Auslesegeräte und Software Auslesen Archivieren Sichern Auswerten der Daten digitaler Tachographen und Fahrerkarten
Inhaltsverzeichnis Orientierung im Prospekt Seite Allgemeine Informationen (Unternehmerpflichten, vorgeschriebene Ausleseintervalle, etc.) 3 TachWare: Allgemeine Informationen/Übersicht der Editionen 4 TachWare: Lizenzmodell 4 Funktionsübersicht: Vergleich der drei TachWare Editionen 5-6 Systemvoraussetzungen 6 TachWare Fuhrpark Edition 7 TachWare Fuhrpark Kompakt Edition 8 TachWare Fahrer Edition 9 Driver Point Software: Fahrerinformationslösung autark & als Terminal 10 TachBooks: Komplettlösung TachWare mit Notebook 11 Auslesegeräte für Fahrzeuge/Tachographen 12 Auslesegeräte für Fahrerkarten 13 TachWare: bebilderte Erläuterungen einzelner Softwarefunktionen Alles zur Fahrerkarte 14-19 Alles zum Fahrzeug 22-26 Bescheinigung von Tätigkeiten (Urlaubsscheine) 20 Belehrungsdokument 19-20 Zweigstellen/Unternehmensdaten 21 Berichte/Auswertungen 27 Führerscheinkontrolle 28-29 Programmeinstellungen 30-32 Hilfe/Support 32 Schnittstelle: TachWare Driver Point Software 33 TachWare: Übersicht Datengewinnung und Datenmanagement 34-35 Driver Point Software: bebilderte Erläuterung der Funktionen 36-37 Terminal/Driver Point: Übersicht Fahrer-Informations-System 38 Fahrerterminal Driver Point 39 Die Personen (Namen und Fotos) in den Screenshots sind fiktiv und dienen allein zu Anschauungszwecken, Übereinstimmung mit realen Personen sind rein zufällig. 2
3 Professionelle Lösungen einfach in der Handhabung Wofür wird Auswertesoftware benötigt? Um den unternehmerischen Pflichten nachkommen zu können, bedarf es neben der Hardware zum Auslesen der Fahrer und Fahrzeuge einer entsprechenden Softwarelösung für die Sicherung, Archivierung und Auswertung dieser Daten. Maßgeblich sind hier neben der Verordnung zur Harmonisierung bestimmter Sozialvorschriften im Straßenverkehr VO(EG) Nr. 561/2006 das Fahrpersonalgesetz (FPersG), die Fahrpersonalverordnung (FPersV) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Diese enthalten die gesetzlichen Grundlagen und Regelungen. Welche Pflichten ergeben sich für den Unternehmer aus der Umstellung auf den digitalen Tachographen? Archivierungspflicht / Aufbewahrungspflicht Die Daten des digitalen Kontrollgerätes (Massenspeicher) sind spätestens alle drei Monate, die Daten der Fahrerkarte spätestens alle 28 Tage auszulesen. Die Daten sind entsprechend der gesetzlichen Rahmenbedingungen sofort doppelt zu sichern und gemäß 4 Abs. 3 FPersG aufzubewahren. Dispositionspflicht Der Unternehmer muß die Touren seiner Fahrer derart planen, daß diese nicht gezwungen sind, gegen die Regelungen der Lenk- und Ruhezeiten zu verstoßen. Dies beinhaltet auch das Einplanen entsprechender zeitlicher Puffer. Zudem gibt es ein dezidiertes Akkordlohnverbot. Diese Verantwortung gilt über die gesamte Logistikkette, Stichwort Verladerhaftung! Überwachungspflicht Der Unternehmer ist verpflichtet, die Daten aus dem digitalen Kontrollgerät und der Fahrerkarte regelmäßig auf Verstöße zu kontrollieren. Insbesondere die Aktivitätsdaten angestellter Fahrer sollten auf Verstöße gegen die Lenk- und Ruhezeiten untersucht werden, da hier durchaus empfindliche Strafen drohen. Unterweisungspflicht Der Unternehmer ist im Fall von Verstößen gegen die Sozialvorschriften verpflichtet, den Fahrer zu belehren und muß bei wiederholten Verstößen arbeitsrechtliche Konsequenzen ziehen (Abmahnung, Kündigung). Auskunftspflicht Der Unternehmer ist verpflichtet, einer kontrollberechtigten Behörde die angeforderten Daten zu übersenden. Zudem hat der Fahrer ein Recht auf seine Daten, d.h. der Unternehmer muß dem Fahrer dessen Daten auf Wunsch zur Verfügung stellen. Welche Pflichten ergeben sich für den Fahrer aus der Umstellung auf die digitale Fahrerkarte? Einhalten Lenk- und Ruhezeiten Kontrollgerät richtig bedienen Fahrerkarte vor Mißbrauch schützen Manueller Nachtrag von Aktivitäten für Zeiten, die außerhalb des Fahrzeuges verbracht wurden Aushändigung der Fahrerkarte an den Unternehmer für den Datendownload Zudem müssen sowohl Unternehmer als auch Fahrer sich die zur Ausübung ihrer Tätigkeit erforderlichen Kenntnisse aneignen, regelmäßig auffrischen und sich entsprechend weiterbilden. Dies betrifft auch die Vorschriften im Zusammenhang mit dem digitalen Kontrollgerät! Für wen gelten die Verordnungen und Gesetze rund um das digitale Kontrollgerät? VO(EG) Nr. 561/2006 Kapitel 1 Artikel 2 definiert den Geltungsbereich der Verordnung. Demnach fallen im Wesentlichen der gesamte gewerbliche Güterverkehr und auch Personenverkehr innerhalb der Europäischen Gemeinschaft und Staaten, die Vertragspartei des AETR sind, unter die geltenden Bestimmungen. Neben Transportunternehmen und Speditionen müssen folglich auch z.b. Busunternehmen, Handwerksbetriebe und Bauunternehmen die gesetzlichen Regelungen beachten.
