März 2014 Version 1.0 Projektstudie im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Umsetzung des Beschlusses des Bund-Länder-Ausschusses nach 18c SGB II vom 24. April 2013 in den gemeinsamen Einrichtungen SGB II Anleitung zum Versenden der Informationen an die Beschäftigten zum Start der Erhebungen mittels Serienmail Durchgeführt durch die Unternehmen
Die Organisationsberatung wird im Rahmen des Drei-Partner-Modells des Bundesverwaltungsamtes durchgeführt. Weitere Informationen unter: www.bundesverwaltungsamt.de Ansprechpartnerin BVA: Heike Schöpplein Organisationsuntersuchungen und -beratungen Bundesverwaltungsamt E-Mail: 3PM@bva.bund.de Internet: www.bundesverwaltungsamt.de Stand: Version 1.0 Februar 2014 Das vorliegende Dokument wurde durch die Fa. BearingPoint GmbH und Steria Mummert Consulting GmbH erstellt. Ansprechpartner BearingPoint: Rolf Stellermann Senior Manager Public Services E-Mail: rolf.stellermann@bearingpoint.com Internet: www.bearingpoint.com/de Ansprechpartner Steria Mummert: Peter Hempel Senior Manager Public Service E-Mail: peter.hempel@steria-mummert.de Internet: www.steria.com/de 2014 BearingPoint 2
Inhalt 1 Vorbemerkungen... 4 2 Basisinformationen für die Teilnehmenden... 5 3 Zugangsinformation zum Webtool für die Teilnehmenden... 6 4 Versand der Informationen mittels Serienmail... 7 4.1 Vorbereitung... 7 4.1.1 Basisinformationen zur Funktionalität Serienmail 7 4.1.2 Test der Funktionalität Serienmail 7 4.2 Anleitung zum Versand der Serienmail... 8 2014 BearingPoint 3
1 Vorbemerkungen Mit Schreiben vom 20.Februar (Schreiben des BMAS) haben wir Ihnen Vorschläge unterbreitet, wie die Information der Beschäftigten zur Vorbereitung auf die JAZ erfolgen könnte. Mit dieser Information stellen wir Ihnen nunmehr folgende zwei Dokumente zur Verfügung: eine Textvorlage für eine Vorab-Informationsmail, die den Beschäftigten im Vorfeld der Befragung zur Information übermittelt werden sollten (Kapitel 2) sowie eine Textvorlage für die E-Mail, mit der die Beschäftigten über das Vorgehen beim Zugang zum Web-Erfassungs-Tool informiert werden sollen (Kapitel 3). Für das Informationsmail stellen wir auch die Dokumente hiermit noch einmal zusammen. Zur Einhaltung des Datenschutzes ist es erforderlich, dass die Information der Beschäftigten über ihre Benutzernamen und Zugangspasswörter zum Webtool direkt von Ihnen aus dem jeweiligen Jobcenter zugeleitet werden. Wir stellen Ihnen deshalb in diesem Dokument vor, wie Sie mit Hilfe der Serienmailfunktion in Word diese Information an alle Teilnehmenden versenden können (Kapitel 4). 2014 BearingPoint 4
2 Basisinformationen für die Teilnehmenden Vor dem Beginn der Erfassung am 17. März 2014 besteht die Möglichkeit, den Teilnehmenden per E-Mail eine Kurzinformation zum Projekt sowie die relevanten Unterlagen für die Jahresarbeitszeitschätzung und ggf. die Beschäftigtenbefragung zukommen zu lassen. Die E-Mail mit den Informationen kann 1 bis 2 Wochen vor Beginn der Erfassung an alle Teilnehmenden versendet werden. Wir stellen Ihnen hierfür eine Textvorlage für die E-Mail zur Verfügung, die in knapper Form folgende Aspekte adressiert: Start und Ende der Erfassung Kurze Information zur Jahresarbeitszeit bzw. zur Beschäftigtenbefragung Datenschutzaspekte Weitere Informationsmöglichkeiten für die