Digitalisierung der Personenstandsregister im Stadtarchiv Bad Neuenahr-Ahrweiler - Ein pragmatischer Ansatz Steffen Schütze Tel. 02641-906833, steffen.schuetze@aw-online.de
Gliederung 1. Ausgangslage/Analyse 2006 2. Digitalisierungsprojekt 2007 2012 3. Herausforderung Indizierung 4. Ausblick/Planungen des Stadtarchivs OpenAccess im Web 2.0 4.1. Angebote für Genealogen im Netz 4.2. Mittel, Wege und Probleme
Umfang der Registerbände 2010 Standesamt Ahrweiler 1798 1969 254 Registerbände und 3 Namensverzeichnisse Standesamt Bad Neuenahr 1858-1969 112 Registerbände und 4 Namensverzeichnisse Standesamt Heimersheim 1798 1817 20 Registerbände und 2 Namensverzeichnisse Standesamt Bad Neuenahr-Ahrweiler 1970 1980 11 Registerbände Gesamtumfang 489 Registerbände und 9 Namensverzeichnisse
Abriss zur Entwicklung des Personenstandswesen Einführung der Zivilstandsregister in den linksrheinischen Gebieten durch Verordnung vom 12. Floréal VI (1.5.1798) Code civil 1803 zivile Standesregister und Ehe-Bücher Königreich Preußen Gesetz vom 9.3.1874 (1.10.1874 in Kraft) außer in den linksrheinischen Gebieten Reichsgesetz über die Beurkundung des Personenstandes und die Eheschließung vom 6.2.1875 am 1.1.1876 in Kraft (DVO vom 22.6.1875) Gesetz über den Personenstand vom 11.6.1920 Verzahnung durch Hinweise ab 1920 auf Heirat der Eltern und Geburt Kindes VO zum Reichspersonenstandsgesetz vom 31.12.1925 (Preußen) VO über standesamtliche Hinweise vom 1.3.1935 Personenstandsgesetz vom 3.11.1937 (1.7.1938 in Kraft) 2. Gesetz zur Änderung und Ergänzung des Personenstandsgesetzes vom 18.5.1957 (Wandernde Familienbuch am Wohnort) 1.1.1958 in Kraft
Gliederung der Standesamtsüberlieferung Standesamt Geburten Heiraten Sterbefälle Dezennaltabellen/ Namensverzeichnisse Sammelakten/Belege
Struktur der Register
2. Umfang der Digitalisate/Images 2012 Standesamt Bad Neuenahr 1858 1969 23364 Datensätze Standesamt Ahrweiler 1798 1969 30879 Datensätze Standesamt Heimersheim 1798 1817 2229 Datensätze Standesamt Bad Neuenahr-Ahrweiler 1970 1980 5792 Datensätze Gesamt alle Standesämter 62264 Datensätze
Kosten Sicherungsverfilmung der Register 2006 12 Mikrofilme a. 50 600,00 Externe Mikroverfilmung 2010 48 Mikrofilme ca. 2900,00 Gesamtkosten der Mikroverfilmung 60 Mikrofilme ca. 3500,00 Eigendigitalisierung mit Hilfskräften Kostenneutral außer Stromkosten, Wartungskosten Scanner und Computer
Benutzung durch Genealogen 70 60 2003/2004 50 40 2004/2005 2005/2006 2006/2007 30 20 2007/2008 2008/2009 2009/2010 10 0 Anfragen Benutzer 2010/2011 2011/2012
Nutzen der Digitalisierung - Bestandserhaltung und Sicherung - Kundenfreundliche Benutzung im Lesesaal - Schnelle Kommunikation mit Nutzern per Email - Grundvoraussetzung für einen 24-Stunden-Lesesaal im Web - Arbeitszeitersparnis durch entfallene Magazin- und Kopierarbeiten - Vereinfachung der Recherche und Verringerung der dazu nötigen Arbeitszeit - Vereinfachung der Indizierung durch schnellen Abgleich von Urkunden
3. Probleme bei der Indizierung Verschiedene Namenschreibweisen (Standardisierung nötig) Abweichung bei Vornamen (Ehe, Geburtsurkunden der Kinder ) Fehlerhafte Einträge 1.8.1920 1938 und ab 1958 keine Angaben über Eltern in Heirats- und Sterbeurkunden Familienzusammenhänge sind nicht mehr nachvollziehbar Hinweise erst seit 1920/1935 (VO über standesamtliche Hinweise vom 1.3.1935) Heiraten und Sterbefälle sind bei Beurkundung außerhalb des Zuständigkeitsbereiches kaum oder nicht recherchierbar
Vorteile der Indizierung - Schnellere Recherche - Familienzusammenhänge werden deutlich - Ergänzung von Angaben durch kombinierte Recherche in GHS und Verbindung der Akte durch Verweise Nutzung des Web 2.0 Überregionale Ergänzung von Angaben
Erfassung eines Geburtseintrags
Erfassung eines Heiratseintrags
Erfassung eines Sterbeeintrags
4.1. Webangebote für Genealogen 1. Family-Search und Ancestry 2. Landesarchiv Baden-Württemberg und Personenstandsarchiv Hessen 3. Frankreich Beispiel Rennes 4. Polen 5. Kirchenbuchportal 6. Matricula
4.2. Bereitstellung der Unterlagen im Internet - OpenAccess Kundenfreundlicher 24-Stunden- Lesesaal Nutzung des Web 2.0 mit seinen Kooperationsmöglichkeiten Mitarbeit vieler Interessenten bei der Indizierung Verringerung der Arbeitsaufwands für Recherchen auf ein Minimum (Anfragen durch Bürger und Erbenermittler, die eine Beglaubigung benötigen)
Datenschutzrechtliche Fragen 1. Offenbarungsverbot für Adoptionen und Transsexualität 2. Hinweise in Heiratsurkunden auf Geburt und Ehe von Kindern 3. Religion bei Hinweisen in Eheurkunden bis 1920 4. Totgeburten und unnatürliche Fälle in Sterbeurkunden Beteiligte Dritte 5. Todesursachen in Sterbeurkunden
Adoption 1758 BGB 1) Tatsachen, die geeignet sind, die Annahme und ihre Umstände aufzudecken, dürfen ohne Zustimmung des Annehmenden und des Kindes nicht offenbart oder ausgeforscht werden, es sei denn, dass besondere Gründe des öffentlichen Interesses dies erfordern.
5 Offenbarungsverbot - Transsexuellengesetz ab 1. Januar 1981 in Kraft 1) Ist die Entscheidung, durch welche die Vornamen des Antragstellers geändert werden, rechtskräftig, so dürfen die zur Zeit der Entscheidung geführten Vornamen ohne Zustimmung des Antragstellers nicht offenbart oder ausgeforscht werden, es sei denn, daß besondere Gründe des öffentlichen Interesses dies erfordern oder ein rechtliches Interesse glaubhaft gemacht wird.