Print Management und Document Solutions in Deutschland 2012

IDC Executive Brief Print Management und Document Solutions in Deutschland 2012 Gesponsert von Hewlett-Packard IDC Multi-Client-Projekt Juni 2012 Analyst: Matthias Kraus IDC Central Europe GmbH Hanauer Landstraße 135-137 60314 Frankfurt am Main www.idc.de

INHALTSVERZEICHNIS Einleitung 1 Der aktuelle Stand in Deutschland 3 Print Management und Document Solutions: Nicht nur Großunternehmen profitieren davon... 3 Print Services Bislang vor allem Basisdienstleistungen... 3 Document Solutions steigern Produktivität... 4 Auswahlkriterien für Print Services Anbieter... 6 Mobiles Drucken wird immer wichtiger... 7 Empfehlungen 8 IDC-Empfehlungen für Anbieter... 8 Empfehlungen von Anwendern für Anwender... 10 Methodik 11 HP 12 Fallstudie: Universitätsklinikum Bonn... 12 Copyright Hinweis... 15 S. #undefined 2012 IDC

ABBILDUNGSVERZEICHNIS S. 1 Typische Vorgehensweise: Print- und Dokumentenmanagement... 2 2 Heutige und zukünftige Print Services-Maßnahmen... 4 3 Einsatz und Planung von Document Solutions im Rahmen von Print Services... 5 2012 IDC #undefined

EINLEITUNG IDC befragte im Frühjahr 2012 zum wiederholten Male über 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen, demnächst einführen möchten oder sich zumindest mit den Themen näher beschäftigt haben, zu untersuchen und damit tiefere Einblicke in die Bedarfe der Firmen und Organisationen zu erhalten. Ausgangsituation: Die Anforderungen an die IT steigen Die IT-Abteilungen stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen: Ein Großteil der personellen und finanziellen Ressourcen muss immer noch für den operativen IT- Betrieb verwendet werden. Die Senkung der IT-Kosten (52%) sind deshalb neben der Verbesserung der IT-Sicherheit (49%) für die befragten Fach- und Führungskräfte die größten die Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Doch damit nicht genug: Neben diesen klassischen IT-Tasks müssen deutsche IT- Abteilungen zusätzlich die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse viel stärker als bisher unterstützen dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen (46%), wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren. Damit soll die IT letztlich einen größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Die IT-Qualität (42%) darf aber dabei nicht leiden und soll sich sogar weiter verbessern. Daneben spielen neue Trends wie die Erhöhung der Mobilität (36%) bereits heute eine wichtige Rolle. Die IT-Leiter und Ihre Mitarbeiter stehen also immer komplexeren und vielschichtigen Herausforderungen entgegen. Mit Print Management & Document Solutions die neuen Herausforderungen lösen Mit Print Management und Document Solutions können Sie sowohl den typischen als auch die neuen IT-Anforderungen begegnen: Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert, indem der Gerätepark optimiert, die Verfügbarkeit und die Service Qualität gesteigert und Transparenz geschaffen wird. Im zweiten Schritt werden dann mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet. Die typische Vorgehensweise auf dem Weg zu einem optimalen Druck- und Dokumentenmanagement unterteilt sich also in zwei Stufen, die in Abbildung 1 dargestellt sind. 2012 IDC 1

