VERHALTENSKODEX der formdrei Messe und Event GmbH
Inhaltsverzeichnis Präambel 3 Geltungsbereich 4 Compliance 4-6 - Einhaltung von Gesetzen, anerkannten Standards und Richtlinien 4 - Korruptionsprävention 5 - Kartell- & Wettbewerbsrecht 6 Zusammenarbeit 7-8 - Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz 7 - Umgang mit Geschäftspartnern 7 - Gegenseitige Achtung und Umgang miteinander 8 - Umgang mit Materialien 8 - Dokumentationsstandards 8 Datenschutz 9 Schlussbestimmungen 10-11 - Fragen zum Verhaltenskodex 10 - Meldungen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex 10 - Folgen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex 11
Liebe Kolleginnen und Kollegen, in unserem Unternehmen arbeiten Menschen unterschiedlicher Kulturen und unterschiedlichen Alters, ausgestattet mit den verschiedensten Sichtweisen und Fähigkeiten, seit mehr als drei Jahrzehnten erfolgreich zusammen. Diese Vielfalt unter den Mitarbeitern sowie der intensive Kontakt zu Kunden, Lieferanten und verschiedenen Verbänden sind Grundvoraussetzungen unserer wirtschaftlichen Stärke. Als international tätiges mittelständiges Unternehmen sind wir im Rahmen unserer Projekte auf ein gemeinsam geteiltes Verständnis von verantwortungsbewusstem Verhalten angewiesen. Mit dem vom Einhaltungsbeauftragten formulierten Verhaltenskodex, der nun zum ersten Mal erscheint, setzen wir klare ethische Standards für die formdrei Messe und Event GmbH. Die darin angesprochenen Themen decken das gesamte Spektrum unserer täglichen Arbeit ab. Sie reichen von Standards der Zusammenarbeit, dem Umgang mit Geschäftspartnern bis hin zu unternehmerischer Verantwortung und Datenschutz. Die daraus abgeleiteten Richtlinien und Regeln geben die notwendige Sicherheit und Orientierung im Arbeitsalltag. Darüber hinaus entfaltet der Verhaltenskodex aber auch eine unternehmensexterne Wirkung, indem er unseren Kunden, Lieferanten, Partnern und der weltweiten Öffentlichkeit zeigt, dass die formdrei Messe und Event GmbH ein vertrauenswürdiger Partner ist, dem es gelingt, ganzheitlichen erstklassigen Service mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein zu verbinden. Somit steht der Kodex auch für unseren Anspruch, erste Wahl als Anbieter, Partner und Arbeitgeber zu werden. Der Verhaltenskodex soll auf allen Ebenen der Geschäftspraxis integriert und in den Köpfen unserer Mitarbeiter verankert werden. Bitte tragt also zukünftig im beruflichen Alltag dazu bei. Denn nur wenn wir uns gemeinsam als ethisch einwandfrei verhalten, bleiben wir langfristig und nachhaltig erfolgreich. Mit freundlichen Grüßen, Fabian Räker Einhaltungsbeauftragter 3
Geltungsbereich Der Verhaltenskodex ist verbindlich für die festen und temporären Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche der formdrei Messe und Event GmbH. Jeder Einzelne von uns kann seinen individuellen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten, indem der Verhaltenskodex mit Leben erfüllt wird. Dieser Kodex beschreibt Regeln und Ziele, die unsere Verpflichtung zu verantwortungsbewusstem, ethisch einwandfreiem und rechtmäßigem Handeln widerspiegeln. Die Geschäftsführung trifft auch hinsichtlich der Beachtung des Verhaltenskodex eine Vorbildfunktion und ist gehalten, auf seine Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich hinzuwirken. Soweit nationales Recht im Einzelfall strengere Regelungen als die hier niedergelegten Grundsätze enthält, so geht das nationale Recht vor. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden nicht hingenommen. Bei der Bewertung des Verhaltens von Führungskräften gelten besonders strenge Maßstäbe. Compliance Einhaltung von Gesetzen, anerkannten Standards und Richtlinien Die Beachtung von Gesetz und Recht ist für die formdrei Messe und Event GmbH oberstes Gebot. Jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die für die Ausübung seiner Tätigkeit von Bedeutung sind. Dies gilt für jede Rechtsordnung, in deren Rahmen er tätig wird, und gilt somit auch bei ausländischen Messeveranstaltungen länderübergreifend. Die formdrei Messe und Event GmbH verpflichtet sich daher zur