Polarion Spaces & Documents POLARION ALM StartUp Training Index: Spaces Anlegen Löschen Dokumente Anlegen Verschieben, Löschen, Umbenennen Konfigurieren Work Items in Docs Übernehmen Erstellen Verschachteln Unmark & Delete Verschieben Attribute Linkbeziehungen Word Round-Trip Dokumentenzentrische Arbeitsweise Word Import Suspect Links Wie wir bereits gelernt haben, werden die meisten Daten eines Polarion Projektes in Form von Work Items gespeichert. In Verbindung mit den Linkbeziehungen der Work Items sind damit alle Informationen über unser System vorhanden. Mit der Tabellenansicht lassen sich die Work Items nun anzeigen und bearbeiten. Allerdings wird diese Form der Ansicht schnell unübersichtlich. Schon bei kleineren Projekten steigt die Zahl der Work Items schnell an, weshalb der Benutzer fortan die meiste Zeit mit Suchabfragen beschäftigt ist. Was fehlt ist die Möglichkeit, Work Items logisch zu strukturieren, wie die meisten von uns es bereits von dem dokumentenzentrischem Vorgehen unter Word und Excel kennen. Genau das ermöglicht uns die Dokumentenansicht in Polarion. Mit Dokumenten lassen sich wie gewohnt, Lasten- und Pflichtenhefte realisieren. Nicht jeder Inhalt eines Dokuments muss dabei zwangsweise ein Work Item sein. Beschreibungstexte und Bilder, welche sich nur in Dokumenten wiederfinden, sind ohne weiteres möglich. Um Stakeholdern ohne Polarion Zugang mit in das Projekt einzubeziehen, gibt es zudem die Möglichkeit, Dokumente zu ex- und importieren. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 1 v3r0
Spaces Wie schon erwähnt haben wir die Optionen, Dokumente und Wikiseiten in einem Polarion Projekt anzulegen. Damit wir diese nicht alle in einer Ebene unterbringen müssen benötigen wir Spaces. Spaces sind also nichts anderes als Ordner, wie wir sie von einem normalen Dateisystem bereits gewohnt sind. Allerdings haben Spaces noch eine kleine Besonderheit. Wenn der Benutzer sie in der Navigation selektiert, verhalten sie sich wie normale Wikiseiten. Dies ermöglicht es beispielsweise ein verlinktes Inhaltsverzeichnis mit Beschreibung direkt in einem Space abzulegen. In unserer Dokument & Wiki Sektion befinden sich bereits drei verschiedene Spaces: Den Default Space kennen wir bereits. Er zeigt uns die Inhalte unserer Projekthomepage. Ansonsten ist dieser Space leer und beinhaltet keine weiteren Dokumente oder Wikiseiten. Der Specification Space dient als Container für unsere Anforderungs- und System-Spezifikations - Dokumente, sowie für zwei Wikiseiten, die wir zu einem späteren Zeitpunkt näher betrachten. Der Test Space beschäftigt sich, wie der Name schon erahnen lässt, mit Testmanagement. Er beinhaltet ein Test-Spezifikations Dokument und eine Wikiseite mit Statusübersicht der Testfälle. Spaces anlegen Im Documents & Wiki Root werden Spaces über die Dropdown Liste des Create Menüs angelegt. Von anderen Spaces aus lassen sich weitere Spaces über die die Dropdown Liste des Action Menüs anlegen. Achtung Ein verschachteln von Spaces ist leider nicht möglich. Spaces löschen Ganze Spaces lassen sich über ihren eigenen Index löschen. Ein Umbenennen wie bei den Dokumenten ist hingegen nicht möglich. Achtung beim Löschen Alle im Space befindliche Dokumente,Wikiseiten und Subspaces werden mit dem Space gelöscht. Work Items aus den Dokumenten verbleiben nicht im Repository! Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 2 v3r0
