WICHTIGE INFORMATION! Ab Januar 2012: Papierlose Abrechnung für alle Leistungsbereiche 28.10.2011 Sehr geehrte Frau Kollegin, sehr geehrter Herr Kollege, gemäß 295 SGB V in Verbindung mit der entsprechenden Vereinbarung zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und dem GKV-Spitzenverband sind alle KZVen verpflichtet, den Krankenkassen die bisher überwiegend auf Papier übersandten Abrechnungsdaten ab dem 01.01.2012 im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln. Diese Vorgabe gilt für alle vertragszahnärztlichen Leistungen und betrifft den Abrechnungsweg KZV Krankenkasse. Die Krankenkassen erhalten durch die elektronische Datenübertragung keine zusätzlichen Daten. Darüber hinaus gilt gemäß 295 SGB V auch die grundsätzliche Verpflichtung der Praxen zur elektronischen Datenlieferung an ihre KZV. Dies bedeutet, dass alle Abrechnungsdaten aller Abrechnungsbereiche bis hin zur Laborrechnung der KZV elektronisch zur Verfügung gestellt werden sollten. Mit unserem Rundschreiben 6/2011 vom 27.06.2011 haben wir Ihnen bereits die Informationen der KZBV zur elektronischen Übermittlung der Fremdlaborrechnungen zugesandt. Als Anlage hatten wir ein Schreiben zur Weiterleitung an Ihr Zahntechniklabor beigefügt, welches auch diesem Sonderrundschreiben nochmals beiliegt. Falls noch nicht geschehen, sprechen Sie bitte in jedem Fall mit Ihrem Labor, um sicherzustellen dass Sie ab Januar die Fremdlaborrechnungen als Daten in Ihr Praxisverwaltungssystem übernehmen können. Da ab Januar 2012 nicht nur wie bisher KCH, KFO und ZE elektronisch übermittelt werden sollten, sondern auch PAR und KBR, wurden von der KZBV die notwendigen Module entwickelt und den Softwareherstellern zur Verfügung gestellt, um sie in die Programme einzubauen. Die Softwareanbieter befinden sich derzeit im Verfahren der Eignungsfeststellung (KZBV) für die Möglichkeit der elektronischen Abrechnung in allen Abrechnungsbereichen. Sobald Ihr Programmanbieter die Eignungsfeststellung von der KZBV erhalten hat, wird dieser Module und Updates zur papierlosen Datenübertragung an die KZV ausliefern können. Als Anlage zu diesem Schreiben finden Sie eine umfangreiche Liste mit Fragen und Antworten zur papierlosen Abrechnung ab 2012, aus der Sie detaillierte Informationen entnehmen können. In dieser Liste finden Sie zudem Hinweise zu alternativen Abrechnungswegen in den Leistungsbereichen PAR, KBR und KFO über das Serviceportal der KZV Berlin. Ihre KZV wird Sie bei diesem Umstellungsprozess bestmöglich und umfassend unterstützen. Wir werden Sie weiterhin zeitnah informieren. Mit freundlichen Grüßen Dr. Karl-Georg Pochhammer Stellvertretender Vorsitzender des Vorstandes Peter Rohde Abteilungsleiter IT Neue Telefonhotline zur papierlosen Abrechnung ab 2012 Für Ihre Fragen zur papierlosen Abrechnung ab 2012 haben wir eine Hotline mit der Telefonnummer 89004 408 eingerichtet. Anfragen per E-Mail senden Sie bitte an: dta2012@kzv-berlin.de Informationsveranstaltung zur Onlineabrechnung! Alle Praxen, die bisher noch nicht an der Onlineabrechnung teilnehmen, finden als Anlage zu diesem Schreiben eine Einladung zu einer Informationsveranstaltung, in der wir das Serviceportal vorstellen und alle Fragen rund um die Onlineabrechnung leicht verständlich erläutern werden.