TachWare Allgemeines Die Jumbo-Tech TachWare ist eine lokale Softwarelösung für die Daten der Fahrerkarte und des Massenspeichers (des Tachographen). Mit der TachWare können Sie allen Unternehmerpflichten nachkommen. Auslesen Archivieren Sichern Anzeigen Auswerten Die drei Editionen der TachWare unterscheiden sich im Funktionsumfang und damit in der Zeit, die seitens des Unternehmers für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zusätzlich aufgewendet werden muß. Lizenzmodell Der Kauf einer Softwarelizenz berechtigt zur Nutzung der Software auf einem PC / einem Notebook. Lizenzkarte und Lizenzschlüssel Der Lizenzschlüssel wird auf einer Lizenzkarte gespeichert, die beim Erwerb der Software mit ausgeliefert wird. Um die Software freischalten und damit nutzen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Klassische Verwendung Übertragung der Lizenz von der Karte auf den PC (oder das Notebook). Anschließend ist die Software für diese Installation einsatzbereit. Lizenzchip FUHRPARK EDITION FP Lösung für Unternehmen aller Fuhrparkgrößen mit sozialversicherungspflichtig angestellten Fahrern FUHRPARK KOMPAKT EDITION FPK Lösung für selbstfahrende Unternehmer und Handwerksbetriebe FAHRER EDITION FA Lösung für engagierte Fahrer, die selbst Einblick in ihre Daten nehmen möchten. Ergänzungslösung für Unternehmen mit Fahrern, die nicht innerhalb der Auslesefristen ins Unternehmen kommen können. Lizenzkarten der TachWare 2. Alternative Nutzung mehrerer Installationen Die Lizenz bleibt auf dem Chip der Lizenzkarte. Über einen optionalen mobilen Lizenzstick kann eine beliebige Installation freigeschaltet werden. Hierzu ist der Chip aus der Karte herauszubrechen und in den Lizenzstick einzulegen. Für den Zeitraum, in dem der Lizenzstick angeschlossen ist, wird die jeweilige Installation freigeschaltet und kann voll genutzt werden. Chip in den Lizenzstick einlegen Gut zu wissen! Die Lizenzen der Jumbo-Tech TachWare laufen nicht ab und es gibt keine Beschränkung der Anzahl Fahrer und Fahrzeuge, die mit einer Lizenz verwaltet werden können. 4
5 Funktionsübersicht FA FPK FP Lizenzmodell Einzelplatz Server-Client Betrieb nicht vorgesehen terminalfähig (z.b. Remotedesktopverbindung) Anzahl Fahrer unbegrenzt Anzahl Fahrzeuge unbegrenzt Laufzeit unbegrenzt Einlesen Fahrerkarten via Kartenleser Fahrerdaten von angeschlossenen USB-Geräten (z.b. Downloadkey) Fahrzeugdaten von angeschlossenen USB-Geräten (z.b. Downloadkey) per Doppelklick auf beliebige *.ddd-datei Import aus Verzeichnissen auf beliebigen (Netz-)Laufwerken Speichern / Archivieren Automatische Speicherung im Datenordner (Dateityp: *.ddd) Überprüfung auf gültige Signatur beim Speichern Sichern Unterstützung doppelter Datensicherung FTP-Upload Fahrerkarten FTP-Upload Fahrzeugdaten Synchronisation mit FTP-Server Datenansichten tabellarische Übersicht Fahreraktivitäten (hohe Details) graphische Übersicht Fahreraktivitäten (mittlere Details) symbolische Übersicht Fahreraktivitäten (niedrige Details) tabellarische Übersicht Fahrzeugaktivitäten (hohe Details) graphische Übersicht Fahrzeugaktivitäten (mittlere Details) symbolische Übersicht Fahrzeugaktivitäten (niedrige Details) detaillierte Geschwindigkeiten (Fahrzeug) Filter auf bestimmten Zeitraum Filter auf bestimmte Fahrer Filter auf bestimmte Fahrzeuge Suchfunktion für Fahrerdateien Suchfunktion für Fahrzeugdateien Bearbeiten Ergänzen von Fahrerdaten (Personaldaten/Fahrerlaubnis, etc.) Ergänzen von Fahrzeugdaten (z.b. technische Daten, Wartung, etc.) Hinzufügen von Zweigstellen Kommentieren von Aktivitäten / Ereignissen /Verstößen Aktivieren / Deaktivieren von Fahrern Aktivieren / Deaktivieren von Fahrzeugen optionale Unterdrückung falsch gebuchter Arbeitszeiten Statistiken Verstöße nach 2009/5/EG Verstöße einschließlich Arbeitszeiten durchschnittliche Arbeitsstunden
Funktionsübersicht FA FPK FP Auswertungen/Berichte Anzeige von Ereignissen / Fehlern letzte Anzeige von Verstößen (z.b. gegen Lenk- und Ruhezeiten) 28 Tage Unterschiedliche Verstoßprofile für Zweigstellen Kartenübersicht Bescheinigung von Tätigkeiten ( 20FPersV) Belehrungsdokument für Fahrer (Verstöße gg. Lenk- und Ruhezeiten) diverse Berichte für Fahrer/Fahrzeuge/Zweigstellen Erinnerungsfunktion fällige Downloads Fahrer fällige Downloads Fahrzeuge Termine, Ereignisse (z.b. Kalibrierung, AU/HU, Führerscheinablauf, etc.) Jubiläen veraltete Dateien zu prüfende Führerscheine Daten exportieren einfacher Behördenexport (*.ddd) erweiterter Behördenexport (*.ddd) Rohdatenexport (alle *.ddd Dateien) Excel-Export von Aktivitätsdaten (Fahrer / Fahrzeuge) (automatischer) Versand von Fahrer- /Fahrzeugdateien via Email Führerscheinkontrolle manuelles Hinterlegen des Kontrolldatums elektronisches Einlesen des Kontrolldatums (erfordert spez. Hardware) Anzeige aller Prüfzeitpunkte je Fahrer Bericht: letzter Prüfzeitpunkt aller Fahrer Zweigstellenverwaltung Anlegen / Hinzufügen von Zweigstellen Hinzufügen von Mitarbeitern ohne Fahrerkarte Hinzufügen von Fahrzeugen ohne digitales Kontrollgerät In Verbindung mit Fahrerterminal Driver Point automatisches Einlesen am Terminal erzeugter Dateien Nachrichtendienst (Messenger) für Textmitteilungen Systemvoraussetzungen Um die TachWare verwenden zu können, wird folgende Hardware vorausgesetzt: PC mit Microsoft Windows 2000, XP, Vista, 7 oder 8 (jeweils 32 bit oder 64 bit) 1 GB Hauptspeicher (RAM) 30 MB freier Festplattenspeicher VGA-Grafik mit einer von Auflösung 1024 x 768 Pixel oder höher (1600 x 1000 Pixel empfohlen) Maus oder vergleichbares Zeigegerät Chipkartenlesegerät (siehe S. 13) NFC-Lesegerät zur Verwendung mit kontaktlosen Führerschein-Token (siehe S. 13) 6
