Saim Sert & Mukayıl Kılıç

Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Fachbereich Wirtschaftswissenschaften II Studiengang Wirtschaftsinformatik Projektbericht: 01.05.2004 10.06.2004 Datenexport aus einer SAP Datenbank und Datenimport in eine CRM Datenbank SAP2CRM erstellt von Saim Sert & Mukayıl Kılıç

Inhaltsverzeichnis 1 Auftragsbeschreibung...3 2 Ausgangssituation und Ziele...4 2.1 Umgebung...4 2.2 Anforderungen...5 2.2.1 Basisanforderung... 5 2.2.2 Spezialanforderung... 5 2.2.3 Optionale Funktionen... 5 2.3 Lösungsansatz und Entscheidung...5 2.4 Begründung der Wahl...6 3 Projektmanagement...7 3.1 Nutzen und Risken...7 3.2 Projektplan...7 3.3 Vorgehensweise...8 4 Anlagen...9 4.1 Kurzbeschreibung...9 4.2 Quellcode...12 Projektbericht: SAP2CRM Seite 2 von 13

1 Auftragsbeschreibung Der Kunde FHTW möchte in Zukunft zur Unterstützung und Protokollierung ihrer Interaktionen eine CRM Software einsetzen. Die FHTW hat bereits bestehende Kunden, deren Daten in einem SAP System gepflegt werden. Diese Daten möchte der Kunde als Grundlage für die Erstbestückung des CRM Systems verwenden. Das CRM System bietet verschiedene Schnittstellen, um Daten zu importieren. Das SAP System verfügt jedoch nicht über die gewünschte Exportfunktion. Es muss ein Tools entwickelt werden, welches die Mandantenstammdaten aufbereitet und in geeigneter Form exportiert und in eine CSV Datei ablegt. Diese Daten sollen anschließend in das CRM System eingepflegt werden. Das Exportieren der Daten aus dem SAP System und das Importieren der Daten in das CRM System geschieht in zwei unabhängigen Schritten. Projektbericht: SAP2CRM Seite 3 von 13

2 Ausgangssituation und Ziele 2.1 Umgebung IT Infrastruktur Im LAN steht ein Novell NetWare Server als Datei- und Druckserver zur Verfügung, welches auch - via Novell ZEN Works - die Applikationen auf den Clients zur Verfügung stellt. Das SAP und CRM System befinden sich nicht im LAN. Das CRM System befindet sich auf einem Webserver, der über das Internet zugänglich ist. Das SAP System wird von einer Partneruniversität zur Verfügung gestellt und ist nur über das FHTW Netzwerk zugänglich. Clients Als Clients kommen Microsoft Windows XP Systeme zum Einsatz. Diese benötigen für die Anmeldung an den Datei- und Druckserver den Novell NetWare Client mit ZEN Works. Da alle Anwendungen vom Server bereitgestellt werden, sind keine lokalen Anwendungen installiert. Die Clients können via LAN ins Internet. Dies wird durch den Proxy ermöglicht, der gleichzeitig die Verbindung zum SAP Server ermöglicht. Für die Nutzung des SAP Systems wird das SAP Logon Pad 6.2 zur Verfügung gestellt. Die Anmeldung an das CRM System erfolgt über einen Browser, welches auch außerhalb des FHTW Netzwerks möglich ist. Die Clients verfügen alle über die Microsoft Office 2000 Komponenten. Projektbericht: SAP2CRM Seite 4 von 13

2.2 Anforderungen 2.2.1 Basisanforderung Stabilität Die Anwendung muss stabil laufen, d.h. Fehler müssen abgefangen werden und dürfen die Umgebung nicht beeinträchtigen. Fehler die durch falsche Benutzereingabe verursacht werden, sollen als Fehlermeldung im Klartext ausgegeben werden. Sicherheit Die Anwendung darf Sicherheitsmechanismen nicht umgehen, wie z.b. durch automatische Anmeldung an SAP oder CRM. 2.2.2 Spezialanforderung Flexibilität Die Anwendung wird zunächst nur auf eine Datenbank zugeschnitten. Abfrageparameter werden schon bei der Programmierung festgelegt, und bleiben für den Benutzer unveränderlich. 2.2.3 Optionale Funktionen Sicherheit Wenn die Anwendung in das SAP oder CRM System implementiert wird, entfällt eine erneute Anmeldung. Dies bedeutet keinesfalls die Umgehung von Sicherheitsmechanismen, da der Benutzer durch das jeweilige System authentifiziert wird. Flexibilität Optional kann man die Anwendung für versierte Benutzer flexibler gestalten. Der Benutzer könnte dann die Abfrageparameter zur Laufzeit bestimmen. 2.3 Lösungsansatz und Entscheidung Beim Lösungsansatz werden (alle) Möglichkeiten in Betracht gezogen, die zur Lösung der gegeben Aufgabe führen. Ansätze, die identische Eigenschaften aufweisen bzw. mit ähnlichem Aufwand verbunden sind, werden nicht erwähnt. Projektbericht: SAP2CRM Seite 5 von 13