Allgemeine Fragen zur papierlosen Abrechnung ab 2012 Ist die papierlose Abrechnung mit der KZV verpflichtend oder kann auch weiterhin Papier eingereicht werden? Können weiterhin Disketten eingereicht werden oder ist die Onlineabrechnung verpflichtend? Kann anstelle der Diskette auch ein USB-Stick oder eine CD-ROM eingereicht werden? Verändern sich durch die papierlose Abrechnung die Verwaltungskosten ab 2012? Die papierlose Abrechnung wird ab 2012 zum Standard in allen Abrechnungsbereichen. Da dies allerdings nicht sofort für alle Praxen umsetzbar sein wird, wird es entgegen anders lautender Mitteilungen (z.b. von Praxis-Software-Herstellern) vorerst keinen DTA-Zwang für die Praxen in Berlin geben. Es wird jedoch differenzierte Verwaltungskosten und fallbasierte Erfassungsgebühren für Papier-Einreichungen geben. Eine Einreichung von Disketten wird voraussichtlich nur noch bis Ende 2012 möglich sein. Aktuelle Computer haben kein Diskettenlaufwerk mehr und die Beschaffung von neuen Disketten wird immer schwieriger. Zudem haben die in der KZV eingesetzten Geräte zur Massenverarbeitung von Disketten das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. Instandhaltung und Funktionsfähigkeit der Geräte werden in Kürze nicht mehr gewährleistet sein und verursachen bereits heute erheblich Kosten. Wir empfehlen deshalb allen Praxen, die ihre Abrechnung bisher noch per Diskette bei der KZV eingereicht haben, den schnellstmöglichen Umstieg auf die Onlineabrechnung. Nein. Die KZV kann aufgrund des hohen Verarbeitungsaufwandes keine alternativen Speichermedien für die Abrechnung entgegennehmen. Auch Disketten werden wir voraussichtlich nur noch bis Ende 2012 verarbeiten können. Bitte nutzen Sie deshalb so bald wie möglich den Weg der Onlineabrechnung über das Serviceportal der KZV Berlin. Papiereinreichungen müssen ab 01.01.2012 mit erheblichem Mehraufwand in der KZV bearbeitet werden, damit die Abrechnungsdaten in elektronischer Form den Krankenkassen zur Verfügung gestellt werden können. In der Vertreterversammlung am 17.10.2011 wurde darüber beraten, wie dieser erhöhte Bearbeitungsaufwand bei der Berechnung der Verwaltungskosten berücksichtigt werden kann. Beschlossen wurde, dass für alle auf Papier eingereichten Fälle zusätzliche fallbezogene Verwaltungskosten erhoben werden: KCH, KFO, KBR und PAR: 1,00 Euro je Fall ZE: 2,50 Euro je Fall Ausgenommen von dieser Regelung sind Abrechnungsunterlagen von einigen sonstigen Kostenträgern, die weiterhin auf die Übermittlung der Papierunterlagen bestehen. Weitere Details hierzu entnehmen Sie bitte der folgenden Frage. Können nun auch alle Abrechnung für sonstige Kostenträger papierlos abgewickelt werden? Leider nein! Die Rahmenbedingungen für eine papierlose Abrechnung mit den Sonstigen Kostenträger konnten bislang nicht vereinbart werden. Bis auf weiteres müssen aus diesem Grund alle Papierunterlagen wie bisher - zusätzlich zur Abrechnungsdatei - geliefert werden. Einzelheiten zu den einzureichenden Unterlagen werden wir Ihnen in einem späteren Rundschreiben mitteilen. 1/6
Wird es einen Onlinebonus geben? Gibt es auch Veränderungen bei der Quartalsabrechnung? (KCH / KFO) Welche Möglichkeiten hat eine Praxis, die nur sehr wenige KFO-Fälle abrechnet und deshalb nicht über eine KFO- Abrechnungssoftware verfügt, dennoch papierlos abzurechnen? Zahnarztpraxen, die alle Abrechnungen innerhalb eines Quartals über das Serviceportal online einreichen und zusätzlich auf den Postversand des Rundschreibens und der BKV-Diskette verzichten, profitieren von einer Ermäßigung der Verwaltungskosten in Höhe von 0,05%. Hier ändert sich