Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit Ausgabe 15/ November 2003 SCHWERPUNKT E-Business erleichtert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Unerlässlich sind gemeinsam genutzte Verfahren des elektronischen Informationsaustauschs: Standards. Seite 1 HINTERGRUND MEINUNG PRAXIS&TECHNIK Standards verringern Aufwand und sparen Kosten. Interview mit Dr. Thorsten Wichmann, Geschäftsführer Berlecon Research Seite 2 Auf den Hosenboden setzen. Erfahrungsbericht von Götz Wiegand, Thüringer Kompetenzzentrum ecommerce (TheCK) Ilmenau zum Thema E-Standards Seite 9 Übersicht über relevante Standards ab Seite 10 Unternehmen müssen sich nicht nur dazu entschließen, DASS Sie auf elektronischem Wege Geschäfte abwickeln wollen, sondern sich auch darüber einigen, WIE sie dies tun. E-Standards Was sind E-Standards? E-Business erleichtert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Sie können automatisiert, ohne Medienbrüche und damit schnell, effizient und kostensparend ablaufen. Voraussetzung ist, dass der Austausch geschäftsrelevanter Informationen auch über Unternehmensgrenzen hinweg leicht möglich ist. Dafür ist es notwendig, dass sich die beteiligten Unternehmen nicht nur dazu entschließen, DASS sie auf elektronischem Wege Geschäfte abwickeln wollen, sondern sich auch darüber einigen, WIE sie dies tun. Dafür sind gemeinsam genutzte Verfahren dieses elektronischen Informationsaustauschs unerlässlich: bestimmte Datenformate, so genannte Standards. Sie stellen sicher, dass Informationen technisch korrekt, verständlich und schnell beim Empfänger ankommen. Klassische Standard-Beispiele, die je- 1 der selbstverständlich nutzt, sind Datenaustauschformate für Textdateien (z.b. WORD für Windows), E-Mail (z.b. Outlook) oder HTML-Informationen, die wir im Internet ablegen oder abrufen. Gibt (oder gäbe) es diese Standards nicht, so müssen Kommunikationspartner eintreffende Informationen (z.b. Dateien in WORD für Macintosh) häufig mit großem Aufwand öffnen, lesen, ggf. ausdrucken und die gewünschten Informationen dann ggf. in die eigene EDV-Sprache (z.b. WORD für Windows) übertragen. Unternehmen, die gemeinsame Standards nutzen, sparen also Zeit und Geld und erhöhen auf diesem Wege ihre Produktivität. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, die häufig Informationen austauschen und deren Geschäftsprozesse bereits hochgradig standardisiert sind (z.b. Handel). weiter auf Seite 3
Ausgabe 15/ November 2003 Hintergrund Standards verringern Aufwand und sparen Kosten Interview mit Dr. Thorsten Wichmann, Geschäftsführer Berlecon Research INHALT: Schwerpunkt E-Business erleichtert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Unerlässlich sind gemeinsam genutzte Verfahren des elektronischen Informationsaustauschs: Standards. Seite 1 Hintergrund Standards verringern Aufwand und sparen Kosten. Interview mit Dr. Thorsten Wichmann, Geschäftsführer Berlecon Research Seite 2 Meinung Auf den Hosenboden setzen. Erfahrungsbericht von Götz Wiegand, Thüringer Kompetenzzentrum ecommerce (TheCK) Ilmenau zum Thema E-Standards Seite 9 Praxis & Technik Übersicht über relevante Standards ab Seite 10 Service Veranstaltungen Informationen Literaturtipps Ratgeber Seite 12 e-f@cts: Warum sind E-Business-Standards wichtig? Wichmann: Ganz einfach: Weil erstens E-Business wichtig ist. Und weil zweitens Standards jeder Art die Kosten senken. Wenn Sie drei unterschiedliche Akteure haben, die drei unterschiedliche Formate für den Datenaustausch nutzen, dann entstehen Kosten dadurch, dass Formate übersetzt werden müssen. Wenn sich alle Akteure auf die gleichen Standards einigen, dann liegen die Kosten niedriger. e-f@cts: Was ist eigentlich ein E-Standard? Wichmann: Eine Festlegung des Formats elektronischer Dokumente. e-f@cts: Was ist ein typischer Standard? Wichmann: Wenn Sie sich z.b. den Austausch von Rechnungen oder Bestellinformationen ansehen, dann legt der Standard fest, welche Elemente auf einer Rechnung drauf sind: z.b. die Adresse, das Datum, der Mehrwertsteuersatz, die Produkte, auf die sich diese Rechnung bezieht usw. Und er legt auch fest, wie diese Elemente elektronisch codiert werden. Wenn Sie Bestellungen und Rechnungen direkt elektronisch austauschen wollen, also wenn Ihr Computersystem mit dem System Ihres Zulieferers sprechen soll, dann müssen sie die gleiche Sprache sprechen. Und da sind Standards wichtig. e-f@cts: Soweit die Theorie. Wie sieht es hier in der Praxis aus? Wichmann: Es gibt relativ viele Standards, auch für sehr einfache Arten des Datenaustauschs. Ein Problem ist, dass diese Standards nicht richtig bekannt sind und die Unternehmen diese Standards daher nicht nutzen. Wenn Sie ein klassisches Unternehmen haben, dann wird dieses meistens von einem größeren Geschäftspartner, z.b. einem Kunden, animiert, der sagt: Wir möchten in Zukunft von Dir alle Informationen elektronisch bekommen. Häufig einigt man sich dann auf irgendeine Art des elektronischen Datenaustausches. Das ist o.k., so lange das nur eine Zweierbeziehung ist. Wenn dieses Unternehmen aber noch mit einem anderen Kunden, einem dritten oder vierten Daten austauschen will und jeder dieser Kunden seine eigene Art