HDE-Sonderinfo. Einführung der elektronischen. Die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte zum was ändert sich für die Arbeitgeber?

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1 HDE-Sonderinfo Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte 18. Oktober 2010 Die Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte zum was ändert sich für die Arbeitgeber? Im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens behält der Arbeitgeber die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung vom Bruttoarbeitslohn seiner Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein und führt sie an das Finanzamt ab. Der Arbeitgeber benötigt dazu jedoch spezielle Informationen von seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (sog. Lohnsteuerabzugsmerkmale). Erst diese Daten ermöglichen es ihm, den korrekten, individuellen Lohnsteuerbetrag des Arbeitnehmers vom Bruttoarbeitslohn abzuziehen und an die Finanzverwaltung zu überweisen. Ab dem 1. Januar 2012 wird der Verfahrensweg von der Ausstellung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinden bis zur Aushändigung an den Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber durch das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt. Dabei werden die bisherigen Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer beibehalten. Den Arbeitgebern werden die ELStAM für die Arbeitnehmer maschinell verwertbar in einer Datenbank zum Abruf zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber hat die ELStAM abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und sie für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses anzuwenden. Übergangszeitraum ab 2011 Die Ausstellung der Lohnsteuerkarte erfolgt letztmalig für das Kalenderjahr Im Übergangszeitraum 2011 sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugsverfahrens ( 38 ff. EStG) anzuwenden. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren muss und nicht vernichten darf. Er hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte zur Änderung von Eintragungen vorübergehend zu überlassen. In Fällen des Arbeitgeberwechsels oder bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Übergangszeitraum hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Handelsverband Deutschland Der Einzelhandel Dr. Kathrin Andrae/Jochen Bohne Am Weidendamm 1A Berlin Telefon: Fax: andrae@hde.de/bohne@hde.de Internet:

2 Seite 2 Beschäftigungsverhältnisses auszuhändigen. Beginnt der Arbeitnehmer ein neues Beschäftigungsverhältnis, hat er dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 vorzulegen. Sofern der Arbeitgeber von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung befreit ist ( 41b Abs. 3 EStG und anerkannte Härtefälle), erteilt er die Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte In diesen Fällen hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zur Durchführung der Einkommensteuerveranlagung für das betreffende Kalenderjahr auszuhändigen. Der Arbeitgeber hat auch dann die Lohnsteuerkarte 2010 auszuhändigen, wenn er die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch übermittelt, jedoch ein früherer Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt hat. Kann die Lohnsteuerkarte 2010 nicht beim Arbeitgeber verbleiben, kann er bei fortbestehendem Beschäftigungsverhältnis ausschließlich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter anwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass die Abzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch für den Lohnsteuerabzug im Übergangszeitraum zutreffend sind. Eine amtliche Bescheinigung ist hierfür nicht vorgesehen, so dass eine formlose Erklärung des Arbeitnehmers als Nachweis ausreicht. Diese Bestätigung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Wenn ein Arbeitnehmer im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt anstelle einer Lohnsteuerkarte eine Ersatzbescheinigung aus. Diese wird wie eine Lohnsteuerkarte behandelt, das heißt, sie darf ebenfalls erst nach Einführung des elektronischen Verfahrens vernichtet werden. Einstellung eines Auszubildenden: Von der Ausstellung einer Ersatzbescheinigung kann abgesehen werden, wenn es sich um ledige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer handelt, die im Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Wiedereinsteiger: Sie müssen auf jeden Fall eine Lohnsteuerkarte oder eine Ersatzbescheinigung des Finanzamtes vorlegen. Fragen und Antworten zum neuen elektronischen Verfahren Mit der Einführung des elektronischen Verfahrens ergeben sich zwangsläufig viele Fragen.

3 Seite 3 1. Wer ist für das neue Verfahren zuständig? Die bisherigen Zuständigkeiten werden im Zuge der Einführung des elektronischen Verfahrens neu organisiert. Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibetragen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter. Für das Jahr 2010 ist Folgendes noch zu beachten: Die Finanzämter werden bereits im Jahr 2010 zuständig, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen. Zu beachten: Einträge und Freibeträge, die über das Jahr 2011 hinaus Gültigkeit haben, müssen nach Einführung des elektronischen Verfahrens durch den Arbeitnehmer erneut beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. 2. Wann beginnt die praktische Umsetzung des neuen Verfahrens? Um eine möglichst reibungslose Umsetzung gewährleisten zu können, soll das neue Verfahren ab Mitte des Jahres 2011 mit ausgewählten Arbeitgebern im Pilotbetrieb getestet werden. Nach den derzeitigen Planungen ist es dann im Jahr 2012 so weit: Das neue elektronische Verfahren beginnt seinen Echtbetrieb. Ab diesem Zeitpunkt werden Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Religionszugehörigkeit) in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet (vgl. Abbildung auf Seite 4). Die bisherige Lohnsteuerkarte hat dann ausgedient. 3. Wie erfolgt die Anwendung des elektronischen Verfahrens durch den Arbeitgeber? Die Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung wird entweder durch die Buchhaltungssoftware oder über das Elster-Online-Portal erfolgen. Für den Arbeitgeber bzw. den entsprechenden Dienstleister (Steuerberater etc.) ist der Abruf der ELStAM für seine Arbeitnehmer erst nach einer Registrierung bei der Finanzverwaltung möglich. Diese erfolgt im Internet über das Elster- Online-Portal unter Bei den meisten Arbeitgebern besteht eine solche Registrierung bereits, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist.