nichts, da die papierlose Abrechnung in diesem Bereich schon seit vielen Jahren praktiziert wird. Bitte beachten Sie die Hinweise im Abschnitt Onlineabrechnung. Wir möchten allerdings allen Praxen, die bisher noch eine Diskette bei der KZV einreichen, die Onlineabrechnung über unser Serviceportal empfehlen. Die KZV wird voraussichtlich nur noch bis Ende des Jahres 2012 Abrechnungsdaten von Disketten verarbeiten. Übergangsweise wird die KZV Berlin auch in 2012 noch papierbasierte KFO-Abrechnungen entgegennehmen. Als Alternative wird die KZV Berlin in ihrem Serviceportal eine Eingabemaske für den Leistungsbereich KFO zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit sehr wenigen KFO-Abrechnungsfällen gedacht, denen eine Nutzung einer entsprechenden Abrechnungssoftware nicht möglich ist. Fragen zur papierlosen Abrechnung bei ZE, PAR und KBR Ab welchem Zeitpunkt ist eine papierlose Abrechnung für ZE, PAR und KBR mit der KZV Berlin möglich? Was passiert mit den genehmigten Behandlungsplänen bzw. Heil- und Kostenplänen, wenn die Abrechnung papierlos zur KZV geschickt wird? Wie werden ab 2012 die Fremdlaborrechnungen bei der KZV eingereicht? Können Praxen, die nicht über ein PAR-Softwaremodul verfügen, auch in 2012 ihre PAR- Abrechnung mit den bekannten Papierformularen bei der KZV einreichen? Die Möglichkeit zur papierlosen Abrechnung für die Monatsabrechnungen besteht ab Anfang 2012. Sie können somit Ihre Abrechnungen für den Januar zum 31.01.2012 bereits papierlos bei der KZV einreichen. Die genehmigten Behandlungspläne und Heil- und Kostenpläne verbleiben in der Zahnarztpraxis. Die Behandlungsunterlagen müssen für vier Jahre aufbewahrt werden, Laborrechnungen als steuerlich relevante Dokumente sogar für zehn Jahre. Die Leistungen der gewerblichen Labore fließen ab 2012 in die Abrechnungsdatei ein, die an die KZV übermittelt wird. Bedingung hierfür ist allerdings, dass die Daten der Fremdlaborrechnungen elektronisch zwischen dem Labor und der Zahnarztpraxis ausgetauscht werden. Details hierzu finden Sie im Abschnitt Datenaustausch mit dem Fremdlabor. Übergangsweise wird die KZV Berlin auch in 2012 noch papierbasierte PAR-Abrechnungen entgegennehmen. Als Alternative wird die KZV Berlin in ihrem Serviceportal eine Eingabemaske für den Leistungsbereich PAR zur Verfügung stellen. Diese Möglichkeit ist für Praxen mit sehr wenigen PAR-Abrechnungsfällen gedacht, denen eine Nutzung des entsprechenden Abrechnungsmoduls ihrer Praxissoftware nicht möglich ist. Diese Eingabemasken können und sollen in ihrem Funktionsumfang und im Bedienkomfort sicherlich kein Ersatz für ein Praxisverwaltungssystem sein. Die Oberfläche dieser Masken lehnt sich an die Gestaltung der bekannten Behandlungsformulare an. Zur Nutzung dieser Eingabemasken benötigen Sie, außer einem internetfähigen PC, keine spezielle Software. 2/6
Können Praxen, die nicht über ein KBR-Softwaremodul verfügen, auch in 2012 ihre KBR- Abrechnung mit den bekannten Papierformularen bei der KZV einreichen? Kann in 2012 auch ZE per Papier eingereicht werden? Wie sollte sich eine Praxis verhalten, die ZE papierlos einreichen möchte, deren Labor allerdings nicht zur Datenübermittlung in der Lage ist? Wirkt sich die papierlose Abrechnung auch auf das Genehmigungsverfahren mit den Krankenkassen aus? Kann man sich auch zukünftig 80% des zu erwartenden ZE- Honorars innerhalb von zehn Tagen (nach offiziellem Einreichtermin) auszahlen lassen? Übergangsweise wird die KZV Berlin auch in 2012 noch papierbasierte KBR-Abrechnungen entgegennehmen. Für den Abrechnungsbereich KBR stellen allerdings viele Hersteller von