7 Perfekte Lösung für Unternehmen mit kleinen, mittleren und großen Fuhrparks, die ihre Fahrer unter Berücksichtigung der Sozialvorschriften disponieren müssen. Kartenleser Lizenzstick Fuhrpark V3 Funktionen: Detailbeschreibung S. 14ff Besonderheiten: Lizenzmodell: Lieferumfang: FP Einlesen Fahrerkarten- und Fahrzeugdaten via Kartenleser oder Downloadkey Einlesen *.ddd-dateien von Downloadkeys oder anderen USB-Geräten Erinnerung an fällige Downloads Doppelte Datensicherung Überprüfung auf veraltete Dateien Auswertung und Anzeige Massenspeicherdaten Auswertung und Anzeige Fahrerkartendaten inkl. Verstöße gegen Sozialvorschriften Datentransfer per Email Sofortausdruck Fahrerreport mit Restlenkzeit und aktuellen Verstößen Auswertung der Fahrerdaten nach Sozialvorschriften / Lenk- und Ruhezeiten Belehrungsfunktion Verstoßstatistik nach Schwere des Verstoßes gemäß Richtlinie 2009/5/EG Kommentarfunktion für Aktivitäten und Verstöße Integriertes Berichtwesen (Aktivitätsbericht, Belehrungsdokument, Schichtauswertung etc.) Bescheinigung von Tätigkeiten (Urlaub, Krankenstand, etc.) Intelligenter Behördenexport Verwaltung weiterer Fahrer-, Fahrzeug- und Unternehmensdaten Elektronische Führerscheinüberprüfung (optional) Websicherung via FTP-Upload und automatischer Datenabgleich mit lokalem Archiv Integrierter Nachrichtendienst zur Nutzung mit Driver Point Software Lizenz für 1 Installation, zeitlich unbegrenzt 1 Jahr Updates inklusive (für registrierte Kunden) 1 Jahr kostenfreier Support (für registrierte Kunden) CD mit Software und Treibern für Kartenleser Lizenzkarte mit Lizenz USB Kartenlesegerät Lizenzstick (siehe S. 4 unten) 5 Aufkleber für Führerscheinkontrolle (optional) ohne Hardware für Führerscheinprüfung mit Hardware für Führerscheinprüfung Software mit Kartenleser: Art. Nr. G900.744 Art. Nr. G900.734 Komplettsets inkl. Auslesegerät: mit VDO Downloadkey Pro Art. Nr. G900.745 Art. Nr. G900.735 Details zu Auslesegeräten S.12 mit Lisle DigiDown Art. Nr. G900.746 Art. Nr. G900.736 mit Lisle DigiDown Plus Art. Nr. G900.747 Art. Nr. G900.737 mit Lisle Digidown PC Art. Nr. G900.748 Art. Nr. G900.738
Lösung für selbstfahrende Unternehmer und Handwerksbetriebe. Kartenleser Fuhrpark Kompakt V3 Funktionen: Detailbeschreibung S. 14ff Besonderheiten: Lizenzmodell: FPK Einlesen Fahrerkarten- und Fahrzeugdaten via Kartenleser oder Downloadkey Einlesen *.ddd-dateien von Downloadkeys oder anderen USB-Geräten Erinnerung an fällige Downloads Doppelte Datensicherung Überprüfung auf veraltete Dateien Auswertung und Anzeige Massenspeicherdaten Auswertung und Anzeige Fahrerkartendaten Datentransfer per Email Sofortausdruck Fahrerreport mit Restlenkzeit Bescheinigung für Tätigkeiten (Urlaub, Krankenstand, etc.) Einfacher Behördenexport Verwaltung weiterer Fahrer- und Fahrzeugdaten Lizenz für 1 Installation 1 Jahr Updates inklusive (für registrierte Kunden) 1 Monat Support für Erstanwendung (für registrierte Kunden) Lieferumfang: CD mit Software und Treibern für Kartenleser Lizenzkarte mit Lizenz USB Kartenlesegerät Software mit Kartenleser: Art. Nr. G900.724 Komplettsets inkl. Auslesegerät: mit VDO Downloadkey Pro Art. Nr. G900.725 Details zu Auslesegeräten S.12 mit Lisle DigiDown Art. Nr. G900.726 mit Lisle DigiDown Plus Art. Nr. G900.727 mit Lisle DigiDown PC Art. Nr. G900.728 Optional: Lizenzstick Art. Nr. G670.165 8
9 Perfekte Lösung für engagierte Fahrer. Kartenleser Smartfold Fahrer V3 Funktionen: Detailbeschreibung S. 14ff Besonderheiten: Lizenzmodell: Lieferumfang: FA Einlesen Fahrerkartendaten via Kartenleser oder manuell von USB-Geräten Erinnerung an fällige Downloads Doppelte Datensicherung Überprüfung auf veraltete Dateien Auswertung und Anzeige Fahrerkartendaten Datentransfer per Email Sofortausdruck Fahrerreport mit Restlenkzeit und aktuellen Verstößen Belehrungsdokument mit den Verstößen der vergangenen 28 Tage Lizenz für 1 Installation, zeitlich unbegrenzt 1 Jahr Updates inklusive (für registrierte Kunden) 1 Monat Support für Erstanwendung (für registrierte Kunden) CD mit Software und Treibern für Kartenleser Lizenzkarte mit Lizenz USB Kartenleser Smartfold Software mit Kartenleser: Art. Nr. G900.714 Genial: Kartenleser Smartfold
Für Fahrerterminals in Unternehmen siehe Seite 36ff. Adminstick Driver Point Software Funktionen: Besonderheiten: Lizenzmodell: Systemvoraussetzungen: Lieferumfang: Automatische Datengewinnung durch Einstecken einer Fahrerkarte in den Kartenleser bzw. Anschluß eines Downloadkeys an USB Automatische Datenarchivierung (Standardformat *.ddd) Fahrerinformation: Verstöße, Restlenkzeiten, Aktivitätssummen, etc. LAN Nachrichtendienst / Messenger Elektronische Führerscheinkontrolle (in Kombination mit TachWare Fuhrpark) kompatibel zu allen am Markt befindlichen Softwarelösungen Lizenz für 1 Installation 1 Jahr Updates inklusive (für registrierte Kunden) PC / Terminal (ggf. in Verbindung mit verknüpften Netzlaufwerken auf einem Netzwerkserver oder Datenterminal) empfohlen: Touchscreen Display; sinnvoll: angebundener A4-Drucker Betriebssystem Microsoft Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8 mind. 64 MB freier RAM mind. 20 MB freier HDD-Speicher mind. VGA-Auflösung 1024 x 768 USB-Anschluß Adminstick mit Software und erforderlichen Treibern Lizenzkarte mit Lizenz optionales Zubehör: Auswertesoftware TachWare Fuhrpark Art. Nr. G900.734 Driver Point Messenger - in TachWare bereits enthalten, sonst bitte anfordern Nur Software: zur Nutzung auf vorhandenem PC Art. Nr. G900.990 Komplettsystem inkl. Terminal: L Wandterminal Art. Nr. G670.177 XL Wandterminal mit Drucker Art. Nr. G670.170 Weitere Details siehe S. 36ff XXL Standterminal mit Drucker Art. Nr. G670.171 10
Tastbildschirm Touchscreen 11 TachBook - Ein robuster Koffer und alles ist drin TachBook mit 11 Netbook Perfekt geeignet für: Werkstätten Schulungskräfte Fuhrparkleiter Selbstfahrende Unternehmer Kabelführung durch Seitenwand des Koffers zu jedem TachBook gehört auch ein Smartfold Kartenleser Tastbildschirm Touchscreen TachBook mit 15 Notebook 270 Inhalt der Koffer Scharnier 270 drehbar Professionelle leistungsfähige Markengeräte exzellenter Qualität (bitte das jeweilig aktuelle Modell der TachBook Variante erfragen) Downloadkabel zum Auslesen des digitalen Tachographen (siehe S. 12 unten) Fahrerkartenlesegerät Archivierungs- und Auswertelösung TachWare Fuhrpark Edition (siehe S. 7) Alles einsatzfertig vorkonfiguriert TachBook S 11 Netbook mit Fuhrpark Edition Art. Nr. G670.740 TachBook XL 15 Notebook mit Fuhrpark Edition Art. Nr. G670.741
