Hauptversammlung im digitalen Zeitalter: Status quo, Entwicklungen, Zukunftsaussichten auf Basis der aktuellen Rechtsgrundlagen 1 Deutsche Börse AG Stocks & Standards-Workshop Hauptversammlungssaison 2016 am Mittwoch, den 16. September 2015
RÜCKBLICK DIGITALISIERUNG DER HV 2
HAUPTVERSAMMLUNG IM DIGITALEN ZEITALTER // RÜCKBLICK Zeitraffer Rechtsgrundlagen der Digitalisierung 2001: Gesetz zur Namensaktie und zur Erleichterung der Stimmrechtsausübung (NaStraG) Schriftform für Vollmachten, Satzung kann Erleichterungen bestimmen Manifestierung Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft 2002: Transparenz- und Publizitätsgesetz (TransPuG) Einführung (elektronischer) Bundesanzeiger Teilnahme von AR-Mitgliedern an HV per Bild- und Tonübertragung (Satzungsautonomie) Bild- und Tonübertragung der HV (Satzungsautonomie oder Geschäftsordnung) Zugänglichmachen von Gegenanträgen 2002: Deutscher Corporate Governance Kodex Ziffer 2.3.1: Internetpublizität der HV-Unterlagen (Verhaltensempfehlung) Ziffer 2.3.2: Zusendung der Einberufung mitsamt den Einberufungsunterlagen, auf Verlangen auch auf elektronischem Wege (Verhaltensempfehlung) Ziffer 2.3.3: Bestellung Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft (Verhaltensempfehlung); dieser sollte auch während der HV erreichbar sein (Anregung) Ziffer 2.3.4 Verfolgung der HV über moderne Kommunikationsmedien (Anregung) 3
HAUPTVERSAMMLUNG IM DIGITALEN ZEITALTER // RÜCKBLICK Zeitraffer Rechtsgrundlagen der Digitalisierung (2) 2005: Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts (UMAG) Aktionärsforum im elektronischen Bundesanzeiger ( 127a AktG) Erweiterung des Auskunftsverweigerungsrechts bei Vorabinformationen über das Internet gem. 131 Abs. 3 Nr. 7 AktG 2006: Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) Zugänglichmachen von HV-Unterlagen als Alternative zu Auslage und Versand ( 175 Abs. 2 Satz 4 AktG) 2007: Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (TUG) Verpflichtung für börsennotierte Emittenten zur Übersendung eines Formulars für die Erteilung einer Vollmacht für die Hauptversammlung ( 30 a Abs. 1 Nr. 5 WpHG) Börsennotierte Emittenten dürfen Informationen an Aktionäre im Wege der Datenfernübertragung (u.a. per E-Mail) nur unter bestimmten Voraussetzungen übermitteln ( 30 b Abs. 3 Nr. 1 WpHG) 4
HAUPTVERSAMMLUNG IM DIGITALEN ZEITALTER // RÜCKBLICK UND AUSBLICK Zeitraffer Rechtsgrundlagen der Digitalisierung (3) 2009: Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie (ARUG) Ziele u.a. Verbesserung der Präsenz in der Hauptversammlung und Stärkung der Aktionärsrechte, u.a. durch Deregulierung des Depotstimmrechts Versand der Mitteilungen nach 125 AktG Bevollmächtigung Briefwahl Online-Hauptversammlung Online-Teilnahme an Hauptversammlung Zugänglichmachen der Tagesordnung und von Dokumenten 2015/2016 (?): Aktienrechtsnovelle: keine Weiterentwicklung hinsichtlich Digitalisierung Ankündigung einer Konferenz der EU-Generaldirektion am 2.10.2015: "Under the panel on the use of digital tools in the area of corporate governance, the Commission wish to discuss the following topics: electronic voting, electronic platforms for collaboration between companies and investors as well as between investors and similar tools." 5
STATUS QUO DIGITALISIERUNG DER HV 6
ARUG als Wegbereiter Regime der Vorstandsermächtigung durch die Satzung: Die Satzung kann vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen. oder wenn in der Satzung oder in der Einberufung aufgrund einer Ermächtigung durch die Satzung 118 Abs. 1 S. 2 AktG: Online-Teilnahme an der HV 118 Abs. 2 AktG: Briefwahl 118 Abs. 4 AktG: Bild- und Tonübertragung der HV 134 Abs. 3 S. 3 + 4 AktG: Formerfordernisse für Vollmachten (Textform als Standard) Europaweite Verbreitung der Einberufung 121 Abs. 4a AktG Veröffentlichungen auf der Internetseite 124a AktG: Internetseite der Gesellschaft ist zentrales Medium des Informationsaustausches zwischen der Gesellschaft und den Aktionären Zugänglichmachen der auslagepflichtigen Unterlagen während der HV 176 Abs. 1 AktG Elektronische Kommunikation der Mitteilung nach 125, 128 AktG: Die Satzung kann die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränken. Veröffentlichungspflicht der Abstimmungsergebnisse nach der HV 130 Abs. 6 AktG 7