Dokumente Dokumente anlegen Genau wie Spaces werden Dokumente über das Actions Menü angelegt. Nach der Wahl eines Spaces muss dem Dokument mindestens ein Work Item Type zugeordnet werden. Für das Verschachteln (Parent/Child) von Work Items wird eine eigene Linkbeziehung benötigt. Im Normalfall ist dies unserer Parent Link Type. In der Outline Numbering Box kann man den Titel eines Work Items durch eine Gliederungsnummerierung ergänzen. Wahlweise lässt sich ein weiterer dokumentenspezifischer Prefix vor den Titeltext hängen. Work Item ID Outline Numbering ProjektPrefix-34 DocPrefix-1.1-3.1.2 Work Item Titel Dokumente löschen, verschieben, umbenennen Jeder Space besitzt einen Index, der dem Benutzer das Administrieren seiner Dokumente ermöglicht. Nach dem Markieren eines Dokumentes werden die entsprechenden Schaltflächen aktiv. Achtung beim Löschen Alle im Dokument befindlichen Work Items werden zusammen mit dem Dokument gelöscht. Sie verbleiben nicht im Repository! Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 3 v3r0
Dokumente konfigurieren Bei dem Erstellen eines Dokumentes legen wir einen Work Item Typ fest. In unserem User Specification Dokument ist dies beispielsweise der gleichnamige Work Item Typ. Es können aber auch mehrere Work Item Typen in einem Dokument gemischt werden. Diese und weitere Einstellmöglichkeiten lassen sich über den Configure Menüpunkt tätigen. Best Practice Als Standard Konfiguration werden in Dokumenten nur drei Attribute eines Work Items angezeigt (ID, Description, Severity). Damit ein Work Item, welches in einem Dokument erstellt wurde nicht ohne einen Titel angezeigt wird, kopiert Polarion automatisch den Inhalt des Description-Feldes in das Titel-Feld. Dieses Verhalten kann an verschiedenen Stellen zu Problemen und Missverständnissen führen. Deshalb legen wir gleich zu Beginn fest, dass wir steht s Titel und Description in unseren Dokumenten sehen und editieren wollen. Diese Einstellung muss bei jedem neuen Dokument vorgenommen werden. Weitere Work Item Typen hinzufügen. Wir verwenden in unseren Beispielen einzig und allein das Priority Attribute! Für die Priorisierung verwendet Polarion die beiden Attribute Severity und Priority, welche beim Erstellen eines Work Items automatisch mit Standardwerten belegt werden. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 4 v3r0
Work Items übernehmen Wir öffnen nun das User Requirements Dokument aus dem Specification Space. In Polarion beinhalten Dokumente immer nur die Work Items, die in ihnen erstellt wurden oder die hierher manuell verschoben wurden! Genau aus diesem Grund vermissen wir an dieser Stelle unsere Zeitliche Effizienz Anforderung. Um bereits bestehende Work Items in Dokumente zu übernehmen, wechseln wir zur Detailansicht des zu verschiebenden Work Items. Über das Zahnradsymbol und dem Move... Menüpunkt kann ein passendes Dokument im Projekt ausgewählt werden (In diesem Fall unser User Requirements Dokument). Nach dem Verschieben wechseln wir in das betroffene Dokument. Wie wir sehen, hat Polarion das Work Item an das Ende des Dokumentes gehängt, was in unserem Fall sogar zur Überschrift passt. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 5 v3r0
Work Items erstellen Wir wollen als nächstes eine weitere Kundenanforderung in diesem Dokument erstellen. Dazu setzen wir den Cursor an das Ende der Description des Zeitliche Effizienz Work Items und drücken Return. Es erscheint das Work Item Typ-Symbol vom vorherigen Work Item am linken Dokumentenrand. Wir geben einen Titel ein und wechseln mit Return zur Description. Nach dem Abspeichern bekommt das Work Item automatisch den Projektpräfix vorangestellt. Titel: Gewicht und Mobilität Description: Das Gerät sollte leicht sein und über handliche Gehäuseabmessungen verfügen. Soll ein Work Item an einer Stelle platziert werden, an der sich noch kein anderes Work Item befindet, setzt man erst den Cursor an die entsprechende Stelle und wählt danach den passenden Work Item Typen aus der Bearbeitungsleiste. Wahlweise kann auch vorhandener Dokumententext in eine Work Item Description umgewandelt werden. Dazu wird der Cursor einfach in den entsprechenden Absatz gesetzt und danach der passende Work Item Typ gewählt. Work Items verschachteln Soll ein Work Item ein Child bekommen, so kann man zwischen zwei Work Items entweder eine Parent Linkbeziehung vergeben oder dies einfach in einem Dokument regeln. Wir erstellen ein weiteres Work Item unter dem Gewicht und Mobilität Work Item, setzen den Cursor in das neue Work Item und drücken die Tabulator Taste. Titel: Transport Description: Inklusive Zubehör sollte das Gerät in einer Aktentasche transportiert werden können. Die Parent Beziehung wird durch eine kleine Einrückung symbolisiert. Mit Shift+Tab wird eine falsche Verschachtelung wieder aufgehoben. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 6 v3r0