ABBILDUNG 1 Typische Vorgehensweise: Print- und Dokumentenmanagement Quelle: IDC, 2012 Die tatsächlichen Gesamtkosten Voraussetzung, um das gesamte Potential von Print Management und Document Solutions auszuschöpfen, ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Für die Aufteilung der Kosten gibt es am Markt verschiedene Ansätze. Unabhängig von den Details ist entscheidend, dass nicht nur die direkten oder indirekten Kosten erfasst, sondern auch die versteckten Kosten und die Auswirkungen auf Produktivität, Geschäftsprozesse und Unternehmenserfolg in die Betrachtung einbezogen werden. Eine mögliche Aufteilung der gesamten Dokumentenkosten ist folgende: Direkte Kosten: Hardware, Verbrauchsmaterial, Wartung, Papier, Energie Betriebskosten und Management Installation, Helpdesk, Training, Support, Gerätemanagement, Software, Lizenzen, Netzwerk/Servermanagement, Einkauf/Beschaffung/Administration, Leistungsverrechnung Produktivität / Arbeitszeit der Anwender Bedienung, Vorbereitung, Verfügbarkeit/Wartezeiten, Fehlerzeiten, etc. Dokumentenmanagement Erstellung/Eingang, Indexierung, Verteilung, Archivierung von Dokumenten, sicheres Drucken 2 2012 IDC

DER AKTUELLE STAND IN DEUTSCHLAND Print Management und Document Solutions: Nicht nur Großunternehmen profitieren davon Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen den Nutzen von Print Management und Document Solutions. Beide Bereiche wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Print Management wird in den befragten deutschen Unternehmen aber insgesamt häufiger durchgeführt als Maßnahmen zum Dokumentenmanagement (Document Solutions). Das Ergebnis untermauert damit die oben beschriebene typische Vorgehensweise (Abbildung 1). Je größer die Unternehmen sind, desto häufiger nutzen diese tendenziell Print Management und Document Solutions. Bei größeren Firmen und Verwaltungen lassen sich entsprechende Skaleneffekte erzielen, so dass sich Investitionen aus Sicht der befragten Unternehmen in diesem Umfeld bisher besonders lohnten. Inzwischen erkennen aber auch mittelständische Unternehmen (200-1.000 Beschäftigte) das Potential, denn sie planen in den kommenden ein bis zwei Jahren Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren. Print Services Bislang vor allem Basisdienstleistungen Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print Services- Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56%), Gerätebeschaffung (51%) und das Verbrauchsmaterial (47%). Mit diesen sogenannten BPS (Basic Print Services)-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz. Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft: Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird? Der Mittelstand entdeckt MPS (Managed Print Services) für sich Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt. Vor allem sie planen, innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von Managed Print Services (MPS)-Anbieter die Analyse und Bedarfsplanung (49 %), die Gerätekonsolidierung (52 %), das Asset Management (48 %) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 %) zu verbessern. Damit schaffen Sie sich eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren. 2012 IDC 3

ABBILDUNG 2 Heutige und zukünftige Print Services-Maßnahmen Heute geplant (in 12-24 Monaten) Weder heute noch geplant Wartung & Support 56% 37% 6% Gerätebeschaffung (Kauf oder Leasing) 51% 31% 18% Verbrauchsmaterial 47% 35% 18% Installation / Integration der Geräte 42% 45% 13% Helpdesk 41% 39% 19% Reporting und Abrechnung 41% 44% 15% Definition einer Druckstrategie Geräte-/Asset / Lifecycle Management Training/Schulung Automatische Bestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterial Fortlaufende Optimierung Gerätepark Ist-/Bedarfsanalyse Gerätekonsolidierung & - standardisierung 35% 34% 34% 32% 31% 30% 29% 44% 48% 45% 46% 54% 49% 52% 21% 18% 21% 22% 16% 21% 18% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Quelle: IDC, 2012 N=170 Document Solutions steigern Produktivität Das Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten und hier vor allem wieder der Mittestand beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44 %), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 %) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 %) also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen am weitesten verbreitet. 4 2012 IDC

ABBILDUNG 3 Einsatz und Planung von Document Solutions im Rahmen von Print Services Heute geplant (in 12-24 Monaten) Weder heute noch geplant Elektronische Formulare 44% 35% 21% Consulting im Bereich Optimierung von Dokumentenprozessen 42% 46% 12% Sicheres Drucken & Authentifizierung 34% 49% 18% Elektronische Archivierung von Dokumenten 34% 41% 26% Digitalisierung und (manuelle) Verteilung von Dokumenten 32% 44% 24% Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen 29% 50% 21% Enterprise Output Management Automatische Erstellung eines Dokumentes aus Firmenanwendungen 28% 49% 23% Zentrales Druck-/ Kopiercenter 26% 46% 28% Mobiles Drucken 26% 44% 29% "Serverless Printing" (Reduzierung Druckserver, Drucken ohne Druckserver/Cloud Printing) 25% 48% 28% Enterprise Content Management 23% 55% 22% 0% 50% 100% Quelle: IDC, 2012 n=170 Geplant: Automatisierung der dokumentenintensiven Prozesse Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen, so plant ein Großteil in den kommenden 12 bis 24 Monaten vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme (55 %), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50 %) und Enterprise In-/Outputsysteme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (49 %). Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse. Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit. Dokumentenprozesse mit dem größten Potential für Effizienzsteigerungen Eine Vielzahl von Prozessen bietet für die befragten Fach- und Führungskräfte Potential für Verbesserungen. Letztlich hängt die Auswahl geeigneter Prozesse von der individuellen Unternehmenssituation, den Zielen und den vorhandenen 2012 IDC 5

Ressourcen ab. Besonderes Augenmerk sollten die Unternehmen auf die Prozesse Rechnungsstellung (36 %), Lager/Logistik/Versand (34 %) und Auftragseingang (33 %) legen. Diese Abläufe lassen sich zusammenfassen und finden rund um die Abwicklung von Kundenaufträgen statt. Die zuverlässige, effiziente und sichere Gestaltung dieser Prozesse mit Hilfe von Document Solutions wirkt sich unmittelbar positiv auf die Kundenzufriedenheit aus und trägt damit indirekt zur Steigerung des Unternehmenserfolges bei. Document Solutions: Hoher Beratungsbedarf Die befragten Unternehmen haben den größten Bedarf an externer Unterstützung in der Beratung für die Optimierung und Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Wie beschrieben wandeln sich die Aufgaben der IT-Abteilung: Bislang war ihre Hauptaufgabe der Betrieb und die Wartung der IT-Systeme. Inzwischen muss die IT einen Mehrwert bieten und die Fachabteilungen und deren Prozesse besser, schneller und flexibler unterstützen. Die IT spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn mit Hilfe von IT-Tools und Services werden diese Anforderungen letztlich umgesetzt. Davor muss die IT-Abteilung aber als Art interner Berater gegenüber den Fachabteilungen fungieren. Diese Aufgabe ist relativ neu für die IT und entsprechend hoch ist der Bedarf an externer Beratung. Beratungsbedarf besteht auch bei der eigentlichen Implementierung sowie der Auswahl von Document Solutions Software-Tools. Auswahlkriterien für Print Services Anbieter Ein MPS-Marktführer bietet Gesamtlösungskompetenz Die befragten Unternehmen nennen ganz unterschiedliche Eigenschaften, die einen Print Services-Marktführer auszeichnen. Know-how und Angebot im Bereich Optimierung von Dokumentenprozessen werden insgesamt am häufigsten genannt. Bei der Auswahl eines passenden Partners sollten Sie als Anwenderunternehmen deshalb auf Angebote, Kompetenz und Erfahrung in diesem Bereich besonders achten. Im Bereich Print Management bevorzugen über ein Drittel (35 %) der befragten Unternehmen Gerätehersteller, denn diese zeichnen sich für die befragten Fach- und Führungskräfte durch einen zuverlässigen Support sowie durch Know-how, Erfahrung, Referenzen und Gesamtlösungskompetenz aus. Nach den Herstellern werden im Bereich Print Services bevorzugt IT-Services Anbieter und Systemhäuser ausgewählt. Deren Stärke ist vor allem die Herstellerneutralität, das Gesamtlösungskonzept und der Kontakt bzw. die Beratung "auf Augenhöhe". Im Umfeld von Document Solutions werden von den befragten Fach- und Führungskräften vor allem Software-Anbieter bevorzugt, denn Dokumentenprozesse werden insbesondere mit Hilfe von Software-Tools optimiert. Ein zuverlässiger Support, Know-how und Erfahrung im Bereich Document Solutions und die Gesamtlösungskompetenz sind deshalb die wichtigsten Gründe für die befragten Unternehmen, Software-Anbieter auszuwählen. Fast genauso häufig wie die Software-Anbieter favorisieren die befragten Unternehmen Druckerhersteller, um Dokumentenprozesse zu optimieren. Für die Gerätehersteller sprechen die langjährige Geschäftsbeziehung, ein breites Beratungsangebot und die Unabhängigkeit von Document Solutions-Herstellern. 6 2012 IDC

