Beta Update Mitarbeitermanagement Februar 2014 Update der Beta-Version St. Gallen
Erklärung der Icons Die Icons, welche in jeder Update-Kommunikation verwendet werden, haben folgende Bedeutung: Neuerung (aktiv) Direkt wirksam, ohne dass etwas aktiviert oder eingeblendet werden muss. Neuerungen (ausgeblendet) Einige der Neuerungen müssen zuerst aktiviert oder eingeblendet werden, um zur Anwendung zu gelangen. Den Anpassungsmodus erreichen Sie über «Ansicht anpassen» in der obersten Navigation. Neuerungen mit Anpassungsbedarf Bei wenigen Neuerungen ist es wichtig und notwendig, dass ein Administrator Anpassungen vornimmt. Diese sind zusätzlich mit dem Blitz markiert. Information Seite 2
Inhaltsverzeichnis [1/2] Allgemeine Neuerungen S. 5 Cloud SSO für ADFS Neuerungen des Outlook-Plugins Hilfetext für Fähigkeiten Visuelle Attraktivität der Dashboards Erhöhung der Sicherheit beim Passwort ändern Neuerungen im Modul Veranstaltungen S. 12 E-Mail an Vorgesetzte von Veranstaltungsteilnehmern Neuerungen im Modul Umfragen S. 14 Umfragen für Austrittsinterview Seite 3
Inhaltsverzeichnis [2/2] Neuerungen im Modul Nachfolgeplanung S. 16 Stellenerfassung und interne Ausschreibung auf dem Stellenmarkt Für Mitarbeiter: Bewerbung einreichen, einsehen und vervollständigen Alle Bewerbungen auf eine Stelle sehen und beurteilen Kommunikationshilfen Neuerungen im Modul Organigramm S. 26 Zusätzlich Wissenswertes S. 29 Übersicht der Links zur Online-Hilfe Seite 4
Allgemeine Neuerungen
Cloud SSO für ADFS Diese Neuerung wurde für ein vereinfachtes Login in die umantis Lösung umgesetzt. Die Haufe-umantis Cloud SSO Komponente bietet einen direkten Zugang aus dem unternehmensinternen Active Directory. Dies bedeutet für die Benutzer, dass diese sich nicht nochmals extra für die umantis Lösung anmelden müssen. Die ersten 10 umantis-kunden haben ihre Lösung bereits erfolgreich über unser Cloud SSO an ihr Microsoft Active Directory angeschlossen. Nun wird die kostenpflichtige Zusatzkomponente allen Kunden angeboten. Für die Anbindung an ein bestehendes ADFS ist circa ein Tag technische Beratung von Haufe-umantis und entsprechend ein Tag eines ADFS-Technikers auf Ihrer Seite nötig. Die Miete beläuft sich auf 20% eines regulären Moduls. Für ein konkretes Angebot wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Haufe-umantis. Weitere Informationen finden Sie unter Online-Hilfe Single Sign On. Seite 6
Neuerungen des Outlook-Plugins Die Bedienung des Plugins wurde mit der Windows-Authentifizierung vereinfacht. Ebenso ist nun eine separate Auswahl von E-Mail-Attachments für den Import in die Lösung möglich. Das Outlook-Plugin ist in einer 32-Bit und 64-Bit Version verfügbar. Genauere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Seite 7
Hilfetext für Fähigkeiten [1/2] Vereinfachen Sie die Bewertung des Mitarbeiters durch den Vorgesetzten. Definieren Sie Bewertungsmassstäbe für die einzelnen Fähigkeiten. Hinterlegen Sie diese in Form von Hilfetexten für eine präzisere Beurteilung. Der Hilfetext wird als Hinweis durch einen Klick auf das Info-Symbol in einem eigenen kleinen Fenster angezeigt. Seite 8
Hilfetext für Fähigkeiten [2/2] Zur Erfassung der Hilfetexte navigieren Sie in den Einstellungen zu den Auswahllisten und wählen dort den Menüpunkt «Fähigkeitslisten» an. Details finden Sie der Online-Hilfe. Seite 9
