LESEPROBE Finanzbuchführung
Kapitel 3 Erfassung von Geschäftsvorfällen 3.1 Grundlagen 3.1.1 Kontenrahmen 3.1.2 Kontenplan 3.1.3 Bücher 3.2 Bestandsbuchungen 3.2.1 Der Aktivtausch 3.2.2 Der Passivtausch 3.2.3 Die Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung) 3.2.4 Die Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung) 3.3 Erfolgsbuchungen 3.3.1 Aufwandskonten 3.3.2 Ertragskonten 3.3.3 Abschluss des GuV-Kontos Seite 40 von 120
Lernorientierung Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie: Hilfsmittel der Buchführung kennen; Lehrskript erkennen, welche Auswirkungen bestimmte Geschäftsvorfälle auf die Bilanz haben; wissen, wann sich ein Geschäftsvorfall auf den Jahreserfolg auswirkt. Seite 41 von 120
3.1 Grundlagen Die Buchungen der jeweiligen Geschäftsvorfälle laufen über die entsprechenden Konten. Da die Bezeichnungen dieser Konten teilweise sehr lang sind, werden dafür Abkürzungen verwendet. Diese sind jedoch nicht einheitlich geregelt. Die Abkürzung BA wird in einigen Unternehmen für das Konto Bank, in anderen wiederum für das Konto Büroausstattung verwendet. Um Verwechslungen zu vermeiden, wurden für die Konten eindeutige vierstellige Nummern vergeben. 3.1.1 Kontenrahmen Damit sich nicht jedes Unternehmen eine eigene Kontensystematik mit eigenen Begrifflichkeiten ausdenkt, gibt es bestimmte branchenspezifische Standards, sogenannte Kontenrahmen. Hierbei handelt es sich um systematische Zusammenstellungen von Konten, die wiederum in Gruppen, die man auch Kontenklassen nennt, untergliedert sind. Die Kontenrahmen sind nach dem dekadischen Prinzip (numerischen Prinzip) aufgebaut und enthalten zehn Kontenklassen, die mit den Ziffern 0 bis 9 nummeriert sind. Jede dieser Klassen wird in zehn Kontengruppen (= zweistellige Nummern), jede einzelne Kontengruppe in zehn Konten (= dreistellige Nummern) und diese in zehn Unterkonten (= vierstellige Nummern) usw. eingeteilt. Kontenklasse, -gruppe, -art, -unterart werden wie in Tabelle 5 aufgegliedert unterschieden: Kontenklasse Kontenart Kontengruppe Kontenunterart Seite 42 von 120 0 9, zum Beispiel: Zwei Umlaufvermögen einstellig enthält zum Beispiel: 28 flüssige Mittel zweistellig enthalten jeweils zum Beispiel: 280 Guthaben bei Kreditinstituten dreistellig enthalten jeweils zum Beispiel: 2800Bank 1 vierstellig Tabelle 5 Kontenklasse, -gruppe, -art, -unterart (Quelle: eigene Darstellung) Da es in verschiedenen Wirtschaftszweigen unterschiedliche buchhalterische Besonderheiten gibt, sind von den einzelnen Wirtschaftsverbänden speziell zugeschnittene Kontenrahmen geschaffen worden. So hat die Industrie einen anderen Kontenrahmen als der Handel oder das Speditionswesen.
