E-BILLING: ESD ENHANCED SEARCH & DOWNLOAD

Transkript

1 ESD ENHANCED SEARCH & DOWNLOAD Stand: Mai 2011

2 ESD umfasst zusätzliche Funktionen, die für den Kunden im e-billing Portal eingerichtet werden können: Downloads mit Mehrfachauswahl (Auswahl mehrere Rechnungen gleichzeitig) Individuelle Download-Inhalte erstellen und speichern (z.b. Auswahl einzelner Datenfelder für individuelle Datenextrakte) Automatisierte Suche & Downloads von Frachbriefnummern pro Rechnung (anstelle von Einzelaufrufen pro Frachtbriefnummer)

3 1. Schritt: Auswahl der Kundennummern / Rechnungen Schaltfläche Suche auswählen. Hier können dann Suchkriterien eingetragen werden, anhand derer man anschließend die Mehrfachauswahl vornehmen kann. Suche auswählen Nach Eingabe der Suchkriterien die Suche durchführen

4 2. Schritt: Auswählen der Rechnungen Die Rechnungen markieren, für die man Daten und Frachtscheinkopien erhalten möchte. 2. Nach dem Markieren der Rechnungen auf den Button herunterladen klicken 1. Relevante Rechnungen markieren

5 3. Schritt: Auswahl der benötigten Daten Im nächsten Schritt lassen sich die gewünschten Dateiformate markieren, in denen man die Daten und Frachtscheinkopien erhalten möchte. Entsprechend dieser Auswahl wird die Gesamtzahl der Dateien angezeigt, für die der Download erfolgt. Wählt man das Dateiformat CSV aus, erscheint ein weiterer Button Erstellung individuelles Format, den man in diesem Fall betätigen muss. Falls CSV markiert, bitte weiter mit dieser Schaltfläche

6 4. Schritt: Definition des individuellen Dateiformats (bei Auswahl der Downloads als CSV-Dateien) Man kann entweder alle verfügbaren Datenfelder der CSV Datei übernehmen oder selbst ein Format nach individuellen Anforderungen zusammenstellen und abspeichern. Möglichkeiten, die für die Erstellung einer individuellen Datenstruktur zur Verfügung stehen.

7 5. Schritt: Dateien downloaden Wurden alle Einstellungen vorgenommen und erscheint der Hinweis erfolgreich geladen, wird das individuelle CSV-Format zum Download der Dateien verwendet. Falls das Feld Verkettet markiert ist, werden alle angeforderten Daten in einer Datei zusammengestellt und heruntergeladen. Über den Klick auf den Button Done gelangt man zurück zum Downloadcenter.

8 6. Schritt: Download der Dateien durchführen Mit einem Klick auf den Button herunterladen startet der Download. An diesem Hinweis sieht man, wenn ein individuelles CSV Format zum Download verwendet wird. Download anfordern

9 7. Schritt: Zusammenstellung der Daten Hier wird der Fortschritt des Downloads angezeigt. Je nach Anzahl der angeforderten Dateien kann dieser Vorgang einige Zeit dauern. Hier wird der Fortschritt des Download-Prozesses angezeigt.

10 8. Schritt: Speicherung der Download-Dateien Durch einen Klick auf den Button Retrieve können alle Download-Ergebnisse in einer Datei gespeichert werden (über den normalen Speicher-Dialog in Windows), um diese dann später einzeln für die Rechnungsbearbeitung verwenden zu können. Die Daten sind nun alle zusammengestellt.

11 9. Schritt: Speicherung der Download-Dateien Nun kann der Nutzer auswählen, wo die Dateien (zusammengefasst in einer ZIP Datei) gespeichert werden sollen.

12 10. Schritt: Ansicht der einzelnen Download-Dateien Nun können die in der ZIP Datei enthaltenen Daten weiter verarbeitet werden: PDF Rechnung PDF Verifikationsreport CSV Datei TIF Frachtscheine TEXT download report ( images not found )

13 11. Schritt: Rückkehr zur Rechnungsübersicht im e-billing Portal Durch den Klick auf den Link < zurück zur Rechnungsübersicht gelangt man zur Rechnungsübersicht im e-billing Portal, um andere Funtkionen nutzen zu können: