Der IT-Planungsrat stellt sich vor

Der IT-Planungsrat stellt sich vor Föderales E-Government 2016

Herausgeber: Geschäftsstelle IT-Planungsrat im Bundesministerium des Innern E-Mail: gsitplr@bmi.bund.de www.it-planungsrat.de 2016 IT-Planungsrat

Vorwort Digitale Zukunft gemeinsam gestalten! Als Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik nehme ich für das Jahr 2016 den Vorsitz im IT-Planungsrat wahr. Der IT-Planungsrat ist das zentrale Gremium in der Bundesrepublik Deutschland, um die föderale Zusammenarbeit in der Informationstechnik weiter voranzutreiben. Seit seiner Einrichtung im Jahr 2010 arbeitet er an gemeinsamen IT-Standards, strebt ein einheitliches IT-Sicherheitsniveau in Bund und Ländern an und unterstützt zahlreiche E-Government-Projekte. Gerade in diesem Jahr stehen wir vor enormen Herausforderungen: Auf meine Initiative hin hat der IT-Planungsrat auf einer Sondersitzung im November 2015 ein Koordinierungsprojekt beschlossen, um ein medienbruchfreies digitalisiertes Asylverfahren einzuführen, das den Prozess von der Erstaufnahme bis zur Entscheidung eines Asylantrags bund-länderübergreifend abbildet. Ziel ist es, das Verfahren einschließlich einer möglichen Integration in den Arbeitsmarkt deutlich zu beschleunigen und insgesamt transparenter zu machen. Deutschland schaffen. An der Umsetzung dieser Ziele arbeiten alle Beteiligten mit großem Engagement. Ich bin zuversichtlich, dass es uns gelingen wird, sowohl diese Herausforderung zu meistern als auch andere wichtige Vorhaben der Nationalen E-Government Strategie erfolgreich umzusetzen. Für Ihr Interesse an der Arbeit des IT-Planungsrats bedanke ich mich und wünsche Ihnen eine interessante und nützliche Lektüre. Mit Blick auf die verschiedenen Infrastrukturen und unterschiedlichen Prozesse in Bund und Ländern ist das sicher keine leichte Aufgabe. Umso wichtiger ist es, dass Bund und Länder hier Hand in Hand arbeiten und gemeinsam nachhaltige Lösungen für Klaus Vitt Vorsitzender des IT-Planungsrats 3

Zusammensetzung Gestalter der Digitalisierung Der IT-Planungsrat lenkt den Einsatz von Informationstechnik auf Bundes- und Länderebene in einheitliche Bahnen und gestaltet die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen über alle Ebenen hinweg. Mitglieder des IT-Planungsrats: der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik (BfIT) und aus den Ländern jeweils die Verantwortlichen für Informationstechnik in der Regel In beratender Funktion können neben den Staatssekretärinnen und Staatssekretäre Mitgliedern drei Vertreter/-innen der Gemeinden und Der Vorsitz im IT-Planungsrat wechselt Gemeindeverbände, die von den kommunalen jährlich zwischen Bund und Ländern: Spitzenverbänden auf Bundesebene entsandt 2016 Bund werden, und 2017 Brandenburg die Bundesbeauftragte für den Datenschutz 2018 Bund 2019 Bremen an den Sitzungen teilnehmen. und die Informationsfreiheit IT-Planungsrat Feste Mitglieder des IT-Planungsrats Fachministerkonferenzen 4 Beteiligung bei Betroffenheit Beratende Mitglieder

Aufgaben Den rechtlichen Rahmen für die Tätigkeit des IT-Planungsrats bildet der IT-Staatsvertrag, der den Artikel 91c im Grundgesetz ausgestaltet. Er definiert das Aufgabenspektrum des Gremiums: Koordinierung der Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der Informationstechnik Beschlussfassung über fachunabhängige und fachübergreifende IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards Steuerung von E-Government-Projekten Planung und Weiterentwicklung des vom Bund zu errichtenden und zu betreibenden Verbindungsnetzes nach Maßgabe des Gesetzes über die Verbindung der informationstechnischen Netze des Bundes und der Länder (IT-NetzG). Aufgabenspektrum des IT-Planungsrates (gem. 1 IT-Staatsvertrag) IT- Koordinierung IT- Standards E-Government- Projekte Verbindungsnetz Koordinierung der Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der IT Beschluss von fachunabhänigen und -übergreifenden IT- Interoperabilitäts- und Sicherheitsstandards Steuerung von zugewiesenenen E-Government- Projekten Übernahme der in 4 Staatsvertrag genannten Aufgaben für das Verbindungsnetz 5