Umsetzung von MPS durch Händler möglich Wenn im Rahmen von MPS eine Zusammenarbeit mit Geräteherstellern und Händlern in Erwägung gezogen wird, bevorzugen die befragten Unternehmen, den Großteil der Leistungsbestandteile von Händlern zu beziehen: Dies sind "Delivery"- Leistungen wie Service/Support (48 %), Lieferung von Verbrauchsmaterial (54 %) oder die sogenannten IMAC-D Prozesse (46%). Auffällig ist, dass die Unternehmen sogar Beratung und Consulting, Tools, Reporting und die fortlaufende Optimierung von den Händlern bevorzugen. Die Beratung "auf Augenhöhe", Ansprechpartner vor Ort und eine zuverlässige Unterstützung ihrer Kunden sind die Hauptargumente für Händler. Mobiles Drucken wird immer wichtiger Die Arbeitswelt wandelt sich neue IT-Trends forcieren Mobilität Mobilität zählt zu einem der wichtigsten Trends, sowohl in unserer Privatumgebung als auch in der Arbeitswelt. Diese Entwicklung steht im engen Zusammenhang mit Cloud Computuing, der Consumerization of IT und "Bring-your-own-Device" sowie der explosionsartigen Verbreitung von intuitiv zu bedienenden Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablet PCs. Hinzu kommen der verbesserte und günstige mobile Internetzugang sowie die Verbreitung von sozialen Netzwerken. All diese Trends beeinflussen auch das Druckverhalten und führen zu neuen Anforderungen der Anwender. Die befragten Unternehmen bewerten deshalb mobiles Drucken also die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können als wichtigen Trend. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre als wichtiges Thema eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten mobiles Drucken hingegen als unbedeutendes Hypethema ab. Mobiles Drucken bietet Flexibilität und erhöht die Produktivität Die befragten Unternehmen erhoffen sich durch mobiles Drucken vor allem mehr Flexibilität (53%) und eine Erhöhung der Produktivität (41%) für die Anwender. Gerade für Führungskräfte, Berater oder Vertriebsmitarbeiter, aber auch für Pendler oder Mitarbeiter, die ab und an zu Hause arbeiten, ist mobiles Drucken besonders wichtig. Die Arbeitswelt verlangt, bietet aber gleichzeitig auch immer mehr Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, im Hotel oder am Flughafen, in der Niederlassung oder beim Kundenbesuch und nicht zu vergessen im "Home Office" Dokumente auszudrucken, gehört dazu. Die Anforderung lautet deshalb: Mit jedem mobilen Gerät (ob Laptop, Smartphone oder Tablet PC) und an jedem Ort an dem ein Drucker verfügbar ist Ausdrucke vornehmen zu können. Sicherheitsbedenken, verursacht durch das Fehlverhalten der User oder fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker- als auch auf Endgeräteseite, stellen im Hinblick auf mobiles Drucken für die befragten Unternehmen die größten Herausforderungen dar. Für IDC sind deshalb Schulungen, technische Unterstützung und Handlungsanweisungen gefordert, um Sicherheit bestmöglich zu gewährleisten. 2012 IDC 7