Teilnehmenden Ergänzender Hinweis zur Umrechnungstabelle der Arbeitszeit in Prozent Wir bitten Sie, in der Textvorlage die Kontaktdaten des Projektmultiplikators bzw. der Projektmultiplikatoren in Ihrer ge zu ergänzen, damit die Teilnehmenden eventuelle Fragen zum Verfahren der Jahresarbeitszeitschätzung bzw. Beschäftigtenbefragung im Vorfeld schon stellen können. Zudem stellen wir Ihnen folgende Dokumente zur Verfügung, die als Anhang zur dieser Vorab- Informationsmail versendet werden können: Kurzanleitung zur Durchführung der Jahresarbeitszeitschätzung Leitfaden zur Durchführung der Jahresarbeitszeitschätzung Aufgabenkatalog Hilfstabelle zur Umrechnung der Arbeitszeit in Prozent Fragebogen zur Beschäftigtenbefragung (relevant nur für die ge, die an die Befragung teilnehmen). Die Informationsmail mit den o. g. Dokumenten können Sie als übliche Mail versenden, indem Sie den vorgeschlagenen E-Mail-Text aus der Textvorlage in eine neue E-Mail in Outlook kopieren und für den Versand übliche Adressgruppen verwenden. Nach unserem Kenntnisstand gibt es in allen Jobcentern solche Adressatengruppen in Outlook. Diese könnten möglicherweise nicht ganz identisch sein mit der Liste der Teilnehmenden, wofür wir Sie bitten würden, vor Ort eine pragmatische Lösung zu finden. Dem Mail sind als Anhang die Dateien hinzuzufügen. Sollten Sie keine pragmatische Lösung zum nicht komplett übereinstimmenden Adressatenkreis finden, können Sie für den Versand auch die Serienmailfunktion nutzen. 2014 BearingPoint 5
3 Zugangsinformation zum Webtool für die Teilnehmenden Wie bereits eingangs erwähnt, ist es zur Einhaltung des Datenschutzes erforderlich, dass die Information der Beschäftigten über ihre Benutzernamen und Zugangspasswörter zum Online- Erfassungstool ihnen direkt aus dem jeweiligen Jobcenter zugeleitet wird. Die Informationen über den Zugang zum Online-Tool sollten alle teilnehmenden Beschäftigten idealerweise am 17. März 2014 morgens erreichen. Ein früherer Versand der Zugangsdaten könnte dazu führen, dass das Einloggen fehlschlägt, da das Tool noch nicht freigenschaltet ist. Ein Versand zu einem späteren Zeitpunkt verkürzt das Erfassungszeitfenster für die Beschäftigten. Die Entscheidung, wie die Übergabe dieser Daten unter Einhaltung des Datenschutzes erfolgt, ist jedem Jobcenter überlassen. Sie können individuell entscheiden, welche geeigneten Möglichkeiten es gibt, die Zugangsdaten unter Einhaltung des Datenschutzes den Beschäftigtenn zukommen zu lassen. Wir möchten Ihnen als Angebot aber die Möglichkeit der Zusendung der Zugangsdaten per Serienmail vorstellen. Für den Versand der Serienmail stehen folgende Dokumente zur Verfügung: ein Word-Dokument mit der Textvorlage für die Serienmail (Vorschlag des Projektteams) das von Ihnen erstellte Excel-Dokument der Teilnehmerliste die vorliegende Anleitung zur Erstellung der Serienmail (vgl. Kapitel 4) Mit Hilfe der Serienmail werden den Beschäftigten folgende Informationen übermittelt: Link zum Online-Erfassungstool Zugangsdaten zum Online-Erfassungstool Vorgehensweise für den Fall, dass das Passwort vergessen wurde Kontaktdaten des zuständigen Projektmultiplikators Wir bitten Sie, in der Textvorlage für die Serienmail die Kontaktdaten des Projektmultiplikators bzw. der Projektmultiplikatoren in Ihrer ge zu ergänzen, damit die Teilnehmenden eventuelle Fragen zum Verfahren der Jahresarbeitszeitschätzung bzw. Beschäftigtenbefragung im Vorfeld schon stellen können. 2014 BearingPoint 6