Organisation und Strukturen Mit der Einrichtung des IT-Planungsrats wurde das Ziel verbunden, bestehende Strukturen in Bund, Ländern und Kommunen übergreifend zu bündeln und mit einem schlanken Organisationsaufbau effiziente, reaktionsschnelle und leistungsfähige Abläufe zu gestalten. Dazu wurde 2009 das Grundgesetz um Art. 91 c ergänzt. Deutschland ist damit einer der ersten Staaten, die Strukturregelungen für Informationstechnik mit Verfassungsrang ausstatten. Die Arbeit des IT-Planungsrats wird einerseits z. B. durch die Geschäftsstelle und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) organisiert, In der Regel tagt der IT-Planungsrat drei Mal im Jahr: im Frühjahr, im Sommer und im Herbst. Bei Bedarf werden Sondersitzungen einberufen, wie z. B. zur Digitalisierung des Asylverfahrens im November 2015. um die Entwicklung des E-Government kontinuierlich zu begleiten. Andererseits reagiert der IT-Planungsrat flexibel auf aktuelle Themen z. B. in Form von Kooperations- oder Arbeitsgruppen mit thematischen Schwerpunkten. Chef des Bundeskanzleramtes mit Chefinnen und Chefs der Staats- und Senatskanzleien der Länder IT-Planungsrat Fachministerkonferenzen Geschäftsstelle IT-Planungsrat Kooperationsgruppe Strategie Arbeitsgruppe Informationssicherheit Steuerungsprojekte Maßnahmen Anwendungen des IT- Planungsrates KoSIT- Beirat Arbeitsgremium Verbindungsnetz Koordinierungsprojekte Koordinierungsstelle für IT- Standards (KoSIT) E-Government- Projekte IT- Koordinierung IT- Standards Verbindungsnetz 6

Nationale E-Government Strategie (NEGS) Die Nationale E-Government Strategie (NEGS) beschreibt die wesentlichen Ziele und Handlungsfelder des IT-Planungsrats. Sie schafft den Rahmen für die gemeinsame strategische Ausrichtung von Bund, Ländern und Kommunen zur Sicherung von Interoperabilität und Wirtschaftlichkeit bei der Weiterentwicklung von E-Government. Die NEGS konzentriert sich auf die Anwendung und Gestaltung der Informationstechnik im Aufgabenbereich der öffentlichen Verwaltung. Die zuletzt 2015 fortgeschriebene NEGS bildet die Basis für die konkrete Maßnahmenplanung des IT-Planungsrats. Diese spiegelt sich im jährlichen Aktionsplan (siehe auch Seite 8) und in der Standardisierungsagenda (siehe auch Seite 12) wider. Staatsziele und geltendes Recht Ziele der Nationalen E-Government-Strategie A B C D E Nutzen für Bürger, Unternehmen und Verwaltung Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Leistungsfähigkeit Informationssicherheit und Datenschutz Transparenz und gesellschaftliche Teilhabe Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit 1. Der Zugang wird allen potenziellen Nutzern eines Dienstes ermöglicht. 2. Der Zugang ist barrierefrei, die Bedienung nutzerfreundlich. 3. Die Nutzer haben einfachen und sicheren Zugang zur Verwaltung. 4. Verwaltungsangelegenheiten lassen sich über das Internet abschließend elektronisch erledigen. 5. Die Verwaltung verfügt über Kompetenz im E-Government. 6. Prozessketten sind ebenenübergreifend und kundenorientiert optimiert sowie durchgängig digitalisiert. 7. Die Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen erfolgt regelmäßig IT-unterstützt. 8. Der Aufbau der IT ist angemessen modular und einfach. 9. Die Schutzmaßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit sind angemessen und verlässlich. 10. Der technische und organisatorische Datenschutz wird gewährleistet. 11. Das E-Government ist auch in Krisensituationen funktionsfähig. 12. Open Data und Informationsfreiheit werden gefördert. 13. Die Partizipation von Bürgern und Unternehmen wird gefördert. 14. Bund, Länder und Kommunen unterstützen Innovationsfähigkeit und Veränderungsbereitschaft. 15. Inhalte, Basisdienst, Anwendungen und Infrastruktur lassen sich bündeln und wiederverwenden. 16. E-Government leistet einen wichtigen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit. 7

