Leitfaden Patensystem Seite 1 von 9
Einleitung Dieser Leitfaden soll Mitarbeiter/innen und Vorgesetzten einen Überblick über das Patensystem als Instrument zur systematisch geplanten Einarbeitung bzw. zum systematisch geplanten Wiedereinstieg geben. Ein systematisch geplanter Wiedereinstieg ist erforderlich, wenn Mitarbeiter/innen längere Zeit nicht in der zu leistenden Funktion tätig waren. Die Gründe hierfür sind vielfältig, sie reichen von familiär bedingten Abwesenheiten (Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit etc.), über längerfristige Beurlaubungen (Sabbatical, Forschungsreisen, Lehraufträge etc.) und beruflich bedingte Auslandsaufenthalte bis zu sonstigen in der Person bedingten Gründen (z. B. Langzeiterkrankungen). Bedeutung von Patensystemen Die Art und Weise, wie vor allem die erste Zeit im Arbeitsumfeld (nach der Rückkehr) erlebt wird, ist für die Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit von besonderer Relevanz. Neben der fachlichen Einarbeitung und der organisatorischen Einbindung ist auch die soziale (Wieder-)Eingliederung am Arbeitsplatz bedeutsam. Durch das Patensystem soll neuen Mitarbeiter/innen der Einstieg in den Arbeitsalltag und rückkehrenden Mitarbeiter/innen der Wiedereinstieg in ihr Aufgabengebiet erleichtert und der/die unmittelbare Vorgesetzte entlastet werden. Ziel ist dabei in erster Linie, zeitnah die volle Entfaltung der Leistungsfähigkeit zu ermöglichen. Im Rahmen der familiär bedingten Freistellung stellt das Patensystem eine Kontakthaltemöglichkeit dar. Kontakthalteangebote während der Beurlaubungszeiten und unterstützende Maßnahmen beim Wiedereinstieg von Berufsrückkehrer/innen verkürzen Einarbeitungsphasen und fördern die zügige Integration in den Arbeitsablauf. Die beurlaubten Beschäftigten bleiben durch entsprechende Angebote im Informationsfluss. Bei ihrem Wiedereinstieg können so größere Informationsdefizite und Reibungsverluste vermieden werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Beschäftigten motivierter und leistungsbereiter aus Mutterschutz- bzw. Elternzeit oder auch der Pflegezeit zurückkehren, wenn die berufliche Unterbrechung und der Wiedereinstieg besprochen und geplant sind. Dabei gilt: Je kürzer der Zeitraum der Unterbrechung, desto geringer sind der Wissensverlust und damit der Aufwand für Einarbeitung und Maßnahmen der Personalentwicklung. Ein Patensystem für Mitarbeiter/innen die aus familiären Gründen von der Arbeit freigestellt bzw. beurlaubt sind, dient der zudem der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Darüber hinaus kann ein Patensystem die Bindung der Mitarbeiter/innen, in die bereits einmal investiert wurde, erhöhen. Damit sinken u. U. die Kosten, die durch Fluktuation und die daraufhin notwendige Stellenneubesetzung entstehen würden. Die Patin/der Pate Für Patenschaften wird eine Patin/ein Pate bestimmt, die/der für die Dauer der Einarbeitungs- bzw. Wiedereingliederungszeit als unmittelbare/r Ansprechpartner/in für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter fungiert. Die Patin bzw. der Pate sollte ein/e erfahrene/r Mitarbeitende/r des Arbeitsbereiches sein, umfassende Kenntnisse fachlicher wie organisatorischer Art besitzen, sich durch gute soziale und kommunikative Kompetenzen auszeichnen, eine anerkannte Stellung im Hierarchie- und Gruppengefüge des Arbeitsbereiches haben, keine Konkurrenz zur/zum direkten Vorgesetzten aufbauen, Seite 2 von 9
