für den Datenabruf erfüllen, dann können Sie in Lohnabzug künftig die Steuerdaten abrufen. Hierbei steht es Ihnen offen für einzelne oder alle Arbeitnehmer die Daten abzurufen. Der Start muss im Jahr 2013 liegen spätestestens im Dezember 2013 ist mit dem Abruf zu beginnen. Die Beschäftigten sollten über den Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung der ELStAM mit einem Musterschreiben (siehe Folgeseiten) informiert werden. Wenn Sie die ELStAM-Daten abgerufen haben, sind diese grds. für den nächsten folgenden Abrechnungszeitraum anzuwenden. Die erneute Anwendung der Steuermerkmale aus den Papierbescheinigungen ist dann grds. nicht mehr möglich. Hierzu gibt es jedoch Ausnahmeregelungen, wenn die ELStAM-Daten beispielsweise von den Papierbescheinigungen abweichen oder es technische Schwierigkeiten gibt. Dies sollte aber regelmäßig nicht der Fall sein. Weichen die ELStAM-Daten von denen der Papierbescheinigungen ab, besteht keine Korrekturpflicht für den Betrieb. Vielmehr muss sich der Arbeitnehmer selbst darum kümmern, dass die Daten in der ELStAM-Datenbank aktualisiert werden. Hierzu muss sich der Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt melden und die Daten korrigieren lassen. Einen entsprechenden Antrag finden Sie auf den folgenden Seiten. Die Daten werden dem Betrieb dann in einer nachfolgenden Änderungsliste mitgeteilt - dazu später mehr. Liegen von einem Arbeitnehmer nicht die erforderlichen Informationen für den Datenabruf vor, z.b. weil der Arbeitnehmer schuldhaft die Steuer-ID nicht mitgeteilt hat, dann muss der Betrieb mit Steuerklasse VI abrechnen. Gleiches gilt wenn der Arbeitnehmer den Abruf gesperrt hat. 24

25 25

26 Informationsschreiben für Arbeitnehmer über Arbeitgeber mit der ersten Lohnabrechnung Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, dieser Lohnabrechnung liegen erstmals Ihre Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) zugrunde. Sollten Ihre Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) von Ihrer vorherigen Lohnabrechnung abweichen, und sollte diese Abweichung nicht auf einer Änderung Ihrer persönlichen Lebensverhältnisse beruhen (z.b. Heirat, Scheidung, Geburt eines Kindes), wenden Sie sich bitte an unsere Personalabteilung oder an Ihr Finanzamt. Nachfolgend finden Sie eine Aufzählung möglicher Abweichungen sowie Hinweise zur Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale: Mögliche Abweichung Mögliche Ursache Lösungsvorschlag Abweichender Freibetrag Abweichende Steuerklasse Freibetrag für 2013 wurde nicht beim Finanzamt beantragt a) Nach Heirat wurde weiterhin Steuerklasse I zugrunde gelegt b) Der persönliche Familienstand hat sich vor dem z.b. durch Trennung oder Scheidung geändert Der Freibetrag ist beim zuständigen Finanzamt erneut zu beantragen zu a) Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich zu b) ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse I c) Der Ehegatte ist vor dem verstorben d) Steuerklasse II ist in ELStAM entfallen, weil z. B. ein Kind vor dem volljährig geworden ist zu c) ab dem Jahr 2013 gilt grundsätzlich Steuerklasse I zu d) Der Antrag ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen, wenn die Voraussetzungen weiterhin vorliegen e) Bei Ehegatten wurde statt der bisherigen Steuerklassenkombination III/V die Steuerklasse IV in ELStAM zugrunde gelegt zu e) Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich 26

27 Abweichende Kirchensteuer Abweichende Anzahl der Kinderfreibeträge Unstimmigkeiten beim Kirchensteuerabzug Kind ist vor dem volljährig geworden Klärung durch das zuständige Finanzamt erforderlich Die weitere Berücksichtigung (z.b. wegen Ausbildung) ist beim zuständigen Finanzamt zu beantragen Hinweis: Die Finanzämter empfehlen, einen Antrag auf Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Vermeidung von Wartezeiten zur Beschleunigung des Verfahrens schriftlich beim Finanzamt einzureichen. Einen Vordruck finden Sie im Internet unter Link zum Vordruckserver sowie in Ihrem Finanzamt. Weitere Informationen sowie Hinweise zum Datenschutz finden Sie im Internet unter: Mit freundlichen Grüßen 27

