Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst

IBM Flexible Hosting Solution Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004 2004 IBM Corporation

Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Kostendruck Personalabbau Kritische Altersstruktur Umfangreiche gesetzliche Änderungen Tariföffnungsklauseln Neues kaufmännisches Rechnungswesen Teure und lange Einführungsprojekte für Personalmanagementsysteme 2 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Möglichkeiten und Herausforderungen der IT Chancen Nutzung neuer Möglichkeiten Kostensenkung Effizienz Prozesssicherheit und -stabilität Höhere Mitarbeiterproduktivität Herausforderungen Unterstützung der Administration Komplexität und Integration Ressourcenengpässe 3 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Die Lösung: Das On Demand Business Reaktionsfähig: Variabel: Zielgerichtet: Robust: Anpassung an sich verändernde Umstände Nutzungsbasierte Kostenstrukturen Konzentration auf das Wesentliche Verfügbarkeit 24 Stunden, 7 Tage in der Woche 4 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Was zeichnet ein On Demand Business aus? eine Behörde, deren Prozesse - die durchgängig in der gesamten Behörde sowie mit wichtigen Partnern, Lieferanten und Kunden integriert sind - flexibel und schnell auf Anforderungen von Politik, Verwaltung und Bürgern, sich verändernde Bedingungen und externe Faktoren reagieren können. 5 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Projektfinanzierung und IT-Einsparungen Standard IT-Projekt Kosten und Nutzen Aufwand Einführungsphase Betrieb Finanzierungslücke Projektnutzen / ROI Zeit On Demand Lösung Kosten und Nutzen Einführungsphase Betrieb Projektnutzen / ROI Aufwand Zeit 6 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Nahezu 80% der IT-Ausgaben für den Betrieb Implementation Optimization 21% Cost of Implementation 12% 3% 3% External Implementation Services Internal Implementation Services Software Licenses Infrastructure Optimization Maintenance Optimization Optimize Total Cost of Ownership 79% Support & Infrastructure 3% 42% 10% 18% Hardware Infrastructure Application Support & Maintenance Software Maintenance Fees Infrastructure Support 9% Internal Administration Quelle: Adapted from Meta Group Research, Gartner, Forrester and IBM benchmarks, Aug 2003. 7 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Werden Sie zum On Demand Business mit Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst Suchen Sie eine flexible und umfassende Lösung im HR Bereich? Brauchen Sie ein modernes Personalmanagementsystem? Wollen Sie auf künftige Entwicklungen eingestellt sein? Wollen Sie nur die Leistungen bezahlen, die Sie wirklich benötigen und nutzen? Suchen Sie die Sicherheit einer immer aktuell gehaltenen und qualitätsgesicherten Personallösung? Suchen Sie eine Lösung die den Möglichkeiten Ihres Haushalts gerecht wird? Wollen Sie modernste IT einsetzen ohne eigenes Personal aufzubauen? 8 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Lösung: Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst - Software as a Service Komplette HR Lösung speziell für den öffentlichen Bereich, inklusive aller Software-Lizenzen, Infrastruktur, Implementierung und Support Keine Investitions- und Einmalkosten: Der Preis reflektiert ausschließlich den tatsächlichen Verbrauch Attraktives Preis-/Leistungsverhältnis Kurze Einführung, da ready-to-run Produkt Vorkonfigurierte Lösung als Erweiterung des SAP-Standards Individuelle Anpassungen kundenseitig möglich Laufende Aktualisierung und Qualitätssicherung durch zentrale Pflege Flexible Nutzung der einzelnen Komponenten Einsetzbar in Ländern, Städten, Gemeinden, Eigenbetrieben, Gesellschaften 9 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Erfolgsstory Entwicklung in Zusammenarbeit mit der Datenzentrale