VB Visual Basic ist eine Objektorientierte Programmiersprache, die für die Gestaltung der Oberfläche vorhandene Bibliotheksdateien von Windows nutzt. Es eignet sich besonders gut für das Erstellen von Prototypen, wo die Implementierung nach dem Designentwurf erfolgt. VBA Visual Basic for Application bietet zusätzliche Funktionen für die Microsoft Office Produkte, und wird hautsächlich zur Programmierung von Makros verwendet. Eine Oberfläche wird selten benötigt, da die Daten in der vorhandenen Tabelle bzw. in dem Dokument dargestellt werden können. Java Java ist eine plattformunabhängige Objektorientierte Programmiersprache. Die Anwendung kann von der Kommandozeile aufgerufen werden oder als Applet im Browser gestartet werden. Zum Ausführen der Programme wird eine Java Virtual Machine benötigt. ABAP Man kann in SAP die benötigten Daten in einer neuen Tabelle zusammenstellen und diese dann exportieren. Diese Funktion muss mit ABAP programmiert werden und in das gewünschte SAP System implementiert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass man sich bei SAP als Entwickler registriert. Die Registrierung ist auf das jeweilige SAP System beschränkt. 2.4 Begründung der Wahl Da Visual Basic for Application bereits in der Microsoft Office Produktpalette enthalten ist, fallen keine zusätzliche Kosten für die Entwicklungsumgebung an. Die exportierten Daten können vor dem Importieren angezeigt, geprüft und ggf. korrigiert werden. Die Anwendung wird unabhängig vom SAP System, und kann auch eventuell in anderen Systemen Anwendung finden. Projektbericht: SAP2CRM Seite 6 von 13

3 Projektmanagement 3.1 Nutzen und Risken Bei der Aufgabenbearbeitung wird von einer einmaligen Datenübernahme ausgegangen. Das Tool soll lediglich bei der Erstbestückung den Aufwand minimieren und nicht zum synchronisieren der Datenbestände dienen. Bei bereits bestehenden Daten kann es sonst zu einer Inkonsistenz der Daten führen; daher sind vor dem Importieren Prüfungen durchzuführen. 3.2 Projektplan Monat Tag F F F F F S S M T W T F Nr Phase 7. 14. 21. 28. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1 Projektplan Termine planen Projektplan erstellen 2 Projektananalyse Ist-Zustand ermitteln Anforderungen festlegen Tools analysieren 3 Projektdurchführung Entwicklungstool festlegen Lösung entwickeln Lösung testen 4 Projektdokumentation Dokumentation schreiben Benutzerhandbuch schreiben 5 Projektabnahme Lösung implementieren Lösung präsentieren Benutzerhandbuch übergeben Mai 04 Jun 04 Projektbericht: SAP2CRM Seite 7 von 13

3.3 Vorgehensweise Nach Erstellung des Projektplans wird in der zweiten Phase der Ist-Zustand ermittelt. Vor der eigentlichen Projektdurchführung werden verschiedene Tools analysiert und bewertet. Nach Festlegen des Entwicklungstools wird eine Lösung entwickelt und getestet; so lange bis sie den Anforderungen entspricht. Die nächste wichtige Phase dokumentiert die Vorgehensweise und gewonnenen Erkenntnisse. Die letzte Phase ist die eigentliche Implementierung der Lösung in das vorhandene System und eine eventuelle Einweisung oder Präsentation. Eine schriftliche Kurzbeschreibung soll die Bedienung für den Benutzer einfacher machen. Projektbericht: SAP2CRM Seite 8 von 13