Work Items unmark & delete Selbstverständlich können Work Items in Dokumenten auch gelöscht werden. Dazu klickt man auf das Work Item Typ Symbol am linken Dokumentenrand. Im Kontext-Menü befindet sich der passende Menüeintrag. Soll aus einem Work Item wieder normaler Dokumenttext werden, so kann dies mit unmark schnell erledigt werden. Work Items verschieben Oftmals stimmt die Reihenfolge von Work Items innerhalb eines Dokumentes nicht. In unserem Beispiel finden wir das Work Item Zeitliche Effizienz unter der Rubrik Ergonomie deplatziert. Wir erstellen daher eine weitere Überschrift Handhabung. Zum schnellen Verschieben wird das gesamte Work Item markiert und per Zwischenablage an die neue Position verfrachtet. Work Items Attribute Üblicherweise werden in Dokumenten nur eine Hand voll Attribute angezeigt. Für das Editieren weiterer Attribute muss man jedoch nicht extra zur Detailansicht wechseln. Markierte Work Items können über die Seitenleiste in vollem Umfang bearbeitet werden. Über das Zahnrad-Symbol lassen sich die angezeigten Attribute in der Seitenleiste einstellen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 7 v3r0
Linkbeziehungen Natürlich können Linkbeziehungen auch über Dokumente hergestellt werden. Wir wollen nun unser Transport Work Item mit einer System Spezifikation verlinken. Da wir uns gerade im User Requirements Dokument befinden, kopieren wir schon einmal die Work Item ID, die wir für die spätere Linkbeziehung benötigen. Danach wechseln wir in das System Specification Dokument und erstellen erst einmal eine mögliche Lösung für unsere Anforderung. Titel: Gewicht und Mobilität Description: Schwanenhals muss sich zum Transport leicht vom Gerät trennen lassen. Die Linkverbindung lässt sich nun einfach über die Seitenleiste herstellen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 8 v3r0
Word Round-Trip Oftmals sind an einem Projekt Stakeholder beteiligt, die keinen direkten Zugang zu Polarion haben. Sei es aufgrund von Sicherheitsrestriktionen, fehlender Toolkenntnis oder anderen Einschränkungen. Um diese Personen nicht von einem Projekt ausschließen zu müssen, gibt es in Polarion die Möglichkeit ein Dokument in das Word-Format zu exportieren. Nach der Bearbeitung in MS-Word können die Änderungen wieder in das Polarion Projekt importiert werden. Wir begeben uns nun in das User Requirements Dokument aus dem Specification Space und exportieren dieses Dokument nach MS Word. Im folgenden Fenster kann der Benutzer zwischen drei Stufen wählen, die dem Word Nutzer untenstehende Möglichkeiten geben. Für unseren Round-Trip Versuch wählen wir Collaboration. Review Benutzer können dem Word Dokument Kommentare hinzufügen. Diese werden nach einem Import in Polarion sichtbar. Prioritization Der Benutzer kann Kommentare hinzufügen und die Gewichtung der Requirements ändern. Collaboration Alles ist erlaubt. Kommentare, Priorisierung und Work Item Description. Nach dem Abspeichern öffnen wir das Dokument in Word. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 9 v3r0
Da unser Mitbewerber mit seinem Konkurrenzprodukt mit mehr als 24 Stunden Akkubetrieb wirbt, ändern wir im Zuge der Wettbewerbsfähigkeit unsere Anforderung an das Gerät. Wir bearbeiten nun den Beschreibungstext für das Mobiler Betrieb Work Item. Der 24 Stunden Akkubetrieb wird auf 36 erhöht. Zudem versehen wir die Änderung mit einem kurzen Kommentar. In MS WORD 2010 befindet sich die Kommentarfunktion im Überprüfen Reiter. Da uns diese Änderung als sehr wichtig erscheint, ändern wir in diesem Zuge auch gleich das Priority Attribute von recommended auf mandatory. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 10 v3r0