Einheitlicher Rahmen Die Nationale E-Government Strategie mit Leben füllen Leitlinie des Handelns des IT-Planungsrats ist die Nationale E-Government-Strategie (NEGS), in deren Rahmen die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vorangetrieben wird. Die Nationale E-Government Strategie bildet den Rahmen für die Weiterentwicklung von E-Government und Informationstechnik in Bund, Ländern und Kommunen ab. Sie betont insbesondere den Aspekt einer föderalen Arbeitsteilung und strebt die Stärkung einer fachübergreifenden Zusammenarbeit an. Die Umsetzung der gemeinsam erarbeiteten und verfolgten politischen Leitlinie steuert und koordiniert der IT-Planungsrat über den jährlich in seiner Herbstsitzung beschlossenen Aktionsplan. Er unterscheidet zwischen Steuerungsprojekten, Koordinierungsprojekten, Maßnahmen und Anwendungen. 8

Steuerungsprojekte Für Steuerungsprojekte gibt der IT-Planungsrat die Ziele vor, steuert die Umsetzung und lässt sich regelmäßig zum Projektstand berichten. Aufgrund ihrer besonderen Bedeutung erhalten diese Projekte Mittel aus dem Budget des IT-Planungsrats. Koordinierungsprojekte Für Vorhaben dieses Bereichs übernimmt der IT-Planungsrat eine beratende und empfehlende Rolle. Er dient im Hinblick auf Verbreitung, Akzeptanz und Nachnutzung der Projektergebnisse als Multiplikator. Aktuell sind dem IT-Planungsrat sieben Steuerungsprojekte zugeordnet. Sie decken so unterschiedliche Themen wie den Einsatz elektronischer Identifizierungsverfahren im E-Government, die Umsetzung einer EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungslegung oder die Umsetzung der Leitlinie Informationssicherheit für die öffentliche Verwaltung ab. Das Spektrum der Koordinierungsprojekte reicht von der Vereinheitlichung der Erfassung von Waffendaten in einem Nationalen Waffenregister über die Entwicklung eines bundeseinheitlichen Datenbankgrundbuches bis hin zur Optimierung des Einheitlichen Ansprechpartners für Unternehmen und Gründer. Besonders im aktuellen öffentlichen Fokus steht das Koordinierungsprojekt zur Digitalisierung des Asylverfahrens von der Registrierung bis zur Integration in den Arbeitsmarkt. Dabei werden die existierenden IT-Systeme und Schnittstellen von Bund, Ländern und Kommunen berücksichtigt. Steuerungsprojekte sind Projekte von herausragender Bedeutung und dienen der Untersuchung und Entwicklung fachunabhängiger und fachübergreifender IT-Interoperabilitätsstandards oder IT-Sicherheitsstandards. Koordinierungsprojekte steuern mit einem fach- oder ebenenübergreifenden Ansatz entweder eine wesentliche Komponente zur Weiternutzung im E-Government bei oder setzen Fachverfahren mit Signalwirkung auch für andere Fachbereiche um. 9