hat, Daten auszu- tauschen, dann muss das Unternehmen plötzlich für sehr viele Kunden unterschiedliche elektronische Daten generieren. Das ist sehr aufwändig. Standards für alle verhindern diesen Aufwand. e-f@cts: Wie kommen nun die Standards zu den Unternehmen? Was sollten Unternehmer tun? Wichmann: Das ist eine gute Frage. Unternehmen müssen informiert sein, was Standards angeht. Sie müssen wissen, welche Standards es gibt, welche Standards bedeutend sind, welche Standards für welche Bereiche bedeutend sind, was sie leisten können. Da hat unsere Studie gezeigt, dass es hier in den Unternehmen Defizite gibt. Es gibt einige ältere Standards, z.b. und FACT, die bei vielen Unternehmen ziemlich bekannt sind. Es gibt neuere Standards, z.b. ecl@ss, die auch sehr gut sind und für spezielle Probleme geschrieben wurden, die aber nur wenige Unternehmen kennen. e-f@cts: Die Botschaft ist also: Es reicht nicht nur aus festzustellen, dass man mit E-Business besser wirtschaften und Geld sparen kann. Man muss auch genau wissen, wie man es macht. Wichmann: Genau. Informiert sein ist alles. Es gibt irrsinnig viele Standards: technische Standards oder solche, die eher fachliche und geschäftliche Dinge regeln. Dieser Wust von Standards bedeutet für viele Unternehmen eher eine Barriere, weil er abschreckend wirkt. Wir haben in unserer Studie versucht, die wichtigen von den weniger wichtigen zu trennen und Standards sinnvoll zu systematisieren. So kann man relativ schnell verstehen, was unterschiedliche Gruppen von Standards tatsächlich leisten und welches typische Vertreter dieser Gruppen sind. Man kann sich die Studie durchlesen oder die Kapitel, die für einen wichtig sind. Und kann sich damit informierter beraten lassen. Die Studie steht kostenlos auf unserer Website www.berlecon.de zum Download zur Verfügung. 2
Schwerpunkt E-Standards Fortsetzung von Seite 1 Je weiter ein Standard verbreitet ist, desto besser. Besonders wichtig ist dies für Schnittstellen-Unternehmen, die in mehreren Branchen Geschäfte betreiben. Für sie würde es einen großen Aufwand bedeuten, für jede Branche und viele einzelne Geschäftspartner jeweils eigene Standards zu nutzen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen mangelt es allerdings häufig am Bewusstsein für die Notwendigkeit von Standards. Oder aber die Standardvielfalt verunsichert die potenziellen Nutzer. Grundsätzlich ist ein Standard um so lohnender, je größer das Unternehmen ist und je mehr Daten und Dokumente es mit seinen Geschäftspartnern austauscht. Welche E-Standards kommen für Ihr Unternehmen in Frage? Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind die E-Standards von besonderer Bedeutung, die für den Austausch kaufmännisch relevanter Informationen entwickelt wurden. Im Einzelnen geht es hier um: genaue Bezeichnung (Identifikation) von Produkten oder Dienstleistungen genaue Beschreibung (Klassifikation) von Produkten oder Dienstleistungen Austausch von Produktkatalogen (Transaktionen) vielschichtige Geschäftsprozesse Welche der in Frage kommenden E-Standards für KMU relevant sind, hat das Wirtschaftsforschungsunternehmen Berlecon Research in seiner Studie E-Business-Standards in Deutschland für das BMWA überprüft. Die Ergebnisse dieser Unternehmensbefragung zeigen, welche Standards in vier ausgewählten Branchen der deutschen Wirtschaft genutzt werden: IT- und Elektronikindustrie, Nahrungsmittelindustrie, Nahrungsmittelhandel, Maschinenbau. Um außerdem zu erfahren, welche Standards für KMU aus Expertensicht wichtig sind, hat Berlecon Research in Berlin im Rahmen seiner Studie E-Business-Standards in Deutschland für das BMWA Expertengespräche mit insgesamt mehr als 40 Experten geführt: von Softwareanbietern, Beratungsunternehmen, Standardisierungsgremien, Anwenderunternehmen sowie den Betreibern von Marktplätzen und Internetplattformen. Die für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wichtigsten Ergebnisse der Berlecon-Untersuchung sind in die Übersicht der Standard-Arten auf den Seiten 8 und 9 mit eingeflossen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen sind die E-Standards von besonderer Bedeutung, die für den Austausch kaufmännisch relevanter Informationen entwickelt wurden. Bedeutung von E-Business-Standards Zwischenbetriebliche Bedeutung von E-Business-Standards (Anwender in %) 14 33 21 16 16 bis 250 Beschäftigte (n=140) 19 33 19 11 11 251 500 Beschäftigte (n=70) 24 501 1.000 Beschäftigte (n=63) 34 1.001 2.500 Beschäftigte (n=56) 30 mehr als 2.500 Beschäftigte (n=92) 41 16 10 10 46 11 7 2 42 17 9 1 sehr groß groß eher gering gering keine Quelle: ebusiness-konjunkturbarometer 2003 3