Auslesegeräte Downloadkeys Auslesen des Tachographen Lisle DigiDown Plus Lisle DigiDown Lisle DigiDown Plus Art. Nr. G670.107 Dieses Kombi-Auslesegerät vereint sämtliche Funktionen des DigiDown mit einem integrierten Fahrerkartenlesegerät. So können Sie unabhängig von einem PC oder Notebook Fahrerkarten auslesen. Der 2GB SD Speicher reicht theoretisch für hunderte Auslesevorgänge von Tachographenund Fahrerkartendatensätzen, bis diese übertragen werden müßten. Erzeugt Massenspeicherdatensätze im Format : m_jjjjmmtt_hhmm_amtl-kennzeichen_fahrgestellnummer.ddd Lisle DigiDown Art. Nr. G670.105 Sehr einfach zu handhabendes, robustes Gerät. 3 alternative Auslesemodi auf Knopfdruck: a) gesamter (der Unternehmenskarte zugewiesener) Massenspeicher, b) letzte 3 Monate, c) nur Fahrerkarte. Die Daten werden auf eine tauschbare SD-Karte (2GB, im Lieferumfang enthalten) gespeichert. Die ausgelesenen Daten können direkt über einen SD - Kartenleser oder per USB-Kabel vom DigiDown auf den PC kopiert/ übertragen werden. Erzeugt Massenspeicherdatensätze im Format: m_jjjjmmtt_hhmm_amtl-kennzeichen_fahrgestellnummer.ddd Erzeugt Fahrerkartendatensätze im Format: c_jjjjmmtt_ hhmm_vorname_nachname_fahrerkartennummer.ddd VDO Downloadkey Pro Art. Nr. G670.104 Der Klassiker. Konfigurierbares Auslesegerät mit Touchdisplay und Erinnerungsfunktion an fällige Downloads. Mit optional freischaltbarem Kartenleser (integriert). Erzeugt Massenspeicherdatensätze im Format: m_jjjjmmtt_ hhmm_amtl-kennzeichen_fahrgestellnummer.ddd. VDO Downloadkey Pro Downloadkabel Mit dem 1.5m langen Downloadkabel können Daten über die vordere 6-Pin Schnittstelle ausgelesen werden. Um die Schnittstelle ansprechen zu können, wird spezielle Software benötigt. Mit dem Softwaretool DigiDown PC können mit der Unternehmenskarte auch Tachodaten für die nachherige Archivierung und Auswertung aus dem Tachographen ausgelesen werden. Ein vorhandenes Notebook und das Kabel erfüllen damit die gleiche Funktion, die sonst die speziellen Auslesgeräte/Downloadkeys leisten. Damit ist diese Lösung besonders für selbstfahrende Unternehmer geeignet, die ohnehin mit einem Notebook unterwegs sind. Downloadkabel Downloadkabel mit Auslesetool DigiDown PC Art. Nr. G670.115 12
13 Auslesegeräte Kartenleser Kartenlesegeräte für PC / Notebook Die USB Chipkartenlesegeräte dienen dem Auslesen der Fahrerkarten. Die Treiber werden entweder vom Betriebssystem automatisch erkannt (z.b. Windows 7 oder 8) oder können von unserer Homepage heruntergeladen werden. Zum Ansprechen und Auslesen von Fahrerkarten benötigen Sie eine spezielle Software (z.b. TachWare von Jumbo-Tech). RFID-Aufkleber Kombinierter Kartenleser Tischkartenleser NFC-Lesegerät Faltstick Smartfold Lizenzstick USB Tastatur mit Chipkartenleser USB-Stick 2 in 1 Kompaktgerät Tischkartenleser schwerer Standfuß Art. Nr. G670.162 Kompaktgerät kleines dezentes Gerät Art. Nr. G670.163 Faltstick-Leser Smartfold schneidiges Gerät für den mobilen Einsatz Art. Nr. G670.167 USB-Stick mit integriertem Kartenleser 2 in 1, 2 GB Speicher Art. Nr. G670.146 USB Tastatur mit integriertem Chipkartenleser für jeden Auswertearbeitsplatz Art. Nr. G670.141 Kombinierter Kartenleser für das Auslesen von Fahrerkarten Art. Nr. G670.169 und zum Einlesen von Führerscheinen (erfordert spezielle Aufkleber) NFC-Lesegerät für das Einlesen von Führerscheinen Art. Nr. G670.161 (erfordert spezielle Aufkleber) Lizenzstick Als Dongle für temporäre Lizensierung an Art. Nr. G670.165 verschiedenen Arbeitsplätzen (siehe S. 4) RFID-Aufkleber für das Personalisieren von Führerscheinen Art. Nr. G970.000 und automatische Einlesen in die TachWare Fuhrpark* manipulationssicher, zerstören sich beim Ablösen speichert keine Fahrerdaten, dient der reinen Identifikation * Details zur Führerscheinüberprüfung siehe Seite 28.
Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen Symbol-Legende Farbige Kästchen zeigen an, welche Edition über die erläuterten Funktionen verfügt. Verfügt eine Edition nicht über die erwähnte Funktion, ist das passende Kästchen grau. Verwaltung von Fahrerkarten Hinzufügen von Fahrern In der TachWare werden Fahrer automatisch durch Einlesen der Fahrerkarte bzw. den Import einer Fahrerkartendatei angelegt. Die Software speichert neben den Aktivitätsdaten die Angaben von der Fahrerkarte, sodaß keine Notwendigkeit besteht, Fahrer von Hand anzulegen. Fahrerkartendaten Stammdaten Die auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten werden angezeigt. Interessant ist hier insbesondere die Gültigkeit. So kann der Disponent oder Fuhrparkleiter den Fahrer an die Beantragung einer neuen Fahrerkarte erinnern. Fällige Fahrerkarten können in die Statusleiste unter Termine aufgerufen werden (siehe Seite 26). Fahrerliste Die Auflistung aller aus dem Einlesen von Fahrerkarten erzeugten Fahrer erfolgt mit vollständigem Namen sowie den Tagen seit der letzten Archivierung im linken Bereich der Tach- Ware. Rote Einträge fließen in die Erinnerungsfunktion bei Programmstart ein (siehe Seite 30). Die Einträge können nach allen Spalten beliebig sortiert werden. Bei großen Unternehmen hilft die Suchfunktion beim Aufruf eines Fahrers. Wird ein Fahrer in der Liste per Mausklick angewählt, werden im restlichen Softwarebereich die zugehörigen Daten angezeigt. Die Option Deaktivieren hilft, die Fahrerliste übersichtlich zu halten. So können z.b. ausgeschiedene Fahrer oder Einträge, die durch Querverweise aus eingelesenen Fahrzeugen entstanden sind, auf inaktiv gesetzt werden. Dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden. 14
15 Bearbeiten fahrerspezifischer Informationen Neben den automatisch gespeicherten Daten zum Fahrer und seiner Fahrerkarte (siehe Seite 14) können in der TachWare zusätzliche Angaben hinterlegt werden. Personaldaten Die Personaldaten der Fahrer können nach dem Einlesen der Fahrerkarte bearbeitet werden. Während die von der Fahrerkarte stammenden Daten nicht verändert werden können, sind die Personal-, Kontakt- und Fahrerlaubnisdaten flexibel änderbar. Kontaktdaten Fahrerlaubnis Neben allgemeinen Daten können Kontaktinformationen und Angaben zum Führerschein gespeichert werden. Wichtig ist insbesondere das Eintrittsdatum des Fahrers in das Unternehmen. Diese Angabe sollte dauerhaft in den Personaldaten hinterlegt werden, da dieses Datum u.a. für die Bescheinigung von Tätigkeiten benötigt wird. Fahrerstatus In der Fahrerstatuszeile werden die wesentlichen Informationen zu den Daten des Fahrers angezeigt. Neben den zuletzt benutzten Fahrzeugen werden die Anzahl vorhandener Archivdateien sowie die Anzahl der für den Fahrer erstellten Bescheinigungen für Tätigkeiten angezeigt. Auch die Gültigkeit des Führerscheins sowie die letzte Überprüfung sind sofort einsehbar.