Anwendungen sind IT-Lösungen, die aus Projekten oder projektähnlichen Strukturen des IT-Planungsrats hervorgegangen sind und nun in der öffentlichen Verwaltung gemeinsam betrieben und weiterentwickelt werden. Maßnahmen zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für das E-Government umfassen koordinierende gemeinsame Aktivitäten von Bund, Ländern und Kommunen ohne expliziten Projektcharakter. Anwendungen Sechs derartige Anwendungen sind Anfang 2016 bereits im Praxisbetrieb: das Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) als zentrale Registrierungsstelle für Online-Dienste der öffentlichen Verwaltung, Governikus als Lösung für einen sicheren Datenaustausch über das Internet, die Behördennummer 115 für den einheitlichen Zugang zur Verwaltung, der Behördenfinder als Vermittlungsdienst, um zuständige Dienstleistungsanbieter der öffentlichen Hand zu finden, LeiKa plus als Katalog von semantisch und strukturell standardisierten Bezeichnungen ist Basiskomponente für andere Anwendungen und GovData als Metadatenportal, über das Bund, Länder und Kommunen ihre Daten zugänglich machen. Maßnahmen Mit diesen Initiativen unterstützt der IT-Planungsrat die konsequente Verbesserung rechtlicher, organisatorischer und technischer Rahmenbedingungen für E-Government. Beispielsweise soll durch ein flächendeckendes Normenscreening die derzeitige Menge der Schriftformerfordernisse reduziert werden, um damit die elektronische Kommunikation mit Behörden sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen zu vereinfachen. Die Nationale E-Government-Strategie konkretisiert den Willen von Bund, Ländern und Kommunen zur gemeinsamen und abgestimmten Weiterentwicklung von E-Government, um Interoperabilität und Wirtschaftlichkeit elektronischer Verwaltungsprozesse und -dienste zu sichern. Gemeinsamem Handeln verpflichtet 10

Information, Diskussion und Austausch Veranstaltungen Der IT-Planungsrat fördert als das zentrale Steuerungsgremium für IT und E-Government von Bund und Ländern nicht nur die föderale Zusammenarbeit. Mit der Durchführung von Fachveranstaltungen sorgt er zudem für den Austausch von Informationen zwischen Experten und Entscheidungsträgern der Verwaltungsmodernisierung. Damit wird die Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen bei der Gestaltung ihrer digitalen Zukunft zusätzlich gefördert. Fachkongress: Die Plattform für Austausch und Wissenstransfer Mit dem jährlich stattfindenden Fachkongress eröffnet der IT-Planungsrat Fachleuten aus Bund, Ländern und Kommunen die Gelegenheit, in Vorträgen, Workshops und Ausstellungen aktuelle politische und strategische Themen der Verwaltungsmodernisierung zu diskutieren und Praxiserfahrungen auszutauschen. Im Mittelpunkt des Kongresses stehen die Projekte, Maßnahmen und Anwendungen des IT-Planungsrats. Der IT-Planungsrat fördert die Kommunikation über politische und strategische Themen durch Veranstaltungen, die zu Information, Diskussion und Austausch einladen. CeBIT-Gemeinschaftsstand: Schaufenster der digitalen Verwaltungszukunft Der IT-Planungsrat nutzt seit 2013 die CeBIT mit einem eigenen Stand als Plattform, um seine Tätigkeit als wichtige gestaltende Kraft im Bereich von Informationstechnik und E-Government in Deutschland darzustellen. Alle Länder und der Bund beteiligen sich am Gemeinschaftsstand und laden zum Kennenlernen ihrer Projekte und Initiativen ein. Darüber hinaus hat sich der Stand des IT-Planungsrats zu einem Treffpunkt für Vertreter aus Politik und Verwaltung, Medien, Wissenschaft und Unternehmen entwickelt, die sich hier über Status, Trends und Strategien zum Thema E-Government austauschen. 11

Interoperabilität und Sicherheit IT-Standards Verbindliche IT-Standards zu setzen zählt zu den wesentlichen Aufgaben des IT-Planungsrats. Fachliche Unterstützung leistet dabei die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie hat die Aufgabe, die Entwicklung und den Betrieb von fachunabhängigen und -übergreifenden IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren. Ihre Arbeit wird durch einen Beirat gesteuert. Außerdem berät er sowohl die KoSIT als auch den IT-Planungsrat in Standardisierungsfragen. Die Standardisierungsagenda Eine wesentliche Aufgabe der KoSIT ist die Umsetzung der Standardisierungsagenda. Sie wird durch die KoSIT und deren Beirat kontinuierlich fortgeschrieben. Das stellt die Erfassung und Bearbeitung neuer oder veränderter Standardisierungsbedarfe sicher und eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, bestehende Bedarfsbeschreibungen zu konkretisieren bzw. entsprechend des aktuellen Bearbeitungsstandes anzupassen. Wie entsteht die Standardisierungsagenda? Wenn eine Stelle der öffentlichen Verwaltung den Bedarf für eine einheitliche Regelung feststellt, kann sie sich mit einem Vorschlag an die KoSIT wenden. Diese steht schon bei der Entwicklung eines Projekts beratend zur Verfügung und hilft, alle notwendigen Schritte zu benennen und in Koordinierungsstelle für IT-Standards Die Koordinierungsstelle für IT- Standards (KoSIT) koordiniert die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung. 12