Einhaltung der jeweils geltenden nationalen Gesetze und bekennt sich zu international anerkannten Normen, Leitsätzen und Prinzipien, insbesondere der jeweils geltenden Vorschriften und Vorgaben der unterschiedlichen Messeplätze. Jeder Mitarbeiter hat sich daher eigenverantwortlich darüber zu informieren, welche Rechtsvorschriften für seine Tätigkeit zu beachten sind. Die formdrei Messe und Event GmbH wird die Mitarbeiter in diesem Zuge mit erforderlichen Informationen versorgen und diese gegebenenfalls durch geeignete Schulungen unterstützen. Die im Folgenden aufgeführten Grundsätze dieses Verhaltenskodex sind von unseren Mitarbeitern zu beachten und dürfen nicht durch vertragliche Vereinbarungen oder vergleichbare Maßnahmen umgangen werden. 4
Korruptionsprävention Die jeweiligen gesetzlichen Vorschriften zur Bekämpfung der Korruption sind zu beachten. Im Umgang mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern sowie staatlichen Institutionen sind die Interessen der formdrei Messe und Event GmbH und die privaten Interessen der Mitarbeiter auf beiden Seiten strikt voneinander zu trennen. Handlungen und Entscheidungen erfolgen stets frei von sachfremden Erwägungen und persönlichen Interessen. Somit dürfen weder Geld noch geldwerte persönliche Vorteile als Gegenleistung für eine Bevorzugung im Geschäftsverkehr angenommen oder angeboten werden. Darüber hinaus verpflichten sich alle Mitarbeiter, im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anzubieten, zu versprechen, zu fordern, zu gewähren oder anzunehmen, die eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise beeinflussen könnten. Bei der Vergabe von Aufträgen sind die jeweils geltenden Regelungen des Vergaberechts sowie der internen Richtlinien und Organisationsanweisungen der formdrei Messe und Event GmbH einzuhalten. Einladungen von Geschäftspartnern dürfen nur angenommen werden, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind. Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen mit überwiegendem Freizeitcharakter, wie Sportveranstaltungen, Entertainment oder andere gesellschaftliche Ereignisse dürfen nur angenommen werden, wenn sie in der Art und Weise sowie im Wert einer üblichen Geschäftspraxis der formdrei Messe und Event GmbH entsprechen und ein Vertreter der gastgebenden Gesellschaft anwesend ist. Geschenke von Geschäftspartnern sind abzulehnen und zurück zu geben, es sei denn, es handelt sich um Gelegenheitsgeschenke, die sich im allgemein höflichen Rahmen bewegen. Rabatte oder sonstige Vergünstigungen für private Geschäfte, die von Geschäftspartnern gewährt werden, dürfen nur genutzt werden, wenn diese Vergünstigungen allen Beschäftigten des Unternehmens gewährt werden und keine Benachteiligung der formdrei Messe und Event GmbH nach sich ziehen. Achtung und Respekt vor jedem Menschen sind für die formdrei Messe und Event GmbH hohe Werte. Das Unternehmen erwartet von allen Mitarbeitern demnach Identifikation mit den Zielen und Loyalität gegenüber den Interessen des Unternehmens. Sie sollen daher Situationen meiden, in denen ihre persönlichen, familiären oder finanziellen Interessen in Konflikt mit denen der formdrei Messe und Event GmbH geraten könnten. 5
Kartell- & Wettbewerbsrecht Die formdrei Messe und Event GmbH achtet den fairen Wettbewerb mit marktbeteiligten Unternehmen und erwartet von allen Beschäftigten und Dienstleistern, alle für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich relevanten anwendbaren nationalen und internationalen Kartellgesetze sowie die Gesetze gegen unlauteren Wettbewerb einzuhalten. Absprachen oder Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, Verkaufsgebiete oder Kunden zuteilen oder den freien, offenen Wettbewerb in unzulässiger Weise behindern, sind untersagt. Ebenso sind Absprachen zwischen Kunden und Lieferanten verboten, mit denen diese in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstigen Konditionen autonom zu gestalten. 6
