Dokumentation Frontend TBase Modul Datenpflege Bausteine Software DMS TOMAS Juli 2017
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Inhalt 1. Allgemeines... 4 2. Datenpflege Bausteinleistungen... 5 2.1 Lasche Allgemein... 5 2.2 Lasche Gruppen... 7 2.3 Vertriebskanäle... 9 2.4 Lasche Konditionen... 9 2.5 Lasche Verfügbarkeiten... 10 2.6 Lasche Preise... 11 2.7 Lasche Merkmale... 11 2.8 Lasche Beschreibung... 12 2.9 Lasche Archiv... 12 2.10 Lasche Pauschalen... 13 2.11 Lasche Alias... 13 2.12 Lasche Verknüpfungen... 13 2.13 Lasche Protokoll... 13 2.14 Lasche Historie... 13 2.15 Lasche Admin... 13 3. Verknüpfung mit Pauschalen... 14 3.1 Verknüpfung mehrerer Bausteine... 15 3.1.1 Verknüpfung mehrerer optionaler Bausteine... 15 3.1.2 Verknüpfung mehrerer obligatorischer Bausteine... 17 3.2 Erstellung von Baustein-Teasern... 19 3
1. Allgemeines Das Frontend TBase steht allen Thüringen buchen-buchungsstellen zur Verfügung. Über das Frontend erfolgt u.a. die Pflege von Stammdaten, das Erstellen von Buchungsvorgängen, die Erstellung von Statistiken und Provisionsabrechnungen. Allgemein gültige Informationen zum Frontend TBase entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. 4
2. Datenpflege Bausteinleistungen Über den Menüpunkt Leistungsträger können Sie die einzelnen Objekte mit den zugehörigen Leistungen aufrufen. Es gibt eine Unterteilung nach Beherbergungsbetrieben, Anbietern von Freizeitangeboten (Bausteine), Gastronomie (Bausteine) und Touristischen Organisationen (Prospekte, Artikel, Veranstalterpauschalen). Bausteine können in allen der genannten Unterteilungen Anwendung finden. Unter der Lasche Leistungen befindet sich die Datenpflege für die Leistungen/ Angebote, die unter dem Objekt angeboten werden. Folgend wird die Datenpflege von Bausteinen erläutert. Über die Leistungen und den Punkt Eigenschaften öffnen Sie die Datenpflege der jeweiligen Leistung, die ebenfalls in einem Laschensystem verfügbar ist. Über den Punkt Neu erstellen Sie eine neue Leistung. Es erscheint die folgende Auswahlliste zum Anlegen einer neuen Leistung. Wählen Sie die Kategorie Baustein mit Datum aus. Es öffnet sich die folgende Bearbeitungsmaske: Pflegen Sie zuerst die Laschen Allgemein und Gruppen. Erst danach ist es möglich den neuen Datensatz zu speichern. 2.1 Lasche Allgemein Unter der Lasche Allgemein pflegen Sie die allgemeinen Angaben zur Leistung. 5
Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung: Sprache Name Name für Sortierung Typ Buchbar Preisberechnung Startdatum Code Fibukonto Verfügbarkeitsart Preistyp Leistung ist Pauschale Druck Avis PMS PMS-Code nur Wählen Sie die Sprache über die jeweilige Landesflagge aus. Es werden die Sprachen Deutsch und Englisch unterstützt. Hinterlegen Sie die individuelle Bezeichnung der Leistung in Deutsch und Englisch. Kopieren Sie die Bezeichnung aus dem Feld Name. Falls die Leistungen im Tool TManager, Modul Kontingente/Preise in einer bestimmten Reihenfolge erscheinen sollen, hinterlegen Sie diese Reihenfolge in diesem Feld mittels Nummerierung vor der Bezeichnung. Hinterlegen Sie die Kategorie. Die einzelne Leistung kann durch Setzen des Hakens buchbar und durch Entfernen des Hakens nicht buchbar geschaltet werden. Dieses Feld wird bei den Bausteinen für gewöhnlich nicht verwendet. Bei Aktivierung gilt für die Buchungsanfrage nur das Startdatum und es wird der Preis, der für den Anreisetag hinterlegt ist, berücksichtigt. Preissprünge innerhalb des Buchungszeitraums, z.b. Saison- oder Wochenendpreise, bleiben unberücksichtigt. In diesem Feld wird der Buchungscode für die Leistung erfasst. Der Code sollte das Kürzel der Buchungsstelle enthalten. Alles Weitere legt jede Buchungsstelle individuell fest. Lassen Sie die Voreinstellung bestehen. Lassen Sie die Voreinstellung bestehen. Lassen Sie die Voreinstellung bestehen. Nur für die Pflege von Pauschalen ausschlaggebend. Wenn der Haken entfernt wird, wird bei Buchung der Leistung kein Buchungsdokument an den Gastgeber erstellt. Findet bei Bausteinleistungen keine Verwendung. Findet bei Bausteinleistungen keine Verwendung. 6
