DocuWare Connect2Notes Version 2.5 Zentrale Archivierung am Domino-Server Inhaltsverzeichnis 1 Beschreibung... 1 1.1 Allgemeines... 1 1.2 Technisches Konzept... 1 2 Prinzip-Darstellung... 2 3 Konfiguration... 3 4 Support... 5 1 Beschreibung 1.1 Allgemeines In dieser Kurz-Dokumentation werden die Funktionen zur zentralen Archivierung von E-Mails am Lotus Domino-Server beschrieben. Für die Beschreibung aller Funktionen unsere Achivierungslösung steht eine weitere, umfassende Dokumentation zur Verfügung. 1.2 Technisches Konzept Der Domino-Server bietet die Möglichkeit, die durch den Mail-Router bearbeiteten Nachrichten über ein Regelwerk in einem Mail-Journal abzulegen. Dabei kann entweder ein/jeder Domino-Server ein lokales Journal führen oder es wird durch das Anlegen einer Mail-In-DB im Notes-Verzeichnis eine zentrale Ressource zur Journalisierung von Mails eingerichtet. Mit Hilfe von zentralen Mail-Regeln kann konfiguriert werden, welche E-Mails journalisiert werden sollen. Durch einen zusätzlichen Lotus-Script Agenten in der Journal-Datenbank können die abgelegten E-Mails exportiert und an den DocuWare-Server weitergeleitet werden. Der Journal-Agent läuft als Lotus Script Agent direkt auf dem Domino-Server, der Platform Service Connector kann wahlweise auf dem Domino-Server, einer separaten Appliance oder dem Docuware-Server installiert werden. Er benötig eine.net 4.5 Umgebung. Durch einen Übergabe-Puffer sind die Funktionen von Journal-Agent und Platform Service Connector entkoppelt, so daß der Connector an verschiedenen Positionen plaziert werden kann. Diese Lösung vereint die Möglichkeiten der nativen, zentralen Administration von Lotus Domino-Servern (die Konfiguration der Journale und der Mail-Regeln erfolgt durch den Notes Administrator Client) mit den bewährten Erweiterungen der Schnittstelle Connect2Notes für DocuWare, so daß die zu bearbeitenden E-Mails klassifiziert und automatisch an spezielle Archiv-Profile weitergeleitet werden können. Abschließend stehen die archivierten E-Mails allen bekannten DocuWare-Funktionen zur Verfügung, können also recherchiert, angezeigt, weiter bearbeitet oder revisionssicher in einem Langzeit-Archiv abgelegt werden. Seite 1 von 5
2 Prinzip-Darstellung Alle durch den Mail-Router des Domino-Servers bearbeiteten E-Mails werden gemäß den konfigurierten Regeln daraufhin überprüft, ob für sie eine Kopie in der JournalDatenbank angelegt werden soll. Das betrifft sowohl externe als auch interen E-Mails, da der Router für die Weiterleitung aller Mail zuständig ist. Ein Agent der Journal-Datenbank prüft seinerseits, welche Mails nach DocuWare exportiert werden sollen und kann diese Dokumente anschließend entweder löschen, markieren oder verschieben. Abschließend werden durch den DocuWare Platform Connector die Mails geparst, Anhänge werden separiert und die Daten an den Docuware-Server gesendet. Seite 2 von 5
3 Konfiguration Zunächst muß die Journal-Datenbank oder eine entsprechende Mail-In-DB auf dem Domino-Server angelegt werden. Das kann durch das Aktivieren der Journalisierung implizit erfolgen. Seite 3 von 5
Zudem ist zumindest eine Regel zur Weiterleitung von Kopien an das Journal anzulegen. Seite 4 von 5
Das Journal muß mit den Funktionen der Schnittstelle Connect2Notes ausgestattet werden und sollte je nach angestrebter Verwendung angepaßt werden. 4 Support Selbstverständlich bieten wir Ihnen in der Vorbereitung und Umsetzung vielfältige Hilfe und Unterstützung bei Planung, Konfiguration und Inbetriebnahme an! Seite 5 von 5