Visuelle Attraktivität der Dashboards Das Design einiger Dashboards wurde zeitgemäss angeglichen. Individuell angepasste Dashboards erscheinen im bisherigen Design. Bei Fragen wenden Sie sich an unseren Support. Seite 10
Erhöhung der Sicherheit beim Passwort ändern Damit Passwörter nicht missbraucht werden können, muss neu beim Ändern des Passwortes das alte Passwort nochmals eingegeben werden. Seite 11
Neuerungen im Modul Veranstaltungen
E-Mail an Vorgesetzte von Veranstaltungsteilnehmern Auf der Teilnehmerübersicht einer Veranstaltung sowie auf der Anmeldungsübersicht aller Veranstaltungen können nun direkt über die Mehrfachaktion «E-Mails ab Vorlage an Vorgesetzte» gesendet werden. Die [Empfaenger._]-Variablen werden dabei mit Daten des Vorgesetzten gefüllt, [Person._]-Variablen mit Daten des ausgewählten Mitarbeiters. Top Labs-Idee: E-Mail ab Vorlage an Vorgesetzten senden Seite 13
Neuerungen im Modul Umfragen
Umfragen für Austrittsinterview Nur bei Anonymität sind die Mitarbeiter auch bereit, ehrliche Antworten bezüglich Ihrem Austritt preiszugeben. Aus diesem Grund wurden die Umfragen dementsprechend erweitert. Neu kann daher unter den Einstellungen die Anonymität der Antworten angewählt werden. Detaillierte Informationen finden Sie in der Online-Hilfe. Seite 15
Neuerungen im Modul Nachfolgeplanung
Erweiterungen im Modul Nachfolgeplanung Zu einer guten Nachfolgeplanung zählt auch die Besetzung der entsprechenden Stellen. Oftmals macht es Sinn zunächst innerhalb des eigenen Unternehmens nach geeigneten Nachfolgern Ausschau zu halten. Für einen möglichst einfachen Stellenbesetzungsprozess wurden mehrere neue Teile in die Nachfolgeplanung unter dem Reiter Stellen integriert. Dazu gehören: Stellenerfassung und interne Ausschreibung auf dem Stellenmarkt Für Mitarbeiter: Bewerbung einreichen, einsehen und vervollständigen Alle Bewerbungen auf eine Stelle sehen und beurteilen Kommunikationshilfen Hinweis: Personen mit der Modulrolle «Nachfolgeplanung» haben eine volle Zugriffsberechtigung. Die Sichtbarkeit der einzelnen Stellenausschreibungen lässt sich durch die Organisationseinheiten festlegen. Seite 17
Stelle erfassen: Ausschreibungsinhalte Bevor eine Stelle ausgeschrieben wird, werden die Ausschreibungsinhalte sowie die Selektionsfragen an die Bewerber erfasst. Beide Komponenten werden in den gewünschten Sprachen formuliert und anschliessend zur Ausschreibung freigegeben. Seite 18
Stelle ausschreiben: Einstellungen und Publikation Wurden Inhalte in einer Sprache freigegeben, kann der Stellenausschreibung unmittelbar auf ein festgelegtes Datum publiziert werden. Durch die Ausschreibungseinstellungen ist eine gezielte Einschränkung der Sichtbarkeit möglich. Seite 19
Interner Stellenmarkt Der interne Stellenmarkt (Intranet) bietet den Mitarbeitern eine Übersicht der Stellenangebote, welche gezielt für sie ausgeschrieben worden sind. Es besteht die Möglichkeit, die publizierten Nachfolgeplanstellen (Ausschreibung) zu betrachten und sich direkt auf Stellenangebote zu bewerben. Seite 20
Bewerben als Mitarbeiter Mitarbeiter können sich auf dem internen Stellenmarkt (unter dem Reiter Unternehmen, Stellenmarkt) direkt auf eine Stelle bewerben. Im Mitarbeiterprofil befindet sich der Reiter «Meine Bewerbungen», welcher einen Überblick der versendeten Bewerbungen bietet. Ebenso können aktive Bewerbungen durch den Mitarbeiter selbst wieder zurückgezogen werden. Seite 21