4 Anlagen 4.1 Kurzbeschreibung Export aus SAP 1. Schritt: MS Excel starten und Datei öffnen 2. Schritt: Makro starten 3. Schritt: Server auswählen oder 3.Schritt: Fehler beheben und 2. Schritt wiederholen 4. Schritt: Anmeldung durchführen 5. Schritt: Import durchführen und Programm beenden Projektbericht: SAP2CRM Seite 9 von 13

Import in CRM 1. Schritt: Als Administrator anmelden 2. Schritt: Import Funktion aufrufen 3. Schritt: Datei auswählen Projektbericht: SAP2CRM Seite 10 von 13

4. Schritt: Felder zuordnen und Import abschließen Gesamtdarstellung (Schritt 4) Projektbericht: SAP2CRM Seite 11 von 13

4.2 Quellcode Sub GetCustomer() 'Deklaration der Objekte und Variablen Dim functionctrl As Object 'Function Control (Sammelobjekt) Dim sapconnection As Object 'Verbindungsobjekt Dim thefunc As Object 'Function Objekt 'Erstellen eines Funktionsobjektes Set functionctrl = CreateObject("SAP.Functions") 'Verbindung zu R/3 aufnehmen Set sapconnection = functionctrl.connection 'Logon mit Initialwerten sapconnection.client = "962" sapconnection.user = "develop11" 'sapconnection.password = "UNSICHER" sapconnection.language = "DE" If sapconnection.logon(0, False) <> True Then MsgBox "Keine Verbindung zum R/3!" Exit Sub 'Programm beenden End If 'Funktionsbaustein aufrufen 'Referenz auf Funktionsobjekt "RFC_CUSTOMER_GET" Set thefunc = functionctrl.add("rfc_customer_get") 'Vorbereitung der Ausgabe auf EXCEL-Sheet Worksheets(1).Select Cells.Clear 'Deklaration Dim customers As Object Dim returnfunc As Boolean Dim startzeil As Integer Dim endcol As Integer Dim the_name As String startzeil = 1 'Festlegen der Importparameter für Funktionsaufruf For start_char = Asc("A") To Asc("A") the_name = Chr$(start_char) + "*" thefunc.exports("name1") = the_name thefunc.exports("kunnr") = "*" returnfunc = thefunc.call die_exception = thefunc.exception If returnfunc = True Then Set customers = thefunc.tables.item("customer_t") endcol = 0 Call display_customers(the_name, customers, startzeil, endcol) startzeil = endcol Set customers = Nothing Else If die_exception = "NO_RECORD_FOUND" Then Cells(startzeil, 1) = "Keine Werte vorhanden für " + the_name startzeil = startzeil + 1 Else MsgBox "Fehler beim Zugriff auf Funktion im R/3! " Exit Sub End If End If Next start_char 'Vebindung zum R/3 beenden! functionctrl.connection.logoff 'Objekte und damit Speicherplatz freigeben Set sapconnection = Nothing Set functionctrl = Nothing 'Programm beenden MsgBox "Programm beendet!", vbokonly, "Beenden" End Sub Projektbericht: SAP2CRM Seite 12 von 13

Sub display_customers(aname As String, ByRef customers_table As Object, start_zeil As Integer, ByRef end_col As Integer) 'Anzeige des Tabellenkopfes Cells(start_zeil, 1) = "KundenNr." Cells(start_zeil, 2) = "Anrede " Cells(start_zeil, 3) = "Kundenname " + aname Cells(start_zeil, 4) = "PLZ" Cells(start_zeil, 5) = "Ort" Cells(start_zeil, 6) = "Tel.Nr " 'Hervorhebung der Fonts Range(Cells(start_zeil, 1), Cells(start_zeil, 6)).Font.Bold = True 'Zeigt Inhalte der Kundentabelle an bmanycustomers = False If (bmanycustomers = False) Then i = start_zeil + 2 For Each Customer In customers_table.rows Cells(i, 1) = Trim(Customer("KUNNR")) Cells(i, 2) = Customer("ANRED") Cells(i, 3) = Customer("NAME1") Cells(i, 4) = Customer("PSTLZ") Cells(i, 5) = Customer("ORT01") Cells(i, 6) = Customer("TELF1") i = i + 1 Next End If end_col = i End Sub Projektbericht: SAP2CRM Seite 13 von 13