EMPFEHLUNGEN IDC-Empfehlungen für Anbieter Auf Basis dieser Untersuchung leitet IDC folgende Empfehlungen für Anwenderunternehmen im Print Management- und Document Solutions-Umfeld ab. Neuen Anforderungen an IT mit Print Services und Document Solutions begegnen Wie die Ergebnisse zeigen, verändern sich die Anforderungen an die IT: Neben klassischen Aufgaben wie der Senkung von IT-Kosten oder der Gewährleistung von IT-Sicherheit erwartet das Management von der IT, dass sie viel stärker die Geschäftsprozesse unterstützen und flexibel auf veränderte Business-Anforderungen reagieren. Print Services und Document Solutions zielen genau darauf ab, diese Herausforderungen zu lösen. Stufenweise Implementierung IDC empfiehlt die stufenweise Implementierung: Zunächst sollten Sie mit Hilfe von MPS (Managed Print Services) die Geräteinfrastruktur optimieren und die Druckkosten senken, Transparenz und Flexibilität durch das aktive Management erreichen. Damit schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen, um im nächsten Schritt mit Hilfe von Document Solutions das Druckvolumen deutlich reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Mit zunehmender Projektdauer und Erfahrung steigt die Akzeptanz bei allen Beteiligten. Die IT-Abteilung kann so die neuen Anforderungen, einen deutlich größeren Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten, nach und nach erfüllen. Auf Gesamtlösungsportfolio und modulare Services achten Print Management und Document Solutions können kaum noch getrennt voneinander betrachtet werden. Zudem nennen die befragten Unternehmen Know-how und Angebote im Bereich Optimierung von Dokumentenprozessen am häufigsten als entscheidende Kriterien für die Auswahl eines geeigneten MPS-Partners. IDC empfiehlt Ihnen deshalb, bei der Auswahl von Anbietern auf deren Gesamtlösungsportfolio zu achten. Achten Sie zudem auf modulare Services-Angebote. Sie können so abhängig von dem individuellen Bedarf Ihres Unternehmens gemeinsam mit dem externen Partner Schritt für Schritt den Weg zum effizienten Druck- und Dokumentenmanagement beschreiten. MPS-Anbieter zur Optimierung von Dokumentenprozessen in Erwägung ziehen Wenn Sie bereits MPS eingeführt haben und jetzt den zweiten Schritt, die Optimierung und Automatisierung der Dokumentenprozesse mit Hilfe von Document Solutions, planen, empfiehlt IDC insbesondere den vorhandenen MPS-Partner in Betracht zu ziehen. Die MPS-Anbieter kennen die Infrastruktur und die Prozesse Ihres Unternehmens bereits. Auf Basis dieser Informationen können MPS-Anbieter, die über entsprechende Gesamtlösungsangebote und -kompetenz verfügen, Ihnen gezielt Vorschläge unterbreiten, wie Sie mit Hilfe von Document Solutions dokumentenintensiven Abläufe optimieren können. 8 2012 IDC