Nach dem Abspeichern in Word wechseln wir wieder zu Polarion, um unser Dokument zu importieren. Im User Requirements Dokument wählen wir dazu den Menüpunkt Import Changes und wählen im nächsten Fenster unsere Word Datei aus. Achtung Hat sich das Dokument seit dem letzten Export verändert (neue Revision), so wird der Import mit Fehlermeldung abgebrochen. Um ein Überschreiben zu erzwingen, muss die Overwrite Conflicts Checkbox gesetzt werden. Änderungen zwischen Import und Export werden dadurch überschrieben. Wenn alles funktioniert hat, sehen wir das unser Polarion Dokument die Änderungen von Word übernommen hat. Zudem sollte neben der Änderung im Beschreibungstext eine kleine Sprechblase erscheinen, welche uns direkt zu dem Kommentar in der rechten Seitenleiste führt. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 11 v3r0
Word Import Mit der Word Round-Trip Funktion konnten wir bestehende Work Items in ein Word Dokument exportieren, abändern und wieder importieren. Die Funktionalität beschränkt sich somit auf das externe Abändern von Work Items. Neue Work Items lassen sich über das Roundtripping nicht erstellen. Genau an dieser Stelle setzt die Word-Import Funktion von Polarion an. Sie ermöglicht es ein Word Dokument nach selbst definierten Regeln in ein Polarion Dokument zu überführen. Dieses Feature ist somit eine der wichtigsten Funktionen für alle Polarion Neueinsteiger mit existierenden Anforderungen in herkömmlichen Word Dokumenten. Ein Word Dokument wird bei einem Import immer in ein Polarion Dokument umgewandelt. Für dieses Dokument benötigen wir natürlich einen Speicherplatz. Wir erstellen somit erstmal einen Import Space im Documents & Wiki Root. Nach dem Anlegen des Spaces haben wir alle Vorarbeiten erledigt. Mit einem Klick auf die Word-Import Funktion ganz oben auf der Documents & Wiki Seite, öffnet sich ein neues Fenster. Da dies unser erster Word-Import ist, besitzen wir noch keine Voreinstellungen. Wir belassen die Einstellung somit auf Default. Ihr Kursleiter hat bereits ein passendes Word Dokument für Sie vorbereitet. Bitte sprechen Sie ihn darauf an. Mit Next gehen wir schließlich zur Dokumentenvorschau. In der rechten Seitenleiste erscheinen die Importregeln. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 12 v3r0
Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Lastenheft. Somit sollen aus den entsprechenden Absätzen nur Work Items vom Typ User Requirements generiert werden. Dazu durchsuchen wir das Dokument nach den Schlagwörtern must und should und machen aus Absätzen mit diesen Wörtern User Requirements Work Items. Um uns später die Arbeit mit der Priorisierung zu erleichtern, wollen wir gleich definieren, dass ein must Absatz automatisch eine recommended Priorität bekommt. Ein should im Absatz soll dagegen nur zu einer nice to have Priorität führen. Für must als Schlagwort sieht der Regelblock wie folgt aus. Da wir unsere Gewichtung von Anforderungen über die Priorität festlegen, müssen wir unter Additional Options noch die severity gegen priority tauschen. Über den Preview Button lässt sich das Regelwerk auf Erfolg testen. Schaut das Ergebnis gut aus, definieren wir gleich die zweite Import-Regel hinterher. Zur Erinnerung, wir wollen alle Absätze mit einem should in ein Work Item vom Typ User Requirement konvertieren. Zudem sollen diese Work Items ein nice to have als Priorität bekommen. Ist auch diese Regel durch die Vorschau Funktion kontrolliert, müssen wir als Speicherort für das neue Polarion Dokument noch unseren Import Space auswählen. Jetzt haben wir noch einmal die Chance unsere Import-Regeln abzusichern. Bei einem erneuten Import ähnlicher Dokumente würde man sich damit in Zukunft etwas Zeit sparen. Als Ergebnis sollte nun in unserem Import Space das neue Polarion Dokument stehen. Ist auch dies geschehen, können wir den Import Knopf drücken! Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 13 v3r0
