Lastenheft bezüglich des Standbaus an der ITB in Berlin Rumänien, in der Zeitspanne 9-13.03.2011, wie auch zur Durchführung des Rumänischen Abends I Allgemeine Daten Zeitspanne: Internationale Tourismusbörse, Berlin, Deutschland, 9-13 März, 2011 Fach- und Publikumsmesse Dimensionen: 611 qm, Halle 11.1, Stand Nr. 105 (Hallenplan beigefügt) Anzahl Infotheken: 1 Zentralinfotheke für das Rumänische Ministerium für Regionale Entwicklung und Tourismus + 44 Infotheken für Unterausteller Externer Veranstalter: Messe Berlin Gemäß der Regelungen der Messe Berlin ist die zugelassenen Bauhöhe 3,60 m. Der Standbau für die Halle 11.1 kann am 05.03.2011, 6,00 Uhr beginnen. Gemäß der Regelung der Messe Berlin, ist es Pflicht durch den Rumänienstand ein Durchgangsweg freigehalten, der eine Breite vom 3 m haben muss. II Dokumente des Anbietrers (1) Das technische Angebot wird ein technisches Memo erhalten und eine Skizze des Standes, axonometrisch, tridimensionell, farbig. Es wird folgendes aufgelistet: die Art der modularen Struktur, Art der Personalisierung des Standes (Logo, Bildmaterial), alle verwendeten Materialien, Grafik, andere Elemente wie: Szene, Regale, Bartheke, Tische auf metalischer Struktur, Stühle aus Metall mit Textilmaterial bedeckt, Hostessen, etc. (2) Das Angebot wird folgende Dokumente enthalten: Zulassunhsbescheinigung, Firmeneintrag beim Handelsregister, Name der Versicherungsfirma des Anbieters, Kundenportofolio und Dokumente die die finanzielle Lage des Anbieters bestätigen. (3) Finanzielles Angebot: a. Das finanzielle Angebot wird in Euro ausgedrückt. b. Das finanzielle Angebot wird auch folgende Kosten enthalten:
Realisierung von Werbemittel o 2.000 St. Papiertragetaschen, schwarz, bedruckt zweiseitig mit Logo Rumänien entdecke den Garten der Karpaten und mit Webseite www.rumaenientourismus.de. Dimensionen: 38 x 13 x 31 cm, ca. 120 g/m schweres Papier o 200 grüne Äpfel, bedruckt mit Logo Rumänien o 1.000 Kaffetassen, schwarz, bedruckt mit Logo Rumänien und Webseite in grün, Dimensionen: Durchmesser 8 cm, Höhe ca. 10 cm o 500 St. USB Stiks, bedruckt mit Logo Rumänien und Webseite in grün, aus Plastik, schwarz. USB Stiks: Version 2.0, min. 2 GB Kapazität, aus Plastik mit Deckel, 4,2 x 1 cm. Die USB Stiks werden Fotos wie auch Infos zu Natur, Kultur und Authentizität in Rumänien enthalten. o 500 Regenschirme, schwarz weiß, aus Polyester, ca. 430 gr. schwer, bedruckt mit Logo Rumänien
o 500 T-Shirts, schwarz, aus Baumwolle, Größen S, M, L bedruckt mit Logo Rumänien. Alle Werbemittel werden mit den visuellen Elementen des Brands bedruckt, gemäß des Brandmanuals und des Manuals für visuelle Identität des Regional Operationellen Programms. Andere Dienstleistungen wie folgt: o 100 Flyer, Format A4, mattes Papier, 120 gr, mit allen Ausstellern aus Rumänien, mit Kontaktdaten
o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel: Naturtourismus in Rumänien (mit Infos, Fotos, Logo, Webseite, Kontaktdaten) o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel: Kulturtourismus in Rumänien (mit Infos, Fotos, Logo, Webseite, Kontaktdaten) o 500 Flyer, Format A4, farbig, mit dem Titel: Rumänien ganz authentisch (mit Infos, Fotos, Logo, Webseite, Kontaktdaten) o 7 Hostessen die Deutsch sprechen o Tabletts, Löffeln, Servietten, Handtücher o 2 professionelle Kaffeemaschinen, Kaffee für die ganze Zeitspanne, Kaffeetassen mit Untertassen aus Keramik, Zucker und Milch o 2 Wasserspender mit Wasser (ca. 100 l) mit Plastikbecher o Orangensaft 50 l o 500 Weingläser aus Glas o 1 Geschirrspülmaschine Alle Werbemittel werden mit den visuellen Elementen des Brands bedruckt, gemäß des Brandmanuals und des Manuals für visuelle Identität des Regional Operationellen Programms. Andere Dienstleistungen: - Wasseranschluss und Konsum - Elektroanschluss und Konsum - Tägliche Standreinigung - Abdeckungen und Abhängungen (gemäß der Messe Berlin) inklusive Kosten - Transport von Broschüren und Inventar vom Münchener Büro zur Messe und Transport der übriggebliebenen Materialien (ca. 1000 Kg) nach München - Realisierung von 5 Fotos, Format A4 mit dem Rumänienstand - Einkauf der Parkscheine für das Rumänische Touristenamt, die das Parken vor der Halle erlauben Als Austeller auf der größten Tourismusmesse, wird auch in diesem Jahr das schon traditionelle Rumänienabend organisiert. Im Rahmen dieses Events werden Journalisten,