28 Name: Vorname: Strasse: PLZ, Ort: Telefon: An das Finanzamt Identifikationsnummer Steuerpflichtiger (Stpfl.) / Ehemann (EM): Ehefrau (EF): (Datum) Informationsschreiben über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) zum hier: Mitteilung korrekturbedürftiger Daten Sehr geehrte Damen und Herren, in dem übersandten Schreiben sind die unten aufgeführten Lohnsteuerabzugsmerkmale unzutreffend. Die zutreffenden Angaben sind nachfolgend angegeben. Art des Merkmals lt. Infoschreiben (Stpfl. / EM) Lohnsteuerabzugsmerkmale lt. Infoschreiben (EF) zutreffende Angabe (Stpfl. / EM) zutreffende Angabe (EF) Steuerklasse 1 Kirchensteuermerkmal 1 Pauschbetrag für behinderte Menschen / Hinterbliebene 2 Berücksichtigung der leiblichen Kinder, die nach dem geboren sind: Vorname Geburtsdatum Identifikationsnummer zu berücksichtigen bei Stpfl. / EM zu berücksichtigen bei EF Erläuterungen: Mit freundlichen Grüßen Datum, Unterschrift (Stpfl. / EM) Datum, Unterschrift (EF) 1 Bei Ehegatten bitte die Daten für beide Ehegatten angeben. 2 Sofern der Pauschbetrag bereits beantragt und bewilligt worden ist. Für erstmalige Anträge bitte den allgemeinen Vordruck für Lohnsteuer-Ermäßigungen verwenden: (unter Steuern/Lohnsteuer) Korrekturantrag zu dem elektronischen Lohnsteuermerkmalen (2011) 28

29 Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen - ELStAM - (Bitte Erläuterungen auf der Rückseite beachten) Eingangsstempel 1 Steuernummer Identifikationsnummer An das Finanzamt Antragstellende Person 4 Bei Wohnsitzwechsel: bisheriges Finanzamt A Angaben zur Person Antragstellende Person/Name Geburtsdatum Vorname Straße, Hausnummer Postleitzahl, Wohnort 8 9 Telefon: Vorwahl Rufnummer B Sperrung / Freischaltung der ELStAM 10 Ich bitte, meine ELStAM künftig 1) bei mehr als 2 Angaben weiteren Antrag beifügen 11 nicht mehr zu bilden (Vollsperrung). 12 für alle Arbeitgeber freizuschalten. (nach einer Voll-/Teilsperrung) für folgende(n) Arbeitgeber 1) zu sperren (Teilsperrung). freizuschalten. Name Steuernummer 15 C Mitteilung der eigenen ELStAM 16 Ich beantrage, mir meine aktuellen ELStAM die ELStAM-Abrufe der Arbeitgeber für die letzten 24 Monate mitzuteilen. D Änderung der ELStAM 17 I. Berücksichtigung einer ungünstigeren Steuerklasse / Reaktivierung der günstigeren Steuerklasse 18 Ich bitte, anstatt der bisherigen Steuerklasse die Steuerklasse zu berücksichtigen II. Steuerklasse III in Sonderfällen Ich bin Staatsangehöriger eines EU/EWR-Mitgliedstaats, habe meinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland und mein Ehegatte lebt in einem anderen EU/EWR-Mitgliedstaat. Ich bitte, bei mir die Steuerklasse III zu berücksichtigen. Nachweis ist beigefügt (z.b. Wohnsitzbescheinigung/Anlage Grenzpendler EU/EWR) Mein geschiedener Ehegatte hat im Scheidungsjahr geheiratet. Ich bitte, bei mir für dieses Kalenderjahr die Steuerklasse III zu berücksichtigen. 2) wieder 2) Voraussetzung ist, dass im Jahr der Auflösung der Ehe beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben und dass diese Voraussetzungen auch von den Ehepartnern der neuen Ehe erfüllt werden. 29 Rechtsänderungen 2011ELSTAM611 Seminar 2012/2013 Juni ELSTAM611

