Amt für Gemeinden Gemeindefinanzen www.agem.so.ch Internes Kontrollsystem (IKS) und Gemeinden Vorgehen, Ergebnisse, Ausblick 15.03.2017 HRM2-Revisionskurs 2 1
Agenda Ausgangslage IKS IKS und Gemeinden Umfrage bei Gemeinden Anforderungen an IKS SO Weiteres Vorgehen 2
Ausgangslage IKS (1) Warum braucht es IKS? - Schlagzeilen «Gemeindeangestellter steckte 246 000 Franken in eigene Tasche» (Badener Tagblatt, 18.05.2016) «Bremgarten muss offene Jugendarbeit nochmals ausschreiben.» (Aargauer Zeitung, 14.10.2014) «Eggersrieder Gemeindekassier unterschlägt 2,16 Millionen» (St. Galler Tagblatt, 15.02.2007) 3
Ausgangslage IKS (2) Zielsetzungen Ein IKS soll Risiken minimieren Schäden verhindern Glaubwürdigkeit und Transparenz gegenüber allen Anspruchsgruppen (Öffentlichkeit, Einwohner, Gemeinderat, Mitarbeitende) stärken 4
Ausgangslage IKS (3) Begriff Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln des methodischen Steuerns und von Kontrollen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können. 5
Ausgangslage IKS (4) IKS im Überblick Risikobeurteilung: Erkennen von Schwachstellen Ablauforganisation (Prozesse): Dokumentation der Geschäftsprozesse Richtlinien und Arbeitsanweisungen Einführung / Dokumentation Kontrollen Aufbauorganisation: Kennen der Aufbauorganisation Trennung von Funktionen Rollen und Verantwortlichkeiten Kontrollmassnahmen / -aktivitäten Automatisierte Kontrollpunkte Systematisiertes Berichtswesen zu Handen der Entscheidungsträger 6
IKS und Gemeinden (1) Gemeindegesetz (GG) 135 bis - Internes Kontrollsystem 1 Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen. 2 Der Gemeinderat trifft die notwendigen Massnahmen, um das Vermögen zu schützen, die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen, Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Buchführung zu verhindern sowie die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten. 3 Er berücksichtigt dabei die Risikolage, das Kosten-/Nutzenverhältnis und die Gemeindegrösse. 7
IKS und Gemeinden (2) Zuständigkeit / Verantwortung nach Gesetz Der Gemeinderat legt die zu treffenden Massnahmen fest, um die gesetzlichen Zielvorgaben zu erfüllen Über die getroffenen Massnahmen ist periodisch Bericht (an GR, RPO) zu erstatten Gemeinderat trägt die Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der Massnahmen 8
IKS und Gemeinden (3) Kriterien nach Gesetz Allgemeine Risikolage der Gemeinde Verhältnismässigkeit der Massnahmen, d.h. Kosten / Nutzen Gemeindegrösse ist Rechnung zu tragen 9
IKS und Gemeinden (4) was gibt es bereits? Handbuch 3 Revisionsmodell (HRM1) Ziffer 10 und Kontrollfragen Ziffer 14.2 10
IKS und Gemeinden (5) Mögliche Schwachstellen heute Milizsystem Nebenamtliche Tätigkeiten Wechsel bei Chargierten (Kleine) Verwaltungen 1-Personen-Verwaltungen Funktionstrennung Fehlende Systematik und fehlendes Wissen Wiederkehrende Kontrollen Dokumentation der Geschäftsprozesse Kenntnisse Inhalt Reglemente / Gesetze Fehlendes Risikobewusstsein 11
Umfrage IKS bei Gemeinden (1) Ausganglage Diplomarbeit «Einführung IKS bei solothurnischen Gemeinden», 12.2016 02.2017 Ziel: Was denken die Gemeinden zum IKS? Ausbildung CASIII FHNW «Gemeinwesen» Absolventen: G. Glaus und B. von Däniken (Finanzverwalter EG Oberdorf, EG Kappel) 12
Umfrage IKS bei Gemeinden (2) Rücklauf 48 von 109 EG haben teilgenommen (44%) 24 kleine EG (< 2 000 EW), 17 mittlere EG (< 6 000 EW) und 7 grössere EG (> 6 000 EW) Nachfolgend Auszug zu ausgewählten Ergebnissen im Einklang mit Autoren: 13
Umfrage IKS bei Gemeinden (3) Bestehen in Ihrer Gemeinde bereits interne Kontrollmassnahmen? 30 ja 18 nein 14
