SupplyOn SupplyOn WebEDI Dokumentation Download Gutschriftsanzeigen Version vom 23.11.2014
SEITE - 2 - Allgemeines SupplyOn WebEDI bietet die Möglichkeit, die vom einkaufenden Unternehmen an WebEDI übertragenen Nachrichten in einer Zwischendatei lokal zu speichern, um sie anschließend mit einem beliebigen Programm weiterverarbeiten zu können. Das Ziel der Weiterverarbeitung des Nachrichtentyps Gutschriftsanzeige ist der Abgleich der Gutschriftsbeträge mit dem internen Buchhaltungssystem des Lieferanten. Der Umfang der Nachrichten, die in die Zwischendatei übernommen werden, entspricht dem Selektionskriterium in der jeweiligen Ansicht von WebEDI (z.b. letzte Nachrichten, nur neue Nachrichten), in der die Option Download angeklickt wird. Struktur der Daten SupplyOn bietet zwei Formate für den Download an: ein CSV Format und das Format VDA 4908. VDA Format: Das Download Format des Lieferabrufs entspricht der VDA Richtlinie Datenfernübertragung von Gutschriftsanzeigedaten (4908). Die Spezifikation VDA 4908 kann aus dem Internet unter www.vda.de (Service Bestellung VDA- Empfehlungen) herunter geladen werden. Hinweis: Das VDA-Format enthält weniger Daten als das CSV-Format. Das VDA Format ist gegenüber der Version vom 28.02.2005 unverändert. Beispieldatei VDA 82104W01 3030 0001400015050214 DE123456789 neuneuneu 822030002222304052102043000000000000001000000000000000000000032000000000020 0001EUR 0 00000000 82303654322 30 040521000000000000010000000000000000000000000000000000232001 Mina Müller 8240304JKL2 0000000100000PCE99000000000200000000000200001000000000000000000000000000000 000 829030000001000000100000010000001000000000000000000000000000100000000000000 003200000000002000010 CSV Format: CSV steht für Comma Separated Values und bedeutet, dass die einzelnen Felder in dieser Datei durch ein spezielles Zeichen voneinander getrennt sind. Hier sind die Felder durch ein Semikolon voneinander getrennt. Dieses Trennzeichen ist für das Programm von Bedeutung, das die Gutschriftsdaten zur Weiterverarbeitung in das Buchhaltungssystem des Lieferanten einliest.
SEITE - 3 - Jede CSV-Datei hat folgenden Aufbau: Die CSV-Datei ist zeilenweise aufgebaut: Die erste Zeile ist eine Überschriften- oder Kopfzeile in der von Benutzer eingestellten Sprache. Alle nachfolgenden Zeilen enthalten die Daten. Das Trennzeichen für alle Felder, auch die in der Kopfzeile, ist das Semikolon. Die Felder in der Kopfzeile enthalten die Feldbezeichnungen für alle nachfolgenden Datenzeilen. Beispiel: Das erste Feld der ersten Zeile hat den Inhalt 'Dokumentennummer' und das erste Feld der zweiten Zeile den Inhalt '22223'. Demnach ist '22223' die Gutschriftsnummer. Enthält die Downloaddatei mehr als eine Gutschrift, gehören alle Zeilen mit derselben Gutschriftsnummer zum selben Beleg. Die Feldbezeichnungen der Kopfzeile entsprechen den Feldbezeichnungen, die Sie am Bildschirm bzw. auf dem Ausdruck sehen. Bei der Reihenfolge der Felder innerhalb einer Zeile wurden sachlogische Aspekte berücksichtigt. Datenfelder, die keinen Inhalt haben, bleiben leer, d.h., hier stehen zwei Semikola hintereinander. Datenfelder erhalten keine zusätzlichen Füllzeichen, wie führende Nullen oder nachlaufende Leerzeichen. Die Gutschriftsdaten in der CSV-Datei haben folgende Eigenschaft: Jede Zeile enthält - neben allen anderen Daten - genau eine Gutschriftsposition. Beispieldatei CSV: Dokumentennummer;Dokumentendatum;Kunden-Nr.;Lieferanten- Nr;Übertragungs-Nr. alt;übertragungs-nr. neu;nachrichtendatum;liefer- /Leistungsdatum (Kopf);Name Lieferant;USt-ID Lieferant;Kundenname;USt-ID