Zusammenarbeit Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz Als handwerklich geprägtes Unternehmen ist es der formdrei Messe und Event GmbH ein besonderes Anliegen, Unfällen und Krankheiten am Arbeitsplatz vorzubeugen. Wir engagieren uns für Gesundheitsschutz und -förderung und achten auf ein sicheres, gesundes und hygienisches Arbeitsumfeld für Mitarbeiter. Dabei stellen wir geeignete Mittel zur Verfügung und treffen erforderliche Maßnahmen, um Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können, zu vermeiden. Wir verpflichten uns, das Arbeitsumfeld kontinuierlich weiterzuentwickeln. Von unseren Beschäftigten erwarten wir, Eigenverantwortung für den Erhalt ihrer Gesundheit zu übernehmen. Alle Mitarbeiter werden regelmäßig abgestimmt auf ihre Funktion über geltende Gesundheitsschutz- und Sicherheitsnormen sowie Sicherheitsmaßnahmen informiert und zur Einhaltung der vorgesehenen Schutzmaßnahmen angehalten. Umgang mit Geschäftspartnern Wir bemühen uns um Beziehungen, die fair und von gegenseitigem Wert sind. In der Interaktion mit Geschäftspartnern erwarten wir einen respektvollen und professionellen Umgang. Das bedeutet auch Offenheit und Ehrlichkeit in der Zusammenarbeit. Den Grundstein einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten gilt es bereits im Rahmen des Auswahlprozesses zu legen. Durch ein objektives Auswahlverfahren in Übereinstimmung mit den unternehmerischen Beschaffungsrichtlinien sollten künftige Geschäftspartner nur dann ausgewählt werden, wenn sie der formdrei Messe und Event GmbH eindeutig einen Mehrwert bieten können. Um dies zu garantieren, müssen die Anforderungen für jeden Zulieferer bzw. Dienstleister genau definiert werden. Auszuwählen ist der Geschäftspartner, welcher den Geschäftserfordernissen der formdrei Messe und Event GmbH am besten entspricht. Eine solche Entscheidung ist anhand von objektiven Kriterien wie Qualität, Preis, Service, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, technische Leistung und Vertragserfüllung zu fällen. 7
Gegenseitige Achtung und Umgang miteinander Nach dem Prinzip der gegenseitigen Wertschätzung steht die formdrei Messe und Event GmbH für einen fairen, respektvollen und partnerschaftlichen Umgang miteinander. Dabei verpflichtet sich das Unternehmen, alle Mitarbeiter fair und gleich zu behandeln und auch bei der Fort- und Weiterbildung die Grundsätze der Gleichberechtigung anzuwenden. Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz gegen andere aufgrund von Geschlecht, Alter, Ethnie, Herkunft, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung oder sonstigen relevanten Merkmalen, die nach anwendbarem Recht geschützt sind, wird nicht geduldet. Somit zeigt die formdrei Messe und Event GmbH keinerlei Toleranz, wenn Mitarbeitende am Arbeitsplatz beleidigendem, anstößigem oder sonstigem unerwünschten Verhalten ausgesetzt sind, das die persönliche Würde des Opfers verletzt oder eine einschüchternde, feindselige oder demütigende Atmosphäre für das Opfer schafft. Diese Grundsätze gelten für sämtliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses wie Einstellung, Arbeitszuteilung, Beförderung, Vergütung, Arbeitsdisziplin und Kündigung. Umgang mit Materialien Im Rahmen der Messemontagen und demontagen entsteht durch erhöhte Komplexität in den Ständen ein erhöhter Verbrauch an Miet-, Eigen- und Kundenmaterial. Als Sustainable Company powered by FAMAB verlangen wir einen ressourcenschonenden Umgang. Wollen wir nachhaltig wirtschaften, müssen alle Materialien effizient eingesetzt werden. Der sparsame Umgang dient nicht nur dem Umweltschutz, sondern auch der Wettbewerbsfähigkeit der formdrei Messe und Event GmbH. Dokumentationsstandards Die Dokumentation der Geschäftstätigkeit ist so zu organisieren, dass die wahre Natur von Geschäftstransaktionen, Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Kapital klar ersichtlich ist. Die Eintragungen in die Geschäftsbücher müssen ordnungsgemäß und rechtzeitig entsprechend der geltenden Standards der Rechnungslegung klassifiziert und aufgezeichnet werden. Es dürfen keine Aufzeichnungen, Berichte, Eintragungen oder Dokumente gefälscht, verzerrt, fehlleitend, absichtlich irreführend sein, unvollständig getätigt oder unterdrückt werden. 8