Ausgabe 15/ November 2003 Schwerpunkt Identifikations-Standards: vor allem für Massenartikel im Konsumgüterbereich einschließlich Verpackungslogistik geeignet und verbreitet. Klassifikations-Standards: bestimmte Besonderheiten und Beschreibungs- Merkmale von Produkten oder Dienstleistungen. E-Standards Fortsetzung von Seite 3 Standards für genaue Bezeichnung (Identifikation) von Produkten oder Dienstleistungen Wozu? (Fast) Jedes Unternehmen hat eine Übersicht seiner Produkte oder Dienstleistungen: beispielsweise in einem Warenwirtschaftssystem oder auch nur in einer einfachen Word-Datei. Das mag für viele kleine Unternehmen ausreichen. Über diese hausgemachten Übersichten hinaus dienen Identifikations-Standards dazu, (viele) verschiedene Produkte oder Dienstleistungen eindeutig von einander zu unterscheiden. Dabei handelt es sich einfach um Nummerierungssysteme, die vor allem für Massenartikel im Konsumgüterbereich einschließlich Verpackungslogistik geeignet und verbreitet sind. Jedes Produkt (z.b. Autoradios, Fernseher, Glühlampen) und jede Dienstleistung erhält eine eigene Ident-Nummer. Diese Nummerierungssysteme werden von verschiedenen Anbietern angeboten: branchenübergreifend oder auch gesondert für einzelne Branchen. Welcher Standard? Standard-Beispiel EAN 4 Erläuterung Europäische Artikel Nummer www.ean-int.org Bei den Standards zur Produktidentifikation hat sich, zumindest in handelsnahen Bereichen, eindeutig die European Article Number (EAN) durchgesetzt (als Strichcode auf fast allen Konsum- und Gebrauchsgütern allseits bekannt). In den Berlecon-Expertengesprächen wurden diese Produktidentifikations-Standards so gut wie nie thematisiert. Daraus lässt sich (nach Berlecon Research) der Schluss ziehen, dass Standards zur Identifikation von Produkten oder Dienstleistungen ohne größere Probleme genutzt werden. Standards für genaue Beschreibung (Klassifikation) von Produkten oder Dienstleistungen Wozu? Mit den Standards zur Klassifikation von Produkten oder Dienstleistungen kann man nun die (bisher per Identifikations-Nummer nur aufgezählten) Angebote genauer beschreiben. In der Praxis wird dabei die Übersicht der Produkte oder Dienstleistungen und ihrer Ident-Nummern um zusätzliche Felder ergänzt. Hier können dann be- stimmte Besonderheiten eingetragen werden (z.b. die unterschiedlichen Fassungsgrössen von Glühlampen, ihre unterschiedlichen Watt-Leistungen). Dabei werden die einzelnen Beschreibungs- Merkmale wiederum durch Zahlen (Schlüssel) ausgedrückt (verschlüsselt). Auch diese Schlüsselsysteme gibt es branchenübergreifend oder gesondert für einzelne Branchen. Mit Hilfe derartiger standardisierter Beschreibungen haben es Anbieter oder Nachfrager nun leichter, Kunden oder Lieferanten für ganz bestimmte Produkte oder Dienstleistungen im Internet und vor allem auf Marktplätzen im Netz zu suchen und zu finden. Welcher Standard? Standard-Beispiel ecl@ss ETIM proficlass UN/SPSC Erläuterungen/Kontakt Institut der deutschen Wirtschaft, ecl@ss ev www.eclass.de Elektrotechnisches Informationsmodell www.etim.de www.proficlass.de United Nations Standard for Products and Services Code www.uncefact.de Nach Einschätzung der von Berlecon Research befragten Experten werden bei der branchenübergreifenden Klassifikation und Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen vor allem die Standards ecl@ss und UN/SPSC genutzt. Dabei wird ecl@ss eher bei nationalem, UN/SPSC bei internationalem Datenaustausch eingesetzt. Treibende Kräfte für die Nutzung sind in der Regel Einkäufer oder Händler. Internetplattformen und Marktplätze verlangen meist entweder einen der beiden branchenübergreifenden Standards oder einen jeweils plattform- bzw. marktplatzeigenen Standard. Experten loben die Möglichkeit von ecl@ss, Merkmale zu vergeben. Dabei wird z.b. ein Produkt nicht nur einer Produktgruppe zugeordnet, sondern es können zusätzlich die Ausprägungen von gruppenspezifischen Merkmalen (z.b. Dachziegelfarbe = grün) angegeben werden. So kann man in einer Gruppe nach Produkten mit gleichen Merkmalen suchen. Einige branchenspezifische Klassifikations-Standards wie proficlass oder ETIM bieten diese Möglichkeit auch, der internationale Standard UN/SPSC nicht. Zukunft? Was die branchenübergreifenden Standards hier angeht: Nach Einschätzung der befragten Experten ist ecl@ss derzeit außerhalb des deutschsprachigen Raums noch ohne Bedeutung. Für internationale Geschäftsbeziehungen wählen Nutzer eher UN/SPSC. Da darüber hinaus einzelne
Branchen sehr unterschiedliche Anforderungen an Klassifikationsstandards stellen, dürften auch in der Zukunft viele Angebote nebeneinander bestehen bleiben. Standards für den Austausch von Produktkatalogen Wozu? Die oben beschriebene Übersicht von Produkten oder Dienstleistungen mit Identifikations-Nummern sowie Schlüsselnummern für bestimmte Besonderheiten wird meist nochmals erweitert: um zusätzliche Informationen wie Preise, Lieferzeiten usw. Auf diese Weise entsteht ein Produktkatalog, der nun auch zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden soll. Dafür ist ein einheitliches Format notwendig, das beide verschicken, empfangen und lesen können. Die meisten Unternehmen tauschen einzelne Katalogdaten oder eben ganze Produktkataloge als Tabellen in einfachen Textdateien aus (die für den Nutzer unbemerkt einem CSV-Format entsprechen = Comma Separated Values). Solche Textdateien können auch Unternehmen ohne größere Technikkenntnisse nutzen. Nur: Bei größeren Katalogen oder häufigen Updates stoßen diese CSV-Formate schnell an ihre Grenzen. Welcher Standard? Standard-Beispiel BMEcat DATANORM, ELDANORM FACT, EANCOM RosettaNet X12 xcbl Erläuterungen/Kontakt www.bmecat.org www.datanormprogramme.com www.eldanorm.de United Nations Directories