Reiseveranstalter, Persönlichkeiten, Partner der rumänischen Reiseveranstalter aus anderen Länder, etc. teilnehmen. In diesem Jahr wird der Event gemeinsam mit allen Ländern die in der Halle 11.1 ausstellen organisiert (Tschechien, Serbien, Slowenien, Ungarn und Rumänien). Dafür werden benötigt: o 10 hohe Tische (bedeckt mit Tischdecke und Blumendeko) o Organisierung einer mobilen Garderobe o Buffet für ungefähr 300 Personen mit traditionellen rumänischen Speisen o Notwendige Geschirr und Besteck o Das Menü wird aus folgendem bestehen: traditionelle rumänische Speisen wie: kalte und warme Vorspeisen (Grieben, Auberginensalat, gefüllte Eier, Pate mit Fleisch und Pilzen, Bohnenpasta, verschiedene Arten Wurst, Käse, Speck, Krautwickel mit Polenta, verschieden Arten Saft, 900 Flaschen rumänischer Wein, weiß und rot, trocken und halbtrocken, rumänischer Schnaps, Süßspeisen und Strizel) o Das notwendige Geschirr für ca. 300 Personen (Weingläser, Teller, Besteck, Servietten, etc.) o Gestaltung, Realisierung und Versand der Einladungen zum Rumänischen Abend, wie auch Erstellung einer Datei mit den Bestätigungen. III Technisch - organisatorisches Konzept (1) Die Projektion und Durchführung des Standes, wie auch der Bau, haben als Grundlage die Realisierung einer modernen Ambiente und wie auch die Erschaffung einer modernen Präsentation als Werbung für Rumänien. (2) Es werden ganz genau die Regelungen aus dem Brandmanual eingehalten. Folgende Elemente: Natur, Kultur, Authentizität werden hervorgehoben. Die predominante Farbe wird grün sein, in verschiedenen Tönen, gemäß dem Brandmanual. (3) Die Standstruktur wird eine optimale Funktionalität darbieten, ebenfalls sollte sie elegant und anziehend sein. Es werden keine kaputten, gekratzten oder exfolierten Plakate verwendet. Es werden transparente Bauelemente bevorzugt (aus Plexik oder Glas) um ein so hell wie mögliches Bild zu erreichen. Folgendes wird beachtet:
o Fachpublikum (Reiseveranstalter, Reisebüroexpedienten, Multiplikatoren, Presse, Investoren) o Publikum (Naturliebhaber, Aktivtourismus, Kulturtourismus) (4) Die entstandenen Räumlichkeiten werden so gut wie möglich verwendet: Präsentationen, Gesprächstische, Lager, Wege, etc. und deren Proportionen, so dass die ganze Fläche so gut wie möglich verwendet wird. (5) Die Ausstellungsfläche und die Gesprächstische werden mit der Anzahl der Aussteller korreliert. Infotheken mit integriertem Gesprächstisch werden bevorzugt. (6) Die Regelungen der Messe Berlin bezüglich der Distanz zum Boden, wie auch jede andere Regelung werden strikt eingehalten. (7) Der Stand wird folgende feste Elemente enthalten: o Lagern (mit Garderobe, Kleiderbügel, Regale, Spiegel 160 x 50 cm), für ca. 100 Personen während der Messe - täglich o 1 Küche ausgestattet mit Kühlschrank für Flaschen, Müllschlucker (groß), Waschbecken o 1 VIP Raum (geschlossen) für offizielle Gespräche mit 6 Sesseln, 2 kleine Tische, geschlossene Garderobe. Der Raum wird Fotos und Blumen dekoriert und wird Türe haben die absperrbar sein wird (Türe). o 1 Barthecke für Weinverkostung o 1 Schild: beinhaltet eine Liste aller Aussteller und deren Position im Stand, in der Nähe der Infotheke des Ministeriums postiert o 1 Hauptinfotheke des Rumänischen Ministeriums für Regionale Entwicklung und Tourismus, mit 3 Barhocker, gut signalisiert o 7 Präsentationsflächen ausgestattet mit Infotheken, min. 1,5 m lang ausgestattet mit Türe, Schloss und Schlüssel, mit Stromanschluss Innen, mit jeweils 2 Barhocker. Diese Theken werden mit Bilder/Deko entsprechend der Gegend ausgestattet. o 4 distinkte Zonen für Artisten (1 x Musiker, 2 x Handwerker, 1 x Maler). Es werden 2 mobile Wände zur Verfügung gestellt, so dass die Handwerker ihre Produkte drauf vorstellen können. Es werden 3 Tische und 3 Stühle für die Handwerker und für den Maler zur Verfügung gestellt, wie auch 4 Stühle für das Quartett. Es wird ein Podium hergestellt, wo das Quartett täglich performen kann.