Das Prinzip der Kontenklassen wird hier anhand des Industriekontenrahmens(IKR)verdeutlicht. Im IKR gibt es eine klare Trennung zwischen Geschäftsbuchführung/Finanzbuchführung (zeitlich und sachlich geordnet) und Kosten- und Leistungsrechnung/Betriebsbuchführung. Die Kontenklassengliederung des Industriekontenrahmens ist in Tabelle 6 ersichtlich. Kontengruppen Geschäftsbuchführung = Rechnungskreis I Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Bestandskonten Kontenklasse Finanzanlagen 1 Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung Eigenkapital und Rückstellungen Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungen Erträge Betriebliche Aufwendungen Erfolgskonten 6 Weitere Aufwendungen 7 Ergebnisrechnung Rechnungskreis II Kosten- und Leistungsrechnung Erfolgs- und Abschlusskonten Kosten- und Leistungsrechnung Tabelle 6 Industriekontenrahmen (IKR) (Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Olfert, Rahn, 2013, S. 449) Hinweis In diesem Skript wird auf die Nummerierung der Konten verzichtet, da diese je nach Branche (und Unternehmen) unterschiedlich ist. In der Praxis werden diese verwendet und können im jeweiligen Kontenplan eingesehen werden. Alle Lerninhalte sind branchenübergreifend und allgemeingültig dargestellt. 0 2 3 4 5 8 9 Seite 43 von 120
3.1.2 Kontenplan Jedes Unternehmen entwickelt aus dem Kontenrahmen seinen eigenen Kontenplan, der auf die eigenen Belange (Branche, Struktur, Größe) ausgerichtet ist. Da nicht alle Besonderheiten eines Betriebes durch den Kontenrahmen abgedeckt werden können, auf der anderen Seite jedoch auch nicht alle Konten des Kontenrahmens benötigt werden, wird der Kontenplan an die betriebsspezifischen Erfordernisse angepasst. Hinweis Der Kontenplan ist auf jedes Unternehmen individuell zugeschnitten und enthält nur die vom Unternehmen auch wirklich geführten Konten. 3.1.3 Bücher Die unterschiedlichen Bücher der Buchführung sind: 1. Grundbuch: Buchung der Geschäftsfälle in zeitlicher Reihenfolge 2. Hauptbuch: sachliche Ordnung auf Sachkonten 3. Nebenbücher: Erläuterung bestimmter Hauptbuchkonten 3.1.3.1 Grundbücher Das Grundbuch(auch Journal genannt) zeichnet alle Geschäftsvorfälle, die einen Buchungssatz auslösen, in chronologischer Reihenfolge auf. Den Eröffnungsbilanzbuchungen folgen die laufenden Buchungen. Die Inhalte des Grundbuches sind: 1. Eröffnungsbuchungen 2. Laufende Buchungen 3. Vorbereitende Abschlussbuchungen (beispielsweise Buchung von Abschreibungen, Abschlussbuchungen von Unterkonten wie dem Privatkonto oder Vorsteuer und Umsatzsteuer) 4. Abschlussbuchungen (alle Erfolgskonten und Bestandskonten) Seite 44 von 120
Abbildung 4 stellt den Aufbau des Grundbuchs dar. Lfd. Nr. 65 66 67 Datum 01.04. 20xx 02.04. 20xx 05.04. 20xx 64 65 Lehrskript Buchungstext Buchungssatz Betrag in Beleg- Nr. 63 Forderungseingang per Überweisung Lastschrift Miete Umwandlung kurzfristige Verbindlichkeit in ein langfristiges Darlehen Abbildung 4 Aufbau des Grundbuchs (Quelle: eigene Darstellung) Hinweis Bank Mietaufwand Kurzfristige Verbindlichkeiten FO alul Bank Darlehen 196,00 459,00 970,00 196,00 459,00 970,00 Im Grundbuch sind alle Buchungen in zeitlicher (chronologischer) Reihenfolge aufgeführt. 3.1.3.2 Hauptbücher Aus dem Grundbuch lässt sich der Stand der einzelnen Vermögensteile und Schulden nicht jederzeit erkennen. Deshalb werden die Buchungen sachlich geordnet auf den entsprechenden Sachkonten aufgeführt werden. Das Hauptbuch sortiert unter anderem: Alle Buchungen von Warenverkäufen auf einem Warenverkaufskonto Alle Gehaltsbuchungen auf einem Gehaltskonto Alle Bargeldgeschäfte auf dem Kassenkonto Seite 45 von 120