Fahrer-Aktivitätsdaten Fahrerstatus Erläuterungen S. 15 unten Gefahrene Kilometer und Zeiten Sehen Sie auf einen Blick die zurückgelegte Strecke (erfordert Zeitzone: UTC) sowie die Tagessummen der Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und unbekannten Zeit in tabellarischer Ansicht pro Tag. Besondere Ereignisse Besondere Ereignisse, z.b. Karte während Fahrt eingelegt, werden durch ein gelbes Ausrufezeichen symbolisiert. Anzeige der Verstöße Tage mit Verstößen gegen die Lenk- und Ruhezeiten oder das Arbeitszeitgesetz sind mit einem Paragraphenzeichen gekennzeichnet. Neu: Schwere des Verstoßes Je dunkler die Färbung des Paragraphensymbols, desto schwerwiegender die Übertretung. Maßgebend ist die Richtlinie 2009/5/EG. Bescheinigung für lenkfreie Tage Tage, für die eine Bescheinigung von Tätigkeiten erstellt wurde, sind mit dem ausgewählten Grund (z.b. Erholungsurlaub) durch ein blaues Symbol gekennzeichnet. Bei Bedarf können vorhandene Bescheinigungen über die Fahrerstatuszeile wieder aufgerufen und nachgedruckt werden. Drucken oder Excel-Datei Die Aktivitätsdaten der Fahrer können auf Wunsch gedruckt oder für die Weiterverarbeitung in Excel übertragen werden. 16
17 Fahreraktivitäten - Details hoch Für jeden einzelnen Tag können per Mausklick auf das Plus die Aktivitäten im Detail angezeigt werden. Auf die Minute genau werden die einzelnen Aktivitäten nach Art und mit Dauer aufgelistet. Darüberhinaus zeigt die Software an, welches Fahrzeug benutzt wurde und ob Einfahreroder Zweifahrerbesatzung vorlag. Verstöße Übertretungen der Lenk- und Ruhezeiten sind farbig hinterlegt. Die ausführliche Erläuterung mit Angabe des genauen Verstoßes hilft dem Fahrer und Unternehmer zu erkennen, wo mögliche Schwachstellen liegen. Kommentarfunktion Jede Aktivität und jeder Verstoß können kommentiert werden. Tage mit einer solchen Notiz sind mit einem separaten Symbol gekennzeichnet, sodaß im Falle einer Behördenkontrolle der Grund der Übertretung auch nach Wochen oder Monaten noch reproduziert werden kann. Eine riesige Unterstützung. Was man aufschreibt, vergißt man nicht. Fahreraktivitäten - Details mittel Farbige, graphische Darstellung der Tätigkeiten für die schnelle Übersicht. Die Summenzeiten im rechten Bereich geben einen schnellen Überblick über die Verteilung der einzelnen Aktivitätsarten. Bei Bedarf kann diese graphische Übersicht monatsweise gedruckt werden. Zuletzt benutzte Fahrzeuge Auf der Fahrerkarte werden die vom Fahrer zuletzt benutzten Fahrzeuge gespeichert. Die TachWare zeigt die Kennzeichen dieser Fahrzeuge an. Durch An- bzw. Abwahl einzelner Fahr- zeuge werden im Tätigkeitsdiagramm nur die Aktivitäten angezeigt, die auf dem ausgewählten Fahrzeug erzeugt wurden.
Fahreraktivitäten - Details niedrig Kalenderübersicht Fahrerkartendaten In dieser Ansicht kann der Anwender auf einen Blick Tage ohne Aktivitäten, Urlaub, Krankenstand, Tage mit Verstößen etc. erfassen. Das untere Drittel der Kästchen ist zudem entsprechend der an diesem Tag festgestellten Aktivitäten eingefärbt, in wenigen Augenblicken erstellen. Einfach die zu bescheinigenden Tage markieren, den Grund anwählen, drucken, fertig. Die TachWare übernimmt automatisch die gewählten Zeiträume. Sind diese nicht zusammenhängend werden mehrere Bescheinigungen erstellt. (siehe auch S. 20) wurde z.b. an einem Tag ein Fahrzeug gelenkt, ist die Farbe rot. Bescheinigungen von Tätigkeiten lassen sich in dieser Ansicht Aktueller Status Darf ich den Fahrer auf die geplante Tour schicken oder nicht? Diese Frage läßt sich mit einem Blick auf den aktuellen Status klären. Dort erhalten Sie einen Überblick über die verbleibenden Lenkzeiten, den Zeitpunkt der nächsten Ruhezeit und für die längerfristige Planung auch die Arbeitsstunden der letzten 16Wochen. Abgerundet wird die Übersicht durch die Verstoßstatistik der letzten 8 Wochen. 18
19 Schichten In dieser Ansicht werden die Schichten des Fahrers graphisch dargestellt (im Gegensatz zur Fahreraktivitäten-mittel ohne Summenzeiten). Über die Färbung lassen sich Einzel- und Mehrfahrerschichten unterscheiden, sowie die Art der enthaltenen Ruhezeit (z.b. reguläre oder verkürzte Tagesruhezeit). Die Start- und Endezeiten der gearbeiteten Schichten werden angezeigt, indem mit dem Mauszeiger darüber gefahren wird. Dieser Bericht kann monatsweise gedruckt werden. Sofortausdruck Fahrerkarte - Kartenübersicht Diese Übersicht ist ein Hilfsmittel für die Disposition und den Fahrer, und wird beim Einlesen einer Fahrerkarte automatisch ausgedruckt. Neben der graphischen und tabellarischen Anzeige der Aktivitäten werden anzgezeigt: Belehrungsschreiben Fahrerinformation Verstöße Neben der regelmäßigen Kontrolle der Fahrerkartendaten auf Verstöße, muß der Unternehmer seine Fahrer bei Übertretungen belehren. In der Fuhrpark Edition der Tach- Ware ist das passende Werkzeug direkt integriert. Das Belehrungsdokument listet alle Verstöße im zu belehrenden Zeitraum für einen Fahrer auf. Einfach ausdrucken, unterschreiben lassen, fertig! Die Restlenkzeit der aktuellen Schicht und Woche Die verbleibenden und genommenen verkürzten Tagesruhezeiten Die verbleibenden und genommenen verlängerten Tageslenkzeiten Beginn der nächsten Tagesruhezeit Die Verstöße im angezeigten Zeitraum NEU: Für verantwortungsvolle Fahrer gibt es diese Auswertung für den Zeitraum letzte 28 Tage.
Einstellung der wichtigsten Auswertungen Für die Auswertung der Daten der Fahrerkarte kann durch den Benutzer gewählt werden, welche gesetzlichen Grundlagen beachtet werden sollen. diese Art von Verstoß wird dann mit einem Paragraphenzeichen gekennzeichnet. Abgewählte Übertretungen werden nicht angezeigt. Unterschiedliche Verstoßprofile Manchmal ist es erforderlich, Fahrer auf unterschiedlichen Grundlagen auszuwerten (z.b. mit bzw. ohne Berücksichtigung nationaler Arbeitszeitregelungen). Eine differenzierte Auswertung kann durch das Anlegen unterschiedlicher Verstoßprofile erfolgen. Ein Profil wird hierbei nicht einem einzelnen Fahrer zugewiesen, sondern einer Zweigstelle. Die korrekte Zuordnung der einzelnen Einträge muß demnach sorgfältig durch den Benutzer vorgenommen werden. Bescheinigung von Tätigkeiten Nachweise für Urlaub, Krankheit u.a. Im Falle einer Straßenkontrolle muß der Fahrer für den aktuellen und die vergangenen 28 Kalendertage einen lückenlosen Nachweis über seine Tätigkeiten erbringen. Mit der Bescheinigung für Tätigkeiten werden Urlaub, Krankenstand, andere Arbeiten und Tage, an denen kein unter die Verordnung fallendes Fahrzeug gelenkt wurde, nachgewiesen. Die TachWare füllt diese Bescheinigungen mit wenigen Klicks automatisch aus. Außerdem werden die erstellten Bescheinigungen von der Software archiviert (die nicht-signierte Vorlage) und können mühelos nachvollzogen und reproduziert werden. So funktioniert s Markieren Sie die gewünschten Tage per Mausklick und wählen Sie Auswertungen Tätigkeitsbescheinigung aus, um den passenden Nachweis zu erstellen. 20
21 Zweigstellen In der Fuhrpark Edition besteht zudem die Möglichkeit, weitere Zweigstellen hinzufügen. Dies können verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Verantwortlichen, aber auch echte Zweigbetriebe mit unterschiedlicher Anschrift sein. Zweigstellenverwaltung Im Menüpunkt Zweigstellen können beliebig viele Einträge angelegt werden. Sinnvoll ist dies z.b. wenn die Verantwortung für die Fahrer bei unterschiedlichen Abteilungen oder Mitarbeitern liegt, oder wenn es eine Zweigstelle mit eigener Anschrift gibt. Die Verwaltung von mehreren Unternehmen ist nicht vorgesehen, da dies datenschutzrechtliche Probleme mit sich bringen würde. Sind Zweigstellen angelegt, können Fahrer und Fahrzeuge diesen Gruppen zugeordnet werden. Dies erhöht einerseits die Übersichtlichkeit und erleichtert andererseits die gezielte Erstellung von Auswertungen. Fahrer ohne Fahrerkarte können von Hand hinzugefügt werden, so daß auch für diese Urlaubsscheine aus der TachWare heraus erstellt werden können. Praktisch: Ist ein Fahrer einer Zweigstelle zugeordnet, werden automatisch die passenden Unternehmensdaten für die Bescheinigung lenkfreier Tage übernommen. Unternehmensdaten Eingabe der Firmendaten Die Unternehmensdaten werden bei der Registrierung der Software durch den Anwender erfaßt. Diese Daten werden für das Formular Bescheinigung von Tätigkeiten (siehe S. 20) und Belehrungsdokument verwendet. Änderungen in der Firmierung, den Kontaktdaten etc. können in den Einstellungen im Register Firma oder im Register Zweigstellen vorgenommen werden.
