1. Wegweiser durch das Buch Im vorliegenden Band werden einleitend grundsätzliche Überlegungen zu unserem speziellen Thema Zeitmanagement für Techniker und Ingenieure behandelt (Kapitel 2). Im Hauptteil geht es dann um zielgruppenspezifische Techniken und Methoden, orientiert am Regelkreislaufmodell des Zeit- und Selbstmanagements (Kapitel 3 bis 7). Die abschließenden Ausführungen zum Stressmanagement runden unser Buch ab (Kapitel 8). Mit dem Inhaltsverzeichnis ist Ihnen bereits ermöglicht worden, sich einen ersten Überblick über die Themen zu verschaffen, die in den folgenden Kapiteln behandelt werden. Dieses erste Kapitel, der Wegweiser durch das Buch hilft Ihnen, ganz konkret Zeit zu sparen. Verschaffen Sie sich mit ihm einen Eindruck vom Inhalt der einzelnen Kapitel. Jedes ist in sich abgeschlossen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie alles in einem Rutsch oder besonders Interessantes zuerst bearbeiten wollen, oder nur die Abschnitte, die Ihnen wichtig sind. In Kapitel 2 widmet sich der Autor auf der Grundlage seiner Erfahrungen als PRO-FIT-COACH der Frage, ob und inwieweit das persönliche Zeitmanagement mit für Techniker und Ingenieure typischen Persönlichkeitszügen zusammenhängt. Vor dem Hintergrund dieser grundsätzlichen Gedanken zum Zeitmanagement erhalten Sie Gelegenheit, sich im Hinblick darauf zu hinterfragen, wie gut Sie Ihre Arbeit beherrschen. Zusammenhänge und Bedingungen, die dazu führen können, dass Ihre Arbeit Sie beherrscht, werden an einem Beispiel aus der betrieblichen Praxis eines Industriemeisters aufgezeigt. Den Kapiteln 3 bis 7 ist das Regelkreislaufmodell des Zeit- und Selbstmanagements vorangestellt. Es enthält die Schritte: Ziele setzen Planen Entscheiden Ausführen Kontrollieren (vgl. Abbildung 1). Jedem Schritt ist ein Kapitel zugeordnet, in dem Techniken und Methoden zur erfolgreichen Realisation der einzelnen Schritte dargestellt werden.
Ziele setzen Kontrollieren Planen Ausführen Entscheiden Abb. 1: Regelkreislaufmodell des Zeitmanagements In Kapitel 3 Ziele setzen wird einleitend die Bedeutung klarer Ziele für erfolgreiches berufliches und privates Handeln im Allgemeinen und für Zeitmanagement im Besonderen thematisiert. Sie lernen Zielsetzungstechniken kennen und trainieren an Beispielen aus der Praxis, Ziele richtig zu formulieren. Schließlich wenden Sie das Gelernte an, um eigene Ziele zu setzen und Aktionsschritte zum Erreichen Ihrer Ziele zu bestimmen. In Kapitel 4 Planen werden zunächst drei Methoden der Zeitplanung ausführlich dargestellt. Dann geht es um all die Zeitfresser, die die Planung negativ beeinflussen können und manchen Techniker oder Ingenieur verzweifelt resignieren lassen. In fünf Schritten nehmen Sie systematisch eine Zeitinventur vor. Sie erhalten konkrete Hinweise, wie Sie ab heute Ihre Tagesplanung betreiben sollten. Mit Tagesstörblättern untersuchen Sie Art, Ursache und Wirkung von Störungen und Unterbrechungen Ihrer Arbeit.
Die von Technikern und Ingenieuren mit solchen Tagesstörblättern meist entdeckten Zeitfallen und Zeitdiebe werden im zweiten Teil des Kapitels dargestellt. Ursachen und Gegenmaßnahmen werden eingehend erörtert. Thematisiert werden: (1) Unklare Ziele (2) Ungeplante, externe Störungen (Telefonate, unangemeldete Besucher) (3) Zu wenig effektive, zu lange Besprechungen (4) Zu viele, zu lange Telefonate, belanglose Inhalte (5) Zu viel Plauderei (6) Untergehen in der Informationsflut (7) Arbeit anderer tun (8) Routinearbeiten, persönliche Gewohnheiten (9) Schwächen der Mitarbeiter (10) Perfektionismus, Pedanterie (11) Schlechte Arbeitsplatzorganisation, Durcheinander (12) Unentschlossenheit (13) Wartezeiten, z.b. am Kopierer (14) Unrealistische Zeitplanung: zu viel soll in zu kurzer Zeit erledigt werden (15) Spontanes Handeln, Ungeduld. Kapitel 5 Entscheiden ist vor allem der Prioritätensetzung gewidmet. Es werden drei Methoden vorgestellt, die sich in der betrieblichen Praxis gut bewährt haben. Sie wenden die ABC-Analyse an, um die Aufgaben in Ihrem Zeitplan nach ihrem Wert für das Erreichen Ihrer Ziele zu untersuchen. Mit dem Eisenhower- Prinzip ordnen Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Menü- Methode hilft Ihnen, Ihren Tagesplan zu optimieren. In Kapitel 6 Ausführen werden zunächst arbeitsökonomische Überlegungen diskutiert. Der abschließende Teil des Kapitels ist vor allem für Techniker und Ingenieure in Leitungsfunktionen interessant; Delegieren ist hier Thema. Mit Techniken, wie der Schnellplanung in systematischen Schritten oder der Arbeitsrationalisierung durch Checklisten werden Ihnen im ersten Teil des Kapitels Maßnahmen zur effektiven Arbeitsgestaltung an die Hand gegeben. Im Weiteren erhalten Sie Gelegenheit, Ihre Einstellung zum Delegieren selbstkritisch zu analysieren. Sie lernen das Reifegrad-Modell kennen und für Ihre betriebliche Praxis zu nutzen.
