MyBBS R6 Handbuch Rev. 1 für die Version 6.0.10 RC1

MyBBS R6 Handbuch Rev. 1 für die Version 6.0.10 RC1

Inhalt Inhalt... Login... 3 Kennwort vergessen... 3 Keine Zugangsdaten / Registrierungscode erhalten.... 4 Registrieren... 4 Wenn Sie den Registrierungscode per Post bekommen haben... 4 Wenn Sie den Registrierungscode per Email bekommen haben... 5 Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse... 5 Account-Center... 5 Eigene Daten ändern... 5 Kennwort ändern... 5 Benachrichtigungen konfigurieren... 7 Einladen von weiteren Benutzern... 8 Feldbeschreibung... 9 Meine Objekte... 10 Objektakte... 11 Aufmaße... 1 Winterdienst Aufmaße... 1 Winterdienst... 13 Informationen über Ihre Objekte... 13 Reklamationen... 14 Liste der Reklamationen... 14 Neue Reklamation erstellen... 15 Status einer Reklamation verfolgen... 17 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH

Login Um sich am MyBBS Portal anzumelden, besuchen sie die Website https://www.my-bbs.de/. Abbildung 1 MyBBS Login Screen Geben Sie nun die E-Mail Adresse ein, mit der sie sich registriert haben sowie Ihr persönliches Kennwort. Wenn Sie Ihre Daten richtig eingegeben haben, werden Sie zur MyBBS Startseite weitergeleitet. Kennwort vergessen Sollten Sie mal Ihr Kennwort vergessen, können Sie dieses über die Login Seite zurücksetzen. Klicken Sie hierzu auf den Link Kennwort vergessen? unterhalb der Eingabefelder und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Abbildung Kennwort vergessen 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 3

Keine Zugangsdaten / Registrierungscode erhalten. Wenn Sie keinen Registrierungscode erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder per Email unseren Kundenservice service@bbs-fm.de. Registrieren Um sich bei MyBBS zu registrieren, benötigen Sie einen Registrierungscode. Diesen erhalten Sie entweder per Post oder per E-Mail von Ihrem Kundenbetreuer. Wenn Sie den Registrierungscode per Post bekommen haben Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zu https://www.my-bbs.de/account/register. Sie sehen folgende Eingabemaske: 1 3 4 5 6 Abbildung 3 Registrierungsformular Sie müssen den Registrierungscode bei 1 eingeben. Füllen Sie danach den Anzeigenamen bei aus. Dies ist der Name, der anderen Benutzern angezeigt wird. Tragen Sie anschließend bei 3 eine gültige Email Adresse ein. Geben Sie bei 4 & 5 ein Kennwort ein, welches folgende Anforderung erfüllt: Mindestens 8 Zeichen Mindestens 1 Zahl Mindestens 1 Sonderzeichen Mindestens 1 Kleinbuchstabe Mindestens 1 Großbuchstabe Klicken Sie anschließend auf den Registrieren Button 6 um Ihre Registrierung abzuschließen. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 4

Wenn Sie den Registrierungscode per Email bekommen haben In Ihrer Einladungsmail finden Sie sowohl den Registrierungscode als auch einen Registrierungslink. Klicken Sie auf den Registrierungslink öffnet sich Ihr Browser mit dem MyBBS Registrierungsformular. Der Registrierungscode wird dabei automatisch für Sie ausgefüllt. Fahren Sie nun wie im vorherigen Abschnitt beschrieben fort. Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie vom MyBBS System eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Klicken Sie auf den Bestätigungslink in der Email um Ihre Email Adresse zu bestätigen. Wichtig: Wenn Sie diesen Schritt auslassen, können Sie keine Nachrichten vom System empfangen oder Ihr Kennwort zurücksetzen, sollten Sie letzteres einmal vergessen. Account-Center Im Account-Center können Sie Ihre Daten verwalten, Ihr Kennwort ändern, weitere Benutzer einladen oder Benutzer sperren sowie Ihre Benachrichtigungen konfigurieren. Eigene Daten ändern Um Ihren Namen oder Anzeigenamen zu ändern klicken Sie auf Mein Account in der Hauptnavigation. Abbildung 4 Eigene Daten Sie können Ihren Namen sowie den Anzeigenamen (sichtbar für andere Benutzer) ändern. Klicken Sie auf den Speichern Button um Ihre Änderungen zu übernehmen. Kennwort ändern Wenn Sie Ihr Kennwort ändern möchten, klicken Sie hierzu auf Kennwort ändern in der Hauptnavigation. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 5