Kunde;Kundenwerk;Zahlungsfrist;Währung;steuerpflichtiger Betrag;USt.Betrag;Bruttobetrag;Sachnummer Kunde;Bestell- Nr.;Bestellpos.;Lieferschein-Nr.;Versanddatum;Liefer- /Leistungsdatum;Menge;Mengeneinheit;Vorgangscode;Empfangsdatum;WE- Beleg;Preiseinheit;Preis;USt- Satz;Nettobetrag;USt.Betrag;Bruttobetrag;Zu/Abschlag Betrag 1;Zu/Abschlag Schlüssel 1;Zu/Abschlag Knz 1;Zu/Abschlag Betrag 2;Zu/Abschlag Schlüssel 2;Zu/Abschlag Knz 2;Zu/Abschlag Betrag 3;Zu/Abschlag Schlüssel 3;Zu/Abschlag Knz 3;Zu/Abschlag Betrag 4;Zu/Abschlag Schlüssel 4;Zu/Abschlag Knz 4;Zu/Abschlag Betrag 5;Zu/Abschlag Schlüssel 5;Zu/Abschlag Knz 5;Zu-/Abschlag Gesamt;Lieferavis;Sachnummer Lieferant;caption not set (1);caption not set (2);caption not set (3);caption not set (4);caption not set (5);caption not set (6);caption not set (7);caption not set (8);caption not set (9);caption not set (10);caption not set (11);caption not set (12);Steuerbetrag in %;Lokaler Wechselkurs d. Mehrwertsteuer;Datum für lokalen Wechselkurs d. Mehrwertsteuer;Gesamtbetrag in %; 71210570;25.10.2013;000000000;SLE3BLE1;HBAI5;882;25.10.2013;;#;00000 000000000;BYName2;;PBLE1CP003;25.11.2013;JPY;1523100.00;;1523100.0 0;8905503560;;;40770647;23.11.2013;;30000;EA;A04;24.11.2013;;100;5077.0
SEITE - 4-0;0.00;1523100.00;;0.00;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;1001.19;20.034;10.10.2013;1020.0 1; Formatbeschreibung In der folgenden Tabelle finden Sie die Beschreibungen aller Felder, welche die CSV-Datei umfasst. Diesen Beschreibungen können Sie u.a. entnehmen, welche Namen und Bedeutungen diese Felder haben, welche Daten in welchen jeweiligen Feldern enthalten sind, und welche weiteren Eigenschaften vorhanden sind (zum Beispiel die maximale Feldlänge oder ob es sich um ein Muss- oder Kann-Feld für den Besteller handelt). Status: Muss= Mussfeld, Kann = Kannfeld Länge = maximale Länge Typ: an = alphanumerisch, n= numerisch Änderungen gegenüber der vorhergehenden Version sind rot markiert. Datenstruktur des Downloads Gutschriften von SupplyOn WebEDI Gutschriftnummer 1 10 n M Identnummer, die der Kunde einer Gutschrift zuteilt. Gutschriftdatum 2 10 n M Im Format TT.MM.JJJJ Kunden-Nr. 3 20 an M Identnummer, die der Lieferant einem Kunden zuteilt. Alle Daten einer Satzstruktur, die das Feld Kunden-Nr. enthält, unterliegen dem Datenschutz. Lieferanten-Nr. 4 20 an M Identnummer, die der Kunde einem Lieferanten (Vertragsnehmer) zuordnet. Alle Daten einer Struktur, die das Feld Lieferanten-Nr. enthält, unterliegen dem Datenschutz. Übertragungs-Nr. alt 5 5 n M Kennung, die von der EDI-Schnittstelle des Kunden bei Übertragung der vorhergehenden Nachricht vergeben wurde. Übertragungs-Nr. neu 6 5 n M
SEITE - 5 - Kennung, die von der EDI-Schnittstelle des Kunden bei Übertragung der aktuellen Nachricht vergeben wurde. Nachrichtendatum 7 10 n M Im Format TT.MM.JJJJ Liefer-/ Leistungsdatum (Kopf) 8 10 n M Format TT.MM.JJJJ Name Lieferant 9 35 an M Organisationsname/Unternehmensbezeichnung des liefernden Unternehmens. USt-ID Lieferant 10 20 an M Umsatzsteuernummer des Lieferanten Kundenname 11 35 an M Organisationsname/Unternehmensbezeichnung des Kunden, an den geliefert werden soll USt-ID Kunde 12 20 an M Umsatzsteuernummer des Kunden Kundenwerk 13 14 an M Werksnummer des Kundenwerks, an das geliefert werden soll. Verschlüsselte Form des Kunden. Zahlungsfrist 14 10 n M Im Format TT.MM.JJJJ Währung 15 3 an M Währungsschlüssel nach ISO 4217 steuerpflichtiger Betrag 16 13 n K Nettobetrag auf Positionsebene USt.Betrag 17 13 n K Steuerbetrag auf Positionsebene Bruttobetrag 18 13 n M Bruttobetrag auf Positionsebene, Summe aus Nettobetrag und Steuerbetrag Sachnummer Kunde 19 22 an M Identnummer, die der Kunde einem Artikel oder einer sonstigen Leistung zuordnet. Bestell-Nr. 20 12 an M Identnummer, die der Kunde einer Bestellung bzw. einem Rahmenabschluss zuteilt. Bestellpos. 21 6 an K Bestellposition