Baden- Württemberg und den Rechenzentren Datenverarbeitung Region Stuttgart und der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden- Franken Produktivstart am 01.01.2004 bei der Stadt Karlsruhe (inklusive Stadtwerke, Versorgungsbetriebe, Klinikum, Messe GmbH), Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis und der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) Bereits heute ca. 15.000 produktive Abrechnungsfälle im Monat 10 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Stimmen zur Einführung Die Stadt Karlsruhe erwartet, dass durch die eingeleiteten Optimierungen der Geschäftsvorgänge die für die Personalverwaltung notwendige Personalbindung sich wesentlich verringert (Quelle: Personalamt Stadt Karlsruhe, 08.01.2004) Diese fast geniale Idee, so der Landrat (des Rhein-Neckar- Kreises), scheint wirklich interessant zu sein für alle Städte, Gemeinden und Landkreise sowie deren Eigenbetriebe einschließlich der Krankenhäuser. 11 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Bestandteile von Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst (Auszug) Software & Solution: alle notwendigen Lizenzen Infrastruktur: die komplette Infrastruktur für das SAP R/3 System Implementierung: vollständige Anpassung und Einführung des Systems, incl. Benutzerschulung Service & Support: Help Desk Service und laufende Wartung 12 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Bestandteile von Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst im Detail Software & Solution Lizenzen: SAP & Datenbank-Lizenzen HR Master Public Sector Template Infrastruktur Hardware, Software- und Rechenzentrums-Infrastruktur für das SAP R/3 System (inkl. Sizing, Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme) ITS, WEB und Proxy-Infrastruktur für das SAP R/3 System 13 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Bestandteile von Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst im Detail Implementierung Einrichtung der Hardware-Umgebung Einrichtung und Customizing eines neuen Mandanten /Buchungskreises im SAP System Endbenutzer-Ausbildung Einrichtung des Service Management Systems zur lfd. Betreuung Konzept, Entwicklung, Test Service & Support Kunden-Management Help Desk (Service Management IBM, 2nd Level Support) Laufende Wartung und Pflege des SAP Systems Output-Management 14 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Das Herzstück: Der HR Master for Public Sector Das 3-Schichtenmodell Kunden-Einstellungen enthält enthält kundenindividuelle kundenindividuelle Einstellungen Einstellungen HR Master Public Sector enthält enthält Pflege Pflege und und Weiterentwicklung Weiterentwicklung SAP-Standard Standard wird wird durch durch SAP SAP gepflegt gepflegt 15 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

3-Schichtenmodell: SAP Standard Diese Schicht enthält die Auslieferungsdaten der SAP. Die SAP pflegt diesen Namensraum im Wege des Wartungsvertrages. Eine Aktualisierung erfolgt durch regelmäßige Support Packages. Hierzu gehören neue gesetzliche, sozialversicherungsrechtliche und tarifliche Anforderungen und neue Funktionalitäten. 16 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

3-Schichtenmodell: HR Master Public Sector Diese Schicht enthält alle Einstellungen, die im Rahmen der HR-Masterlösung in das System eingebracht werden. Sie wird im Wege der dauernden Pflege, Wartung und Betreuung ständig aktualisiert und weiterentwickelt. Dazu zählen u.a. die Pflege des Regelwerkes zur Abrechnung, Pflege der Tarife, Pflege der Krankenkassenbeitragssätze. Erweiterung des SAP-Standardreportings Masterentwicklung neuer Funktionalitäten 17 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