for Electronic Data Interchange for Ad ministration, Commerce and Transport www.uncefact.de www.rosettanet.org www.x12.org Common Business Library www.xcbl.org Darum nutzen viele Unternehmen seit vielen Jahren (Electronic Data Interchange) bzw. - FACT (s. Kasten oder? ). Am leichtesten lesbar, interpretierbar und übermittelbar ist nach Einschätzung der Berlecon-Experten allerdings BMEcat. Es basiert auf der -Technologie und wird zunehmend auch auf Internetplattformen eingesetzt. Zwar ist BMEcat auf den Katalogdatenaustausch beschränkt, bietet hier aber sehr viele Möglichkeiten. Ein Problem besteht allerdings darin, dass derzeit viele verschiedene Versionen und Modifikationen dieses Standards existieren. Treibende Kräfte hinter dem Austausch von Katalogdaten sind hauptsächlich Einkäufer. Allerdings sind Lieferanten eher zurückhaltend, weil sie befürchten, dass der Austausch von Katalogdaten und das Einstellen dieser Daten in Multi- Lieferanten-Kataloge zu einem stärkeren Preiswettbewerb führt. Zukunft: Nach Einschätzung der Experten dürfte BMEcat in Deutschland auch in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Schon jetzt können zunehmend Unternehmen ihre Daten im BMEcat-Format liefern. Auf internationaler Ebene ist BMEcat jedoch, genauso wie ecl@ss, noch ohne größere Bedeutung. Dort spielt derzeit der Katalogdatenaustausch auf der Basis von CSV-Dateien, anderen -Standards oder auf der Basis von FACT (mit PRICAT oder PRODAT) eine größere Rolle. Standards für den Austausch von Geschäftsdokumenten (Transaktionen) Wozu? Hier geht es um die Gestaltung von elektronischen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen, die Geschäftstransaktionen anstoßen (Bezahlen der Rechnung) und die heute oft noch in Papierform ausgetauscht werden. Um diese Information automatisch austauschen zu können, muss zuvor die genaue Interpretation der Daten festgelegt werden: also z.b. die Kennung eines Lieferanten, die Artikelnummer jedes Produkts und die Kennung aller Kunden. Die entsprechenden Dokumente werden dann auf elektronischem Wege zwischen den beteiligten Unternehmen ausgetauscht (z.b. zwischen einem Lieferanten und seinem Kunden). Welcher Standard? Standard-Beispiel FACT, EANCOM opentrans RosettaNet UBL X12 xcbl Erläuterungen/Kontakt United Nations Directories for Electronic Data Interchange for Admini stration, Commerce and Transport www.opentrans.org www.rosettanet.org www.ubl.org www.x12.org Common Business Library www.xcbl.org Die -Standards FACT und EANCOM sind - unter den verschiedenen Standards zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente - nach Einschätzung der Experten klar dominierend. Auf Internetplattformen und Marktplätzen werden dabei alle Arten von Transaktionsstandards 5 Austauschformate für Produktkataloge: einheitliches Format, das Sender und Empfänger verschicken, empfangen und lesen können. Austausch von Geschäftsdokumenten: Gestaltung von verstehbaren und elektronisch austauschbaren Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen.
Ausgabe 15/ November 2003 Schwerpunkt E-Business-ABC (Electronic Data Interchange) vereinbart bei Geschäftsvorgängen die elektronische Übermittlung von Daten, besonders im B2B- Bereich. FACT FACT oder auch UN/FACT (United Nations/ Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist die praktische Umsetzung von in eine konkrete Anwendung. So standardisiert - FACT (nach ISO 9735) die Formate für den elektronischen Austausch kommerzieller Daten wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungsaufträge, Zollerklärungen usw. Die Umsetzung des Standards in der Praxis wird koordiniert durch die UN (UN/FACT Working Group). Transaktion Eine Transaktion ist eine Folge von festgelegten, logisch zusammengehörenden und zumeist kurzen Arbeitsvorgängen (z.b. Überprüfen einer Rechnung, Bezahlen der Rechnung). Diese Verarbeitungsvorgänge werden z.b. ausgelöst durch das Eintreffen von Daten elektronischer Geschäftsdokumente (z.b. eine auf elektronischem Wege eintreffende Rechnung). E-Standards Fortsetzung von Seite 5 genutzt: von der Kombination aus Textdateien und E-Mail über bis hin zu -basierten Standards wie opentrans. Teilnehmer, die sehr viele Transaktionen über entsprechende Plattformen abwickeln, tun dies aber häufig über. Treibende Kräfte hinter dem elektronischen Transaktionsdatenaustausch sind oft große Unternehmen, die schon einen Teil ihrer Partner elektronisch angebunden haben und jetzt diese Form des E-Business auf alle ihre Geschäftspartner ausdehnen möchten. Dabei steht in erster Linie der Wunsch im Vordergrund, Prozesskosten für die Abwicklung von Bestellungen, Rechnungen u.ä. sparen zu wollen. Da hiervon auch kleinere Unternehmen profitieren können, fällt es den Großen leicht, kleinere Geschäftspartner zu überzeugen. Für kleine und mittlere Unternehmen, die mit dem Transaktionsdatenaustausch erst beginnen, kann die Unterstützung durch große Unternehmen besonders hilfreich sein. Zukunft? Es wird allgemein damit gerechnet, dass sowohl als auch noch lange Zeit nebeneinander existieren werden. Pläne, existierende und funktionierende -Lösungen zu ersetzen, bestehen kaum. -Transaktionsstandards wie FACT und EANCOM sind mittlerweile international etabliert. Standards für vielschichtige Geschäftsprozesse Wozu? Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist besonders schwierig. Über einzelne Nachrichten oder Dokumente hinaus müssen hier ganze Sequenzen von Nachrichten als komplexe Abläufe festgelegt werden. Damit sind einheitliche Verfahren gemeint, um z.b. vielschichtige Handelsprozesse automatisch abzuwickeln (z.b. mit Auftragsbestätigung, Nachricht an Vertrieb, Rechnungslegung usw.). Geschäftsprozesse sind noch am wenigsten standardisiert. Welcher Standard? Standard-Beispiel eb RosettaNet 6 Erläuterungen/Kontakt www.ebxml.org www.rosettanet.org Prozessstandards werden von mittelständischen Unternehmen in Deutschland derzeit nach Einschätzung der Experten so gut wie gar nicht eingesetzt, und zwar im Wesentlichen aus zwei Grün- den: Zum einen sind Prozessstandards sehr komplex, und viele Standardisierungsbemühungen in diesem Bereich sind noch nicht abgeschlossen. Zum anderen sind die meisten Firmen aber auch in der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse noch gar nicht so weit fortgeschritten, dass sie Prozessstandards wirklich benötigen. Tipps für die Auswahl von Standards Das Problem ist nicht, dass es keine Standards gäbe. Im Gegenteil: Problematisch ist, dass eine unüberschaubare Anzahl von Datenformaten existiert, die manches Mal sogar in Konkurrenz zueinander stehen. Für Unternehmen, die E-Standards nutzen wollen, gibt es eine Reihe von Auswahlkriterien bzw. Suchwegen, um in Frage kommende Standards zu finden: E-Standards werden nicht selten von großen Unternehmen diktiert. Das bedeutet: Zulieferer oder Kunden müssen für den Informationsaustausch bestimmte Format- Vorgaben akzeptieren. Spezialisierte Softwarehäuser entwickeln E-Standards, die sie auf dem internationalen Softwaremarkt anbieten. Darüber hinaus gibt es Anbieter, die für die Nutzung ihrer E-Standards (z.b. von Nummerierungssystemen) Gebühren erheben. Andere Anbieter verlangen zwar keine Geld für die E-Standard-Software, dafür aber für notwendige Beschreibungen und Anleitungen. Wieder andere Anbieter lassen es sich bezahlen, Nutzer von E-Standards zu zertifizieren (Bestätigung dafür, dass sie den Standard richtig einsetzen). Nicht selten existieren für Unternehmensgruppen und oftmals auch ganze Branchen eigene Standards. Prüfen Sie vor allem, ob es für Ihre Branche besondere Standards gibt. Dazu kommen viele Standards, die auf bestimmte Märkte, Länder oder Ländergruppen zugeschnitten sind. Prüfen Sie also, ob es für Ihren Markt besondere Standards gibt. In der Rubrik Praxis & Technik finden Sie eine Auswahl und Übersicht wichtiger Standards Übersicht über relevante Standards. Über die in der Berlecon-Research-Untersuchung genannten hinaus enthält diese Übersicht auch Standards, die aus Sicht des Fraunhofer IAO in Stuttgart eine besondere Bedeutung haben, da sie in der Fachliteratur zum Thema besondere Erwähnung finden.
Klassisches und Besonders wichtig sind die Technologien, die zum Austausch von Produktkatalogen und Geschäftsdokumenten nötig sind. Dafür stehen die E-Standards zweier Technologiefamilien zur Verfügung: -basierte Formate (Electronic Data Interchange und seine Weiterentwicklungen z.b. für verschiedene Branchen, so genanne -Subsets) bzw. -basierte Formate (extensible Markup Language). Während bereits seit geraumer Zeit auf dem Markt ist und von vielen Unternehmen genutzt wird, ist die -Technologie relativ neu. Für beide Technologien muss im Rechnersystem jedes Unternehmens, dass mittels oder kommunizieren will, eine so genannte Schnittstelle eingerichtet werden. Diese wird entweder als Software gekauft oder aber eigens programmiert. Diese Schnittstelle sorgt dafür, dass Produktkataloge oder Geschäftsdokumente wie z.b. Rechnungen entweder in oder konvertiert und so an einen Kunden oder Lieferanten verschickt werden können. Kunde oder Lieferant können Katalog oder Rechung mit ihren Schnittstellen lesen und ohne Medienbruch im EDV-System ablegen oder weiter verarbeiten. oder? Gerade kleine und mittelständische Unternehmen scheuen oft die nicht unerheblichen Kosten, die für die elektronische Übertragung ihrer Geschäftsdaten über klassisches anfallen. Die Übertragung mittels ist dagegen kostengünstiger: Sie funktioniert per Internet unter Verwendung geeigneter Browser-Software und kann Unternehmen einen leichten und weniger kostenträchtigen Einstieg in die elektronische Anbindung von Geschäftspartnern ermöglichen. Aber: Nutzer, die zwischen oder entscheiden sollen, müssen wissen, dass beide Technologien derzeit und auch in der absehbaren Zukunft nebeneinander eingesetzt werden. Besonders große Unternehmen haben in den vergangenen Jahren viel Geld in -Lösungen investiert und wollen diese funktionierenden Systeme möglichst lange nutzen. Daher sollte Unternehmen - technisch - in der Lage sein, beide Technologien einzusetzen. Dabei bietet den Vorteil, dass es sehr genau festgelegte Geschäftsdokumente anbietet: z.b. Rechnungen oder Bestellungen, die genau auf die Anforderungen der chemischen oder der Autoindustrie zugeschnitten sind. -Dokumente haben dagegen große technische Vorteile: Ihr Konzept erleichtert den