Kurzname Preisinfo Kopieren Dauer: NumberOfValidityDays ResetProcessToDate VoucherType Findet aktuell keine Verwendung. Findet aktuell keine Verwendung. Die bestehende Leistung kann innerhalb des Objekts oder zu einem anderen Objekt kopiert werden. Das weitere Vorgehen ist in der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung, Lasche Allgemein (Leistungsebene) beschrieben. Findet aktuell keine Verwendung. definiert eine bestimmte Dauer, für welche der Baustein gültig ist Bsp. Festival-Ticket mit einer Gültigkeit von 2. Auf den Dokumenten wird diese Gültigkeit von 2 Tagen berücksichtigt/ angedruckt. Auch wird der Vorgang über diesen Zeitraum im TOMAS erzeugt. Hinweis: Die Pflege kann alternativ über die Lasche Konditionen, Aufenthaltsdauer - feste Dauer erfolgen. Dieses Feld aktiviert das Feld NumberOfValidityDays. Findet aktuell keine Verwendung. VoucherDurationInHours Findet aktuell keine Verwendung. VoucherTimeBound Findet aktuell keine Verwendung. Unter dem Button Berechtigung sind die Lese- und Schreibrechte für die Leistung hinterlegt. Diese werden automatisch erzeugt. Beim Verwenden des Buttons Löschen wird die Leistung gelöscht. Es wird dringend von der Löschung von Datensätzen abgeraten, da dies in der weiteren Arbeit (z.b. Erstellung von Provisionsabrechnungen, Statistiken) zu Fehlern führen kann. Eine Leistung kann deaktiviert werden, indem die folgenden Schritte ausgeführt werden: Entfernen des Buchungsstatus über die Lasche Allgemein Kennzeichnung der Leistung als nicht buchbar/ nicht aktiv im Namensfeld über die Lasche Allgemein Entfernen der Online- und Partnervertriebskanäle auf der Leistung 2.2 Lasche Gruppen Unter der Lasche Gruppen werden grundlegende Einstellungen für die Kategorie erfasst. Je nach Datenklasse sind die Standardeinstellungen bereits hinterlegt und müssen daher bei Bedarf lediglich ergänzt werden. Die folgenden Felder stehen zur Verfügung: Individuelle Gruppe In der Listung der Leistungen kann nach individuellen Gruppen unterschieden werden, z.b. Beherbergung, Bausteine Leistungsgruppe Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt und kann nicht verändert werden. 7
Buchungsraten Preisgruppen Stornobedingungen Zahlungen Provision Geldfluss Verrechnung Gebühr Cross-/ Upselling- Gruppe Buchungskonditionen CRM- Produktgruppen Promotiongruppen Coupongruppen Synchronisation Buchungsratensperren Standard- Stornobedingung f. garantierte Buchung Fremdsysteme Dokumentversand Touristische Gruppenkonfiguration Preisraten- Synchronisationsgruppen Gruppen für Synchronisation abweichender Bedingungen Markieren Sie alle Buchungsraten, über die die Leistung buchbar sein soll. Die Buchungsrate Standard ist bereits voreingestellt. Für Bausteine verwenden Sie in der Regel die Preisgruppe Standard, die bereits voreingestellt ist. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Stellen Sie für die Standardpflege den Wert kein Upselling ein. Stellen Sie für die Standardpflege den Wert Standard ein. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld ist je Datenklasse voreingestellt. Bitte nehmen Sie für die Standardpflege keine Änderungen vor. Dieses Feld findet keine Verwendung. Dieses Feld findet keine Verwendung. Anschließend speichern Sie. Der Datensatz ist erstellt. 8