o 44 Infotheken, die auch als Gesprächstisch verwendet werden können, mit jeweils 2 Barhockern. Jede Theke wird personalisiert, mit Name und Logo oder Foto des Ausstellers. Die Infotheken werden modern, beleuchtet sein, mit neuem modernem Design. o 20 Tische mit jeweils 3 oder 4 Stühlen o Für das Wochenende wird ein spezieller Raum vorgesehen zur Visualisierung von Filmen und ein Atelier für max. 10 Personen. o Individuelle Grafik (Logo + Name + Foto für jeden Aussteller auf den Infotheken) o Logo Rumänien: gut und von weitem sichtbar, gemäß des Standes und der Halle o Plasmascreens, DVDs, Fotos, Spots, Audiosystem mit CD Player mit Boxen, 1 Mikrophon o Grosse und gut beleuchtete Bilder (Grafik wird zur Verfügung gestellt) o Blumendekorationen: elegante Blumendeko für die Hauptinfotheke, für den VIP Raum, und Blumen für den Stand o 2 Glasschüssel für die Äpfel o Die Einteilung der Infotheken geschieht thematisch. Es werden 7 Präsentationsebenen gestaltet (außer Hauptinfotheke die am Eingang positioniert wird): Agrotourismus Naturtourismus Gesundheit und Wellness Aktiv und Abenteuertourismus Rundreisen Städtereisen Badeurlaub o Diese 7 Regionen werden thematisch dargestellt und hervorgehoben durch das Erschaffen von ruraler und naturnaher Atmosphäre, von Gesundheit und Wellness, mittelalterlicher Städte und Klöster. Es wird gewünscht: einrichten einer Landschaft aus dem Donaudelta, mit Schilf, Boot und Fischernetz; Erstellung eines Miniturms, wie in den mittelalterlichen Städten, mit Bänken und Straßenlaternen, ein Raum für Massage und Gesichtsbehandlungen und eine Kirche mit außen bemalter Malerei o 2 Handwerker: ein Puppenhersteller und ein Töpfer werden täglich am Stand Demonstrationen durchführen
o 1 Maler wird für Besucher Portraits herstellen. Für den Maler wird ein Tisch und Stuhl zur Verfügung gestellt. o 1 Quartett, das klassische Musik in moderner Form spielen wird (elektronische Geigen) (8) Es werden nur neue Bauelemente akzeptiert, modulare Strukturen (ohne Flecken, ohne Risse, etc.) (9) Die Theke des Ministeriums wird speziell dargestellt. (10) Der Name des Landes wird in deutscher Sprache so hoch wie möglich, gemäß den Regelungen der Messe Berlin. (11) Es wird eine Person ernannt, die die ganze Zeit für technische Fragen zur Verfügung stehen wird, wie auch 2 Personen die für eventuelle Defektionen die ganze Messe zur Verfügung stehen. (12) Die elektrischen Installationen werden eine perfekte Funktionalität verweisen, es wir dafür gesorgt, dass genug Licht sein wird, Fotos werden gut beleuchtet, wie auch der gesamte Stand. Wasser und Entsorgungsinstallationen werden gemäß den internationalen Standards sein. (13) Die Nichteinhaltung des Lastenheftes wird in einem Protokoll während der Messe eingetragen und kann dazu führen, dass der Preis nicht ganz bezahlt wird. (14) Alle Werbemittel werden gemäß dem Brandmanual gemacht, wie auch abhängig von dem Operationellen Regionalen Programm. IV Finanzielle Bedingungen Das finanzielle Angebot wird auf allen Elementen aus dem Lastenheft aufgelistet, andere Dienstleistungen, Produkte, jeweils mit dem Wert in Euro. Das finanzielle Angebot wird den Wert in Euro enthalten, wie auch den Wert der MWSt.. V Wählbarkeit Der Anbieter ist verpflichtet neben dem Angebot auch folgende Dokumente zu senden und zwar: Dokumente aus denen folgen soll, dass sein Umsatz im letzten Jahr mindestens 100.000 Euro war. Ebenfalls, wird ein Anbieter Dokumente senden die beweisen, dass er mindestens drei ähnliche Stände (sowohl technisch, als auch finanziell) gebaut hat (Schreiben von Kunden oder Kopien von Verträgen).
Die Anbieter werden als Beweis einen ähnlichen Vertrag mitbringen, dessen Wert 64.000 Euro ist, oder drei Verträge mit dem Gesamtwert von 96.500 Euro. Falls diese Dokumente nicht präsentiert werden, wird der Anbieter desqualifiziert.