Verwaltung von Fahrzeugdaten Hinzufügen von Fahrzeugen In der TachWare werden Fahrzeuge automatisch durch Einlesen einer Fahrzeugdatei von einem Downloadkey bzw. den manuellen Import einer Fahrzeugdatei angelegt. Die Software speichert neben den Aktivitätsdaten die im Tachographen hinterlegten Angaben zum Fahrzeug, sodaß keine Notwendigkeit besteht, Fahrzeuge von Hand anzulegen. Fahrzeugstammdaten Die TachWare zeigt zu jedem Fahrzeug die Kerndaten amtliches Kennzeichen und Fahrgestellnummer sowie Angaben zum digitalen Kontrollgerät an. Desweiteren werden die Daten der Kalibrierung angezeigt. Hier kann schnell und einfach überprüft werden, ob die richtige Reifengröße und die korrekte Maximalgeschwindigkeit im Tachographen hinterlegt wurden. Neben der Angabe der Werkstatt, die die letzte Kalibrierung vorgenommen hat, wird das Datum der nächsten Kalibrierung angezeigt. Fällige Kalibrierungen können in der Statusleiste unter Termine aufgerufen werden. (siehe S. 26) Bearbeiten fahrzeugspezifischer Daten Neben dem Fahrzeugmodell und -typ lassen sich allgemeine Daten wie Erstzulassung, Kostenstelle, etc. zum Fahrzeug hinterlegen. Sonderfall: Fahrzeugtyp Reisebus Wird ein Fahrzeug als Bus deklariert, wird in den Auswertungen automatisch die neue 12-Tage Regelung für Busunternehmen berücksichtigt. 22
23 Bearbeiten fahrzeugspezifischer Informationen Neben den direkt aus dem Tachograph stammenden Daten, können weitere manuell hinzugefügt werden. In den Registern allgemeine Daten, technische Daten, Wartung und Versicherungen können wesentliche Angaben hinterlegt werden. Die Angaben aus dem Register Wartung werden automatisch zu Terminen (siehe Seite 26). Fahrzeugliste Die Auflistung aller durch das Einlesen von Fahrzeugdaten erzeugten Fahrzeuge erfolgt mit amtlichem Kennzeichen sowie den Tagen seit der letzten Archivierung im linken Bereich der TachWare. Rote Einträge fließen in die Erinnerungsfunktion bei Programmstart ein (siehe Seite 30). Die Einträge können nach allen Spalten sortiert werden. Bei großen Unternehmen hilft die Suchfunktion beim Aufruf eines bestimmten Fahrzeugs. Wird ein Fahrzeug in der Liste per Mausklick ausgewählt, werden im restlichen Bereich die zugehörigen Daten angezeigt. Die Option Deaktivieren hilft, die Fahrzeugliste übersichtlich zu halten. So können z.b. verkaufte Fahrzeuge oder Einträge, die durch Querverweise aus eingelesenen Fahrerkarten entstanden sind, auf inaktiv gesetzt werden. Dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden. Fahrzeugstatus In der Fahrzeugstatusleiste werden wesentliche Informationen zum Fahrzeug angezeigt. Neben den letzten Fahrern und der Anzahl Archivdateien können auch alle Unternehmenssperren und wichtige Termine auf einen Blick erfasst werden.
Fahrzeug-Aktivitätsdaten Überblick Fahrzeugaktivität Sehen Sie auf einen Blick die mit dem Fahrzeug pro Tag zurückgelegte Strecke und die Summen der einzelnen Aktivitäten. Drucken oder Excel-Datei Die Aktivitätsdaten der Fahrzeuge können auf Wunsch gedruckt oder für die Weiterverarbeitung in Excel übertragen werden. Geschwindigkeitsüberschreitungen Wird die bei der Kalibrierung hinterlegte zulässige Höchstgeschwindigkeit überschritten, speichert der Tachograph diese Information ab. Die TachWare kennzeichnet dies mit einem passenden Symbol. Fehler und Ereignisse Fehler, z.b. Fehler beim Download, werden mit einem roten Ausrufezeichen; Ereignisse, z.b. Unterbrechung der Stromversorgung oder Aktivitäten außerhalb der Sozialvorschriften, mit einem gelben Ausrufezeichen, Downloads mit einem grünen Pfeil gekennzeichnet. Fahrzeugaktivitäten - Details hoch Kommentarfunktion Aktivitäten und Ereignisse können für die langfristige Nachvollziehbarkeit kommentiert werden. Fahrzeugaktivitäten und Ereignisse Für jeden einzelnen Tag werden die Aktivitäten im Detail, unterteilt nach Fahrer und Beifahrer angezeigt. Ereignisse und Fehler sind farblich unterlegt und so auf einen Blick zu erfassen. Die TachWare berechnet neben der prozentualen Verteilung der einzelnen Aktivitäten pro Tag und Fahrer auch die durchschnittliche Geschwindigkeit. Am Ende eines Tages werden in der Detailansicht die Aktivitäten graphisch auf einem Zeitstrahl dargestellt. 24
25 Fahrzeugaktivitäten - Details mittel Graphische Darstellung Farbige Darstellung der Aktivitäten für die schnelle Übersicht. Die Summenzeiten im rechten Bereich geben einen schnellen Überblick über die Verteilung der einzelnen Aktivitätsarten. Eine klasse Möglichkeit, die Auslastung des Fahrzeuges zu überprüfen. Auf Wunsch kann diese graphische Übersicht monatsweise gedruckt werden. Letzte Fahrer Im Massenspeicher des Fahrzeuges werden die Fahrer gespeichert, die das Fahrzeug zuletzt benutzt haben. Die TachWare zeigt die Namen dieser Fahrer an. Durch die An- bzw. Abwahl einzelner Fahrer werden in der Fahrzeugnutzungsübersicht nur die Aktivitäten angezeigt, die vom ausgewählten Fahrer erzeugt wurden. Fahrzeugaktivitäten - Details niedrig Schnellübersicht In dieser Ansicht kann der Anwender auf einen Blick Tage ohne Aktivitäten, Kontrollen, Tage mit Geschwindigkeitsüberschreitungen, Downloads, etc. erfassen. Das untere Drittel der Kästchen ist zudem entsprechend der an diesem Tag ermittelten Fahrzeugauslastung eingefärbt; Vollauslastung wird z.b. rot gekennzeichnet. Durch Markieren einzelner Tage berechnet die TachWare die Summe der Aktivitäten für die ausgewählten Tage nach der Art der Aktivität (Lenken, Arbeit, Bereitschaft, Ruhe).