Praxissoftware die notwendigen Programmmodule ihren Kunden ohne Aufpreis zur Verfügung. Aus diesem Grund sollte für die meisten Praxen der Einstieg in die KBR-Onlineabrechnung ohne großen Aufwand umzusetzen sein. Dennoch wird es auch für KBR (analog zu PAR) eine Eingabemaske im Serviceportal geben, die in Ausnahmefällen genutzt werden kann. Papierbasierte ZE-Abrechnungen wird die KZV Berlin nur in Ausnahmefällen verarbeiten können. Wir möchten allen Praxen deshalb dringend empfehlen, kurzfristig auf die elektronische ZE-Abrechnung umzustellen, möglichst noch in 2011. Sofern eine Praxis zum Jahresanfang 2012 noch keine elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten mit dem gewerblichen Labor realisieren kann, besteht übergangsweise die Möglichkeit, eine Kopie der Laborrechnung bei der KZV einzureichen. Die ZE-Abrechnungsdaten sollten in diesem Fall dennoch online eingereicht werden. Unberührt von der papierlosen Abrechnung zwischen Ihnen und der KZV bleibt das Genehmigungsverfahren durch die Krankenkassen. Heil- und Kostenpläne für Zahnersatz, genehmigungspflichtige Pläne für Kiefergelenkserkrankungen/Kieferbruch, Kieferorthopädische Behandlungspläne und Parodontalstaten werden für den Genehmigungslauf mit der Krankenkasse ausgedruckt, verbleiben allerdings nach der Kassengenehmigung in der Praxis. Ja, dies ist auch weiterhin möglich. Als Onlineabrechner können Sie eine einmalige Erklärung abgeben, dass Sie zukünftig die Möglichkeit der Vorabzahlung bis auf Widerruf nutzen möchten. Die Abschätzung der Höhe des Gesamthonorars bzw. des 80prozentigen Vorabzahlungsbetrages wird in diesem Fall von der KZV übernommen. Disketten- oder Papierabrechner müssen weiterhin das bekannte Formular verwenden. Datenaustausch mit dem Fremdlabor: Warum sollen zukünftig die Daten der Laborrechnungen zusätzlich elektronisch übermittelt werden? Um die gesetzliche vorgeschriebene elektronische Abrechnung mit der KZV zu ermöglichen, müssten die Daten der kompletten Laborrechnung in der Zahnarztpraxis mit großem Aufwand erfasst werden. Eine elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Labor ist hier sicherlich der bessere Lösungsansatz, der in dieser Form zwischen der Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und dem Verband Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) verabredet wurde. Deshalb sollten die Zahnarztpraxis und das gewerbliche Labor vereinbaren, dass das Labor ergänzend zur Lieferung der Originalrechnung in gedruckter Form die erforderlichen Rechnungsdaten auch als Datensatz in elektronischer Form zur Verfügung stellt. 3/6
Gibt es für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten einen Standard? Was ändert sich bei der Auftragserteilung an das Dentallabor? Wie ist zu verfahren, wenn der Laborauftrag erfolgt, bevor eine Auftragsnummer vergeben werden kann, z.b. bei Wiederherstellungen, für die im PVS noch kein neuer Fall/HKP eingerichtet wurde? Ersetzt die zukünftige Datenlieferung des Fremdlabors die herkömmliche Rechnung auf Papier? Wie wird die elektronische Laborrechnung verarbeitet? Wie ist vorzugehen, wenn die Laborrechnung fehlerhaft ist und eine neue Rechnung vom Labor angefordert werden muss? Ja! Die KZBV und der VDZI haben für die elektronische Übermittlung abrechnungsrelevanter zahntechnischer Daten zwischen Labor und Zahnarzt einen einheitlichen Datensatz im XML-Format abgestimmt, mit dem die Material- und Labordaten ab 2012 zusätzlich zur Papier- Rechnung elektronisch aus den Laboren an die Praxen übermittelt werden können (z. B. per E-Mail, USB-Stick). Anhand einer eindeutigen Laborauftragsnummer, die