30 22 III. Ungünstigere Zahl der Kinderfreibeträge / Reaktivierung der günstigeren Zahl der Kinderfreibeträge 23 Ich bitte, keine Kinderfreibeträge zu berücksichtigen. 24 Ich bitte, für folgende Kinder keine Kinderfreibeträge zu berücksichtigen. 25 Ich bitte, die Kinderfreibeträge für folgende Kinder wieder zu berücksichtigen. Vorname des Kindes 3) 3) Der Antrag kann nur gestellt werden, wenn für diese Kinder zuvor eine ungünstigere Zahl der Kinderfreibeträge beantragt wurde ggf. abweichender Familienname Geburtsdatum Vorname des Kindes 1) ggf. abweichender Familienname Geburtsdatum Identifikationsnummer Identifikationsnummer 32 (Datum) (Unterschrift der antragstellenden Person) Erläuterungen: 33 Die im Lohnsteuerabzugsverfahren maßgebenden Besteuerungsgrundlagen (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit,Frei-undHinzurechnungsbeträge)werdenalsELStAM(ElektronischeLohnsteuerabzugsmerkmale) bezeichnet. Die ELStAM werden von der Finanzverwaltung elektronisch zentral verwaltet. Die An- und Abmeldung zu Beginn oder bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie der Abruf der ELStAM zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs erfolgt grundsätzlich durch den Arbeitgeber. Sie haben das Recht, jederzeit Ihre ELStAM sowie die Abrufe Ihres Arbeitgebers einzusehen. Des Weiteren können Sie beantragen, dass für Sie künftig keine ELStAM mehr gebildet oder die ELStAM für von Ihnen bestimmte Arbeitgeber gesperrt oder freigeschaltet werden. Neben dem Namen des Arbeitgebers ist dabei zwingend die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte anzugeben. Diese können Sie dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung entnehmen. Der Arbeitgeber ist zudem verpflichtet, Ihnen zum Zwecke der Sperrung oder Freischaltung diese Steuernummer mitzuteilen. Sie sind verpflichtet nach Ablauf des Kalenderjahres eine Einkommensteuererklärung abzugeben, wenn die Steuerklasse III in Sonderfällen gewährt wurde ( 46 Abs. 2 Nr. 6 und 7a des Einkommensteuergesetzes - EStG -). Nach den Vorschriften der Datenschutzgesetze wird darauf hingewiesen, dass die Angabe der Telefonnummer freiwillig im Sinne dieser Gesetze ist und im Übrigen die mit diesem Antrag angeforderten Daten auf Grund der 149 ff. der Abgabenordnung und des 39e EStG erhoben werden. 34 Verfügung des Finanzamts Mitteilung der ELStAM übergeben / versandt Sperrung / Freischaltung der ELStAM gespeichert Änderung der 4. Änderung der Steuerklasse Zahl der Kinderfreibeträge in in Steuerklasse Zahl der Kinderfreibeträge Gültig ab Gültig ab z.d.a. 40 (Sachgebietsleiter) 2011ELSTAM612 (Datum) 30 (Sachbearbeiter) 2011ELSTAM612

31 ELStAM: Einmaliger Verzicht auf abgerufene Daten Der einmalige Verzicht auf sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM durch den Betrieb ist möglich. Dies kann sich beispielsweise anbieten, wenn viele der abgerufenen Daten sich als fehlerhaft herausstellen. In diesem Fall können Sie für 6 Monate dann weiter die Merkmale der Papierbescheinigungen für den Steuerabzug verwenden. Das gilt auch, wenn dieser 6- Monats-Zeitraum über das Ende des Einführungszeitraums bis hinaus geht. Für diese verzögerte Anwendung benötigen Sie aber die Zustimmung der Arbeitnehmer. Wenn Sie von der Regelung Gebrauch machen, brauchen Sie keine Aufzeichnung im Lohnkonto darüber führen. Es empfiehlt sich jedoch trotzdem einen Aktenvermerk zu tätigen, damit Sie später wissen aus welchem Grund Sie das Papierverfahren weiter genutzt haben. Praxis-Tipp: In dem Fall, dass Sie bereits im Lohnbüro erkennen, dass sehr viele Daten fehlerhaft sind oder sich die Arbeitnehmer bei Ihnen melden, ist dieses Vorgehen sicher sinnvoll. Sofern die ELStAM-Daten fehlerhaft sind, können Sie nachfolgenden Musterausdruck verwenden. Papierbescheinigungen weiterhin aufbewahren Aufgrund zu erwartender Schwierigkeiten bei Einführung des Verfahrens empfeheln wir Ihnen die Papierbescheinigungen weiterhin aufzubewahren. Die Lohnsteuerkarten 2010 und andere Papierbescheinigungen dürfen Sie erst zum Abluaf des Kalenderjahres 2014 vernichten also frühestens Anfang