3-Schichtenmodell: Kunden-Einstellungen Um den individuellen Anforderungen der Kunden Rechnung zu tragen, wurde für alle Einstellungen im System eine Kundenschicht definiert. Abbildung der kundeneigenen Unternehmensstruktur und Aufbau- sowie Ablauforganisation Definition von Kundenschlüsselbereichen in den meisten Customizingtabellen (z.b. Lohnarten, Terminvorlagen, Einrichtungen von kundeneigenen Schnittstellen und Auswertungen 18 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Abgebildete Tarife (Auszug) 20 21 22 30 31 BAT-B&L BAT-VKA BAT-KR MTArb BMT-G II 61 62 63 64 65 80 Schüler KrPfl-Hilfe Schüler Krankenpfl. Prakt.med.Hilfsberuf Prakt.Sozial/Erziehg Ärzte im Praktikum NV Bühne 35 Besoldungsordnung A 81 TV Kulturorchester 36 Besoldungsordnung B 82 TV Versorg.betriebe 37 38 39 50 51 Besoldungsordnung C Besoldungsordnung R Besoldungsordnung H Extrawachen Auszubildende-BAT 83 85 86 87 88 89 TV Fleischbeschauer Waldarbeiter Fahrdienstpers.NahV. Fahrer nach TV TV Strassenpersonal TV Besch.i.p.Trägers 54 Stud. Hilfskräfte TV 90 Festgehälter 56 57 Auszubildende-BMTGII Anwä./Dienstanfänger 91 92 Stundenkräfte Zivildienstleistende 58 Azubi.Angest.Spark. 59 Azubi Waldarbeiter 19 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Abgebildete Geschäftsprozesse/Maßnahmen (Auszug) Einstellung Anlage Sterbegeldempfänger Organisatorischer Wechsel Wechsel Anstellungsverhältnis Austritt Wiedereintritt in Unternehmen Weiterbeschäftigung Altersteilzeit Änderung der Bezahlung Änderung Eingruppierung Änderung Arbeitszeit Kinder Kinder Familienkasse Familienstand ändern Tod des Ruhestandsbeziehers Aufnahme Versorgung Versetzung in den Ruhestand Einstellung Sterbegeldempfänger Austritt mit Prämie Austritt Beamte mit Prämie Wechsel Beschäftigungsstatus 20 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Musterorganisationen als Vorlage Stadt Landkreis Klinikum 21 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Schnittstellen in das Rechnungswesen SAP IS/PS Haushaltsmanagement Kameralistische Buchungsschnittstelle (Unterabschnitt, Gruppierung) Erweiterung der SAP-Standardfunktionalität, um abweichenden Zuordnungen zwischen Unterabschnitten und Kostenstellen kontieren zu können SAP FI/CO Finanzwesen/Controlling Doppische Buchungsschnittstelle (Kostenstellen, Kostenarten, Aufträge, Projekte) Klinikum Buchung nach Krankenhausbuchführungsverordnung Anbindung fremder Buchhaltungssysteme 22 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Importschnittstellen Übergabe von Daten aus Zeitwirtschaftssystemen Flexible Importschnittstelle für unterschiedliche Systeme Übernahme von Zeitzuschlägen und Abwesenheiten Direkte Anbindung durch positive Zeitwirtschaft Microsoft Excel - Schnittstelle Flexible Übernahme von Abrechnungsdaten (Lohnarten) möglich 23 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Komponenten des HR Master Public Sector im Endausbau Zeitwirtschaft Personaleinsatzplanung Personaladministration Reisekostenabrechnung Bewerberverwaltung Integration Personalabrechnung Organisationsmanagement Personalentwicklung Veranstaltungsmanagement Stellenwirtscha ft Personalkostenplanung Leistungsverrechnung 24 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Die Kernkomponenten Personaladministration Personalabrechnung Zeitwirtschaft Berichtswesen Organisationsmanagement Stellenwirtschaft 25 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Die Ausbaukomponenten Personalkostenhochrechnung Dynamische Mails Bescheinigungswesen Dienstplanung Reisemanagement Bewerbermanagement Veranstaltungsmanagement Positiv-Zeitwirtschaft Personalentwicklung Employee Self Service 26 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Entwicklung und Weiterentwicklung Zusammenarbeit mit der Datenzentrale Baden-Württemberg Erfahrungen mit Personalabrechnungssystemen für den öffentlichen Sektor seit Jahrzehnten Dauerhafte und kurzfristige Aktualisierung des Masters bei neuen gesetzlichen und tariflichen Anforderungen (mindestens einmal im