Bewerberübersicht In der Bewerberübersicht sind alle offenen Bewerbungen auf einer Stelle ersichtlich. Das Anschreiben von mehreren Bewerbern zum gleichen Zeitpunkt, die Zuweisung der Bewerber in einen Pool oder in die Nachfolgeplanung sowie weitere Aktionen stehen als Mehrfachaktion zur Verfügung. Seite 22
Bewerbung Die Detailansicht einer Bewerbung beinhaltet die hochgeladenen Unterlagen sowie einen Auszug aus dem in umantis erfassten Lebenslauf des Mitarbeiters. Seite 23
Beurteilung Im Reiter Beurteilung kann eine Bewertung des Bewerbers vorgenommen werden. Zudem sind die Antworten auf die Selektionsfragen ebenso ersichtlich. Seite 24
Kommunikation Unter dem Reiter Kommunikation sind alle E-Mails und Kontaktnotizen im Zusammenhang mit der Bewerbung zu finden. Eine direkte Kommunikationsaufnahme mit dem Bewerber ermöglicht eine vereinfachte Korrespondenz. Seite 25
Neuerungen im Modul Organigramm
Organigramm End-of-Support alter Orgmanager: Der alte Orgmanager wurde komplett durch das neue Echtzeit Organigramm abgelöst. Aus diesem Grund wird ab dem 1.6.2014 der Support für den alten Orgmanager eingestellt. Organigramm-freeze der kundenangepassten Templates*: Sind Sie im Besitz eines angepassten Templates, so wird mit diesem Beta-Update ein Freeze des aktuellen Organigrammstandes vorgenommen. Dies soll Ihnen maximale Stabilität garantieren, um Ihren Organigrammstand bei Updates nicht zu beeinträchtigen. Möchten Sie Updates des Organigrammes erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Support bzw. an Ihren umantis Berater. Kleinere Bugfixes * Bitte beachten Sie, dass kundenangepasste Organigramme keine automatischen Updates erhalten können, da diese vom umantis-standard abweichen. Jedes dieser Organigamme muss individuell angepasst werden. Seite 27
Navigation zum Organigramm Um Ihnen das Finden von Mitarbeitern im Organigramm zu erleichtern, wurde das Organigramm nun auch in die Suchfunktion von umantis integriert. Es bestehen folgende drei Optionen, um zum Organigramm zu gelangen: Über das Mitarbeiterverzeichnis (/Employment/Current) Über die Aktionen in der Mitarbeiterakte (/Employment/Current/MA-Nr/Profile/Person) Über die Aktionen im SelfService (/SelfService/Social?containerpath=/SelfService /People/MA -Nr/Profile) Seite 28
Zusätzlich Wissenswertes
Übersicht der Links zur Online-Hilfe Allgemeine Neuerungen S. 5 Cloud SSO für ADFS: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/single_sign_on Neuerungen des Outlook-Plugins: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/outlook-plugin Hilfetext für Fähigkeiten: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/f%c3%a4higkeiten Neuerungen im Modul Umfragen S. 14 Umfragen für Austrittsinterview: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/umfragen Neuerungen im Modul Nachfolgeplanung S. 16 https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/stellen_%28mitarbeitermanagement%29 Seite 30
Wir wünschen Ihnen viel Freude mit den neuen Funktionen von umantis! Haufe-umantis AG Unterstrasse 11, 9001 St.Gallen T +41 71 224 01 01, F +41 71 224 01 02 www.umantis.com, umantis@haufe.com