32 So soll das Verfahren in der Praxis laufen Nachdem Sie als Arbeitgeber sich für den elektronischen Abruf entschieden haben, müssen Sie sich selbst (als Arbeitgeber) zunächst am Verfahren anmelden. In Lohnabzug wird Ihnen dazu ein entsprechendes Checkfeld zur Verfügung gestellt werden. Die Anmeldung als Arbeitgeber erfolgt sodann automatisch im Hintergrund durch Lohnabzug, wenn Sie ein gültiges Elster-Zertifikat verwenden. Anschließend können Sie Ihre Arbeitnehmer am Verfahren anmelden (bzw. einzelne Arbeitnehmer davon ausnehmen). Für die angemeldeten Arbeitnehmer ruft Lohnabzug dann die ELStAM-Daten erstmalig ab und übernimmt diese Daten in die Personalstammdaten. Anschließend erfolgt monatlich der Abruf der Änderungsliste automatisiert durch Lohnabzug oder als manueller Abruf, um etwaige Änderungen der ELStAM-Daten der Arbeitnehmer zu erhalten. Änderungsliste: In den Änderungslisten werden die Änderungen der ELStAM-Daten monatlich an die Arbeitgeber gemeldet im Regelfall, wenn keine Steuereckdaten bei den Arbeitnehmer verändert wurden, dürfte diese Änderungsliste leer sein. Die Änderungsliste enthält nur Änderungen und nicht die vollständigen ELStAM-Daten. Bei einem Datenverlust können die vollständigen ELStAM jedoch erneut vom Finanzamt angefodert werden (erneuter Vollabruf). 32

33 Datenschutz Die Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank erfolgt auf Grundlage des 39e Einkommensteuergesetz sowie des 139b Abgabenordnung. Nur der aktuelle Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale berechtigt. Hat der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber, sind auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) zum Abruf der Daten berechtigt. Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Abfrage und zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse 6, Religion und gegebenenfalls Aufteilung von Freibeträgen). Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung. Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen (Positivliste/ Teilsperrung/ Vollsperrung). Bekommt ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung für die Lohnsteuerberechnung keine Daten seines Arbeitnehmers bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern. Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig. Darüber hinaus ist das Finanzamt der Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu dessen gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Was macht die Datenübermittlung sicher? Die Übermittlung der Daten erfolgt nur mit gültiger Elster-Authentifizierung sowie Identifizierung mit der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte. Wie wird der Zugriffsschutz auf die Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale gewährleistet? Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören: die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers den Tag der Geburt des Arbeitnehmers Wie lange werden Abrufdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert? Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre. 33

34 FAQs zum ELStAM-Abruf: Frage: Antwort: Was passiert, wenn meine Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung verloren gegangen, unbrauchbar oder zerstört worden ist? In diesen Fällen stellt Ihnen Ihr zuständiges Finanzamt auf Antrag bis zum Ende des Kalenderjahres 2013 eine Ersatzbescheinigung aus. Dieses gilt auch, wenn Ihr Arbeitgeber bereits am elektronischen Verfahren teilnimmt. Frage: Antwort: Wie wird verfahren, wenn beim selben Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung unter mehreren Personalnummern erfolgt ist? Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis bei einem Arbeitgeber haben. Werden vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt (z.b. Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis), handelt es sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 2013 fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse VI versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM dazu ist nicht möglich. Frage: Antwort: Bisher wurde zum Jahreswechsel immer eine Lohnsteuerkarte vorgelegt. Erhält der Arbeitgeber nun zu jedem Jahreswechsel automatisch ELStAM mitgeteilt? Die ELStAM werden nur mitgeteilt, wenn sich Änderungen an den Daten ergeben haben. Diese Änderungen werden unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt, z.b. bei einem Steuerklassenwechsel im Laufe eines Jahres. Zum Jahreswechsel werden nur ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum des neuen Jahres geändert werden. Dieses gilt z.b. bei Steuerklassenänderung wegen dauernder Trennung, Wegfall Kinderfreibetrag wegen Volljährigkeit, erstmaliger oder geänderter Berücksichtigung eines Freibetrags wg. Werbungskosten. 34

