Jobportal des Arbeitsamtes der DG : Handbuch

Jobportal des Arbeitsamtes der DG : Handbuch Herzlich willkommen zum Jobportal des Arbeitsamtes der DG. Auf den folgenden Seiten finden Sie Informationen zur Eingabe und Verwaltung Ihrer Angebote. 1. Anmeldung Sie sind von der Internetseite des Arbeitsamtes zum Jobportal gelangt. Das Jobportal öffnet sich in einem eigenen Fenster. Durch Klicken auf unser Logo oder den Home-Button kommen Sie zurück zur Seite des Arbeitsamtes. Der Briefumschlag öffnet ein Mailfenster ihres Emailprogramms. Durch Klicken auf DE oder FR können Sie zwischen Deutsch und Französisch wechseln. Um das Stellenangebote in das Jobportal eingeben und verwalten zu können, müssen Sie Ihren Betrieb zuerst registrieren. Diese Registrierung ist nur einmal pro Betrieb erforderlich. Als angemeldeter Nutzer haben Sie die Möglichkeit, selbst weitere Nutzer für Ihren Betrieb anzulegen. Um sich als neuer Betrieb im Jobportal zu registrieren, klicken Sie auf den entsprechenden Link. Sie gelangen daraufhin zu einem Fenster, in dem Sie Ihre betrieblichen Angaben eingeben können. Diese werden nach beendeter Eingabe von einem Mitarbeiter des Arbeitsamtes geprüft und erst nach erfolgreicher Überprüfung freigeschaltet. Dies kann je nach Auslastung der Dienste ein bis zwei Arbeitstage dauern. Falls erforderlich werden Sie von einem Mitarbeiter des Arbeitsamtes für Nachfragen kontaktiert (telefonisch oder per Email). Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 1 von 10

2. Eingabe Ihrer Betriebsdaten Zur Registrierung im Jobportal werden Sie aufgefordert, gewisse Angaben zu Ihrem Betrieb einzugeben. Die mit einem roten Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. Da das Arbeitsamt der DG sich auf einen gewissen Einzugsbereich beschränken möchte, können nur Betriebe aus Belgien, Deutschland, Luxemburg und den Niederlanden das Jobportal nutzen, wobei der Schwerpunkt auf Betriebe aus den grenznahen Bereichen der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens liegt. Wenn Sie Ihren Betriebssitz in einem anderen Land haben, aber dennoch Stellenangebote haben, die für Arbeitsuchende aus der Deutschsprachigen Gemeinschaft interessant sein könnten, können Sie uns eine Email schicken, worauf wir Ihren Fall gesondert prüfen werden. In das Feld Firmenaktivität können Sie freien Text eingeben. Zusätzlich bitten wir Sie, ihre Firmenaktivität auch entsprechend der europäischen NACE-Kodierung einzugeben. Dies können Sie mit Hilfe der vier entsprechenden Auswahlfelder. Betriebe mit einem Sitz in Belgien haben eine 10-stellige Betriebsregisternummer. Die Nummer des Hauptsitzes beginnt mit einer Null. Bitte geben Sie diese Nummer hier ein. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 2 von 10

Die Kontaktperson ist der Verantwortliche für die Registrierung des Betriebs im Jobportal. Sie kann später weitere Kontaktpersonen hinzufügen. Bei der Kontaktperson muss eine gültige Emailadresse angegeben werden, an die nach erfolgter Validierung die Zugangsdaten gemailt werden. Die Registrierung kann erst abgeschlossen werden, wenn man die Allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptiert. Nach Überprüfung und Validierung Ihrer Angaben wird Ihnen ein Mail mit Ihren Zugangsdaten geschickt. 3. Das Jobportal Nach der Anmeldung mit Ihrem Login und Passwort gelangen Sie zum Hauptmenü. Hier können Sie Ihre Betriebsdaten verwalten, d.h. unter anderem auch weitere Betriebsadressen und Kontaktpersonen hinzufügen. Im Menüpunkt Meine Stellenangebote können Sie ihre Angebote eingeben und verwalten. Der Menüpunkt Alle Stellenangebote führt Sie zur Suchmaske, in der Arbeitsuchende nach Stellen suchen können. Unter Startseite Jobportal gelangen Sie zu dieser Seite zurück. Das Passwort, das Ihnen per Mail mitgeteilt wurde, können Sie selbst ändern im Menüpunkt Passwort ändern. Unter Hilfe finden Sie neben dem vorliegenden Handbuch auch die Allgemeinen Nutzungsbedingungen, die Sie schon bei der Registrierung einsehen konnten. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 3 von 10