durch die Praxissoftware erzeugt und dann mit dem Auftrag ans Labor übermittelt wird, kann die Laborrechnung in der Praxissoftware eingelesen und automatisch dem entsprechenden Patienten zugeordnet werden. Eine wichtige Bedeutung erhält zukünftig die eindeutige Auftragsnummer. Je nach Praxisverwaltungssystem wird der Laborauftrag mit der Auftragsnummer komplett ausgedruckt oder es wird nur die Auftragsnummer gedruckt und ist dann an das mit dem vom Labor für die Auftragserteilung zur Verfügung gestellten Formular anzuheften. Die eindeutige Auftragsnummer soll sicherstellen, dass die elektronische Laborrechnung dem richtigen Behandlungsfall zugeordnet werden kann. Aus diesem Grund muss die eindeutige Auftragsnummer bereits bei der Beauftragung des Labors angegeben werden. Sie wird zu diesem Zweck von der Praxisverwaltungssoftware mit Bezug zum Behandlungsfall erzeugt. Zudem ermöglicht die Auftragsnummer eine anonyme Datenübertragung. So ist es beispielsweise möglich, die elektronische Laborrechnung auch per E-Mail zu übertragen, da die (datenschutzbedürftigen) persönlichen Daten des Patienten nicht enthalten sein müssen. Die Auftragsnummer muss in diesen Fällen schnellstmöglich an das Labor nachgeliefert werden. Die Erstellung des HKP im PVS sollte aus diesem Grund möglichst kurzfristig erfolgen, da im Regelfall die Generierung einer Auftragsnummer erst nach der Neuanlage eines Behandlungsfalles möglich sein wird. Die gedruckte Rechnung ist und bleibt die relevante Originalrechnung für den Zahnarzt und den Patienten. Die vom Labor übermittelten Rechnungsdaten entsprechen nicht einer "elektronischen Rechnung" im juristischen Sinn, die als vollwertiger Ersatz dienen könnte. Alle Praxisverwaltungssysteme werden Programmfunktionen anbieten, mit denen die Datenlieferungen aus den Laboren eingelesen werden können. Eine korrekte Zuordnung zum Behandlungsfall wird über die eindeutige Auftragsnummer sichergestellt. Sie sollten nach dem Einlesen der elektronischen Rechnungsdaten einen Abgleich mit der Papierrechnung des Labors vornehmen und gegebenenfalls eine neue Datenlieferung anfordern, falls Abweichungen festgestellt werden. Das Labor muss in diesen Fällen neben der korrigierten Papierrechnung auch die elektronische Version unter Verwendung derselben Auftragsnummer erneut zur Verfügung stellen. 4/6
Warum müssen die Zahnarztpraxen die Einführung der elektronischen Laborrechnung eigenständig mit dem Labor verabreden? Welche Wege für die Datenübertragung aus dem Labor sind vorgesehen? Was ist bei der Arbeit mit mehreren Fremdlaboren zu beachten? Weder die KZBV noch der VDZI verfügen über die rechtlichen Mittel, die zahntechnischen Labore zu dieser zusätzlichen elektronischen Übermittlung der Laborrechnungen zu verpflichten. Es handelt sich also um eine freiwillige Leistung der Labore. Der Gesetzgeber hat diesen Teil der Datenübermittlung in den Formulierungen des 295 SGB V offensichtlich vergessen. Einen geeigneten Weg für die Übertragung der elektronischen Rechnungsdaten sollten Sie mit ihrem Labor vereinbaren. Nach unserer ersten Einschätzung wird von den meisten Laboren die Übertragung per E-Mail oder auf einem USB-Stick angeboten. Eine Zusammenarbeit mit mehreren Laboren (auch innerhalb eines Behandlungsfalles) ist im Hinblick auf die elektronische Übermittlung der Rechnungsdaten aus dem Labor unproblematisch. Sie können in diesem Fall für jeden Laborauftrag separate Auftragsnummern erzeugen. Für jeden Behandlungsfall können mehrere Auftragsnummern im Praxisverwaltungssystem erzeugt werden. Anpassung der Praxisverwaltungssysteme Was ist zu tun, wenn die aktuell