In Abbildung 5ist der Aufbau des Hauptbuches zu erkennen. S S EB 82.000 KA 35.800 EB 28.451 KA 2.000 FOLL 800 Hinweis Im Hauptbuch werden die Geschäftsfälle sachlich geordnet gebucht. 3.1.3.3 Nebenbücher Nebenbücher sind Hilfsbücher, die der weiteren Aufgliederung der Sachkonten dienen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind die Buchungen im Grund- und Hauptbuch nur knapp mit den notwendigsten Inhalten festgehalten. Bestimmte Hauptbuchkonten wie beispielsweise Forderungen, Verbindlichkeiten oder Löhne und Gehälter bedürfen weiterer näherer Erläuterungen, um wichtige Einzelheiten zu erfahren. So sagen die Hauptbucheintragungen nichts darüber aus, wie hoch zum Beispiel die Forderungen gegenüber einem einzelnen Kunden sind und wann sie fällig werden. Um gerade in Zeiten einer eher dürftigen Zahlungsmoral eine Terminüberwachung zu erleichtern sowie ein Mahnwesen zu ermöglichen, ist jeweils ein besonderes Konto, ein Kontokorrentkonto, zu führen. Zu den Nebenbuchhaltungen werden unter anderem gerechnet: 1. Kontokorrentbuchhaltung Enthält den Geschäftsverkehr mit den einzelnen Kunden und Lieferanten. Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) haben jeweils ein eigenes Konto, sodass jederzeit erkennbar ist, welcher Betrag zu welchem Termin fällig ist. Seite 46 von 120 Fuhrpark Bank H AfA 15.624 H Miete 462 VBLL 689 Abbildung 5 Aufbau des Hauptbuches (Quelle: eigene Darstellung) S Darl. 4.560 BA 689 S VB alul Umsatzerlöse H EB 4.562 H BA 8.000 FOLL 9.750 FOLL 999
2. Lagerbuchhaltung Enthält Aufzeichnungen über die Bestände. Zu- und Abgänge der jeweiligen Warenart werden verzeichnet. Jede Warenart hat ein eigenes Konto, sodass der aktuelle Bestand jederzeit abrufbar ist. 3. Anlagenbuchhaltung Enthält die Veränderungen der Anlagenbestände durch Zu- und Abgänge sowie Abschreibungen. Jedes Anlagevermögen wird extra geführt, sodass der aktuelle Buchwert jederzeit vorliegt. 4. Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Führt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Konto, sodass alle Vorgänge dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden können. 5. Wechselbuch Enthält Aufzeichnungen über den gesamten Besitzwechselund Schuldwechselnachweise. Hinweis In den Nebenbüchern werden Details zu bestimmten Hauptbuchkonten dargestellt. 3.2 Bestandsbuchungen Die Bilanz wird mithilfe der Buchführung in Konten aufgelöst. Dabei entstehen zunächst einmal, entsprechend dem Bilanzgliederungsschema, Aktivkonten (Vermögenskonten) und Passivkonten (Kapitalkonten): - Aktivkonten Aktivkontenstehen auf der (linken) Aktivseite der Bilanz und stellen das Vermögen des Unternehmens dar. Die Aktivkonten bilden also die Verwendung des Kapitals in der Unternehmung ab = Investitionsseite. Das heißt: Auf der Aktivseite steht das Vermögen, in welches das Kapital auf der Passivseite investiert wurde. Zuwächse werden in einem Aktivkonto stets auf der linken Sollseite gebucht, Abgänge dagegen auf der rechten Habenseite. - Passivkonten Passivkonten sind Konten, deren Bestände auf der (rechten) Passivseite der Bilanz stehen. In den Passivkonten wird die Herkunft des Unternehmenskapitals dokumentiert= Finanzierungsseite. Das heißt, auf der Passivseite steht das Kapital, womit das Vermögen auf der Aktivseite finanziert wurde. Zuwächse werden auf einem Passivkonto stets auf der rechten Habenseite gebucht, Abgänge dagegen auf der linken Sollseite. Seite 47 von 120