Geschwindigkeitsdaten Detailliertes Geschwindigkeitsprofil Der digitale Tachograph zeichnet für einen begrenzten Zeitraum (je nach Tachographengeneration zwischen 24 und 168Nettolenkstunden) die detaillierten Geschwindigkeiten auf. In der TachWare werden diese Daten, sofern vorhanden, graphisch dargestellt. Die maximale Geschwindigkeit kann vom Anwender eingestellt werden. Auch statistische Daten z.b. die durchschnittliche und maximale Geschwindigkeit werden angezeigt. Im Falle eines Unfalls oder Blitzerfotos sollte der Tachograph daher schnellstmöglich, am besten sofort ausgelesen werden. Hinweis: Im Gegensatz zu dem Geschwindigkeitsprofil werden Geschwindigkeitsüberschreitungen langfristig im Tachographen gespeichert. Terminverwaltung Das Termin-Fenster listet alle Termine auf, die in den nächsten 30 Kalendertagen geplant sind. Termine können automatisch durch das Einlesen von Fahrer- und Fahrzeugdaten oder durch manuell eingetragene Daten entstehen. Automatische Termine Zu den automatisch eingetragenen Terminen gehören beispielsweise Ablaufdaten von Führerscheinen und Fahrerkarten, sowie Kalibrierungstermine für den Tachographen. Individuelle Termine Zu den individuellen Terminen gehören beispielsweise Daten für Hauptuntersuchungen und Sicherheitsprüfungen oder das Ablaufdatum der EU-Qualifikation eines Fahrers. Das Terminfenster kann angezeigt werden, indem der entsprechende Eintrag in der Statuszeile angeklickt wird. Sind keine Termine vorhanden, wird das Fenster nicht angezeigt. 26
27 Auswertungen, Analysen, Berichte Statistiken Graphiken helfen dabei, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Sei es über einen einzelnen Fahrer, eine bestimmte Fahrergruppe oder die gesamte Firma. Der Menüpunkt Statistiken bietet die passenden Auswertungen. Entweder die Schwere der Übertretungen der Lenk- und Ruhezeiten gruppiert nach 2009/5/EG, die Verstöße gegen die Lenkund Ruhezeiten einschließlich der Arbeitszeit gemäß EG/561/2006 und 2002/15/EG oder die durchschnittlichen Arbeitszeiten in einem frei wählbaren Zeitraum. Verstoß-Statistik NEU Die Richtlinie 2009/5/EG gruppiert Übertretungen der Lenk- und Ruhezeiten nach der Schwere des Verstoßes in verschiedene Kategorien. In einer neuen Analyse kann nunmehr eine Statistik über die Schwere der Verstöße für jeden einzelnen Fahrer erstellt werden. Der Zeitraum ist durch den Benutzer wählbar. Verfügbare Berichte / Auswertungen Dem Disponenten stehen zahlreiche Auswertungen in der TachWare zur Verfügung. Fast alle druckbaren Auswertungen der TachWare erreichen Sie über den Auswertungsassistenten, den Sie durch den Eintrag Auswertungen im Hauptmenü aufrufen können. Die Auswertungen sind nach Fahrern, Fahrzeugen und Zweigstellen gruppiert. Nebenstehende Auswertungen stehen momentan zur Verfügung.
Führerscheinkontrolle Führerscheinprüfung Gemäß 21 Abs. 1 StVG ergibt sich eine Halterpflicht zur regelmäßigen Überprüfung der Fahrerlaubnis der Fahrer, welche die eigenen Fahrzeuge bewegen. Hintergrund ist, festzustellen, ob überhaupt ein gültiger Führerschein vorliegt. Neben einer Berechtigung bestimmte Fahrzeuge lenken zu dürfen, muß auch sichergestellt werden, daß der Fahrer im körperlichen Besitz seiner Fahrerlaubnis ist. Die TachWare speichert das Datum der letzten Kontrolle und signalisiert rot die Anzahl zu prüfender Führerscheine. Mit einem passenden Bericht läßt sich die Durchführung der Führerscheinkontrolle dokumentieren. Führerschein mit dem Klebechip nach unten auf das Auslesegerät legen Die elektronische Überprüfung funktioniert auch für manuell angelegte Fahrer/Mitarbeiter ohne Fahrerkarte. Zudem ist das Prüfintervall individuell einstellbar. So funktioniert s Fahrerkarte des Fahrers einlesen bzw. Mitarbeiter ohne Fahrerkarte im Register Zweigstellen anlegen Führerscheinablaufdatum in den Fahrer- bzw Mitarbeiterstammdaten gemäß der Angabe auf dem Führerschein hinterlegen (Standardeinstellung TachWare: 50. Geburtstag) Führerschein für die Personalakte kopieren und RFID-Chip auf eine freie Stelle des Führerscheines aufbringen Führerschein-Chip über Fahrer- bzw. Mitarbeiterstammdaten, Button Token erstellen in die TachWare einlesen, um eine eindeutige Beziehung zwischen Fahrer bzw. Mitarbeiter und Führerschein herzustellen (siehe Seite 29 oben) Nach betrieblichem Rhythmus Führerschein auf den passenden kontaktlosen Leser legen, die TachWare erzeugt eine Prüfung und hinterlegt diese Info dauerhaft 28
29 Führerscheinkontrolle Wichtig Die elektronische Prüfung ersetzt nicht die manuelle Kontrolle, sondern dient lediglich als Hilfsmittel. FTP Upload und Synchronisation FTP Upload Sie haben eigenen Speicherplatz im Internet? Dann bietet die FTP-Funktion der TachWare eine wertvolle Unterstützung bei der Handhabung und Archivierung. Ihre wertvollen Daten können Sie automatisiert via FTP Upload in ein Webarchiv speichern. Dies erhöht die Datensicherheit deutlich. Was passiert bei Ausführung der Synchronisation? Für die Synchronisieren-Funktion können Sie einstellen, daß diese automatisch oder manuell angestoßen wird. So funktioniert s Die TachWare wählt sich in das FTP-Archiv und überprüft, ob lokal neue Dateien hinzugekommen sind, die noch nicht im Webarchiv vorliegen. Die TachWare überprüft dann, ob im FTP-Archiv neue Dateien vorliegen, die noch nicht lokal im Arbeitsverzeichnis der TachWare gespeichert sind. Die TachWare aktualisiert aufgrund dieser Ergebnisse das lokale Archiv mit den neuen Daten aus dem FTP-Archiv. Die TachWare aktualisiert aufgrund dieser Überprüfung das Web-Archiv. FTP Synchronisation Sie haben ein spezielles Webverzeichnis, in das z.b. durch Remote-Download oder von Ihrem Zweigbetrieb gewonnene Daten abgespeichert werden? Holen Sie diese Daten über die integrierte FTP-Funktion automatisiert in die TachWare und führen diese der vollumfänglichen Archivierung, Sicherung und Auswertung zu. Auch für Unternehmen mit mehreren Standorten ist die FTP- Synchronisation ein wichtiges Werkzeug. Ohne manuelles Anfassen einzelner Datensätze bringen Sie hiermit die einzelnen Niederlassungen immer auf den aktuellen Stand. In der Software können Sie hierzu einen FTP-Server und dort ein Archiv-/ Synchronisationsverzeichnis anlegen. Dieser Ordner ist die Adresse, an die Sie von entfernten Quellen die ausgelesenen Dateien versenden. Gleichzeitig ist dies der Ordner, in welchen die zunächst nur lokal in die TachWare via Downloadkey, USB-Stick oder Chipkartenleser eingelesene Fahrer- und Fahrzeugdaten gespiegelt = synchronisiert werden.