Suspect Links Wenn sich ein Work Item ändert, gibt es dafür immer verschiedene Möglichkeiten. Die Änderung könnte z.b. rein kosmetischer Natur sein, wie beispielsweise eine Korrektur der Rechtschreibung. In diesem Fall ist es eindeutig, dass andere Work Items, die eine Linkbeziehung mit dem verändertem Work Item haben, von der Änderung nicht betroffen sind. Handelt es sich allerdings um eine wesentliche Änderung, von der die verlinkten Work Items gewiss betroffen sind, gibt es zudem die Möglichkeit diesen Links das Suspect Attribute mitzugeben. Die verlinkten Work Items erhalten dadurch einen Hinweis, dass es eine Änderung gibt, die vielleicht einen Einfluss auf sie hat. Suspect Links können an drei verschiedenen Stellen vergeben werden: 1. Beim Speichern in der Detailansicht Achtung Nicht alle Linkbeziehungen werden mit dieser Methode automatisch als Suspect gesetzt! Ausgeschlossen sind Parent Beziehungen, sowie ausgehende Verbindungen. In jedem Fall sollten die vorhandenen Linkbeziehungen vor dieser Aktion kontrolliert werden, um nicht unnötig viele Suspect Links zu erzeugen. 2. Über die Linked Work Items Sektion innerhalb der Detailansicht Hier lässt sich jede Linkbeziehung gezielt mit einem Suspect Attribute versehen. 3. Beim Speichern eines Dokumentes Um Links bei Änderungen automatisch mit dem Suspect Attribute zu versehen, muss in den Dokumenteigenschaften erst gezielt die Auto-Suspect Option gesetzt werden. Achtung Genau wie bei der Save and Suspect Funktion aus der Detailansicht hat dies Einfluss auf alle eingehenden Beziehungen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 14 v3r0
In allen Fällen erhalten Work Items mit einer Suspect Link Beziehung eine gelbe Hinweisbox. Zusätzlich wird die verursachende Linkbeziehung mit einem kleinem Warnschild versehen. Nach dem überprüft wurde, ob die Änderung einen Einfluss hat, kann das Suspect Link Attribute über die Linked Work Items Rubrik wieder entfernt werden. Ist ein Benutzer zu einem Work Item assigned, welches über eine eingehende Suspect Link Beziehung verfügt, so wird dieses Work Item im Cockpit des jeweiligen Benutzers angezeigt. Nach Kontrolle auf mögliche Änderungen, kann dieser Benutzer schließlich das Suspect Attribute entfernen. Übungen Spaces & Docs 1. Erstellen Sie außerhalb der Dokumente eine weitere Anforderung für unser fiktives Gerät. Fügen Sie diese Anforderung anschließend dem richtigen Dokument zu. 2. Erstellen Sie eine passende System Spezifikation innerhalb des System Specification Dokumentes. 3. Verlinken Sie diese beiden Anforderungen. Word - Round-Trip und Import 4. Machen Sie einen Word Round-Trip mit Ihrem Anforderungs- Dokument. Verändern Sie Ihre Anforderung innerhalb MS Word, indem Sie die Beschreibung und die Priorität Ihres Work Items modifizieren. Kommentieren Sie die Änderung und importieren Sie anschließend wieder alles nach Polarion. 5. Importieren Sie Requirements aus dem Anforderungsdokument, welches Ihnen der Kursleiter zur Verfügung gestellt hat. Erstellen Sie vor dem Import sinnvolle Regeln, die Ihnen unnötiges Nacharbeiten ersparen. Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 15 v3r0
Product: POLARION ALM STARTUP TRAINING Author: MARCO MATUSCHEK Editor: WILLERT SOFTWARE TOOLS GMBH Hannoversche Straße 21 DE - 31675 Bückeburg Phone: +49 5722 9678-60 info@willert.de www.willert.de! Polarion, Polarion Software, Polarion ALM, Polarion ALM Enterprise, Polarion ALM Pro, and Polarion Track & Wiki are worldwide trademarks or registered trademarks of Polarion Software MS Word is a registered trademark of Microsoft Corporation Polarion Handout - Bedienung der Basiselemente Seite - 16 v3r0