4 Versand der Informationen mittels Serienmail 4.1 Vorbereitung 4.1.1 Basisinformationen zur Funktionalität Serienmail Die vorliegende Anleitung zum Versenden von Serienmails soll den Projektkoordinatoren als Unterstützung bei der Versendung des Benutzernamens und des Passworts an die Teilnehmenden der Jahresarbeitszeitschätzung dienen. Das Office-Programm Word bietet als Standardfunktion die Möglichkeit, ein Dokument adressatengerecht aufzubereiten und für den Druck oder einen Mailversand bereitzustellen. Hierfür benötigt man ein Word-Basisdokument und eine Datei, in der die Informationen pro Empfänger enthalten sind. Das Basisdokument stellen wir Ihnen mit diesem Informationspaket zur Verfügung (vgl. Kapitel 3). Als Datei mit den Empfängerinformationen nutzen Sie die von Ihnen bereits in Excel erstellte Teilnehmerliste ( PBE LG ge Teilnehmerliste ). Es bietet sich an, beide Dokumente in einem speziellen Ordner abzuspeichern und hierfür eine Kopie der Teilnehmerliste zu erstellen. Aus der Teilnehmerliste werden dann für die personenkonkrete Erstellung der Mails folgende Angaben verwendet: Mailadresse Name Erhebungs-ID, Teil 1 Erhebungs-ID, Teil 2 Passwort Spalte D Spalten A - C Spalte F Spalte G Spalte H 4.1.2 Test der Funktionalität Serienmail Die nachstehende Anleitung endet mit dem Versand der Mails an alle Adressaten, der dann nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Deshalb empfehlen wir Ihnen zwei Varianten, wie man vor dem Versand prüfen kann, ob dieser auch so von statten gehen wird, wie vorgesehen: nutzen Sie die nachstehend beschriebenen Vorgehenselemente s) und t) Mit diesen beiden Elementen kann man in einem Vorschaumodus feststellen, was anschließend versendet wird oder testen sie das gesamte Vorgehen Die korrekte Anwendung des Leitfadens kann auch getestet werden, indem man unter Nutzung von Kopien der beiden Basisdokumente (Textvorlage Serienmail Zugangsdaten sowie die Teilnehmerliste) das Vorgehen ausprobiert. Da man die Teilnehmerliste für einen Test nicht komplett benötigt, wäre eine Auswahl weniger Zeilen aus der Tabelle mit Testpersonen sinnvoll, die über diesen Test dann auch in Kenntnis gesetzt werden. 2014 BearingPoint 7
4.2 Anleitung zum Versand der Serienmail 1. Speichern Sie die ausgefüllte Excel-Tabelle PBE LG ge Teilnehmerliste zur Erfassung der Teilnehmer/ -innen und Generierung der Benutzernamen und initialen Passwörter auf Ihrem PC in einem neuen Verzeichnis ab, in dem Sie alle Dateien für diesen Versand ablegen. 2. Speichern Sie das Word-Dokument Textvorlage Serienmail Zugangsdaten auf Ihrem PC ab. Dieses Dokument muss bitte noch vor Ort mit den Kontaktdaten ergänzt werden. Selbstverständlich kann darüber hinaus jedes Jobcenter noch weitere Informationen hinzufügen 3. Öffnen Sie das Word-Dokument Textvorlage Serienmail Zugangsdaten und nehmen Sie folgende Schritte im Word-Dokument vor: a) Wählen Sie die Registerkarte Sendungen aus b) Klicken Sie auf Empfänger auswählen c) Wählen Sie vorhandene Liste verwenden 3 2014 BearingPoint 8