Kapitel 7 Kontrollieren zeigt nicht nur, auf welche Art und Weise das persönliche Zeitmanagement reflektiert werden kann, sondern es finden sich auch Tipps zur Auswahl von und Umgang mit Zeitplanbüchern. Kapitel 8 bietet Ihnen Anregungen zur wirksamen Stressbewältigung im hektischen betrieblichen Alltag. Alle Kapitel enthalten Literaturhinweise zur weiteren Vertiefung der dargestellten Inhalte TIPPS für Leser mit Appetit auf Mehr. Eine Checkliste zur Schlussbetrachtung, Literatur-, Stichwort-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis, sowie Hinweise zum Autor stehen am Ende unseres Buches.
2. Zeitmanagement eine Frage der Persönlichkeit? Wer sich heute in der einschlägigen Fachliteratur umschaut, findet nicht nur Methoden und Techniken, sondern auch immer wieder Hinweise darauf, dass es der Veränderung persönlicher Einstellungen und früh erlernter Verhaltensweisen bedarf, wenn es darum geht, persönliches Zeitmanagement zu optimieren. Dass dem auch so ist, zeigt stellvertretend für viele seiner Kollegen das Beispiel eines 36-jährigen Projektingenieurs aus einem High-Tech-Unternehmen. Während eines PRO-FIT-COACHINGs kommt es zu folgendem Dialog: Projektingenieur: Ich war da auf diesem wirklich guten Zeitmanagement- Seminar und habe dort eine tolle Software erhalten, mit denen sich Checklisten anfertigen lassen, die ich speziell auf meine besonderen Bedürfnisse zuschneiden kann. Was ich dann ja auch begeistert getan habe, wie Sie sehen. PRO-FIT-COACH: Ja, die Software scheint ausgereift zu sein. Die Checklisten sind Ihnen auf den Leib geschrieben. Was ich jedoch vermisse, sind aktuelle Einträge. Projektingenieur: Und genau das ist mein Problem. Einerseits habe ich begeistert die Listen mit der neuen Software entworfen und so meinen persönlichen Zeitplaner entwickelt. Andererseits habe ich nach der anfänglichen Euphorie schon bald aufgehört, damit zu arbeiten. Da es Kollegen, die auch auf dem Seminar waren, ähnlich ergangen ist, stellt sich mir die Frage, ob, bzw. inwieweit das überhaupt zusammengeht: In der Technik arbeiten und Zeit- und Selbstmanagement betreiben? PRO-FIT-COACH: Zur Klärung dieser Frage sollten wir uns an der Formel des Sozialpsychologen Kurt Lewin orientieren, wonach Verhalten (V) eine Funktion (f) ist, die sich aus Merkmalen der Person (P), der Situation (S) und deren Interaktion zusammensetzt: V = f (P;S) Wenn demnach Techniker mit Zeit- und Selbstmanagement, also einem spezifischen Verhalten, generell Schwierigkeiten haben, so kann das an Faktoren lie-
gen, die im Typ (der Persönlichkeit), der Arbeitssituation und/oder dem Umgang mit den Anforderungen und Erwartungen am Arbeitsplatz liegen. Klären wir also: 1) Gibt es so etwas wie eine typische Techniker-Persönlichkeit und besitzt dieser ich nenne ihn einmal homunculus technicus Eigenschaften, die den Bemühungen zum persönlichen Zeit- und Selbstmanagement entgegenwirken, und / oder 2) ist seine Arbeitssituation so gestaltet, dass ihr Scheitern geradezu vorprogrammiert ist, und / oder 3) liegt es daran, ob und wieweit Techniker und Ingenieure ihre Arbeit beherrschen oder aber von ihr beherrscht werden? 2.1 Anmerkungen zum homunculus technicus Im Rahmen von PRO-FIT-Teamcoachings haben wir immer wieder mit dem Meyer-Briggs-Typenindikator (MBTI) gearbeitet, einem Fragebogen, der ein vertiefendes Verständnis von Persönlichkeit und den damit verbundenen Auswirkungen auf soziale Beziehungen am Arbeitsplatz und resultierendem Teamerfolg ermöglicht. Mit seiner Hilfe lassen sich 16 Persönlichkeitstypen aus 4 gegensätzlich beschriebenen Charakterzügen empirisch gestützt identifizieren. Die Beschreibung der Charakterzüge orientiert sich an der Typologie des Psychoanalytikers C. G. Jung und liest sich in Kurzform wie folgt: Tabelle 1: Kurzdarstellung der MBTI-Charakterzüge Extrovertierte (E) sorgen für Kommunikation im Team Sinnlich Wahrnehmende (S) sichten die Fakten Analytisch Beurteilende (T) analysieren kritisch Beurteilend Eingestellte (J) planen und terminieren Introvertierte (I) fokussieren die Sache Intuitiv Wahrnehmende (N) prüfen die Möglichkeiten Gefühlsmäßig Beurteilende (F) vermitteln Akzeptanz Wahrnehmend Eingestellte (P) sind offen und sichern Flexibilität