Programmierern die Arbeit und macht so langfristig Software und Integrationsprojekte einfacher und kostengünstiger. Aus diesem Grund nutzt neuere Software meistens schon intern -Standards. Langfristig werden die beiden Welten zusammenwachsen, indem das konkrete Branchenwissen aus (was muss in einer Rechnung in der Chemieindustrie stehen) mit den technischen Vorzügen von kombiniert wird. Verschiedene neuere Standards wie UBL oder eb versuchen diese Kombination, sind aber noch im Anfangsstadium. Bekanntheitsgrad von E-Business-Standards Anwender in % 52 % 11 % 25 % 11 % FACT 16 % c 17 % 32 % 34 % 19 % 11 % 27 % 43 % BMEcat 12 % 3 % 38 % 47 % DATANORM, ELDANORM 7 % eb 12 % 34 % 47 % 16 % 9 % 22 % 53 % ecl@ss 5 % 9 % 33 % 53 % opentrans 5 % UNSPSC 5 % 28 % 61 % 3 2 34 % 62 % RosetteNet 6 % PRICAT 4 % 27 % 63 % 3 2 31 % 64 % xcbl 3 4 % 28 % 65 % 1 ETIM 3 28 % 68 % proficl@ss 1 2 28 % 70 % OAGIS E-Business-ABC Plattform Eine Plattform ist ein Rechner mit dem dazugehörenden Betriebssystem. Bekannte Betriebssysteme sind z.b. MacOS, MS-DOS, MS-Windows (mit den verschiedenen Versionen), OS/2, Unix usw. E-Business-Standard Ein E-Business-Standard ist eine Empfehlung für ein Daten-Format, das von einer anerkannten Institution entwickelt wurde oder durch die weite Verbreitung und Anerkennung in einem Industrie- Zweig gilt. Anerkannte Institutionen, die Standards entwickeln, sind z.b. DIN, ISO. (extensible Markup Language; extensible = engl.: erweiterbar) ist eine so genannte Auszeichnungssprache. Damit ist eine Sprache gemeint, die Informationen auf jeder beliebigen Plattform darstellen kann. Eine der bekanntesten Auszeichnungssprachen ist HTML. aktuell eingesetzt Einsatz geplant Einsatz nicht geplant Standard unbekannt Quelle: ebusiness-konjunkturbarometer 2003 n=[377; 447] 7
Ausgabe 15/ November 2003 Schwerpunkt E-Standards Fortsetzung von Seite 7 Unterschiede von FACT- und -Standards FACT (z.b. EANCOM) (z.b. xcbl) Anwendungsgebiete Austausch von Transaktionsdaten (z.b. Rechnungen, Bestellungen) Gestaltung und Austausch von Katalogen " Datenaustausch über spezielle -Netze oder spezielle Telefonverbindungen Datenaustausch über das Internet Technologie Nutzbarkeit mit unterschiedlichen Systemen zur Organisation von komplexen Arbeitsabläufen (ERP-Systeme) geringes Datenvolumen (je größer, desto zeitaufwändiger und kostenintensiver bei der Übertragung) Datenformate allgemeinverständlich darstellbar und lesbar (z.b. im Browser) Unterstützung von Multimediainformationen " Verbreitung der Standards außerhalb des E-Business (z.b. Textverarbeitungs-Formate, Content-Management-Systeme) Verbreitung Erfahrungen aus langjährigem Einsatz Anwenderzahl weltweit internationale Verbreitung " Orientierung an Geschäftsdokumenten " Verfügbarkeit branchenspezifischer Formate Verfügbarkeit branchenübergreifender Formate ausgereifte und ausgefeilte Formate Eignung für Weiterentwicklung je nach Branchenbedürfnisse (Weiter-)Entwicklung durch unabhängige Gremien (statt Unternehmen) " Bedeutung kommerzieller Softwareanbieter für Standardisierung Kosten und Investitionssicherheit kostengünstige Startlösungen verfügbar kostengünstige Bausteine und Tools für Eigenentwicklungen Lizenzgebühren für die Nutzung des Standards " Implementierungsberatung notwendig kontinuierliche Weiterentwicklung gewährleistet " Legende: = trifft (in der Regel) zu " = teils, teils: abhängig vom konkreten Standard = trifft (in der Regel) eher nicht zu 8
Meinung Auf den Hosenboden setzen Erfahrungsbericht von Götz Wiegand, Thüringer Kompetenzzentrum ecommerce (TheCK) Ilmenau zum Thema E-Standards Mehr verkaufen im Internet. Es ist sehr schwierig und bei ersten Gesprächen überhaupt nicht möglich, sich mit Unternehmen nur über Standards zu unterhalten. Denn die Unternehmen haben in der Regel ihre eigenen Vorstellungen von den Problemen, die sie bedrücken. Sie haben erst mal nur eine generelle Anfrage: Was kann E-Business für mich tun? Und von Ihnen wollen wir nur wissen, wie wir im Internet mehr verkaufen können als bisher. Mir ist häufig nicht ganz klar, wie diese Unternehmen sich das vorstellen. Noch nicht in die Tiefe. Viele wollen dabei ihre Alleinstellungsmerkmale herausstellen. Nun suchen Sie dieses Alleinstellungsmerkmal aber mal auf deren Web-Seiten. Da finden Sie dann meist nur die Endprodukte genannt. Selten steht da: Ich könnte auch das oder das fertigen, weil ich die und die Maschine habe. Das erfahren Sie erst, wenn Sie mit diesen Leuten sprechen. Die meisten sind noch nicht so weit, dass die das auch systematisch beschreiben könnten. Wenn man besser gefunden werden will, dann muss man sich erst einmal besser beschreiben. Rubriken nutzen. Wir haben mal eine Übersicht darüber gemacht, wie Wirtschaftsverzeichnisse genutzt werden. Da steht dieses Wer liefert was? ganz vorn. Das kennen alle Unternehmen, noch vor den Gelben Seiten und allen anderen. Da ist es für die Unternehmen selbstverständlich, sich in die Rubriken einzuordnen. Es ist selbstverständlich für Einkäufer, in diesem Verzeichnis nach Rubriken zu suchen. Wir bemühen uns nun, unsere Kunden davon zu überzeugen, dass wir nicht nur mit den Rubriken von Wer liefert was? weiterleben können. Wer