4. Ihre Betriebsdaten Hier können Sie Ihre Betriebsdaten einsehen und ändern. Wenn Sie unter Adressen verwalten oder Kontakte verwalten weitere Datensätze angelegt haben, können Sie diese hier als Hauptadresse oder -kontakt definieren (z.b. wenn der Personalverantwortliche im Betrieb wechselt). Beim Hinzufügen einer neuen Kontaktperson, können sie bestimmen, ob diese ein eigenes Login zum Jobportal erhalten (dieses wird automatisch per Email an die betreffende Person geschickt). Außerdem können Sie ihr Administratorenrechte geben, was beinhaltet, dass sie die Betriebsdaten verwalten kann und weitere Benutzer mit Zugangslogin anlegen kann. 5. Ihre Stellenangebote Hier können Sie ihre Stellenangebote eingeben, bearbeiten und abschließen. Sie können die Angebote im Ansichtsmodus öffnen durch Klicken auf die Lupe ( Stellenbezeichnung öffnet das Angebot im Bearbeitungsmodus. ). Klicken auf die Durch Klicken auf "Neue Stelle eingeben" können Sie ein neues Stellenangebot anlegen. Alternativ dazu haben Sie aber auch die Möglichkeit, ein bestehendes Stellenangebot zu kopieren (sowohl aktuelle wie beendete) und diese Kopie als neues Angebot zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das Zeichen neben der zu kopierenden Stelle. Wenn eine Stelle besetzt oder annulliert wurde, können sie diese auch vor Ende der Publikationszeit abschließen durch Klicken auf das Kreuz ( ) neben der Stelle. Solange eine Stelle nicht abgeschlossen wurde, wird sie in der Liste der aktuellen Stellen aufgeführt, selbst wenn sie nicht mehr online ist. Abgeschlossene Stellen können durch Klicken auf definitiv gelöscht werden. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 4 von 10

6. Stellenangebot eingeben Die Eingabemaske für Stellenangebote beschränkt sich auf drei Seiten. Auf der ersten Seite geben Sie die Grundinformationen zur Stelle ein. Bestimmte Textfelder, wie die Stellenbezeichnung, die Stellenbeschreibung oder die Kenntnisse und Anforderungen sollten Sie nach Möglichkeit auch in französischer Sprache eingeben, wenn Sie möchten, dass französischsprachige Arbeitsuchende diese Informationen korrekt angezeigt bekommen. Da jede Stelle sowohl Männern wie Frauen zur Verfügung stehen muss, wird hinter der Stellenbezeichnung bei der Anzeige automatisch (m/w) eingeblendet. Der Arbeitsbereich umfasst eine verkürzte Branchenliste, die bei der Suchmaske für Arbeitsuchende als Auswahlfilter genutzt wird. Unter Stelle zu besetzen ab können Sie ein Datum eingeben, wenn die Stelle nicht unmittelbar frei ist. Ansonsten steht hier das Datum, an dem Sie die Stelle eingebeben haben. Die Betriebsinterne Referenz ist eine Referenznummer, die Sie der Stelle geben können. Dies kann interessant sein, wenn Sie mehrere Stellenangebote online schalten. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 5 von 10

Unter Kenntnisse / Anforderungen geben Sie die entsprechenden Informationen in Stichworten ein. Um eine übersichtliche Darstellung Ihres Angebots zu gewährleisten, geben Sie die eventuell erforderliche Ausbildung, Führerschein oder Sprachenkenntnisse in die dafür vorgesehenen Felder ein. Es kann nur ein Führerschein angegeben werden (falls erforderlich). Wenn Sie mehrere Führerscheine eingeben möchten (oder auch besondere Zertifikate wie eine ADR-Bescheinigung oder eine Personenbeförderungserlaubnis), können Sie dies unter Kenntnisse / Anforderungen tun. Vertragsart und Arbeitszeitregelung sind Pflichtfelder. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 6 von 10

Im Bereich "Betriebssitz / Arbeitsort" können Sie aus ihren Adressen die entsprechende Adresse auswählen. Hierbei sollte es sich möglichst um den effektiven Arbeitsort für die Stelle handeln. Zusätzlich zu dieser Adresse müssen Sie auch ein Einsatzgebiet bestimmen. Diese Information wird bei der Suchmaske für Arbeitsuchende benutzt. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihre Auswahl sich auf das Haupteinsatzgebiet für die Stelle bezieht, wenn keine eindeutige Zuordnung möglich sein sollte. Wenn z.b. das Einsatzgebiet der Raum Eupen/Aachen ist, müssen Sie entscheiden, ob das Angebot unter "Raum Eupen", "Deutschsprachige Gemeinschaft" oder "Deutschland" erscheinen soll. Weitere Informationen können Sie in dem freien Textfeld unter dem Einsatzgebiet eingeben. Die zweite Formularseite umfasst Angaben zur Bewerbung. Sie können aus Ihren Adressen die Bewerbungsadresse auswählen oder von hier aus eine neue Adresse erstellen. Zusätzlich zur Bewerbungsadresse haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu den Bewerbungsmodalitäten eingeben. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 7 von 10