Programmeinstellungen: Archivierung Im oberen Bereich sind die Art der Archivierung sowie die Anzahl Tage, nach denen an den nächsten Download der Fahrerkarte bzw. Fahrzeugdaten erinnert werden soll, festgelegt. Die Voreinstellungen stellen unsere Empfehlung dar. Automatisches Einlesen der Daten ins Archiv Die Software legt bei der Installation automatisch das Zielverzeichnis für die Daten der Fahrerkarten und des Massenspeichers fest. Eingelesene Daten werden automatisch in dieses Zielverzeichnis archiviert. Das Zielverzeichnis kann durch den Benutzer geändert werden. Automatische Datenübernahme aus Importordner Werden Daten z.b. von einem Fahrerterminal in ein definiertes Verzeichnis gesichert, können die dort liegenden Daten automatisch in die TachWare übernommen werden. Es ist lediglich das passende Verzeichnis als Importordner festzulegen. Doppelte Datensicherung Die Software unterstützt die vom Gesetzgeber explizit geforderte doppelte Datensicherung. Wichtig hierbei ist, daß das Zielverzeichnis der ersten und zweiten Sicherung auf unterschiedlichen (Netz-)Laufwerken liegen. Praktisch: Doppelklick auf eine beliebige Fahrer- oder Fahrzeugdatei im Format *.ddd öffnet diese automatisch in der TachWare und speichert diese im Zielverzeichnis ab. Erinnerungsfenster Beim Start der Software wird eine Liste der Fahrer mit fälligen Downloads angezeigt. Sofern Kontaktdaten der Fahrer hinterlegt sind, werden diese ebenfalls angezeigt. So kann der Fahrer schnellstmöglich und direkt informiert werden. Eine Liste der fälligen Fahrzeugdownloads wird bei Programmstart ebenfalls angezeigt. 30
31 Datenversand per Email Automatisch Auf Wunsch können eingelesene Daten sofort automatisch an eine definierte Emailadresse versendet werden. Achtung: Bestimmte Emailprogramme können aufgrund ihrer Sicherheitseinstellungen diese Funktion beeinträchtigen. Die Verwendung des TachWare Emailclients ist daher zu bevorzugen. Manuell Zudem besteht die Möglichkeit, Datenpakete von Fahrern und Fahrzeugen jederzeit nachträglich per Email zu versenden. Die TachWare übernimmt hierfür die in den Einstellungen hinterlegten Email-Details. So funktioniert s Klick auf Archivdateien im Status der Fahrer- bzw. Fahrzeugansicht zeigt alle vorhandenen Dateien mit der Option diese direkt per Mail zu versenden. Archivexport Wenn die Behörde Daten anfordert Für den Fall einer Behördenanfrage sucht die TachWare für den geforderten Zeitraum die passenden Datenpakete der gewünschten Fahrer und Fahrzeuge automatisch heraus und speichert diese in den gewählten Zielordner/in das gewählte Verzeichnis. Der integrierte Exportbericht dient der Kontrolle, ob alle erforderlichen Daten vollständig und erfolgreich exportiert wurden. Über eine erweiterte Funktion lassen sich für Fahrzeuge Aktivitäten außerhalb des gewünschten Zeitraumes sowie die Geschwindigkeitsprofile innerhalb des exportierten Zeitraumes entfernen. Hinweis: Fahrerkartendaten können nicht beschnitten werden. Lizenzmanager Über den Lizenzmanager können die Lizenzen der Jumbo- Tech TachWare spielend leicht von der Lizenzkarte auf den PC bzw. das Notebook übertragen werden. Umgekehrt funktioniert dies ebenso einfach. Im Falle z.b. eines PC-Wechsels kann die Lizenz so bequem auf die Karte zurückübertragen werden, um anschließend eine andere Installation damit freizuschalten. Die Lizenzkarte ist daher unbedingt gut aufzuheben. Im Verlustfall muß eine neue Lizenz erworben werden.
Dateien löschen Automatische Prüfung auf veraltete Dateien Die Daten der Fahrerkarte und des Massenspeichers sind für ein Jahr, unter bestimmten Voraussetzungen länger, aufzubewahren. Nach diesem Zeitraum müssen die Daten zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden. Die TachWare überprüft die Zielverzeichnisse beim Programmstart auf das Vorhandensein veralteter Dateien und kann diese auf Wunsch direkt löschen. Achtung: Maßgebend ist das Erstellungsdatum der Datei, nicht der in dieser Datei enthaltene Zeitraum. Handbuch Softwaresupport Sie haben eine Frage zur TachWare? Über integrierte Hilfedatei (Hauptmenü Hilfe F1) erhalten Sie folgende Informationen: Allgemeines über TachWare Programmübersicht Programmbedienung Programmeinstellungen Häufig gestellte Fragen /Supportanfrage Zusätzlich werden auf unserer Internetseite häufig gestellte Fragen beantwortet. Sollten Sie auch da nicht fündig werden, wenden Sie sich an unseren Support. Halten Sie hierfür Ihre genaue Softwareversion bereit. Das Infofenster enthält alle erforderlichen Angaben hierzu. 32
33 Schnittstelle zur Driver Point Software Wird die TachWare in Kombination mit der Driver Point Software eingesetzt, so gibt es neben dem automatischen Einlesen der Dateien vom Terminal (siehe Seite 30: Automatische Übernahme aus Importordner) zwei weitere Schnittstellen. Führerscheinkontrolle Fahrer, für die ein Führerscheintoken in der TachWare angelegt wurde, können ihren Führerschein jederzeit auch über den Driver Point einlesen. Einfach Fahrerlaubnis mit dem RFID Tag vor den Leser halten. Die Driver Point Software erkennt bekannte Fahrer und übergibt die Information Führerschein geprüft über das Netzwerk an die TachWare. Das Datum Führerschein geprüft wird aktualisiert. Hinweis: Wichtig für das ordnungsgemäße Funktionieren der Schnittstelle ist die korrekte Einstellung der Verzeichnisse. Wir empfehlen die Einbindung des Driver Point Terminals ins lokale Netzwerk. Nachrichten an die Fahrer Sie möchten Ihrem Fahrer eine Touränderung mitteilen, einen Termin für die Betriebsversammlung bekanntgeben oder diesen zu einem persönlichen Gespräch bitten? Schicken Sie einfach eine Nachricht an den Driver Point Terminal. So funktioniert s Fahrer in der TachWare anwählen Register Nachrichten aufrufen Neue Nachricht verfassen Sobald der Fahrer seine Fahrerkarte am Driver Point einsteckt, werden neue ungelesene Nachrichten sofort angezeigt. Daß eine Nachricht gelesen bzw. gelöscht wurde, wird an die TachWare zurückgemeldet. Im Ausgangsmodus der Driver Point Software wird auf vorhandene Nachrichten hingewiesen. Fahrer wissen damit sofort und ohne ihre Fahrerkarte zu stecken, daß eine oder mehrere Nachrichten vorliegen und können diese gezielt abrufen.