Mittelstand: Profitieren Sie von Print Services und Document Solutions Wie die Befragungsergebnisse zeigen, haben mittelständische Unternehmen einen erhöhten Bedarf an Print Management und Document Solutions. Insbesondere als kleineres mittelständisches Unternehmen können Sie dabei auch Händler oder Systemhäuser vor Ort als potentiellen Print Services Anbieter in Erwägung ziehen. Immer häufiger arbeiten Händler mit den Herstellern im Rahmen von Prints Services (BPS oder MPS) eng zusammen. Die vorliegenden Ergebnisse zeigen, dass die befragten Unternehmen dabei eine Vielzahl von Leistungen bevorzugt vom Händler in Anspruch nehmen möchten, da sie "auf Augenhöhe" beraten, Ansprechpartner vor Ort haben und einen zuverlässigen Support bieten. Business Case: Transparente Gesamtkostendarstellung Die Analyse der Ist-Kosten stellt das unerlässliche Fundament für Print Management und Document Solutions dar. Dabei besteht eine große Herausforderung darin, die Gesamtkosten für Druck- und Dokumentenverarbeitung transparent darzustellen. Es geht nicht nur um die direkten Kosten (Beschaffung von Hardware, Verbrauchsmaterial), sondern um indirekte und versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und um die Produktivität der Mitarbeiter (IT, Einkauf, Anwender). Diese indirekten und versteckten Kosten sind vielfach höher als die direkten, denn die Auswirkungen auf die Effizienz der Anwender und die Geschäftsprozesse sind letztlich entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die Problematik liegt hierbei in der monetären Erfassung der Auswirkungen. Die Messung der Durchlaufzeiten von Prozessen in Verbindung mit der Arbeitszeit und den -kosten der Mitarbeiter hat sich hierbei etabliert. Lassen Sie sich deshalb von den Anbietern im Rahmen eines Business Case die Kosten transparent und aufgeschlüsselt darlegen. Nur so können Sie unterschiedlich Angebote tatsächlich vergleichen und später Einsparungen und positive Effekte messen. Praxisbeispiele zeigen lassen In der Praxis gibt es bei Planung und Umsetzung von Print Services und Document Solutions zahlreiche Details zu beachten. Die Erfahrung der Anbieter stellt daher einen entscheidenden Faktor dar, um Print Services erfolgreich umzusetzen. Anschauliche Fallstudien bleiben deshalb eine bewährte Art, um Ihnen die Erfahrung und den ganzheitlichen Ansatz von Print Management und Document Solutions zu vermitteln. Lassen Sie sich von den Anbietern Case Studys zeigen, die Ihnen anschaulich darstellen, wie Print Services und Document Solutions umgesetzt und wo mögliche Einsparungen und Erfolge (direkte, indirekte, versteckten Kosten etc.) erzielt wurden. Document Solutions: Enge Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen Durch die Einführung von Document Solutions lassen sich Ihre Dokumentenprozesse optimieren. Dies hat letztlich aber zur Folge, dass die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen angepasst werden. Eine enge Abstimmung und Kommunikation zwischen IT und den Fachabteilungen ist daher entscheidend für den Erfolg von Document Solutions Projekten. Die IT sollte dabei für eine hohe Transparenz in der Projektphase sorgen. Voraussetzung für eine effektive Zusammenarbeit ist, dass die IT die Anforderungen der Fachabteilungen kennt und versteht. 2012 IDC 9