2.3 Vertriebskanäle Bevor Sie weitere Einstellungen unter den Laschen vornehmen können, schalten Sie alle für die Leistung relevanten Vertriebskanäle frei. Über die Leistungen und den Punkt Vertriebskanäle gelangen Sie zur Pflege der Vertriebskanäle. Fügen Sie über den Button Hinzufügen den ausgewählten Vertriebskanal hinzu. Über den Button Entfernen können Sie freigeschaltete Vertriebskanäle entfernen. Hinweis: Hinweis: Wenn Sie Vertriebskanäle entfernen, bleiben die darauf hinterlegten Preise vorerst bestehen und werden in der Vakanz auch berücksichtigt. Über Nacht erfolgt die Löschung der Preise. Wenn Sie für bereits bestehende Leistungen neue Vertriebskanäle hinzufügen wollen, nutzen Sie hierfür die Globale Pflege. Über die Globale Pflege können Sie alle bereits bestehenden Preise bei der Freischaltung des Vertriebskanals kopieren und müssen diese nicht per Hand nachpflegen (Vergleich Dokumentation Globale Pflege). Folgende Vertriebskanäle stehen allen Thüringen buchen-buchungsstellen zur Verfügung und können ohne weitere Vereinbarungen für die Bausteine freigeschaltet werden: Tourist Information Online 2.4 Lasche Konditionen Vermittlung über die Tourist Informationen aller Thüringen buchen- Buchungsstellen Vermittlung über die Internetseiten aller Thüringen buchen- Buchungsstellen Unter der Lasche Konditionen werden Aufenthaltsdauer und Alter hinterlegt. Die weiteren Konditionen finden keine Verwendung. Die Pflege von Konditionen entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. Aufenthaltsdauer Feste Dauer 9
Rate Intervalle einzeln prüfen gültig bis Tage vor Ankunft Typ Feste Dauer wählen Sie die Buchungsrate für die Standardpflege ist die Buchungsrate Standard voreingestellt setzen Sie keinen Haken hinterlegen Sie hier immer den Wert 0 Feste Dauer feste Aufenthaltsdauer in Tagen Hinweis: Die Pflege der festen Dauer ist nur dann notwendig, wenn der Baustein für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Bsp. Festival-Ticket mit einer Gültigkeit von 2. Auf den Dokumenten wird diese Gültigkeit von 2 Tagen berücksichtigt/ angedruckt. Auch wird der Vorgang über diesen Zeitraum im TOMAS erzeugt. Die Pflege kann alternativ über die Lasche Allgemein, Feld NumberOfValidityDays erfolgen. Alter Diese Kondition muss nur dann gepflegt werden, wenn eine Bausteinleistung erst ab einem bestimmten Alter erlaubt ist. Rate Von Bis wählen Sie die Buchungsrate für die Standardpflege ist die Buchungsrate Standard voreingestellt. Mindestalter Bausteinteilnehmer maximales Alter Bausteinteilnehmer 2.5 Lasche Verfügbarkeiten Unter der Lasche Verfügbarkeiten wird das für die Vermittlung über TOMAS verfügbare Kontingent der Leistung sowie die Vorausbuchungsfrist gepflegt. 10
Die Pflege der Verfügbarkeiten und Vorausbuchungsfrist entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. Hinweis: Im TOMAS erfolgt die Pflege von Bausteinen im Gegensatz zu Beherbergungsleistungen nicht in Nächten, sondern in Tagen. Soll für einen Zeitraum inkl. z.b. dem 31.12. gepflegt werden, so wird als bis-datum der 31.12. eingegeben. Hinweis: Die Pflege der Kontingente muss lückenlos erfolgen. Nicht buchbare Zeiträume werden in Form von Kontingentsperren erfasst. 2.6 Lasche Preise Unter der Lasche Preise werden die Grundpreise sowie Zu- und Abschläge hinterlegt. Weiterhin werden die im Grundpreis enthaltenen Leistungen erfasst. Die Pflege der Preise entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. Der Grundpreis wird auf der Preisgruppe Standard mit der Berechnungsregel pro Person oder pro Stück gepflegt. Kinderpreise werden als Abschlag Kinderermäßigung erfasst. Hinweis: Im TOMAS erfolgt die Pflege von Bausteinen im Gegensatz zu Beherbergungsleistungen nicht in Nächten, sondern in Tagen. Soll für einen Zeitraum inkl. z.b. dem 31.12. gepflegt werden, so wird als bis-datum der 31.12. eingegeben. Hinweis: Die Pflege der Preise muss lückenlos erfolgen. Nicht buchbare Zeiträume werden in Form von Kontingentsperren erfasst. Das Löschen oder lückenhafte Pflegen von Preisen ist hierfür nicht zulässig. 2.7 Lasche Merkmale Unter der Lasche Merkmale werden die Merkmale und Merkmalsgruppen gepflegt. 11