ARUG als Wegbereiter Anfechtungsausschluss ( 243 Abs. 3 Nr. 1 und 2 AktG) für technische Störungen bei Online-Teilnahme an der Hauptversammlung ( 118 Abs. 1 S. 2 AktG) Briefwahl mittels elektronischer Kommunikation ( 118 Abs. 2 AktG), elektronischer Übermittlung des Vollmachtsnachweises ( 134 Abs. 3 S. 4 AktG). es sei denn, der Gesellschaft ist mindestens grobe Fahrlässigkeit vorzuwerfen ( 243 Abs. 3 Nr. 1 und 2 AktG) (in der Satzung kann ein strengerer Verschuldensmaßstab bestimmt werden) Verletzung von europaweiter Verbreitung der Einberufung ( 121 Abs. 4a AktG) Internetpublizität ( 124a AktG) 8
Online-Teilnahme an der HV 118 Abs. 1 S. 2 AktG Echte Teilnahme an der HV ohne physische Anwesenheit des Aktionärs bzw. Bevollmächtigten im Wege elektronischer Kommunikation Physisch stattfinde Präsenz-HV ist zwingend erforderlich Aufnahme der Online-Teilnehmer ins Teilnehmerverzeichnis (gesonderte Kennzeichnung); Subtraktionsverfahren ist zulässig Voraussetzung: entsprechende Satzungsregelung oder Vorstandsermächtigung durch die Satzung: Der Vorstand kann vorsehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können. Der Vorstand bestimmt auch die näheren Einzelheiten des Verfahrens, die er mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt macht. Anfechtung wegen technischer Störung 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG Grundsätzlich ausgeschlossen Ausnahme: grobe Fahrlässigkeit bzw. Vorsatz der Gesellschaft 9
Online-Teilnahme an der HV 118 Abs. 1 S. 2 AktG - Praxis Starke Vorbehalte in der Praxis Beispiele: Münchner Rück, SAP, Comdirect, EQS Group Gewährte Rechte: Ausübung des Stimmrechts in Echtzeit Elektronische Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis Ausgeschlossene Rechte Rede- und Fragerecht Ausnahme: EQS Group Darüber hinaus haben die Online-Teilnehmer die Möglichkeit, ab Eröffnung der Generaldebatte bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter auf dem Wege elektronischer Kommunikation über das Internet in Textform Fragen zu stellen, bzw. zu verlesende Beiträge beizusteuern. Dabei ist die Anzahl der Fragen bzw. Beiträge auf jeweils fünf pro Online-Teilnehmer begrenzt. Die Länge einer jeden Frage bzw. eines jeden Beitrags ist auf maximal 1.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) begrenzt. 131 Abs. 5 AktG findet für die Online-Teilnehmer keine Anwendung. Antragsrecht Widerspruchsrecht 10
Briefwahl 118 Abs. 2 AktG Ermöglicht ausschließlich die Stimmabgabe ohne Teilnahme des Aktionärs bzw. Bevollmächtigten an der HV schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation Keine Aufnahme der Briefwähler ins Teilnehmerverzeichnis, keine Teilnahme an der HV Subtraktionsverfahren ist zulässig Anmeldung zur HV erforderlich, da nach 123 Abs. 2 AktG die Ausübung der Stimmrechte von der Anmeldung abhängt Voraussetzung: entsprechende Satzungsregelung oder Vorstandsermächtigung durch die Satzung: Der Vorstand kann vorsehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Der Vorstand bestimmt auch die näheren Einzelheiten des Verfahrens, die er mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt macht. Anfechtung wegen technischer Störung 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG Grundsätzlich ausgeschlossen Ausnahme: grobe Fahrlässigkeit bzw. Vorsatz der Gesellschaft 11
Briefwahl 118 Abs. 2 AktG Weite Verbreitung in der Praxis, mehr als zwei Drittel der DAX-Gesellschaften Ausgestaltung: Brief Brief, Fax, Mail Verbreitet auch Stimmabgabe über ein Internetformular oder Onlineportal Frist für den Zugang der Stimme: Vortag HV Beginn HV Beginn der Abstimmung Ausschluss sämtlicher weiterer Aktionärsrechte 12