für seine Tätigkeit von seinen täglichen Aufgaben entlastet werden. Patin/Pate, Führungskraft und Mitarbeiter/in sollten eng zusammen arbeiten und Verantwortung, Inhalt, Ziel und Zeitraum der (Wieder-)Einführung gemeinsam abstimmen. Aufgaben der Patin/des Paten Der Einsatz von Paten bzw. Patinnen eignet sich für folgende Aufgaben- bzw. Zielstellungen: (1) im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen Bekanntmachen mit der Arbeitsumgebung bzw. mit dem weiteren Arbeitsumfeld, Unterstützen bei der Kontaktaufnahme zu Kolleg/innen im Arbeitsbereich und anderen Ansprechpartner/innen der Universität, Vertrautmachen mit geschriebenen und ungeschriebenen Gesetzen der Universität, Einweisen in das zu übernehmende Aufgabengebiet resp. die Tätigkeiten, Erläutern von Sinn und Zweck der Tätigkeit und einordnen dieser Tätigkeit in den Arbeitsablauf des Arbeitsbereichs, Beantworten von inhaltlichen Fragen, schrittweise Erweiterung der Kompetenzen und Förderung der Eigenverantwortung, Einschätzen der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters hinsichtlich seiner Leistung und seines Verhaltens während der Probezeit. (2) zusätzlich im Rahmen des Wiedereinstiegs von Mitarbeiter/innen Einbindung in den Informationsfluss des Arbeitsgebietes durch Weiterleitung relevanter Informationen während der Abwesenheit, Kontaktperson während der Abwesenheit. Im Idealfall ist die Patin/der Pate für den Wiedereinstieg eine Kollegin/ein Kollege (aus dem eigenen Organisationsbereich), die/der bereits persönliche Erfahrungen mit dem Wiedereinstieg gemacht hat. Checkliste für die/den Patin/Paten Betreuung und Einarbeitung mit den Vorgesetzten abstimmen Vorgesetzte sollen in einem Vorgespräch klären, welche Aufgaben der Einführung sie selbst wahrnehmen möchten und welche Aufgaben von der Patin/dem Paten übernommen werden sollen. Dabei muss aber beachtet werden, dass Aufgaben, die unmittelbar mit der Führungsfunktion verbunden sind (zum Beispiel die Beurteilung der Arbeitsleistung), nicht delegiert werden können. Neben den allgemeinen Informationen, die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter benötigen, um sich im neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden, muss in vielen Fällen eine fachliche Einarbeitung erfolgen. Patinnen/Paten sollen deshalb mit den Vorgesetzten z. B. besprechen, wie die Einarbeitung organisiert werden soll, welche Teile der Einarbeitung die Patin/der Pate übernimmt und ob Weiterbildungsmaßnahmen Bestandteil der Einarbeitung sind. Den ersten Arbeitstag mit vorbereiten Kurz vor der Arbeitsaufnahme sollen Patinnen bzw. Paten mit den Vorgesetzten besprechen, ob alle notwendigen Vorkehrungen für den ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters getroffen wurden. Seite 3 von 9
Dies sind zum Beispiel Fragen wie: Ist der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet? Ist für einen freundlichen Empfang bzw. eine Aufmerksamkeit gesorgt? Wann wird die Patin bzw. der Pate vorgestellt? etc. Räumliche Orientierung fördern Gleich nach der Arbeitsaufnahme sind neue Mitarbeiter/innen auf die Entwicklung einer guten räumlichen Orientierung im eigenen Arbeitsbereich und in der gesamten Dienststelle angewiesen. Die Patin/der Pate solle ihnen deshalb zeigen, wo zum Beispiel Materialausgabe, Auskunftsstellen oder Sanitär und Sozialbereiche zu finden sind, die erfahrungsgemäß von den Beschäftigten des Arbeitsbereiches häufig in Anspruch genommen werden. Soziale Integration fördern Neue haben den Wunsch, sich neben der fachlichen Integration auch möglichst schnell und reibungslos menschlich in das neue Arbeitsumfeld einzufügen und akzeptiert zu werden. Die Patin/der Pate sollte hier als Bindeglied zwischen den Neuen und Arbeitsteams bzw. Arbeitsbereichen auftreten. Sie sollen darauf achten, dass die Integration bei allen Neuen unterstützt wird. Gegebenenfalls sollten Patinnen und Paten auch auf Fehlentwicklungen hinweisen und Korrekturen herbeiführen. Die Besonderheiten des Arbeitsumfeldes sind für neue