1 3 4 Abbildung 5 Kennwort ändern 1 Tragen Sie hier ihr aktuelle Kennwort ein Tragen Sie hier ihr neues Kennwort ein 3 Bestätigen Sie ihr neues Kennwort durch eine wiederholte Eingabe 4 Klicken Sie auf Kennwort ändern um ihr neue Kennwort zu speichern. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 6

Benachrichtigungen konfigurieren Das Benachrichtigungssystem von MyBBS ist ereignisgesteuert. Ob und wie sie über bestimmte Ereignisse benachrichtigt werden, wird über Abonnements gesteuert. In der aktuellen Version existieren zwei Arten von Abonnements: InBox und Email. Klicken sie hierzu zunächst auf Benachrichtigungen in der Hauptnavigation Sie können sich über ein Ereignis entweder per Email oder über die MyBBS InBox benachrichtigen lassen, oder über beide Varianten, oder über keine. Abonniert abonnieren Um ein Ereignis zu abonnieren, klicken Sie auf den Abonnieren Button in der entsprechenden Spalte das Abonnement aufzuheben. Abbildung 6 Benachrichtigungen verwalten 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 7

Einladen von weiteren Benutzern MyBBS bieten Ihnen die Möglichkeit weitere Benutzer bzw. Kollegen zu Ihrem Account hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu auf Einladen im Bereich der Hauptnavigation wie in Abb. 4 dargestellt. Abbildung 7 Benutzer einladen Sie konfigurieren nun die Einladung die Sie an einen Kollegen senden möchten wie folgt: 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 8

1 3 4 5 Abbildung 8 Benutzereinladung konfigurieren Feldbeschreibung 1 Name des Benutzers. Der Name wird nur in der Einladungsemail verwendet. Der eingeladene Benutzer kann seinem Namen bei der Registrierung ändern. Email Adresse des Benutzers: Die Emailadresse wird nur für die Einladungsemail verwendet. Der Benutzer kann eine andere Email Adresse bei der Registrierung verwenden. 3 Sie können dem Benutzer eine persönliche Nachricht zu dieser Einladung hinterlassen. 4 Wählen Sie hier die Rolle des Benutzers aus. Ihnen stehen folgende Rollen zur Verfügung: Hausverwalter (Master) Hausverwalter (Mitarbeiter) Berechtigung Hausverwalter (Master) Hausverwalter (Mitarbeiter) Kann weiter Benutzer einladen Kann Aufträge auslösen Kann Mitarbeiter sperren 5 Klicken Sie anschließend auf den Einladung senden Button um die Einladung zu versenden. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 9

Meine Objekte Der Bereich Meine Objekte bietet Ihnen eine Übersicht Ihrer Objekte die bei der B.B.S. unter Vertrag stehen. Klicken Sie auf Objekte im Stammdatenbereich der Hauptnavigation um zur Objektliste zu gelangen. 1 Abbildung 9 Objektliste Bei Umfangreichen Objektbeständen können Sie die Suche 1 nutzen um nach Ihren Objekten zu suchen. Klicken Sie auf den Titel eines Objekts um sich die Objektakte anzeigen zu lassen. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 10

Objektakte Die Objektakte bietet eine Zusammenfassung Ihres Objektes und gibt Aufschluss über allgemeine Daten sowie aktiver Verträge und Aufmaße. 1 3 4 5 Abbildung 10 Objektakte 1 Schnellansicht über aktive Verträge unserer gängigsten Leistungen. Grau: nicht aktiv. Allgemeine Objektdaten 3 Position des Objekts 4 Verträge 5 Aufmaße. Klicken Sie auf Details um sich ein Aufmaß anzusehen (siehe nächster Abschnitt) 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 11

Aufmaße MyBBS arbeitet mit einer Vielzahl geografischer Daten welche zur Planung und Durchführung unserer Leistungen herangezogen werden. Diese werden zusammen mit den Vertragsleistungen in Aufmaßen gespeichert. Winterdienst Aufmaße Die Winterdienstaufmaße sind Grundlage für den MyBBS Winterdienst. Den meisten Objekten ist ein digitales Aufmaß mit Bildern und Räumskizzen hinterlegt. Sie erreichen ein Aufmaß über die Objektakte (siehe vorherigen Abschnitt Objektakte). 1 3 4 Abbildung 11 Winterdienst Aufmaß 1 Bei Bedarf können Sie das Aufmaß für Ihre Unterlagen ausdrucken. Räumskizze 3 Zusammenfassung 4 Vertragsfläche 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 1