4 Seite 4 Gemeinde 1. personenbezogene Grunddaten der Bürger (einmalig, danach nur bei Veränderungen) 2. Steuerliche IdNr + Geburtsdatum (einmalig) Arbeitnehmer 4. LSt-Ergänzungen und Änderungen 7. Ausdruck der elektronischen LSt-Bescheinigung Die ELStAM der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind solange gültig, bis deren Änderung dem Arbeitgeber angezeigt wird. Geänderte Daten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden dem Arbeitgeber über eine Änderungs- Finanzverwaltung Arbeitgeber 3. elektronischer Abruf der ELStAM 5. elektronische Bereitstellung von Änderungen 6. elektronische LSt-Bescheinigung Elektronische Kommunikation Werden diese Tätigkeiten durch einen Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einen Dienstleister übernommen, erfolgt der Abruf über dessen Registrierung. In diesen Fällen ist eine Registrierung des Arbeitgebers nicht erforderlich. Für den elektronischen Abruf der ELStAM müssen Arbeitnehmerinnern und Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber nur noch ihr Geburtsdatum und die IdNr mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen dem Arbeitgeber diese Informationen bereits vor, da sie auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt sind. Nach dem derzeitigen Stand soll der Arbeitgeber die ELStAM in der Lohnabrechnung ausweisen. Die Verpflichtung seitens des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der Lohnabrechnung mit den übermittelten ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereit zu stellen, ist noch nicht abschließend geklärt. 4. Was muss der Arbeitgeber bei der Datenübermittlung über die ELStAM-Datenbank beachten?

5 Seite 5 liste aus der ELStAM-Datenbank elektronisch bereit gestellt. Er ist verpflichtet, diese monatlich einmal abzurufen. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird der Abruf angemahnt. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM- Datenbank erfolgt auf Grundlage des 39e Einkommensteuergesetz sowie des 139b Abgabenordnung. Nur die aktuellen Arbeitgeber sind zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung. Für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM zu benennen oder auszuschließen (Positivliste/ Teilsperung/Volllsperrung). Hat ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung jedoch keine Berechtigung für den Abruf der Daten seines Arbeitnehmers, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern. Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit über das Elster-Online-Portal einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der IdNr im Elster-Online-Portal notwendig. Nach Einführung des elektronischen Verfahrens können sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer künftig auch bei ihrem zuständigen Finanzamt per Antrag über ihre bei der Finanzverwaltung gespeicherten ELStAM erkundigen. Weitere Informationen über das neue Verfahren, insbesondere zu den technischen Regelungen im Zusammenhang mit Elster-Online sind abrufbar unter Die Ausführungsbestimmungen regelt ein BMF-Schreiben vom 5. Oktober 2010 (IV C 5 S2363/07/ ). Das Schreiben behandelt folgende Punkte: I. Einleitung 1. Bisheriges Verfahren bis einschl Neues Verfahren ab Übergangszeitraum ab 2011 II. Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für den Übergangszeitraum ab Übergang der Zuständigkeit auf die Finanzverwaltung 2. Ermäßigungsverfahren für Anzeigepflichten des Arbeitnehmers 4. Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung

6 Seite 6 III. Ersatzverfahren im Übergangszeitraum (Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010) 1. Allgemeines 2. Anwendungsfälle 3. Vereinfachungsregelung Auszubildende IV. Neues Verfahren 1. Allgemeines 2. Ermäßigungsverfahren und sonstige Anträge für Rechte des Arbeitnehmers 4. Pflichten des Arbeitgebers 5. Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer 6. Nichtteilnahme am neuen Verfahren (Härtefallregelung) 5. Wie sieht die Härtefallregelung aus? Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar wäre, die ELStAM der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten. Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Arbeitgebers eine Ausnahme vom neuen elektronischen Verfahren genehmigen ( 39e Abs. 8 EStG, Härtefallregelung). Diese Ausnahmegenehmigung wird jeweils für ein Kalenderjahr erteilt und muss somit unter Darlegung der Gründe für jedes Kalenderjahr neu beantragt werden. Ein entsprechender Antrag kann bereits Ende 2011 für das Kalenderjahr 2012 gestellt werden. Quellen: BMF-Schreiben vom , AWV-Informationen, Heft 5/2010