Datenschutz Unsere Kunden, Mitarbeiter und sonstige Stakeholder erwarten von uns, dass wir sorgsam und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen mit ihren Informationen und insbesondere personenbezogenen Daten umgehen. Ein Verstoß gegen Datenschutzgesetze kann sowohl für den Einzelnen als auch für das gesamte Unternehmen ernste Auswirkungen wie z.b. Geldstrafen, Imageverlust oder eine strafrechtliche Verfolgung haben. Daher ist die Einhaltung der Gesetze und der Datenschutzrichtlinie der formdrei Messe und Event GmbH extrem wichtig. Nichtöffentliche Informationen sind streng vertraulich zu behandeln und dürfen weder zur persönlichen Bereicherung noch zum Nutzen Dritter verwendet werden. Hierzu zählen insbesondere folgende Daten: Finanzdaten Betriebsdaten Kundeninformationen Aktennotizen Zukunftsorientierte Informationen Diese streng vertraulichen Daten sind ebenso Familienmitgliedern vorzuenthalten. Vertrauliche Informationen sind nur an Personen weiterzugeben, die diese auch benötigen und zu deren Erhalt berechtigt sind. Bei Weitergabe vertraulicher Informationen an Dritte muss ein solcher Informationsaustausch zwingend durch die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung abgesichert sein. Geheimhaltungspflichten sind Teil des Arbeitsvertrags und gelten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. 9
Schlussbestimmungen Fragen zum Verhaltenskodex Der Verhaltenskodex beschreibt lediglich die Grundsätze eines rechtlich und ethisch gebotenen Verhaltens. Bei Auslegungsproblemen und Fragen zur Anwendung des Verhaltenskodex sollten sich die Mitarbeiter an den Einhaltungsbeauftragten wenden. Dieser steht auch als Berater in allen Compliance-Angelegenheiten zur Verfügung und verpflichtet sich zur vertraulichen Behandlung aller Compliance-Angelegenheiten. Meldungen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex den Einhaltungsbeauftragten zu informieren. Fabian Räker Einhaltungsbeauftragter ragter formdrei Messe und Event GmbH Grafenheider Straße 75 D-33729 Bielefeld T +49 521 77006-62 raeker@formdrei.de Verstöße gegen den Verhaltenskodex können auch anonym, z. B. durch anonyme Briefmitteilungen, gemeldet werden. Informationen über die Identität des Beschwerdeführers bzw. der Beschwerdeführerin müssen jedoch unter Umständen gegenüber den an den Ermittlungen oder einem anschließenden Gerichtsverfahren beteiligten Personen oder Behörden offengelegt werden, sofern das anwendbare Recht dies erfordert. Die Hinweise werden vom Einhaltungsbeauftragten in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung geprüft. Die Meldungen werden vertraulich behandelt. Soweit die Identität des Beschwerdeführers bzw. der Beschwerdeführerin bekannt ist, wird sie geheim gehalten. Dem Beschwerdeführer bzw. der Beschwerdeführerin wird auf Wunsch über die Behandlung seiner bzw. ihrer Beschwerde Auskunft gegeben. 10
Folgen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex Sanktionen gegen den Beschwerdeführer bzw. die Beschwerdeführerin aufgrund der Meldung sind untersagt. Dies gilt auch, wenn sich ein Hinweis als inhaltlich unzutreffend erwiesen hat, soweit er in gutem Glauben gegeben wurde. Die Einhaltung des Verhaltenskodex ist eine wesentliche Arbeitsvertragsgrundlage. Jeder Mitarbeitende muss diesen lesen, verstehen und einhalten. Die formdrei Messe und Event GmbH duldet keinerlei Verstöße gegen den Verhaltenskodex und wird jeden nichtregelkonformen Vorfall angemessen bearbeiten. Vorrangig wird das Unternehmen versuchen, die Angelegenheit zu regeln, indem betroffenen Beschäftigten die Bedeutung des Verhaltenskodex unmissverständlich erläutert wird und sie dadurch zu einer Verhaltensänderung bewegt werden können. Alle Mitarbeitenden sollten sich bewusst sein, dass solche Verstöße ernste Konsequenzen für das Unternehmen und für sie selbst haben können und dass sie dafür zur Rechenschaft gezogen werden. Verstöße gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex können zu Disziplinarmaßnahmen, zu arbeitsrechtlichen Sanktionen einschließlich einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zu weiteren rechtlichen Schritten führen. 11