35 Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte? Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist er verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse VI ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto. Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt? In der Regel werden die ELStAM bereits einen Tag nach Anmeldung des Arbeitnehmers bereitgestellt. Zu Beginn des Verfahrens wird jedoch mit bis zu fünf Tagen zu rechnen sein. Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind? Nein. Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden. Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer aber (insbesondere vor erstmaliger Anwendung der ELStAM) auf ihm bekannt gewordene Abweichungen zwischen den Eintragungen im Lohnkonto und den abgerufenen ELStAM hinweisen Der Arbeitnehmer ist verstorben. Bekommt der Arbeitgeber dies ebenfalls durch die ELStAM-Datenbank mitgeteilt? Nein. Der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer verstorben, erhält der Arbeitgeber bei dem Versuch, die nächste Änderungsliste abzurufen eine Fehlermeldung. Aus dem Text der Fehlermeldung kann aus Gründen des Steuergeheimnisses kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden. Wie schnell werden geänderte ELStAM bereitgestellt? Es werden monatliche Änderungslisten am letzten Werktag des Monats nach 20 Uhr von der ELStAM-Datenbank generiert und den Arbeitgebern bis zum 5. Arbeitstag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Dem Arbeitgeber wird immer nur der letzte Stand der Änderungsliste übermittelt. Ändern sich im Laufe eines Kalendermonats mehrfach die ELStAM, wird nur eine Änderungsliste erzeugt Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren? Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Brutto-Liste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hatte. Die Brutto-Liste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden. 35

36 Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Kann ein (neuer) Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn er vom alten Arbeitgeber noch nicht abgemeldet wurde? Ja, wenn sich der neue Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der bisherige Arbeitgeber automatisch als Neben- bzw. weiterer Arbeitgeber eingestuft. Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an. Bekommt der Arbeitgeber rückwirkend die ELStAM ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses? Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung des Arbeitnehmers neben dem Datum des Beginns der Beschäftigung auch das Datum an, ab dem erstmalig ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum). Dieses darf nicht weiter zurück liegen als der Beschäftigungsbeginn. Für jeden Arbeitnehmer werden ELStAM mit Wirkung ab dem Referenzdatum bereitgestellt. Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse VI (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll? Die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, die individuell und nicht pauschal abgerechnet werden sollen. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich. Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet? Die zweite und weitere Anmeldung wird mit einem Hinweistext zurückgewiesen. Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Dies gilt auch, wenn vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt werden (z.b. Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis). Es handelt sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 2013 fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse VI versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM dazu ist nicht möglich. Wie kann ein Arbeitgeber eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen? Es gibt keine spezielle Stornofunktion. Um eine fälschliche Anmeldung zurückzunehmen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung abmelden und anschließend eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten vornehmen. Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist? Grundsätzlich ist für die An- bzw. Abmeldung des Arbeitnehmers der Tag des Zuflusses der Zahlung maßgeblich, wenn es sich um einen sonstigen Bezug handelt. Aus Vereinfachungsgründen ist jedoch die Anmeldung zum 01. des Monats der Zahlung zulässig. 36

37 Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Frage: Antwort: Der Arbeitgeber möchte seine Arbeitnehmer anmelden. Die Anmeldung scheitert jedoch aus technischen Gründen was ist zu beachten? Wenn die Teilnahme des Arbeitgeber am lektronischen Verfahren aus technischen Gründen scheitert, kann bis zur Fehlerbehebung, längstens jedoch bis Nov. 2013, das bisherige Verfahren unter Anwendung der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung fortgeführt werden Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen? Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihnen Softwarehersteller/ Dienstleister. Bei Fragen zum ElsterOnline-Portal oder zu ElsterFormular steht Ihnen die ELSTER-Hotline unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 / zur Verfügung. Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Änderungslisten abrufen? Der Abruf ist jederzeit möglich. Die Änderungslisten werden bis zum des Folgejahres vorgehalten. Pro Monat wird eine Änderungsdatei je AG bereitgestellt. Diese Listen sind nummerisch nach dem jeweiligen Monat (01 12) gekennzeichnet. Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen? Der Abruf ist frühestens ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses möglich. Ein früherer Abruf ist unzulässig und wird mit der Fehlermeldung Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn zurückgewiesen. Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Grundsätzlich sind die Änderungen dort enthalten. Dabei ist aber die Gültigkeit der ELStAM in der Änderungsliste maßgebend. Hierzu zwei Beispiele: - Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber mit der Abrechnung März den Freibetrag berücksichtigen. Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten, der immer erst ab dem Folgemonat wirksam ist. - Der Arbeitnehmer beantragt im Februar im Rechtsbehelfsverfahren die Berücksichtigung eines Freibetrages ab März. Über diesen Antrag wird im Juli positiv entschieden. In diesem Fall beinhaltet die nächste Änderungsliste (Anfang August) den Freibetrag mit Wirksamkeit 01. März. Da hier die Wirksamkeit in die Vergangenheit reicht, kann der Arbeitgeber den vorgenommenen Lohnsteuerabzug für die betroffenen Vormonate wie bisher - ändern. Frage: Antwort: Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten? Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (z.b. für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen. 37