Die Pflege der Merkmale entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. Es erfolgt nur dann eine Pflege, wenn die Thüringen buchen-buchungsstelle im TPortal ausschließlich die Bausteine der Gastgeber, die unter ihrer Produktverantwortung stehen, anbieten möchte. Wenn Sie dies wünschen, muss zuvor eine Abstimmung mit der TTG erfolgen. Senden Sie hierfür eine E-Mail an Ihren TTG-Ansprechpartner. Die Pflege erfolgt innerhalb der Merkmalsgruppe TPortal Mandant. Wählen Sie das Merkmal Ihrer Thüringen buchen-buchungsstelle aus. 2.8 Lasche Beschreibung Unter der Lasche Beschreibung können für die Leistung die Texte erfasst werden. Die Pflege der Beschreibungstexte entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. Beschreibungstext 1 Werbetext (Pauschale) Beschreibungstext 2 Leistungen In diesem Textfeld wird ein verkaufsfördernder, zum Kauf animierender Werbetext hinterlegt. In diesem Textfeld werden die verkaufsrelevanten Leistungsgegenstände genau beschrieben. 2.9 Lasche Archiv Unter der Lasche Archiv pflegen Sie die Bilder für die Leistung. Die Pflege der Bilder entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. 12
2.10 Lasche Pauschalen Die Lasche Pauschalen findet bei der Pflege von Pauschalen Anwendung (Vergleich Dokumentation TBase Modul Datenpflege Pauschalen). 2.11 Lasche Alias Diese Lasche findet keine Verwendung. 2.12 Lasche Verknüpfungen Diese Lasche findet keine Verwendung. 2.13 Lasche Protokoll Unter der Lasche Protokoll können Sie nachvollziehen, welcher TOMAS -Benutzer, wann, welche Änderungen an den Daten durchgeführt hat. Dies ist für die Konditionen, Kontingente und Preise möglich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation TBase Modul Datenpflege Beherbergung. 2.14 Lasche Historie Diese Lasche findet keine Verwendung. 2.15 Lasche Admin Unter der Lasche Admin finden Sie allgemeine Informationen zur Leistung. Folgende Felder sind für Sie von Relevanz: Objekt ID TOMAS -ID des Datensatzes Datenklasse Datenklasse des Datensatzes Erstellt am Erstellungsdatum und -uhrzeit des Datensatzes Besitzer Produktverantwortlicher des Datensatzes 13
3. Verknüpfung mit Pauschalen Ist der Baustein ein fester Bestandteil einer Pauschale, muss er mit der Pauschale verknüpft werden. Der Anknüpfungspunkt zum Verknüpfen mit den Leistungen wird über die Pauschale erstellt (Dokumentation TBase Modul Datenpflege Pauschalen, Lasche Verkn. zu Pauschale). Auf der Pauschalenleistung gelangen Sie über die Lasche Verkn. zu Pauschale zu den Eingabefeldern für die Definition der Verknüpfung. Über den Schalter Hinzufügen Einfach wird die Pflegemaske für den Anknüpfungspunkt geöffnet. Sprache Name Art Leistungsverknüpfung Rate Pauschale Rate Leistung Preisgruppe Pausch. Leistungsgruppe Gültig für Preisberechnung nicht verändern frei wählbarer Name für die Verknüpfung für gewöhnlich der Code der Pauschale + Baustein (Bsp. TTG120_BAU, TTG120_TICKET) Sonstige Sonstige Standard Standard Standard Baustein Datum Diese Checkbox ist wichtig für die Definition der Preise. Wenn diese Checkbox angewählt ist, wird der Preis der verknüpften Leistung (von der gewählten Rate) zum Pauschalpreis addiert. 14