einer Beschreibung zusammenzufassen. Die KoSIT schlägt zunächst ihrem Beirat und danach dem IT-Planungsrat die Projekte zur Aufnahme in die Standardisierungsagenda vor. Die Standardisierungsagenda ist das Instrument des IT-Planungsrats, um bund-länderübergreifende Standardisierungsbedarfe zu erfassen und sie gemeinsamen Standardisierungslösungen zuzuführen. Die Praxis Wie sieht die Umsetzung von Standardisierungsbedarfen in die IT-Praxis aus? Ein Beispiel dafür ist der einheitliche Zeichensatz. Er löst ein Problem, das bisher bei der Erfassung von Namen dazu führte, dass Personen oder Unternehmen aufgrund unterschiedlicher Schreibweisen in elektronischen Registern nicht gefunden oder doppelt erfasst wurden. Die Ursache war das Fehlen von Zeichen, die in Deutschland nicht, in anderen europäischen Ländern dagegen, gebräuchlich sind. Mit dem Standard UNICODE wurde eine Lösung entwickelt, die eine einheitliche Erfassung aller in Europa üblichen Buchstaben und Zeichen ermöglicht. Sie wird nun sukzessive in die Systeme der Behörden integriert. Ein weiterer vom IT-Planungsrat beschlossener nationaler Standard ist die XVergabe. Dieser Standard beendet das Inselleben zahlreicher öffentlicher Vergabeplattformen und macht sie interoperabel, so dass Bieter nunmehr über ein einheitliches Portal an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand teilnehmen können. Weitere Standardisierungsbedarfe zeichnen sich ab. Ein Beispiel dafür ist der inner- und zwischenbehördliche Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten, für den Schnittstellen zwischen den verschiedenen eingesetzten Systemen geschaffen werden. Eine Standardisierungslösung für eine sichere, länderübergreifende Ende-zu-Ende- Kommunikation (XTA) soll Servicequalität, Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten. Sie wird bereits zur Erprobung in der Justizverwaltung und beim Meldewesen eingesetzt. Die Übertragbarkeit auf andere Fachverfahren wird geprüft. 13

Die Geschäftsstelle Dienstleistungen für den IT-Planungsrat In der Geschäftsstelle laufen die Fäden der organisatorischen Unterstützung des IT-Planungsrats und seiner Gremien zusammen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommen jeweils zur Hälfte vom Bund und aus den Ländern, was den föderalen Charakter des IT-Planungsrats unterstreicht. Die im Bundesministerium des Innern angesiedelte Geschäftsstelle unterliegt der fachlichen Weisung der bzw. des jeweiligen Vorsitzenden. Die Geschäftsstelle koordiniert den mit den Aufgaben des IT-Planungsrats verbundenen Informationsaustausch zwischen Bund und Ländern. Die kommunale Ebene wird in erster Linie über die kommunalen Spitzenverbände darin eingebunden. Zudem begleitet die Geschäftsstelle die Umsetzung der Vorhaben aus dem Aktionsplan, verantwortet ein übergreifendes Projektcontrolling und bewirtschaftet die Mittel des IT-Planungsrats. Projektleiter werden koordinierend und beratend bei der Erarbeitung ihrer Projektziele unterstützt. Gleiches gilt für die Geschäfts- und Koordinierungsstellen bei der Steuerung des Betriebs gemeinsam genutzter Anwendungen. Geschäftsstelle IT-Planungsrat im Bundesministerium des Innern Alt-Moabit 140, 10557 Berlin Kontakt: Marc Schardt (Leiter Geschäftsstelle) Telefon: +49 (0)30 18 681-0 E-Mail: gsitplr@bmi.bund.de Internet: www.it-planungsrat.de Eine weitere Aufgabe betrifft die Kommunikationsund Öffentlichkeitsarbeit, wie beispielsweise die Pflege der Internetseite, die Ausrichtung von Veranstaltungen oder die Veröffentlichung von Entscheidungen des IT-Planungsrats. Die Geschäftsstelle steht für alle Themen rund um den IT-Planungsrat als Ansprechpartnerin zur Verfügung. 14

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