Elektronische Bevollmächtigung Stimmrechtsvertreter Formerfordernis für Vollmachten 134 Abs. 3 S. 3 und S. 4 AktG Voraussetzung: entsprechende Satzungsregelung oder Vorstandsermächtigung durch die Satzung: Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Einzelheiten macht der Vorstand mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt, in der er auch Erleichterungen der Formerfordernisse bestimmen kann. Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. Vollmachten können der Gesellschaft auch auf einem vom Vorstand näher zu bestimmenden elektronischen Weg übermittelt werden. Anfechtung wegen technischer Störung 243 Abs. 3 Nr. 1 AktG Grundsätzlich ausgeschlossen Ausnahme: grobe Fahrlässigkeit bzw. Vorsatz der Gesellschaft 13
Elektronische Bevollmächtigung Stimmrechtsvertreter Standardangebot seit 2001 Ausgestaltung: Brief Brief, Fax, Mail Verbreitet auch Bevollmächtigung über ein Internetformular oder Onlineportal Frist für den Zugang der Vollmacht: Vortag HV Beginn HV Beginn der Abstimmung Ausschluss sämtlicher weiterer Aktionärsrechte 14
Bild- und Tonübertragung der HV 118 Abs. 4 AktG Zulässigkeit der Bild- und Tonübertragung der HV: Die Satzung oder die Geschäftsordnung gemäß 129 Abs. 1 AktG kann vorsehen oder Die Satzung oder die Geschäftsordnung gemäß 129 Abs. 1 AktG kann den Vorstand oder den Versammlungsleiter dazu ermächtigen vorzusehen Wenn dies in der Einladung zur Hauptversammlung angekündigt ist, kann der Versammlungsleiter die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung in einer von ihm näher zu bestimmenden Weise zulassen. Der Versammlungsleiter ist ermächtigt, die vollständige oder teilweise Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung in einer von ihm näher zu bestimmenden Weise zuzulassen. Die Übertragung kann auch in einer Form erfolgen, zu der die Öffentlichkeit uneingeschränkt Zugang hat. 15
Bild- und Tonübertragung der HV 118 Abs. 4 AktG DAX-Gesellschaften: State-of-the-Art, bei kleineren Gesellschaften eher selten Inhalte: einführende Worte des Versammlungsleiters und Rede des Vorstands selten komplette HV inkl. Generaldebatte Öffentlichkeit: frei verfügbar mit Zugangsbeschränkung: nur für Aktionäre mit Registrierung Arten: Live-Webcast mit Folien und anschließend on-demand-angebot Audiocast mit Folien und anschließend on-demand-angebot redaktionelle Beiträge über moderne Kommunikationsmedien, z.b. Twitter 16
Veröffentlichungen auf der Internetseite 124a AktG Internetseite der Gesellschaft ist zentrales Medium des Informationsaustausches zwischen der Gesellschaft und den Aktionären Verpflichtung zur Veröffentlichung HV-relevanter Informationen Veröffentlichungen müssen alsbald nach der Einberufung der HV zugänglich sein Konsequenzen bei Verstoß? Ordnungswidrigkeit (bis zu 25 TEUR) Auf eine Verletzung des 124a AktG (Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft) kann eine Anfechtungsklage nicht gestützt werden ( 243 Abs. 3 Nr. 2 AktG) Aber: Internetpublizität alsbald genügt nicht, falls die Internet-Zugänglichkeit der Unterlagen deren Auslage und Versand ersetzen soll: Diese Unterlagen müssen für den Zeitraum ab der Einberufung (15 Uhr) im Internet zugänglich sein Der Anfechtungsausschluss für 124a AktG für technische Störungen gilt nicht für die den Versand und die Auslegung substituierende Internetpublizität 17
Zugänglichmachen von HV-Unterlagen während HV 176 Abs. 1 AktG Zugänglichmachen ist ausreichend Eine physische Auslage von Papierunterlagen ist nicht zwingend erforderlich Einsichtnahme ausschließlich über Terminals ist möglich 18