d) Wählen Sie die Excel-Tabelle PBE LG ge Teilnehmerliste aus, die Sie zuvor auf Ihrem PC gespeichert haben und klicken Sie auf öffnen e) Sie werden aufgefordert eine Tabelle auszuwählen, klicken Sie auf Teilnehmerliste$ und bestätigen Sie mit OK 2014 BearingPoint 9
f) Gehen Sie mit dem Cursor in die die leere Zeile oberhalb des Textes und klicken Sie im Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und Einfügen auf Grußzeile Anmerkung zum Fenster Grußzeile einfügen, falls dort nicht Deutsch als Standardsprache eingestellt ist: Sollte das Fenster Grußzeile einfügen mit Angaben vorausgefüllt sein die nicht in deutscher Sprache sind, dann führen Sie bitte die folgenden Schritte durch: Wählen Sie den Reiter Datei aus und klicken Sie auf Optionen. Anschließend öffnen Sie die Option Sprache, markieren Deutsch(Deutschland) und klicken auf den Button Als Standard festlegen. Nun müssen Sie alle Word-Dateien komplett schließen, da die Änderungen erst danach im Programm wirksam werden. 2014 BearingPoint 10
g) Wählen Sie das Format der Grußzeile Sehr geehrte(r) Herr Johann Fürbas Jr. aus und bestätigen Sie diese mit OK. In der obersten Zeile in Ihrem Word-Dokument erscheint jetzt «Anrede». Hier wird später automatisch der jeweilige Adressat automatisch eingefügt. h) Klicken Sie im Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf Seriendruckfelder hervorheben - die von Ihnen eingefügten Felder für den automatischen Versand von Informationen aus Ihrer Excel-Tabelle sind jetzt grau hinterlegt 2014 BearingPoint 11
i) Gehen Sie mit dem Cursor am Ende des Textes Ihre Benutzername lautet: Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen und wählen ErhebungsID aus. m) Fügen Sie direkt nach «ErhebungsID» einen Bindestrich (-) ein («ErhebungsID»-) 2014 BearingPoint 12
n) Hinter «ErhebungsID»- klicken Sie ein weiteres Mal auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie aus der Liste von Optionen F7 aus. o) Gehen Sie mit dem Cursor am Ende des Textes Ihr Passwort lautet : 2014 BearingPoint 13
p) Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie die Option Passwort aus. Passwort erscheint dann grau hinterlegt «Passwort». q) Klicken Sie in der oberen Menüleiste im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfängerliste bearbeiten 2014 BearingPoint 14
r) Entfernen Sie die Häkchen in den beiden obersten Zeilen und bestätigen Sie abschließend mit OK s) Klicken Sie in der oberen Menüleiste im Register Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf Vorschau Ergebnisse 2014 BearingPoint 15
t) Vergewissern Sie sich, dass Ihnen die Empfänger korrekt angezeigt werden, indem Sie sich mit den blauen Pfeiltasten (rechts neben Vorschau Ergebnisse ) die Ergebnisse anzeigen lassen (beispielhaft für die ersten zehn Teilnehmer). Der Datensatz beginnt mit der Nummer 3, weil Sie zuvor die zwei ersten Zeilen mit entfernen der Häkchen deaktiviert haben. Die Anrede, der Name, die ID und das Passwort müssen sich im Text mit jedem Klick auf die blaue Pfeiltaste ändern. u) Klicken Sie im Register Sendungen ganz rechts auf Fertig stellen und zusammenführen 2014 BearingPoint 16
v) I und wählen Sie E-Mail-Nachrichten sendeni aus w) Fügen Sie in das Fenster Betreffzeile den folgenden Text ein: Zugangsdaten für das Online-Tool zur Jahresarbeitszeitschätzung x) Klicken Sie auf OK (die Serienmails werden jetzt automatisch versendet) 2014 BearingPoint 17