Unter Kontaktperson können Sie einen Ansprechpartner für die Stelle auswählen oder neu anlegen. Sie können aber auch durch Auswahl des Eintrags "kein Kontakt" festlegen, dass keine Kontaktpersonen bei der Stellenansicht gezeigt wird. Die 3. Seite des Stellenformulars beginnt mit der Auswahl eines Berufs aus einer vorgegebenen Liste. Um die Suche nach der korrekten Berufsbezeichnung zu vereinfachen, ist diese Auswahl in 4 Stufen gegliedert. Sie können für Ihr Stellenangebot 2 Berufe angeben. Die ausgewählten Berufe werden online nicht angezeigt, sondern dienen der Suchmaske für Arbeitsuchende. Bei der Suche müssen Arbeitsuchende übrigens nicht bis auf die unterste Detailebene gehen, sondern können sich auch auf eine höhere Ebene beschränken, um so eine größere Auswahl an Stellen zu erhalten. Zum Abschluss der Stelleneingabe können Sie bestimmen, was mit ihrem Angebot geschehen soll. Sie können Ihr Angebot nur auf unserer Site veröffentlichen lassen, ohne zusätzliche Dienstleistungen des Arbeitsamtes in Anspruch zu nehmen. Sie können uns auf diesem Weg, aber auch die Stellenangebote mitteilen, die von unserem Stellenvermittlungsdienst aktiv bearbeitet werden sollen (Kandidatensuche und - vorauswahl, usw.). Wir müssen jedoch darauf hinwiesen, dass diese Dienstleistung prioritär Arbeitgebern aus dem näheren Einzugsgebiet des Arbeitsamtes angeboten wird (Deutschsprachige Gemeinschaft und Grenzregionen). Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 8 von 10

Neben der Art der Bearbeitung können sie schließlich auch angeben, ob Ihr Angebot anonym oder offen bearbeitet und/oder veröffentlicht werden soll. Bei Angeboten, die nur zur Veröffentlichung gedacht sind, ist naturgemäß nur eine offene Darstellung möglich. Bei anonymen Angeboten werden bei den Bewerbungsangaben die Kontaktinformation des zuständigen Stellenvermittlers gezeigt. Weitere Information und Fragen zur Bearbeitung der Stelle können Sie in das Feld unter "Zusatzinformationen / Anmerkungen" eingeben. Bei Angeboten, die nur veröffentlicht werden, ist die Dauer der Veröffentlichung auf 6 Wochen begrenzt. Bei den zu bearbeitenden Angeboten, kann die Laufzeit (in Absprache mit dem Vermittler) verlängert werden. Wenn Sie die Eingabe Ihres Angebotes beendet haben, geben Sie es zur Veröffentlichung (und Bearbeitung) frei. Ihr Angebot wird in die Datenbank der Stellenvermittlung übertragen und hier gegengeprüft und schließlich online geschaltet. Sie werden automatisch per Email informiert, wenn ihr Angebot freigeschaltet wurde (wobei die Veröffentlichung erst ab dem von Ihnen bestimmten Datum erfolgt). Wenn Sie die Eingabe noch nicht beendet haben, geben Sie es nicht zur Veröffentlichung frei und können es jederzeit weiter bearbeiten. Dies gibt ihnen auch die Möglichkeit, Mustervorlagen für immer wiederkehrende oder ähnliche Stellenangebote einzugeben und durch die Kopiermöglichkeit in der Stellenübersicht zu verwenden. 7. Stellenangebot beenden Ihr Stellenangebot wird veröffentlicht, bis das Ende des Veröffentlichungszeitraums erreicht ist, oder sich aufgrund der Bearbeitung durch die Stellenvermittlung etwas am Status der Stelle ändert (im günstigsten Fall eine Besetzung der Stelle). Sie können die Veröffentlichung aber auch selbst vor Ablauf der Frist beenden (wenn die Stelle besetzt werden konnte oder aus einem anderen Grund zurückgezogen wird). Beendete Stellen werden nicht mehr in der Liste Ihrer aktuellen Angebote gezeigt, so dass diese Liste übersichtlich bleibt. Sie können sich die beendeten Stellen allerdings anzeigen lassen und auch als Kopiervorlage für neue Angebote benutzen. Sie können beendete und auch nicht freigegebene Stellen vollständig aus der Datenbank löschen durch klicken auf den Mülleimer ( ). Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 9 von 10

Zum Beenden einer Stelle klicken Sie in der Stellenübersicht auf das Kreuz ( ) neben der Stelle. Im folgenden Bildschirm werden Sie gebeten, einige Angaben zu den Gründen der Beendigung zu machen. Dies dient nicht nur statistischen Auswertungen, sondern soll uns auch helfen, unsere Datenbank zu pflegen. Vor allem in Hinblick auf die Angaben zu den von ihnen eingestellten Personen helfen uns diese Informationen, unsere Bewerberdatenbank aktuell zu halten. Jobportal des Arbeitsamtes der DG Handbuch Seite 10 von 10