Hinweis Alle Konten in der Bilanz sind Bestandskonten. Aktivkonten zeigen den Bestand an Vermögen an, Passivkonten den Bestand an Kapital zu einem bestimmten Stichtag. Das System der doppelten Buchführung (Doppik) verlangt Folgendes: Jeder Geschäftsvorfall ist auf (mindestens) zwei Konten zu buchen. Die Buchung erfolgt in einer bestimmten Form, die als Buchungssatz bezeichnet wird. Jeder Buchungssatz verändert mindestens eine Sollseite und eine Habenseite. Zuerst wird die Sollbuchung, dann die Habenbuchung genannt (buchhalterische Konvention). Sollbuchungen erfolgen stets auf der linken Seite eines Kontos, Habenbuchungen dagegen erfolgen auf der rechten Seite des Kontos. Hinweis Bestandskonten werden immer auf der Seite mehr, auf der sie in der Bilanz stehen. Aktivkonten stehen links, deshalb wird ihr Bestand auch in den Einzelkonten auf der Soll-Seite = linke Seite größer. Passivkonten stehen rechts, deshalb wird ihr Bestand in den Einzelkonten auch auf der Haben-Seite = rechte Seite größer. In einem Buchungssatz werden die Konten genannt, die durch den Geschäftsvorfall angesprochen werden: Zuerst wird immer das Konto genannt, auf dem im Soll gebucht wird (Sollbuchung). Anschließend wird das Konto genannt, auf dem im Haben gebucht wird. Zwischen den beiden Kontenbezeichnungen steht das Wort an. Der Betrag, der im Soll gebucht wird, muss gleich dem Betrag, der im Haben gebucht wird, sein. Soll an Haben Seite 48 von 120
Beispiel Buchungssatz Lehrskript Ein Unternehmer hebt von seinem Geschäftskonto auf der Bank 100,00 ab und legt diese in die Handkasse im Sekretariat. Kasse an Bank (100,00 ) Die Bilanz ist eine Art Abschlussrechnung der Buchführung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt den Stand von Vermögen und Schulden der Unternehmung angibt. Durch die täglichen Geschäftsvorfälle, die durch die Buchführung erfasst werden, ändern sich diese Werte jedoch ständig. Dabei sind vier Fälle denkbar: - Der Aktivtausch - Der Passivtausch - Der Aktiv- Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung) - Die Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung) 3.2.1 Der Aktivtausch Beim Aktivtausch erfolgt eine Veränderung in der Zusammensetzung des Vermögens. Das heißt ein Aktivposten wird vermindert und ein anderer um den gleichen Betrag erhöht. Beispiel 1 Aktivtausch Ein Kunde bezahlt seine Schuld in Höhe von 1.000 per Banküberweisung: Der Forderungsbestand des Unternehmens nimmt um 1.000 ab und das Bankkonto wächst um die gleichen 1.000. Beispiel 2 Aktivtausch Es werden 1.500,00 vom Konto des Unternehmens abgehoben und in die Kasse gelegt. Dann hat sich der Bestand des Postens Bank um 1.500,00 vermindert und der des Postens Kasse um 1.500,00 erhöht. Die Bilanzsumme ist jedoch gleichgeblieben. Seite 49 von 120
Abbildung 6zeigt die entsprechenden Änderungen in der Bilanz. Aktiv AV UV Forderungen alul Bank Kasse Abbildung 6 Aktivtausch (Quelle: eigene Darstellung) 3.2.2 Der Passivtausch Beim Passivtausch verändert sich die Kapitalstruktur. Ein Passivposten wird erhöht und ein anderer in gleicher Höhe vermindert. Beispiel Passivtausch Eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von 5.000,00 wird beglichen, indem ein zinsgünstiges Darlehen in der gleichen Höhe aufgenommen wird. Der Posten Bankdarlehen erhöht sich um 5.000,00, während der Posten Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen um dieselbe Summe vermindert wird. Wieder hat sich die Bilanzsumme nicht verändert. Seite 50 von 120 Bilanz -1.000 +1.000-1.500 +1.500 Bilanzsumme =>bleibt gleich EK FK Beispiel 1 Beispiel 2 Passiv Bilanzsumme