Ihre Bewerbung per E-Mail Verschlüsselt und sicher
Ihre Bewerbung per E-Mail D2 Tel.: (06 11) 34 0-0, Fax: (06 11) 340 11 50 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Postfach 3164 65021 Wiesbaden http://www.hzd.hessen.de Info@hzd.hessen.de
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 2011 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung... 4 2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen... 4 2.1 Schritt 1: Kontaktaufnahme... 4 2.2 Schritt 2: Rückmeldung von der HZD... 5 2.3 Schritt 3: Übernahme des Zertifikats... 5 2.4 Schritt 4: Verfassen, verschlüsseln und Versand der E-Mail... 7 2.5 Schritt 5: Abschluss... 8 Ihre Bewerbung per E-Mail 3
1 Zusammenfassung 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 1 Zusammenfassung Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung betreibt für das Land Hessen eine Public Key Infrastruktur die Hessen-PKI. Die Hessen-PKI dient zur Ausgabe, Verwaltung und Prüfung von Zertifikaten. Im Rahmen der Anbindung an die Verwaltungs-PKI des Bundes werden Zertifikate für die fortgeschrittene Signatur, Verschlüsselung und Windows Logon eingesetzt. Diese Zertifikate werden durch sog. Registrierungsagenten auf eine multifunktionale Chipkarte die Hessenkarte geschrieben. Die HZD bietet alle erforderlichen Komponenten und Dienstleistungen in ihrem Standardangebot für die Hessische Landesverwaltung an. Die elektronische Abbildung von Prozessen einer öffentlichen Verwaltung erfordert Sensibilität im Umgang mit zu verarbeitenden Daten und die Einhaltung der gesetzlichen Formvorschriften. Daraus ergeben sich umfassende Vorgaben an die Verfahrenssicherheit. Ein wichtiges Ziel bei der Einführung von E-Government-Anwendungen ist deshalb die Sicherstellung von Unverfälschtheit, Echtheit und Vertraulichkeit von Daten. Dies wird durch den Einsatz von elektronischer Signatur und Verschlüsselung und Verwendung digitaler Zertifikate erreicht rechtlich unterlegt durch das deutsche Signaturgesetz. Um Ihnen eine verschlüsselte Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen auf Basis unserer Technik zu ermöglichen, finden Sie nachfolgend am Beispiel des freien Mailclients Windows Live Mail die Vorgehensweise zur technischen Realisierung dessen. Bitte sehen Sie es uns nach, dass aufgrund der Fülle von verschiedenen E-Mail-Clients nur dieses eine Beispiel von uns für Sie dokumentiert werden kann. Technische Fragen, die über diese Anleitung hinausgehen, klären Sie bitte gegebenenfalls mit dem Softwarehersteller Ihres E-Mail-Clients. 2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 2.1 Schritt 1: Kontaktaufnahme Im ersten Schritt nehmen Sie über die auf unserer Webseite veröffentlichte E-Mail-Adresse Kontakt zu unseren Mitarbeitern auf. Bitte teilen Sie uns Ihren Wunsch mit, sich elektronisch bewerben und diese Unterlagen verschlüsseln zu wollen. 4 Ihre Bewerbung per E-Mail
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 20112 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 2.2 Schritt 2: Rückmeldung von der HZD Sie werden von einem Mitarbeiter der HZD eine personifizierte und von der Person elektronisch signierte E-Mail erhalten. Abbildung 1: Signierte E-Mail 2.3 Schritt 3: Übernahme des Zertifikats Öffnen Sie mit einem Klick auf das Signatursymbol (Abb. 1) die Informationen des an der E- Mail hängenden Zertifikats des HZD-Mitarbeiters. Abbildung 2: Dialogfeld Verschlüsselung und Signatur Ihre Bewerbung per E-Mail 5
2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Drücken Sie (Abb. 2) den Button Zertifikate anzeigen Abbildung 3: Dialogfeld "Zertifikate anzeigen" Öffnen Sie (Abb. 3) das Signaturzertifikat Abbildung 4: Vertrauensstellung Auf der Karteikarte Vertrauensstellung (Abb. 4) stufen Sie Dieses Zertifikat als vertrauenswürdig ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. 6 Ihre Bewerbung per E-Mail
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 20112 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen Abbildung 5: Dialogfeld "Zertifikate anzeigen" Nutzen Sie anschließend im Dialogfeld Zertifate anzeigen (Abb. 5) die Option Zu Kontakten hinzufügen und bestätigen Sie die darauf folgende Meldung (Abb. 6) mit OK. Abbildung 6: Meldung 2.4 Schritt 4: Verfassen, verschlüsseln und Versand der E-Mail Verfassen Sie Ihre E-Mail inklusive Anhängen. Als Empfänger fügen Sie die E-Mail-Adresse des HZD-Mitarbeiters ein, dessen Zertifikat zuvor eingelesen wurde. Wechseln Sie auf die Karteikarte Optionen (Abb. 7) und drücken Sie den Button Verschlüsseln. Ihre Bewerbung per E-Mail 7
2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Abbildung 7: Bewerbungs-E-Mail Versenden Sie die E-Mail mit Senden und bestätigen Sie die anschließende Sicherheitsmeldung (Abb. 8) mit Ja. Abbildung 8: Sicherheitswarnung 2.5 Schritt 5: Abschluss Die E-Mail wird nun verschlüsselt an die HZD übermittelt werden. In Ihren gesendeten Objekten werden Sie eine Kopie dieser E-Mail vorfinden. Sie werden diese E-Mail nicht mehr lesen können, da die E-Mail nur vom Empfänger entschlüsselt werden kann. Wenn Sie die gesendeten verschlüsselten Objekte auch später wieder lesen können wollen, müssten Sie ein entsprechendes Zertifikat von Anbietern wie z.b. VeriSign erwerben und in Ihre E-Mail-Struktur einbetten. 8 Ihre Bewerbung per E-Mail