verwendete Praxissoftware die beschriebenen Funktionen (noch) gar nicht anbietet? Müssen neue Module für die Praxissoftware gekauft werden? Die Praxissoftwarehersteller durchlaufen derzeit ein Eignungsfeststellungsverfahren der KZBV. Vor Jahresende sollten Sie von Ihrem Softwarehersteller Updates zur papierlosen Datenübertragung an die KZV erhalten haben. Auch die Übernahme von elektronisch übermittelten Labordaten wird dann möglich sein. Für die elektronische Abrechnung mit der KZV Berlin benötigen Sie je Leistungsart ein Modul für Ihre Abrechnungssoftware, mit dem Sie die notwendigen Abrechnungsdateien erzeugen können. Bitte überprüfen Sie in Ihrer Praxissoftware welche Module bereits integriert sind und erkundigen Sie sich ggf. nach den Konditionen für die fehlenden Module. Einige Praxissoftware-Hersteller bieten speziell für die PA- und KB- Abrechnung bei geringen Fallzahlen pro Monat so genannte Light Versionen an. Diese Modulversionen sind evtl. kostengünstiger. Onlineabrechnung über das Serviceportal Was wird benötigt, um an der Onlineabrechnung teilnehmen zu können? Muss der Praxis-PC für die Onlineabrechnung an das Internet angeschlossen sein? Neben einem beliebigen internetfähigen Computer benötigen Sie Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für das Serviceportal der KZV Berlin, die sie jederzeit bei der KZV beantragen können. Bereits 52% der Berliner Zahnarztpraxen rechnen online ab! Informationen zur Nutzung des Serviceportals und zur Beantragung von Zugangsdaten finden Sie auch im Internet unter http://www.kzvberlin.de/serviceportal Nein. Sie können das Serviceportal der KZV, welches für die Onlineabrechnung genutzt wird, von jedem Internetfähigen PC nutzen. Dies könnte beispielsweise ein separater Kommunikationrechner in der Praxis oder auch ein privater PC sein. Hierfür bietet es sich an, die Abrechnungsdateien auf einem USB-Stick zu speichern, um sie später von einem anderen Computer an die KZV zu übermitteln. 5/6
Rechtliche und vertragliche Grundlagen Warum müssen die KZVen die Daten ab 2012 ausschließlich elektronisch an die Krankenkassen liefern? Auf Basis welches Gesetzes wird von den Praxen gefordert, die Abrechnung elektronisch einzureichen? Gemäß 295 SGB V, in Verbindung mit der entsprechenden Vereinbarung zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und dem GKV-Spitzenverband, sind die KZVen ab dem 01.01.2012 verpflichtet den Krankenkassen sämtliche Abrechnungsdaten in elektronischer Form zu übermitteln. Eine Übersendung von Papierabrechnungen an die Krankenkassen soll entfallen. Bereits seit 2004 sieht das Sozialgesetzbuch ( 295 SGB V) vor, dass die Abrechnungen an die Kassen(zahn)ärztlichen Vereinigungen im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln sind. Doch erst im vergangenen Jahr konnten entsprechende Vereinbarungen mit den Krankenkassen auf Bundesebene abgeschlossen werden. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns: Allgemeine Fragen zur papierlosen Abrechnung beantworten unsere Mitarbeiterinnen unter der Hotlinenummer 89004 408. Für alle Fragen zur Nutzung des Serviceportals oder zur Beantragung von Zugangsdaten kontaktieren Sie bitte die Hotline unter der Rufnummer 89004-456 oder senden Sie eine E-Mail an serviceportal@kzv-berlin.de Aktuelle Informationen zur papierlosen Abrechnung ab 2012 veröffentlichen wir auch auf unserer Internetseite unter der Adresse www.kzv-berlin.de/papierlos2012. 6/6
Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung Gemeinsames Rundschreiben der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und des Verbandes Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) an alle Zahnärzte und zahntechnischen Laboratorien Der Gesetzgeber hat bereits 2004 mit dem 295 Abs. 2 SGB V die KZVen verpflichtet, gegenüber den Krankenkassen papierlos abzurechnen. In der Folge regelt 295 Abs. 4 SGB V, dass die Zahnärzte gegenüber ihrer KZV ebenso papierlos abrechnen müssen. Mit dem Datenträgeraustausch-Vertrag zwischen dem GKV-Spitzenverband und der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) vom 01.07.2010 wurde dieses Gesetz umgesetzt. Die gesetzlichen Vorgaben und die darauf beruhenden vertraglichen Lösungen ermöglichen neue Wege hin zu einer Zukunft ohne Medienbrüche, die sich Zahnärzte, Laboratorien und KZVen im Abrechnungsgeschehen zunutze machen können. Aufgrund der genannten Regelungen müssen die Zahnärzte ab dem 01.01.2012 grundsätzlich ihre Abrechnungen der KZV elektronisch übermitteln. Dies bedeutet für den Zahnarzt gleichzeitig, dass er auch die in den Laborrechnungen enthaltenen Material- und Laborkosten als Bestandteil der zahnärztlichen Abrechnung elektronisch an die KZV übermitteln muss. Das zahntechnische Labor liefert heute dem Zahnarzt in aller Regel die Einzelrechnung in gedruckter Form. Für den Zahnarzt, der ab 01.01.2012 seine Abrechnungsdaten an die KZV elektronisch als Datensatz zu übermitteln hat, würde daher ein Medienbruch entstehen, der mit zusätzlichem Aufwand zur Erfassung der Labordaten einhergehen und eine erhebliche Fehleranfälligkeit mit sich bringen würde. Um dies zu vermeiden können und sollen der Zahnarzt und das gewerbliche Labor vereinbaren, dass das Labor ergänzend zur Lieferung der Originalrechnung in gedruckter Form die erforderlichen Rechnungsdaten auch als Datensatz in elektronischer Form zur Verfügung stellt. Hierzu haben die KZBV und der VDZI in den letzten Wochen Gespräche geführt und für eine solche elektronische Übermittlung abrechnungsrelevanter zahntechnischer Daten zwischen Labor und Zahnarzt eine inhaltliche Datensatzbeschreibung im XML-Format abgestimmt. Über die konkrete Vorgehensweise und daraus folgende Anforderungen für das zahntechnische Labor und den Zahnarzt werden die Beteiligten in den jeweiligen weiteren Rundschreiben der KZBV und des VDZI rechtzeitig informiert werden. Schon jetzt bitten wir die zahntechnischen Laboratorien jedoch, den jeweiligen Herstellern ihrer Laborabrechnungssoftware mitzuteilen, dass das für die Umsetzung erforderliche XML-Schema über nachfolgende Links heruntergeladen werden kann: http://www.kzbv.de/laborabrechnung http://www.vdzi.de
Gemeinsames Rundschreiben der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) und des Verbandes Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) Seite 2 KZBV und VDZI sind sich bewusst, dass die Art und Weise der Rechnungslieferung der werkvertraglichen Vereinbarung zwischen Zahnarzt und Zahntechniker unterliegt. Gleichwohl sehen beide Organisationen die elektronische Abwicklung des Geschäftsverkehrs auch zwischen Zahnarzt und Zahntechniker als zeitgemäß und nicht zuletzt aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung der Zahnärzte und KZVen als erforderlich an. Vor diesem Hintergrund weisen wir noch einmal darauf hin, dass der 01.01.2012 als Umsetzungsdatum für den Beginn der papierlosen Abrechnung zwischen Zahnarzt und KZV nicht veränderbar ist. Die zahntechnischen Labore sollten deshalb ebenfalls zu diesem Zeitpunkt die Zahnarztpraxen mit der elektronischen Übermittlung des Datensatzes unterstützen können. Mit freundlichen Grüßen Dr. Günther E. Buchholz Stellvertretender Vorsitzender des Vorstandes der KZBV Jürgen Schwichtenberg Präsident des VDZI