Kolleginnen und Kollegen oft nur schwer durchschaubar und werden meist erst nach einiger Zeit deutlich erkannt. Die Patinnen und Paten sollen die Neuen durch rechtzeitige Information vor vermeidbaren Fehlern und Konflikten schützen. Diese können beispielsweise durch die Unkenntnis von Verfahrensvorschriften oder im persönlichen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräften entstehen. Grenzen erkennen und respektieren Die Grenzen der Unterstützung durch die Patinnen und Paten werden einerseits durch diese selbst bestimmt. Andererseits liegen sie dort, wo die/der Neue eine Beratung oder Unterstützung, die nicht verpflichtend zur beruflich-fachlichen Einarbeitung gehört, nicht wünscht. Die Respektierung der Meinung der/des Neuen und der Verzicht auf eine Einflussnahme sind in diesem Zusammenhang durch die Patinnen und Paten zu beachten. Damit sich die neue Mitarbeiterin / der neue Mitarbeiter von Anfang an ihrem/seinem Arbeitsplatz gut aufgehoben fühlt, dient die nachfolgende Checkliste als Hilfestellung, den (Wieder-)Einstieg systematisch vorzubereiten und durchzuführen: Checkliste zum Wiedereinstieg und zur Einarbeitung von Mitarbeiter/innen Name der (neuen) Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters: I. Vor dem ersten Arbeitstag Einige Wochen bevor die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter im Arbeitsbereich beginnt, sind folgende Vorbereitungen durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten in Zusammenarbeit mit Kollegen/Kolleginnen bzw. dem Paten/der Patin zu treffen: Was ist zu tun? Wann? Wer? Erledigt am 1. Allgemeines Kolleginnen und Kollegen über Neueinstellung bzw. Wiederkehr informieren Patin/Paten finden (Aufgabe des/der Vorgesetzten) ggf. Einladung zu einer Hospitation, dabei Vorstellung des/der Neuen Einarbeitungsplan erstellen Seite 4 von 9
Informationen zusammenstellen (z. B. über MLU, Fakultät/Abteilung, laufende Projekte) 2. Organisatorisches Wo soll die/der Neue sitzen? Genügt die Raumausstattung, müssen weitere Möbel beschafft werden? Ist ein Namensschild an der Tür angebracht? Ist ein Telefon/-anschluss vorhanden? Ist der E-Mail-Account eingerichtet? Ist der/die Neue im Kommunikationsverzeichnis registriert? Welche Schlüssel soll der/die Neue bekommen (Rückgabe sichern)? Welche PC-Hard- + Software benötigt der/die Neue und wer kümmert sich um die Beschaffung? Grundausstattung an Arbeitsmitteln zusammengestellt? (z. B. Schreibmaterial, Rechtsvorschriften) Aufnahme in Verteiler, Umläufe etc. organisieren Ist für eine freundliche Begrüßung gesorgt? (z. B. Blumenstrauß als kleine Aufmerksamkeit) 3. Ersten Arbeitstag und Einarbeitung vorbereiten Ist genügend Zeit für die Begrüßung reserviert? Wem muss der/die Neue am ersten Tag vorgestellt werden? (Terminvereinbarungen bei Rundgängen durch wichtige Abteilungen und Einrichtungen) Sind Unterlagen zur selbstständigen Einarbeitung zusammengestellt? Inhalte und Stationen der Einarbeitungszeit festgelegt? Betreuungsaufgaben mit Patin/Pate abgestimmt? 4. Abstimmung zum Arbeits-/Dienstbeginn Wann soll der/die Neue beginnen (Uhrzeit)? Wo und bei wem soll er/sie sich melden? Benötigt er/sie einen Wege- und Gebäudeplan zur Orientierung? 5. Mitarbeiter/innen informieren Aufgaben und Funktionen des/der Neuen bekanntgegeben Wie heißt der/die Neue? Wann fängt der/die Neue an? Wer wird Patin/Pate sein? Seite 5 von 9