Sehen Sie Print Management und Document Solutions als Chance für die Profilierung der IT Oftmals wird die IT als reiner Zulieferer oder als Kostenstelle von Seiten des Business betrachtet. Durch die Einführung von Print Management und Document Solutions können mit Hilfe der IT sowohl die IT-Kosten gesenkt und die Verfügbarkeit erhöht als auch effizientere Dokumentenprozesse und somit Produktivitätssteigerungen auf Seiten der Fachabteilungen realisiert werden. Die IT kann sich dadurch Schritt für Schritt vom reinen Zulieferer, der kaum Mehrwert für das Unternehmen bietet, hin zum strategischen Partner des Business entwickeln. Der Stellenwert des IT-Leiters und seiner Abteilung innerhalb des Unternehmens steigt. Mobiles Drucken ermöglichen Mobiles Drucken also die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Nach Meinung von IDC wird sich aufgrund der neuen Anforderungen in der Arbeitswelt und neuer technologischer Entwicklungen (Smartphones, Tablet PCs, mobile Bandbreiten, Cloud Computing, soziale Netzwerke und interaktive Collaboration-Plattformen) der Bedarf nach mobilem Drucken in den kommenden Jahren weiter erhöhen. Sprechen Sie Ihren Anbieter darauf an, wie er Sie dabei unterstützen kann, mobiles Drucken zu ermöglichen. Dabei gilt es dabei darauf zu achten, den Anwendern einerseits einfaches und intuitives mobiles Drucken zu ermöglichen anderseits muss dabei die die größtmögliche Sicherheit gewährleistet werden. Empfehlungen von Anwendern für Anwender Zum Abschluss der Befragung wollte IDC von den Teilnehmern wissen, welche Empfehlungen sie anderen Unternehmen, die mit Hilfe von Print Services und Document Solutions sichere und effiziente Druck- und Dokumentenverarbeitung erreichen möchten, mit auf den Weg geben können. Eine Auswahl der getroffenen Empfehlungen ist nachfolgend dargestellt: "Das beste Angebot heraussuchen, nicht unbedingt das billigste." "Lassen Sie sich sehr gut beraten, das hilft, das haben wir auch gemacht." "Voraussetzungen schaffen für eine Dokumentenmanagement-Lösung: Organisatorische Abläufe, Workflows, Archivierungsrichtlinien analysieren und vorab optimieren. Auf dieser Basis dann Lösungen bewerten." "Sorgfältige Evaluierung verschiedener Lösungs-Angebote im Vorfeld." "Erarbeiten eines Gesamtkonzeptes." "Auf Dokumentensicherheit achten" "Einen guten, erfahrenen Partner wählen." "Schrittweiser Einstieg." "Spart Energie und steigert die Effizienz von Betriebsabläufen." 10 2012 IDC

METHODIK Bei dem vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Auszug aus der Multi- Client-Studie "Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012". IDC befragte im Frühjahr 2012 zum wiederholten Male über 200 Entscheider aus Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen, demnächst einführen möchten oder sich zumindest mit den Themen näher beschäftigt haben, zu untersuchen und damit tiefere Einblicke in die Bedarfe der Firmen und Organisationen zu erhalten. Die nachfolgend dargestellte Fallstudie basiert auf Informationen, die von HP zur Verfügung gestellt wurde. Für diese Angaben übernimmt IDC keine Gewähr. 2012 IDC 11

HP Fallstudie: Universitätsklinikum Bonn Informationen zum Kunden Auf dem Venusberg über der Stadt Bonn gelegen, ist das Universitätsklinikum Bonn mit rund 4500 Mitarbeitern die größte medizinische Einrichtung im Raum Bonn. Neben dem Hauptstandort gibt es vier weitere Niederlassungen innerhalb des Stadtgebiets. Als Maximalversorger deckt das Universitätsklinikum medizinisch alle Fachbereiche ab und behandelt täglich eine Vielzahl an Patienten. Das Universitätsklinikum Bonn arbeitet flächendeckend mit einem komplexen Netzwerk, in das zahlreiche unterschiedliche Komponenten wie Server, PCs und Drucker eingebunden sind. Anforderungen des Kunden Als der Mietvertrag für die bis dahin genutzten Kopierer des Klinikums auslief, wurde eine neue Lösung gesucht, die Kopieren und Drucken miteinander verbindet. Funktionen wie Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren sollten fortan auf einem gemeinsamen Gerät möglich und für eine Vielzahl von Mitarbeitern nutzbar sein. Darüber hinaus wollte man die Administration der Systeme zentralisieren. Zusätzlich sollten die neuen Geräte bei der Kosteneinsparung helfen, ohne dass dabei Abstriche bei der Qualität und Funktionsvielfalt gemacht werden müssen. Ziel einer neuen Lösung für die Druckerinfrastruktur war dabei etwa ein erhöhter Druckerdurchsatz und besserer Bedienkomfort Alles in Verbindung mit einem höheren Funktionsumfang und verbesserter Kostenkontrolle. Darüber hinaus wollten das Universitätsklinikum Bonn seine Infrastruktur zentral über das Kliniknetzwerk verwalten. Auch für die dezentrale Lagerverwaltung der Verbrauchsmaterialien, die Redundanzen erzeugt und hohe Kosten verursacht, sollte durch eine automatisierte, zeitgemäße Just-in-Time-Lieferung abgelöst werden. Darstellung der Lösung Das Netzwerk des Klinikums war für die Integration der neuen Geräte gut vorbereitet. Gemeinsam mit dem Bonner HP-Partner Hansen & Gieraths (H&G) wurden für die neue Druckerlandschaft zwei neue Server aufgesetzt. Einer davon ist der Verwaltung der Geräte vorbehalten, für die Web Jetadmin Server von HP zum Einsatz kommt. Status- und Warnmeldungen liefert jedes einzelne der Geräte automatisch und ermöglicht so ein proaktives Handeln. IT-Abteilung des Klinikums und Hansen & Gieraths sichern damit gemeinsam den reibungslosen Betrieb. Der zweite Server ist für die Drucklösung des Herstellers Safecom reserviert, welche für die Geräte- Authentifizierung zuständig ist. Vertraulichkeit wird im Klinikum großgeschrieben, weshalb der Druck von Dokumenten per Chipkarte direkt am Gerät angestoßen werden muss. Die Multifunktionsgeräte stehen heute über das gesamte Klinikareal verteilt an zentralen Knotenpunkten, die für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Die klinischen Fachbereiche drucken Arztbriefe, Rezepte und andere Formulare, die im KIS (Klinik Informationssystem) bereits vorhanden sind. Die Bandbreite ist beträchtlich und reicht von Briefen, über emails und Vorstandsvorlagen, bis hin zu den Lagerlisten aus dem 12 2012 IDC