E-Business betreiben will, muss weiter gehen. In Richtung, ecl@ss usw. Selbstdarstellungen im Internet: Was die eindeutige Beschreibung von Angeboten angeht: Hier hinken nach meiner Erfahrung die ganzen Online-Plattformen den konventionellen Wirtschaftsverzeichnissen hinterher. Diese selbstgestrickten Einteilungen von Produkten oder Dienstleistungen sind zwar auch eine Art von Klassifikation. Aber eben nicht nach übergeordneten generellen Standards. Ich persönlich könnte mit den Gelben Seiten mehr anfangen als mit dem Großteil der Produktbeschreibungen auf den Online-Plattformen, die wir heute so vorfinden. Und das ist eigentlich das große Problem, das wir mit dem Klassifikationsstandard ecl@ss lösen wollen. Und wer seine Angebote nach einem solchen Klassifikationsstandard beschrieben hat, muss eigentlich nur noch Preise, Lieferbedingungen u.ä. ergänzen und ist schon beim Produktkatalog. Produkte und Dienstleistungen sortieren. Wenn nun Unternehmen anfangen, sich nach einem Standard zu beschreiben, alles das, was sie herstellen oder anbieten, dann hat das erst mal mit dem Internet nicht viel zu tun. Das Entscheidende ist hier, dass man sich seine Produkte und Dienstleistungen erst einmal genau anschauen und sie voneinander unterscheiden und sortieren muss. Dass sich die Mitarbeiter darüber Gedanken machen müssen. Das können Sie übrigens keinem Dienstleister überlassen. Niemand kann nämlich die Produkte einer Firma so gut beschreiben wie die Mitarbeiter dieser Firma. Die Dienstleister sind dann für die technische Umsetzung da. Generalisierte Schlüssel verwenden. Ich rate meinen Kunden, sich auf den Hosenboden zu setzen und ihre Angebote zu sortieren und bei solchen Beschreibungen generalisierte Schlüssel zu verwenden, als Klassifikations- und Katalogstandards. Wir empfehlen dafür zunächst mal ecl@ss und BMEcat. Und man sollte noch einen weiteren nehmen, nämlich UN/SPSC, der ist auf dem Weltmarkt der vorherrschende Klassifikationsstandard. Zusätzlich sollte man sich noch nach Branchenstandards umsehen. Die Unternehmen müssen erkennen, dass Klassifizieren und Standardisieren genau so eine Aufgabe ist wie einen Bleistift zu kaufen, weil der erste aufgebraucht ist. Ich habe neulich ein Unternehmen der Metallfertigung besucht. Da habe ich angenommen, dass man dort genau weiß, wie deren Produkte und Produktteile mit den entsprechenden Sonderformen einzuordnen sind. Wie die Dinger nach DINoder VDMA-Vorgaben zu benennen sind. Das wussten die nicht, obwohl sie jahrelang schon am Markt sind. Klassifizieren bedeutet einfach nur, sich hinzusetzen und mit den Schlüsseln umzugehen. Es ist wirklich nicht kompliziert. 9
Ausgabe 15/ November 2003 Praxis & Technik Übersicht über relevante Standards Standard- Name Kurzbeschreibung Standard-Art Technologie DUNS weltweit branchenübergreifend Vergabe und Pflege von Identifikationsnummern für Unternehmen und Unternehmenseinheiten EAN weltweit K onsumgüter Schlüsselsystem für Waren und Dienstleistungen GTIN weltweit K onsumgüter Schlüsselsystem für Waren und Dienstleistungen ILN weltweit K onsumgüter Schlüsselsystem für Waren und Dienstleistungen Identifikation Identifikation Identifikation Identifikation U.P.C. weltweit Identifikation K onsumgüter Schlüsselsystem für Waren und Dienstleistungen CPV europaweit Klassifikation Ausschreibungs-Code der EU z.b. verwendet im europäischen Ausschreibungssystem TED ecl@ss europaweit Klassifikation branchenübergreifend entwickelt durch Industriekonsortium in Deutschland ETIM Deutschland Klassifikation Elektro-Grosshandel für Materialklassen und Warengruppen proficlass Deutschland Klassifikation Bau, Gebäudetechnik für Materialklassen und Warengruppen UN/SPSC weltweit Klassifikation branchenübergreifend international für Produkte und Dienstleistungen (United Nations Standard for Products and Services Code) BMEcat Deutschland branchenübergreifend der z.zt. im deutschen Sprachraum am weitesten verbreitete -Standard für elektronische Produktkataloge DATANORM Deutschland vor allem Handwerk (Sanitär, Heizung, Klima) für den Austausch von Produktdaten FACT weltweit branchenübergreifend für Administration, Handel und Logistik ELDANORM Deutschland für die Elektrobranche für den Austausch von Produktdaten CEFIC Europa chemische Industrie FACT-Subset C weltweit für Ausschreibungen durch die Firma Ariba entwickeltes eigenes -Format EANCOM weltweit FACT-Subset (44 Nachrichtentypen) FICE weltweit Elektronikindustrie FACT-Subset 10 unternehmenseigener Standard unternehmenseigener Standard
Übersicht über relevante Standards Standard- Name Kurzbeschreibung Standard-Art Technologie Editeur weltweit Verlagswesen FACT-Subset Editex weltweit Textilindustrie FACT-Subset Emedi weltweit Gesundheitswesen FACT-Subset Gencod Standard in Frankreich FACT-Subset GTDI/ Tradacoms Standard in Großbritannien FACT-Subset Odette weltweit Automobilindustrie FACT-Subset xcbl weltweit für den Austausch von Produkt- und Bewegungsdaten zwischen Lieferanten und Bestellsystemen ANSI X.12 Standard in USA opentrans Deutschland für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente SWIFT weltweit von den Banken Europas und Nordamerikas gegründetes System, um den internationalen Zahlungsverkehr zu beschleunigen und zu standardisieren UBL weltweit Standard-Bibliothek von -basierten Geschäfts-Dokumenten eb weltweit Geschäftsprozesse Rahmen zur Standardisierung von Prozessen RosettaNet weltweit Rahmen zur Standardisierung von Prozessen Quellen: Berlecon Research, Fraunhofer IAO Stuttgart Geschäftsprozesse 11