Elektronische Kommunikation der Mitteilung 125, 128 AktG Übermittlung durch die Gesellschaft direkt an den Aktionär: 125 Abs. 2 AktG: An Aktionäre, die dies Verlangen (Inhaber- und Namensaktien) An Aktionäre, die zu Beginn des 14. Tages vor der HV im Aktienregister eingetragen sind Die Satzung kann die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränken. Die Übermittlung der Mitteilungen nach 125 Abs. 2, 128 Abs. 1 S. 1 des Aktiengesetzes ist in Bezug auf die Tagesordnung, etwaige Ergänzungsverlangen und die Angaben nach 125 Abs. 1 Satz 5 Aktiengesetz auf den Weg der elektronischen Kommunikation beschränkt. Dasselbe gilt für die Vorschläge zur Beschlussfassung. Auf Wunsch eines Aktionärs sendet die Gesellschaft ihm diese Unterlagen in Papierform zu. Die Übermittlung der Mitteilungen nach 125 AktG und 128 AktG wird auf den Weg der elektronischen Kommunikation beschränkt. Der Vorstand bzw. das Kreditinstitut ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, auch andere Formen der Übermittlung zu nutzen, sofern gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. 30b Abs. 3 Nr. 1 WpHG stellt für Datenfernverkehr zwischen Gesellschaft und Aktionär über Satzungsregelung hinaus weitere Zulässigkeitserfordernisse auf Zustimmung der HV bzw. Satzungsregelung Keine Abhängigkeit vom Wohnsitz Einhalten von Sicherheitsvorkehrungen Zustimmung durch den Aktionär (ggf. Fiktion der Zustimmung) 19
Elektronische Kommunikation der Mitteilung 125, 128 AktG (2) Weiterleitung durch die Depotbank an die Aktionäre 128 Abs. 1 i.v.m. 125 Abs. 1 AktG: Die Satzung der Gesellschaft kann die Übermittlung [an die Aktionäre] auf den elektronischen Weg beschränken; in diesem Fall ist das Kreditinstitut auch aus anderen Gründen nicht zu mehr verpflichtet. Deutliche Kosteneinsparung nach der aktuellen Verordnung über den Ersatz der Aufwendungen für Kreditinstitute wohl nur für Gesellschaften mit einer großen Anzahl an Aktionären realisierbar Altersstruktur und unterschiedliche Internetaffinität des Aktionärskreises Gefahr rückläufiger Präsenzen 20
Sonstiges HV-Internet-Service-Portal Elektronische Anmeldung zur HV und elektronische Eintrittskarte Elektronische Projektplanungstools Elektronische Präsenzerfassungs- und Abstimmungsmedien Elektronische Q&A-Kataloge Elektronische Back-Office-Systeme zur Fragenerfassung und -beantwortung 21
KRITISCHE WÜRDIGUNG AUSBLICK DIGITALISIERUNG DER HV 22
HAUPTVERSAMMLUNG IM DIGITALEN ZEITALTER // KRITISCHE WÜRDIGUNG Fazit Internetserviceangebote rund um die HV sind fester Bestandteil der HV-Kultur geworden Präsenzveranstaltung ist weiterhin zentraler Mittelpunkt Sämtliche Online-Angebote zur Live-Verfolgung bzw. zur Stimmabgabe sind meist mit Zusatzkosten verbunden Nutzungszahlen (noch) gering Anteil des elektronischen Versands der Mitteilungen nach 125, 128 AktG wird weiter zunehmen Für eine weitere Verbreitung und Akzeptanz ist eine Änderung der Rechtsgrundlagen mit dem Ausblick auf Kosteneinsparungen für das gesamte HV-Budget erforderlich 23
BETTER ORANGE ÜBERZEUGEN DURCH KOMPETENZ 24
BETTER ORANGE // ESTABLISHED 2007 89 2 14+ aktuelle Kunden Standorte München, Düsseldorf Mitarbeiter Engagement 80+ 50+ 1.500+ >15 Betreute Geschäftsberichte Begleitete Transaktionen Durchgeführte Hauptversammlungen Jahre Erfahrung in der IR- & HV-Beratung 25
BETTER ORANGE // KONTAKT Thomas Wagner T + 49 89 889690615 E thomas.wagner@better-orange.de Thomas Wagner ist als Vorstand und Senior Berater der Better Orange IR & HV AG verantwortlich für das Management von Hauptversammlungen, anlassbezogener Gesellschafter- und Gläubigersammlungen in Krisen- oder Restrukturierungssituationen und für die Being-Public-Beratung börsennotierter Unternehmen. Thomas Wagner zählt zu den Mitbegründern von Better Orange. Nach einer Ausbildung zum Bankkaufmann und dem BWL-Studium war er zunächst drei Jahre bei der BayernLB im Stabsbereich Risikocontrolling tätig. Seit dem Jahr 2000 bilden die Beratungstätigkeit vorwiegend für mittelständisch geprägte und kapitalmarktorientierte Unternehmen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und rechtssicheren Durchführung von Haupt-, Gesellschafter- und Gläubigerversammlungen und die Being-Public-Beratung die Schwerpunkte seiner Tätigkeit. 26
27 VIELEN DANK!
Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München T: 089 / 88 96 906-10 F: 089 / 88 96 906-66 E: info@better-orange.de 28 Die Bearbeitung, Verwertung oder Vervielfältigung dieser Seminarunterlage ist nur mit schriftlicher Zustimmung von Better Orange als Urheberin zulässig.