Umfrage IKS bei Gemeinden (4) Wenn ja, welche? 4-Augenprinzip, Kollektivunterschrift, Doppelvisum, Unterschriftenregelungen Zuständigkeiten, Belegkontrollen Flussdiagramme, Arbeitsbeschriebe Workflow, IT Prozesse Eigene IKS-Organe (Finanzkontrolle, GPK ) 15
Umfrage IKS bei Gemeinden (5) Wo sehen Sie die grössten Risiken, welche ein IKS erfordern würde? Finanzbereich (Inkasso, Steuern, Zahlungsverkehr, Salärwesen, Nebenbücher) Bauverwaltung (Reglemente -> Anschlussgebühren, Gebühren) Spesenabrechnungen (Feuerwehr, Chargierte) Schnittstellenproblematik (Verwaltung-Gemeinderat- Kommissionen) Subventionswesen: Inkasso Versicherungs- und Vertragswesen 16
Umfrage IKS bei Gemeinden (6) Besteht in Ihrer Gemeinde ein IKS im Sinne eines ganzheitlichen Systems? 2 ja, 46 nein Wer sollte oberstes Kontrollorgan für IKS sein? 17
Umfrage IKS bei Gemeinden (7) Wie stehen Sie der Einführung eines IKS in Ihrer Gemeinde gegenüber? Eher positiv: 54% Eher skeptisch, negativ: 35% Wo sehen Sie Vorteile des IKS bei Einführung in Ihrer Gemeinde? 18
Umfrage IKS bei Gemeinden (8) Wo sehen Sie die Schwächen des IKS bei Einführung in Ihrer Gemeinde? 19
Umfrage IKS bei Gemeinden (9) Zwischenfazit Es bestehen bereits heute interne Kontrollmassnahmen in den solothurnischen Gemeinden Ein Risikodenken, respektive Risikobewusstsein ist vorhanden Es fehlt jedoch eine eigentliche Systematik Vorteile des IKS werden mehrheitlich gesehen Skepsis resultiert aufgrund von Befürchtungen gegenüber «Papiertigerübungen», fehlender politischer Akzeptanz oder fehlender personeller Ressourcen 20
Anforderungen IKS SO (1) Ziele 1. bewusster Umgang mit (Finanz-) Risiken 2. unterstützend zur Verbesserung der Arbeitsabläufe 3. Wirksamkeit der Kontrollmassnahmen überprüfen 4. dokumentieren, bewerten der Kontrollmassnahmen 5. Kosten- / Nutzen muss stimmen 6. Umfang ist abhängig von Gemeindegrösse 7. Bericht gegenüber Rechnungsprüfungsorgan und Gemeinderat erstatten 21
Anforderungen IKS SO (2) Konzeptidee Pflicht zum IKS nach Gemeindegrösse bezüglich Umfang abgestuft IKS soll auch «einfach» und wirkungsvoll sein Fokussierung auf betrieblichen Nutzen geringer administrativer Aufwand «So schlank wie möglich, so detailliert wie nötig» 22
Anforderungen IKS SO (3) Mindestanforderungen Umfang und Form Zentrale Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten identifizieren und Risiken benennen Systematische Kontrollmechanismen einführen Berichtsform (en) einführen Beispiele wichtige Geschäftsprozesse Finanz- und Steuerwesen: Bezug, Betreibung, Bewirtschaftung Debitoren, Verlustscheine Bauwesen: Vergabe Bauaufträge (Submission), Inkasso, Erschliessungs- und Anschlussgebühren Lohnwesen: Löhne, Entschädigungen, Versicherungswesen Schulwesen: 23
Anforderungen IKS SO (4) IKS nach «Kleidergrösse» Ausgestaltung IKS nach Gemeindegrösse Mögliche Aufteilung: S (small) = Gemeinden bis 2 000 Einwohner (68) M (medium) = Gemeinden bis 5000 Einwohner (29) L (large) = Gemeinden ab 5 001 Einwohner (12) «Je grösser die Gemeinde desto mehr IKS» Anzahl der zur regelnden IKS-Prozesse Grad und Form der Berichterstattung Institutionalisierungsform: Aufgabe Gemeinderat, RPK- Aufgabe oder IKS-Beauftragter 24
Anforderungen IKS SO (5) Beispiel IKS nach «Kleidergrösse» Kategorie Prozesse S M L Steuerinkasso a) a) a) Anschlussgebühren b) a) a) Personal/Löhne b) b) a) Legende: a) zwingend notwendig b) fakultativ 25
Weiteres Vorgehen Ausführungsbestimmungen im HBO-Kapitel 25 «IKS» werden vom Kanton im 2017 erarbeitet Pilotierung mit Testgemeinden in Prüfung Einführung frühestens ab Rechnungsjahr 2018 -> Ressourcenschonung Aufnahme IKS-Bestimmung in Gemeindeordnung vgl. Musterreglement Internet 26
Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 27