Ausgabe 15/ November 2003 Service Impressum Herausgeber: Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit Referat Kommunikation und Internet (LP 4) D-11019 Berlin www.bmwa.bund.de Redaktion: Bernd Geisen Regine Hebestreit PID Arbeiten für Wissenschaft und Öffentlichkeit GbR Menzenberg 9 53604 Bad Honnef Tel.: 02224/90034-0 Fax: 02224/90034-1 geisen@pid-net.de www.pid-net.de Mitarbeiter dieser Ausgabe Dr. Oliver Kelkar, Fraunhofer IAO Stuttgart Dr. Thorsten Wichmann, Berlecon Research Berlin Goetz Wiegand, Thueringer Kompetenzzentrum ecommerce (TheCK) Ilmenau Christian Przybilla, CCG - Centrale für Coorganisation GmbH Köln Gestaltung/Druckvorlagen: Thomas Gambke Werbeagentur, Bonn thomas@gambke.de www.gambke.de Bildnachweis: MEV, Photodisc Belichtung: imaging service flöer, Bonn Druck: Verlag und Druckkontor Kamp GmbH, Bochum Auflage: 30.000 Exemplare Wenn Sie dazu Fragen oder Anregungen haben oder Fragen zu anderen Themen der e-f@cts, wenden Sie sich bitte an: Bernd Geisen Regine Hebestreit PID Arbeiten für Wissenschaft und Öffentlichkeit GbR Veranstaltungen Informationen Literaturtipps Ratgeber PROZEUS PROZEUS steht für Förderung der E-Business- Kompetenz von KMU zur Teilnahme an globalen Beschaffungs- und Absatzmärkten durch integrierte PROZEsse Und Standards. Ziel des Verbundprojekts ist es, die Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Mittelstands zu erhalten bzw. zu stärken. Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die E-Business-Anwendungen einführen wollen. Aus diesem Grund liegt der Schwerpunkt von PROZEUS auf dem Transfer von E-Business-Praxiserfahrungen in die Wirtschaft. Basis ist dabei die Berücksichtigung von global einsetzbaren, definierten Prozessen und Standards. Zu PROZEUS zählen: Pilotprojekte mit KMU Expertennetzwerk Standardisierung im E-Business Datenbank für Beratungsunternehmen, die bei der Einführung von komplexen E-Business- Systemen unterstützen Transferplattform zur laufenden Veröffentlichung der Projektergebnisse, der Beantwortung von Fragen sowie der allgemeinen Kommunikation. Das Verbundprojekt PROZEUS wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) gefördert und von der Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH in Kooperation mit der Centrale für Coorganisation GmbH (CCG) durchgeführt. Kontakte: Dipl.-Ing Thomas Einsporn/Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH Gustav-Heinemann-Ufer 84-88 50968 Köln Tel.: 0221/4981-816 Fax: 0221/4981-856 E-Mail: prozeus@iwconsult.de Tim Bartram/Centrale für Coorganisation GmbH (CCG) Maarweg 133 50825 Köln Tel.: 0221/94714-412 Fax: 0221/94714-490 E-Mail: prozeus@ccg.de Studie E-Standards Eine aktuelle Studie der BERLECON RESEARCH im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit bietet einen Überblick über bedeutende E-Business-Standards in Deutschland. 12 Die Befragung von mehr als 800 Unternehmen in IT-, Elektro- und Nahrungsmittelindustrie sowie - handel und im Maschinenbau ergab, dass die e- lektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und damit die Bedeutung von Standards in den kommenden Jahren erheblich zunehmen wird. Die Studie zeigt eine Reihe von Möglichkeiten auf, wie sich die Politik, Standardisierungsorganisationen und Unternehmen schrittweise den Herausforderungen dieser rasanten Entwicklung stellen können. Als eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches E-Business wird z.b. die Pflege von Stammdaten in den Unternehmen hervorgehoben. Download unter www.bmwa.bund.de. Literatur und Online- Informationen Auswahl) Bestandsaufnahme E-Procurement - Wie weit sind deutsche Lieferanten? Studie von wallmedien und BMEnet. Kurzfassung und Bestellung: www.wallmedien.de Boris Otto, Helmut Beckmann, Oliver Kelkar, Sylvia Müller: E-Business-Standards - Verbreitung und Akzeptanz. Fraunhofer IRB Verlag. Stuttgart 2002. DESK: Online-Datenbank und Studie zur E-Readiness deutscher Lieferanten. Universität Stuttgart. www.desk-studie.de. Download: www.fzi.de/dbs/ publikationen.php?id=13 Ein Ansatz zur Integration von Produktdaten auf elektronischen Marktplätzen. FZI Karlsruhe (Hrsg.). In: Arbeitskonferenz El.Geschäftsprozesse 09/2001. Frank-Dieter Dorloff: Standards - die neue Sprache für das E-Business? In: Essener Unikate KW18/2002. Download: www.uni-essen.de/unikate/pdf/18-dorloff.pdf Johannes Hentrich: B2B-Katalogmanagement. Galileo Press Bonn 2001. Nesrin Erdogan et al: Wegweiser Katalogmanagement - Wesentliche Erfolgsfaktoren für E-Procurement-Projekte. PwC Unternehmensberatung GmbH (Hrsg.). Frankfurt 2002. Ronald Bogaschewsky et al: b2b Marktplatzführer. Frankfurt 2003. www.katalogmanager.de: KatalogManager.de ist das deutsche Informationsportal für Katalogmanagement und E-Procurement. Wegweiser Katalogmanagement - Wesentliche Erfolgsfaktoren für E-Procurement-Projekte. PricewaterhouseCoopers (Hrsg.), 2002