Winterdienst Das Winterdienstmodul von MyBBS informiert Sie über den Servicestatus Ihrer Winterdienstobjekte während eines aktiven Winterdiensteinsatzes inkl. der geschätzten Ankunftszeit unserer Servicekräfte. Darüber hinaus haben Sie hier die Möglichkeit eine Reklamation abzusetzen sollte unser Service einmal nicht Ihre Erwartungen erfüllen. Natürlich haben Sie auch hier permanenten Einblick über den aktuellen Status Ihrer Reklamation. Informationen über Ihre Objekte Während eines Winterdiensteinsatzes haben Sie jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Status Ihrer Objekte abzufragen. Klicken Sie hierzu auf Dashboard in der Winterdienstsektion der Hauptnavigation. 1 3 4 5 6 7 8 9 Abbildung 1Winterdienst Dashboard 1 3 Ihrer Objekte wurden bereits durch unseren Winterdienst bearbeitet. 1 Objekt wurde noch nicht bedient 3 1 noch nicht abgeschlossene Reklamation in einem Ihrer Objekte 4 0 Störungen die Ihre Objekte betreffen (z.b. Fahrzeugausfall) 5 Alias der zugewiesenen Tour 6 die geplante Ankunft dieser Wert wird permanent neu berechnet und ändert sich häufig. 7 Zeitpunkt der Fertigstellung 8 Statusicon 9 Reklamation zu diesem Objekt erstellen 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 13

Reklamationen Sollte Sie unser Service einmal nicht zufriedenstellen, können Sie in über MyBBS eine Reklamation absetzen. Klicken Sie hierzu auf Reklamation in der Winterdienstsektion der Hauptnavigation. Liste der Reklamationen Sie sehen zunächst eine Liste Ihrer Reklamationen 1 Abbildung 13 Reklamationsliste 1 Toolbar. Von links nach rechts: Reklamationsliste, erledigte Reklamationen, offene Reklamationen, neue Reklamation erstellen. Link zu den Reklamationsdetails 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 14

Neue Reklamation erstellen Um eine neue Reklamation zu erstellen klicken Sie auf das + Icon. 1 Abbildung 14 Neue Reklamation Wählen Sie nun bei 1 das Objekt aus, um welches es sich handelt und klicken anschließen auf den Absenden Button. Es wird nun eine Abfrage über den Servicestatus des gewählten Objekts durchgeführt. Fortsetzung auf der nächsten Seiten >> 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 15

1 3 4 5 Abbildung 15 Neue Reklamation (Fortsetzung) 1 gibt Ihnen Aufschluss über den aktuellen Status. Im oben gezeigten Beispiel hat die Tour Ihr Objekt noch nicht erreicht. Anhand der geplante Ankunftszeit können Sie Entscheiden ob Sie die Reklamation noch absetzen möchten oder ggf. noch auf die Ankunft der Tour warten möchten. Wenn der Status der Tour Erledigt lautet und das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht, sollten Sie unbedingt eine Reklamation absetzen. Füllen Sie hierzu einen aussagekräftigen Betreff bei ein. Wenn Sie wissen, um welche zur reklamierenden Flächen es sich genau handelt sollten Sie diese bei 3 auswählen. Unsere Einsatzleitung kann Ihre Reklamation schneller den betreffenden Touren zuweisen, was du einer erheblich schnelleren Bearbeitung Ihrer Reklamation führt. Beschreiben Sie bei 4 möglichst genau den Grund Ihrer Reklamation. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie bei 5 durch unseren Innendienst bearbeitet. auf Absenden. Ihre Reklamation wird nun 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 16

Status einer Reklamation verfolgen Sie können zu jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Reklamation überprüfen. Wählen Sie hierzu die gewünschte Reklamation aus der Reklamationsliste aus (siehe: Liste der Reklamationen ) und klicken auf Details. 1 3 4 5 6 Abbildung 16 Reklamation Details Der Verlauf der Reklamation wird in einem Protokoll 6 festgehalten. Mit den Schaltflächen 1 können Sie zur Reklamationsliste zurück navigieren oder eine neue Reklamation erstellen. Die ursprüngliche Reklamationsnachricht finden Sie bei. Im sog. Reklamationskopf 3 werden alle Daten zusammengefasst. Wenn spezifische Vertragsflächen bei Reklamationserstellung angegeben wurden, sind diese bei 5 zu finden Sie können weitere Nachrichten bei 4 erstellen. Diese werden dann im Verlauf der Reklamation gespeichert und der Innendienst über den Eingang einer neuen Nachricht informiert. 015 - B.B.S. Bauer s Buildings Services GmbH 17