SEITE - 6 - Lieferschein-Nr. 22 15 an M Lieferscheinnummer der beim Kunden verbuchten Lieferung. Versanddatum 23 21 n M Liefer-/ Leistungsdatum (Position) Im Format TT.MM.JJJJ oder TT.MM.JJJJ-TT.MM.JJJJ 24 10 n M Format TT.MM.JJJJ Liefermenge 25 35 n M Menge der beim Kunden verbuchten Lieferung. Mengeneinheit 26 3 an M Verschlüsselte Form nach UN/ECE (recommendation 20). Vorgangscode 27 3 an K A01 Wareneingang A02 Korrektur Wareneingang A03 Rücksendung A04 Konsignationsmaterial A05 Transportschaden A99 Sonstiges Empfangsdatum 28 10 n K Im Format TT.MM.JJJJ WE-Beleg 29 14 an M Identnummer, die der Kunde einem Wareneingang zuteilt. PE 30 9 n M Preiseinheit (1, 100 ) Preis 31 13 n M Preis pro Einheit USt-Satz 32 4 n K Umsatzsteuersatz Nettobetrag 33 13 n M Nettobetrag auf Positionsebene: (Menge/Preiseinheit) * Preis pro Einheit USt.Betrag 34 13 n M Steuerbetrag auf Positionsebene Bruttobetrag 35 13 n M Bruttobetrag auf Positionesabene (Nettobetrag + Steuersatz)
SEITE - 7 - Zu/Abschlag Betrag 1 Zu/Abschlag Betrag 2 Zu/Abschlag Betrag 3 Zu/Abschlag Betrag 4 Zu/Abschlag Betrag 5 Zu/Abschlag Schlüssel 1 Zu/Abschlag Schlüssel 2 Zu/Abschlag Schlüssel 3 Zu/Abschlag Schlüssel 4 Zu/Abschlag Schlüssel 5 Zu/Abschlag Knz 1 Zu/Abschlag Knz 2 Zu/Abschlag Knz 3 Zu/Abschlag Knz 4 Zu/Abschlag Knz 5 36 39 42 45 48 13 n K Absoluter Betrag des Zu- oder Abschlags auf Positionsebene. 37 40 43 46 49 M...Zuschlag H...Abschlag 38 41 44 47 50 3 an K 2 an K Kennung des Zu- oder Abschlags. Die Definition der Kennung legt der Kunde fest. Zu-/Abschlag Gesamt 51 13 n K Absoluter Betrag des Zu- oder Abschlags auf Kopfebene (Summe aller Zu- und Abschläge auf Positionsebene). Sendung 52 35 an K Vom Lieferanten vergebene Sendungsnummer der Lieferung. Sachnummer Lieferant 53 35 an K Flexibles Feld 1 Flexibles Feld 2 Flexibles Feld 3 Flexibles Feld 4 Flexibles Feld 5 Flexibles Feld 6 Flexibles Feld 7 Flexibles Feld 8 Flexibles Feld 9 Identnummer, die der Lieferant einem Artikel oder einer sonstigen Leistung zuordnet. 54 55 56 57 58 59 60 61 62 15 an K Der Feldbezeichner wird durch den Kunden festgelegt.
SEITE - 8 - Flexibles Feld 10 Flexibles Feld 11 Flexibles Feld 12 63 64 65 50 an K Der Feldbezeichner wird durch den Kunden festgelegt. Steuerbetrag in % 66 13 n K Lokaler Wechselkurs d. Mehrwertsteuer Datum für lokalen Wechselkurs d. Mehrwertsteuer Steuerbetrag in Lokalwährung (% wird ersetzt durch Währungsbezeichner wenn vorhanden z.b. EUR) 67 13 n K Wechselkurs zwischen Gutschriftswährung und Lokalwährung 68 10 an K Datum des Wechselkurs Gesamtbetrag in % 69 13 n K Gesamtbetrag in Lokalwährung (% wird ersetzt durch Währungsbezeichner wenn vorhanden z.b. EUR) Download der Daten Für die Weiterverarbeitung der lokal gespeicherten Gutschriftsdaten muss ein Programm beim Lieferanten installiert werden, das diese Daten in das interne Buchhaltungssystem einliest. Zusammenfassung Der Download von Nachrichten ermöglicht es den Lieferanten, die Erfassung und Weiterverarbeitung von Gutschriftsdaten zu automatisieren. Ablauf: Auswählen der Nachrichten in SupplyOn WebEDI, die lokal gespeichert werden sollen. Dies sind in der Regel nur die neu eingegangenen Nachrichten. Zwischenspeichern der Datei auf einem lokalen Laufwerk. Importieren und Verarbeiten der Zwischendatei im Buchhaltungssystem des Lieferanten.