II. Der erste Arbeitstag Orientierung In den ersten Arbeitstagen sind eine Menge neuer Informationen zu verarbeiten, die dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin möglichst dosiert verabreicht werden sollten, um ihn/sie nicht zu überfordern. Was ist zu tun? Wann? Wer? Erledigt 1. Begrüßung und Vorstellung Begrüßung durch die/den Vorgesetzte/n sowie den Paten/die Patin Vorstellung der neuen Kollegen/Kolleginnen Willkommensgeschenk überreichen (z. B. Blumen) Über Einführungshilfen für neue Beschäftigte informieren (z. B. Begrüßungsmappe der MLU auf USB-Stick, Weiterbildungsprogramm der MLU) Persönliches Gespräch führen (z. B. über Werdegang und berufliche Ziele) Regeln über die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kolleginnen und Vorgesetzten erklären ggf. Informationen und Unterlagen zum Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch geben besondere Regeln des Arbeitsbereiches besprechen Dienstzeitregelungen (Pausen, Vertretungen, Urlaub usw.) klären Überblick über MLU geben (z. B. Organigramm) Erklärungen von Arbeitsthematiken/-aufgaben: im universitären Gesamtrahmen Schwerpunkte des Arbeitsgebietes 2. Orientierung Arbeitsplatz zeigen und in Ruhe einrichten lassen Gebäuderundgang und ggf. Vorstellung weiterer Ansprechpartner/innen (z. B. Bereichsvorgesetzte/r, andere Mitarbeiter/innen, mit denen er/sie zu tun hat) Sanitärräume zeigen ggf. Umkleidemöglichkeiten zeigen Parkplatz bzw. Verbindungen durch öffentliche Verkehrsmittel erklären, sofern erforderlich Mensa und andere Versorgungsmöglichkeiten zeigen 4. Sonstiges Sofern möglich, gemeinsames Mittagessen einplanen Kurzes Feedback am Ende des ersten Arbeitstages (Wie war der erste Tag?, Was fehlt noch?, etc.) Seite 6 von 9
III. Einarbeitung und Probezeit Was ist zu tun? Wann? Wer? Erledigt 1. Fortsetzung der Orientierung Telefonanlage: Funktion und Bedienung erklären Faxgerät und -funktion erklären E-Mail: Funktion und Bedienung erklären Kopierer/Druckdienste erläutern Posteingang, -ausgang, -verteilung besprechen Wiedervorlage und Ablagesysteme erläutern über Regelungen zu internen Umläufe informieren Materialausgabe erläutern 2. Einarbeitung Erörterung und Ergänzung des Einarbeitungsplanes Arbeitsaufgaben, Kompetenzen, Verantwortung erläutern Arbeitsabläufe und -unterlagen erklären Wichtige Formulare erläutern Arbeitsausführung begleiten und prüfen Arbeitsergebnisse besprechen Fortschritte anerkennen ggf. Hilfestellung geben 3. Begleiten und prüfen ggf. unmittelbare/n Vorgesetzte/n nach Erfahrungen fragen: nach 1 Woche nach 4 Wochen Gespräch nach 4 Woche führen Analyse des Qualifikationsbedarfs und Absprachen über erforderliche Qualifizierungen Beurteilungsgespräch spätestens nach drei Monaten führen 4. Beurteilungen ggf. Eignung oder Nichteignung in der Probezeit feststellen ggf. Entscheidung über Übernahme nach der Probezeit Meldung an Personalabteilung bei auftretenden Schwierigkeiten und Problemen 5. Sonstiges Wie läuft die Zusammenarbeit mit dem Paten/der Patin bzw. mit dem Team? Gibt es weitere Fragen, die noch nicht geklärt werden konnten? Stehen alle nötigen Programme zur Verfügung? Seite 7 von 9
Weiterführende Informationen Leitfaden zur Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen (mit Checklisten) http://personal.verwaltung.uni-halle.de/service/personalentwicklung/service/einarbeitung_1/ Gesprächsleitfäden zum Mutterschutz, zur Elternzeit sowie zum Wiedereinstieg mit dazugehörigen Formularen und Rechtsgrundlagen http://personal.verwaltung.uni-halle.de/service/muschu/ Weiterbildungsprogramm der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg www.uni-halle.de/personalentwicklung Leitfaden Strukturiertes Mitarbeitergespräch http://personal.verwaltung.uni-halle.de/service/personalentwicklung/service/smg/ Seite 8 von 9
Impressum Herausgeber Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Der Kanzler Abteilung 3 Personal Halle (Saale), den 16. Oktober 2015 Quellennachweis Umschlagbild: http://bewerbungswissen.net/wp-content/uploads/2014/11/einarbeitung-neuer-job.jpg Seite 9 von 9