Kommentar Wenn die Checkbox nicht angewählt ist, wird der Preis der verknüpften Leistung ignoriert. keine Verwendung Auf der Bausteinleistung erfolgt die Verknüpfung mit der Pauschale über die Lasche Pauschalen, so wie aus der Pauschalenpflege bekannt (Dokumentation TBase Modul Datenpflege Pauschalen, Lasche Pauschalen). 3.1 Verknüpfung mehrerer Bausteine Es können mehrere Bausteine ein fester Bestandteil einer Pauschale sein. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Die Pauschale ist mit mehreren Bausteinen verknüpft, es muss aber nur einer zwingend ausgewählt werden. In der Vakanz erfolgt die Auswahl des Bausteins (optionale Bausteine). Die Pauschale ist mit mehreren Bausteinen verknüpft und alle sind ein zwingender Bestandteil des Angebots. 3.1.1 Verknüpfung mehrerer optionaler Bausteine Wenn zwischen mehreren Bausteinen gewählt werden darf, wird auf der Pauschale eine Bausteinverknüpfung erstellt. Alle zugehörigen Bausteine werden über diese mit der Pauschale verknüpft. Beispiel Verknüpfung: Darstellung in der Vakanz im TBase 15
Im TBase erhalten Sie eine Ergebnisliste, in der die Pauschale mit den inkludierten Einzelleistungen Zimmer und Baustein aufgeführt wird. Je nach dem für welchen Baustein sich der Gast entscheidet, wählen Sie die entsprechende Pauschale aus. Der weitere Buchungsablauf erfolgt analog dem Buchen von Pauschalen. Darstellung in der Vakanz im TOMAS plus Im TOMAS plus werden in der Ergebnisliste unter dem Button Enthaltene Zusatzleistungen die zur Auswahl stehenden Bausteine aufgeführt. Je nach dem für welchen Baustein sich der Gast entscheidet, wählen Sie den entsprechenden Baustein aus und legen die Pauschale in den Warenkorb. Der weitere Buchungsablauf erfolgt analog dem Buchen von Pauschalen. Darstellung in der Vakanz im TPortal Im TPortal erhält der Gast eine Ergebnisliste, in der die Pauschale mit den inkludierten Einzelleistungen Zimmer und Baustein aufgeführt wird. Der Gast kann hier den für ihn infrage kommenden Baustein auswählen und den Buchungsablauf fortsetzen. Über den i-button erhält der Gast per Mouse-Over alle Informationen zum gewählten Baustein. 16
3.1.2 Verknüpfung mehrerer obligatorischer Bausteine Wenn mehrere Bausteine zwingende Bestandteile der Pauschale sind, werden auf der Pauschale eine entsprechende Anzahl an Bausteinverknüpfungen erstellt. Alle zugehörigen Bausteine werden über je eine Verknüpfung mit der Pauschale verknüpft. Beispiel Verknüpfung für 1. Baustein Beispiel Verknüpfung für 2. Baustein 17
Darstellung in der Vakanz im TBase Im TBase erhalten Sie eine Ergebnisliste, in der die Pauschale mit allen inkludierten Einzelleistungen Zimmer und Bausteine aufgeführt wird. Darstellung in der Vakanz im TOMAS plus Im TOMAS plus werden in der Ergebnisliste unter dem Button Enthaltene Zusatzleistungen die inkludierten Bausteine aufgeführt. Darstellung in der Vakanz im TPortal Im TPortal erhält der Gast eine Ergebnisliste, in der die Pauschale mit allen inkludierten Einzelleistungen Zimmer und Bausteine aufgeführt wird. Es stehen keine Bausteine zur Auswahl zur Verfügung. Alle Bausteine sind zwingend inkludiert. 18
3.2 Erstellung von Baustein-Teasern Baustein-Teaser finden in der Online-Vermittlung der Pauschalen Anwendung. Der Gast legt die Pauschale in den Warenkorb und erhält hier zusätzliche, auf die Pauschale abgestimmte Baustein-Angebote. Auf Wunsch kann der Gast diese Bausteine dem Warenkorb hinzufügen. Es können bis zu 5 Bausteine pro Warenkorb angeteasert werden. Alle Bausteine müssen über das gleiche Inkasso abrechenbar sein. Für die Verwendung von Baustein-Teasern müssen in der Systemadministration einige Voreinstellungen vorgenommen werden. Kontaktieren Sie in diesem Fall bitte Ihren Ansprechpartner der TTG. 19