SAP-System. Immer wichtiger wird in diesem Umfeld auch der Farbdruck, denn viele kritische Merkmale lassen sich mit Farbe erheblich detaillierter wiedergeben. Eine Kurzschulung der Mitarbeiter direkt am Gerät, übersichtliche Gebrauchsanleitungen an den Geräten sowie der interne Service Desk stellen einen reibungslosen Ablauf sicher. Der Smart Printing Service Vertrag garantiert dem Klinikum bei technischen Defekten, die nicht intern gelöst werden können, eine schnelle Reaktion des örtlichen Partners. Projekt Highlights Bessere Kontrolle über die Betriebskosten, einen höheren Bedienkomfort, eine bessere Performance sowie eine hohe Ausfallsicherheit der Geräte. Durch die schnellere Druckgeschwindigkeit konnte die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden während HP Web Jetadmin die Verwaltung der Geräteflotte vereinfacht. Hansen & Gieraths wird täglich mit automatisierten Statusinformationen der Geräte versorgt, um die zuverlässige Lieferung der Verbrauchsmaterialien Justin-Time garantieren zu können. Damit gehört die kostenintensive Lagerhaltung der Verbrauchsmaterialien im Klinikum der Vergangenheit an. Kostenreduktionen durch automatisierte Just-in-time Lieferungen und proaktivem Austausch der Verbrauchsmaterialien und Wartungskomponenten sowie Kostentransparenz durch den Smart Printing Vertrag. Effizienzsteigerung durch höhere Verfügbarkeit der Geräte. Zitate des Kunden zum Projekt Bei dem HP-Angebot stimmten die technischen Anforderungen, das Gesamtkonzept, die Qualität der Geräte und nicht zuletzt der Preis. Vor dem Roll-out wurde ein Testlauf mit einigen Geräte gestartet und vor Ort konfiguriert. Während dieser Phase haben wir noch einige Verbesserungen vorgenommen und die Konfiguration optimiert, bevor sämtliche Geräte vorkonfiguriert aufgestellt und in Produktivbetrieb gingen." Wir haben die Abläufe deutlich verbessert und unsere finanziellen Belastungen reduziert, denn die Kosten pro Druckseite sind nachweislich gesunken. Dirk-Oliver Granath, Abteilungsleiter IT Service, Universitätsklinikum Bonn 2012 IDC 13

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