Monat) Juristische Prüfung und Beratung der SAP Entwicklungen Laufende Qualitätssicherung und Test Begleitung der Entwicklung und Pflege durch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg (Rechnungshof für Kommunen) 27 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Einführungsmodell Datenübernahme Datenübernahme Rechnungswesen Rechnungswesen // Krankenkassen Krankenkassen // etc. etc. Schnittstellenkonzept Schnittstellenkonzept / / -programme -programme Basis Software Integrierte Integrierte Vorverfahren Vorverfahren Zeiterfassung Zeiterfassung mysap Public Sector Lohn- und Bezügeabrechnung Organisationsmanagement Reports und Formulare Standard Standard Customizing Customizing Einführungsprojekt Einführungsprojekt / / Vorgehensmodell Vorgehensmodell 28 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Services- und Vertragsmodell Kunden Kunde A Service Service Level Level Software Software & & Lösung Lösung (Anwendung) (Anwendung) Implementierung Implementierung Infrastruktur Infrastruktur (Hardware, (Hardware, Rechenzentrum) Rechenzentrum) Service Service & & Support Support IBM schließt Vertrag mit dem Kunden direkt, die grundsätzlich nebenstehende Services- Komponenten beinhalten HR Master Public Sector Template ist Basis der Lösung und im Services-Umfang beinhaltet. Template-Nutzung ist im Vertrag zwischen IBM und Kunden beinhaltet. IBM stellt alle erforderlichen Lizenzen bereit (kundenabhängig) SAP SAP und und Datenzentrale B-W B-W 29 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Service- und Preismodelle der IBM für Personalwirtschaft für den öffentlichen Dienst Software & Solution: Lizenzen: SAP & Datenbank-Lizenzen HR Master Public Sector Template Infrastruktur: Hardware, Software- und Rechenzentrums-Infrastruktur für das SAP R/3 System (inkl. Sizing, Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme) ITS, WEB und Proxy-Infrastruktur für das SAP R/3 System Implementierung: Einrichtung der Hardware-Umgebung Einrichtung und Customizing eines neuen Mandanten /Buchungskreises im SAP System Endbenutzer-Ausbildung Einrichtung des Service Management Systems zur lfd. Betreuung Konzept, Entwicklung, Test Service & Support: Kunden-Management Help Desk (Service Management IBM, 2nd Level Support) Laufende Wartung und Pflege des SAP Systems Output-Management 30 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Preismodell beinhaltet die komplette Funktionalität Anzahl der Gehaltsabrechnungen ab 10.000 5.000 bis 9.999 2.500 bis 4.999 1.000 bis 2.499 Preis in Euro pro Abrechnung pro Monat * 7,50 8,50 9,50 12,00 * Vorläufige unverbindliche Preisindikation Alle Preise verstehen sich zuzüglich der derzeit gültigen MwSt., ohne Versand der Gehaltsabrechnungen 31 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Ansprechpartner Beratung Bertram Dumsch E-mail: bertram.dumsch@de.ibm.com Mobil: +49 (0) 170 786 40 50 Hosting Petra Kopp E-mail: pkopp@de.ibm.com Mobil: +49 (0) 172 732 14 28 Vertrieb Markus Ertl E-mail: markus.ertl@de.ibm.com Mobil: +49 (0) 151 1426 4725 32 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Anhang 33 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Technische Voraussetzungen SAP GUI wird (von SAP) gratis zur Verfügung gestellt Installation, Wartung und Upgrade liegen in der Verantwortung des Kunden Internet Explorer Mindestanforderungen an die Hardware SAP GUI 6.20 / 6.40 / 4.6D Windows 2000: 200+ MHz; 96 MB (min 64) Windows XP: 300+ MHz (min 233); 128 MB (min 64) 34 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004

Betrieb Konzeption als Rechenzentrumsbetrieb Zentraler Hardwarebetrieb und Basisbetreuung Abbildung einzelner Kunden als Mandant in einem gemeinsamen System Zentraler mandantenübergreifender Export von Daten (Bank, DEÜV- Meldungen, ZVK/VBL-Meldungen, Statistiken) 35 IBM Flexible Hosting Solution 16.11.2004